檔案信息管理思維與方式的變革

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［摘要］大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷成熟，為檔案管理發(fā)展開拓了新視野，推動(dòng)了檔案管理向信息化方向發(fā)展，不僅改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，還提高了檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。本文主要分析大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代檔案管理的技術(shù)發(fā)展特征，從管理思維和管理方式兩個(gè)方向闡述了管理變革，并針對(duì)檔案信息管理提供了具體措施。

［關(guān)鍵詞］大數(shù)據(jù)技術(shù)；檔案信息；管理思維；管理方式

0引言

當(dāng)今時(shí)代是科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，新技術(shù)不斷產(chǎn)生，已經(jīng)逐漸成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的主要?jiǎng)恿?。大?shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的每一次改革與創(chuàng)新，都會(huì)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域與行業(yè)滲透，引領(lǐng)社會(huì)革新的同時(shí)，加快社會(huì)向信息化轉(zhuǎn)變，邁進(jìn)信息時(shí)代。在檔案信息管理中，信息技術(shù)應(yīng)用與管理逐漸成為該行業(yè)人們一直深入研究的重要課題，檔案工作的發(fā)展理念、工作目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)手段等都已經(jīng)發(fā)生了實(shí)質(zhì)性變化，檔案事業(yè)的發(fā)展空間逐漸擴(kuò)大，發(fā)展越來越穩(wěn)定，促進(jìn)我國檔案事業(yè)穩(wěn)定進(jìn)步。

1檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)發(fā)展特征

1.1數(shù)據(jù)處理技術(shù)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)逐漸向電子化方向發(fā)展，拋棄了傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的儲(chǔ)存方式，轉(zhuǎn)變?yōu)槟鼙浑娮釉O(shè)備識(shí)別的物理符號(hào)。與傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式相比，檔案數(shù)據(jù)電子化是一種全新的表達(dá)形式。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)信息處理呈現(xiàn)出便捷和高效的特征。數(shù)據(jù)信息的處理不再因數(shù)據(jù)種類、大小而限制，通過計(jì)算機(jī)軟件就能高效處理各種數(shù)據(jù)，在較短時(shí)間內(nèi)快速實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息采集、存儲(chǔ)、檢索、加工、變換和傳輸?shù)裙ぷ鳎缓笫褂脤?duì)應(yīng)軟件處理各種數(shù)據(jù)，從數(shù)據(jù)中提出具有價(jià)值和意義的信息。在檔案管理中，數(shù)據(jù)處理占據(jù)重要地位，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，數(shù)據(jù)處理技術(shù)只有得到進(jìn)一步提高，才能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和系統(tǒng)化的檔案管理工作。目前，檔案數(shù)據(jù)處理工作主要建立在網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)上，根據(jù)電子設(shè)備特有的特征，分別完成數(shù)據(jù)處理和加工工作，包括原始數(shù)據(jù)整理、編輯、計(jì)算和分析，充分發(fā)揮不同軟硬件的作用。

1.2人工智能

人工智能屬于世界三大頂尖技術(shù)之一，在一定程度上徹底改變了人們的生活方式。在工作環(huán)境復(fù)雜和難度高的領(lǐng)域開始使用人工智能機(jī)器人，在一定程度上替代了人的作用和價(jià)值。人工智能技術(shù)屬于計(jì)算機(jī)科學(xué)領(lǐng)域，通過掌握和了解智能核心，并通過設(shè)計(jì)、生產(chǎn)出高智慧的設(shè)備或者儀器，由這些人工智能機(jī)器人創(chuàng)造出更大的價(jià)值。人工智能技術(shù)包括專家系統(tǒng)、自然語言處理、圖像識(shí)別、語言識(shí)別和機(jī)器人。從人工智能發(fā)展?fàn)顩r來看，人工智能已經(jīng)在實(shí)踐應(yīng)用領(lǐng)域得到更好發(fā)展。即使檔案信息資源多元化，規(guī)模呈現(xiàn)上漲趨勢，利用人工智能技術(shù)也可以輕松完成，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化，此外，人工智能技術(shù)為檔案信息管理提供了技術(shù)保障。

1.3計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將不同地區(qū)的單體計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)形式連接成一個(gè)整體，在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)溝通交流、信息檢索、遠(yuǎn)程教育和辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)。目前，我國已經(jīng)進(jìn)入智能、高速和全球化的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，逐步建立一個(gè)全球虛擬世界，人們只需要坐在電腦前就能與世界各地人員進(jìn)行交流和互動(dòng)，數(shù)字化生活因此誕生。在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠最大程度地提高檔案管理水平和工作效率，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用。在檔案信息化建設(shè)過程中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘和云計(jì)算發(fā)展逐漸成熟，為檔案管理提供了便利，突破了時(shí)間和地域上的限制，實(shí)現(xiàn)了高效檢索和利用檔案信息，充分發(fā)揮了檔案的社會(huì)功能。

2大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代檔案管理的變革

2.1管理思維變化

檔案管理者的思維方式將直接影響檔案管理、開發(fā)和利用。科學(xué)技術(shù)在不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理邏輯思維方式會(huì)直接決定檔案管理的格局，從而將檔案管理定義在文字珍藏上，不僅浪費(fèi)檔案資源，還限制了檔案資源價(jià)值發(fā)揮。目前，檔案資源范圍不斷擴(kuò)大，逐漸向信息化方向發(fā)展；各種電子數(shù)據(jù)檔案產(chǎn)生，包括個(gè)人電腦、移動(dòng)終端和互聯(lián)網(wǎng)等，此時(shí)用傳統(tǒng)的檔案管理方式和思維進(jìn)行管理，檔案中的價(jià)值很難被挖掘出來，高價(jià)值的信息將永遠(yuǎn)存儲(chǔ)在檔案室內(nèi)。因此，在大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代，檔案管理者必須要從思維方式上進(jìn)行變革，逐漸向橫向性思維和擴(kuò)散性思維方向發(fā)展，時(shí)刻關(guān)注檔案管理的發(fā)展趨勢，不斷吸取現(xiàn)代化檔案管理觀念，徹底改變傳統(tǒng)檔案管理理念，改變傳統(tǒng)保存、檢索向檔案信息的分析和挖掘方向發(fā)展，并成為未來檔案管理的主要方式，最大程度發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。具體闡述為以下幾方面。

2.1.1大檔案觀

大檔案觀是指對(duì)檔案信息類別與范疇等進(jìn)行擴(kuò)展，將各種文件、信息、數(shù)據(jù)和各種多媒體資源等作為檔案，通過運(yùn)用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建出一個(gè)統(tǒng)一、完整的檔案數(shù)據(jù)庫。想要實(shí)現(xiàn)這種方式，就必須變革管理人員的管理思維，充分利用智能化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)等新技術(shù)，完善檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)、創(chuàng)新檔案信息概念，提取檔案中具有價(jià)值的信息，在數(shù)據(jù)上加強(qiáng)處理，讓檔案管理更加系統(tǒng)化、自動(dòng)化與現(xiàn)代化。受到計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用影響，能夠充分收集、計(jì)算與分析原始數(shù)據(jù)，放大他們的潛在價(jià)值，為之后經(jīng)營決策打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.1.2大服務(wù)觀

大服務(wù)觀即對(duì)傳統(tǒng)服務(wù)理念進(jìn)行革新轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的為了國家與黨進(jìn)行檔案管理，到現(xiàn)在轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代本土化服務(wù)，樹立正確的以人為本的服務(wù)理念，加強(qiáng)檔案服務(wù)多元化與開放化，積極滿足客戶的差異需求，充分挖掘各類檔案資源，加強(qiáng)檔案信息的服務(wù)能力，從而為社會(huì)群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，檔案管理人員應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)理念進(jìn)行改革，將人民群眾作為工作開展核心，以其需求作為工作向?qū)?，利用大?shù)據(jù)技術(shù)充分挖掘人們在日常行為中隱含的檔案信息，做到真實(shí)了解群眾所想，實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。

2.2管理方式的變革

檔案管理的具體工作主要包括5個(gè)方面，信息采集、整理、鑒定、存儲(chǔ)和檢索，且檔案管理肩負(fù)著3個(gè)方面的社會(huì)職責(zé)，文化傳承、信息服務(wù)和社會(huì)記憶。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案數(shù)據(jù)處理模式比較簡單、扁平和孤立，在數(shù)據(jù)技術(shù)處理上缺乏智能化和立體化，在傳統(tǒng)檔案管理中普遍存在檔案價(jià)值低和死檔案現(xiàn)象。在大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代，將死檔案變成活檔案，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)利用檔案，根據(jù)檔案的屬性和特征，分布采用不同的系統(tǒng)和軟硬件對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠在海量檔案數(shù)據(jù)內(nèi)找到可利用價(jià)值，提高檔案的價(jià)值和作用，滿足人們對(duì)檔案的需求。

3大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代檔案信息管理的措施

3.1在檔案資源管理上使用人工智能技術(shù)

人工智能技術(shù)使檔案管理工作徹底擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的限制，并以數(shù)字化形式存在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，同時(shí)再利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和語言檢索技術(shù)，配合各種軟硬件，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效管理，檔案資源的采集、分類、存儲(chǔ)、鑒定、安全、分析和檢索將更加簡單、快捷，從而不斷提高檔案信息化管理水平。比如，企業(yè)在收集檔案數(shù)據(jù)時(shí)，可以利用人工智能技術(shù)，只需要在程序內(nèi)輸入關(guān)鍵詞語，系統(tǒng)就能自動(dòng)分析和檢索，在海量信息內(nèi)實(shí)現(xiàn)搜索和提取，最大化提高檔案信息的檢索和利用。

3.2實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建與共享

在大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的社會(huì)環(huán)境下，必須要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行共享。大數(shù)據(jù)能夠?qū)⒑Ａ啃畔⑥D(zhuǎn)化為數(shù)字后存儲(chǔ)在可識(shí)別的物理介質(zhì)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的提取和利用。簡單來說，大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)將檔案數(shù)據(jù)變得更加透明化和公開化，社會(huì)上任何一個(gè)群體或者任何一個(gè)部分都能通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息利用，并為檔案管理提供重要的技術(shù)保障，充分發(fā)揮檔案管理的社會(huì)價(jià)值，為檔案信息資源共建與共享提供重要保障，最大化實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)價(jià)值。

3.3充分開發(fā)和利用檔案信息

目前，我國在檔案管理上已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和計(jì)算機(jī)軟件逐漸運(yùn)用到檔案管理中，對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、整理和分析，挖掘出具有價(jià)值的信息，為社會(huì)發(fā)展和重要決策提供歷史依據(jù)，為檔案數(shù)據(jù)資源提供管理和服務(wù)，提供了重要技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合與優(yōu)化。但是目前對(duì)檔案數(shù)據(jù)的挖掘程度較低，深層次信息沒有得到有效開發(fā)與利用，主要原因是技術(shù)和方法不夠成熟，無法大規(guī)模開發(fā)利用檔案信息。但是在未來，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)必定會(huì)更加成熟，人們只需要設(shè)立相應(yīng)的算法和模型，就能更深層次挖掘檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高檔案資源的利用率。管理部門應(yīng)該積極使用現(xiàn)金數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù)開發(fā)和利用模式，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)提供信息的服務(wù)。

4結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員必須要從思維和管理方式上進(jìn)行變革，逐漸向大服務(wù)觀和大檔案觀方向轉(zhuǎn)變，充分利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)、人工智能技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行共建與共享，并利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，開發(fā)和利用檔案信息，只有這樣才能向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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作者：劉芳 單位：新疆維吾爾自治區(qū)科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院