文書檔案數(shù)字化管理策略淺析

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摘要：文書檔案管理的數(shù)字化提高了管理的效率，而且降低了使用風(fēng)險(xiǎn)，是低成本和高效率的檔案管理方式。新形勢下還要從數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展趨勢出發(fā)，建立可以高效共享的管理模式，最大化提升數(shù)字化利用率，滿足應(yīng)用需求。

關(guān)鍵詞：文書檔案；數(shù)字化；建設(shè)措施

文書檔案管理不僅涉及歸類、整理與校對(duì)，還需要構(gòu)建有效的檔案共享服務(wù)體系，有效滿足各方面的檔案使用需求。數(shù)字化文書檔案管理的優(yōu)勢在于突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的局限，減少大量的人力成本與時(shí)間消耗，從而提高文書檔案管理的整體效率。應(yīng)當(dāng)基于數(shù)字信息技術(shù)探索文書檔案管理的新模式，通過計(jì)算機(jī)形成文書檔案目錄和數(shù)據(jù)庫，切實(shí)提高數(shù)字化檔案的利用率，保證文書檔案的準(zhǔn)確性。本文探索加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化管理水平的工作措施。

一、文書檔案數(shù)字化管理的重要意義

（一）有助于檔案信息的共享

文書檔案數(shù)字化為文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)。通過對(duì)文書檔案的掃描、入錄等數(shù)字化存儲(chǔ)，可以提升文書檔案的通用性，強(qiáng)化文書檔案使用中的安全性，實(shí)現(xiàn)了文書檔案的可視化，有助于文書檔案在各種新型媒體上使用傳播。各部門可以在經(jīng)過授權(quán)后實(shí)時(shí)調(diào)取文書檔案，依托檔案管理系統(tǒng)快速查找到需要的文書檔案。采用數(shù)字化檔案管理方式節(jié)約了文書檔案管理工作的時(shí)間，促進(jìn)了各部門之間的信息交流，保證在信息安全的前提下提高檔案信息獲取的及時(shí)性，創(chuàng)新了文書檔案的管理模式，實(shí)現(xiàn)了各部門之間檔案的便捷共享。文書檔案數(shù)字化促進(jìn)了各方面工作的順利開展，提高了檔案利用率。例如，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以設(shè)置文書檔案的檢索條件，通過邏輯計(jì)算、屬性檢索或模糊記憶能夠快速在少量檔案信息中尋找到需要的文書檔案。數(shù)字化檔案方便了檔案信息的運(yùn)用，進(jìn)一步彰顯了文書檔案信息的實(shí)用價(jià)值。

（二）保證檔案信息的安全性

隨著檔案在部門間、單位間傳遞應(yīng)用的越發(fā)頻繁，文書檔案數(shù)量的不斷增加，文書檔案形式的日漸多元化，需要有效的方式穩(wěn)妥保存原始檔案，并且滿足日益廣泛的文書檔案使用需求。文書檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了對(duì)原始檔案的精準(zhǔn)復(fù)制，有助于提取文書檔案的關(guān)鍵信息，有效防止了文書檔案在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的損毀風(fēng)險(xiǎn)。隨著檔案保護(hù)技術(shù)的日漸發(fā)展，以數(shù)字檔案為主要形式的文書檔案有效降低了紙質(zhì)檔案的損毀風(fēng)險(xiǎn)，提高了檔案的辨識(shí)度，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，可以在規(guī)范的防護(hù)機(jī)制下實(shí)現(xiàn)檔案的高效運(yùn)行，既滿足了各方面的文書檔案應(yīng)用需求，又能記錄數(shù)字檔案的運(yùn)行軌跡，有助于文書檔案管理人員把握各方面的需求，分析潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，從而加強(qiáng)了對(duì)文書檔案的控制力。雖然網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案運(yùn)行面臨著來自互聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)險(xiǎn)，但是數(shù)字技術(shù)擁有無限的進(jìn)步空間，可以通過技術(shù)創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案更好的保護(hù)和控制。

（三）提升檔案編輯的靈活性

文書檔案涉及的內(nèi)容較為龐雜。一方面，檔案信息來源復(fù)雜，既有單位內(nèi)部各部門上繳的檔案，也有單位之間往來公文等。這些檔案類別復(fù)雜，處理方式各異，雖然蘊(yùn)含著重多高價(jià)值的信息，但是編輯起來耗時(shí)費(fèi)力，需要檔案管理人員投入極大精力。另一方面，文書檔案管理的流程復(fù)雜，需要分門別類的存儲(chǔ)，尤其是一些老舊文書檔案管理起來的難度較大，年代久遠(yuǎn)的檔案難以有效辨識(shí)。采用數(shù)字化的方式將文書檔案錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，不僅可以精準(zhǔn)識(shí)別數(shù)據(jù)類型，還可以通過一系列的軟件自動(dòng)檢測各方面上繳檔案是否存在漏洞，而且有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，發(fā)揮各方面在文書檔案管理中的基礎(chǔ)作用，不僅分擔(dān)了專職文書檔案管理人員的工作壓力，而且提升文書檔案管理的靈活性，適宜在越發(fā)復(fù)雜、多樣、海量信息時(shí)代開展文書檔案管理。

二、文書檔案數(shù)字化管理的主要困境

（一）整理與保存的問題

文書檔案數(shù)字化是文書檔案管理的發(fā)展趨勢，但是這一過程中需要克服諸多難點(diǎn)。目前，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式仍被某些單位沿用，在時(shí)間與空間方面消耗的資源巨大，長期以來形成了只重視紙質(zhì)檔案管理和不重視數(shù)字化檔案建設(shè)的問題。很多單位對(duì)文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重視不足，沒有根據(jù)文書檔案數(shù)字化的需要擬定工作計(jì)劃，沒有在資金方面給予支持，不能根據(jù)單位的文書檔案管理數(shù)字化需要配置足夠的計(jì)算機(jī)設(shè)備。一方面，文書檔案數(shù)字化的專業(yè)性低，相關(guān)操作不標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化文書檔案的質(zhì)量低，達(dá)不到檔案共享的基本要求。另一方面，文書檔案數(shù)字化的進(jìn)程緩慢，除了當(dāng)下檔案可以方便地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化以外，老舊檔案數(shù)字化進(jìn)展緩慢，相關(guān)工作存在嚴(yán)重的滯后性，不利于建成具備規(guī)模的文書檔案數(shù)據(jù)庫。還有些單位文書檔案數(shù)字化沒能得到第三方的有效支持，不能通過專業(yè)機(jī)構(gòu)全面提升文書檔案數(shù)字化的工作效率。

（二）文書檔案安全性低

文書檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，雖然將紙質(zhì)檔案數(shù)字化本身不存在風(fēng)險(xiǎn)，但是工作過程中或數(shù)字檔案使用中仍存在一些風(fēng)險(xiǎn)，如果不能有效解決技術(shù)方面的問題，可能導(dǎo)致數(shù)字化文書檔案管理混亂和檔案信息流失的風(fēng)險(xiǎn)。例如，數(shù)字化檔案存在更高的數(shù)據(jù)被篡改風(fēng)險(xiǎn)，尤其是一些數(shù)據(jù)信息很容易發(fā)生改變。數(shù)字化檔案需要優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，強(qiáng)調(diào)依托科學(xué)的組織結(jié)構(gòu)保證安全性和保密性。但是，有些單位缺乏對(duì)文書檔案數(shù)據(jù)庫的頂層設(shè)計(jì)，沒能形成本單位的文書檔案特色數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致文書檔案數(shù)字化建設(shè)的體系不科學(xué)，嚴(yán)重的影響了數(shù)字化文書檔案的使用。當(dāng)前，基層單位在文書檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中還缺乏強(qiáng)有力的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，有時(shí)未能按照程序開展文書檔案數(shù)字化工作，可能導(dǎo)致檔案信息泄露的情況，進(jìn)而威脅到數(shù)字化文書檔案的安全性。

（三）檔案員的素養(yǎng)較差

文書檔案數(shù)字化建設(shè)要求檔案員具備較強(qiáng)的數(shù)字信息意識(shí)，強(qiáng)調(diào)檔案員掌握檔案數(shù)字化的技術(shù)方法，具備創(chuàng)新意識(shí)和互聯(lián)網(wǎng)思維，對(duì)檔案員的職業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求。但是，基層單位普遍缺乏專業(yè)的檔案員，現(xiàn)有檔案員的信息技能水平普遍不高，很多檔案員未能全面掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化的修訂技術(shù)。兼職從事檔案管理人員普遍多于專職檔案員，人手匱乏嚴(yán)重的拖慢文書檔案數(shù)字化的進(jìn)程。由于高素質(zhì)、高技術(shù)的檔案管理人才缺失，相關(guān)的培訓(xùn)機(jī)制還不完善，不能有效普及檔案數(shù)字化的技術(shù)知識(shí)，缺乏對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的良好宣傳，使得基層單位仍然存在著重保管、輕服務(wù)的檔案管理工作思維。由于技術(shù)人員不足，現(xiàn)有檔案員熟悉了傳統(tǒng)檔案管理方式，一些單位仍然長期存在檔案管理“兩套制”的現(xiàn)象，紙質(zhì)文書檔案與數(shù)字化文書檔案兼容性低，數(shù)字化文書檔案僅能以被動(dòng)方式存在，長期未能發(fā)揮數(shù)字化文書檔案的價(jià)值。數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案員的技術(shù)提出更高要求，迫切需要各級(jí)單位引進(jìn)數(shù)字化的檔案管理人才。

（四）管理平臺(tái)建設(shè)滯后

文書檔案數(shù)字化主要目標(biāo)是提高文書檔案的管理效率，為文書檔案的廣泛共享奠定基礎(chǔ)。由于基層單位用于檔案管理的資金有限，文書檔案數(shù)字化的發(fā)展規(guī)劃時(shí)間跨度長，使得當(dāng)前普遍重視紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，未能從檔案管理端向檔案服務(wù)端有效延伸?，F(xiàn)實(shí)情況下，文書檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏一體化的工作平臺(tái)，缺少檔案數(shù)字管理的分工協(xié)作機(jī)制，各部門未能基于統(tǒng)一的檔案管理軟件加快文書檔案的數(shù)字化進(jìn)程。例如，單位的OA辦公系統(tǒng)與數(shù)字化檔案中心未能聯(lián)通，致使當(dāng)下數(shù)字檔案未能被有效收集。各部兼職檔案員內(nèi)缺乏操作平臺(tái)不能參與到紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，嚴(yán)重浪費(fèi)了檔案數(shù)字化建設(shè)的人力資源。由于缺少檔案共享系統(tǒng)，致使數(shù)字化文書檔案的實(shí)用價(jià)值未能充分顯現(xiàn)出來，不能激發(fā)各方面參與數(shù)字化檔案管理的熱情，導(dǎo)致文書檔案數(shù)字化仍停留在理論或?qū)嶒?yàn)階段，未能發(fā)揮數(shù)字化文書檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

三、文書檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化措施

（一）制定統(tǒng)一的工作規(guī)劃

加快文書檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，依托信息化方式開展文書檔案管理實(shí)踐，對(duì)于體現(xiàn)文書檔案的應(yīng)用價(jià)值有重要意義。新時(shí)代還要?jiǎng)?chuàng)新文書檔案數(shù)字化工作的思維，高度重視開展文書檔案數(shù)字化工作，做好相關(guān)工作進(jìn)程的統(tǒng)一規(guī)劃。首先，廣泛宣傳文書檔案數(shù)字化的意義，形成良好的文書檔案數(shù)字化建設(shè)氛圍，引起各方面對(duì)文書檔案數(shù)字化的關(guān)注，并且制定相應(yīng)的工作規(guī)劃。其次，出臺(tái)文書檔案數(shù)字化工作規(guī)章制度，明確文書檔案管理工作的基本要求，完善相關(guān)工作的監(jiān)督機(jī)制，推動(dòng)文書檔案數(shù)字化工作取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。第三，根據(jù)文書檔案數(shù)字化工作需要配置必要資源，加強(qiáng)建設(shè)資金的支持力度，配置必要的設(shè)施設(shè)備，必要時(shí)引進(jìn)第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)輔助推動(dòng)此項(xiàng)工作建設(shè)。第四，出臺(tái)文書檔案數(shù)字化的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，基于本單位的實(shí)際情況制定相關(guān)操作流程，把相關(guān)數(shù)字技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)納入到檔案數(shù)字化流程當(dāng)中。文書檔案數(shù)字化過程中還要借鑒相關(guān)單位的經(jīng)驗(yàn)和做法，保證各項(xiàng)工作得到有序推進(jìn)。

（二）優(yōu)化檔案存儲(chǔ)的機(jī)制

為了充分發(fā)揮數(shù)字化文書檔案的應(yīng)用價(jià)值，保證文書檔案數(shù)字化管理的有序推進(jìn)，減少后續(xù)應(yīng)用中存在的風(fēng)險(xiǎn)，還要完善文書檔案數(shù)字化的存儲(chǔ)機(jī)制。一方面，積極貫徹推行相關(guān)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)單位內(nèi)部各部門按照既定標(biāo)準(zhǔn)開展相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化錄入。另一方面，把重點(diǎn)放在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案數(shù)據(jù)庫方面。包括健全全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，并且保持兩者之間的緊密聯(lián)系，提高數(shù)據(jù)信息的兼容性。具體來說應(yīng)當(dāng)建立規(guī)模適當(dāng)?shù)木C合型文書檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠做到條目級(jí)信息的直接錄入，而且可以提高檔案信息訪問的便捷度。該數(shù)據(jù)還要保證能夠?qū)λ形臅鴻n案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理，從而提升文書檔案的利用率。而且，各單位還要加強(qiáng)與文書檔案數(shù)字化相關(guān)保障技術(shù)的建設(shè)工作，不斷完善本單位的文書檔案數(shù)字化建設(shè)操作規(guī)程，從而逐步提升文書檔案的管理水平，為數(shù)字化文書檔案共享奠定基礎(chǔ)。

（三）增加技術(shù)設(shè)備的投入

檔案數(shù)字化是檔案管理領(lǐng)域的前沿技術(shù)，需要不斷提升技術(shù)設(shè)備的整體水平，從而應(yīng)對(duì)更加復(fù)雜的檔案管理環(huán)境和日益?zhèn)€性化的檔案使用需求。新形勢下還要大力加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化管理的資金投入，保持設(shè)施設(shè)備符合文書檔案應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)需要。首先，應(yīng)當(dāng)整合現(xiàn)有檔案管理技術(shù)力量，成立專門的數(shù)字化檔案室，保證檔案管理部門的功能合理，責(zé)任分工明確，根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要配置專業(yè)的檔案管理設(shè)備。其次，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的綜合管理，配置數(shù)字化的檔案庫房監(jiān)控系統(tǒng)，保證檔案數(shù)字化需要的打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備符合工作要求。第三，還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，構(gòu)建更加專業(yè)的文書檔案管理平臺(tái)，基于可視化管理系統(tǒng)方面專兼職檔案員作業(yè)，切實(shí)提高檔案信息交流的實(shí)時(shí)性與精準(zhǔn)性。發(fā)揮快速信息傳遞機(jī)制的積極作用，有效提高檔案數(shù)字化的效率。第四，適當(dāng)引進(jìn)專業(yè)技術(shù)支持部門，發(fā)揮社會(huì)專業(yè)機(jī)構(gòu)積極作用，通過招標(biāo)采購的方式引進(jìn)第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)，依托第三方專業(yè)設(shè)備人力資源彌補(bǔ)設(shè)施設(shè)備不足問題，從而提高數(shù)字化文書檔案的質(zhì)量，加快文書檔案數(shù)字化進(jìn)程。

（四）培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才

檔案數(shù)字化需要依托專業(yè)技術(shù)人才開展相關(guān)工作，只用提升檔案管理人才的專業(yè)技術(shù)能力，構(gòu)建專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，才能滿足文書檔案數(shù)字化工作的現(xiàn)實(shí)需要。為此，還要從現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)水平出發(fā)，擬定檔案管理人才的建設(shè)計(jì)劃。首先，完善檔案技術(shù)人才的引進(jìn)交流機(jī)制，積極通過社會(huì)招聘、人才交流等方式引進(jìn)急需的數(shù)字化檔案管理人才。在選拔檔案管理人才時(shí)應(yīng)當(dāng)做到嚴(yán)格把關(guān)，不僅要考察其從業(yè)資格，更要考察檔案管理人才的創(chuàng)新技術(shù)與職業(yè)素養(yǎng)。其次，創(chuàng)新檔案管理人才的培養(yǎng)模式，優(yōu)化檔案技術(shù)人才的培訓(xùn)方式，應(yīng)當(dāng)采用規(guī)模化授課和自主學(xué)習(xí)相結(jié)合的機(jī)制，重視擴(kuò)大檔案技術(shù)人才自主成長的路徑，通過課題研究、小組活動(dòng)和從業(yè)資格評(píng)價(jià)等方式提高檔案技術(shù)人才的專業(yè)性。第三，構(gòu)建專兼職檔案技術(shù)人才相互配合的檔案管理工作隊(duì)伍，強(qiáng)調(diào)明確檔案管理工作分工，發(fā)揮各方面工作人員的輔助作用，積極增加檔案管理人手，要求相關(guān)部門加大對(duì)檔案管理部門的人員支持力度。能否組建具有創(chuàng)新精神和專業(yè)素養(yǎng)較高的專業(yè)隊(duì)伍直接關(guān)系到檔案數(shù)字化成敗，還要在人力資源整合的過程中推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的快速發(fā)展。數(shù)字化檔案具有許多紙質(zhì)檔案管理方式無可比擬的優(yōu)勢，可以使文書檔案的編輯、整理、應(yīng)用更加靈活，符合檔案管理的未來趨勢，有助于充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值。我國文書檔案數(shù)字化起步較晚，相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)還不統(tǒng)一，缺乏專業(yè)技術(shù)人才。還要從文書檔案的應(yīng)用需求出發(fā)，切實(shí)宣傳文書檔案數(shù)字化的價(jià)值，形成完善的檔案數(shù)字化建設(shè)機(jī)制，提高文書檔案數(shù)字化的水平。

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作者:程榮 單位:北大荒農(nóng)墾集團(tuán)有限公司建三江分公司