科技檔案管理全文(5篇)

【摘要】當(dāng)今時代飛速進(jìn)步，信息化水平不斷提高。社會的各個領(lǐng)域也不斷向信息、高效、自動的方向發(fā)展?，F(xiàn)如今，我國已經(jīng)或即將要啟動的科研項目種類繁多，所需要的科學(xué)技術(shù)力量以及科研人員逐漸增多，因此對科技檔案的管理工作也越來越引起社會各方面的關(guān)注。同時伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，科技檔案管理的工作也在逐步向信息化拓展?？萍紮n案管理工作若要取得長足的進(jìn)展，追隨信息化的發(fā)展腳步是一項良好的選擇。本文不僅分析了科技檔案信息化的重要意義，也重點提出了一些科技檔案管理的創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】信息化時代；科技檔案管理；創(chuàng)新研究

1引言

隨著信息化時代的到來，信息技術(shù)水平不斷提升，科技檔案也產(chǎn)生了一定程度的發(fā)展態(tài)勢。對其管理工作進(jìn)行創(chuàng)新研究的同時，獲得了計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一系列信息化技術(shù)的有力支持，有效解決了在管理工作中遇到的難題，進(jìn)而提高了管理效率，保障了管理水平的提升。

2科技檔案向信息化發(fā)展的重要意義

信息化時代的到來，使得信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)成為大勢所趨。當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)在社會的各個行業(yè)中取得了廣泛而長足的應(yīng)用，為人們的日常生活、工作和學(xué)習(xí)帶來了巨大的變革和改善。另一方面，會計檔案往往并不只包括簡單意義上的機(jī)械化文件搜集及整理工作，在其管理的過程中，它還代表了相關(guān)檔案管理人員勞動與智慧的結(jié)晶。將信息技術(shù)大規(guī)模的應(yīng)用在科技檔案管理工作中，不僅可以有效提升科技檔案管理工作的效率和水平，還可以減少工作人員的工作量，將勞動力解放出來，從而取得經(jīng)濟(jì)效益上的進(jìn)步。同時采用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對科技檔案進(jìn)行文件收集和整理等管理工作，還可以避免重復(fù)勞動，造成人力浪費(fèi)；可以節(jié)約物資成本，將成本降到最低，還能保證科技檔案管理工作的質(zhì)量。此外，在對科技檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的同時，還有可能產(chǎn)生新產(chǎn)品的靈感，有利于新產(chǎn)品的研發(fā)，從而獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

3科技檔案管理的創(chuàng)新策略

摘要：科技檔案是記錄科技發(fā)展進(jìn)步的重要文獻(xiàn)資料，隨著知識經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科技檔案已成為我國科學(xué)文化知識傳播的重要方式，尤其是對于茶葉科技檔案來說，其管理工作對茶葉科技的發(fā)展起著重要的指導(dǎo)作用。而當(dāng)前，我國大多數(shù)茶葉科技檔案管理工作過程中還存一系列的問題，在很大程度上制約著茶葉科技的發(fā)展。對此，可以從轉(zhuǎn)變管理理念、加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)、健全管理機(jī)制、完善權(quán)益保護(hù)機(jī)制幾方面入手，切實提高茶葉科技檔案管理工作的質(zhì)量，為茶葉的發(fā)展提供有益的借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：茶葉；科技檔案管理；實踐策略

茶葉科技檔案是在茶葉生產(chǎn)研發(fā)過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等數(shù)據(jù)內(nèi)容，是茶葉科技發(fā)展的真實記錄和歷史憑證，是推進(jìn)茶葉生產(chǎn)活動有序展開的重要保證。因而，茶葉科技檔案管理工作的質(zhì)量對茶葉科技的創(chuàng)新能力以及可持續(xù)發(fā)展起著關(guān)鍵性作用。

1當(dāng)前茶葉科技檔案管理工作中存在的問題

1.1管理意識有待加強(qiáng)

首先，大多數(shù)茶產(chǎn)業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者未正確看待茶葉的科技檔案管理，片面地認(rèn)為其只是對茶葉發(fā)展的簡單文獻(xiàn)記錄，對茶葉科技的發(fā)展來說可有可無，因而，其對茶葉科技管理的工作大多是純粹應(yīng)付國家檔案管理的相關(guān)檢查。此外，盡管部分領(lǐng)導(dǎo)者已經(jīng)認(rèn)識到茶葉科技檔案管理的重要價值，但仍未將其思想理念應(yīng)用于實際工作，以致于出現(xiàn)了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。其次，管理觀念滯后。茶葉科技檔案管理的最終目的在于服務(wù)茶葉生產(chǎn)科技的發(fā)展，因而在實際管理工作中應(yīng)當(dāng)將工作的重心放在檔案的開發(fā)利用上面。而當(dāng)前，大多數(shù)茶葉科技檔案管理工作的重心仍放在對茶葉科技的信息的收集與儲藏上面，使得茶葉“科技檔案和科研人員是隔離開的”，故而難以發(fā)揮其對茶葉生產(chǎn)科技發(fā)展的服務(wù)功效。與此同時，大多數(shù)茶葉科技檔案管理思想深受“檔案憑證觀”的影響，在實際工作中過分重視對茶葉科技生產(chǎn)、管理中具有依據(jù)性文件和結(jié)果性文件的收集歸檔，而忽視了對茶葉在科學(xué)研究過程中信息的收集記錄，使得一些包含了科研步驟、思路、方法等極具科研價值的過程性信息資源被大量浪費(fèi)。此外，工作者對電子檔案過度輕視。隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，電子智能管理已逐漸普及，而茶葉科技檔案管理還有相當(dāng)多的工作者仍然堅守“紙質(zhì)檔案觀”，以紙質(zhì)檔案的收集歸檔為工作的主要內(nèi)容，即使只收集到了電子信息，也要將電子信息進(jìn)行紙質(zhì)打印，在無形中加重了其工作任務(wù)，甚至還會因打印而出現(xiàn)信息收集錯誤的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了茶葉科技檔案管理工作的質(zhì)量。

1.2管理體系有待健全

林業(yè)科技檔案是在項目的實施過程中產(chǎn)生的資料。項目檔案是項目實施過程中各項工作的真實記錄，是國家和本省重要的林業(yè)科技信息資源，應(yīng)按照集中統(tǒng)一管理的原則做好項目檔案工作，確保項目檔案的真實、完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。為了有效保護(hù)和利用國家科技信息資源，要做好林業(yè)科技項目檔案的管理工作。

一、現(xiàn)狀及問題

近幾年建甌林業(yè)技術(shù)推廣中心先后承擔(dān)了大量的林業(yè)科技研究和推廣項目?？偟膩碚f在項目推廣和研究方面取得了很大成績，項目運(yùn)行正常、科技項目檔案相對正常，科技項目示范作用彰顯。但有些還存在項目檔案建設(shè)滯后的問題。歸納起來主要存在以下問題：

（一）重業(yè)務(wù)輕檔案，檔案意識薄弱。

有些林業(yè)科技人員對不夠重視檔案工作，林業(yè)科技部門多少都存在著重業(yè)務(wù)輕檔案記錄的現(xiàn)象，沒有把林業(yè)科技檔案工作看作是林業(yè)項目建設(shè)中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，沒有把收集林業(yè)科技檔案作為自己的重要職責(zé)，而看作可有可無，說起來重要，忙起來不要。沒有意識到林業(yè)科技檔案是項目驗收的重要組成部分，是項目管理的重要內(nèi)容，是項目驗收、項目監(jiān)測、效益評價的重要依據(jù)，常常是到了要檢查驗收時臨時報佛腳，加班加點東拼西湊閉門造車，使檔案的真實性準(zhǔn)確性完整性大打折扣。

（二）保障不足。

有的無人分管或只分工不真管，沒有領(lǐng)導(dǎo)保障；有的不給足夠的設(shè)備經(jīng)費(fèi)、業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，沒有經(jīng)費(fèi)保障；有的不按規(guī)定設(shè)機(jī)構(gòu)、給編制、定職能、配人員，沒有行政保障等等。林業(yè)科技項目檔案管理員大多是兼職的、沒有專職管理員、單位沒有給予培訓(xùn)學(xué)習(xí)的經(jīng)費(fèi)和機(jī)會，檔案員沒有更新知識的機(jī)會，直接影響到科技檔案的收集、歸檔從而影響到林業(yè)科技項目檔案的形成的質(zhì)量。

林業(yè)科技檔案承載著林業(yè)科研和林業(yè)工作的發(fā)展歷程，貯藏著豐富的林業(yè)科技信息資源，鐫刻著林種、苗木、花卉生長軌跡和進(jìn)化演變過程，是林業(yè)科研工作的寶貴財富，是推動綠色崛起的技術(shù)支撐，是國家生態(tài)文明建設(shè)的重要組成部分，收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計、鑒定林業(yè)科技檔案對推動林業(yè)科技發(fā)展至關(guān)重要。

一、正視林業(yè)科技檔案管理存在的現(xiàn)實問題

當(dāng)前，林業(yè)科技檔案管理存在五個方面突出問題。一是設(shè)施落后。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多單位只是簡簡單單地把檔案信息要素錄入計算機(jī)，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴(yán)重影響科技檔案管理水平。二是科技人員存檔意識淡薄。部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄,上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，致使檔案管理難以順利開展。三是管理者專業(yè)技能低。隨著人事制度改革、機(jī)構(gòu)調(diào)整、競爭上崗等因素的影響，很多工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案管理知識培訓(xùn)，對科技檔案管理工作程序不了解，導(dǎo)致管理人員對檔案工作重要性認(rèn)識不足，影響了林業(yè)科技檔案管理質(zhì)量。四是規(guī)范化程度不高。有的林業(yè)部門對林業(yè)科技檔案管理認(rèn)識不足，對科技檔案資源運(yùn)用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設(shè)投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。五是管理體系不完善。盡管很多林業(yè)單位設(shè)立了專職或兼職管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。

二、切實遵循林業(yè)科技檔案管理基本規(guī)范

林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點和規(guī)律，其基本規(guī)范體現(xiàn)在四個方面。一是歸檔范圍。按照科研準(zhǔn)備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應(yīng)用五個階段組織收集資料歸檔。二是歸檔形式。林業(yè)科技檔案的歸檔形式主要有文字文件、圖紙文件、圖形文件、圖像文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)庫文件、光盤、磁盤、磁帶、聲像資料、審定證書、品種審定文書、轉(zhuǎn)基因安全評價證書、獲獎證書、專利、規(guī)程等16種。三是分類方法。對林業(yè)科技檔案的分類分六步走，即：工程項目分類法、產(chǎn)品設(shè)備型號分類法、課題分類法、專業(yè)分類法、時間分類法、地域分類法。這六種分類方法雖然各有不同，但遵循的原則是一致的，就是便于查詢利用。四是日常管理。按照《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案管理條例》，建立健全檔案人員崗位責(zé)任制、檔案復(fù)制制度、檔案查借閱制度、檔案庫房管理制度、檔案立卷歸檔制度、檔案史料編研制度、文書材料歸檔制度、檔案移交制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案利用制度、檔案統(tǒng)計制度，以嚴(yán)格的制度管人管事。

三、強(qiáng)化林業(yè)科技檔案管理的對策措施

一要強(qiáng)化認(rèn)識。作為林業(yè)工作部門要充分認(rèn)識到林業(yè)科技檔案管理工作是林業(yè)工作的重要組成部分，是推動林業(yè)科技進(jìn)步的必要資源，要求林業(yè)科研人員及時將科研資料、文件歸檔。二要完善制度。作為檔案管理部門要根據(jù)林業(yè)科技檔案管理規(guī)范和社會發(fā)展需要，建立健全相關(guān)制度，從根本上提高林業(yè)科技檔案管理正規(guī)化建設(shè)水平。三要加強(qiáng)應(yīng)用。檔案管理的意義在于提高檔案信息資源的利用率，提高檔案管理科學(xué)化程度，提高工作效率。林業(yè)部門各級領(lǐng)導(dǎo)要帶頭查閱科技檔案，林業(yè)科研人員要善于借鑒運(yùn)用已有的科研成果，林業(yè)工作人員要利用林業(yè)科技成果指導(dǎo)實踐、推動工作，檔案管理人員要不厭其煩，發(fā)揮好服務(wù)保障作用。四要運(yùn)用信息技術(shù)手段。緊跟社會發(fā)展潮流，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用到林業(yè)科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)實施一體化管理。五要建設(shè)相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍。林業(yè)科技檔案管理需要有相對固定的人員管理，以保證檔案管理工作的延續(xù)性，管理人員應(yīng)具有一定的科研實踐知識和管理編研水平，只有這樣，檔案管理者才會對科技檔案的歸類與整理做到科學(xué)規(guī)范，便于檔案的開發(fā)利用。六要加強(qiáng)檔案科技信息的安全保護(hù)。新技術(shù)、新品種、知識產(chǎn)權(quán)和種質(zhì)資源都具有非常高的經(jīng)濟(jì)和社會價值，作為存儲這些信息的載體———科技檔案的管理就顯得更為關(guān)鍵，要加強(qiáng)對科技人員和科技檔案工作人員保密教育，確保林業(yè)科技檔案與科技資源的安全。

一、引進(jìn)檔案信息化系統(tǒng)的成果

企業(yè)檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，企業(yè)憑借信息技術(shù)，不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，對企業(yè)的文件、檔案的存取、傳輸和應(yīng)用實現(xiàn)數(shù)字化，實現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)檔案信息收集管理和提供利用服務(wù)的過程。通過幾年的探索與努力，檔案信息化取得了很好成果：1.統(tǒng)一了單位的檔案管理平臺，單位統(tǒng)一使用信息化平臺中的檔案信息資源管理系統(tǒng)。2.建成集中存儲的電子文件目錄數(shù)據(jù)庫、電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了資料提取、項目立項、辦公自動化管理、檔案管理的無縫連接，使電子文件歸檔的及時性，可控性，準(zhǔn)確率大大提高。3.實現(xiàn)了檔案收集、整理、編目、統(tǒng)計、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程自動化、數(shù)字化管理，既方便了利用者，又大大減輕了檔案人員的工作量。4.建成了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了項目的檢索、查詢、利用，大大提高了圖紙的查全、查準(zhǔn)率。

二、目前檔案信息化過程中的問題

（一）功能有待改進(jìn)

1.同一項目中，若項目號不同，不同項目的圖紙歸檔在同一項目中，使同一個項目下有不同的項目號共存?？赡軐?dǎo)致A項目的圖紙歸檔在B項目的圖紙中，系統(tǒng)不能自動識別，要靠工作人員在掃描歸檔過程中自己識別。

2.同一項目中，若專業(yè)建立重復(fù)，不可自動識別?？赡軐?dǎo)致同一項目下創(chuàng)建兩個同樣的專業(yè)。如：同一項目中應(yīng)包括給排水、暖通、動力、電器、建筑、結(jié)構(gòu)等多鐘專業(yè)，系統(tǒng)不能自動識別專業(yè)的重復(fù)建立，可能出現(xiàn)兩個建筑專業(yè)，圖紙的輸入也會發(fā)生錯誤。當(dāng)設(shè)計人員利用信息化平臺查詢圖紙時，會發(fā)現(xiàn)不同項目的圖紙歸檔在同一項目下，或者同一項目中有兩個相同的專業(yè)，一方面不利于檔案部門的形象，另一方面浪費(fèi)了不必要的人力和物力，降低了工作效率。

（二）識別功能有待改進(jìn)