文書檔案管理體會(huì)

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【摘要】現(xiàn)在電子辦公越來(lái)越普遍，一方面可以提高工作效率，降低工作強(qiáng)度，另一方面也可以保證各項(xiàng)資料管理應(yīng)用的安全性與高效性。基于電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作，需要從實(shí)際情況出發(fā)，總結(jié)存在的問(wèn)題和不足，然后有針對(duì)性的來(lái)采取措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)和優(yōu)化，爭(zhēng)取充分發(fā)揮出電子辦公的優(yōu)勢(shì)，達(dá)到最佳辦公效果。

【關(guān)鍵詞】電子辦公；文書檔案；管理策略

1引言

相比傳統(tǒng)的工作模式，基于電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理具有更強(qiáng)的技術(shù)性與適應(yīng)性有點(diǎn)，可以就檔案建設(shè)、管理、開(kāi)發(fā)、利用等整個(gè)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)進(jìn)行優(yōu)化，以通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等作為支持，確保文書檔案內(nèi)容的完整性與安全性，以現(xiàn)代化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的數(shù)字化收集、存儲(chǔ)與傳送，為實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)提供可靠支持。

2電子辦公環(huán)境下文書檔案管理現(xiàn)存不足

2.1工作意識(shí)未改變

醫(yī)院檔案的特點(diǎn)是量大且專業(yè)性強(qiáng)，對(duì)其進(jìn)行管理，最為重要的一點(diǎn)就是在保證工作效率的同時(shí)，保證文書檔案內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，以及檔案資料的安全性?，F(xiàn)在醫(yī)院文書檔案逐漸落實(shí)了電子辦公，相比傳統(tǒng)的手工管理，電子管理效率更高。但是從整體上來(lái)講，因?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域起步較晚，與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)電子辦公環(huán)境下文書檔案管理意識(shí)并不深入，依然存在部分文件采用的為封閉或半封閉的管理方式[1]。在傳統(tǒng)思想意識(shí)的限制下，相關(guān)管理技術(shù)更新緩慢，缺乏專業(yè)經(jīng)驗(yàn)作為支持，進(jìn)而從根本上對(duì)文書檔案管理效果產(chǎn)生了影響。

2.2專業(yè)技術(shù)水平低

文書檔案電子化管理的前提是電子信息技術(shù)的靈活應(yīng)用，面對(duì)日益增多的醫(yī)院文書檔案資料，想要保證高效的工作質(zhì)量，務(wù)必要保證所用技術(shù)的較高適應(yīng)性與有效性，能夠?qū)ξ臅鴻n案資料進(jìn)行全面收集、存儲(chǔ)、分析、管理與應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。但是對(duì)于電子辦公來(lái)講，涉及到的技術(shù)以及理論復(fù)雜度較高，管理人員想要在短時(shí)間內(nèi)熟練掌握相關(guān)技術(shù)將要面臨較大的困難。并且，基于醫(yī)院工作的特殊性，文書檔案資料必須要保證其真實(shí)性與完整性，信息技術(shù)的應(yīng)用效果起到了至關(guān)重要的影響。目前我國(guó)相關(guān)技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用上還存在較大的不足，在很大程度上限制了電子辦公的質(zhì)量。

2.3管理標(biāo)準(zhǔn)不完善

針對(duì)文書檔案管理工作特點(diǎn)和要求，以滿足實(shí)際工作需求為根本，制定具有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，來(lái)為整個(gè)管理工作的開(kāi)展提供依據(jù)與支持。雖然我國(guó)文書檔案管理相關(guān)流程已經(jīng)比較完善，但是對(duì)于應(yīng)用年限較短的電子辦公來(lái)講依然缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而導(dǎo)致管理質(zhì)量良莠不齊。文書檔案電子管理標(biāo)準(zhǔn)，需要就書寫、錄入、保存等環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)，并對(duì)文書檔案資料收集、管理、使用等多個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)制定明確標(biāo)準(zhǔn)，保證管理工作執(zhí)行的科學(xué)性與有效性。

3電子辦公環(huán)境下文書檔案管理優(yōu)化策略

3.1調(diào)整工作理念

為充分利用電子辦公環(huán)境的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提高醫(yī)院文書檔案管理綜合效率，首先要做的就是要對(duì)傳統(tǒng)工作理念和思想意識(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，遵循時(shí)展趨勢(shì)，樹(shù)立信息化、數(shù)字化管理理念[2]。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，信息化時(shí)代下的文書檔案管理模式得到了更新，以信息技術(shù)作為支持，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為載體，實(shí)現(xiàn)文書檔案資料的收集、存儲(chǔ)、管理以及應(yīng)用，在保證檔案資料安全管理的同時(shí)，便于后期的調(diào)查應(yīng)用。數(shù)字化管理模式的建立，可以將電子辦公、區(qū)域電子政務(wù)、醫(yī)院信息化建設(shè)等進(jìn)行融合，在單位內(nèi)部建立一個(gè)完整的系統(tǒng)，便于對(duì)日常工作產(chǎn)生的文書檔案資料進(jìn)行收集和整理，為后期的各項(xiàng)工作開(kāi)展提供保障。

3.2完善規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)在被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中，尤其是在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用，能夠推動(dòng)整個(gè)管理工作向科學(xué)化方向發(fā)展?，F(xiàn)在文書檔案載體呈現(xiàn)多樣化，與傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案相比靈活性更高，相應(yīng)的傳統(tǒng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需求，還需要根據(jù)電子辦公特點(diǎn)和要求，在原有基礎(chǔ)上來(lái)對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)充完善。應(yīng)對(duì)電子檔案建立過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，確定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條件，保證文書檔案資料內(nèi)容以及形式的規(guī)范化，便于后期的管理與應(yīng)用。并且，修訂完善相關(guān)制度，用于配合文書檔案管理工作的持續(xù)化、制度化、規(guī)范化發(fā)展，從根本上來(lái)提高工作執(zhí)行的有效性。

3.3檔案信息共享

相比傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)文書檔案采用電子辦公的目的之一就是實(shí)現(xiàn)信息共享，以電子文書檔案資料為基礎(chǔ)，推動(dòng)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理工作的高效進(jìn)行。應(yīng)在原有工作基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)，建立完善的文書檔案電子化網(wǎng)絡(luò)體系，根據(jù)統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)文書檔案信息格式進(jìn)行管理，并且實(shí)現(xiàn)軟件程序的一體化[3]。要求各個(gè)部門之間應(yīng)保持良好的共享關(guān)系，根據(jù)統(tǒng)一的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)所有資料信息的共享，將信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。

3.4完善基礎(chǔ)建設(shè)

很多醫(yī)院文書檔案電子化管理效率低下的主要限制原因就是基礎(chǔ)建設(shè)程度低，還需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上來(lái)不斷進(jìn)行完善。以局域網(wǎng)文書檔案管理作為基礎(chǔ)，深入完成相關(guān)技術(shù)軟件的基礎(chǔ)建設(shè)，建立完善文書檔案管理信息基礎(chǔ)系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)有的信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)管理工作的自動(dòng)化與數(shù)字化發(fā)展。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理與辦公流程、政府部門信息網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，進(jìn)一步推動(dòng)信息共享的實(shí)現(xiàn)。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實(shí)現(xiàn)高效、快速的檔案管理。

4結(jié)語(yǔ)

電子辦公環(huán)境下，文書檔案信息化管理勢(shì)在必行，相比傳統(tǒng)的管理模式，電子化與信息化管理具有更高的效率。面對(duì)現(xiàn)存的不足和缺陷，應(yīng)給予實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行分析，且有的放矢的采取措施進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，保證進(jìn)一步推動(dòng)文書檔案電子管理工作的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]齊曉磊.電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(21):88.

[2]劉文婧.基于電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理[J].赤子(上中旬)，2017(03):142.

[3]王輝.電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理分析[J].管理觀察，2016(20):117-119

作者：沈曉紅 單位：山東省青島市城陽(yáng)區(qū)第二人民醫(yī)院