辦公自動(dòng)化醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理模式

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醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同是醫(yī)院對(duì)外合作的重要文書，經(jīng)濟(jì)合同的管理是醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)濟(jì)控制的有效手段，不但有利于與外部合作方就雙方權(quán)利義務(wù)達(dá)成一致，同時(shí)通過(guò)合約模式為醫(yī)院對(duì)外經(jīng)濟(jì)與合作建立書面契約，有利于保護(hù)國(guó)有資產(chǎn)正確使用，為醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)管理提供合理依據(jù)。加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)督管理，對(duì)規(guī)范醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為，減少醫(yī)療市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展有著十分重要的意義。本文以某三級(jí)公立醫(yī)院為例，討論基于信息系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)合同管理模式優(yōu)越性。

一、傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)合同管理模式

由于經(jīng)濟(jì)合同種類繁多，涉及管理部門眾多，各類合同的技術(shù)要求不同，以某公立醫(yī)院為例，2016年全年，經(jīng)濟(jì)合同的種類就包括了承攬合同26項(xiàng)（10.16%）、技術(shù)合同17項(xiàng)（6.64%）、建設(shè)工程合同40項(xiàng)（15.63%）、買賣合同102項(xiàng)（39.84%）、委托合同63項(xiàng)（24.61%）、贈(zèng)予合同3項(xiàng)（1.17%）、租賃合同5項(xiàng)（1.95%），共計(jì)256項(xiàng)。長(zhǎng)期以來(lái)，經(jīng)濟(jì)合同由以書面形式在部門間流轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)簽，由相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（部門）發(fā)起轉(zhuǎn)簽，轉(zhuǎn)簽資料包括承載轉(zhuǎn)簽意見(jiàn)的轉(zhuǎn)簽審批單、合同及法人委托書、合作方資質(zhì)文件、廉政協(xié)議書、招投標(biāo)文件、黨政聯(lián)席會(huì)議關(guān)于合同相關(guān)項(xiàng)目的決策記錄等相關(guān)附件。醫(yī)院的重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)必須經(jīng)黨政聯(lián)席會(huì)議研究，并在年度預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行[1]。對(duì)采購(gòu)附件及對(duì)外合作相關(guān)依據(jù)以及“三重一大”事項(xiàng)的附件審批管理，是經(jīng)濟(jì)合同簽訂合理性的原始基礎(chǔ)，是經(jīng)濟(jì)合同簽署審批的重要依據(jù)，也是防止廉政風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范醫(yī)院采購(gòu)行為，促進(jìn)民主決策的有效手段。合同轉(zhuǎn)簽過(guò)程中，首先需要職能部門各負(fù)其責(zé)，對(duì)合作方資質(zhì)、合同形式、內(nèi)容和條款進(jìn)行把關(guān)。醫(yī)院律師、財(cái)務(wù)、審計(jì)、監(jiān)察、運(yùn)營(yíng)等相關(guān)職能部門分別就合同的合法性、財(cái)務(wù)支出的合理性、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為的合法性、廉政風(fēng)險(xiǎn)以及預(yù)算執(zhí)行把控等給出合理建議，在審批流轉(zhuǎn)表上簽署意見(jiàn)后返還發(fā)起部門進(jìn)行修改并再次轉(zhuǎn)簽，最終合同模版由項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門修改后按合同審批流程由主管部門、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后履行。這種管理模式存在的廉政風(fēng)險(xiǎn)包括：(1)項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門有合同發(fā)起、修改、提交審批權(quán)限，合同的最終把控在項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門，可能存在最終簽署合同未按修改意見(jiàn)修改，或?qū)徟鷷r(shí)是合法合同，最終提交財(cái)務(wù)支出時(shí)為非法合同的現(xiàn)象存在。(2)合同的書面流轉(zhuǎn)難以保留修改痕跡，流轉(zhuǎn)過(guò)程可能存在相關(guān)文件丟失的現(xiàn)象，影響合同的后期歸檔。(3)合同審批時(shí)限較長(zhǎng)，如果某個(gè)部門的合同審批負(fù)責(zé)人因?yàn)樾菁俚纫蛩夭荒芗皶r(shí)查閱合同會(huì)嚴(yán)重影響合同轉(zhuǎn)簽速度。(4)若雙方簽約后合同原件未及時(shí)歸檔，而僅由主管部門保存，可能會(huì)由于工作疏忽或人員流動(dòng)而丟失合同；一旦合作雙方引起爭(zhēng)議，醫(yī)院需要維權(quán)訴訟時(shí)，往往因證據(jù)不足而導(dǎo)致敗訴[2]。

二、基于自動(dòng)化辦公室系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)合同管理模式

為加快合同轉(zhuǎn)簽速度，規(guī)避可能存在的廉政風(fēng)險(xiǎn)，該醫(yī)院在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)合同審批模塊，將經(jīng)濟(jì)合同的必要因素如：合同編號(hào)、費(fèi)用類型、名稱、類別、金額、合作單位及聯(lián)系人、合同起始時(shí)間、合同的要素（包括標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬以及結(jié)算方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、合同的終止和解除、解決爭(zhēng)議的辦法）是否必備等信息在合同審批表中以框架式結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)，要求合同發(fā)起人必須確認(rèn)填寫。要求合同發(fā)起人上傳待會(huì)簽合同及相應(yīng)的附件，如通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)的合同需附招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)公告、中標(biāo)通知書等。重大采購(gòu)項(xiàng)目還需附黨政聯(lián)席會(huì)議采購(gòu)會(huì)議紀(jì)要，附件以PDF形式上傳，一經(jīng)上傳確認(rèn)后即在系統(tǒng)中留痕，修改權(quán)限僅限信息中心。審批模式的設(shè)計(jì)也由原來(lái)依次轉(zhuǎn)簽的串聯(lián)模式更改為可同時(shí)會(huì)簽的并聯(lián)模式。黨委院長(zhǎng)辦公室作為合同監(jiān)管部門負(fù)責(zé)合同的初步審批和轉(zhuǎn)簽的發(fā)起，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人通過(guò)辦公自動(dòng)化平臺(tái)、VPN授權(quán)實(shí)現(xiàn)同時(shí)審批、遠(yuǎn)程審批并將審批意見(jiàn)通過(guò)系統(tǒng)反饋，審批意見(jiàn)及時(shí)送達(dá)合同發(fā)起人（發(fā)起人可隨時(shí)查看審批意見(jiàn)，提前溝通準(zhǔn)備材料)，由合同發(fā)起人根據(jù)各部門意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改或補(bǔ)充上傳相關(guān)附件文件，由審批節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人再次審批確認(rèn)無(wú)誤后，提交院領(lǐng)導(dǎo)按照審批權(quán)限審批。審批流程結(jié)束后，由黨委院長(zhǎng)辦公室將最終合同從系統(tǒng)中下載打印用章后交由合作單位用章后返回。黨委院長(zhǎng)辦公室可監(jiān)督管理審批負(fù)責(zé)人的審批進(jìn)度及審批質(zhì)量。

三、新型經(jīng)濟(jì)合同管理模式的優(yōu)勢(shì)探討

基于信息系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)合同審批流程不僅提高了工作效率，還利用痕跡管理、第三方監(jiān)管等規(guī)避了廉政風(fēng)險(xiǎn)。1.基于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)合同會(huì)簽?zāi)Ｊ?，不僅將合同相關(guān)附件以電子版形式全面呈現(xiàn)，還與醫(yī)院的預(yù)算和采購(gòu)審批系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，在審批過(guò)程中可以通過(guò)點(diǎn)擊預(yù)算審批查看審批全過(guò)程意見(jiàn)，對(duì)是否有預(yù)算及預(yù)算是否超標(biāo)可一目了然的體現(xiàn)。為審批節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人提供了更多的參考以評(píng)判合同的可行性和合法性，極大地提高了醫(yī)院資金的利用，很好地控制預(yù)算。2.自動(dòng)化辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程審批的可能性，審批負(fù)責(zé)人的審批地點(diǎn)不受限制，可以在家、在單位或是在國(guó)外，審批的及時(shí)性大大提高。并聯(lián)審批節(jié)約了審批時(shí)間，同時(shí)終端審閱各自依據(jù)審批重點(diǎn)提出審批意見(jiàn)后返回項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門，有利于審批部門及時(shí)修改并上傳，提高合同流轉(zhuǎn)速度。從串聯(lián)到并聯(lián)的合同會(huì)簽?zāi)Ｊ教嵘撕贤瑢徟臅r(shí)效性，有效促進(jìn)了醫(yī)院預(yù)算的執(zhí)行，體現(xiàn)了精細(xì)化管理在醫(yī)院對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同中運(yùn)用的實(shí)際效果。與紙質(zhì)合同轉(zhuǎn)簽時(shí)間相比，各行政相關(guān)部門合同審批時(shí)限從2007年的平均11.6天縮短到了2016年的平均2.8天。3.在簽署經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，要求同時(shí)上傳廉政協(xié)議書，協(xié)議書對(duì)甲乙雙方的廉政權(quán)利和義務(wù)進(jìn)行明確的規(guī)定，同時(shí)要求合作方不可實(shí)施商業(yè)賄賂，如果實(shí)施將被列入商業(yè)賄賂不良記錄，并指定合作方銷售代表姓名，對(duì)合同的廉政管理也同時(shí)以書面的形式進(jìn)行約定，有利于廉政風(fēng)險(xiǎn)的防控和風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后，為后續(xù)的處理提供相關(guān)的依據(jù)。4.合同訂立階段的主要風(fēng)險(xiǎn)可以分為兩個(gè)方面，首先是合同形式上的風(fēng)險(xiǎn)，包括合同內(nèi)容是否準(zhǔn)確、合同要素是否完整以及文字描述是否嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。其次是合同?shí)質(zhì)上的風(fēng)險(xiǎn)，包括合同與國(guó)家的法律法規(guī)、醫(yī)院的總體戰(zhàn)略目標(biāo)相沖突，合同內(nèi)容存在重大疏漏或欺詐導(dǎo)致?lián)p害醫(yī)院合法利益[3]。合同審批表內(nèi)容均以模塊化可定義模式設(shè)計(jì)，方便了合同的統(tǒng)計(jì)，對(duì)合同的類別、金額、合作方等進(jìn)行統(tǒng)一的管理和分析，為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供決策參考，為醫(yī)院的后續(xù)管理提供經(jīng)驗(yàn)和借鑒。5.合同的第三方管理規(guī)避了項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門與合作方串通騙取醫(yī)院利益行為的發(fā)生，醫(yī)院先用章，公司再用章避免公司在先用章時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)合同簽署者進(jìn)行約定，也有利于合作方用他公司資質(zhì)偽裝騙取工程或項(xiàng)目的現(xiàn)象發(fā)生。6.與財(cái)務(wù)付款相關(guān)聯(lián)，避免重復(fù)付款，對(duì)將來(lái)的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)預(yù)估提供可靠依據(jù)?？傊t(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的管理是現(xiàn)代化醫(yī)院精細(xì)化管理的重要體現(xiàn)，隨著醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院市場(chǎng)化進(jìn)度的加快，對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作的增加使得經(jīng)濟(jì)合同在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要性日益凸顯。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)合同網(wǎng)上轉(zhuǎn)簽?zāi)Ｊ襟w現(xiàn)了合同的要素管理、提升了合同轉(zhuǎn)簽的科學(xué)化和廉潔性、有益于提升醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)和管理水平，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的支撐和保障，值得借鑒和推廣。

參考文獻(xiàn)

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作者：王靜 陳晶玲 李振軍 蘇茵 單位：北京大學(xué)人民醫(yī)院