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在我國各大高校中,與人才有關(guān)的信息資料大多數(shù)被保存在高校干部人事檔案中,此外高校干部人事檔案中也是該院校師資狀況的主要載體,例如教職工的職業(yè)生涯經(jīng)歷、教學(xué)水平、獲獎情況以及其在本院校重大事件中的行為表現(xiàn)等。作者認(rèn)為,高校高校干部人事檔案管理工作效率的高低,對高校人才資料的利用以及人事工作的運(yùn)營起著至關(guān)重要的作用。高校干部人事檔案管理工作是高校管理工作中的重要組成部分,此外它也是優(yōu)秀人才得以開發(fā)與利用的主要憑據(jù)。盡管隨著時間的推移,高校干部人事檔案管理工作越來越受重視,但是部分高校管理者對其依然沒有清晰的認(rèn)識,再加上體制的不完整,致使高校干部人事檔案管理的效率得不到提高。本文作者解析目前我國高校干部人事檔案管理中存在的問題,并有針對性的提出幾點(diǎn)對策,期待這一管理工作實(shí)現(xiàn)高效化的目標(biāo)。
一、探究現(xiàn)階段我國高校干部人事檔案管理中存在的問題
1.干部人事檔案內(nèi)容不具體、不規(guī)范、甚至有虛假內(nèi)容存在
縱觀我國高校干部人事檔案管理工作,我們發(fā)現(xiàn)在與政治歷史材料有關(guān)的檔案材料過多,而與業(yè)績、專業(yè)特長有關(guān)的材料相對短缺;不規(guī)范體現(xiàn)在有的名字參照同音不同字的原則隨意的填寫;出生年月日不具有一致性以及年齡填寫的隨意性,使有些人事檔案資料的真實(shí)性得不到切實(shí)的保障;
2.缺乏與干部人事檔案有關(guān)的材料
這主要體現(xiàn)在高校檔案材料中與學(xué)歷相關(guān)的材料缺乏統(tǒng)一性與完整性,尤其是本科以上的學(xué)歷缺少學(xué)生登記表、報考表以及學(xué)位材料等;
3.管理方法不能與時俱進(jìn),管理機(jī)制缺乏明確性以及規(guī)范性
傳統(tǒng)檔案打孔管理方法的沿襲對檔案資料的完整性造成破壞;管理機(jī)制的不規(guī)范體現(xiàn)在管理者不具備專業(yè)性的管理知識與技能,這樣就給立卷管理工作運(yùn)行造成極大的阻礙。
二、提高高校干部人事檔案管理工作效率的幾點(diǎn)對策
1.健全高校干部人事檔案資料的管理體系
作者認(rèn)為在高校領(lǐng)導(dǎo)對院校干部人事檔案工作給予高度重視的基礎(chǔ)上,健全管理體系是必須開展的工作項(xiàng)目之一,那么高校采取怎樣的措施去使干部人事檔案管理體系實(shí)現(xiàn)完善與優(yōu)化的目標(biāo)呢?作者提出這樣的觀點(diǎn):盡管管理工作的形式是多樣化的,但是檔案材料的收集與歸納永遠(yuǎn)是有效性管理工作落實(shí)的基礎(chǔ)。高校干部人事檔案應(yīng)該對與教職工有關(guān)的干部考察、年度審核、資歷認(rèn)證以及技能等級晉級等檔案資料應(yīng)該及時的采集整理,使檔案數(shù)據(jù)庫資源不斷的更新,對于那些不滿足歸檔標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料,或者是相關(guān)手續(xù)不完整的檔案資料,管理者應(yīng)該始終堅持退還原部門的工作原則,這樣高校干部人事檔案資料信息的真實(shí)性以及完整性就有了最為基本的保障。此外,干部人事檔案管理者的工作職能應(yīng)該得到一定的強(qiáng)化,這樣他們對高校人事檔案資料記錄的信息才會具有具體性、專業(yè)性、客觀性。總之,高校干部人事檔案資料管理體系實(shí)現(xiàn)健全的目標(biāo),是高效化管理目標(biāo)落實(shí)的基礎(chǔ),在此基礎(chǔ)上高校優(yōu)秀的人事資源能夠協(xié)助院校教育、管理等各項(xiàng)事業(yè)順利發(fā)展運(yùn)行。
2.提高高校干部人事檔案管理員的綜合素質(zhì)水平
對于高校干部人事檔案管理而言,這一工作性質(zhì)是較為特殊的,它充滿政策性以及專業(yè)性的氣息,因此對管理者素質(zhì)水平提出了較高的標(biāo)準(zhǔn),要求其具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,在管理進(jìn)程中堅持檔案信息對外保密,為高校校園文化建設(shè)工作全面服務(wù)的原則??傊岣吖芾碚叩木C合素質(zhì)是保證干部人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。高校在檔案管理員的選擇上要多下功夫,盡量任命那些學(xué)習(xí)過檔案管理的專業(yè)人員,對兼職檔案管理者進(jìn)行定期的培訓(xùn)與教學(xué)工作。此外高校可以借助多樣化的渠道使管理業(yè)務(wù)完成拓展的目標(biāo),積極引進(jìn)國際上高端的檔案管理知識與技能,提高管理者的業(yè)務(wù)水平。
3.完善高校干部人事檔案管理機(jī)制,積極引進(jìn)與管理有關(guān)的配套設(shè)備
在高校干部人事檔案管理工作中,完善管理機(jī)制是是管理工作有效運(yùn)行的重要保障,為了使檔案管理機(jī)制的完整度更高,那么該機(jī)制的建設(shè)工作必須結(jié)合高?,F(xiàn)階段整體事業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況。在機(jī)制中明確指出與歸檔以及轉(zhuǎn)讓有關(guān)工作的開展必須按照一定的流程嚴(yán)格的運(yùn)行,這一管理機(jī)制的落實(shí)保證了高校檔案資料的真實(shí)性;此外檔案借閱、查閱機(jī)制機(jī)制的落實(shí),使檔案使用者能夠認(rèn)真履行審批規(guī)則,這樣維護(hù)了高校干部人事檔案的完整性以及安全性。與管理有關(guān)的配套設(shè)備的采購與使用是落實(shí)檔案材料防火、防潮工作的根本,鐵質(zhì)檔案柜的以及檔案密集架的應(yīng)用,優(yōu)化了檔案材料的保管環(huán)境,同時提高了對檔案材料定期檢查的工作效率;專用庫房以及借閱查看室的建設(shè)也是提高檔案管理工作效率的配套設(shè)施。為了提高高校干部人事檔案管理的工作質(zhì)量,高??梢约訌?qiáng)對檔案資料的信息化管理工作力度,這樣檔案資料的利用率就會實(shí)現(xiàn)最大化。作者認(rèn)為高校管理者只有找到檔案管理工作中問題的根源,采取行之有效的解決策略,那么高校干部人事檔案管理工作效率提升也是必然的。
作者:馬婧智聞 單位:西安科技大學(xué)