遠(yuǎn)程教育檔案管理的探討
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一、遠(yuǎn)程教育檔案管理的難點(diǎn)探析
第一，遠(yuǎn)程教育體制中對(duì)檔案管理的投人較少。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及發(fā)展，檔案信息的電子化發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，對(duì)遠(yuǎn)程教育工作而言，實(shí)現(xiàn)電子化的檔案管理更是極為必要。但是從當(dāng)前的操作現(xiàn)實(shí)看，一些院校的通信基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，沒(méi)有獨(dú)立的電子檔案管理室，檔案管理仍然過(guò)多地依賴人工操作，無(wú)論是從管理平臺(tái)還是信息儲(chǔ)備上都未能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。導(dǎo)致這些問(wèn)題產(chǎn)生的一個(gè)雇接原因就是在檔案管理工作上的投人較少，資金投人不足，導(dǎo)致沒(méi)有能力更換新的設(shè)備與操作系統(tǒng)，電子檔案沒(méi)有很好地建立，紙質(zhì)檔案容易遺失、遺漏，檔案管理中的隨意性使得許多遠(yuǎn)程教育學(xué)生的學(xué)籍檔案信息丟失，不利于學(xué)生學(xué)籍檔案的完整管理和規(guī)范管理那。
第二，學(xué)籍檔案管理的相關(guān)理論不足。在現(xiàn)行教育體制中，任何一項(xiàng)管理工作的開(kāi)展都需要相應(yīng)的理論知識(shí)做基礎(chǔ)。而理論研究和準(zhǔn)備的不足，正是當(dāng)前遠(yuǎn)程教育檔案管理工作暴露出來(lái)的一個(gè)重要問(wèn)題。遠(yuǎn)程教育，受制于自身特殊的教育形式，在辦學(xué)形式與辦學(xué)機(jī)制上與普通學(xué)校有鮮明區(qū)別，這就導(dǎo)致普通學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)理淪無(wú)法在遠(yuǎn)程教育工作中得到運(yùn)用，特別是涉及電子檔案信息的安全勝、學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理等方面的問(wèn)題時(shí)，理論準(zhǔn)備不夠充足，無(wú)法解決當(dāng)前現(xiàn)實(shí)工作中遇到的各種難題。理論研究的欠缺，直接導(dǎo)致檔案管理的水平難以提升。
第三，遠(yuǎn)程教育的檔案管理效率偏低。遠(yuǎn)程教育的檔案管理工作有著較強(qiáng)的特殊性，我們以廣播電視大學(xué)為例，所采用的檔案信息管理流程就是層層上報(bào)的形式。也就是叭市級(jí)、省級(jí)到中央分級(jí)上報(bào)，這種上報(bào)模式由于中間環(huán)節(jié)多，涉及的人工力量較多，又缺乏統(tǒng)一有效的操作規(guī)程和操作指南，在具體工作中很容易出現(xiàn)檔案信息遺失，紙質(zhì)檔案信息上報(bào)麻煩、工作效率低等問(wèn)題。這種情況，與遠(yuǎn)程教育本身的便捷勝相背離，給辦學(xué)單位帶來(lái)了人力負(fù)擔(dān)和成本負(fù)擔(dān)，容易造成不必要的麻煩。
第四，學(xué)籍管理數(shù)字化面臨的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。信息社會(huì)，安全問(wèn)題已經(jīng)成為一個(gè)公眾普遍重視的問(wèn)題。學(xué)籍檔案自身的私密性更是對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)的安全指數(shù)提出了更高的要求。但是在當(dāng)前，針對(duì)檔案管理的安全防范技術(shù)玲不突出。存在潛在的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，有的檔案缺乏保密措施輕易被人打開(kāi)，有的檔案密碼被人破澤導(dǎo)致信息泄露。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)安全成為檔案管理工作面臨的一項(xiàng)重要挑戰(zhàn)。
二、遠(yuǎn)程教育檔案管理的完善策略分析
第一，加強(qiáng)學(xué)籍檔素管理隊(duì)伍建設(shè)。遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理難度大，管理的現(xiàn)代化劉管理人員素質(zhì)的要求也日益提高，必須專兼職相結(jié)合加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。一是要培養(yǎng)和培訓(xùn)高素質(zhì)的專職管〕酬、員，要全面提高管理人員的責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)其專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化的管理技能二二是要切實(shí)搞好兼職管理隊(duì)伍的建i妥，學(xué)校應(yīng)明確兼職檔案員在學(xué)校工作中的地位，就其職責(zé)、考核、獎(jiǎng)罰、培習(xí)、職務(wù)晉升等方面作出具體現(xiàn)定，以充分調(diào)動(dòng)他們的積極性。三是要建立管理學(xué)籍檔案管理人才的有效機(jī)制，通過(guò)激勵(lì)、培訓(xùn)和引進(jìn)的方式培養(yǎng)造就學(xué)籍檔案管衛(wèi)盯丁面的專才陽(yáng)。
第二，完善學(xué)籍檔案管理平臺(tái)和理論研究。學(xué)籍檔案的管理，其規(guī)范化的發(fā)展必須依賴一個(gè)健全合理的管理平臺(tái)。檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，對(duì)信息數(shù)字設(shè)備的要求越來(lái)越高，既要求合格的硬件設(shè)備，也要求有與之相對(duì)應(yīng)的軟件操作管理系統(tǒng)和熟練的操作管理人員。所以遠(yuǎn)程教育必須要有足夠的投人，不僅要重視中央以及省級(jí)檔案管理系統(tǒng)的市縣級(jí)的基層檔案管理平臺(tái)也要重視，盡可能實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部的操作整i乍蛇」一，減少信息傳遞的環(huán)節(jié)，避免造成信息傳遞的延誤和遺漏。除此以外，由于遠(yuǎn)程教育的特殊性，普通學(xué)校檔案管理〔作的相關(guān)理淪無(wú)法在遠(yuǎn)程教育工作中得到運(yùn)用，在現(xiàn)時(shí)期，我們必須針對(duì)遠(yuǎn)程教育的特質(zhì)，對(duì)電子學(xué)籍檔案管理的相關(guān)理論進(jìn)行探究，例如電子檔案信息的安全性、學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理等方面的問(wèn)題，加強(qiáng)〕戮侖研究和各項(xiàng)調(diào)研工作的開(kāi)展，解決各種理論難題，提升檔案管理的水平。
第三，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的法制化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理在我國(guó)有專門(mén)的法{約:以現(xiàn)定，因?yàn)闄n案信息的私密性涉及學(xué)生的個(gè)人隱私權(quán)，對(duì)公民個(gè)儀以及整個(gè)社會(huì)賒定都會(huì)產(chǎn)生重要影響。所以在檔案管理操作過(guò)程中，我們必項(xiàng)重視法律精神的學(xué)習(xí)和法律概念的融人。遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理人員要熟知《中華人民共和國(guó)檔案法》和育玲的政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，加大檔案法規(guī)的宣傳教育力度，使大家認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性。要加快研究和制定電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開(kāi)和網(wǎng)上安全、網(wǎng)絡(luò)建i量與管理等方面的規(guī)章，形成高效的檔案爽文字化管理建設(shè)的激勵(lì)與約束機(jī)制，特別是要加強(qiáng)網(wǎng)上信息安全機(jī)制建投，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的有序進(jìn)行剛。
第四，提高學(xué)籍檔案資料的利用率。遠(yuǎn)程教育檔案管理，除了管理工作的需要外，其重要目的還是青手些涅檔案材料能夠被有效利用，特別是電子信息檔案，能夠更加方便地被查閱和使用，能有效地被利用在現(xiàn)實(shí)生活中。遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理儀員要樹(shù)立服務(wù)育人意識(shí)，明確服務(wù)的目的，改善服務(wù)態(tài)度，急用者之所急，想用者之所想，敢于開(kāi)動(dòng)腦筋研究新情況，解決新問(wèn)題。各級(jí)管理人員都應(yīng)該積極解決每一級(jí)管理問(wèn)題，及時(shí)周到地為大家提供各不信息咨詢服務(wù)。要促進(jìn)多途徑、多形式的檔案利用，包括接待查閱、檔案外借、開(kāi)具證明、咨詢服務(wù)等工作。通過(guò)努力提高檔案的利用率，提高人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，從而贏得領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)對(duì)檔案工作的支持。
作者：王少麗 單位：北京理工大學(xué)遠(yuǎn)程教育學(xué)院
