辦公自動化中計算機信息技術的應用

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摘要：隨著計算機信息技術應用地越發(fā)深入，不但人們的生活和娛樂方式發(fā)生了巨大改變，新的辦公方式也應運而生?，F(xiàn)代辦公的自動化成為當前討論的熱點問題，傳統(tǒng)的辦公方式麻煩且不環(huán)保，因此智能化技術被寄予了更高的期望。文章首先針對辦公自動化進行一個簡單介紹，再闡述當前計算機技術在辦公自動化的現(xiàn)狀及問題，致力于解決其缺陷，探求其未來的發(fā)展方向，以達到改善辦公效率的目的。

關鍵詞：信息技術；辦公自動化；辦公效率

1簡述辦公自動化

1.1辦公自動化定義

辦公自動化定義廣泛，泛指通過將新興技術與手段融入辦公工作中，以改進傳統(tǒng)的辦公方法。辦公自動化是對傳統(tǒng)辦公手段的一次突破性改革，其借助現(xiàn)代信息智能技術，智能地分析和整理海量數(shù)據(jù)與龐大數(shù)目的資料，減少了人為的干預因素，不但能夠有效將辦公效率提高，還能減少一些不必要的人為錯誤。其核心在于實現(xiàn)計算機信息技術的合理應用，從而提高生產(chǎn)勞動的效率。因其會極大地加快行業(yè)的發(fā)展速度，故而當今社會的任何領域都離不開辦公自動化的協(xié)助。

1.2辦公自動化的特點

1.2.1安全性辦公自動化大大提高了文件及數(shù)據(jù)的隱蔽性能，使其更加安全。通過盡量避免人為手段實現(xiàn)對重要文件的保存，從而降低泄露機密的風險，有效遏制了信息的惡意擴散現(xiàn)象。

1.2.2完備性引入辦公自動化，使得往常由于人為的不當處理而導致的文件丟失、數(shù)據(jù)缺失等問題從根本上得到解決，也有效地提高了辦公效率，使辦公效率有了質(zhì)的飛躍。

1.2.3智能性辦公自動化通過高精度的算法和智能化的處理手段處理數(shù)據(jù)、整理文件，智能地分析辦公中遇到的各類問題，并通過機器學習篩選出最優(yōu)的解決手段。計算機所具有的超高的運算速度與傳統(tǒng)人工方式的速度不可同日而語，以其優(yōu)秀的速度能夠更便捷地實現(xiàn)對相應解決措施的探求。

1.3辦公自動化技術的意義

辦公自動化的落地，可有效實現(xiàn)對現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)的改善，甚至管理體制的優(yōu)化。其在進一步提升效率的基礎上，實現(xiàn)了協(xié)同辦公能力的增強，為產(chǎn)生正確的最優(yōu)決策提供了可靠的支持。計算機信息智能技術在辦公自動化的應用中，具有相當?shù)闹匾獌r值，對其，我們必須給予高度重視，尤其是自動辦公系統(tǒng)的優(yōu)化升級。將計算機信息智能技術與辦公結(jié)合，一方面通過信息共享能夠提升各部門之間的協(xié)作能力，在實時的交互工作模式下，保障信息的安全性與準確率，還能使辦公內(nèi)部環(huán)境得到改善，極大地提升辦公者工作的活力和積極性；另一方面，通過優(yōu)化資源的形式，合理利用已存資源，同時能夠有效地規(guī)劃資源，從而減少辦公成本的開銷，使單位用戶具有更優(yōu)異的經(jīng)濟效益。

2計算機技術在辦公自動化的應用現(xiàn)狀

2.1計算機技術應用的優(yōu)點

2.1.1優(yōu)化辦公環(huán)境由于現(xiàn)代自動化辦公與計算機信息智能技術的緊密結(jié)合，導致辦公空間緊缺不再成為限制辦公工作的難點。由于計算機可以實現(xiàn)交互式辦公模式，使得現(xiàn)在的辦公方式由傳統(tǒng)的辦公室辦公轉(zhuǎn)變?yōu)樵谌魏螘r間任何地點辦公，實現(xiàn)了辦公環(huán)境的多樣化。在不約束辦公環(huán)境的基礎上，辦公者還可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺上實現(xiàn)方便快捷的工作私密交流，既優(yōu)化了辦公環(huán)境，又保證了相關通知以及涉及私密技術的信息能夠安全及時地傳遞給各位相關工作者。

2.1.2改善信息運作效果在高速發(fā)展的信息化時代，信息數(shù)據(jù)的使用效果關系著企業(yè)的生死存亡。為了保障企業(yè)的競爭力，使其能夠穩(wěn)定生存與永續(xù)發(fā)展，要求企業(yè)決策者能夠及時全面地了解企業(yè)自身的實時信息以及競爭公司的發(fā)展情況，并以此為基礎，作出符合企業(yè)自身發(fā)展的決策。當下計算機信息智能技術在辦公方向的應用，能夠有效提高重要信息的傳遞速度，改善了信息的運作效果，一方面使企業(yè)決策者通過快速了解信息提升企業(yè)自身競爭力，另一方面也提高了公司員工的工作效率。

2.1.3降低辦公成本由于計算機高效、便捷、去紙化的特點，使得使用者可以實現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上進行辦公，省去了辦公地點和大量不必要的辦工耗材。

2.2應用現(xiàn)狀中存在的問題

2.2.1決策者對計算機技術理解不到位決策者應該深入了解結(jié)合計算機信息技術后的現(xiàn)代自動化辦公方式。這種方式，不僅表現(xiàn)在軟件系統(tǒng)的層面，更體現(xiàn)在對于硬件設施的需求。目前許多決策者認為購買完相應的收費軟件，便大事告成。更有甚者，直接將辦公系統(tǒng)外包給相關團隊，自己成為了甩手掌柜。這是一種錯誤的認知，無論是往小的層面看一臺個人計算機，還是往大的層面看一臺大型Linux服務器，都需要精細的物理層提供支撐。換句話說，只有當硬件物盡其用，才能充分發(fā)揮軟件的作用。這就要求決策者充分理解計算機技術，實現(xiàn)對物理設備的優(yōu)化，只有這樣才能有效處理信息和實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的管理，促進辦公自動化進一步發(fā)展。

2.2.2部分辦公人員專業(yè)素養(yǎng)不高計算機信息技術與辦公方式的結(jié)合，凸顯出目前的工作層面仍存在大量問題。其中最關鍵的一點便是大多數(shù)從業(yè)人員的相關技術掌握不牢。由于新手段對使用者的操作水平提出了高標準、嚴要求，所以員工需要學習新興技術來提高自己的競爭性。然而對于員工而言，這并非一件易事。無論學習新技術還是熟悉新的工作方式，都需要一定的時間和大量的知識儲備。一旦使用者無法妥善運用新軟件、新技術，無法接受新的工作方式，那更新的辦公自動化系統(tǒng)將遠遠發(fā)揮不出其應有的水平，甚至會由于平白增加工作量和由于不熟練導致的錯誤，遠遠落后于傳統(tǒng)辦公的效率。

2.3解決方案

2.3.1提高容錯性通過計算機信息技術的應用，不再畏懼體量大的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的有效分析，是辦公自動化最為關鍵和鮮明的特點。用戶可享受計算機技術的應用成果，根據(jù)不同崗位、不同功能的辦公自動化軟件，通過簡單命令，對其工作內(nèi)容進行定向處理。該系統(tǒng)還可以根據(jù)員工級別的不同，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行權限設置。在計算機信息智能化技術的基礎下，對文件的修復也不再局限于艱難的一次性處理修復困難，而是通過運用不同手段對數(shù)據(jù)進行修復，還可以撤回操作，從而提高數(shù)據(jù)處理時的容錯率。

2.3.2優(yōu)化員工結(jié)構(gòu)源于計算機信息技術的現(xiàn)代辦公模式，要求我們對員工的分工進行重新架構(gòu)，取消不必要的崗位與增加新技術崗位。企業(yè)應該加大對員工技能的改革力度，如果員工無法適應新的工作形式，無法成功應用新技術，可以適當辭退；對于可以適應新方法和新技術的員工，應當給予適當鼓勵，以此來實現(xiàn)對員工結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。

2.3.3提高決策者對行業(yè)的理解只有增加決策者對計算機技術的理解，才能實現(xiàn)上下級員工之間以及各職能部門之間的溝通協(xié)作，使原本的工作充滿活力，進而調(diào)動個人的創(chuàng)造力，最終實現(xiàn)行業(yè)的發(fā)展。其次要讓硬件物盡其用，從而推進軟件發(fā)揮其作用。決策者實現(xiàn)對物理設備的優(yōu)化，再結(jié)合軟件有效處理信息和管理數(shù)據(jù)，使辦公自動化再上一層樓。

3計算機技術在辦公自動化未來的發(fā)展

3.1實現(xiàn)無距離辦公

由于計算機技術與辦公自動化的程度，降低了對于工作環(huán)境的要求。在未來，應當更致力于實現(xiàn)無距離辦公，使員工在任何時間任何地點，都能夠直接連接自動辦公系統(tǒng)進行辦公。例如國內(nèi)的華為公司，該公司的華為云，正有意拓寬其在該目標上的路徑，率先突破辦公環(huán)境的無距離辦公，其帶來了更加便利的工作效率，使工作質(zhì)量更加優(yōu)秀，以此實現(xiàn)工作的長足發(fā)展。

3.2應用在視頻技術方面

視頻對話辦公技術的產(chǎn)生對單位用戶實現(xiàn)遠程操作具有極其重大的現(xiàn)實意義。視頻對話的工作形式現(xiàn)在已經(jīng)在各重大場合中被廣泛應用，國內(nèi)各大高校和單位用戶已經(jīng)將視頻對話技術應用在學習和工作當中。隨著該項技術的深入研究，以視頻軟件為終端的會議的應用效果也將得到不斷提升。

4結(jié)束語

雖然許多軟件已經(jīng)實現(xiàn)了辦公自動化，但市面上目前并沒有一種規(guī)范化的網(wǎng)絡系統(tǒng)和辦公環(huán)境。這是因為針對不同行業(yè)和不同領域，需要因地制宜地設計其功能，不可以一直采用相同的軟件標準，從而避免功能方面的缺失和浪費。計算機技術與辦公自動化的應用在未來將能夠?qū)崿F(xiàn)不同企業(yè)甚至不同領域的辦公個性化，此項結(jié)合必將得到長足發(fā)展。

參考文獻

[1]余美華.大數(shù)據(jù)背景下的計算機信息處理技術分析[J].山東工業(yè)技術，2019（06）：148.

作者：段琳 單位：臨汾職業(yè)技術學院