會計電算化下的財務檔案管理

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一、會計電算化檔案的特點

第一，在電算化的條件下，采用計算機進行核算，除了保存電子會計的數(shù)據(jù)，必須要用紙質形式打印出來以更好的保存數(shù)據(jù)。這也就意味著會計檔案的載體已經發(fā)生了變化，具有了雙重性質，不僅保留了傳統(tǒng)的紙介質檔案，還包括了存儲在光存儲介質以及磁性介質的會計數(shù)據(jù)，使電算化財務檔案儲存的范圍進一步擴大了。第二，傳統(tǒng)的會計檔案具有可視性，但是電算化財務檔案卻具有了新的特點，就是在特定的計算機環(huán)境下的軟件或者硬件系統(tǒng)中才可以看到，但是在沒有加密的條件下，就會容易被修改。存放的環(huán)境以及載體本身的質量以及信息存儲的有效期都會影響到電子檔案的保存。第三，工作人員的素質以及對系統(tǒng)的安全操作時會計電算化的一個必備條件，這就需要管理人員不僅對核算工作熟悉，具有專門的經驗，還要具有計算機的安全和操作知識，保證計算機環(huán)境運行的安全性。

二、完善會計電算化財務檔案管理的途徑

隨著科學技術的飛速發(fā)展，電子計算機時代已經到來，面對新技術的發(fā)展，對會計核算以及財務管理也提出了新的要求，因此，必須加強會計電算化的管理，真正實現(xiàn)會計工作的電算化，更好的提高財務檔案管理的水平。

（一）完善會計硬軟件設施建設

要加強電算化財務管理，首先要選擇具有檔案管理功能的軟件，并且加強計算機系統(tǒng)的安全防護措施，要對系統(tǒng)進行定期的維護，更好的保證網(wǎng)絡的安全。還要對計算機進行定期的殺毒，防止財務檔案信息的惡意修改。其次，還要配備一些高清晰度的噴墨打印機或者具有打印能力的激光，作為輸出紙質財務檔案信息的工具，并選擇溫度適宜且環(huán)境干凈的地方來存放檔案，更好的完善基礎設施建設。

（二）完善會計人員的配置體系

實現(xiàn)會計電算化，必須要完善會計核算體系，該體系要與電算化網(wǎng)絡財務系統(tǒng)相適應，建立起一套有效的網(wǎng)絡財務管理制度，加強財務系統(tǒng)的管理，更好的提高會計信息的質量。首先，要根據(jù)會計信息質量以及財務系統(tǒng)的核算要求，可以劃分具體的崗位，并且明確各個崗位的具體任務，制定崗位具體的職責要求。其次，要做好會計人員的培訓工作，提高會計人員的電算化水平，使工作人員了解軟件的功能，提高計算機的電算化水平，更好的培養(yǎng)復合型人才，使本單位的員工能夠更好的進行財務檔案管理。

（三）完善電算化財務檔案管理的各項制度

對于電算化檔案管理系統(tǒng)應該完善各項制度，比如硬盤數(shù)據(jù)的保留以及軟盤的備份以及保管，還有檔案的管理與保存方面。首先，要建立電算化快檔案的立卷歸檔制度。要及時的對一些賬簿報表、現(xiàn)金日記賬以及總分類賬進行及時的打印，并進行立卷。并按照審計或者稅務部門的要求，打印輸出報表或者賬簿。其次，電算化財務檔案保管制度。對于電算化財務檔案的管理要選擇優(yōu)質的磁盤介質進行備份，要注意儲存盤與備用盤的分開存放。在保管的過程中，還要做好防光、防壓、防塵的工作，并對電子檔案進行有效的分類和編號，注明財務檔案的內容以及建立時間，也可以進行制作一些檔案管理的卡片。再次，嚴格的借用制度。由于財務信息檔案蘊含的信息比較多，因此，必須建立嚴格的查用制度，根據(jù)檔案管理的有關規(guī)定，按照手續(xù)進行借閱。本單位的成員進行借閱要通過財務部門負責人的簽字，外單位的人員進行借閱時，要具有單位的介紹信以及財務部門的批準才可以，更好的保證財務信息的安全。最后，定期建立備份制度。電算化會計檔案要進行定期的備份，將數(shù)據(jù)備份到磁性介質中，并且要提供一些備份的細節(jié)信息，比如備份的時間以及備份的數(shù)量等，管理人員還要定期對財務檔案進行檢查，防止會計信息的損壞。

三、結語

總之，在會計電算化環(huán)境下進行財務檔案管理，大大減輕了工作人員的負擔，提高了工作效率，但是也要重視檔案管理的安全性和穩(wěn)定性，充分發(fā)揮會計電算化的強大功能，使會計電算化財務檔案管理發(fā)揮出更大的作用。

作者：李冰巖 單位：長白山管委會科學研究院