高校檔案管理信息化建設(shè)探究
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摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化時代，計算機(jī)技術(shù)也越來越多的應(yīng)用到工作中，高校應(yīng)對檔案管理工作給予足夠的重視，因為檔案管理工作是高校管理的重要環(huán)節(jié)，并且比較復(fù)雜，所以要提高高校檔案管理水平，需把信息技術(shù)和高校檔案的管理工作結(jié)合在一起，這樣才能向高校管理體系的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。本文內(nèi)容對數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行探析。
關(guān)鍵詞：數(shù)字化時代；高校檔案管理；信息化建設(shè)
目前，人類已經(jīng)走進(jìn)了數(shù)字化時代，要與時俱進(jìn)，如今的高校檔案管理工作是信息資源管理中的重要一部分，也是高校發(fā)展的必然趨勢，由于當(dāng)今我們的高校信息資源是比較多的，而且還很繁雜，如果使用那些普通的紙張進(jìn)行檔案管理，對于多而繁雜的內(nèi)容便不能很好地整理，然而高校檔案管理信息化模式的使用，有效解決了出現(xiàn)的這些問題，保證了它的及時性和有效性，大大促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。
一、高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性
高校檔案管理的工作有著非同尋常的意義，由于直接使用紙質(zhì)的檔案管理既耗時又耗力，并且查閱起來也是非常麻煩的，然而，高校檔案管理信息化的建設(shè)就有效地解決了這個問題，能夠通過網(wǎng)絡(luò)的平臺進(jìn)行高速傳輸，能夠及時地瀏覽信息內(nèi)容。所以說，它的使用是非常廣泛的，當(dāng)高校在進(jìn)行招生、教研、整理學(xué)生們基本信息的時候通常會運用文字和圖片的形式來呈現(xiàn)，還有大量的電子信息文件，為了使資源的管理更加有序規(guī)范，大都借助于電子數(shù)字和信息技術(shù)來進(jìn)行操作，這樣整理出來的內(nèi)容清晰又整潔，也提高了高校檔案管理工作過程中的效率。運用高校檔案管理信息化是為了加強檔案信息的利用率，將檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)中可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺在各個地點都能夠知曉信息的內(nèi)容，在使用的過程當(dāng)中，需要從各種平臺收集各類的信息，比如數(shù)字化平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺，將這種方法運用于高校當(dāng)中，可以進(jìn)行數(shù)字化的管理，也能夠體現(xiàn)出其中檔案的價值。將數(shù)字化檔案管理這種方法和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，可以根據(jù)檔案信息進(jìn)行第二次利用，從這方面來講也可以提高檔案的使用率，有利于檔案資源的開發(fā)和利用。
二、數(shù)字化技術(shù)在高校檔案信息化建設(shè)中存在問題
（一）信息安全意識不高
數(shù)字化技術(shù)在高校檔案信息化建設(shè)中的使用是非常有效而又便捷的，它受到了廣大人民群眾的喜愛。當(dāng)然，檔案信息化的建設(shè)是離不開信息技術(shù)的，然而在工作的過程中也可能會遇到一些安全方面的問題，這就需要工作人員有足夠的安全意識，但是有一些相關(guān)工作人員沒有足夠的信息安全意識，那么在進(jìn)行操作的過程中，就可能會導(dǎo)致安全防護(hù)系統(tǒng)的信息安全存在風(fēng)險，如果泄露或遺失就會帶來一些不良的現(xiàn)象。信息安全意識不高，還有可能會出現(xiàn)電腦病毒、木馬對信息化的檔案網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)進(jìn)行破壞，然而高校的檔案工作就不能正常進(jìn)行，嚴(yán)重的話還有可能損壞計算機(jī)的硬件或者是將檔案中的數(shù)據(jù)永久損壞，如果沒有備份的話，那么這就會造成一系列的麻煩，大大降低了工作的質(zhì)量。
（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高
隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們對檔案信息化建設(shè)的使用逐漸加強，然而對檔案管理信息化也提出了更高的要求。目前，由于缺乏數(shù)字化管理專業(yè)的人才，綜合素質(zhì)普遍偏低，有部分高校檔案管理的人員是運用臨時的人員進(jìn)行工作的，由于他們沒有經(jīng)過專門的技能和知識訓(xùn)練，然而在工作的過程中也是比較隨意的，沒有約束自己的能力，不認(rèn)真對待工作，這更是加大了工作中存在失誤的頻率。由于這些原因，最后導(dǎo)致了檔案管理出現(xiàn)了信息的流失，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案管理工作中出現(xiàn)了更多的問題。為了有效地避免這類問題的出現(xiàn)，就需要提高管理人員的綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)他們在工作中要有認(rèn)真對待的態(tài)度，讓他們知道檔案管理的重要性，并對此進(jìn)行培訓(xùn)工作的開展，要讓管理人員具有能夠熟練使用電子設(shè)備的能力，強調(diào)這類問題，加強他們的專業(yè)技術(shù)能力和工作認(rèn)知的程度，還要讓他們在實踐的工作當(dāng)中學(xué)會操作，著重關(guān)注信息的培訓(xùn)工作。
（三）資金投入不足，配套設(shè)施落后
在這個數(shù)字化的時代下，通過改變基礎(chǔ)設(shè)施，以基礎(chǔ)設(shè)施為依據(jù)，大力發(fā)展高效檔案管理信息化的建設(shè)，但是有一些高校缺乏基礎(chǔ)的設(shè)施，然而在他們進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中就極為容易失去物質(zhì)的載體，再加上一些基礎(chǔ)的設(shè)備不完善，對于那些硬件和軟件的配備也不能達(dá)到要求。有些高校缺乏認(rèn)真對待的態(tài)度，面對著資金短缺的困擾，就大大降低了硬件資源，人力資源和軟件資源的投入使用，他們在沒有設(shè)置相應(yīng)程序系統(tǒng)的時候就認(rèn)為配備幾臺計算機(jī)就能夠?qū)n案進(jìn)行信息化的建設(shè)了，由于一些硬件配置不高，再加上沒有配備掃描儀和相機(jī)等一些電子設(shè)備，在工作的過程中可能會出現(xiàn)一系列的問題，這也對高校檔案管理信息化的建設(shè)工作中增加了難度。
（四）對檔案工作宣傳不夠，師生參與意識薄弱
在檔案工作的宣傳過程中，其中檔案工作的進(jìn)程是非常的薄弱。由于社會對它的關(guān)注度比較低，進(jìn)而它的知名度也不是很高。然而師生在這方面的參與意識也是非常薄弱的，面對這個現(xiàn)狀，這就需要師生對檔案工作進(jìn)行大力的宣傳。對于檔案管理的工作，師生們并不是很積極，他們對這項工作充滿了陌生感和抗拒感，這樣持續(xù)下去便不能夠得到優(yōu)良的發(fā)展。要改變對這項工作的態(tài)度，在工作的時候認(rèn)真對待，從中去體會它的便利之處，將它實用的技巧和便捷分享給身邊的朋友或者是同事，讓他們也參與這項工作當(dāng)中，去體驗檔案管理信息化的建設(shè)給工作帶來的便利，這樣師生能夠意識到檔案管理信息化的重要性，進(jìn)而可以進(jìn)一步增強對檔案工作的宣傳力度，這樣就有利于在數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的實施了。
三、加強數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的措施
（一）強化對于高校檔案信息化重要性的認(rèn)識
要想使高校檔案信息的重要性能夠得到加強，可以讓高校當(dāng)中的主要管理者和進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)的人加強對此的認(rèn)識，讓他們?yōu)閹熒v解其中的重要性，這樣可以加強師生對檔案信息化的認(rèn)識，從而還讓他們有了強烈的參與意識，當(dāng)師生對此有強烈的參與意識之后，他們可以充分從中體會到其中信息化建設(shè)帶來的便捷，如此一來，他們也會對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的宣傳和教育，這樣可以在一定程度上增加了其他人員的關(guān)注度，進(jìn)而也能夠強化對高校檔案信息化重要性的認(rèn)識。在這個數(shù)字化的時代，高校檔案管理信息化的建設(shè)是必不可少的，把檔案信息化建設(shè)當(dāng)成高校信息化和現(xiàn)代化的重要步驟，要充分了解到一旦出現(xiàn)失誤便會帶來的不良結(jié)果，在工作的過程中，要有一種認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，這樣才能夠高速穩(wěn)定的對檔案工作信息化的建設(shè)進(jìn)行管理，從而也能夠大大突出高校檔案管理信息化的成果。
（二）規(guī)范檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)
在我們通常的使用當(dāng)中都能夠知曉檔案資源的來源是非常廣泛的，所以在使用的過程中要加強規(guī)范檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)。在對系統(tǒng)進(jìn)行查詢操作的時候，它能夠在最大程度上提高檢索的效率。然而，在高校檔案管理工作進(jìn)行的時候，管理人員應(yīng)該根據(jù)在真實的工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，結(jié)合高校存在的實際情況進(jìn)行分析總結(jié)，然后建立出與綜合業(yè)務(wù)檔案相匹配的數(shù)據(jù)庫，從而才能夠真正地更新和維護(hù)檔案的動態(tài)，得到一個完整而又清晰的資料。比如，它可以把各種形式的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的歸類，還能夠保證電子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中的信息在查詢的時候可以及時找出；與此同時，合理設(shè)置人員的權(quán)限，這樣是為了確保檔案管理過程中登記查詢的記錄正確性，有了這個功能，在進(jìn)行實體借閱或電子借閱的情況下都可以有足夠的保障，不管是借還是還都會對每一個人的基本信息有一個清晰的歸類，這樣不僅提高了工作時的效率，還可以使檔案規(guī)范管理工作能夠得到完善，進(jìn)而也提高了高校整體的管理效能。
（三）加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在多次的實踐過程中可以得到一些經(jīng)驗總結(jié)，要想實現(xiàn)高校檔案管理信息化的建設(shè)，就一定要加強對基礎(chǔ)工作的規(guī)范管理，因為高校檔案管理是非?；A(chǔ)的建設(shè)，在進(jìn)行建設(shè)和使用的時候要根據(jù)數(shù)據(jù)資源庫和日常管理進(jìn)行展開應(yīng)用。為了確保安全，還要安裝一些報警系統(tǒng)和能夠自動消防的氣體設(shè)施。在此過程中還要加強電子設(shè)備的監(jiān)控系統(tǒng)，這樣能夠在進(jìn)行使用檔案的時候提供快捷便利的服務(wù)，進(jìn)而對檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化也有了一定的保障。要想加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，最重要的一點還要加強數(shù)字化的管理模式，目前檔案的查詢和使用過程中都是運用數(shù)字化管理的模式，它在這方面的運用非常廣泛，所以說，將數(shù)字檔案管理的方式進(jìn)行使用是非常重要的。目前是以信息化的技術(shù)對檔案事業(yè)結(jié)合在一起進(jìn)行工作，這也將信息化技術(shù)的使用引入了檔案信息化管理建設(shè)的潮流，進(jìn)一步加強了高校對數(shù)字化處理的有效方法。為了保障高校所有的檔案都有一定的安全性，可以將重要的檔案資料信息進(jìn)行異地同步備份，這樣在丟失了的情況下也能夠及時找回，這對檔案規(guī)范管理的工作也有了進(jìn)一步的完善，大大提高了高校檔案管理信息化建設(shè)中的管理效率。
（四）加強建設(shè)檔案服務(wù)平臺，實現(xiàn)共享體系
在如今這個飛速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代，要想跟上時代的步伐，就要不斷地改善檔案管理的數(shù)字化信息，可以借助于發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)檔案管理數(shù)字平臺，創(chuàng)建好高校的網(wǎng)站信息，然后把這些檔案管理數(shù)字的平臺和高校的網(wǎng)站信息融合在一起，將師生整理好的電子檔案分類裝在文件夾里，再將檔案服務(wù)平臺的建設(shè)和平臺共享加以完善，這種形式的出現(xiàn)就大大方便了教師和學(xué)生們的使用，對于應(yīng)屆的畢業(yè)生使用這個方法是再合適不過了。共享體系可以為我們高校檔案管理提供很大的便利，當(dāng)遇到一些比較大眾化信息資源的時候，也可以通過這個平臺進(jìn)行享用，因為每個高校的網(wǎng)站都是不同的，但是不同的網(wǎng)站都可以通過這個平臺進(jìn)行查詢使用，這種方法的投入加強了高校對檔案處理的效率，正是因為這種共享體系的存在，使得檔案管理工作變得更加簡單清晰，由于這種方法得到了大多數(shù)人的認(rèn)可，在各個高校都得以運用，進(jìn)而也推動了高校檔案管理信息化的發(fā)展。綜上所述，在數(shù)字化時代下，應(yīng)該與時俱進(jìn)，跟隨時展的潮流，將高校檔案管理工作的信息化建設(shè)不斷完善，不斷加強，這樣既能夠提高學(xué)校檔案管理工作中的工作效率，還能在一定程度上促使信息化工作得以加強。在對檔案進(jìn)行分類管理的時候要使用科學(xué)合理的方法。目前，管理工作中依舊存在著一些問題，我們要根據(jù)問題的存在不斷地完善和改進(jìn)，相信在共同努力之下，高校的檔案管理工作便會變得更加數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
參考文獻(xiàn)：
[1]段新宇.數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)[J].中外企業(yè)家,2019:114.
[2]曹方玲.數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)模式初探[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2017.
作者:張雪 單位:山東青年政治學(xué)院
