人事檔案查詢中二維碼技術(shù)的應用

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檔案信息安全是人事檔案查詢工作中的重點和難點問題。目前，人事檔案查詢工作大多停留在以手工查詢?yōu)橹鞯碾A段。這種檔案查詢利用的方式雖然有其重要的現(xiàn)實意義，但滯后于檔案信息化的發(fā)展進程，費工費力，工作效率比較低，無法滿足社會發(fā)展的需求。在檔案信息化進程加快的當下，如何提供安全、精準、高效的人事檔案電子查詢服務，就成為人事檔案管理服務的重要課題。

二維碼技術(shù)的優(yōu)勢

二維碼是一些黑白相間的特定幾何圖形，它能夠在很小的面積內(nèi)以圖形的方式表示出大量的信息，具有識別率高、信息容量大、成本低等優(yōu)勢。二維碼的譯碼誤碼率不超過千萬分之一，比普通條形碼百萬分之二的譯碼誤碼率要低很多。此外，二維碼技術(shù)已經(jīng)廣泛應用于智能手機的各種App中，公眾對二維碼已經(jīng)有了相當高的接受程度。人事檔案電子查詢首先要確保被查詢的檔案信息安全保密，特別是要確保查詢的全過程可追溯，既要對外做好監(jiān)督也要對內(nèi)做好監(jiān)管。二維碼的優(yōu)勢非常符合人事檔案電子查詢工作的要求，通過在二維碼中引入加密措施，可以更好地保護譯碼內(nèi)容不被他人獲得，在安全保密的情況下實現(xiàn)電子查詢的全過程留痕。因此，將二維碼應用到人事檔案電子查詢工作中，不僅是人事檔案工作發(fā)展的內(nèi)在需求，可以彌補人事檔案管理工作的不足，同時還可以滿足公眾對人事檔案利用查詢智能化和便捷化的需求。

面臨的挑戰(zhàn)

1.缺乏相應標準規(guī)范人事檔案是記載公民個人人生軌跡的重要依據(jù)，具有法律效力。它是記錄個人身份、主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等方面的文件材料，具有憑證和參考價值，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系等緊密掛鉤。由于人事檔案工作的特點，電子查詢管理系統(tǒng)與二維碼技術(shù)的銜接并不簡單。已發(fā)展成熟的二維碼制碼技術(shù)對圖形采集有較高的要求，同時在處理速度和可靠性方面的要求也很高。當前，二維碼在國內(nèi)已有應用標準，編碼方式多種多樣，但在人事檔案管理方面尚無明確的二維碼規(guī)范標準，要將二維碼識讀技術(shù)實際應用到人事檔案電子查詢中，選取保密程度高、糾錯能力強的二維碼編碼方式就極為重要。

2.存在安全風險二維碼技術(shù)本身具有較高的安全性，其信息安全問題主要集中在用戶端。通過使用二維碼，人事檔案信息的傳播變得非常便捷，然而利用者對檔案信息安全隱患通常缺乏了解，也很容易被不法分子所利用，致使信息被竊取，從而引發(fā)一些不良事件或造成危害。此外，設備安全程度的高低也影響二維碼使用的安全度。就目前來說，要將二維碼技術(shù)運用到人事檔案電子查詢實體管理中，需要一定的資金與專業(yè)人才保障。如何有效做好人事檔案電子查詢信息系統(tǒng)與二維碼系統(tǒng)的對接，同時減少信息安全問題就成為了重點。應用實踐1.實踐背景山東省濰坊市干部人事檔案服務中心（以下簡稱“人事檔案服務中心”）共保管人事檔案1.4萬卷。2018年完成了全部檔案的數(shù)字化加工。相比手工查詢紙質(zhì)檔案，電子查詢利用更為便捷。隨著智能手機的普及和5G時代的到來，廣大利用者對手機端查詢檔案的訴求愈發(fā)強烈。為進一步推動人事檔案的制度化、規(guī)范化、科學化建設，為人事資源配置、人事隊伍宏觀管理和人事工作規(guī)律研究提供更精準、安全、高效的服務，在完成檔案數(shù)字化之后，人事檔案服務中心明確了將二維碼技術(shù)應用到人事檔案電子查詢中的方向。

2.前期準備二維碼技術(shù)在人事檔案工作中的應用還比較少，為把這項技術(shù)有效地應用到人事檔案電子查詢工作中，人事檔案服務中心組織全體職工認真學習新修訂《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案管理條例》《干部檔案整理工作細則》等法律法規(guī)，并邀請專業(yè)人士反復進行商討和研究論證，組織專門人員赴江蘇省太倉市檔案館等地學維碼在檔案管理方面的成功做法。在充分論證和調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合濰坊市人事檔案管理工作實際，對二維碼技術(shù)在人事檔案電子查詢環(huán)節(jié)的應用進行了規(guī)劃設計。

3.確定標準和規(guī)范人事檔案管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)是軟件標準，只有確立了科學合理的技術(shù)標準，將二維碼應用到實踐中才是可行的。必須充分考慮到應用系統(tǒng)所預期的信息容納量大小以及是否符合印刷識別精度和識別能力等指標。統(tǒng)籌考慮人事檔案工作特點以及二維碼技術(shù)的可行性，人事檔案服務中心與項目施工單位進行了多次交流，確定了指導性規(guī)范，制定了相應的軟件、硬件以及印刷標準，形成了符合人事檔案工作特點的，糾錯能力強、保密性強、識別精度高的編碼方式，最終將二維碼技術(shù)成功納入人事檔案電子查詢系統(tǒng)。為確保信息安全，在查詢過程中，系統(tǒng)將對有保密要求的元數(shù)據(jù)采取加密方式進行傳遞。

4.查檔流程2019年6月，人事檔案服務中心開始采用二維碼技術(shù)提供人事檔案電子查詢服務。首先實現(xiàn)集中定點提供電子查詢服務，在此基礎(chǔ)上，又針對一些單位和部門人事檔案數(shù)量多與查詢業(yè)務量大的情況，創(chuàng)新工作方式，開發(fā)了人事檔案單機版管理系統(tǒng)，通過兩種查詢渠道大大提高了辦事效率。具體操作流程如圖所示。首先，查檔人員持身份證和單位開具的查檔審批單辦理查檔手續(xù)，在人事檔案專用高拍儀上掃描身份證和審批單，通過二維碼系統(tǒng)驗證后生成用戶的“二維碼身份證”。其次，人事檔案管理系統(tǒng)或者單機版系統(tǒng)根據(jù)申請人申請的查檔范圍限時授權(quán)查詢。查檔人員在人事檔案電子查詢服務器上查閱電子檔案時，系統(tǒng)會自動生成二維碼實時記錄其操作流程。最后，打印材料中也會植入二維碼，用手機掃描即可顯示材料出處、查檔人、查檔時間及工作人員的基本信息。二維碼信息技術(shù)融合人事檔案電子查詢工作發(fā)展的內(nèi)在需求，實現(xiàn)了業(yè)務流程的快速追溯，無論是工作人員還是用戶都受到有效監(jiān)督，有效防止信息泄露并保證了操作流程的規(guī)范。

應用成效

應用二維碼技術(shù)以來，人事檔案服務中心的電子檔案查詢利用數(shù)量共計55461卷，使用二維碼10萬余次。該技術(shù)極大地提高了工作效率和檔案安全性，同時也為相關(guān)單位提供了人事檔案查詢的新方式。

1.提升了檔案管理效率將二維碼應用到人事檔案電子查詢環(huán)節(jié)，大大減少翻閱紙質(zhì)檔案的頻率，縮短查檔時間，有效減少了查閱排隊等候時長。同時，檔案管理人員通過掃描檔案二維碼，快速準確查找檔案存放位置，節(jié)省查詢時間，并可動態(tài)掌握庫存信息，實現(xiàn)高效庫房智能化定位，提高檔案管理人員工作效率。2.提升檔案工作安全性二維碼本身具備一定的保密性，在確保數(shù)據(jù)安全的前提下，人事檔案電子查詢管理系統(tǒng)增設二維碼數(shù)字水印功能，打印材料植入二維碼即時顯示材料出處、查檔人及檔案管理人員的基本信息，對用戶訪問、操作記錄、信息打印等進行安全設計，對查閱人及查閱環(huán)節(jié)實時監(jiān)測，實現(xiàn)了查閱全過程留痕記錄，為查閱信息增設安全防線，大大提高了人事檔案管理工作安全指數(shù)。未來應用趨勢1.人事檔案“雙套制”管理模式依托電子政務網(wǎng)，以電子檔案管理為主線，全面施行“雙套制”管理模式，設置檔案材料“收、管、存、用、交”各環(huán)節(jié)二維碼標識，將人事檔案各環(huán)節(jié)工作一體化。組織人事部門通過掃描相應的二維碼，將形成的電子檔案材料“隨辦隨歸”，保證人事檔案材料更新的時效性和檔案內(nèi)容的完整性，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的無縫對接，推進人事檔案工作轉(zhuǎn)型升級。

2.人事檔案大數(shù)據(jù)平臺在大數(shù)據(jù)時代背景下，人事檔案管理工作將充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，向智能化、數(shù)據(jù)化方向發(fā)展。以海量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，依托人事檔案信息化管理平臺，融入二維碼標識，多元化地挖掘數(shù)據(jù)資源，將人才培養(yǎng)、選任、監(jiān)督等環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的信息有機整合到一起，建立人事“全檔案”，結(jié)合大數(shù)據(jù)平臺，使檔案信息由“靜態(tài)”向“動態(tài)”轉(zhuǎn)變，推動干部人事檔案管理工作數(shù)字化。

3.人事檔案在線查詢利用在工作效率得以提升的基礎(chǔ)上，二維碼將對人事檔案服務的進一步開發(fā)產(chǎn)生極大的效用。對于組織人事部門來說，在人事檔案基本完成數(shù)字化之后，電子檔案的查閱等操作已十分便捷。從具體的利用場景上來看，未來將嚴格按照人事檔案工作有關(guān)規(guī)定，在確保檔案信息安全條件下，檔案查閱工作將按照網(wǎng)上提交查借閱申請、在線審核信息、檔案數(shù)據(jù)推送、二維碼實時更新等程序開展，檔案利用者在線掃描實時二維碼，即可查閱所需檔案資料、線上打印檔案材料，在一定范圍內(nèi)享受檔案遠程服務，完全實現(xiàn)“不見面、零跑腿、高效率”。綜上所述，將二維碼技術(shù)應用到人事檔案電子查詢工作中，可以極大地提高查檔效率，同時可以確保檔案信息的安全。未來，人事檔案服務中心將進一步完善技術(shù)標準，提升工作效能，跟上時展的步伐，主動探索采用新技術(shù)、新標準，為廣大利用者提供多樣化的檔案利用服務。

作者： 孫疆燕 單位：山東省濰坊市干部人事檔案服務中心