辦公室行政管理精細(xì)化的思路

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【摘要】我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理模式也在不斷改變，辦公室行政工作作為企業(yè)眾多工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，直接影響著企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)管理，為了促進(jìn)企業(yè)行政工作的順利開(kāi)展，必須實(shí)行對(duì)企業(yè)的精細(xì)化管理，本文深入討論了實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路和對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】辦公室行政管理;思路;對(duì)策;精細(xì)化

1、當(dāng)前行政精細(xì)化管理出現(xiàn)的問(wèn)題

1．1管理方式混亂。傳統(tǒng)的行政管理方法比較老舊，不能滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需求。就這些工作而言，仍然存在不少的管理盲區(qū)，按照傳統(tǒng)方法努力開(kāi)展工作，依然不會(huì)收到特別理想的情況。為了解決這個(gè)問(wèn)題，必須實(shí)行精細(xì)化管理，這樣便能促進(jìn)量化管理，增添管理新方法。將精細(xì)化管理引入辦公行政管理工作，很難從多種角度考慮到各方面的因素。為了推進(jìn)行政辦公管理流程，可以將行政和業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，區(qū)別劃分作風(fēng)、考勤、監(jiān)督等多種方法，弄清出具體的工作內(nèi)容。1．2管理觀念老舊、管理意識(shí)薄弱。為了實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化管理，需要強(qiáng)化精細(xì)化管理意識(shí)。當(dāng)管理者具備了這種思想意識(shí)，便能客觀、準(zhǔn)確地制定各項(xiàng)規(guī)章制度，及時(shí)改進(jìn)處理存在的各種問(wèn)題。制定出更加公平合理的制度出來(lái)。就現(xiàn)階段而言，部分辦公室缺乏精細(xì)化責(zé)任意識(shí)，也不夠重視相關(guān)方面的工作，因此現(xiàn)階段行政精細(xì)化管理出現(xiàn)了不少問(wèn)題，直接制約著辦公行政的管理水平。1．3管理制度落后。為了順應(yīng)辦公行政工作的基本要求，必須完善合適的管理制度，便于辦公工作的順利進(jìn)行，現(xiàn)階段，我國(guó)企業(yè)辦公行政工作制度出現(xiàn)了不少問(wèn)題。部分公司沒(méi)有將辦公行政工作隔離開(kāi)來(lái)，存在著責(zé)任不清、職責(zé)不明的現(xiàn)象，這便很難激發(fā)工作人員的工作熱情，各種職能部門(mén)劃分不明確，不同的部分也可能存在相同或類(lèi)似的工作，一時(shí)之間不知道派給誰(shuí)做比較合理。這肯定會(huì)影響行政辦公的效果，影響其效率。管理制度因?yàn)椴粔蚓?xì)、全面，沒(méi)有考慮到公司的具體要求，可以根據(jù)公司的實(shí)際情況，針對(duì)各部門(mén)制定出不同的管理措施。就管理模式而言，整個(gè)管理制度無(wú)序混亂，績(jī)效考核制度不夠全面，沒(méi)有完全按照能者多勞的原則實(shí)行，為了使工作權(quán)責(zé)分明、合理有序地開(kāi)展，可以實(shí)現(xiàn)行政精細(xì)化管理制度

2、辦公行政精細(xì)化管理的主要思路

2．1加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部宣傳溝通，提高工作效率。企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營(yíng)離不開(kāi)眾多部門(mén)的共同努力，要想促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)度，各部門(mén)應(yīng)該及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，一旦出現(xiàn)了各種問(wèn)題，坐下來(lái)協(xié)商解決共同商量對(duì)策。要實(shí)現(xiàn)辦公行政部門(mén)的精細(xì)化管理，不能僅僅依靠行政部門(mén)的努力，應(yīng)該積極發(fā)揮各部門(mén)的作用出來(lái)。不遺留任何一個(gè)環(huán)節(jié)，將每步工作落實(shí)到位。例如:關(guān)于如何處理相關(guān)文件資料，一般來(lái)說(shuō)文件的派發(fā)、整理保存各種文件資料、辦理各種手續(xù)，僅靠一個(gè)辦公行政部門(mén)是無(wú)法完成，這也需要多個(gè)部門(mén)的積極合作。對(duì)于辦公行政管理工作，一定要仔細(xì)規(guī)劃各項(xiàng)流程，做好所需資源的規(guī)劃處理，將成本控制在一定范圍內(nèi)，不斷提高工作效益，節(jié)省各項(xiàng)不必要的開(kāi)支。2．2具體細(xì)化各項(xiàng)考核指標(biāo)?，F(xiàn)代企業(yè)要想發(fā)展發(fā)展，辦公行政需要堅(jiān)持精細(xì)化原則，具體來(lái)說(shuō)，需要細(xì)化各項(xiàng)考核指標(biāo)。傳統(tǒng)辦公管理理念落后，方法手段落后陳舊，操作流程繁復(fù)復(fù)雜，完全跟不上現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)精細(xì)化管理必須以細(xì)化和量化為準(zhǔn)則。在很長(zhǎng)一段時(shí)間，我國(guó)的辦公室行政工作淪為打雜，處理各種瑣碎的事情，完全是為業(yè)務(wù)部門(mén)服務(wù)的。從事辦公行政工作員工數(shù)量不多，但是其工作壓力卻很大，沒(méi)有明確責(zé)任制管理，這極大地影響了行政辦公的工作效率，給企業(yè)運(yùn)行遺留了不少隱患?；诖朔N大環(huán)境背景，有必要實(shí)行企業(yè)辦公行政的精細(xì)化管理，方便解決此種問(wèn)題。積極整理出各項(xiàng)辦公工作，進(jìn)行邏輯化拆分，這樣方便控制具體工作的每個(gè)步驟，嚴(yán)格把控每一環(huán)節(jié)，防范各種風(fēng)險(xiǎn)和錯(cuò)誤的產(chǎn)生。最好站在大局的角度好好規(guī)劃一番。實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理可以合理規(guī)劃各項(xiàng)事務(wù)，將責(zé)任落實(shí)到人頭，有效防范了工作的混亂無(wú)章，而且有助于提高工作效率，避免浪費(fèi)掉不必要的人力物力資源，為了推動(dòng)整個(gè)工作的順利進(jìn)行，需要加強(qiáng)對(duì)員工的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷提高其行政工作能力。便于合理控制整個(gè)工作進(jìn)度，量化考核每一項(xiàng)工作的完成情況，根據(jù)實(shí)際需求參照實(shí)際工作的完成情況，及時(shí)調(diào)整工作內(nèi)容和工作目標(biāo)，不斷提高工作效率。2．3完善辦公室行政精細(xì)化管理的相關(guān)制度。要想加快辦公室行政精細(xì)化管理進(jìn)程，需要完善相關(guān)管理制度，在制定管理制度的過(guò)程中，要考慮到本公司的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況和員工各個(gè)人行為特點(diǎn)，制定出規(guī)范化的制度。嚴(yán)格按照制度來(lái)會(huì)規(guī)范辦公人員的行為，加強(qiáng)對(duì)辦公人員的日常監(jiān)督管理。在具體執(zhí)行流程化管理的過(guò)程中，仔細(xì)分析手上各項(xiàng)具體的工作內(nèi)容，嚴(yán)格落實(shí)每項(xiàng)工作任務(wù)，認(rèn)真執(zhí)行責(zé)任制管理制度，仔細(xì)制定出每項(xiàng)工作的具體標(biāo)準(zhǔn)，包括工作時(shí)間、質(zhì)量要求等等。選擇一個(gè)最合適的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公室行政的規(guī)范化管理，要安排專(zhuān)人及時(shí)檢查工作進(jìn)度、工作完成的質(zhì)量，建立賞罰分明的獎(jiǎng)懲制度。相關(guān)責(zé)任人必須明確自己的權(quán)利和義務(wù)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度來(lái)完成。

3、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的解決措施

3．1強(qiáng)化現(xiàn)代精細(xì)化管理制度。企業(yè)進(jìn)行辦公室行政工作的精細(xì)化管理是有必要的，為了方便管理工作的順利進(jìn)行，一定要根據(jù)企業(yè)自身的運(yùn)營(yíng)情況建立合適的精細(xì)化管理制度。這樣便能順利開(kāi)展行政工作，保證企業(yè)精細(xì)化管理的具體效果。對(duì)于傳統(tǒng)企業(yè)辦公室行政工作而言，管理制度比較混亂，處于一種比較混亂的狀態(tài)，制度制定也不夠合理。任何決定多是由領(lǐng)導(dǎo)直接決定，也沒(méi)有征求員工的意見(jiàn)，坐下來(lái)討論針對(duì)這個(gè)問(wèn)題應(yīng)該怎樣解決，拿出最合適的方法出來(lái)。管理模式比較集權(quán)，這不利于企業(yè)的發(fā)展壯大。要想實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化，必須建立健全完善的管理制度，細(xì)化每一步工作流程，嚴(yán)格核實(shí)完成進(jìn)度，一定要保證工作質(zhì)量。表?yè)P(yáng)那些工作努力的員工，批評(píng)那些工作消極的員工，根據(jù)實(shí)際情況給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或罰款懲罰。嚴(yán)格遵守企業(yè)的精細(xì)化管理流程，優(yōu)化公司運(yùn)營(yíng)情況。3．2強(qiáng)化員工思想意識(shí)，提高具體執(zhí)行力度。實(shí)現(xiàn)辦公室行政的精細(xì)化管理，需要所有員工的共同努力，必須不斷強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。明確自己的責(zé)任義務(wù)?，F(xiàn)階段，企業(yè)員工工作熱情有待提高，存在著偷懶懈怠等行為，針對(duì)這種現(xiàn)象，企業(yè)更應(yīng)該引導(dǎo)員工樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，不斷提高自身綜合實(shí)力，引導(dǎo)員工嚴(yán)格遵守企業(yè)精細(xì)化管理的各項(xiàng)規(guī)定，滿足企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營(yíng)。在實(shí)施精細(xì)化管理的過(guò)程中，要讓每一位員工明確自身工作任務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)也應(yīng)該及時(shí)觀察員工的工作情況，及時(shí)關(guān)心員工需求，這樣員工便會(huì)嚴(yán)格約束自己行為，努力學(xué)習(xí)各種專(zhuān)業(yè)知識(shí)。員工只有思想認(rèn)知跟上來(lái)了，其便于全面推進(jìn)辦公室行政工作。3．3提高相關(guān)人員的個(gè)人素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平。為了細(xì)分辦公室行政精細(xì)化管理步驟，必須將責(zé)任落實(shí)到人頭。因此需要提高員工的個(gè)人素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平，將各種復(fù)雜的工作簡(jiǎn)單化，這需要工作人員強(qiáng)化業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)技能，這樣才能跟上整個(gè)工作的進(jìn)度。對(duì)于企業(yè)而言，要重視人才尊重人才，因此可以聘請(qǐng)一部分管理人才，專(zhuān)門(mén)強(qiáng)化管理水平。及時(shí)鼓勵(lì)那些業(yè)務(wù)能力較差的運(yùn)功，強(qiáng)化他們的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，根據(jù)具體職能部門(mén)的工作內(nèi)容，采取各種不同的培訓(xùn)方法，提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)。作為員工也應(yīng)該定期思考總結(jié)自身存在的問(wèn)題，努力轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高精細(xì)化管理水平。

4、總結(jié)

當(dāng)前，企業(yè)發(fā)展面臨著新的機(jī)遇，也面臨著各種不同的挑戰(zhàn)。辦公室行政工作作為一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容，為了提高企業(yè)工作效率，可以實(shí)行精細(xì)化管理方法，作為員工，應(yīng)該嚴(yán)格遵守各種規(guī)章制度，努力充實(shí)自己，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，這樣才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精細(xì)化管理。

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［4］陳亞娥．實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策［J］．企業(yè)改革與管理，2017(04)

作者：彭黎明 單位：江西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院