文書檔案精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的文書檔案主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：文書檔案范文

一、文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案收集不全。只有文書檔案越全面才能夠?yàn)槠髽I(yè)積累更多的發(fā)展資料，為企業(yè)各部分進(jìn)行決策時(shí)能夠提供更細(xì)致的參考材料。但是，由于行政管理部門忽視文書檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案收集不全的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。為了真實(shí)完整地收集文書檔案，滿足企業(yè)決策部門更全面的信息需求，必須要將文書檔案的資料在誕生之時(shí)就及時(shí)提交，由于大部分企業(yè)并沒有將文書檔案制度獨(dú)立出來(lái)，難以滿足資料整理的實(shí)際需求，所以影響了檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮。

（二）檔案收集過程不夠順暢。為保證文書檔案工作能夠發(fā)揮最大的價(jià)值，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行全面的信息收集與整理，需要檔案工作人員具有高度的職業(yè)敏感度。但是，目前大多數(shù)文書檔案管理的從業(yè)人員年齡較大，常年在檔案室工作的職員，由于自身的局限性缺乏對(duì)文書檔案管理工作的深刻認(rèn)識(shí)，自身的職業(yè)能力有限，難以準(zhǔn)確地捕捉與檔案收集有用的信息資源，導(dǎo)致了檔案管理工作的不順暢，甚至有部分員工會(huì)出現(xiàn)文件質(zhì)量或者是數(shù)量上的問題，為檔案收集管理工作的開展帶來(lái)障礙。

（三）文書檔案的應(yīng)用效率低下。文書檔案的具體信息資源需要來(lái)自于企業(yè)的各個(gè)職能部門，而檔案的實(shí)際操作價(jià)值在于文書檔案的日常應(yīng)用。但是目前由于企業(yè)在文書檔案的移交管理過程中存在漏洞，沒有任何專業(yè)性的部門對(duì)企業(yè)的運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督管理，行政部門檔案管理工作流于形式，工作質(zhì)量不高，導(dǎo)致檔案的信息收集與管理工作效率低下。與此同時(shí)，由于單位員工的流動(dòng)性非常大，領(lǐng)導(dǎo)部門與基層員工對(duì)檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值沒有深刻的了解，為檔案的日常應(yīng)用埋下了潛在危機(jī)。

二、文書檔案管理工作的改進(jìn)策略

（一）強(qiáng)化檔案管理與日常工作的協(xié)調(diào)。檔案的管理工作與日常的工作內(nèi)容具有緊密的聯(lián)系，文件是參與檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件的最終歸宿。文書檔案管理人員做好文書的信息收集工作是參與檔案管理的前提條件，并且初級(jí)的文書收集工作直接決定了最終的檔案管理水平。所以，這就要求文書檔案管理人員一定要具備良好的文書收集意識(shí)，保證文件收集的真實(shí)性、完整性。與此同時(shí)，檔案管理人員需要加強(qiáng)與管理工作人員之間的聯(lián)系，積極做好檔案的保護(hù)以及統(tǒng)計(jì)工作。

（二）提升檔案管理的信息化水平。為強(qiáng)化企業(yè)的文書檔案管理工作水準(zhǔn)，需要采用現(xiàn)代化的信息管理手段，大力加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，將一系列現(xiàn)代化的操作手段應(yīng)用于檔案管理工作流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。為實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作，首先需要重視文書檔案的數(shù)據(jù)建庫(kù)工作，促進(jìn)數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、規(guī)范，為實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的及時(shí)共享與信息開發(fā)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。與此同時(shí)，需要對(duì)文書檔案的信息收集運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)操作管理，提高檔案管理的自動(dòng)化程度。

（三）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為保障和提升文書檔案管理工作的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)與操作質(zhì)量，需要重視對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，要有一支高素質(zhì)的工作人員作為組織工作的重要保障。所以，企業(yè)單位需要強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理工作人員的思想指導(dǎo)與意識(shí)管理，為工作人員及時(shí)了解國(guó)家檔案管理的規(guī)章制度，在信息政策的了解中提高工作人員的思想意識(shí)與信息敏感度。與此同時(shí)，在對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能的提升中增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感與使命感，在對(duì)文書檔案管理工作的技能提升中強(qiáng)化該項(xiàng)工作的應(yīng)用價(jià)值。

三、文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

（一）建立完善的現(xiàn)代化檔案管理制度。保障文書檔案管理行之有效的前提條件就是建立規(guī)范的文書檔案管理制度，規(guī)范化的制度建設(shè)是保障管理工作有據(jù)可依的重要條件，科學(xué)合理的制度建設(shè)加上專業(yè)化的操作管理技巧，能夠?qū)⑽臅男畔⑹占c檔案管理工作開展得更加有條不紊。為建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，首先需要廢除以往不科學(xué)的，陳舊落后的，對(duì)于充分提升管理效率沒有幫助的操作方式，需要結(jié)合企業(yè)文書檔案管理的實(shí)際情況建立有利于企業(yè)結(jié)構(gòu)獲得提升的管理體系，在去偽存真中保障企業(yè)檔案管理制度操作的靈活性與科學(xué)性。在對(duì)不良制度的改善中積極結(jié)合富有時(shí)代特色的管理理念，在新舊操作方式的接洽、協(xié)調(diào)中建立嚴(yán)密的管理體系。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理的工作機(jī)制。豐富文書檔案的信息資料需要收集大量的信息資源，對(duì)企業(yè)的事業(yè)單位，高校的科學(xué)研究都具有重要的參考意義。在創(chuàng)新檔案管理的工作機(jī)制時(shí)需要強(qiáng)化組織的自我管理機(jī)制，主要的工作內(nèi)容需要對(duì)企業(yè)或者是該部門制定科學(xué)合理的階段性目標(biāo)，在對(duì)檔案管理的操作流程與實(shí)際運(yùn)用中提升工作質(zhì)量。其次，需要強(qiáng)化組織企業(yè)的自我參與機(jī)制。將文書檔案的信息應(yīng)用發(fā)展為部門開展工作的重要協(xié)助內(nèi)容，積極主動(dòng)地參與到部門組織的日常管理中。最后，改善檔案管理工作機(jī)制需要注意的是對(duì)互動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制的重視。加強(qiáng)檔案管理工作與操作部門之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，在良好的雙向互動(dòng)中提升部門之間的鏈接作用。

（三）建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍?，F(xiàn)代化的文書檔案管理工作需要建立在具有現(xiàn)代化素質(zhì)的操作隊(duì)伍之上，（下轉(zhuǎn)第136頁(yè)）（上接第127頁(yè)）在最大限度內(nèi)滿足文書檔案現(xiàn)代化的信息管理需求。為提升檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量要求，需要建立完善合理的人才選拔機(jī)制，對(duì)具有文書檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)素質(zhì)非常高的人員采取擇優(yōu)錄取，對(duì)于職業(yè)技能不夠突出的現(xiàn)有工作人員進(jìn)行必要的職業(yè)培訓(xùn)，開展定期的職業(yè)講座或者職業(yè)宣講課，在優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)與管理理念的學(xué)習(xí)中強(qiáng)化工作人員的檔案管理意識(shí)，在定期的職業(yè)培訓(xùn)中提升工作人員的職業(yè)技能，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予必要的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，在爭(zhēng)創(chuàng)先進(jìn)的氛圍中建立和諧的工作氛圍與學(xué)習(xí)環(huán)境。

（四）檔案室的信息化操作。具有現(xiàn)代氣息與信息化技術(shù)支撐的檔案室是參與檔案工作管理的必要環(huán)境支持，信息化的檔案室操作是適應(yīng)新時(shí)期檔案管理要求的重要技術(shù)表現(xiàn)。為建立現(xiàn)代化的檔案室條件，首先需要企業(yè)或者是事業(yè)單位投入資金，在經(jīng)濟(jì)的支持下開展檔案室的信息化建設(shè)。引進(jìn)科學(xué)、先進(jìn)的信息化技術(shù)設(shè)備也是參與檔案室建設(shè)的重要條件，最后在對(duì)文書資源信息化的轉(zhuǎn)移中實(shí)現(xiàn)技術(shù)協(xié)調(diào)，在電子檔案的建立中實(shí)現(xiàn)有效的信息共享，便于文書檔案的應(yīng)用操作。

第2篇：文書檔案范文

首先感謝各位領(lǐng)導(dǎo)比機(jī)會(huì)我參加競(jìng)爭(zhēng)上崗。對(duì)我個(gè)人來(lái)講，我想這不僅是一次競(jìng)爭(zhēng)，更是一次對(duì)自己的檢驗(yàn)、學(xué)習(xí)和鍛煉。

我叫×××,1997年畢業(yè)后在×××工作，01年調(diào)到廠部任文書工作至今，期間修讀了中文秘書大專課程充實(shí)自己。可以說(shuō)，我的青春歲月在×××公司的蓬勃發(fā)展中度過，雖然沒有參加過公司的三大工程建設(shè)，沒有轟轟烈烈的感人事跡，但我默默無(wú)聞的做好自己的本職工作。

我之所以選擇競(jìng)爭(zhēng)文書檔案員這個(gè)崗位，有兩方面原因：一是我有一定的文秘工作經(jīng)驗(yàn)，這個(gè)崗位能充分發(fā)揮自己的所長(zhǎng)；二是我很在乎工作環(huán)境氛圍是否融洽愉快，在辦公室工作得到大家的支持和配合，工作雖然繁瑣，但心情舒暢。

競(jìng)爭(zhēng)文書檔案員我有以下的優(yōu)勢(shì)：

1、有良好的思想品德修養(yǎng)。自己一貫注重個(gè)人品德素質(zhì)的培養(yǎng)，努力做到尊重領(lǐng)導(dǎo)，團(tuán)結(jié)同志，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不計(jì)較個(gè)人得失。

2、有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)。我有給水工程專業(yè)為基礎(chǔ)，熟悉廠的生產(chǎn)工藝流程，對(duì)開展各項(xiàng)工作提供有利條件。另外修讀的中文秘書大專課程和4年多的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并取得了檔案員上崗證，這些硬件足以勝任文書檔案員崗位的工作。

3、有較強(qiáng)的工作能力。熟悉檔案管理工作相關(guān)知識(shí)，掌握電腦操作、辦公系統(tǒng)等操作技能。

4、有較好的工作業(yè)績(jī)。從事文書檔案員以來(lái)，曾獲公司的表?yè)P(yáng)檔案員、優(yōu)秀通訊員、女能手。在五年的團(tuán)支部工作中，任團(tuán)支部副書記，個(gè)人多次獲局和公司優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干等稱號(hào)，而團(tuán)支部連續(xù)五年獲公司先進(jìn)團(tuán)支部，在2002-2004年更獲×××市先進(jìn)團(tuán)支部稱號(hào)。

竟聘成功后的工作設(shè)想：一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自己的綜合素質(zhì)、創(chuàng)新能力。二是團(tuán)結(jié)同志，充分調(diào)動(dòng)大家的工作積極性，搞好各項(xiàng)工作。三是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，認(rèn)真履行文書檔案員的工作職責(zé)，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，熱情為廣大職工服務(wù)。四是創(chuàng)新工作方法，提高工作效率。提高服務(wù)質(zhì)量。

各位領(lǐng)導(dǎo)，各位評(píng)委，如果我能得到您的信任，我會(huì)萬(wàn)分感激，我會(huì)以大家的支持為動(dòng)力，在工作中踏踏實(shí)實(shí)做事，在生活中認(rèn)認(rèn)真真做人，以實(shí)現(xiàn)我自己的人生價(jià)值！

我的演講完畢，謝謝大家！！

第3篇：文書檔案范文

關(guān)鍵詞：文書檔案；計(jì)量單位；比較

計(jì)量單位，主要是用來(lái)表示同自身相對(duì)比的同種事物量大小所采用的特定量以及約定的定義。目前，在我國(guó)文書檔案統(tǒng)計(jì)工作中，常用的計(jì)量單位主要包括有“卷”、“米”、“捆”、“箱”、“公斤”等，其中，最為常用的就是“卷”和“米”。隨著社會(huì)時(shí)代的發(fā)展，文書檔案的整理、存儲(chǔ)形式較之從前發(fā)生了巨大的變化，而其計(jì)量單位也隨之發(fā)生了相應(yīng)的改變，傳統(tǒng)的一些計(jì)量單位已經(jīng)不能有效的完全滿足當(dāng)前文書檔案計(jì)量的需求，因此，必須根據(jù)當(dāng)前文書檔案的實(shí)際情況，選擇準(zhǔn)確、有效的計(jì)量單位。本文就當(dāng)前文書檔案統(tǒng)計(jì)中使用的計(jì)量單位進(jìn)行分析和比較，使人們更好的了解和認(rèn)識(shí)到各種計(jì)量單位的優(yōu)點(diǎn)和不足，從而在今后的文書檔案工作中選擇最佳單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

1 文書檔案中計(jì)量單位“卷”、“米”、“公斤”之間的比較

1.1 “卷”在現(xiàn)代文書檔案統(tǒng)計(jì)中的缺陷

“卷”是當(dāng)前我國(guó)文書檔案統(tǒng)計(jì)中最為常用的一種計(jì)量單位，它同“米”、“捆”、“箱”、“公斤”等相比，在準(zhǔn)確程度上有著較為明顯的優(yōu)勢(shì)，但仍不能夠全面、精確、有效地反映出文書檔案的規(guī)模與數(shù)量。目前，我國(guó)有些部門，尤其是建立時(shí)間較長(zhǎng)的部門，在其所現(xiàn)存的文書檔案中，有很大一部分的存儲(chǔ)形式是厚卷形的，有的卷宗當(dāng)中存儲(chǔ)了多達(dá)八、九十件文件，但卷的一般平均值是不超出3件的，因此，同樣的一卷文書檔案，由于內(nèi)部存儲(chǔ)文件數(shù)量的不同，其計(jì)量結(jié)果甚至?xí)嗖顜妆痘驇资丁?/p>

1.2 “米”在現(xiàn)代文書檔案統(tǒng)計(jì)中的缺陷

“米”作為文書檔案統(tǒng)計(jì)工作中規(guī)模和數(shù)量的計(jì)量單位，是依據(jù)國(guó)際檔案理事會(huì)所規(guī)定的要求進(jìn)行確定的。它對(duì)檔案的計(jì)量方法主要為：將諸多文書檔案進(jìn)行豎向排列，而后再用米尺對(duì)它們進(jìn)行測(cè)量，其所得出的米數(shù)數(shù)值就是該文書檔案的數(shù)量。雖然“米”作為計(jì)量單位，對(duì)其文書檔案的測(cè)量是實(shí)際的測(cè)定，但由于人為因素等原因的影響，它所測(cè)量的結(jié)果的伸縮性較大。例如，當(dāng)所排列的文書檔案較密時(shí)，其所測(cè)量的數(shù)值就較小，而當(dāng)所排列的文書檔案較疏時(shí)，其所測(cè)量的數(shù)值就較大，有些排列疏密情況差別明顯的，其測(cè)量的結(jié)果甚至?xí)嗖顜妆?。另一方面，由于目前?duì)文書檔案的排列疏密情況沒有一個(gè)明確、統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，而不同時(shí)期、不同內(nèi)容的文書檔案在材質(zhì)、厚度等方面也存在差異，導(dǎo)致文書檔案的排列長(zhǎng)度沒有可比性，從而導(dǎo)致測(cè)量結(jié)果的不準(zhǔn)確、不規(guī)范。

1.3 “公斤” 在現(xiàn)代文書檔案統(tǒng)計(jì)中的缺陷

“公斤”也是目前文書檔案計(jì)量工作當(dāng)中的一個(gè)非常重要的常見計(jì)量單位，它的測(cè)量伸縮性較之“米”有所降低，但其測(cè)定結(jié)果所受的影響因素較多，例如文書檔案的載體、卷皮、濕度、裝訂等等，都能夠直接的作用于計(jì)量結(jié)果?！肮铩弊鳛槲臅鴻n案的計(jì)量單位，其主要的計(jì)量方式是“稱重”，然而，在實(shí)際工作中，工作人員所得出的重量值，往往不是單純的文書檔案的自身重量，這不僅導(dǎo)致檔案計(jì)量結(jié)果的不精確，同時(shí)由于稱量工作的工作量較大，因此耗費(fèi)了大量的人力、物力和時(shí)間。

2 文書檔案中計(jì)量單位“件”的優(yōu)越性

眾所周知，文書檔案統(tǒng)計(jì)工作的計(jì)量單位有一個(gè)代表性的基礎(chǔ)特征，就是不可再分性，也就是其統(tǒng)計(jì)結(jié)果不具有伸縮性。而“件”作為文書檔案計(jì)量中最基本、最小的統(tǒng)計(jì)單位恰恰具有這一特點(diǎn)。它是在確保文書檔案依據(jù)和憑證作用前提下的最小計(jì)量單位。同時(shí)，“件”也具有絕對(duì)性，能夠明確、有效的區(qū)分不同的文書檔案，從而更加方便了人們查閱，充分的發(fā)揮了文書檔案的依據(jù)和憑證作用。用“件”作為文書檔案統(tǒng)計(jì)工作的計(jì)量單位，能夠有效的降低和避免“卷”、“米”、“公斤”等計(jì)量單位在統(tǒng)計(jì)工作中存在的缺陷和不足，同時(shí)用“件”作為文書檔案的計(jì)量單位，也能快速、準(zhǔn)確地對(duì)其進(jìn)行整理、歸檔，大大提高了其使用價(jià)值。因此它不光能夠準(zhǔn)確、全面的反映出文書檔案本身的實(shí)際規(guī)模和數(shù)量，加強(qiáng)了文書檔案統(tǒng)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，也為文書檔案的提供利用創(chuàng)造了價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

文書檔案工作作為記錄政府、部門或組織等活動(dòng)歷史的重要資料內(nèi)容，其在內(nèi)容、形式、管理等方面隨著當(dāng)前社會(huì)時(shí)代改變以及高新技術(shù)的發(fā)展也發(fā)生了巨大的變化，最為顯著的就是增加了電子檔案資料的存儲(chǔ)。而這些新出現(xiàn)的文書檔案存儲(chǔ)手段（途徑）也使得計(jì)量單位出現(xiàn)而來(lái)極大的變動(dòng)，導(dǎo)致傳統(tǒng)的一些計(jì)量單位不再適應(yīng)當(dāng)前文書檔案計(jì)量的實(shí)際發(fā)展需求。經(jīng)過實(shí)際分析討論，“件”這一計(jì)量單位由于能較為準(zhǔn)確、詳細(xì)的反映出文書檔案的規(guī)模和數(shù)量，能夠作為當(dāng)今文書檔案的計(jì)量單位。同時(shí)，隨著時(shí)間的推移，相信還會(huì)出現(xiàn)更加準(zhǔn)確、更加具有說(shuō)服力的計(jì)量單位，從而更好的促進(jìn)文書檔案計(jì)量統(tǒng)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化。

參考文獻(xiàn)

[1] 周麗瑩.文書檔案計(jì)量單位的比較研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2013（02）

第4篇：文書檔案范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案登記；著錄；檔案借閱與歸還

中圖分類號(hào)：TP393

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2017）10-0064-02

1.概述

文書是目前辦公室中一個(gè)非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開展，文書工作的職責(zé)也隨之變大，對(duì)于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書類型越來(lái)越多，版本的文書數(shù)量也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的文書工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時(shí)代的需求，很難滿足當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展下人們對(duì)各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動(dòng)的文書檔案管理辦法來(lái)推動(dòng)并加快文書工作?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計(jì)并開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)來(lái)加快各個(gè)企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書檔案管理自動(dòng)化，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位辦公效率來(lái)說(shuō)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用

就目前我國(guó)辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，開展科學(xué)系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。

第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無(wú)章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來(lái)一步步實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。

第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來(lái)提升文書檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對(duì)檔案管理的作用。

第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來(lái)實(shí)施對(duì)文書檔案的管理，對(duì)于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3.文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)

文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來(lái)開展，而實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。

首先，文書檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來(lái)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來(lái)允許文書人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。

其次，文書檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系y要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。

基于上述考慮，在設(shè)計(jì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來(lái)實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。

如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作。

1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。

2）檔案掃描錄人：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。

3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書檔案工作的開展。

4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來(lái)將文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。

5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。

6）檔案變更：主要是對(duì)文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。

7）年鑒銷毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。

1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書檔案進(jìn)行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來(lái)將自己需要的文書檔案查詢出來(lái)，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。

2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。

3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。

在此，對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。

3.4系統(tǒng)設(shè)定

系統(tǒng)設(shè)定主要是對(duì)借閱人的管理以及文檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。

第5篇：文書檔案范文

一、文書檔案收集與歸檔工作的重要意義

文書檔案收集與歸檔在企業(yè)的各項(xiàng)管理工作中起到基礎(chǔ)性和輔的作用，是完善檔案管理工作的前提基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)。文書檔案所涵蓋的內(nèi)容相當(dāng)龐雜，其中不乏涉及到企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程和重大事件，這些材料并不是塵封于檔案室的陳年舊事，而對(duì)于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展與重大決策有著重要的參考意義和依據(jù)價(jià)值。文書檔案中的重要文件材料，如計(jì)劃任務(wù)書、審計(jì)報(bào)告、考核評(píng)定辦法等，對(duì)其進(jìn)行收集、歸檔，確保形式完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，則會(huì)對(duì)企業(yè)處理日常事務(wù)、調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略提供事實(shí)依據(jù)。因此，文書檔案收集與歸檔工作重要性明顯、意義重大，需在日常檔案管理中給予高度重視。

二、文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

1.文書檔案管理人員管理意識(shí)薄弱

文書檔案管理在整個(gè)檔案管理工作中屬于基礎(chǔ)性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文書檔案的收集與歸檔工作并未受到相關(guān)部門以及工作人員的重視，主要體現(xiàn)在工作人員綜合素養(yǎng)有待提高，缺乏對(duì)文書檔案的管理意識(shí)。如，將文件按級(jí)別劃分，只關(guān)注重要文件，對(duì)于普通文件的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，致使文書檔案管理工作的質(zhì)量大打折扣，維持在低效率運(yùn)行水平，更為嚴(yán)重的后果是珍貴的檔案材料收集不完整，出現(xiàn)缺失和破損的現(xiàn)象，無(wú)法確保檔案的真實(shí)性。

另一方面，文書檔案管理工作人員缺乏崗位責(zé)任感和工作責(zé)任心。工作人員是檔案管理的執(zhí)行者，人員要素出現(xiàn)問題，勢(shì)必會(huì)拉低檔案管理工作的質(zhì)量，文書檔案資源無(wú)法得到高效利用。如，工作人員在處理檔案資料時(shí)，并未對(duì)檔案資料的來(lái)源和出處進(jìn)行核實(shí)，真實(shí)性和可靠性有待考證，類似于這樣的檔案資料處理方式，喪失了檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性，利用價(jià)值更是微乎其微。加之，檔案管理人員未能與時(shí)俱進(jìn)、順應(yīng)技術(shù)變革，及時(shí)更新和學(xué)習(xí)檔案管理技術(shù)，在識(shí)別檔案真實(shí)性和有效性上缺乏應(yīng)有的技能和措施，一定程度上阻礙了檔案管理的順利開展。

因此，針對(duì)文書檔案收集與歸檔中所涉及的管理問題及實(shí)際操作問題，應(yīng)引起相關(guān)部門的重視，并及時(shí)采取行之有效的措施，確保文書檔案工作的有序開展，進(jìn)而提升檔案管理工作的整體水平。

2.文書檔案收集與歸檔力度不足

就目前的文書檔案管理工作而言，需進(jìn)一步加強(qiáng)收集和歸檔的力度，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索：（1）流程的規(guī)范性。文書檔案的收集與歸檔工作的流程比較混亂，缺乏規(guī)范的操作流程，如，在給文書檔案歸類時(shí)，文件資料的處理方式較隨意，不按既定規(guī)則擺放，不成章法，并存在歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象；（2）歸檔模式的綜合性。傳統(tǒng)的文字檔案運(yùn)用廣泛、歷史悠久，目前較多的檔案資料都是以文字檔案的形式進(jìn)行存檔。而檔案管理技術(shù)的不斷完善，電子文書檔案已日漸成為重要的存檔形式，而相關(guān)工作人員尚未扭轉(zhuǎn)對(duì)于電子文書檔案的看法，缺乏對(duì)電子文書檔案收集和歸檔的意識(shí)，經(jīng)驗(yàn)不足。在實(shí)踐中，文字檔案與電子文書檔案相輔相成，互為補(bǔ)充，因而要對(duì)這兩種歸檔模式加以綜合運(yùn)用，進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案收集和歸檔的力度；（3）信息的可靠性。檔案資料是對(duì)歷史信息的統(tǒng)計(jì)和記錄，只有作為真實(shí)信息的載體時(shí)，才能發(fā)揮應(yīng)有的參考、備查效用，檔案管理實(shí)踐中仍存在一些篡改檔案信息的事件，檔案信息的真實(shí)性、權(quán)威度受到極大的挑戰(zhàn)；（4）文書檔案的完整性。完整性包括時(shí)間的連貫性，頁(yè)碼的連貫與完整等。在文書檔案收集與歸檔過程中，未錄入相應(yīng)的時(shí)間，或者缺頁(yè)，都破壞了其完整性，進(jìn)而對(duì)真實(shí)性和可靠性產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.文書檔案的收集與歸檔不全面

文書檔案收集與歸檔的全面性是衡量檔案管理工作效率的一個(gè)重要指標(biāo)。一方面，檔案管理工作需要處理的文件數(shù)量大、內(nèi)容龐雜、來(lái)源豐富，加之一些文件資料的重要性和唯一性，如果出現(xiàn)遺失和錯(cuò)誤歸檔，將加重文書檔案收集與歸檔的工作量，為后續(xù)工作的開展設(shè)置了無(wú)形的障礙。另一方面，一些文書檔案管理人員在進(jìn)行日常工作時(shí)，由于職責(zé)劃分的模糊性以及個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的制約力等綜合因素的影響，導(dǎo)致文書檔案收集與歸檔工作無(wú)法在既定的軌道上有序運(yùn)行，往往會(huì)出現(xiàn)收集與歸檔不全面的問題。

三、文書檔案收集與歸檔工作的改進(jìn)措施

1.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)

對(duì)于檔案管理人員的評(píng)價(jià)，應(yīng)從兩個(gè)維度來(lái)衡量：業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)。（1）業(yè)務(wù)能力，包括檔案管理人員系統(tǒng)掌握專業(yè)領(lǐng)域的管理知識(shí)，并能夠熟練、靈活的將其運(yùn)用于日常檔案管理實(shí)踐中，從而將知識(shí)與技能相結(jié)合，進(jìn)一步形成檔案管理核心能力。優(yōu)秀的檔案管理人員除了要掌握自身領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)與技能外，還應(yīng)具備檔案管理的主動(dòng)性等職業(yè)習(xí)慣，充分調(diào)動(dòng)管理人員自身的積極性，確保文書檔案收集與歸檔工作順利開展。業(yè)務(wù)能力的實(shí)現(xiàn)有賴于內(nèi)部培訓(xùn)，相關(guān)部門主管人員針對(duì)檔案管理人員的階段性績(jī)效目標(biāo)和業(yè)務(wù)能力指標(biāo)，制定出相應(yīng)的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，通過培訓(xùn)的方式，促使檔案管理人員在較短的時(shí)間內(nèi)，熟練掌握領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)與技能，并于培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考核，在培訓(xùn)的終端把握檔案管理人員的培訓(xùn)效果。（2）綜合素養(yǎng)，綜合素養(yǎng)涵蓋了工作態(tài)度：敬業(yè)精神，責(zé)任心，使命感；文化修養(yǎng)：學(xué)識(shí)、文化層次、主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力；心理狀態(tài)：積極樂觀、熱情友善、堅(jiān)毅果敢；價(jià)值理念：奉獻(xiàn)工作，熱愛集體等。檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是其內(nèi)在狀態(tài)，而業(yè)務(wù)能力是其外在表現(xiàn)，內(nèi)心狀態(tài)與外在表現(xiàn)之間是相輔相成，相互作用的，亦即良好的綜合素養(yǎng)彰顯管理人員積極健康的狀態(tài)，為業(yè)務(wù)能力的培育提供良好的素質(zhì)條件；而過硬的業(yè)務(wù)能力使得管理人員在優(yōu)秀的績(jī)效激勵(lì)下，保持積極進(jìn)取的內(nèi)在狀態(tài)。

2.優(yōu)化文書檔案管理制度

文書檔案的收集與歸檔工作制度的完善，為相關(guān)檔案管理工作的開展提供了有利的制度保障。（1）歸檔期限，明確設(shè)置歸檔期限，更便于將不同期限類別的材料分類保管，防止遺失，為檔案管理人員收集與歸檔工作提供了便利，更省時(shí)、省力、高效的完成工作，減輕了工作負(fù)荷，無(wú)形中提高了檔案管理人員的工作積極性與滿意度；（2）歸檔范圍，科學(xué)、合理的歸檔范圍應(yīng)具有一定的適應(yīng)性和針對(duì)性，以企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略為依據(jù)，立足于實(shí)際需要，依照相關(guān)制度規(guī)范、工作職責(zé)范疇，綜合考量這些因素之后，制定最佳的文書檔案的歸檔范圍；（3）制度更新，文書檔案收集與歸檔管理制度如果滯后于現(xiàn)實(shí)需求，就失去了存在的意義和價(jià)值，甚至?xí)铚n案收集與歸檔工作的順利開展，因此，相關(guān)部門應(yīng)在考量現(xiàn)實(shí)需求和自身發(fā)展的基礎(chǔ)上，及時(shí)調(diào)整文書檔案管理制度中的不適應(yīng)性，及時(shí)更新制度，來(lái)適應(yīng)不同時(shí)期、特定條件下對(duì)于文書檔案收集與歸檔的需要。

3.調(diào)整文書檔案收集與歸檔工作方式

文書檔案收集與歸檔工作在傳統(tǒng)的軌道上積弊已久，多體現(xiàn)為缺乏主動(dòng)性、檔案資料的遺失與不完整性。因此，改變以往的文書檔案收集與歸檔工作方式，有助于檔案管理工作取得更高的效率、實(shí)現(xiàn)新的突破。（1）問題反饋的及時(shí)性，在文書檔案收集與歸檔過程中，最大限度的規(guī)避可能出現(xiàn)的紕漏，但問題的出現(xiàn)在所難免，如不及時(shí)處理，會(huì)造成巨大的管理成本，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理效率，因此，出現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)反饋并處理；（2）工作的主動(dòng)性，在檔案收集與歸檔工作中，化被動(dòng)為主動(dòng)，相關(guān)管理人員主動(dòng)開啟與別的部門的聯(lián)系，統(tǒng)籌安排檔案收集與歸檔工作的開展進(jìn)程，定期實(shí)行檢查，確保檔案材料的真實(shí)性、可靠性、連續(xù)性，主動(dòng)做好每一個(gè)細(xì)節(jié)工作，滿足各部門乃至整個(gè)企業(yè)對(duì)于檔案資料的需求；（3）硬件設(shè)施的完備性。檔案管理人員在進(jìn)行檔案收集與歸檔工作時(shí)，容易因短期內(nèi)無(wú)法克服的人員特質(zhì)因素，而導(dǎo)致工作失誤，如：人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、工作疲勞度等。在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的當(dāng)下，充分利用高科技設(shè)備，可以有效規(guī)避人員特質(zhì)因素而產(chǎn)生的工作失誤和潛在危機(jī)，還能節(jié)省人力成本，提升文書檔案收集與歸檔工作的效率。

第6篇：文書檔案范文

1、愛崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無(wú)。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。

二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多，給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

第7篇：文書檔案范文

企業(yè)中文書檔案主要的來(lái)源有兩個(gè)方面，一是來(lái)自企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其文件主要是來(lái)自O(shè)A系統(tǒng)；二是企業(yè)在職能活動(dòng)過程中，除業(yè)務(wù)系統(tǒng)以外形成的需歸檔的紙質(zhì)或電子文件，俗稱帳外文件。

企業(yè)中文書檔案的歸檔范圍有：反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；公司工作活動(dòng)中形成的，對(duì)維護(hù)公司權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；公司需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)單位、同級(jí)單位的文件材料；下級(jí)單位報(bào)送的重要文件材料；其他對(duì)公司工作具有查考價(jià)值的文件材料。

一、文書檔案整理的基本單位

文書檔案整理的基本原則應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA／T42―2009)中以“件”為整理單位指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行文件級(jí)整理，即一文一件整理方式。

一文一件整理一般以每份文件為一件。但在企業(yè)OA收發(fā)文中的文件，如正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與指示等，各文件相對(duì)獨(dú)立，容易造成歸檔不全和利用查找不到等情況，對(duì)于這類文件的處理方式應(yīng)該視為一件來(lái)處理，實(shí)體也應(yīng)裝訂在一起，便于查找利用。

二、文書檔案整理的基本步驟

1.裝訂

文書檔案在打印好之后要按件裝訂。裝訂順序?yàn)椋赫?、附件和審批單；正文在前，定稿在后；原件在前，?fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；復(fù)函在前，來(lái)函在后。

凡是原來(lái)文件上有金屬物、塑料等包裝都必須去掉，并用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)空白處裝訂；無(wú)法用訂書釘裝訂的厚文件應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂；企業(yè)有裝訂機(jī)的可以用熱熔裝訂機(jī)裝訂；已經(jīng)成冊(cè)的裝訂好的出版物等可以保持原裝訂。

2.分類

對(duì)于一文一件歸檔文件的分類方法與傳統(tǒng)檔案整理的分類方法一致，包括年度分類法、機(jī)構(gòu)(問題)分類法、保管期限分類法等。如果企業(yè)目前沒有自己的分類和保管期限劃分制度，可參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA／T42-2009)中的“企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表”。例如可采用如下分類：年度一保管期限一機(jī)構(gòu)(問題)來(lái)進(jìn)行分類整理。

3.編號(hào)

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中企業(yè)檔案歸檔文件的編號(hào)項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、室編件號(hào)、館編件號(hào)。文件按分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)右上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。如文書檔案的檔的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)。一般建議按四位編碼格式編寫，如：000l。

館編件號(hào)：指地方檔案館接收檔案后，由于鑒定、整理中對(duì)部分檔案進(jìn)行抽出、補(bǔ)人等局部調(diào)整后，導(dǎo)致室編件號(hào)出現(xiàn)斷號(hào)、跳號(hào)等現(xiàn)象時(shí)，按照新的排列順序重新編制的件號(hào)。編號(hào)的方法與室編件號(hào)一樣。

編碼工作還有一個(gè)事情要做，那就是打印頁(yè)碼。編制頁(yè)碼可用號(hào)碼機(jī)或手工填寫，頁(yè)碼編寫在頁(yè)面的右下角，背面的左下角、一份文件一個(gè)流水號(hào)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不打頁(yè)碼。

4.編目

歸檔文件應(yīng)根據(jù)企業(yè)分類方案和件號(hào)編制歸檔文件目錄。編目以“件”為單位進(jìn)行，在目錄中一條條目體現(xiàn)為一件歸檔文件。歸檔文件目錄的項(xiàng)目包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)。可按盒打印出來(lái)并將該目錄放置在盒內(nèi)，另打印一份裝訂成冊(cè)留作手工檢索使用。

5.裝盆排架

歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒內(nèi)，與打印出來(lái)的歸檔文件目錄中相應(yīng)條目排列順序相一致，方便檢索到該文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到實(shí)體文件。裝盒時(shí)，歸檔文件應(yīng)按企業(yè)具體的分類方案將不同年度、保管期限、類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒。不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放人同一檔案盒，不同機(jī)構(gòu)(問題)形成的歸檔文件不應(yīng)放人同一檔案盒。

檔案裝盒過程中要填寫檔案盒封面、脊背和備考表等?，F(xiàn)在企業(yè)檔案室用的盒子一般都采用地方檔案局監(jiān)制的專門裝檔案文件的盒子，檔案盒封面和盒脊都印刷到了盒子上，可直接填寫。如果沒有可制作打印出來(lái)粘貼到盒子上。

填寫脊背時(shí)要根據(jù)檔案盒在檔案柜存放的具體形式進(jìn)行填寫。脊背上的項(xiàng)目一般包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、室編起止件號(hào)、館編起止件號(hào)、盒號(hào)等。盒號(hào)的編寫一般也按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、流水號(hào)等進(jìn)行盒號(hào)的編制。注意此處年度填寫也應(yīng)該填寫四位阿拉伯?dāng)?shù)字；保管期限應(yīng)該填寫!漢字全稱，如：永久、長(zhǎng)期、短期；室編起止件號(hào)填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔案文件的件號(hào)，兩號(hào)之間用橫線連接，如“15―60”。

填寫備考表時(shí)，備考表的內(nèi)容應(yīng)該包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人、日期等。備考表的外形尺寸為標(biāo)準(zhǔn)A4紙，應(yīng)按照盒內(nèi)歸檔文件的實(shí)際情況真寫備考表。

歸檔文件全部裝盒之后，應(yīng)該按照順序排列到檔案密集架上。面對(duì)檔案柜，先從左方排起，遵循從左到右，從上到下的排列順序。檔案盒排架的順序可以按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)來(lái)，如可以按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問題或分類、盒號(hào)流水的順序排架；也可以將同一年度的檔案按類目與盒號(hào)流水排，即先排A類永久、長(zhǎng)期、短期，再排B類永久、長(zhǎng)期、短期，依此類推。

三、文書類電子文件的整理

隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的加快，企業(yè)公文流轉(zhuǎn)也都在OA系統(tǒng)中完成，企業(yè)越來(lái)越多的電子文件需要?dú)w檔。歸檔工作是電子公文運(yùn)行管理的最后一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是電子公文與檔案銜接的關(guān)鍵。電子文件歸檔的質(zhì)量是衡量企業(yè)電子公文運(yùn)行管理好壞與成敗的關(guān)鍵。電子檔案的管理應(yīng)搭乘企業(yè)信息化的快車建立一套電子檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)行更加高效、科學(xué)的管理手段來(lái)管理企業(yè)的電子文件；以更加高效、便捷的方式提供給廣大職工進(jìn)行利用。企業(yè)文書檔案電子文件的整理規(guī)則應(yīng)參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，參照紙質(zhì)文件的整理規(guī)則進(jìn)行整理。

第8篇：文書檔案范文

（一）文書檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力有待提高

文書的檔案是十分重要的材料，而我國(guó)的文書檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力一直較低下。主要原因是受到經(jīng)濟(jì)因素的思想觀念的影響，雖然我的文書檔案管理部門做好了基本的檔案保護(hù)措施，但當(dāng)遇到一些大型的自然災(zāi)害或不可抗力因素時(shí)，文書檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力弊病就會(huì)立刻凸顯出來(lái)。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的強(qiáng)大破壞作用，整個(gè)汶川基本被夷為廢墟，還造成了巨大的財(cái)產(chǎn)損失和人員傷亡，很多文書檔案已經(jīng)不復(fù)存在，這給后期的財(cái)產(chǎn)理賠工作帶來(lái)了很大的困難。

（二）文書檔案具有明顯的時(shí)代特征

由于文書檔案所跨越的時(shí)間較長(zhǎng)，在不同的歷史階段，文書檔案的管理方式也有很大的不同。隨著現(xiàn)代科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)的文書檔案管理已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，文書檔案具有明顯的時(shí)代特征。但是，我國(guó)文書檔案管理人員的專業(yè)性普遍較低，管理人員的業(yè)務(wù)能力不高，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，材料檔案的不規(guī)范問題時(shí)常發(fā)生。在科技不夠發(fā)達(dá)的時(shí)期，文書檔案是由紙張組成的，且檔案中對(duì)于文書的描述過于簡(jiǎn)單，通常只有平面結(jié)構(gòu)圖，文書周圍的情況描述較少。

（三）文書檔案的形式單一

完整的文書檔案中，必須包含除了文字、圖表之外，還應(yīng)有一些相關(guān)的照片、錄音、重要數(shù)據(jù)的底版和其他影像資料。但隨著時(shí)代的發(fā)展，這些資料已經(jīng)無(wú)法滿足人們的需要了，由于文書檔案的特殊性，它在保存中有特殊的載體，如果這些載體遭到損壞，整個(gè)管理成本會(huì)提高很多。因此，對(duì)于特殊的檔案材料，一定要讓專人管理，還要有特定的管理制度。只是我們?cè)谶@方面的人才很少，所以我們要大量培養(yǎng)這樣的人才，以便適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

二、加強(qiáng)管理，解決問題

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代文書檔案管理的主要趨勢(shì)。由于這是一項(xiàng)技術(shù)活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對(duì)存量文書檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡(jiǎn)潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。數(shù)字化后，還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證萬(wàn)無(wú)一失

（二）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家檔案局已經(jīng)針對(duì)電子檔案管理制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)我國(guó)的電子檔案管理起到了很大的規(guī)范作用。文書管理部門也必須結(jié)合時(shí)代和的行業(yè)的特點(diǎn)，制定與本行業(yè)檔案管理相關(guān)的制度，提高檔案管理的質(zhì)量和有效性，實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理，并逐漸走向現(xiàn)代化，與世界接軌。

（三）保存雙套檔案

文書檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容，也是新的發(fā)展，但我們還有許多問題需要解決，如數(shù)字化檔案中信息歸納問題，檔案的執(zhí)行憑證問題，數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，或者信息的規(guī)范化、存儲(chǔ)等方方面面的問題。所以，我們必須根據(jù)實(shí)際，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，對(duì)文書檔案管理實(shí)行雙保險(xiǎn)，就是在使用電子計(jì)算機(jī)保存的同時(shí)，還做好紙張檔案儲(chǔ)存，這樣就能保證文書檔案的安全可靠了。在現(xiàn)代化管理中，我們首先要做好數(shù)字化管理，建立相關(guān)的文書檔案信息搜索平臺(tái)，讓業(yè)主可以方面的搜索到信息；在實(shí)現(xiàn)文書檔案的逐頁(yè)掃描，存入微機(jī)。在文書檔案提供利用過程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應(yīng)使用觸屏、電腦查看等科學(xué)技術(shù)，這樣也能減少文書檔案過多的與外界接觸，保證其安全。

（四）搞好前期控制

根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律，文書檔案必須是真實(shí)、準(zhǔn)確的，不得與事實(shí)相違背。如果文書檔案本身存在一些記錄錯(cuò)誤或者其它誤差，那么文書檔案的法律效力就會(huì)大大降低，在發(fā)揮憑證作用的過程中就會(huì)出現(xiàn)證據(jù)錯(cuò)誤和證據(jù)不足的問題。為了避免這一問題的發(fā)生，文書檔案必須做好事前控制，在檔案歸檔錢，應(yīng)該把握好三關(guān)：加強(qiáng)文件資料審核的管理。相關(guān)人員在進(jìn)行文書登記時(shí)，一點(diǎn)要嚴(yán)格審查當(dāng)事人的資料完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請(qǐng)人在辦理文書登記過程中，需按照相關(guān)規(guī)定填寫一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。其中，當(dāng)事人是自然人的，核對(duì)好信息后，在身份證復(fù)印件上簽好無(wú)異議等字樣，并簽字按手印；如果是法人，就應(yīng)讓法定代表人填好委托書，并加蓋單位公章。只有做好文書的事前審查工作，才能為后期的檔案管理打下基礎(chǔ)；文書資料移交的管理。這是文書資料管理中最重要的環(huán)節(jié)，檔案在交接過程中，管理人員必須對(duì)檔案資料再一次進(jìn)行檢查。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不足的資料文件，檔案管理人員可以拒收。但要說(shuō)明原因，比便當(dāng)事人及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

第9篇：文書檔案范文

1 文書檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，由于受到傳統(tǒng)檔案管理方式和相關(guān)體制的束縛，文書檔案的管理工作一直做得不夠到位，也沒有引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段。而我們一直在這方面努力著，積極采取科學(xué)的解決辦法。為了要開發(fā)出支持文檔一體化的電腦軟件，相關(guān)部門近年來(lái)了檔案軟件管理功能的一些規(guī)定，這一舉措帶動(dòng)了文書和檔案一體化理念的發(fā)展，并展開了文書檔案管理的革新工作，積累了一些經(jīng)驗(yàn)。此后，國(guó)家檔案局又頒發(fā)了新的《檔案文件管理制度》，鼓勵(lì)文檔一體化管理程序真正投入使用。到目前為止，電子政務(wù)管理系統(tǒng)已基本實(shí)現(xiàn)了文書檔案一體化管理，為新的管理體制和科學(xué)技術(shù)提供了發(fā)展的平臺(tái)。此外，電子政務(wù)也得到了全方位施行，這在一定程度上也推動(dòng)了文書檔案一體化的進(jìn)步。在文書與檔案相融合的過程中，社會(huì)上出現(xiàn)了和信息技術(shù)相關(guān)的電子文檔使用周期論，打破了文件向檔案單方面轉(zhuǎn)換的局限，并使電子文檔的統(tǒng)一

2 文書檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 提高檔案歸檔人員工作效率

文書檔案進(jìn)行信息化管理不但會(huì)使文書檔案管理的流程運(yùn)轉(zhuǎn)更加迅速，而且改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書檔案采用計(jì)算機(jī)管理可以按照按件即時(shí)整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統(tǒng)計(jì)等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無(wú)論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.2 提高檔案的查閱速度

文書檔案實(shí)施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，查閱人員不用來(lái)檔案室，文書檔案資源可以隨時(shí)檢索，只需在檔案管理系統(tǒng)中輸入文件的關(guān)鍵字或者文號(hào)就可以查到所需的資料，大大提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，也為檔案部門借閱減少了人力和物力資源。

2.3 提高文件的?韉菟俁群臀募?的安全性

高校檔案室每年的歸檔文件都是上一年度的文件資料，歸檔部門的兼職檔案員在日常公文辦理過程中，文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，不能及時(shí)歸檔，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，提高文件的傳遞速度和文件的安全性，同時(shí)可以通過檔案管理系統(tǒng)確定檔案的密級(jí)，也可以通過權(quán)限設(shè)置對(duì)查檔人員進(jìn)行操作的權(quán)限設(shè)置，確保文件的安全性。采用信息化管理文檔，省去了借閱登記、人力查找以及借閱歸檔手續(xù)，大大減輕了檔案工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也減少了對(duì)紙質(zhì)文檔材料的翻閱，提高了檔案管理利用的質(zhì)量以及文檔管理工作的效率。

3 文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的具體措施

3.1 建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

強(qiáng)化文書檔案的制度化建設(shè)，對(duì)于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護(hù)存儲(chǔ)文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國(guó)家文書檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實(shí)際情況，建立起符合自身實(shí)際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅(jiān)持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等?，F(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時(shí)宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進(jìn)而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計(jì)劃對(duì)文書檔案的編修制度進(jìn)行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，還有必要建立文書檔案管理績(jī)效考評(píng)制度，強(qiáng)化對(duì)工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強(qiáng)制度的實(shí)效性。

3.2 采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)

在文書檔案現(xiàn)代化管理過程中，應(yīng)當(dāng)注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現(xiàn)代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應(yīng)當(dāng)加大資金技術(shù)投入，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購(gòu)買相關(guān)軟件和設(shè)備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設(shè)置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部保護(hù)密碼等，這些技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時(shí)，ASA和GFW等技術(shù)的應(yīng)用，還能在文書檔案信息管理系正常運(yùn)行的前提下，對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實(shí)名認(rèn)證通過后才能進(jìn)入系統(tǒng)?？梢姡F(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備在文書檔案管理中的應(yīng)用與推廣，不僅能夠促進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實(shí)提高文書檔案的開發(fā)利用價(jià)值，最終促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

3.3 打造高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍

專業(yè)化、高素質(zhì)的人才隊(duì)伍在文書檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程中發(fā)揮著重要作用，因此有必要通過專業(yè)技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)和現(xiàn)代管理方法培訓(xùn)，不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)、高水平的文書檔案管理隊(duì)伍。在具體實(shí)踐過程中，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對(duì)現(xiàn)有人才招聘機(jī)制作出適當(dāng)調(diào)整，最大限度地吸納高素質(zhì)人才到現(xiàn)有隊(duì)伍中來(lái)。同時(shí)，注重計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)，因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在文書檔案的現(xiàn)代化管理中發(fā)揮著非常重要的影響。此外，為滿足組織單位快速發(fā)展對(duì)文書檔案管理工作的要求，還應(yīng)當(dāng)重視文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，通過形式多樣的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，幫助員工樹立現(xiàn)代化的工作服務(wù)理念。例如，在新員工入職培訓(xùn)活動(dòng)中，通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)、考核及技能大賽，增強(qiáng)文書檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和對(duì)現(xiàn)代管理技術(shù)的重視，進(jìn)而培養(yǎng)出專業(yè)化、復(fù)合型、高水平的人才，全面推動(dòng)文書檔案的現(xiàn)代化管理?？梢?，切實(shí)增強(qiáng)文書檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，引導(dǎo)其不斷提升綜合素養(yǎng)，與同事間保持融洽的合作關(guān)系，同時(shí)不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理知識(shí)和技術(shù)，這是確保文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)保障。