圖書館后勤物業(yè)管理研究

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1圖書館后勤物業(yè)管理的基本內(nèi)容

物業(yè)管理,最早運用于寫字樓和住宅小區(qū)。是指物業(yè)管理企業(yè)受物業(yè)所有人、使用人的委托,按照國家法律和管理標(biāo)準(zhǔn),依照物業(yè)管理委托合同,對投入使用的各類房屋建筑和附屬配套設(shè)施及場地,運用現(xiàn)代化的管理方法和維修養(yǎng)護技術(shù),提供多方面的綜合服務(wù),使物業(yè)發(fā)揮最大使用價值和經(jīng)濟價值的一種管理活動。圖書館的物業(yè)管理實際上是具有物業(yè)管理特征的行政后勤管理,其內(nèi)容主要包括:館舍的保養(yǎng)和維護,綠化、衛(wèi)生的管理,房產(chǎn)檔案的保存,設(shè)備設(shè)施的管理、保養(yǎng)、維修,辦公用品采購與管理,有關(guān)規(guī)章制度的制定和執(zhí)行,等等。

2當(dāng)前圖書館物業(yè)管理存在的問題

2•1缺少足夠的物業(yè)管理專業(yè)人員長期以來,圖書館在人事制度改革方面相對滯后,沒有復(fù)合型管理人才的儲備,現(xiàn)有人員中專業(yè)技能與綜合素質(zhì)高又安心物業(yè)管理工作的人才十分匱乏。另外,近年新建的圖書館其建筑結(jié)構(gòu)、設(shè)施設(shè)備都較為先進,科技含量高,也對物業(yè)管理提出了更高的要求。它要求管理者不僅要有物業(yè)管理專業(yè)知識,還要具備圖書館專業(yè)知識?，F(xiàn)代圖書館的各種設(shè)備系統(tǒng)自動化程度高,結(jié)構(gòu)復(fù)雜,專業(yè)性強,要始終處于良好的工作狀態(tài),就要配備足夠的專業(yè)維護人員對這些現(xiàn)代化設(shè)備進行有效的管理、配置、運作以及日常維護和保養(yǎng),而且還要具備隨時處理突發(fā)事件的能力。因此圖書館物業(yè)管理對專業(yè)技術(shù)的要求越來越高,而圖書館由于受到各種條件的限制,普遍缺乏這方面的專業(yè)技術(shù)人員。還有,圖書館的各類基建圖紙、各種設(shè)備的技術(shù)資料分布零散,也缺少專人收集管理,經(jīng)常出現(xiàn)維修時找不到相應(yīng)的圖紙和技術(shù)資料,給維修工作帶來極大不便,影響了設(shè)備的正常運行。

2•2現(xiàn)有用人機制影響了物業(yè)管理人員的工作積極性圖書館的人事制度受計劃經(jīng)濟的影響很深,職工無論成績突出或碌碌無為,其獎金、報酬所差無幾,年終獎懲也無關(guān)痛癢,難以充分調(diào)動職工的積極性和創(chuàng)造性。這就造成了一些圖書館人浮于事,工作量不飽和,辦事效率低。物業(yè)管理人員會覺得自己是后勤職能部門,不用面對讀者,更加不受約束,工作缺乏主動性,遇事相互推諉,職責(zé)不清,協(xié)調(diào)困難。

2•3后勤物業(yè)管理經(jīng)費緊缺作為公益性事業(yè)單位,政府下?lián)芙o圖書館的經(jīng)費十分有限,表現(xiàn)在物業(yè)管理方面,館舍維修、管道檢修、空調(diào)和防火設(shè)施的查修等等,所需經(jīng)費往往不足。但作為圖書館的后勤部門,物業(yè)管理在某一件小事上的缺失,都將影響圖書館的服務(wù)水平。如何爭取更多的經(jīng)費,以及如何將有限的資金合理運用到后勤工作中,保證圖書館硬件設(shè)備的正常運轉(zhuǎn),是目前圖書館物業(yè)部門面臨的一大挑戰(zhàn)。根據(jù)以上存在的問題,圖書館的后勤物業(yè)管理就要建立與之相對應(yīng)的管理體制,采取切實可行的措施,使其更好地發(fā)揮服務(wù)職能。

3圖書館后勤物業(yè)改革的對策

3•1增加配備專業(yè)人員

在傳統(tǒng)圖書館時代,往往是人少書缺,館舍窄舊,這樣的情況下不可能安排過多的人員來分管物業(yè)事務(wù)。隨著社會的發(fā)展,新建、擴建圖書館成了各地精神文明建設(shè)和城市文化建設(shè)的重要工程,而隨著館舍的擴大和各種設(shè)備的增加,配備各種專業(yè)的后勤保障工作人員是圖書館正常運轉(zhuǎn)的基本保證。同時,在數(shù)量上也要足夠,以便安排24小時值班,這樣才能對隨時發(fā)生的電梯、照明、中央空調(diào)等設(shè)備故障及時排除。另外,還必須加強對后勤物業(yè)管理人員的技術(shù)技能培訓(xùn),不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平,制定各類設(shè)備日常的維護、保養(yǎng)計劃并對設(shè)備使用情況作詳細記錄,確保全館設(shè)備運轉(zhuǎn)正常。

3•2建立完備的館舍房產(chǎn)及基建設(shè)備檔案

圖書館各類基本建設(shè)圖紙文件,是日后對設(shè)施設(shè)備進行維護、維修的重要依據(jù)。因此應(yīng)有專人管理,負責(zé)對這些檔案資料進行收集、整理、存檔,妥善保管,以確保日后使用的需要。

3•3改革用人機制,調(diào)動物業(yè)管理人員積極性

在圖書館現(xiàn)有人事管理體制下,圖書館職工沒有“下崗”的危機,缺少競爭意識,缺少主人翁責(zé)任感,更談不上什么積極性、創(chuàng)造性。所以首先要從改革用人機制入手,實行能上能下、能進能出的崗位聘任制,促進職工轉(zhuǎn)換觀念,使得人人都有危機感和責(zé)任感。圖書館應(yīng)加強對物業(yè)管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng),樹立愛崗敬業(yè)的精神,認識到即使是后勤人員也應(yīng)與圖書館一線工作人員一樣,通過后勤保障工作間接地為讀者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。圖書館還應(yīng)對現(xiàn)有物業(yè)管理人員實行培訓(xùn)上崗,并通過招聘物業(yè)管理專業(yè)畢業(yè)生,或從現(xiàn)有館員中選調(diào)樂于從事物業(yè)管理的人員,充實圖書館物業(yè)管理人員隊伍。

3•4建立完善規(guī)章制度,規(guī)范工作行為

要提高后勤物業(yè)管理水平,更好地為全館各個部門服務(wù),必須建立健全物業(yè)管理規(guī)章制度,明確各崗位的職責(zé)和工作規(guī)范,運用制度的手段進行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化管理,做到有章可循,嚴(yán)格按章辦事。例如電工班要有電房值班制度、發(fā)電機操作規(guī)程、機械設(shè)備等運行職責(zé),總機房要有話務(wù)員崗位責(zé)任制、保密制度、機務(wù)員崗位責(zé)任制、管理制度等等。后勤工作應(yīng)做到事無論巨細,都有專人負責(zé);事無論緩急,都有辦好的期限,急事急辦,緩事亦不緩辦。要落實崗位責(zé)任制措施,做到既分工負責(zé)又互相協(xié)作,辦事有標(biāo)準(zhǔn),檢查有依據(jù)。要增加后勤管理的透明度,讓全館職工監(jiān)督。要堅持原則,嚴(yán)格按各項規(guī)章制度進行管理,獎罰分明。

3•5加強公共安全及消防管理

圖書館作為一個重要的公共活動場所,人流量大,人員成分復(fù)雜,其公共安全、消防安全在物業(yè)管理工作中占有特別重要的位置。圖書館應(yīng)采用一、二級耐火等級的建筑,書庫應(yīng)作為單獨的防火分區(qū),與書庫相連的閱覽室等建筑必須用防火墻或防火門隔開,書庫內(nèi)采用不燃書架。同時,圖書館的電氣設(shè)備要符合有關(guān)電氣設(shè)備安裝的要求,嚴(yán)禁超負荷用電。全館各通道應(yīng)設(shè)有“安全出口”指示燈,以便人員緊急疏散。物業(yè)管理部門應(yīng)有足夠的人手,定期巡查館舍,以便及時發(fā)現(xiàn)隱患及時予以排除。物業(yè)管理部門還應(yīng)與圖書館保衛(wèi)部門通力協(xié)作,定期邀請消防安全人員到圖書館對全體員工進行安全與消防知識培訓(xùn),同時做好遇到緊急情況如何疏散讀者、安全逃生的宣傳。

3•6深化圖書館物業(yè)后勤工作改革

過去圖書館后勤工作都是由本館職工自己做,現(xiàn)在則可以采取購買社會化服務(wù)和實行圖書館內(nèi)承包制管理等方式。凡是社會上現(xiàn)有行業(yè)公司能滿足圖書館需要的項目,圖書館就可以花錢買服務(wù)并對其服務(wù)品質(zhì)進行嚴(yán)格控管。對必須由館內(nèi)工作人員從事的某些物業(yè)后勤工作,也可實行將任務(wù)與人、財、物的投入掛鉤承包的管理辦法。目前我館已經(jīng)試行的項目涉及衛(wèi)生保潔、綠化美化、機電設(shè)備維護及食堂管理等。這項變革的積極意義在于:首先,實行了此項改革,圖書館后勤保障力度和后勤服務(wù)質(zhì)量都有比較明顯的提高,圖書館原先投在后勤物業(yè)方面的人力可實現(xiàn)大部分轉(zhuǎn)移或裁減。其次,向社會購買服務(wù)所需經(jīng)費基本上可以從原先圖書館投入的后勤人員經(jīng)費開支及其他開支中支付,并不會大幅增加圖書館經(jīng)費負擔(dān),甚至可節(jié)省后勤物業(yè)管理費用支出。例如青島市圖書館就將保潔、綠化等一般后勤物業(yè)管理工作委托給社會物業(yè)管理公司來操作,使得圖書館的室內(nèi)外環(huán)境、綠化都比以前聘請臨時工有明顯的改觀,面貌煥然一新。

3•7加強設(shè)備采購管理

圖書館物業(yè)管理部門經(jīng)常要負責(zé)采購各種設(shè)備用品,這些設(shè)備用品的質(zhì)量直接關(guān)系到圖書館各部門的工作質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量,因此,如何用有限的資金采購質(zhì)量過關(guān)的設(shè)備用品十分重要。在采購物資設(shè)備時,首先應(yīng)與有關(guān)部門溝通,聽取他們對所需設(shè)備用品的意見,做到有的放矢地采購,并盡可能通過主渠道選擇正宗品牌,謹防偽劣產(chǎn)品。同時還要堅持節(jié)約原則,控制成本費用,堅持貨比三家,確保質(zhì)優(yōu)價廉。目前國家規(guī)定機關(guān)、企事業(yè)單位辦公用品物資采購都要通過政府采購辦進行公開招標(biāo)采購,目的是在保證質(zhì)量前提下控制成本。因此物業(yè)管理部門在提供采購單之前應(yīng)做好市場調(diào)研,多跑多看,對所購物品的型號、單價、質(zhì)量做到心中有數(shù),既要避免片面追求低價而忽視了對商品的質(zhì)量要求,又要避免同樣的物品限價偏高而失去公開招標(biāo)采購的意義。