高校學籍檔案利用價值影響因素探析

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摘要：本文探討了高職院校學籍檔案具有內容多樣性、形成周期性、資料真實性和利用頻繁性等特點，并且學籍檔案在就業(yè)、校園文化宣傳中發(fā)揮著憑證、參考、激勵及服務價值作用。此外，還提出了影響高職院校學籍檔案利用價值的影響因素，即完整度、真實度和安全度，并針對高職院校學籍檔案的這些特點，提出了做好高職院校學籍檔案管理的對策措施，對提升高職院校學籍檔案工作具有積極的參考意義。

關鍵詞：學籍檔案；檔案利用價值；高職院校

概述

據(jù)統(tǒng)計，截至2020年末，我國?？茖哟温殬I(yè)教育在校生達到1480萬人。高職院校是我國教育的重要組成部分，肩負著為經(jīng)濟社會建設與發(fā)展培養(yǎng)技能型、應用型人才的使命。2019年以來，黨中央、國務院高度重視職業(yè)教育工作，鼓勵高職院校大力培養(yǎng)具有“工匠精神”的應用型技能人才。高職院校學籍檔案是指高職院校學生通過考試，達到指定學校錄取條件并被錄取的過程記載，以及學生入校后德、智、體、美、勞全方面真實的情況。高職院校學籍檔案在就業(yè)、校園文化宣傳中發(fā)揮著憑證、情報、教育及服務的價值作用。

1高職院校學籍檔案特點

1.1內容多樣性

高職院校學籍檔案包括學生的個人基本信息、在校期間的學業(yè)完成情況、在校期間獲得榮譽，還包括后期社會實踐等重要資料［1］。具體來說，包括高職院校學生報名注冊登記表、個人基本情況、注冊學習專業(yè)、學習課程，以及考試成績表、學籍異動情況登記表，就業(yè)協(xié)議書，等等，內容十分豐富、多樣，成為全面評價高職院校學生的重要來源。

1.2形成周期性

高職院校分為三年制、五年制，學生的學籍檔案根據(jù)其學制年份的差異，在內容形成上表現(xiàn)出明顯的周期性特點［2］。這就要求檔案工作者立足高職院校招生、培養(yǎng)的特點和實際，做好周期性學籍檔案資料的收集、分類、管理和歸檔，增強高職院校學生檔案管理的科學性。

1.3管理動態(tài)性

高職院校學籍檔案是一個不斷累積的動態(tài)發(fā)展過程。相應的資料都應做到隨時收集、隨時記載，確保學籍檔案中的重要資料內容的完整性，準確反映高職院校學生的全面情況。

1.4資料真實性

高職院校學籍檔案所記載的主要是反映學生基本情況，以及獎勵和懲處等情況的原始資料，這些原始資料常需要教務處、學工處等履行相關審批手續(xù)，如“優(yōu)秀學生”資料審批，需要教務處學工對高職各個系（部）上報學生表現(xiàn)進行鑒定，并經(jīng)審核后才能給予認定。因此，學籍檔案資料真實、可靠。1.5利用頻繁性據(jù)統(tǒng)計，學籍檔案是高職院校各種檔案利用中最為頻繁的一類檔案資料，約占利用人次的85%以上。高職院校學生畢業(yè)后就業(yè)，以及升學深造等，都需要頻繁應用到學籍檔案資料。

2高職院校學籍檔案價值

2.1憑證價值

憑證價值是檔案的一項最基本價值，也是學籍檔案形成及特點所決定。高職院校學籍檔案記錄了學生從入學至畢業(yè)期間的學習歷程，客觀真實地反映了學生德智體美勞等綜合素能［3］。高職院校學生畢業(yè)后或就業(yè)，或深造，或參軍等，此時，學籍檔案將發(fā)揮法律憑證作用，證明學生的學歷、經(jīng)歷和能力。

2.2參考價值

學籍檔案真實記錄了高職院校學生在學校期間學習，以及社會實踐活動的原始記錄，通過學籍檔案資料的信息統(tǒng)計分析，能夠及時掌握專業(yè)就業(yè)情況、專業(yè)求學情況，根據(jù)學籍檔案信息的分析統(tǒng)計，分析高職專業(yè)的社會需求，從而為高職院校在專業(yè)的設置、修訂、完善，以及專業(yè)教學內容的改革等方面提供重要參考價值。

2.3激勵價值

高職院校學生畢業(yè)后采取的是自主擇業(yè)，以及企業(yè)擇優(yōu)錄取的雙向選擇，學籍檔案真實記錄了高職院校學生在校期間德智體美勞等情況信息，以及獲得榮譽和成果。學籍檔案中的這些重要信息，激勵在校學生刻苦學習、積極向上，具有教育、激勵和引導價值。

2.4服務價值

高職院校的學籍檔案服務價值功能十分明顯。一方面，為高職院校的學科建設和改革提供參考，另一方面，也為廣大用人單位在選人用人等方面提供服務，幫助用人單位更加全面、準確地做好人員選聘工作。此外，學籍檔案還能夠為學生畢業(yè)深造提供輔助服務，根據(jù)要求提供高職院校學生的學籍卡、成績單等相關資料。

3影響高職院校學籍檔案價值因素

3.1檔案完整度

高職院校學籍檔案能否發(fā)揮其應有的價值和功能，其中，很重要的一項影響因素，便是高職院校學籍檔案資料收集、整理、歸檔的完整度。完整度是評價高職院校學籍檔案的一個重要指標［4］。如果學籍檔案資料收集不完整，有缺項，或者有遺漏，尤其是重要學籍檔案資料有缺失，將會給后期的檔案利用帶來不利影響，出現(xiàn)查詢不到所需檔案資料的窘?jīng)r。

3.2內容真實度

雖然學籍檔案真實性較高，相關的檔案資料也通過校內各個系、部、處（室）的審核，但依然存在一些影響學籍檔案內容真實的情形存在。一旦學籍檔案資料真實性得不到有效保障，其相應的憑證、參考和服務價值勢必會大打折扣。

3.3保管安全度

高職院校學籍檔案保管的安全因素較高，不僅需要保證檔案自身的保存安全，也要防止因后期的查詢利用過程中發(fā)生缺失、篡改等。如果安全保管難以保障，相關的安全保管條件、制度等存在短板，勢必會導致高職院校學籍檔案后期的查詢、利用的效率和效果也難以保障，甚至會出現(xiàn)學籍檔案丟失等嚴重事故。

4高職院校學籍檔案價值實現(xiàn)路徑

4.1提升學籍檔案管理認識

高職院校學生學籍檔案事關學生、學校、用人單位等多方利益，是學生權益的重要保障，也是學校發(fā)展重要成果，更是用人單位選人用人的重要參考。因此，作為高職院校檔案工作者及管理者，要在思想上高度重視學生學籍檔案管理工作，樹牢“四個意識”，增強“四個自信”，做到“兩個維護”，把學籍檔案管理工作與日常教學工作擺在同等重要位置，強化人財物保障力度。

4.2嚴格學籍檔案管理規(guī)范

高職院校學籍檔案管理有其自身特點，且檔案資料繁雜、多樣，又表現(xiàn)出突出的周期性特點。因此，要始終把規(guī)范擺在重要位置，包括規(guī)范學籍檔案收集、整理的時間、責任部門，以及檔案資料整理的具體標準和要求，還包括學籍檔案原始表的規(guī)范填寫，檔案資料紙張、照片的規(guī)范等要符合國家及教育部門相關規(guī)定。

4.3完善學籍檔案管理制度

高職院校學籍檔案管理需要嚴格遵守相關的規(guī)章制度，尤其是《檔案法》《普通高等學校學生管理規(guī)定》《高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)。要加強制度執(zhí)行考核力度，自上而下出臺高職院校學籍檔案管理制度及相應的考核制度，并在高職院校官方微博微信公眾號平臺推送，在學校招生或就業(yè)指導中加大學籍檔案管理知識手冊宣傳，增強執(zhí)行學籍檔案管理制度的行為自覺，使高職院校學籍檔案管理制度化、落實制度化。

4.4強化學籍檔案管理流程

針對高職院校學籍檔案管理的動態(tài)性特征，要注重從學籍檔案資料建立、收集、整理、歸檔、立卷、錄入和信息化等各環(huán)節(jié)做好學籍檔案全流程管理。如：新生學籍檔案管理，需要在新生報到后規(guī)定時間內將采集的數(shù)據(jù)信息錄入完整，簽字并交教務處學籍科，畢業(yè)前領取原始檔案及高職期間檔案資料，組織裝檔并審核封檔，招生就業(yè)指導處統(tǒng)一收取封檔檔案加蓋公章，畢業(yè)典禮結束后交由系、科統(tǒng)一領取。針對學籍異動的，首先要登錄學校網(wǎng)站或者在教務處領取學籍異動表，由學生填寫并簽字，之后分別由教務處、校長或分管校長簽字，按要求返回各部門。

4.5注重學籍檔案管理安全

在學籍檔案管理過程中，要做好學籍檔案安全，既要注重學籍檔案管理系統(tǒng)平臺的安全，也要注重內容信息的安全，防止被篡改等。在此基礎上，要打通教務處、學工處、財務處等多方信息壁壘，實現(xiàn)學籍檔案信息資源共享，發(fā)揮學籍檔案在高職院校學生、教學和管理中的應有作用，為學生、學校和用人單位提供優(yōu)質高效服務。

參考文獻：

［1］汪恩萍.完善高職學籍檔案管理實現(xiàn)學籍檔案價值［J］.科技資訊，2013（11）：223.

［2］孫童.基于高職學籍檔案“五化管理”的分析［J］.智富時代，2019（2）：132.

［3］王娜.互聯(lián)網(wǎng)背景下加強高職院校學籍檔案信息化管理探析［J］.蘭臺內外，2021（4）：4—6.

［4］王婧.高職院校學生學籍檔案管理工作的思考［J］.城建檔案，2021（3）：63—64.

作者:黃麗萍 單位:廣西衛(wèi)生職業(yè)技術學院檔案室