項(xiàng)目管理中控制系統(tǒng)研究

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1項(xiàng)目控制的理論研究

各類(lèi)控制工作都是技術(shù)很強(qiáng)的工作，而且要有理論的支撐。管理控制是靠決策、計(jì)劃、組織、程序、過(guò)程等環(huán)節(jié)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，理想狀態(tài)是達(dá)到剛性目標(biāo)，故對(duì)項(xiàng)目控制理論的研究與探討就顯得十分重要。

1.1項(xiàng)目是可以控制的

項(xiàng)目是否可控，既是一個(gè)認(rèn)識(shí)問(wèn)題，也是一個(gè)理論問(wèn)題，更是項(xiàng)目實(shí)施所面臨的問(wèn)題。無(wú)數(shù)成功的項(xiàng)目實(shí)施案例回答了這個(gè)問(wèn)題：在一般情況下，項(xiàng)目是可按預(yù)定目標(biāo)進(jìn)行控制的。人們一般的認(rèn)知是再難的工作總是可以控制的，項(xiàng)目經(jīng)理更要認(rèn)識(shí)到通過(guò)堅(jiān)持不懈的努力，項(xiàng)目是可控的，是可以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的。

1.2控制的可能性空間

控制論的黑箱方法是研究項(xiàng)目管理的有效工具，這也為研究項(xiàng)目控制提供了一種很好的思想和方法。對(duì)于項(xiàng)目的具體實(shí)施者來(lái)說(shuō)，力求將可控空間也就是項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程變成一個(gè)“白箱”?！鞍紫洹笔菍?duì)該事物的了解已經(jīng)達(dá)到了全知全能的境界。相反，若對(duì)一個(gè)研究的事物全無(wú)所知，那么它就是“黑箱”。專(zhuān)業(yè)人員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)構(gòu)分解，使項(xiàng)目結(jié)構(gòu)層次化、透明化，項(xiàng)目的各方面情況和組成明確、清晰，這對(duì)于項(xiàng)目管理層和專(zhuān)業(yè)人員來(lái)說(shuō)就接近于白箱。若對(duì)研究的事物不是十分了解，則稱(chēng)之為“灰箱”。對(duì)于眾多的項(xiàng)目參與者及利益相關(guān)者，了解項(xiàng)目的概況，但對(duì)項(xiàng)目具體情況，如項(xiàng)目構(gòu)成與設(shè)計(jì)、實(shí)施技術(shù)、管理過(guò)程等又非全部了解，這就呈現(xiàn)出灰箱的特點(diǎn)。對(duì)于非專(zhuān)業(yè)人士的項(xiàng)目業(yè)主、投資者和客戶(hù)等，投入資金，得到和享有項(xiàng)目的最終成果，這基本上就接近于黑箱。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，其關(guān)鍵是構(gòu)建項(xiàng)目的可控性空間，可控性空間越小，標(biāo)志著所需要的控制能力就越強(qiáng)。

1.3管理控制

項(xiàng)目控制具有過(guò)程控制、多目標(biāo)控制、控制對(duì)象具有可分解性、多種控制模式并用、控制具有相關(guān)性等特點(diǎn)。項(xiàng)目控制既包括控制人，也包括控制物。故管理控制是不可或缺的重要方面。維納的《控制論》是研究生命體、機(jī)器和社會(huì)的內(nèi)部或彼此之間的控制的科學(xué)。而人的控制，即參與者行為的控制是項(xiàng)目控制理論研究的核心問(wèn)題，也是管理控制要關(guān)注的重要方面。項(xiàng)目控制是復(fù)雜而綜合的，不是純粹的機(jī)械裝置控制，不是剛性的，在黑箱理論、反饋理論和比較理論三種控制技術(shù)并用的基礎(chǔ)上，還必須要輔之以管理控制。

2項(xiàng)目控制的機(jī)理

控制思想的產(chǎn)生和控制技術(shù)的運(yùn)用由來(lái)已久，而將控制技術(shù)運(yùn)用于管理來(lái)研究，其歷史并不長(zhǎng)，應(yīng)用于項(xiàng)目管理則是人們近幾十年才重視起來(lái)的問(wèn)題。

2.1項(xiàng)目控制是整個(gè)項(xiàng)目得以順利完成的重要保證

項(xiàng)目控制是指項(xiàng)目管理者根據(jù)跟蹤項(xiàng)目所提供的信息，對(duì)比原計(jì)劃（或既定目標(biāo)），找出偏差、分析成因、研究糾偏對(duì)策、實(shí)施糾偏措施的全過(guò)程。有效的項(xiàng)目控制應(yīng)落實(shí)到項(xiàng)目全生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)，即項(xiàng)目前期策劃、中期實(shí)施和后期運(yùn)營(yíng)等。在此基礎(chǔ)上，借助進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用和風(fēng)險(xiǎn)等控制機(jī)制對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效管理。

2.2項(xiàng)目控制是人員、過(guò)程和技術(shù)共同作用的結(jié)果

項(xiàng)目控制的實(shí)施是一項(xiàng)艱巨而復(fù)雜的任務(wù)執(zhí)行過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，人員和技術(shù)共同發(fā)揮著作用。人員是根本，技術(shù)不可或缺。集中控制的程度越高，就越不合個(gè)人的口味，越需要各級(jí)人員來(lái)籌劃、來(lái)實(shí)施。技術(shù)則包括了幾層含義，既有控制技術(shù)和相關(guān)的科學(xué)技術(shù)，還應(yīng)包括體現(xiàn)在管理過(guò)程中的管理技術(shù)，這三個(gè)技術(shù)共同作用而完成控制任務(wù)。技術(shù)方案、施工工藝等方面有問(wèn)題，無(wú)論管理人員再努力，控制措施多么完善，質(zhì)量、成本、進(jìn)度等仍然會(huì)失控。同樣，再完美的技術(shù)方案，沒(méi)有人員來(lái)實(shí)施管理，或沒(méi)有實(shí)施系統(tǒng)的控制職能，項(xiàng)目照樣會(huì)失控。例如，項(xiàng)目產(chǎn)出物的質(zhì)量是靠項(xiàng)目的工作質(zhì)量保證的，而項(xiàng)目的各項(xiàng)工作都是依靠人來(lái)完成的。同時(shí)，技術(shù)控制的強(qiáng)度越高，通過(guò)個(gè)人酌情處理的靈活性就越低。大量的規(guī)則、制度和措施可能使人與組織兩者都產(chǎn)生機(jī)能失調(diào)的后果。

2.3項(xiàng)目控制的關(guān)鍵是進(jìn)行人的管理和控制

項(xiàng)目的實(shí)施以人為本，人是第一要素。越來(lái)越多的研究表明，項(xiàng)目參與者的行為是決定項(xiàng)目成敗的重要因素。項(xiàng)目的技術(shù)層面是可以模仿的，如項(xiàng)目策劃過(guò)程、實(shí)施過(guò)程和實(shí)施方式等，但效仿一支知識(shí)水平和工作積極性較高的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是極為困難的。很多項(xiàng)目的成敗差異都表現(xiàn)出這一點(diǎn)，即是否擁有高素質(zhì)的項(xiàng)目參與人員，對(duì)項(xiàng)目參與者的管理和控制也是必不可少的內(nèi)容。有效的人員管理會(huì)對(duì)項(xiàng)目的成功打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，起到積極的正向作用；與此相反，不當(dāng)?shù)娜藛T管理必定會(huì)使整個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生極大的負(fù)效應(yīng)。在控制人的基礎(chǔ)上，同時(shí)也要對(duì)項(xiàng)目的技術(shù)進(jìn)行有效控制?？刂频幕救蝿?wù)，是要在理論上找到技術(shù)系統(tǒng)與生物系統(tǒng)之間在某些功能上的相似性、統(tǒng)一性，以便在技術(shù)上研制出模擬人的行為和功能（尤其是智能）的技術(shù)裝置。不管是對(duì)人的控制還是對(duì)技術(shù)的控制，制訂項(xiàng)目實(shí)施方案時(shí)，都必須結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)施情況，從技術(shù)、組織、管理等多個(gè)方面進(jìn)行全面分析，選擇適當(dāng)?shù)姆椒夹g(shù)，力求項(xiàng)目方案技術(shù)達(dá)到可行性強(qiáng)、經(jīng)濟(jì)合理、操作方便、成本低廉的目的。項(xiàng)目控制是對(duì)人與技術(shù)的共同控制，這樣的作用機(jī)理表明，項(xiàng)目控制最重要的是實(shí)施對(duì)項(xiàng)目參與人員的控制，使項(xiàng)目參與者的行為更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，其次才是技術(shù)控制。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目是否成功，起決定性因素的是人的控制，即對(duì)參與者的行為控制。

2.4實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的控制必須具有更廣闊的視角

項(xiàng)目的全過(guò)程管理包含很多內(nèi)容，其控制范圍有文化、管理、技術(shù)、行為等幾個(gè)方面的內(nèi)容。對(duì)項(xiàng)目控制的探究離不開(kāi)項(xiàng)目參與者對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知、自身的態(tài)度和價(jià)值觀，文化是在人觀念基礎(chǔ)上所表現(xiàn)出來(lái)的具體形式，文化層面是項(xiàng)目管理與控制的底蘊(yùn)，是整個(gè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)；對(duì)于管理層面，以項(xiàng)目管理知識(shí)體系中十大知識(shí)領(lǐng)域和管理科學(xué)中的職能與方法為基礎(chǔ)，目的在于規(guī)范項(xiàng)目管理人員的管理行為；技術(shù)層面的特點(diǎn)在于科學(xué)技術(shù)是項(xiàng)目實(shí)施的支撐，很多項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，都包含了項(xiàng)目參與者的知識(shí)和技能，技術(shù)層面在控制中主要在于規(guī)范項(xiàng)目參與者操作的規(guī)范性，即行為的規(guī)范；行為層面是整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施時(shí)的具體體現(xiàn)，文化、管理和技術(shù)最終都要體現(xiàn)在行為上，即項(xiàng)目的實(shí)現(xiàn)歸根結(jié)底是靠人的行為來(lái)完成和實(shí)現(xiàn)。

3控制方法與控制系統(tǒng)

3.1功能模擬方法在項(xiàng)目控制中的應(yīng)用

在維納的控制論體系中，基本方法有三種，即黑箱方法、功能模擬方法、反饋方法。一般研究工程控制、項(xiàng)目控制的文獻(xiàn)中多分析、探討反饋的方法。本文試圖對(duì)功能模擬方法在項(xiàng)目控制中的應(yīng)用做初步分析。

3.1.1模擬方法的發(fā)展歷史控制論把模擬方法發(fā)展到功能模擬的新階段。功能模擬方法是模擬方法的高級(jí)形式，它集中體現(xiàn)了控制論的思想特點(diǎn)。功能模擬方法既是控制論的基本方法，又是具有相對(duì)獨(dú)立性的科學(xué)研究方法。所謂功能模擬方法，簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是以功能和行為相似為基礎(chǔ)，用模型模仿原型的功能和行為的一種方法。模擬方法隨著人類(lèi)實(shí)踐活動(dòng)的深入和科技水平的提高而不斷發(fā)展。模擬方法的具體形式，從人類(lèi)認(rèn)識(shí)的不同階段中產(chǎn)生，在不同的條件下應(yīng)用，并在生產(chǎn)和科研中發(fā)揮著不同程度的作用。維納等人大膽地拋棄了把動(dòng)物和機(jī)器相等同的觀點(diǎn)，保留了動(dòng)物和機(jī)器相類(lèi)比的舊形式。借助這一形式，拋開(kāi)機(jī)器和生命機(jī)體不同的物質(zhì)基質(zhì)和結(jié)構(gòu)，只在行為和功能方面尋找二者的統(tǒng)一性和相似性，從而創(chuàng)立了控制論這門(mén)新科學(xué)?？刂普摰膭?chuàng)立，基于傳統(tǒng)類(lèi)比和模擬方法，又在功能模擬上達(dá)到了新的突破。

3.1.2功能模擬方法的特點(diǎn)功能模擬強(qiáng)調(diào)模型和原型在行為、功能上具備相似性，且重在模擬有目的性的行為；功能模擬源自傳統(tǒng)模擬，而又有質(zhì)的增進(jìn)，傳統(tǒng)模擬在于認(rèn)識(shí)生物原型本身，而功能模擬要求在認(rèn)識(shí)生物原型的基礎(chǔ)上，創(chuàng)造出具有類(lèi)似生物目的行為特征的機(jī)器；功能模擬使用黑箱方法，不需要透徹分析系統(tǒng)內(nèi)部的運(yùn)行機(jī)制，也無(wú)需強(qiáng)迫模型與原型在結(jié)構(gòu)上完全相同，重在確保模型系統(tǒng)整體上的功能有效。

3.1.3功能模擬方法的意義功能模擬方法使模擬由單純認(rèn)識(shí)原型的手段，發(fā)展成為改造世界的直接手段，這一點(diǎn)具有重大的理論和實(shí)踐意義。首先，以功能模擬方法的創(chuàng)造為起點(diǎn)，人們開(kāi)始借鑒模仿生物行為?？刂普撨\(yùn)用功能模擬方法，將相應(yīng)的生物行為與機(jī)器行為聯(lián)系在一起，通過(guò)模仿生物行為，創(chuàng)造高新技術(shù)，由此奠定了仿生學(xué)的科學(xué)基礎(chǔ)。其次，功能模擬為人工智能的研究提供了有效方法。智能是高度發(fā)達(dá)的物質(zhì)—人腦的特殊機(jī)能，它集中表現(xiàn)為記憶、判斷、推理、選擇、演算等思維活動(dòng)。最后，功能模擬的發(fā)展必然帶來(lái)認(rèn)識(shí)和實(shí)踐手段的新飛躍。隨著功能模擬向智能模擬發(fā)展，智能機(jī)器的不斷完善和廣泛運(yùn)用，必將帶來(lái)人們的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐手段與方法的質(zhì)的飛躍。智能機(jī)器作為人腦的自然“延長(zhǎng)”，不僅在認(rèn)識(shí)活動(dòng)的感性階段充當(dāng)人工認(rèn)識(shí)器官，而且已經(jīng)跨入人類(lèi)認(rèn)識(shí)的理性階段，并無(wú)限地逼近人類(lèi)智能。它帶來(lái)人類(lèi)認(rèn)識(shí)能力的突破性發(fā)展，使人類(lèi)認(rèn)識(shí)躍進(jìn)到現(xiàn)代科學(xué)認(rèn)識(shí)的新階段。功能模擬方法基本原理和特點(diǎn)的幾點(diǎn)啟發(fā)，一是模型和原型在功能和行為上需具備相似性，這是功能模擬方法的基礎(chǔ)。這里的功能，可以理解為原模型的功能，也可以理解為已完成項(xiàng)目的管理功能。行為易于理解，項(xiàng)目控制就是要規(guī)范參與者行為。在理解了功能和行為相似之后，可以設(shè)想一種項(xiàng)目管理過(guò)程的模擬思路，即借鑒以往成功控制項(xiàng)目的管理經(jīng)驗(yàn)，成功的方面保持并發(fā)揚(yáng)，不足的地方予以改進(jìn)。二是這一方法和黑箱方法有內(nèi)在的聯(lián)系，一般地說(shuō)，采用功能模擬方法是因?yàn)椴徽J(rèn)識(shí)或完全不認(rèn)識(shí)研究對(duì)象的結(jié)構(gòu)，才從功能研究入手。這對(duì)于理解和應(yīng)用這兩種控制方法大有裨益。三是可以探索一種項(xiàng)目管理綜合管理系統(tǒng)。這要以項(xiàng)目管理系統(tǒng)為平臺(tái)，借鑒功能模擬方法，特別是人工智能技術(shù)，同時(shí)結(jié)合組織學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)的研究成果，結(jié)合項(xiàng)目管理十大知識(shí)領(lǐng)域和五個(gè)具體過(guò)程，來(lái)提高大型項(xiàng)目的管理水平和控制能力。

3.2項(xiàng)目控制系統(tǒng)與實(shí)施過(guò)程

3.2.1對(duì)控制系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)對(duì)控制系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，有一個(gè)前提，即要分析清楚控制系統(tǒng)是有形的還是無(wú)形的。很多項(xiàng)目控制系統(tǒng)是與項(xiàng)目管理組織、各級(jí)項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人、各種管理與技術(shù)指標(biāo)、各種管理規(guī)章制度交織在一起的。大型的、重要的項(xiàng)目，其控制系統(tǒng)必須是有形的，是有意建立的。它包括了賦予項(xiàng)目有關(guān)管理部門(mén)或小組以明確的任務(wù)，包括建立各種規(guī)章制度及監(jiān)控體系，各任務(wù)小組分項(xiàng)、分類(lèi)控制措施，即建立一個(gè)全面的控制體系，形成控制系統(tǒng)。而中小型項(xiàng)目，其控制任務(wù)則包括在管理職能中，是半顯性或是隱形的，但其功能始終存在。

3.2.2項(xiàng)目控制系統(tǒng)的運(yùn)行項(xiàng)目控制是一項(xiàng)復(fù)雜的、綜合的工作?，F(xiàn)代大型項(xiàng)目的基本特征是所需資源量大且成本不斷增加，技術(shù)條件復(fù)雜，涉及的人員、機(jī)構(gòu)和職能相互依存的程度高、風(fēng)險(xiǎn)大。構(gòu)建一個(gè)能對(duì)項(xiàng)目信息和活動(dòng)進(jìn)行管理和控制的系統(tǒng)，是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。項(xiàng)目的控制工作主要通過(guò)控制系統(tǒng)完成，控制系統(tǒng)有三大要素，即措施、信息和反饋。這一控制系統(tǒng)就是項(xiàng)目組織為了滿(mǎn)足項(xiàng)目周期、預(yù)算和質(zhì)量的目標(biāo)要求，而建立的運(yùn)用時(shí)間、資金、人力、材料和信息等資源來(lái)規(guī)范項(xiàng)目實(shí)施的保障體系。

3.2.3項(xiàng)目控制的基礎(chǔ)是知識(shí)體系經(jīng)過(guò)半個(gè)多世紀(jì)逐漸建立起來(lái)的項(xiàng)目管理知識(shí)體系和項(xiàng)目管理實(shí)施的固定模式就是為了規(guī)范項(xiàng)目實(shí)施的具體過(guò)程。也就是說(shuō)，凡是被稱(chēng)為“項(xiàng)目”的任務(wù)、工作，就可以“套用”項(xiàng)目實(shí)施的規(guī)范動(dòng)作。正是有了知識(shí)體系，項(xiàng)目控制的實(shí)施，控制系統(tǒng)的運(yùn)行才有了一個(gè)完整的框架，控制過(guò)程與項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程才能融合，控制的目標(biāo)與項(xiàng)目的目標(biāo)才能一致，控制的指令、體系、措施才能落到實(shí)處，才能使項(xiàng)目實(shí)施一步步走向成功。

3.2.4項(xiàng)目控制要著眼全局項(xiàng)目控制的實(shí)施是一個(gè)全方位的、全過(guò)程的任務(wù)。對(duì)于一些極度復(fù)雜的項(xiàng)目而言，如大型化工廠(chǎng)的建造或新型武器系統(tǒng)的研制等，往往需要更為周密而系統(tǒng)的控制?？刂普撝塾趶目刂葡到y(tǒng)與特定環(huán)境的關(guān)系來(lái)考慮系統(tǒng)的控制功能。也就是說(shuō)，控制系統(tǒng)的控制功能是在系統(tǒng)與環(huán)境之間的相互作用中實(shí)現(xiàn)的。這里的環(huán)境自然包括了項(xiàng)目實(shí)施的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境。項(xiàng)目實(shí)施控制是一個(gè)積極的、持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程。控制的目標(biāo)不僅僅是監(jiān)督和責(zé)任落實(shí)，而是為了持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，進(jìn)行新的控制，包括采用新措施，開(kāi)展持續(xù)的項(xiàng)目監(jiān)督。具體的項(xiàng)目控制中，容易陷入控制系統(tǒng)及技術(shù)系統(tǒng)，關(guān)注各類(lèi)數(shù)據(jù)、報(bào)表。這種局面也要防止，要胸懷項(xiàng)目整體目標(biāo)和項(xiàng)目實(shí)施的方方面面，要有大局觀。

4結(jié)語(yǔ)

要進(jìn)行有效的項(xiàng)目整體管理，項(xiàng)目經(jīng)理首先需要分析清楚項(xiàng)目所處的內(nèi)外部環(huán)境和整體情況，特別是要對(duì)項(xiàng)目主要的關(guān)系人進(jìn)行分析和管理。其次，要設(shè)計(jì)好項(xiàng)目的控制系統(tǒng)，包括項(xiàng)目的組織架構(gòu)、項(xiàng)目變更控制系統(tǒng)、沖突處理系統(tǒng)。最后，要按照項(xiàng)目管理知識(shí)體系的項(xiàng)目整合管理的規(guī)范過(guò)程來(lái)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體管理。只有這樣，項(xiàng)目控制的目的才能成功實(shí)現(xiàn)。

作者：賽云秀 單位：西安工業(yè)大學(xué)建筑工程學(xué)院