高校合理人事檔案管理論文

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一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

(一)檔案分類不明確，查閱受限

高校中的人事檔案非常繁多，且存在很多種類，只有進(jìn)行合理的分類管理，才能夠使管理工作更為到位，更方便與查閱和調(diào)用。然而，我國許多高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，由于受到各種條件的限制，未能進(jìn)行及時(shí)地分門別類，即使分類其種類也較為稀少，并且分類不合理，造成了人事檔案管理中存在紊亂不清的情況。這種人事檔案管理現(xiàn)狀，就會(huì)導(dǎo)致高校人員在需求查閱檔案信息時(shí)，就要耗費(fèi)大量的精力去查找，檔案的調(diào)用更是困難。嚴(yán)重地影響了高校人事檔案的查閱、調(diào)用效率。

(二)人事檔案管理人員缺乏專業(yè)技能

高素質(zhì)的專業(yè)人才是保證一項(xiàng)工作順利進(jìn)行的最基礎(chǔ)保障。我國高校認(rèn)識(shí)檔案管理工作人員普遍存在非專業(yè)性，大多數(shù)的管理人員學(xué)歷都不高，并且不具備檔案管理的專業(yè)技能，甚至有一些管理人員由高校的其他職員兼任，并且有部分人事檔案管理人員缺乏高尚的職業(yè)道德素質(zhì)，工作中消極應(yīng)付。這就降低了高校認(rèn)識(shí)檔案管理隊(duì)伍的整體水平，降低了高校人事檔案管理的質(zhì)量。高校人事檔案管理是一項(xiàng)極為重要的工作，從信息的收集、篩選到整理成檔案、歸檔、裝訂等工作流程要求都非常嚴(yán)格，管理人員缺乏專業(yè)的素質(zhì)，就難以按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，普遍地存在操作不夠規(guī)范，工作效率低下的問題。

(三)人事檔案的信息來源和資源共享受限

現(xiàn)如今，我國許多高校的人事檔案管理工作主要是依靠管理人員的手工工作。信息的收集、整理要依靠工作人員一項(xiàng)一項(xiàng)進(jìn)行，甚至檔案的填寫要依靠手寫來進(jìn)行，這樣的檔案管理模式大大地限制了人事檔案的信息來源，導(dǎo)致了信息收集不全面，查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力。另外，由于人事檔案的建檔、復(fù)制速度慢，就很大程度上限制了人事檔案信息共享，當(dāng)高校中多個(gè)部門或多個(gè)工作人員同時(shí)需要某些檔案資料時(shí)，就會(huì)造成檔案資料短缺，無法實(shí)現(xiàn)同時(shí)共享。而校外人員想要查閱檔案資料則更是極為困難。

二、高校人事檔案管理的有效對(duì)策

(一)強(qiáng)化高校人事檔案管理的意識(shí)

高校人事檔案是保障高校教育工作順利開展的重要保證，也是我國檔案資料中最寶貴的財(cái)富。高校應(yīng)當(dāng)通過有效的宣傳、教育手段，向高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工普及人事檔案管理的重要性，增強(qiáng)高校全體人員的檔案管理意識(shí)。從而使高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視起來，通過為人事檔案管理工作制定有力的管理制度，來保障管理工作在正常進(jìn)行;人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，從內(nèi)心深處熱愛檔案管理工作，積極地奉獻(xiàn)出自己的力量;高校其他各部門、工作人員積極地配合人事檔案管理工作，從而在高校中形成良好的人事檔案環(huán)境，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的全面優(yōu)化。

(二)確立高校人事檔案管理目標(biāo)

高校人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有合理的發(fā)展目標(biāo)，才能夠不斷地進(jìn)步。制定切實(shí)可行的人事檔案管理目標(biāo)，不僅能夠?yàn)槿耸聶n案管理工作人員分配具體的工作內(nèi)容，使其在檔案管理中通過完成自己的工作為高校管理作出貢獻(xiàn)，避免無效、偏離高校教育發(fā)展的工作，還能夠?qū)⒏咝Ｈ耸聶n案管理工作進(jìn)行簡化，分清管理工作中的主次，大幅度地提高人事檔案管理工作的效率。除此之外，還能夠提高高校人事檔案管理水平，在高校中建立起完整、有效、便捷的檔案管理體系，為查閱、調(diào)用高校檔案提供便利，增強(qiáng)人事檔案的服務(wù)職能。

(三)完善高校人事檔案管理制度

高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，需要有一套完善的管理制度進(jìn)行規(guī)范。在合理有效的檔案管理制度之下，管理人員才能夠按照合理的管理程序來收集信息、整理資料，將信息建檔。合理的管理制度還能夠使人事檔案管理工作走科學(xué)化的道路，一方面可以將檔案管理工作責(zé)任落實(shí)到具體的人員身上，使每一位管理人員擔(dān)負(fù)起自己應(yīng)有的責(zé)任，另一方面則能夠保證在建立檔案、管理檔案等過程中不會(huì)遺漏重要信息，保障檔案信息的完整性和真實(shí)性。合理科學(xué)的人事檔案管理制度能夠確保高校人事檔案管理工作的順利開展。

(四)建設(shè)專業(yè)的高校人事檔案管理人才隊(duì)伍

在高校人事檔案管理工作中，管理人員是主體，因此，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)系到人事檔案管理質(zhì)量的最重要因素。高校必須通過一定的手段來強(qiáng)化人事檔案管理人才隊(duì)伍。一是高校應(yīng)當(dāng)聘用一定數(shù)量的專業(yè)人事檔案管理工作人員，同時(shí)保證在不同檔案類型、檔案結(jié)構(gòu)等方面人才分配均勻;二是要通過一定的手段來增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德，形成良好的職業(yè)操守;三是高校要為檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，增強(qiáng)其檔案管理技能，學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理工作效率。

(五)強(qiáng)化高校人事檔案管理的保密性

高校中的人事檔案最主要的職能就是為相關(guān)人員提供查閱、使用的服務(wù)。但高校的人事檔案關(guān)系到高校人員的信息，必須進(jìn)行嚴(yán)格的保密。在對(duì)外進(jìn)行借閱、使用服務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地按照規(guī)范的程序，完備借閱、使用手續(xù)。若利用信息技術(shù)提供查閱服務(wù)，則要對(duì)網(wǎng)絡(luò)用戶設(shè)定合理的權(quán)限，防止不具備權(quán)限的人進(jìn)行訪問，從而保證人事檔案的保密性。當(dāng)人事檔案被泄密、非法更改后，要嚴(yán)厲追究相關(guān)人員的責(zé)任。

作者：劉海燕