文書檔案管理辦法精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的文書檔案管理辦法主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：文書檔案管理辦法范文
引言
檔案管理工作實施起來較為繁瑣、復雜，且需要很長的時間來整個各項資料，文書檔案管理作為檔案管理工作的一個重要部分，對于管理中各項資料收集、整理起到很大促進作用。而檔案開發(fā)、收集、整理等作為中職學校開展管理工作的核心內(nèi)容之一，尤其是文書檔案對學校教學、科研、發(fā)展等均起到重要作用，對學校的管理、建設工作也會產(chǎn)生很大影響。因此，本文從當前中職學校文書檔案工作的現(xiàn)狀著手分析，針對存在的問題，重點探究具體的應對措施，以進一步提升文書檔案管理工作質量及工作效率。
1.關于中職學校文書檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.1中職學校的檔案管理制度還需不斷完善
中職學校管理工作中，文書檔案管理工作是其中一個部分，其管理不當直接反映出學校的管理工作不夠嚴謹、制度不夠健全，缺乏高效的管理制度行為約束，易降低管理工作效率。如：學校管理人員在收集、整理文書期間，各個部門管理人員未及時溝通，造成合作不順暢等，均會影響管理工作進度及水平；在調取、使用文書的過程中，其管理條例、程序等不夠成熟，使文書調取過程較混亂，會造成文書遺失的現(xiàn)象，從而影響學校文書檔案管理工作的有序開展。
1.2中職學校文書檔案資料收集較分散
目前很多中職學校的高層管理者，對于學校內(nèi)部的文書檔案管理工作并未引起重視，且關注度非常小，他們更多的注意力都集中于提升學校的教學水平方面。此種管理狀態(tài)長此以往，將影響各業(yè)務部門文書檔案收集整理的重視程度，以致沒把檔案收集、整理等過程直接納入到主要工作組成中，這就容易降低管理人員的工作主動性，且易引發(fā)文書檔案收集、整理不夠完整，很多資料較分散等問題，嚴重的使文書檔案的收集和檔案管理工作間的銜接出現(xiàn)問題[1]。這主要因為文書檔案管理和普通檔案管理之間即有聯(lián)系又有區(qū)別，若二者難以較好地銜接，則會導致檔案管理工作相互脫節(jié)，從而影響中職學校的整個檔案管理工作的開展。
1.3中職學校對文書檔案管理工作者培訓不足
中職學校在開展文書檔案管理工作時，未對有關管理工作者提出較嚴格的要求，且日常管理工作中缺乏對檔案管理工作者的重視程度偏低，未對其做相應的培訓，僅僅把培訓重心轉移到學校教師培訓上。更有甚者，很多中職學校的文書檔案管理工作主要由學校教師兼職，在未經(jīng)專業(yè)培訓的情況之下，使得文書檔案管理者的工作效率、工作質量等受很多影響，這就很難滿足學校日常文書檔案管理工作。
1.4中職學校文書檔案管理信息化程度偏低
中職學校因受資金投入、管理方式等因素限制，使學校開展文書檔案管理工作時，常常出現(xiàn)檔案室基礎設備與標準不符、安保標準地、現(xiàn)代化、信息化水平低等，從而影響文書檔案管理現(xiàn)代化程度，尤其在互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術等方面，文書檔案管理部門的現(xiàn)代化水平較落后，而上述因素會大大降低學校文書檔案管理工作效率。
2.改善中職學校文化檔案管理的核心措施
2.1完善中職學校文書檔案管理制度
制度作為一種使各項工作按照計劃達到預期設定的目的、需人們一同遵守的行為準則，對人們的日常行為起到一定的規(guī)范作用。首先，在開展文書檔案管理工作的過程中，中職學校應堅持以制度作為管理規(guī)范，仔細熟知各檔案法、不同種類公文的處理辦法，按照相關部門的公文管理規(guī)定，提出相應的管理方法，并整合以往的規(guī)定，構建一體化、規(guī)范化的文書檔案管理策略。同時要將文書檔案管理辦法納入單位部門規(guī)章，進一步提高管理人員對檔案管理執(zhí)行程序的統(tǒng)一性，提高辦事效率和辦事質量，減少工作復核量。
其次，制定規(guī)范、統(tǒng)一的管理方法，可使整個文書檔案工作做到有據(jù)可依，有章可循，且制定可文書檔案管理方法后，管理者需在文件形成初期，嚴格檢查、鑒定、分類、歸檔文書編號，以做好檔案管理有關工作，縮減重復工作量，確保檔案和文書協(xié)調；最后，中職學校文書檔案管理者需全面、細致地檢查案卷，將學校中無用的文件完全剔除，重新整理、歸類案卷，盡可能地把有聯(lián)系的文件整理在一起，以使案卷更加規(guī)范化。同時文書檔案管理者需規(guī)范文書題名，在記錄各資料的簡稱時，需規(guī)范有效，保證檢索文書資料的準確度，在管理文書檔案時健全規(guī)章制度，使工作流程更加規(guī)范化，從而提升學校文書檔案管理工作水平。
2.2促進中職學校檔案管理和文書檔案工作間的協(xié)調
中職學校內(nèi)部的檔案管理和文書檔案管理工作即存在一定的聯(lián)系又互相區(qū)別，對此，想要提升文書檔案管理效率，就需先做好學校普通檔案管理工作。文件作為檔案基礎，檔案屬于文件的歸宿，學校文書工作水平對于文書檔案管理水平會產(chǎn)生直接的影響，因此，學校的文書工作者需具備相應的檔案管理意識，在執(zhí)行歸檔制度的過程中，應保證整個檔案文件完整、準確，并以文件資料收集、整理工作為準，促進檔案室內(nèi)工作人員和管理者之間的聯(lián)系，使各個工作者做好各自的檔案審查職責，從而做好學校的文書檔案管理工作[2]。
2.3加強對中職學校文書檔案管理人員的培訓
針對中職學校的文書檔案管理者，其職業(yè)技能、檔案管理意識施做基本的要求，這就需學校加強對檔案管理者的培訓，以增長其見識，同時多思考一些問題，以提升其認知能力，同時學校需告知檔案管理者不斷學習、思考，以培養(yǎng)管理者的各方面能力及提升其綜合素質?，F(xiàn)在大多數(shù)中職學校教師、各部門管理者入職后，均會對其做相應的培訓，時間在15-30天左右，主要便于相關工作者盡快地熟悉自己的工作環(huán)境，同時也為進一步培養(yǎng)及鍛煉工作者的工作能力。中職學校的文書檔案管理工作雖然表面上看比較簡單，但是內(nèi)容較多，所涉及的數(shù)據(jù)資料也非常多，管理起來任務較繁重，需綜合素質高且專業(yè)技能較強的管理者才可勝任。
2.4促進中職學校文書檔案現(xiàn)代化管理
中職學校以往的文書檔管理方法，盡管確保文件和文件間互相聯(lián)系，這樣能確保單份的文件不會磨損、遺失，其保密性、安全性均能保障，但在互聯(lián)網(wǎng)普遍運用的環(huán)境下，學校以往的管理方法在文書管理中的缺點慢慢凸顯出來，這就難以確保案卷質，對學校文書檔案銷毀、利用及鑒定等方面會產(chǎn)生很大影響，且難以適應互聯(lián)網(wǎng)管理需求。
對此，以互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)中職學校文書檔案現(xiàn)代化管理非常關鍵，首先，中職學校文書檔案管理者應選取與學校文書管理工作相符的軟件，以計算機對文書檔案做相應的整理、編號、立卷等，并構建檢索、查閱引擎，并對接好文書檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)，以實現(xiàn)兩系統(tǒng)間無縫對接，確保電子文件中的數(shù)據(jù)信息可錄入系統(tǒng)當中[3]；其次，文書檔案的計算機的檢索工具運用較多樣化，能使檔案由文件級順次向檔案專題、案卷等級別發(fā)展，利用多角度、多層次檢索體系，可加大檢索工具的覆蓋率，從而使檢索工具及時、快速、準確地提供所需文書檔案，最終提升文書檔案利用率。最后，應計算機技術在中職學校構建相應的文書檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，進一步規(guī)范管理各種文書檔案，且運用檔案系統(tǒng)于各部門間較好地傳遞文件、資料，以實現(xiàn)文書檔案資源共享。
3.結語
綜上闡述，中職學校的文書檔案管理是學校展開各方面管理工作的關鍵部分，也是學校朝著規(guī)范化、制度化發(fā)展的重要標志，只有做好文書檔案管理工作，不斷健全管理制度，提升管理者的管理意識，運用現(xiàn)代化技術構建文書檔案管理系統(tǒng)等，才能進一步提升中職學校文書檔案管理效率及管理水平，最終適應當前學校文書檔案管理事業(yè)發(fā)展需要。
參考文獻
[1]王山.學校人事檔案管理工作的規(guī)范化與數(shù)字化[J].環(huán)球市場信息導報，2013，24（4）：23.
第2篇：文書檔案管理辦法范文
一、健全組織機構
為切實加強對檔案工作管理，將檔案工作列入了2014年重點工作，成立了由局長任組長、分管領導任副組長的領導小組，配備熟悉業(yè)務工作的兼職管理人員，及時解決了檔案工作的困難和問題。組織學習《檔案法》，國家檔案局8號令、9號令。通過多種形式的宣傳學習，提高了廣大職工的檔案意識，建立了一支由股、所組成的檔案管理網(wǎng)絡隊伍，營造了一個重視檔案管理工作的良好氛圍。
二、強化制度管理
根據(jù)《檔案法》及《實施辦法》等相關規(guī)定，認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，建立健全了檔案管理的各項規(guī)章制度。包括收集、整理、保管、鑒定（含銷毀鑒定）、統(tǒng)計、利用及歸檔范圍、檔案保管期限表、分類方案及各種專門檔案、電子文檔管理的制度和辦法，按規(guī)定進行了上墻。
三、強化基礎設施
自移民搬遷后，局領導非常重視檔案管理工作，按要求建立了專門檔案庫房，購置了檔案柜，安裝了防盜設備，空調設備、有防火、防光、防蟲、防有害氣體的消毒殺蟲設備和藥物，做到了檔案員辦公室、檔案查閱室和檔案室“三分開”，庫房內(nèi)存放檔案裝具樣式、規(guī)格及質量符合國家標準，有數(shù)量充足、質量較好的檔案專用柜，對機關形成的檔案實行集中統(tǒng)一管理。
四、強化檔案管理
按照歸檔范圍和歸檔制度要求及時將各股室移交的檔案資料進行歸檔。歸檔文件的質量符合有關規(guī)范要求，書寫材料適宜檔案的長期保存，文書檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案及形成的各種光盤、磁盤信息等齊全完整。按照《縣重大建設項目檔案管理辦法》的規(guī)定，本規(guī)定所稱縣重大建設項目（以下簡稱項目）是指縣政府確定的重大建設項目及投資額在500萬元以上（含500萬元）的建設項目，我局無項目涉及。按照《向家壩水電站庫區(qū)移民檔案管理辦法》和民生檔案管理辦法，并結合我局實際，將形成的檔案歸入了本單位的文書檔案進行統(tǒng)一管理。
五、檔案管理不足方面
第3篇：文書檔案管理辦法范文
一、存在的問題
1.文件資料收集不完整
據(jù)了解，許多單位的文書檔案都沒有按規(guī)定進行分類管理，檔案室雖然是一個單位檔案管理的最高機構，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒法協(xié)調好這方方面面的關系，導致一個完整的檔案有時被分割成好幾部分。同時，因為農(nóng)業(yè)科研所的主要工作任務是進行農(nóng)業(yè)科研，大多承擔了國家、省、市重點項目，科研人員對科研檔案建檔意識較強，也比較重視，但對文書檔案卻缺乏應有的重視。加上有些人對檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟利益、人員獎懲的文件材料得不到及時歸檔，影響了歸檔材料的質量。
2.文件資料歸檔過程中存在漏洞
目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負責對本單位在工作中形成的文件資料進行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動性大，文化程度不同，工作性質不同，文書檔案專業(yè)知識又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領導對文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。
3.人員管理和文件印制中造成浪費
大部門起草后的機關文件必需由部門秘書打印、下發(fā)、整理、歸檔。機關各部門各發(fā)各的文件、各送各的材料、各歸各的檔案，互不幫助，互不協(xié)調，這不僅是人員資源上的浪費，而且反映了機關工作雜亂無章。
許多農(nóng)業(yè)科研所的機關文件起草、打印、下發(fā)、整理、歸檔的前期工作都由各職能部門自己進行。單位每年都要撥付相當一部分辦公經(jīng)費給各職能部門用于文件的印制。因為沒有一個統(tǒng)一的制度和管理辦法，所以每年各個單位在文件的印制過程中花了多少錢，誰也不知道，浪費了多少經(jīng)費，誰也不關心。文件在印制過程中印重、印廢、印多的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。因此在文件印制過程中出現(xiàn)的浪費現(xiàn)象比較嚴重。
二、改革設想
1.健全檔案管理制度，提高檔案管理意識
歸檔文件整理前需要制定文件材料整理與歸檔辦法、歸檔范圍與保管期限表、不歸檔文件處理辦法等相關制度，其中還包括收發(fā)文登記制度、傳閱紀錄制度、打印留存制度等文書處理制度。通過制度規(guī)定，將文件材料的收集列入文書人員的崗位職責。傳閱文件應由專人負責，保證辦結文件的歸檔，保證公文載體材料的壽命，保證公文格式、用筆、簽章的規(guī)范化。檔案人員要定期對收集來的文件進行篩選，按照統(tǒng)一的分類標準進行分類，確保材料的內(nèi)在質量。
文書檔案的管理工作與領導的重視和支持是分不開的，尤其是秘書直接參與文書處理各環(huán)節(jié)，直接參與大部分文件材料的形成過程，得到他們對檔案工作的支持，就保證了一批重要文檔材料的質量和來源。因此，作為一名檔案工作者，除了了解自身工作對象和職責外，還應向領導和業(yè)務人員進行宣傳，提高他們的檔案意識，讓他們更加重視和支持檔案工作，發(fā)展檔案事業(yè)。
2. 加強檔案知識學習，提高檔案管理人員素質
從事檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。隨著當今社會和經(jīng)濟生活的快速發(fā)展，對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)，如果檔案人員知識過于老化單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應新形勢，把學習作為工作生活中的第一需要，做到努力學習，不斷提高自身綜合技能。不僅要熟悉農(nóng)業(yè)科研工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，要拓寬視野，了解農(nóng)業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，努力去多思考，多研究，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型的轉變。
3.及時收集文件資料，確保文書檔案的完整性
第4篇：文書檔案管理辦法范文
【關鍵詞】電力企業(yè)；文書檔案；服務
引言：文書檔案管理作為各行業(yè)企業(yè)MIS系統(tǒng)的重要組成部分，在企業(yè)信息化建設中起著很至關重要的作用。隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的啟用，文書檔案日益成為企業(yè)文件的主導形式，這就對檔案管理提出了更高的要求，即如何利用計算機及網(wǎng)絡技術收集、積累、整理、形成檔案，開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業(yè)服務。目前企業(yè)的文書檔案管理電子化已經(jīng)得到一定的發(fā)展，但管理上還不夠規(guī)范。為此，需要在進一步實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的同時，加強管理的規(guī)范化工作。
1.信息社會對電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求
20世紀末美國面對日益激烈的全球競爭形勢提出了”信息高速公路’‘建設的戰(zhàn)略此戰(zhàn)略主要是為了提高網(wǎng)絡的傳輸速率和寬帶。該戰(zhàn)略的施行收到了良好的社會經(jīng)濟效益使美國的管理成本大幅度的降低、競爭力大大增強。同時許多國家紛紛效仿美國制定了相類似的信息發(fā)展工程，出現(xiàn)了一種爭先利用先進科學、技術來改善企業(yè)經(jīng)營管理的局面。可見，信息技術的開發(fā)及研究對社會經(jīng)濟發(fā)展具有不可忽視的作用。信息化這個概念已經(jīng)滲透到社會經(jīng)濟的各個領域信息化建設；一切都是為了社會的基礎設施建設而生。信息化意味著我們有加強一切有用信息的開發(fā)和管理的必要使信息的服務帶動作用，從而得到有效利用。
電子企業(yè)是知識型、技術型高度密集的企業(yè)是關系國家能源安全和國民經(jīng)濟命脈的國有重要骨干企業(yè)。電子企業(yè)檔案是在企業(yè)的經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的.是企業(yè)經(jīng)濟活動的真實反映對企業(yè)的現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律研究、日常經(jīng)營管理和戰(zhàn)略決策等都有重要的價值。信息社會對電子企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求。如何有效的發(fā)揮文書檔案的作用為企業(yè)服務為社會信息管理、建設服務成為擺在信息開發(fā)和管理者面臨的首要問題。當前加快信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)文書檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化是實現(xiàn)文書檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質技術基礎和重要手段。
2.實現(xiàn)信息化管理的原則
計算機管理在各個領域的普及使企業(yè)文書檔案實現(xiàn)信息化管理成為現(xiàn)實。計算機與網(wǎng)絡進入企業(yè)文書檔案管理領域，一方面，使檔案信息的處理速度大大提高、檔案資源的服務范圍擴大、檔案資源開發(fā)利用變得更加方便，另一方面，也使我們看到傳統(tǒng)的檔案管理模式必須進行改革，才能適應當前的信息化潮流。目前，電力企業(yè)已經(jīng)將計算機引入了文書檔案的管理，通過應用該技術大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節(jié)約了時間，提高了效率。一個成功的企業(yè)文書檔案計算機管理模式，要能夠處理文書與檔案部門內(nèi)部各方面的工作信息，對信息加以區(qū)別和處理，并為企業(yè)提供準確的信息利用。
2.1效率高
企業(yè)文書檔案應用計算機管理的目標是利用現(xiàn)代化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為企業(yè)提供安全、及時、準確、全面的信息，提高工作效率。
2.2經(jīng)濟實惠
當前采用的計算機管理技術使得系統(tǒng)在一定的時期具有先進性，而不被淘汰。要簡化程序，使用方便，符合企業(yè)文書檔案的應用要求，符合檔案系統(tǒng)規(guī)范。使用成熟的商品化軟件，與辦公自動化軟件能夠有效地接口，不能形成信息孤島。
2.3安全可靠
文書檔案信息內(nèi)容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規(guī)定用戶權限，文件須經(jīng)加密處理。 單位檔案的網(wǎng)絡可以組成一個單獨的局域網(wǎng)與企業(yè)網(wǎng)連接，但必須與國際互聯(lián)網(wǎng)維持物理斷開形式，從而維護信息的安全。
3.電子企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的措施
采用科學的文書檔案管理體制和管理方法，開發(fā)檔案信息資源提供高質量、高效率的檔案服務，其中人是最重要的因素。
3.1切實提高電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展意識
電力企業(yè)文書檔案工作者及分管領導必須樹立起檔案管理及檔案保存的重要意識。一是要改變檔案工作長期無聲無息的收集整理局面.面向電力企業(yè)文書檔案和科技檔案管理工作.要積極參與.并應用相關檔案的電子計算機管理辦法和要求加強管理.’提高電子計算機管理水平為文書檔案工作的開展創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境，為電力企業(yè)的發(fā)展提供服務；二是要提高檔案工作人員的工作積極性把管理檔案工作的作用充分發(fā)揮出來.千方百計擴大服務領域只有這樣才能打開電力企業(yè)文書檔案工作的新局面帶動電力企業(yè)檔案事業(yè)的全面發(fā)展.
3.2加大電子企業(yè)文書檔案現(xiàn)
代化管理的軟硬件投入制約電力文書檔案和科技檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多如資金、人才等，但起主要決定因素的是分管領導者的現(xiàn)代化意識管理水平。一是應投入較大的精}力關心和支持這一事業(yè)沒有資金，應想方設法創(chuàng)造條件投入資金；沒有設備，應千方百計配備先進設備；沒有管理人才.應積極培養(yǎng)、選拔高素質的專業(yè)人才把檔案現(xiàn)代化管理納入電力.建設、電力供應、電力管理工作計劃，列入本單位重要達標的內(nèi)容進行考核。二是各基層單位領導尤其是分管檔案工作的領導要經(jīng)常過問此項工作.定期聽取檔案工作匯報.了解檔案工作現(xiàn)狀指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。三是要有宏觀指導的總體思路.實現(xiàn)微觀動作上管理內(nèi)涵和技術手段的創(chuàng)新。
3.3建設高素質的電子文書檔案工作者隊伍
電子企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化對檔案管理人員的素質提出了新的要求，檔案管理人員應具有現(xiàn)代意識和服務思想，應掌握現(xiàn)代知識和技能。檔案人才是知識，管理人才。當前文書檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心就是計算機技術的應用即檔案計算機管理。電子計算機以其高速運，算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給電力檔案工作者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。電子企業(yè)應強化訓練，對檔案專（兼）職工作者分層次進行基礎知識培訓及檔案專業(yè)知識培訓，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質量的年輕的檔案管理生力軍培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。只有這樣才能在實踐中建設一支政治合格、業(yè)務精通、紀律嚴明、作風過硬、服務優(yōu)質的文書檔案管一理隊伍進而全面提高電力企業(yè)檔案工作的服務意識和管理水平。
3.4加快電子文書檔案管理的現(xiàn)代化進程
電子企業(yè)文書檔案工作規(guī)范，化標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。電力文書檔案工作被看成是一項知識性管理工作。知識性管理檔案是電力企業(yè)信息管理的延伸和發(fā)展。知識不是一般的信息而是能在信息運用中改進人的行為的特殊信息。知識管理要求把信息與信息、信息與活動、信息與人連接起來，實現(xiàn)知識的共享和社會化。把檔案管理從信息管理看成知識管理，這是認識的又一深化，無疑也提升了電子文書檔案工作的重要地位。文書檔案是企業(yè)資料信息源是企業(yè)的財富、智慧的積累文書檔案管理實現(xiàn)自動化、信息化和現(xiàn)代化管理，可使信息資料資源更好地發(fā)揮作用。
4.結語：
文書檔案是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一筆寶貴的文化財富。建立健全一套完整科學的文書檔案管理體系，有助于減輕檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率，使文書檔案管理能夠服務企業(yè)發(fā)展、服務社會經(jīng)濟。
參考文獻
第5篇：文書檔案管理辦法范文
關鍵詞：機關事業(yè)單位；專門檔案；管理；經(jīng)驗
1 什么是專門檔案
專門檔案顧名思義就是專門的檔案，指的是機關、團體、企事業(yè)單位及其他社會組織，在從事某些專業(yè)性較強的活動中，為了實現(xiàn)相關職能目標而形成和使用的，具有查考、利用和保存價值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄。
專門檔案是一個群體概念，不是說某一個檔案專門。具體而言，可以分為訴訟檔案、工程檔案、學籍檔案、藝術檔案、出版刊物等等。它作為一種有效劃分檔案類別的途徑而廣泛應用于檔案分類當中，由于專門檔案的特定形成規(guī)律，其收集和管理工作就有別于文書檔案而相對具有獨立性。
2 專門檔案分類的優(yōu)勢
專門檔案相較于文書檔案，其歸檔效果更強烈，更便于查找和借閱。類似我國古代史書中的“紀傳體”與“編年體”，專門檔案就如同紀傳體，以某一類人、某一類事作為統(tǒng)一記載序列，而文書檔案則一般是以年度為界。比較來說，專門檔案在技術機關事業(yè)單位在某些專業(yè)方面的工作情況比文書檔案更有優(yōu)勢。
同時，由于專門檔案的分類方式，諸如音頻、視頻、圖片等媒介能夠單獨分類、單獨存儲，同時其存放條件也與一般文書檔案不同，避免了目前傳統(tǒng)紙質分類方式的管理人員混雜、管理方式雜亂的現(xiàn)象。
3 如何更好地建設專門檔案的管理工作
3.1 要掌握靈活性
管理專門檔案要根據(jù)專門檔案的靈活性靈活調整。比如我們保存出版刊物時，由于不同的出版刊物有不同的受眾閱覽，也面向不同的地域閱覽，因此，我們在存儲這類專門檔案的時候可以選擇按照出版時間加以分類，也可以選擇按照出版地點加以分類，還可以按照面向人群進行分類，類似1999年1月1日的《新華日報》可以和同時間的《人民日報》一同歸檔，也可以按照地域和同一時間的《揚子晚報》一同歸檔。檔案管理人員應當按照現(xiàn)實要求，分情況分類進行歸檔。
另外需要特別說明的是，對于非紙介檔案的專門歸檔，要根據(jù)每種檔案的不同特質靈活對待，借助磁材料保存的文字、聲音、影像檔案，例如光盤、磁盤等要單獨放置，避免消磁。同時因為聲像檔案的瞬時性和階段性，此類檔案還應該及時歸檔。采用膠片、相紙等感光材料的，還應當留存?zhèn)浞?。對于感光材料和磁材料的借閱問題上，應該嚴格控制原件借閱。
3.2 要重視完整性
專門檔案以類別劃分，如果檔案不全將對查閱造成極大不便。比如訴訟檔案，我們要從公安機關立案偵查、檢察機關提訟到審判機關審查宣判，全部記錄，缺一不可。無論時間再長，也要逐一記錄。再比如基建檔案，涉及到規(guī)劃、勘察、施工、建立、設備、財會、驗收等方方面面，其參與部門之多、時間之長、工程之復雜等都非?？简灆C關單位專門檔案管理工作。這種檔案一旦缺失某一點，在后期的核查及糾錯將會出現(xiàn)重大干擾。機關事業(yè)單位檔案管理人員要特別注意，確保此類檔案的齊全和完整。
對于非紙介檔案，除了應留存?zhèn)浞葜?，在記中還應當對檔案生產(chǎn)的時間、地點、人物、工作內(nèi)容和活動等一一注明。明確一線責任人的責任，加強系統(tǒng)監(jiān)督。
3.3 要強調時效性
不同的專門檔案有不同的管理方式。現(xiàn)實社會中，信息量冗雜且繁復，很難對全部的檔案管理做到全面、準確，紙質材料的存檔更是如此，往往紙質檔案隨著時間的推移越積越多，給檔案管理和查閱帶來了諸多不便。這就要求檔案管理人員對歸檔整理要有時效性概念，尤其是專門檔案的分類管理工作，比如說訴訟檔案中若存檔超過一定時限，在法律意義上講已經(jīng)喪失了利用的價值，這時我們可以將超時的這類訴訟檔案再逐一進行專門管理；教學工作的學籍檔案根據(jù)學生是否在校，分類管理，按照在籍學生、未畢業(yè)保留學籍者、畢業(yè)未提走檔案者等歸類存檔。這樣相對獨立的管理模式，將為檔案的查考利用提供便利條件， 也為檔案的管理工作提供相應的支持。
對待非紙介檔案，不僅要考慮傳統(tǒng)檔案的時效性，還要從其本身的材質出發(fā)，視情況整理。磁介質的檔案需要隔一段時間檢查檔案質量，光材料檔案要選用遮光避光場所，同時也要注意保質期限。
如此歸檔，很多查找檔案的專門檔案需求人員直接可以查閱本專業(yè)的檔案材料，不需要檔案管理部門的協(xié)助即可，方便又快捷。
第6篇：文書檔案管理辦法范文
一、提高認識，切實加強檔案管理工作的領導
近年來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。牢固了樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。20__年，根據(jù)工作需要，我們及時調整了縣局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規(guī)劃、年度計劃及有關人員的崗位目標考核中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內(nèi)容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，各科室都配備了兼職檔案管理工作人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡，形成了以分管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協(xié)助工作的四級檔案管理網(wǎng)絡。
為提高檔案管理質量，我局在資金緊張的情況下不斷加大檔案設施投入。20__年局機關搬入辦公大樓后，專門設立了文書檔案室，并撥出專項經(jīng)費，購置檔案柜15節(jié)，為檔案室配置專用檔案裝具，基本適應了檔案管理工作的需求。
二、加強制度建設，規(guī)范檔案管理
為不斷促進我局檔案管理工作的規(guī)范化建設，提高文書檔案管理水平，20__年以來，我局先后制定了《##縣食品藥品監(jiān)管局檔案管理辦法》及《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務、歸檔范圍及整理要求，使各有關科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發(fā)揮和調動檔案工作人員的積極性。
同時，我局按照檔案管理要求，一是在歸檔過程中，將所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打??；二是文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存；三是結合我局實際情況，認真落實檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，目前未發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀現(xiàn)象，確保了檔案的安全；四是增強檔案利用安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。通過以上措施使我局的檔案管理工作逐步走向了規(guī)范化、科學化管理軌道。
三、積極參加檔案管理培訓，切實做好歸檔和利用工作。
為不斷提高檔案工作的規(guī)范化、科學化管理水平，建局4年來，每年安排檔案工作人員參加縣檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務知識匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據(jù)。我局還按照縣檔案局和上級主管部門的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案600余件。20__、20__年年按照縣檔案局要求完成了現(xiàn)行文件報送任務，共報送現(xiàn)行文件100余件。
四、存在問題和今后打算
由于我局建局時間較短，檔案工作基礎較薄弱，日常管理中還存在很多問題和不足，一是對檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案管理意識，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質量差。二是人員少、經(jīng)費緊張，檔案室硬件建設存在較大差距。三是檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等有關的規(guī)章制度還不夠健全和完善。四是檔案管理信息化程度不高，一定程度上影響了檔案作用的發(fā)揮。
第7篇：文書檔案管理辦法范文
（一）基于檔案利用的會計檔案保管期限
檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。我國著名檔案學家吳寶康教授在《當代我國檔案工作的重要文獻》中曾指出：“檔案必須利用，通過利用來充分發(fā)揮其作用，為社會服務并同社會的政治、經(jīng)濟、文化、科學、教育等各方面緊密聯(lián)系起來，實現(xiàn)檔案自身的社會價值?！睍嫏n案作為檔案實體的一個組成部分，也必須通過利用來實現(xiàn)自身價值。為了便于人們在日常經(jīng)濟活動中更科學保護和利用會計檔案，財政部于1998年重新頒布（財會字[1998]32號）《會計檔案管理辦法》。《辦法》中規(guī)定：會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類；定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類；其中會計憑證15年（原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證）、會計賬簿類15年 （現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年）、財務報告類（年度財務報告（決算）永久， 月、季度財務報告 3年 ）。隨著人們社會經(jīng)濟活動日益頻繁及對會計檔案利用需求度增大，超期的會計檔案潛在價值越來越顯現(xiàn)，人們對現(xiàn)行的會計檔案保管期限的質疑越來越多。
（二）會計檔案保管期限在實際利用過程中矛盾表現(xiàn)
1、會計檔案保管期限的與文書檔案保管期限不相協(xié)調
國家檔案局局長楊冬權2006年12月18日簽署國家檔案局第8號令，對機關文書檔案保管期限做了新的規(guī)定：凡涉及“職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料”由長期調整為永久保管。對本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料也定為永久保管。國家對文書檔案保管期限科學界定，開創(chuàng)檔案保管期限的先河，體現(xiàn)“以人為本”思想。而現(xiàn)行會計檔案保管期限不能與時俱進。特別是對記錄或證明經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)的會計原始憑證保管期限一律為十五年，這與當前經(jīng)濟發(fā)展及不相稱。
2.會計檔案保管期限與法律時效矛盾
我國《刑法》第七十六條對追訴時效有明確具體的規(guī)定：“犯罪經(jīng)過下列期限不再追訴：（一）法定最高刑為不滿五年有期徒刑的，經(jīng)過五年；（二）法定最高刑為五年以上不滿十年有期徒刑的，經(jīng)過十五年；（三）法定最高刑為十年以上有期徒刑的，經(jīng)過十五年；（四）法定最高刑為無期徒刑、死刑的，經(jīng)過二十年。”追訴時效最短五年，最長二十年。我國《民法通則》第一百三十七條對訴訟時效有明文規(guī)定：“訴訟時效期間從知道或者應當知道權利被侵害時起計。但是，從權利被侵害之日起超過二十年的，人民法院不予保護?！比绻船F(xiàn)行會計檔案管理辦法規(guī)定，將期滿十五年會計憑證、會計賬簿都銷毀。司法舉證就會有一定難度，犯罪分子就有可能從容地逃避法律的制裁，權利人的合法權益就難以得到法律的保護。
3、會計檔案保管期限與檔案室室藏優(yōu)化的矛盾
由于在實際工作中，一方面有許多超服役的會計檔案的仍然經(jīng)常發(fā)揮潛在價值；另一方面現(xiàn)行《會計檔案管理辦法》會計憑證保管期限為十五年這與中華人民共和國刑法的追訴時效相沖突的影響。許多單位對保管期滿的會計檔案銷毀遵循“管理從嚴銷毀從寬”原則，抱有的謹慎態(tài)度。顧慮重重，怕?lián)斬熑尾桓忆N毀。使得有些沒有利用價值的確實需要銷毀的會計檔案，也沒有得到即使銷毀。占據(jù)檔案室?guī)旆?，造成檔案室?guī)旆烤o張。這及不利于檔案室室藏優(yōu)化，也不利會計檔案資源整合。
（三）協(xié)調檔案利用與會計檔案保管期限措施
1、加強會計憑證檔案的前端控制
對涉及經(jīng)濟積案、土地房產(chǎn)、資產(chǎn)分配、大額經(jīng)費收支、在建項目、未了債權債務、工資、福利、重要的合同協(xié)議等原始憑證會計檔案在裝訂時，可按文書檔案存檔，檔案部門和財務處進行協(xié)商，用蓋有檔案部門公章的復印件代替原件，作為憑證附件與憑證裝訂一起，原件做為文書檔案保管；或在每卷會計憑證封底制作一個備考表，遇到上述等問題可以備考表中說明。以方便以后的會計檔案保管期限的重新界定。
2、適當延長會計檔案的保管期限
延長會計檔案的保管期限就是對會計檔案再鑒定的過程。這就要求從事會計檔案鑒定的工作者，要用科學發(fā)展的眼光，以人為本的思想，高瞻遠矚的態(tài)度，對會計檔案科學鑒定。根據(jù)檔案界定“易長不易短”的原則（1）對涉及對未結清的債權債務、正在項目建設期間等方面會計憑證除在會計憑證封底備考表注明外，保存至結清債權債務及為止；（2）對大面額票據(jù)及工資、福利、房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等方面原始憑證保管期限的應有原來的十五定為70年以上或永久.這國家房屋所有權70年的規(guī)定相匹配。（3）對其他的原始憑證一律定為二十年，這與法律訴訟時效也不沖突。（4）對記錄和反映本單位所有經(jīng)濟活動的總賬應定為永久。（5）其他賬簿應和現(xiàn)金、銀行存款日記賬保管期限相匹配均定為25年。
3、建立健全會計檔案鑒定銷毀制度
根據(jù)《會計法》、《中華人民共和國檔案法》及相關法規(guī)規(guī)定，建立完善會計檔案鑒定銷毀制度。會計檔案鑒定銷毀是按照一定的原則、標準和方法，判定會計檔案的保存價值，確定會計檔案的保管期限，剔除失去保存價值的會計檔案予以銷毀。做好會計檔案鑒定銷毀工作，有利于優(yōu)化會計檔案庫藏，節(jié)省儲藏空間，減少人力物力財力的浪費，提高會計案的利用效率。
第8篇：文書檔案管理辦法范文
【關鍵詞】職業(yè)教育;檔案管理;教育質量;管理水平
一、職業(yè)教育檔案管理的重要意義
職業(yè)教育學校與普通的高等學校不同，每個專業(yè)課程需要準備的教學資料比較多，如果整理不及時，會造成教學資料丟失，從而在實際教學過程中，無法找到相關的教學依據(jù)，嚴重制約職業(yè)教育學校的發(fā)展。在職業(yè)教育中實行檔案管理，將相關的教學資料進行收集，按照類別進行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業(yè)教育中加強檔案管理，有利于了解學生對專業(yè)知識的了解程度，還可以通過提升檔案管理水平，提高職業(yè)教育的教學能力，有利于職業(yè)教育的快速發(fā)展。職業(yè)教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學檔案、學籍檔案以及基建檔案等四大內(nèi)容，由于各個檔案內(nèi)容較多、較復雜，一旦檔案管理不當，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業(yè)教育的發(fā)展。
二、職業(yè)教育檔案管理主要內(nèi)容
（一）文書檔案管理
文書檔案主要是指學校在日常管理中產(chǎn)生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業(yè)教育學校的發(fā)展過程，還包括學校在發(fā)展過程中取得的成績，將文書檔案分類別進行歸納管理。通過文書檔案，可以了解到學校是如何發(fā)展的，對學校發(fā)展有利的項目，學校應該積極推進，摒棄學校發(fā)展中的不足之處，促進學?？焖侔l(fā)展。另外，學生可以通過文書檔案，了解到學校的輝煌歷史，并使學生感到驕傲，從而產(chǎn)生愛校的情懷。
（二）教學檔案管理
教學檔案主要包括：教學內(nèi)容、教學筆記、教學成果等，學校可以通過教學檔案，了解教師的教學水平和教學方法，教師可以通過教學檔案，了解到學生對專業(yè)知識的掌握程度。通過教學檔案管理，可以了解教學中的不足，并加以改進，不斷提高學校的職業(yè)教育水平。教學檔案是學校教學改革與教學研究的重要依據(jù)，教師可以通過教學檔案選擇學生最容易接受的教學方式，學生也可以通過教學檔案了解自身的不足，改變學習方法，提高學習效率。
（三）學籍檔案管理
學籍檔案主要包括：學生在入學時的基本情況、學生在校期間的成績以及各方面的綜合素質等內(nèi)容。學校通過學籍資料管理，可以全面地了解學生，有利于教師更好的管理學生。社會用工單位可以通過學生的學籍檔案，判斷學生是否滿足本企業(yè)的要求，更好地甄別人才，學籍檔案是學生最直接的名片，是判斷學生能力的一個重要依據(jù)。
（四）設備、基建檔案管理
設備檔案是指在教學過程中使用的各種儀器設備詳情以及維護的相關信息等，一旦教學儀器設備出現(xiàn)故障，可以通過設備檔案，了解儀器設備的基本性能，并以此為依據(jù)，制定科學合理的解決辦法?；n案是指學?；A建設的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學校建設的基本情況，有利于維護校園建設的安全，學校建筑如果需要改建、新建或擴建，基建檔案是必不可少的依據(jù)。
三、加強職業(yè)教育中檔案管理的實踐性
（一）增強檔案管理的意識
職業(yè)教育的檔案管理工作在學校管理工作中起著關鍵性作用，檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，需要檔案管理人員具有相關的專業(yè)知識，而且管理人員需要具有檔案管理的意識。現(xiàn)階段職業(yè)教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識，對管理工作缺乏責任感，有時會導致部分檔案資料丟失，就會失去檔案管理的作用，給職業(yè)教育學校的發(fā)展帶來了巨大困難。加強職業(yè)教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學生活中，增強職業(yè)教育學校全體教職工的收集整理意識。由于職業(yè)教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠遠不夠，需要學校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時進行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學生在檔案管理中同樣發(fā)揮著積極的作用，努力提高學生的檔案意識，積極配合學校提供相關的資料信息，以便學校為學生建立完善的個人檔案，為學生以及用工單位提供便利。
（二）加大檔案管理的力度
職業(yè)教育的檔案管理需要學校的大力支持，學校應該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責任心的負責人，領導檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進職業(yè)教育快速發(fā)展。在學校建設規(guī)劃過程中，應將檔案管理的場地列入規(guī)劃建設內(nèi)，建立獨立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進行區(qū)分，在檔案室內(nèi)配備齊全的辦公設備，配備必要的電子產(chǎn)品，以及檔案管理相關的軟硬件設備。在檔案館或檔案室內(nèi)建立紙質檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應該注意室內(nèi)通風，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。
（三）建立完善的規(guī)章制度
在職業(yè)教育檔案管理過程中需要依據(jù)《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等相關的法律法規(guī)，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業(yè)教育檔案管理中，管理人員需要依據(jù)相關的規(guī)章制度進行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結等，再根據(jù)檔案內(nèi)容進行分類，并按照時間順序進行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規(guī)范，進行分門別類，文書檔案歸納管理，教學檔案歸納管理，學籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負責，確保檔案的安全性。
（四）實現(xiàn)信息化檔案管理
隨著電子信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理也步入了信息化時代，職業(yè)教育學校的檔案必須緊跟時代的步伐，實行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術進行職業(yè)教育檔案管理，首先，制定一個整體的檔案管理方案，按照計劃進行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案資源共享，建立一個實用性的檔案信息網(wǎng)站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。
（五）提高檔案開發(fā)利用水平
職業(yè)教育檔案管理的主要目的是為了通過檔案資料，促進職業(yè)教育快速發(fā)展，檔案的開發(fā)利用才能體現(xiàn)出檔案管理的價值。在檔案資料的收集過程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內(nèi)容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計算機，對檔案資料進行鑒別，刪除重復或者無價值的檔案內(nèi)容，提高檔案的水準和質量。實現(xiàn)部分檔案的公開性，方便教師和學生進行查找，提高檔案的利用率。
四、結語
通過職業(yè)教育中的檔案管理，可以幫助職業(yè)教育學校了解自身的不足，為學校的發(fā)展提供重要的依據(jù)。在職業(yè)教育中加強檔案管理，增強管理人員的檔案管理意識，制定相關的規(guī)章制度，實現(xiàn)信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理的價值，不斷促進職業(yè)教育快速發(fā)展。
【參考文獻】
[1]朱紅.加強職業(yè)教育學校檔案管理的思考[J].黑龍江檔案.2012.
[2]吳桂云.改制后職業(yè)教育系統(tǒng)檔案管理的幾個新區(qū)域[J].辦公室業(yè)務.2011.
[3]尹英范.加強職業(yè)教育檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江史志.2014.
[4]林鳳.關于職業(yè)教育院校檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案.2012.
[5]江華.發(fā)達國家職業(yè)教育中的學籍檔案管理[J]教育與職業(yè).2001.
第9篇：文書檔案管理辦法范文
關鍵詞：立卷改革；高校檔案；按件整理；《歸檔文件整理規(guī)則》
立卷改革長期以來都是我國檔案界較為關注的話題，2001年，正式出臺的《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）是對前期各種文書立卷改革措施的總結和升華，是“繼30年代行政效率運動之后文檔工作的第二次變革”。[1]《規(guī)則》作為我國文書立卷改革的重要成果，自其以來，在檔案界產(chǎn)生了較大的影響，各級綜合性檔案館基本已按其要求進行了相應的改革。在高校領域，《規(guī)則》也同樣被逐步推行開來。卞咸杰同志曾就高校領域適用《規(guī)則》問題在檔案界論壇作過專題講座，[2]并將其主要內(nèi)容以《高校各類檔案以件歸檔的實踐》（以下簡稱《卞文》）為題在《檔案管理》2010年第1期上發(fā)表。筆者對卞咸杰同志在文中所展示的創(chuàng)新精神和改革膽略深為敬佩，但是，對于《卞文》將該校立卷改革的經(jīng)驗總結為按件整理方法“以點代面，從文書檔案延伸到其他類別檔案”，[3]認為《規(guī)則》能夠適用于高校各類檔案的論斷則無法認同。
《規(guī)則》所提倡的“簡化整理，強化檢索”的理念與計算機及網(wǎng)絡技術空前發(fā)展的時代背景相得益彰，在文書檔案領域，“卷”改“件”是對檔案客觀實證性的回歸，盡量減少因為組卷及其相關操作引起的主觀性失實和失序。筆者雖然也認同《規(guī)則》在高校文書檔案領域的運用是檔案整理方式的一種進步，但是，這并不能成為《規(guī)則》適用范圍可以無限擴展的理由，從《規(guī)則》本身以及檔案自身特點等方面考量，《規(guī)則》不適用于高校非文書類檔案。
1 基于《歸檔文件整理規(guī)則》文本的思考
《規(guī)則》的出臺，正式確立了按件整理的專業(yè)地位，卻也由此引發(fā)了關于按件整理規(guī)則適用范圍的不斷爭議，為了能夠讓探討基于相同的平臺，筆者認為，在思考按件整理的適用范圍時，有必要對《規(guī)則》的文本意愿進行重新梳理。
1.1 《規(guī)則》制定的背景。檔案整理是檔案工作的重要內(nèi)容之一，而歸檔材料的整理方法則是整理工作的核心內(nèi)容。因此，關于檔案整理方法的探索在我國就一直存在。大規(guī)模的立卷改革探討開始于上世紀80年代，而隨著上世紀90年代對電子文件的不斷關注，關于文書立卷改革的探討與爭論越發(fā)如火如荼?；厥走@一段歷史，其間，關于文書立卷改革的方法從“上世紀八十年代以來，以‘六特征立卷法’為基礎，衍生出‘一事一卷’、‘四分四注意’、‘三個為主，五個分開’、‘三分兩同’等一系列立卷法”。[4]從中，我們不難發(fā)現(xiàn)，不管是何種立卷方法，都是基于對文書檔案的整理方法而產(chǎn)生，其涉及范圍并沒有涵蓋所有類型的檔案?！兑?guī)則》的出臺是在對文書立卷改革的探討有了一定的成效后，集合各種立卷方法的優(yōu)點而形成的一種國家行業(yè)標準?！兑?guī)則》以推薦性行業(yè)標準的形式，于2000年12月由國家檔案局批準，于2001年正式頒布實施。《規(guī)則》之所以作為推薦性標準推出，也是為了兼顧現(xiàn)實檔案工作中存在的各種復雜多變的問題，避免“一刀切”的狀況出現(xiàn)。
1.2 《規(guī)則》關于適用檔案類型的規(guī)定。我國高校檔案的類別基本采用了1993年《高等學校檔案實體分類法》中的規(guī)定，分為黨群、行政、教學、科學研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會等10個類別，2008年，頒布的教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》與之相比，僅僅是新增加了學生類檔案，在實際工作中，一般會將特殊載體的聲像類和實物類檔案作為單獨類別列出。根據(jù)高校各種類型檔案的基本特點，可以大體上將其分為三個大類，一是文書檔案，即黨群類、行政類和外事類；二是科技檔案，即科研類、基本建設類、儀器設備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案；三是專門檔案，即學生類、教學類、出版物類、財會類。
《規(guī)則》自身文本中，雖沒有適用檔案類型的明確條款，但是，其在第二部分“定義”中，認為“歸檔文件”是指“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”。王健教授據(jù)此，也將“辦理完畢”、“文書檔案”、“紙質文件”歸納為《規(guī)則》適用范圍的“三個顯性限定”。因此，從《規(guī)則》的本意來考察，文書檔案應該是其適用的基本條件之一，《規(guī)則》并沒有涉及文書檔案之外的檔案類型?！侗逦摹芬惨庾R到了這一點，但是，其處理的方式是在編制本校的實施細則時，將“文書檔案”直接擴大為“各種紙質歷史記錄”，但對于這種適用范圍擴大的合理性，缺乏足夠的解釋和論證。
2 尊重檔案自身特點是整理工作的起點
檔案整理工作需要以“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”為原則來進行，對各種類型檔案自身特點的認識是探討其整理方式的起點，也是判斷各種檔案整理方式優(yōu)劣的基本標準，檔案的整理方式只有與該類別檔案的自身屬性相符合才能實現(xiàn)整理工作的科學化。
2.1 按件整理違背了科技檔案的成套性特點。高校的科技檔案主要包括科研、基本建設、儀器設備、產(chǎn)品生產(chǎn)等四類檔案。因為科技工作過程的完整性及其相對獨立性，使科技檔案的形成在客觀上具有成套性的特點，這也是科技檔案與文書檔案的最主要區(qū)別。科技檔案的成套性特點主要是指“圍繞著一個獨立科技項目的進行，規(guī)律性地形成了一系列相關的科技文件，這些科技文件記載和反映了該項科技、生產(chǎn)活動的全部過程和成果，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的科技程序和科技內(nèi)容緊密銜接，構成了一個反映該項科技、生產(chǎn)活動的文件整體”。[5]不管某個具體的科技項目在數(shù)量、內(nèi)容和形式上有著怎樣的差別，但是，它們因為同一個總體的科技程序和科技內(nèi)容而相互關聯(lián)，共同構成了相關科技活動的文件整體。只有將基于同一個科技項目產(chǎn)生的文件集中整理起來才能反映科技活動的全貌，才符合科技檔案整理的基本原則要求。
因為科技檔案的成套性特點，“案卷”在科技檔案整理中成為一種“客觀存在”，例如，同一個科研項目、同一件產(chǎn)品、同一個工程或設備都是統(tǒng)領關聯(lián)科技文件材料的客觀案卷形式。文書檔案則因為沒有明顯的內(nèi)容特征來客觀統(tǒng)領卷內(nèi)相關文件，容易形成不同立卷者立卷結果大相徑庭的局面，這也是文書檔案實現(xiàn)按件整理的重要原因之一。在工作量方面，由于科技檔案案卷概念相對容易確定，在科技檔案按卷整理的過程中不會因為組卷環(huán)節(jié)的復雜而明顯增加工作量。相反，案卷作為聯(lián)系科技文件之間微觀歷史聯(lián)系的作用會在檔案信息的查全率和查準率方面作出重要的貢獻。綜合而言，按件整理在文書檔案方面因為取消案卷而帶來的整理結果更加客觀、整理工作量減少的優(yōu)勢在科技檔案領域沒有明顯的體現(xiàn)。相反，如果放棄科技檔案按卷整理的方法，以“件”為原則的整理方法容易造成同一科技項目文件的分散，對科技檔案的完整性和系統(tǒng)性構成威脅，也違背了科技檔案成套性特點。
2.2 專門檔案需要“專門”的整理方法。高校專門檔案主要包括學生類、教學類、出版物類、財會類等四類檔案。學生類檔案屬于人事檔案的范疇，而且，全國多數(shù)高校還未將學生類檔案納入檔案部門管理，因此，對其不作探討。
教學類檔案是高校檔案的主體，客觀地反映了高校的中心工作在于培養(yǎng)高層次的人才。高校的教學類檔案包括學生錄取、考試成績、休學轉學、畢業(yè)及學位等學習管理過程中的各個方面的材料。教學類檔案雖然內(nèi)容復雜、數(shù)量龐大，但是，高校教學工作內(nèi)容固定，分類清晰，因此，按卷整理便于集中同類的材料。在工作量方面，教學類檔案往往自然地以班級或者年級的方式集中在一起，無須為材料的分類組織浪費更多的精力，這一點，也是教學類檔案區(qū)別于文書類檔案的重要特征。
財會類檔案是在財務管理工作和會計核算活動中形成的文件材料，是記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，主要包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計專業(yè)資料。高校的會計檔案中，會計憑證占據(jù)絕大多數(shù)，且已由學校的會計專業(yè)人員以冊的方式裝訂完畢。一冊會計憑證基本都是按照時間順序，將多份會計憑證集合起來裝訂而成，用“卷”顯然比“件”能更好地概括這一冊會計憑證檔案。會計賬簿和財務會計報告都具有明顯的時間特征和內(nèi)容特征，例如，日記賬和年度財務報告等，因此，根據(jù)相關時間和內(nèi)容要素組卷保存更符合文件本身特點。
出版物類檔案是指高校在編輯出版報紙、刊物、圖書、音像等出版物活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等載體材料。出版物類檔案往往由于一個具體的出版事宜而產(chǎn)生，其內(nèi)容清晰明確，因此，對其進行按卷整理便于集中相關內(nèi)容，也不存在文書檔案按卷整理中存在的內(nèi)容難以概括、題名難以擬寫的問題。
3 《歸檔文件整理規(guī)則》運用過程中一些認識誤區(qū)
3.1 “件”的概念應該如何定義？按卷整理的核心在于“案卷”的組織，而按件整理的核心則在于“件”的確定。在文書檔案領域，《規(guī)則》對于“件”的確立有著明確的規(guī)定，在此不再贅述。而如果要將《規(guī)則》的適用范圍擴展至非文書檔案，如何進行相關“件”的定義就成為問題的關鍵?！侗逦摹吩谔幚泶藛栴}時，采取了“補充專門檔案和科技檔案類目中件的確定”方法，雖未作更為明確的闡釋，但從其后續(xù)操作示例中可發(fā)現(xiàn)《卞文》中“件”確立的幾個特點。
第一，帶有較強的主觀色彩，缺乏客觀標準。不管是以件歸檔還是按卷歸檔，“件”、“卷”都作為一種組織和計量單位存在，“件”和“卷”的概念只有清晰明確并且符合約定俗成的習慣才能有效地指導具體的歸檔操作。《卞文》中“將檔案檢索中有關聯(lián)的多份文件組合成一件”、“根據(jù)利用率界定件”等方法，在實際操作中對文件之間的檢索關聯(lián)關系和文件未來利用率高低的判斷都帶有一定的主觀色彩，容易產(chǎn)生“件”的確定結果因人而異的情況，違背了《規(guī)則》制定的初衷。
第二，部分“件”的定義與傳統(tǒng)“案卷”實質相同。案卷是指按照一定的主題等內(nèi)部特征和外部特征編立的、具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。[6]在《卞文》中，“把同一個班級學籍材料組合為一件”、“科研檔案中的獲獎申報材料，可把申報表、科研成果、社會影響或實際效果證明、其他材料等界定為一件”等方法中的“件”在名稱上雖為件，而在內(nèi)容上卻具有明顯的組合和集中行為，實質上，已經(jīng)與“案卷”概念相同。同時，這些“件”的概念與約定俗成的“件”的概念迥異，容易造成概念上的混亂。例如，如果把一個班級的學籍材料稱為一件，那其中，每個具體人員的學籍材料該用什么來稱呼？
3.2 按件整理是否減少工作量？《卞文》在談到以件歸檔的經(jīng)驗時，認為“《規(guī)則》的實施簡化了歸檔文件整理程序，減少了工作量，提高了工作效率”，[7]在實際工作中，這一說法也成為按件整理適用范圍擴大的一個重要理由。在文書檔案領域，傳統(tǒng)的文書檔案按照分類組卷卷內(nèi)文件整理填寫案卷目錄和備考表案卷裝訂擬寫案卷題名填寫案卷封面檔號編制案卷排列案卷目錄編制的程序來進行。而按照《規(guī)則》的要求，實行按件整理后其整理程序變?yōu)椋杭拇_定裝訂蓋歸檔章文件歸類文件排列填制歸檔章編目裝盒。兩相比較，從數(shù)量上看，按件整理減少了工作環(huán)節(jié)，從內(nèi)容上看，取消了難度大、爭議多、耗時費力的組卷及卷內(nèi)文件整理的環(huán)節(jié)，客觀上，減少了文書檔案整理的工作量。
在非文書檔案領域，無論是科技檔案還是各種專門檔案，其內(nèi)容往往明確涉及某個事件，或者有明確的組卷標識，因此，組卷和案卷題名的擬寫變得較為容易，《規(guī)則》在文書檔案整理中的這種優(yōu)勢就不復存在。相反，從實際工作情況來看，在檔案實體的裝訂方面，因為裝訂對象由一卷文件細化至每份文件，按件整理的裝訂工作量沒有減少反而有所增加，加之，按件整理方式中裝具及裝訂方法一直缺少穩(wěn)定有效的做法，無疑給具體工作增加了難度。例如，每份用縫紉機線裝的文件，在進行數(shù)字化掃描時，就很難拆除后進行高速掃描。因此，按件整理并沒有減少非文書檔案的整理工作量。
3.3 按件整理對于統(tǒng)計和檢索的意義有多大？《規(guī)則》實施以后，檔案統(tǒng)計的基本單位由案卷變成案卷與件兩種方式并存的狀況，在一定程度上，給直觀比較和統(tǒng)計分析館藏數(shù)量帶來了困難。但是，如果據(jù)此擴展《規(guī)則》的適用范圍則有舍本逐末之嫌，檔案整理方式的選擇必須以遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，尊重檔案自身特點為原則，不能因為統(tǒng)計單位一致性的需要而改變各種檔案的最合理整理方式。實際上，雖然有案卷與件兩種統(tǒng)計單位，但是，按照《規(guī)則》本身的適用范圍而言，案卷的統(tǒng)計數(shù)與件的統(tǒng)計數(shù)都清晰地確定為館藏文書檔案與非文書檔案的數(shù)量。
按件整理“優(yōu)化了檢索效果，使檔案檢索更加迅速、高效、靈活”的觀點被當做是《規(guī)則》適用范圍擴展的重要原因，但是，事實果真如此嗎？根據(jù)筆者調查，現(xiàn)在的高校檔案基本采用計算機檢索的方式，絕大多數(shù)的高校館藏檔案目錄也是建立在文件級的基礎上。在手工檢索情況下，紙質卷內(nèi)文件目錄與按件整理形成的目錄體系在形式和內(nèi)容完整性上是一致的。在計算機檢索的情況下，在目錄建設體系均建立在文件級的基礎上時，按件整理的各種檢索方式和效果會同樣表現(xiàn)在按卷整理的文件檢索中。但是，因為“案卷”作為聯(lián)系文件之間歷史微觀聯(lián)系的作用而存在，會把那些在責任者、來源、時間、題名等多種要素上并沒有直接關聯(lián)關系的文件整理匯集一起，反而給檢索結果的查全率和查準率帶來幫助。
參考文獻：
[1]王靜.對以“件”為單位立卷方法改革的思考[J].山西檔案，2001（4）：17～19.
[2]卞咸杰.高校各類檔案以件歸檔的實踐——以鹽城師院為例. [2009-09-29].http：///bbs/viewthread.php？tid=22808&extra=page%3D5.
[3][7]卞咸杰.高校各類檔案以件歸檔的實踐[J].檔案管理，2010（1）：20～23.
[4]王健.關于立卷改革思路的思考——《歸檔文件整理規(guī)則》的應用與反思[J].檔案學通訊，2002（3）：74～80.
[5]王傳宇.科技檔案管理學[M].修訂本.北京：中國人民大學出版社，1998：58.
