辦公室行政管理精細(xì)化研究

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【摘要】辦公室行政管理涉及繁雜瑣碎的事務(wù)，而要想提高工作效率，必須在精心調(diào)研、不斷總結(jié)辦公經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上實(shí)行精細(xì)化管理。精細(xì)化管理必須提高思想認(rèn)識(shí)，制定科學(xué)制度，制度標(biāo)準(zhǔn)流程，規(guī)范管理，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)。

【關(guān)鍵詞】辦公室；行政管理；精細(xì)化

現(xiàn)代管理理念主張管理的精細(xì)化。辦公室作為一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要部門，工作內(nèi)容繁多、事項(xiàng)復(fù)雜，其辦公的精細(xì)化不僅關(guān)系到辦公室的工作效率，更關(guān)系著整個(gè)單位的科學(xué)化發(fā)展。辦公室行政管理的精細(xì)化工作必須從思想認(rèn)識(shí)、制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化等多方面綜合推進(jìn)。

一、辦公室行政管理精細(xì)化的意義

對(duì)辦公室行政進(jìn)行精細(xì)化管理，對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展來說，具有重要意義。一是可以使工作規(guī)范化、制度化。通過精細(xì)化管理，可以發(fā)現(xiàn)以前的工作中存在的不合理現(xiàn)象，從而對(duì)問題和工作流程進(jìn)行梳理，理順工作關(guān)系，更科學(xué)地做好各項(xiàng)工作。二是可以有效整合資源，減少辦公室人力和物力的浪費(fèi)，提高工作效率，節(jié)約辦公成本。三是精細(xì)化管理可以有效化解工作中的矛盾，把許多工作提前考慮到位，做好預(yù)防工作，這樣可以避免后面出現(xiàn)更多的矛盾，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。

二、辦公室行政管理精細(xì)化的有效途徑

（一）細(xì)化與量化相結(jié)合。辦公室行政管理精細(xì)化就是要對(duì)辦公室工作進(jìn)行細(xì)化和量化。比如，要對(duì)辦公室工作進(jìn)行定崗和定責(zé)，做到職責(zé)明確。定崗就是要對(duì)辦公室的所有事項(xiàng)進(jìn)行分類、歸納，根據(jù)事物的類別劃分出一定的崗位，根據(jù)單位的實(shí)際情況及規(guī)模大小，合理定崗，如資料的撰寫等文字性工作為一類、協(xié)調(diào)組織為一類等，進(jìn)行資源的優(yōu)化組合。定責(zé)就是針對(duì)具體的崗位，明確崗位職責(zé)所在，進(jìn)行明確分工，在此崗位就要承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。量化方面主要是指，對(duì)制定的崗位和承擔(dān)的職責(zé)要進(jìn)行量的考核，哪些任務(wù)完成了，哪些工作沒有做好，都要進(jìn)行量化考核，以此提高工作效率和工作透明度。

（二）流程化與標(biāo)準(zhǔn)化相結(jié)合。辦公室行政管理工作有時(shí)候會(huì)涉及眾多部門，諸多環(huán)境，對(duì)于這些千頭萬(wàn)緒的工作，應(yīng)該怎么樣做才能有一個(gè)最優(yōu)的流程，才能做到最合理呢？這就需要對(duì)日常工作進(jìn)行合理的優(yōu)化和規(guī)劃，用一個(gè)科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)來衡量日常工作?？茖W(xué)的流程是精細(xì)化的前提。例如，對(duì)于辦公室文件的管理，從收件到初審分類，到分送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中批閱，再到歸檔等，要有一個(gè)科學(xué)的流程，讓大家知道一個(gè)文件流傳的主要環(huán)節(jié)，以及每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)該怎么樣做。這樣就可以減少不必要的中間環(huán)節(jié)，大大提高工作效率。

三、建立科學(xué)的規(guī)章制度

制度是進(jìn)行精細(xì)化管理的有效保障，加強(qiáng)制度建設(shè)才能把精細(xì)化管理真正落到實(shí)處。在辦公室行政管理的過程中，要不斷從實(shí)踐中總結(jié)好的做法、好的思路，然后進(jìn)行整理和推廣，直至形成制度。例如，對(duì)于辦公室的接待工作，要從精細(xì)化的角度著手，對(duì)方是什么單位，來訪者有多少人，都是什么級(jí)別的人來，需要安排哪些接待任務(wù)，需要什么人陪同，需要介紹哪方面的工作等都要了解清楚。等到這些工作找到最佳方案后，就要把其上升到制度層面并固定下來，以后只要按照制度具體執(zhí)行即可。這樣既能讓接待工作有章可循，又可以提高辦事效率，大大優(yōu)化人員和物質(zhì)的分配。

四、提高員工的精細(xì)化意識(shí)

做任何事情都要在思想上加以重視。辦公室的管理工作看似簡(jiǎn)單重復(fù)繁雜，但只要認(rèn)真梳理和總結(jié)，還是會(huì)有很多可以改進(jìn)的地方和更好的解決辦法。這就需要不斷提高員工的精細(xì)化意識(shí)，從思想上對(duì)精細(xì)化工作給予重視。首先要意識(shí)到進(jìn)行精細(xì)化管理的意義，腦海中要想到精細(xì)化對(duì)于工作運(yùn)轉(zhuǎn)和資源合理利用等具有的重要意義。有了意識(shí)才能有精細(xì)化管理的行動(dòng)。其次要意識(shí)到精細(xì)化管理不但與辦公室每個(gè)人員相關(guān)，還應(yīng)該與單位的每一個(gè)人密切相關(guān)，樹立大局意識(shí)。因?yàn)檗k公室精細(xì)化工作可以減少很多的耗材，節(jié)約很多資源，這些都是集體的，相當(dāng)于為大家創(chuàng)造了財(cái)富。

五、提高員工的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)

精細(xì)化管理不是哪一個(gè)人的事情，而是關(guān)乎所有辦公室工作人員甚至是單位所有職工的切身利益的。因此，精細(xì)化工作需要所有人都參與進(jìn)來，建立立體的精細(xì)化管理團(tuán)隊(duì)合作網(wǎng)絡(luò)。大家要聚在一起，為精細(xì)化管理出謀劃策，一旦找到最優(yōu)化的措施后，大家要共同遵守，相互支持。此外，辦公室工作人員是一個(gè)單位對(duì)外的窗口，直接關(guān)系到單位的形象。因此，工作人員要愛崗敬業(yè)、廉潔自律、做好每一個(gè)細(xì)節(jié)，尤其是對(duì)外的公文、接待等工作，要把握好每一環(huán)節(jié)，確保萬(wàn)無(wú)一失。

六、結(jié)語(yǔ)

精細(xì)化管理是辦公室行政管理的有效途徑。因此，我們要提高思想認(rèn)識(shí)，不斷從實(shí)踐中總結(jié)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，把細(xì)節(jié)問題考慮在前，逐漸調(diào)整優(yōu)化工作流程，形成規(guī)范的制度，把精細(xì)化作為有效的管理方法。

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作者：1肖彤 2熊蘭 3王維子 單位：1湖南省中醫(yī)藥研究院 2湖南中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院 3湖南省中醫(yī)藥研究院