文書(shū)檔案的管理精選(九篇)

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第1篇：文書(shū)檔案的管理范文

“歸檔”，雖然作為檔案專業(yè)術(shù)語(yǔ)，無(wú)論是在教科書(shū)，還是在檔案學(xué)詞典里，都有明確定義。而我對(duì)“歸檔”的認(rèn)識(shí)，卻與我接觸到的基層檔案工作實(shí)踐密切相關(guān)，文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著在某一結(jié)點(diǎn)，對(duì)某一問(wèn)題，某一現(xiàn)象的處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等事物發(fā)展方面的過(guò)程和結(jié)果。隨著改革形勢(shì)的不斷向前發(fā)展，過(guò)去的檔案管理明顯無(wú)法滿足現(xiàn)在的工作需求，如何提高文書(shū)檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書(shū)檔案工作的新課題，從而新時(shí)代下文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化為檔案管理，歸檔工作揭開(kāi)了新的篇章。

一、下面就應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)

新時(shí)代下科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是辦公自動(dòng)化的應(yīng)用給文件與檔案管理帶來(lái)了巨大的變化，對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，電子文件波及了檔案工作實(shí)踐，豐富了檔案工作內(nèi)容，但不應(yīng)顛覆檔案理論。不管是對(duì)紙質(zhì)文件的管理，還是對(duì)電子文件的管理，客觀的事實(shí)是：“歸檔”使文件轉(zhuǎn)化為檔案，“文件轉(zhuǎn)化為檔案也可以認(rèn)為是由一事物轉(zhuǎn)化為另一事物的質(zhì)變”

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。文件形成后，由文書(shū)部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而辦公自動(dòng)化的管理，是指以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中，方便保存和查詢。辦公自動(dòng)化為人類社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時(shí)也給文件與檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。

二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

（二）文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體的分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

（三）電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

（四）提高了文件傳遞的速度和安全性

第2篇：文書(shū)檔案的管理范文

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;管理;措施

近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的管理體系也在逐漸完善，而與此同時(shí)，企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案的管理也逐漸重視起來(lái)。文書(shū)檔案對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷程、管理水平的發(fā)展起到著重要的依據(jù)，有著很高的保存參考價(jià)值。如何做好文書(shū)檔案的管理工作，也成為擺在企業(yè)面前的一個(gè)重要問(wèn)題。下面文中從文書(shū)檔案的收集、整理入手，就提升文書(shū)檔案管理水平的措施進(jìn)行了分析論述。

一、文書(shū)檔案管理工作的重要性分析

文書(shū)檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，對(duì)于企業(yè)文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)，它有著很強(qiáng)的憑證作用。當(dāng)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，需要查閱相關(guān)的以往的歷史記錄時(shí)，文書(shū)檔案就是一個(gè)最為有效、也是最為重要的歷史憑證，也因此，企業(yè)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行的好壞，對(duì)于企業(yè)戰(zhàn)略的發(fā)展有著非常重要的作用。第二，企業(yè)文書(shū)檔案有著很強(qiáng)的參考性。文書(shū)檔案記載著企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的各項(xiàng)重大活動(dòng)與各項(xiàng)改革措施，當(dāng)企業(yè)在進(jìn)行重大舉措時(shí)，可以通過(guò)文書(shū)檔案來(lái)對(duì)這項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的正確與否進(jìn)行驗(yàn)證，從而根據(jù)文書(shū)檔案中所記載的內(nèi)容對(duì)當(dāng)前所要實(shí)踐的活動(dòng)、重大舉措來(lái)進(jìn)行合理的改進(jìn)，從而使得企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略更加合理化，提高企業(yè)實(shí)踐活動(dòng)的正確性。

二、提升文書(shū)檔案管理水平的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的收集與整理工作的開(kāi)展

對(duì)于文書(shū)檔案工作來(lái)說(shuō)，收集是它的起點(diǎn)，更是做好文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)。如果文書(shū)檔案的收集工作不能做到位，那么文件的歸檔就不可能齊全、完整，就不會(huì)利用企業(yè)發(fā)展的利用，不能起到文書(shū)檔案應(yīng)起的作用。因此，在進(jìn)行文書(shū)檔案的收集與整理時(shí)，必須要規(guī)范化，對(duì)于所收集到的檔案必須是完整的，真實(shí)的，這樣更能更好地對(duì)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的歷史面貌進(jìn)行良好的反映。另外，在對(duì)檔案進(jìn)行收集時(shí)，要確保這些檔案的歷史意義與現(xiàn)實(shí)價(jià)值的共存，這些檔案必須要在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中所自然形成的、真實(shí)的情況，不能對(duì)這些檔案進(jìn)行撰改或是刪減，文書(shū)檔案所收集的內(nèi)容必須是真實(shí)發(fā)生的、客觀的事實(shí)。同時(shí)，對(duì)于文書(shū)檔案的收集與整理要規(guī)范化。不同文書(shū)內(nèi)容所用的紙張大小、卷宗的薄厚、卷內(nèi)記錄的形式等等，都必須要嚴(yán)格按照要求來(lái)完成，從而使得文書(shū)檔案的查閱更加方便，也使得文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展更加順利。

（二）加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視

要想加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理水平的提升，那么就必須要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，從而根本上為文書(shū)檔案管理工作提供一個(gè)有力的保障。在文書(shū)檔案管理工作中，要不斷加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工對(duì)文書(shū)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，從而從根本上消除傳統(tǒng)的重建輕檔案、重使用輕管理的思想。不斷加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，使得文書(shū)檔案管理工作快速地向企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)這一中心靠攏，加強(qiáng)文書(shū)檔案工作以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的出發(fā)點(diǎn)。另外，也要不斷加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的精力投入力度，從而使得文書(shū)檔案管理工作者在實(shí)際工作中更好地做好檔案管理工作。

（三）不斷加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作管理制度的完善

對(duì)于文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)，就是要把企業(yè)各個(gè)部門比較分散而獨(dú)立的文件進(jìn)行統(tǒng)一的分類管理，從而使得這些文件形成一個(gè)有機(jī)的整體，并進(jìn)行合理、統(tǒng)一的管理。而要想做好文書(shū)檔案管理工作，那么就必須要有一個(gè)合理、完善的管理制度為后盾，從而確保企業(yè)各個(gè)部門所上交的資料的真實(shí)性，最終確保文書(shū)檔案的參考價(jià)值。文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案管理制度的完善，可以促進(jìn)文書(shū)檔案收集與整理的成為，從而在企業(yè)內(nèi)部自上而下形成一個(gè)多層次的文書(shū)檔案管理模式，進(jìn)而提升文書(shū)檔案管理水平。

（四）在文書(shū)檔案管理工作中要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的運(yùn)用與發(fā)展，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用可以大大提升工作效率與準(zhǔn)確性，因此，在企業(yè)文書(shū)檔案管理工作中，我們要不斷加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，從而使得文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。在文書(shū)檔案管理工作中，通過(guò)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，只需要借助計(jì)算設(shè)備來(lái)對(duì)電子版的檔案信息進(jìn)行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。另外，利用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)整理技術(shù)，可以更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的自動(dòng)編號(hào)，從而在檢索時(shí)更加方便與快速，而且計(jì)算機(jī)以其精確的精準(zhǔn)度，可以對(duì)文書(shū)檔案中的一些數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，從而使得文書(shū)檔案的整理更加迅速，而保管也更加方便。

另外，在文書(shū)檔案工作中，工作人員的素質(zhì)對(duì)檔案的真實(shí)性、精確性有著非常重要的影響，因此，在文書(shū)檔案管理工作中，要不斷加強(qiáng)對(duì)其工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)的提升，從而為文書(shū)檔案管理工作打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

第3篇：文書(shū)檔案的管理范文

1 我國(guó)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 整個(gè)醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)差

自強(qiáng)調(diào)醫(yī)院要重視檔案管理之時(shí)開(kāi)始，我國(guó)醫(yī)院均采用一種傳統(tǒng)的人工收集和整理的管理方式，而這種傳統(tǒng)的管理方式一直使得醫(yī)院的檔案管理處在半封閉化的狀態(tài)之中。一般人是無(wú)法翻閱這些經(jīng)過(guò)收集和整理的檔案。而傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行管理的主要目的是將病人的資料進(jìn)行收集并且能在未來(lái)的時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行翻閱和參考，主要強(qiáng)調(diào)這些資料不要丟失這種基本性的管理原則。而人們?cè)谶M(jìn)行檔案資料收集過(guò)程中，由于缺乏遵循原則，并且對(duì)檔案管理工作不夠重視，并且醫(yī)院財(cái)政部門缺乏對(duì)其的經(jīng)濟(jì)支持，從而使得我國(guó)醫(yī)院的檔案管理基礎(chǔ)差。

1.2 工作之間存在著脫節(jié)的現(xiàn)象

我國(guó)醫(yī)院檔案管理在傳統(tǒng)的管理方式中，主要?jiǎng)潥w為行政文書(shū)的工作，而在實(shí)際的工作過(guò)程中，文書(shū)工作與檔案工作之間采取的是不同的管理方式，從而使得檔案管理工作之間存在著脫節(jié)的現(xiàn)象。另外，由于行政文書(shū)工作人員在工作過(guò)程中，由于缺乏必要的檔案管理意識(shí)，從而在管理過(guò)程中，出現(xiàn)檔案紙張不規(guī)范、裝訂不合格以及其它性問(wèn)題，從而導(dǎo)致檔案在后期查詢時(shí)出現(xiàn)無(wú)法利用等情況，嚴(yán)重影響著整個(gè)檔案的性質(zhì)和價(jià)值。

1.3 檔案管理的概念不清

傳統(tǒng)檔案管理方式是以人作為主要的管理成員進(jìn)行，需要不同工作人員之間進(jìn)行共同的努力。對(duì)檔案所需要的各種信息和資料進(jìn)行手機(jī)和整理是檔案管理人員的主要工作。然而在現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案館力過(guò)程中，工作人員進(jìn)行檔案管理的工作意識(shí)十分薄弱，檔案資料和信息的整理總是存在著各種缺陷，使得整個(gè)醫(yī)院在檔案管理工作中嚴(yán)重拖了醫(yī)院發(fā)展的后腿。并且醫(yī)院對(duì)檔案管理的工作重視不夠，并沒(méi)有將這項(xiàng)工作列入醫(yī)院所必須要管理的工作，因此，這對(duì)于檔案管理工作的不重視，也嚴(yán)重束縛著醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展。

1.4 檔案管理的整理工作不符合規(guī)范

醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的不重視，使得它也沒(méi)有頒布特定的規(guī)定來(lái)規(guī)范億元的檔案整理工作。這使得許多工作人員隨心所欲進(jìn)行檔案所需要的資料和內(nèi)容進(jìn)行收集和整理。使得許多重要的資料在收集過(guò)程中存在著丟失等情況，并且許多收集起來(lái)的資料毫無(wú)長(zhǎng)遠(yuǎn)的參考價(jià)值，使得檔案缺乏最重要的參考價(jià)值。

1.5 檔案管理方式十分落后

許多醫(yī)院對(duì)檔案管理仍然使用傳統(tǒng)的人工方式，從而使得整個(gè)檔案管理工作嚴(yán)重拉低醫(yī)院現(xiàn)代化的整體水平。并且為相關(guān)部門在查詢、搜索等方面存在著局限性，嚴(yán)重不利于檔案作用的發(fā)揮。

2 針對(duì)目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀所提出的創(chuàng)新檔案管理的方式

2.1 創(chuàng)新管理理念

創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理理念，對(duì)于醫(yī)院檔案資源的管理利用和實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代誰(shuí)起著十分重要的作用。在檔案館里過(guò)程中使用現(xiàn)代電子檔案的管理方式，以及運(yùn)用現(xiàn)代高科技的信息技術(shù)，能夠提高整個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作效率，更能夠提高整個(gè)醫(yī)院檔案的整體質(zhì)量和價(jià)值。然而現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用也面臨著諸多的挑戰(zhàn)，需要醫(yī)院上下多方面共同努力。以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn)，努力從過(guò)去長(zhǎng)期封閉、半封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，從過(guò)去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變；從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變；從注重保管向注重提供利用轉(zhuǎn)變。

2.2 環(huán)境的創(chuàng)新

加強(qiáng)硬件建設(shè)，促進(jìn)文書(shū)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化是適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要。因此應(yīng)加大對(duì)文書(shū)檔案設(shè)施的投入，配備必需的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)電子化、自動(dòng)化管理。同時(shí)，選擇適合醫(yī)院文書(shū)檔案管理的軟件，并在檔案工作人員中開(kāi)展計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，以掌握檔案計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

2.3 文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新

文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作是密不可分的，甚至可以認(rèn)為是一種工作的兩個(gè)不同階段，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。做好文書(shū)工作是做好檔案管理工作的先決條件，文書(shū)工作的好壞直接關(guān)系到文書(shū)檔案管理的水平。因此，文書(shū)人員必須要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，同時(shí)要具備一定的檔案管理學(xué)知識(shí)，熟悉掌握檔案工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能。這樣，在實(shí)際工作中才能確保文件收集完整、及時(shí)和準(zhǔn)確。為此，我院檔案室副主任兼任了文書(shū)工作，并且參加醫(yī)院一些大型活動(dòng)和院長(zhǎng)辦公會(huì)，保證了文件收集的完整與安全。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行文書(shū)檔案歸檔管理制度，做好文書(shū)檔案的基礎(chǔ)工作、監(jiān)督指導(dǎo)與溝通協(xié)調(diào)工作。認(rèn)真做好文書(shū)檔案的收集、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)性工作，為實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案工作一體化做好準(zhǔn)備。

2.4 利用手段的創(chuàng)新

醫(yī)院文書(shū)檔案管理的最終目的就是利用、挖掘其潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值社會(huì)價(jià)值，使之轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。醫(yī)院檔案部門必須由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域、擴(kuò)大服務(wù)范圍、創(chuàng)新服務(wù)方式。目前將計(jì)算機(jī)這種高效地處理龐大信息的現(xiàn)代先進(jìn)工具引入到文書(shū)檔案的管理中，通過(guò)該技術(shù)的應(yīng)用將大大簡(jiǎn)化文件材料的收集、整理和歸檔過(guò)程，節(jié)約了時(shí)間、提高了效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)、光盤等高科技檢索工具，借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的平臺(tái)，檔案利用者通過(guò)授權(quán)可以便捷地得到所需的檔案資料，這可有效地提高文書(shū)檔案查借閱效率，豐富了文書(shū)檔案查借閱手段，這也是文書(shū)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

第4篇：文書(shū)檔案的管理范文

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案，管理系統(tǒng)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，Java，數(shù)據(jù)庫(kù)

中圖分類號(hào)：P208文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、前言

為了加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，做到門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，管理科學(xué)，使用簡(jiǎn)便，有效服務(wù)，就必須使檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化，提高管理水平，更加有效地保護(hù)和利用文書(shū)檔案，為社會(huì)服務(wù)。在此目的下，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)孕育而生。文書(shū)檔案管理系統(tǒng)是要根據(jù)國(guó)家檔案局最新頒布的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)而開(kāi)發(fā)的通用文書(shū)檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)從基層檔案工作特點(diǎn)和檔案室工作實(shí)際出發(fā)，通過(guò)規(guī)范化管理，解決檔案室文書(shū)歸檔立卷費(fèi)時(shí)費(fèi)力問(wèn)題，為檔案管理的規(guī)范化和正規(guī)化打好基礎(chǔ)[1]。

二、研究背景

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化在各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位中的普及，電子數(shù)據(jù)交換，電子商務(wù)在國(guó)內(nèi)、國(guó)際貿(mào)易中的應(yīng)用，是電子工作環(huán)境日益普遍。作為這些活動(dòng)的重要記錄――電子文書(shū)檔案，這一重要資源，需要利用信息技術(shù)得到準(zhǔn)確的收集、科學(xué)的管理和高效的利用。檔案信息資源作為一種重要資源，在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中其地位和作用顯得日益突出，如何針對(duì)檔案信息化工作中遇到的一些問(wèn)題，更好地發(fā)揮電子文書(shū)檔案這一重要資源不可替代的作用，企事業(yè)單位發(fā)展提供更好的服務(wù)，是文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的根本出發(fā)點(diǎn)。

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。

就目前的現(xiàn)狀而言，企事業(yè)單位在進(jìn)行文件管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)碰到一下問(wèn)題：海量文件存儲(chǔ)，管理困難，查找緩慢，效率低下，文件版本管理混亂等問(wèn)題。這時(shí)，我們就需要一個(gè)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，分門別類的對(duì)各種文檔進(jìn)行管理，方便使用者使用。

三、文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)及開(kāi)發(fā)方法

（1）技術(shù)角度

從技術(shù)角度來(lái)看，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的基本功能包括文檔的輸入、處理和輸出等功能，期中文檔的處理又包括文檔的存儲(chǔ)、文檔的刪除、文檔的修改、文檔的檢索等。結(jié)構(gòu)如下圖：

（2）用戶角度

從使用文檔管理系統(tǒng)用戶的角度來(lái)看，此系統(tǒng)應(yīng)該支持整個(gè)組織在不同層次上的要求。此系統(tǒng)用戶類別暫時(shí)只分為兩大類，普通用戶和管理員用戶。

（3）從開(kāi)發(fā)角度看文書(shū)檔案管理系統(tǒng)

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)一般方法是指系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)策略，即系統(tǒng)開(kāi)發(fā)按照一個(gè)怎樣的過(guò)程來(lái)進(jìn)行。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的過(guò)程也稱為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)生命周期。目前信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)周期主要有：傳統(tǒng)方法、原型法、快速應(yīng)用開(kāi)發(fā)法[2]。

a)傳統(tǒng)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)生命周期

傳統(tǒng)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的步驟大都包括五個(gè)階段：調(diào)查、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施、維護(hù)和評(píng)價(jià)。系統(tǒng)調(diào)查階段的任務(wù)是根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)確定和考慮潛在的問(wèn)題和機(jī)會(huì)；系統(tǒng)分析階段的任務(wù)是對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)和工作流程進(jìn)行研究，確定它的優(yōu)勢(shì)、弱勢(shì)以及改進(jìn)機(jī)會(huì)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段的任務(wù)是描述怎樣實(shí)現(xiàn)一個(gè)新系統(tǒng)，或者說(shuō)明怎樣修改現(xiàn)有系統(tǒng)；系統(tǒng)實(shí)施階段的任務(wù)是創(chuàng)建（或獲?。└鱾€(gè)系統(tǒng)組成部分，進(jìn)行裝配，并投入運(yùn)行；系統(tǒng)維護(hù)和評(píng)價(jià)階段的任務(wù)是維護(hù)及修改系統(tǒng)，是它可以繼續(xù)滿足不斷變化的業(yè)務(wù)需求[3]。

傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)生命周期方法給信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)提供了一種合適的開(kāi)發(fā)模型。但是傳統(tǒng)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)生命周期方法也存在一定的缺陷，比如：系統(tǒng)開(kāi)發(fā)缺少交互性，即項(xiàng)目開(kāi)發(fā)人員與用戶之間缺少有效的溝通，這一點(diǎn)是這種方法的致命缺陷。它的優(yōu)點(diǎn)是產(chǎn)生大量的系統(tǒng)文檔，正式文檔能保證西戎需求源自記錄的業(yè)務(wù)需求，產(chǎn)生許多中間產(chǎn)品，通過(guò)對(duì)它們的檢查可以了解它們是否達(dá)到用戶需求并符合標(biāo)準(zhǔn)。

b)原型法

原型法是一種反復(fù)、交互式的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方法。原型法按照對(duì)原型結(jié)果的處理方式分為實(shí)驗(yàn)原型和演進(jìn)原型法。實(shí)驗(yàn)原型發(fā)只要把原型當(dāng)成試驗(yàn)工具，試了以后就拋棄，根據(jù)試驗(yàn)的結(jié)論做出新的系統(tǒng)。演進(jìn)原型法則把好的結(jié)果保留，成為最終系統(tǒng)的一部分。這種原型法的優(yōu)點(diǎn)是用戶可以試用系統(tǒng)，并在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)周期內(nèi)提供一些建設(shè)性的反饋意見(jiàn)；可以較早地發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和漏洞。缺點(diǎn)為每次重復(fù)都是在上一次重復(fù)的基礎(chǔ)上作進(jìn)一步改進(jìn)，如果最初方案不恰當(dāng)，改變方案重新開(kāi)始就很困難；系統(tǒng)文檔經(jīng)?？杖被虿煌暾?。

c)快速應(yīng)用開(kāi)發(fā)

快速應(yīng)用開(kāi)發(fā)是一種通過(guò)運(yùn)用已有的工具、技術(shù)及方法學(xué)來(lái)加快應(yīng)用開(kāi)發(fā)的技術(shù)。他是對(duì)合作應(yīng)用開(kāi)發(fā)中的數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)需求分析過(guò)程的延伸使用?？焖賾?yīng)用開(kāi)發(fā)多半會(huì)和原型法相結(jié)合。其優(yōu)點(diǎn)為對(duì)適用的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，該方法可比其它方法更快地生成一個(gè)應(yīng)用；文檔作為完成項(xiàng)目各任務(wù)的副產(chǎn)品而產(chǎn)生；促進(jìn)了團(tuán)隊(duì)合作，并與用戶和風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者有更多的交流。缺點(diǎn)為這種高強(qiáng)度的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)生命周期法會(huì)使系統(tǒng)人員和其他項(xiàng)目參與者疲乏不堪；要求系統(tǒng)分析員與用戶精通快速應(yīng)用開(kāi)發(fā)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工具及合作應(yīng)用開(kāi)發(fā)技術(shù)；與其他方法相比，快速應(yīng)用開(kāi)發(fā)會(huì)占風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者和用戶更多的時(shí)間。

綜合以上分析，在本項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中應(yīng)結(jié)合原型法和快速開(kāi)發(fā)的優(yōu)點(diǎn)，采用原型法的交互模式和快速應(yīng)用開(kāi)發(fā)技術(shù)的開(kāi)發(fā)方法。

四、文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的要解決的問(wèn)題

要開(kāi)發(fā)的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)是針對(duì)多種格式的文書(shū)檔案的管理，所以需要方便用戶瀏覽查看、上傳下載等。首先用戶需注冊(cè)，然后登陸系統(tǒng)進(jìn)行文檔的搜索查看，上傳下載等功能，管理員用戶可以使用刪除功能。從而方便用戶對(duì)大量數(shù)據(jù)的查閱。下面介紹一下本系統(tǒng)要解決的主要問(wèn)題：

1.用戶注冊(cè)

用戶使用本系統(tǒng)需注冊(cè)，非注冊(cè)用戶將不能進(jìn)入本系統(tǒng)中。

2.用戶登錄

已注冊(cè)的用戶登錄系統(tǒng)，使用本系統(tǒng)。用戶分為普通用戶和管理員。

3.查詢

搜索關(guān)鍵字，查詢系統(tǒng)中的文檔。

4.上傳

所有用戶均可以上傳自己的文書(shū)文檔到系統(tǒng)中。

5.下載

所有用戶均可以下載系統(tǒng)中的文書(shū)文檔到本地進(jìn)行查看。

6.刪除

只有管理員用戶可以刪除文書(shū)文檔。

五、文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案

1.系統(tǒng)開(kāi)發(fā)平臺(tái)及運(yùn)行環(huán)境

系統(tǒng)可使用MyEclipse 7.0 開(kāi)發(fā)平臺(tái)，利用Tomcat服務(wù)器實(shí)現(xiàn)Web模式運(yùn)行，使用的數(shù)據(jù)庫(kù)是MySql，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)。

2.研究方法及方案

使用MySql作為后臺(tái)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)，選擇Java、JSP、JavaScript、Html作為應(yīng)用開(kāi)發(fā)工具，運(yùn)用Tomcat服務(wù)器技術(shù)。實(shí)現(xiàn)用戶管理，文件管理，文檔瀏覽等功能。本系統(tǒng)包含以下三大模塊：用戶管理模塊，文檔管理模塊，文檔瀏覽模塊。各個(gè)模塊又分為不同細(xì)小功能。

下圖為設(shè)計(jì)出的系統(tǒng)的具體功能模塊圖：

六、總結(jié)

文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的研究與開(kāi)發(fā)是隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展而逐步從概念走向應(yīng)用的。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出了更新更高的要求，必須完成由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)管理理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變，同時(shí)在管理實(shí)踐中應(yīng)用，使文書(shū)檔案管理工作趕上時(shí)代的步伐，適應(yīng)文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需求，為社會(huì)提供更好更有效的服務(wù)，使文書(shū)檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)及社會(huì)利益。 以上也只是對(duì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的初步設(shè)計(jì)，還可以根據(jù)實(shí)際工作需要在以上功能的基礎(chǔ)上擴(kuò)展其他功能，使得此系統(tǒng)的功能更完善，更加方便檔案工作者使用。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳次白．政府電子文檔管理[M]．北京：北京大學(xué)出版社,2007.

[2] 李譜華．淺析MVC設(shè)計(jì)模式及其應(yīng)用[J]．科技信息，2010，16.

第5篇：文書(shū)檔案的管理范文

[關(guān)健詞]文書(shū)檔案 辦公自動(dòng)化應(yīng)用 存在問(wèn)題 應(yīng)對(duì)方法

文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書(shū)檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書(shū)檔案工作的新課題，從而文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開(kāi)了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法

文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提幾點(diǎn)方法。

1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

參考文獻(xiàn)：

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[2]裴承志．奧多．辦公自動(dòng)化與文書(shū)檔案管理[J]．中國(guó)冶金教育，2002，2．

[3]楊勇，劉晶．關(guān)于文書(shū)檔案一體化的若干認(rèn)識(shí)[J]．大學(xué)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊，2003，3．

第6篇：文書(shū)檔案的管理范文

【關(guān)鍵詞【信息化；檔案管理；問(wèn)題應(yīng)對(duì)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速、大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書(shū)檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案信息化管理。

一、文書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

1.辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄、漏記；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件之后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無(wú)論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

在日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。

二、文書(shū)檔案信息化管理存在的問(wèn)題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，而且網(wǎng)上竊密技術(shù)不斷發(fā)展，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員提出了更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術(shù)水平偏低，盡管單位引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用，根本談不上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。 轉(zhuǎn)

三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法

文書(shū)檔案的信息化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，本文提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法。

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

第7篇：文書(shū)檔案的管理范文

電視臺(tái)文書(shū)檔案是指已經(jīng)辦理完成的、具有留存價(jià)值的的文書(shū)，指用文字、圖片、表格等形式記錄的黨務(wù)工作及行政工作的信息材料。文書(shū)檔案具有基礎(chǔ)性、前瞻性、規(guī)范性、綜合性和服務(wù)性，文書(shū)檔案與其管理工作有著十分密切的聯(lián)系，檔案管理工作不但要做好檔案的常規(guī)維護(hù)和保管工作，還要了解文書(shū)檔案的歸檔范圍、歸檔要求，同時(shí)要熟練掌握檔案的保密、統(tǒng)計(jì)和移交等相關(guān)工作流程，對(duì)于檔案的借用、傳閱、返還等工作程序要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)手續(xù)。

二、文書(shū)檔案的特點(diǎn)和意義

電視臺(tái)文書(shū)管理工作要有序開(kāi)展，健全的檔案管理制度是基礎(chǔ)，也是工作的重心和目標(biāo)。管理涉及到文書(shū)工作的很多方面，包括文書(shū)材料的立卷、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、信息檢索、保密等都是管理的范圍。文書(shū)檔案是電視臺(tái)的行政管理和經(jīng)營(yíng)中非常重要的信息資料，它記錄的是電視臺(tái)在運(yùn)轉(zhuǎn)中的真實(shí)狀況，是電視臺(tái)歷史的記載，有一定的憑證作用，可用作宣傳教育材料，同時(shí)便于電視臺(tái)對(duì)現(xiàn)階段工作進(jìn)行總結(jié)，以及對(duì)今后的發(fā)展方向提供參考依據(jù)，為電視臺(tái)的日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)及領(lǐng)導(dǎo)者決策提供必要信息，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的基礎(chǔ)條件，所以文書(shū)檔案的重要性不可忽視。文書(shū)檔案管理工作是單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)中不可忽略的重要環(huán)節(jié)，研究發(fā)現(xiàn)，文書(shū)從業(yè)人員的素質(zhì)是檔案管理工作質(zhì)量的重要影響因素。檔案管理工作要求文書(shū)人員具有關(guān)于國(guó)家有關(guān)政策、法規(guī)方面，檔案管理專業(yè)方面以及信息保密處理方面的專業(yè)知識(shí)，所以想要在檔案管理工作上取得成效，一定要注意對(duì)文書(shū)人員的素質(zhì)的考量，而且文書(shū)檔案的重要性也決定了加強(qiáng)檔案管理工作必須逐步開(kāi)展，這是促進(jìn)電視臺(tái)科學(xué)發(fā)展的必要條件?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案信息管理逐步向無(wú)紙化辦公過(guò)度，已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)檔案管理模式，成為電視臺(tái)信息化管理的趨勢(shì)，利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，做到檔案資料的收發(fā)、鑒別、歸檔、傳遞等，提高資料整理效率，能實(shí)現(xiàn)資源共享，同時(shí)能掌控信息動(dòng)態(tài)，避免重復(fù)勞動(dòng)，很大程度上提高了檔案管理工作效率，而且無(wú)紙化辦公不但節(jié)約時(shí)間同時(shí)節(jié)約空間，減少成本費(fèi)用，增加電視臺(tái)效益。

三、當(dāng)前文書(shū)檔案存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)需提升。文書(shū)檔案內(nèi)容涉及面較廣，內(nèi)容可能涉及多領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)，工作內(nèi)容不僅單調(diào)而且繁瑣，尤其現(xiàn)代社會(huì)信息化的發(fā)展，要求文書(shū)在寫作能力方面要有專業(yè)的水平，要具備文書(shū)檔案管理的理論知識(shí)、專業(yè)技能知識(shí)及實(shí)際操作熟練度等，還要緊跟時(shí)展方向，適應(yīng)創(chuàng)新變革，想要成為合格的綜合型人才，在掌握寫作及檔案業(yè)務(wù)的同時(shí)還要補(bǔ)充其他學(xué)科比如計(jì)算機(jī)、文學(xué)歷史、攝影、廣告設(shè)計(jì)、檔案法、外文、廣播電視等方面的知識(shí)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)達(dá)標(biāo)，才能真正有效地提升電視臺(tái)文化檔案軟實(shí)力，是文書(shū)檔案管理機(jī)制科學(xué)、有序開(kāi)展的基礎(chǔ)。

（二）文書(shū)檔案管理仍需規(guī)范，方法不夠豐富。就現(xiàn)下電視臺(tái)的文書(shū)檔案管理工作而言，能夠完成基礎(chǔ)工作，但是規(guī)范度不夠，檢索、服務(wù)等質(zhì)量較差，工作效率不高，已經(jīng)開(kāi)始落后于電視臺(tái)現(xiàn)代化信息管理，不利于電視臺(tái)發(fā)展。

（三）電子文書(shū)檔案的安全系數(shù)較低。電子檔案尤其優(yōu)勢(shì)，但是缺點(diǎn)也很突出，電子檔案方便進(jìn)行改動(dòng)，有時(shí)候也很難辨別文件的真?zhèn)危硗?，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是個(gè)開(kāi)放性的平臺(tái)，保密性差，而且有出現(xiàn)系統(tǒng)故障及被電腦病毒感染或黑客侵入的風(fēng)險(xiǎn)，有隨時(shí)丟失文件的可能，這些文件信息丟失的影響是無(wú)法估量的，甚至?xí)o電視臺(tái)的運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)巨大問(wèn)題。

四、提高文書(shū)檔案管理水平的思考

（一）強(qiáng)化管理意識(shí)。文書(shū)檔案管理人員首先要有檔案管理意識(shí)，有較好的職業(yè)道德和素養(yǎng)，工作態(tài)度要積極認(rèn)真，對(duì)自己所從事的工作有充分的了解，電視臺(tái)更要重視對(duì)檔案管理的投入，來(lái)激勵(lì)員工的積極性，在資金方面，要加大投資力度，改善硬件設(shè)施，根據(jù)相關(guān)法律及電視臺(tái)的規(guī)章制度，完善各項(xiàng)制度建設(shè)，使各個(gè)環(huán)節(jié)的工作有章可循、有法可依，有效利用監(jiān)督機(jī)制，切實(shí)做好管理工作。

（二）進(jìn)一步提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要重視對(duì)文書(shū)檔案管理人員的法律法規(guī)、專業(yè)技能的培訓(xùn)，將學(xué)習(xí)培訓(xùn)作為員工日常工作的一部分，不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，不斷提升其綜合能力，只有從業(yè)人員的水平提高了，才能保證檔案管理工作的持續(xù)開(kāi)展，這是基礎(chǔ)也是前提，是影響電視臺(tái)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展的重要因素之一。單單公司內(nèi)的培訓(xùn)是不夠的，要爭(zhēng)取機(jī)會(huì)參加行業(yè)學(xué)術(shù)研討會(huì)，了解本行業(yè)現(xiàn)狀，新理論的發(fā)展及新技術(shù)的應(yīng)用，研究探討其他同行管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)及未來(lái)發(fā)展方向，對(duì)比原因，改善管理，爭(zhēng)取發(fā)展成行業(yè)領(lǐng)先，不斷提高管理標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)習(xí)新理念，達(dá)到更高的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合電視臺(tái)實(shí)際工作需要，切實(shí)加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作。

（三）建立紙質(zhì)、電子文書(shū)檔案雙保險(xiǎn)機(jī)制。充分分析紙質(zhì)檔案及電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，保證檔案的備案、查閱，建立雙保險(xiǎn)機(jī)制。有手寫痕跡的特殊文件要進(jìn)行掃描上傳，最為電子檔案?jìng)浒?，一般電子文件要上傳到電視臺(tái)信息系統(tǒng)平臺(tái)，提供網(wǎng)絡(luò)借閱服務(wù)，電子檔案的查閱相對(duì)較便捷。電子檔案也不是隨意授權(quán)借閱，需要按照密級(jí)劃分，進(jìn)行管理，管理人員要定期進(jìn)行備份，要加強(qiáng)對(duì)電子平臺(tái)的日常維護(hù)和檢查，避免被電腦病毒襲擊，要保證檔案的真實(shí)性、機(jī)密性、安全性和長(zhǎng)久性。

第8篇：文書(shū)檔案的管理范文

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；文書(shū)檔案；管理；特點(diǎn)；現(xiàn)狀；策略

近年來(lái)，醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)管理工作中所面臨的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化，這就對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院公文檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的基礎(chǔ)性工作，醫(yī)院文書(shū)檔案是對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷史的重要記載，是確保醫(yī)院能夠良性發(fā)展的重要信息依據(jù)，這就對(duì)文書(shū)檔案的完整性提出了更高的要求。因此，需要強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作，使其為醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展起到重要的保障作用。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院文書(shū)檔案不僅記載著醫(yī)院的發(fā)展史，更是醫(yī)院重要事件與公文活動(dòng)資料的匯總，因此在醫(yī)院發(fā)展和管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用。新時(shí)期醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作具有以下特點(diǎn)：

（一）規(guī)范性。文書(shū)檔案多以領(lǐng)導(dǎo)部門的公文為主，因此在管理工作中需要嚴(yán)格對(duì)公文的類型、檢查和傳遞等方面進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，確保實(shí)現(xiàn)對(duì)公文的規(guī)范性管理。

（二）服務(wù)性。醫(yī)院文書(shū)檔案作為醫(yī)院及部門各項(xiàng)決策的重要依據(jù)和參考，其具有較強(qiáng)的服務(wù)性，因此需要在文書(shū)檔案管理工作中更好的對(duì)其服務(wù)性進(jìn)行重視，進(jìn)一步對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，提供工作效率，從而更好的為患者提供便利的查詢服務(wù)。

（三）保密性。文書(shū)檔案是對(duì)醫(yī)院重要事件的真實(shí)記錄，同時(shí)也是各項(xiàng)公文活動(dòng)資料的匯總，可以說(shuō)醫(yī)院內(nèi)部的許多重要信息都會(huì)由文書(shū)檔案記錄下來(lái)，這些信息作為醫(yī)院的內(nèi)部信息資料，具有一定的保密性，一旦發(fā)生信息的泄露，則會(huì)對(duì)醫(yī)院帶來(lái)不良的影響，不利于醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展。

二、當(dāng)前醫(yī)院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)較差

長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)院文書(shū)檔案管理都處于封閉的狀態(tài)，更重視于保管工作。而且不同時(shí)期對(duì)文書(shū)檔案管理質(zhì)量要求也不同，檔案缺乏統(tǒng)一的整理規(guī)則，再加在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案工作缺乏重視，經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，檔案管理人員整體素質(zhì)較低，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)較差，不利于各項(xiàng)檔案工作的順利開(kāi)展。

（二）文書(shū)工作與文書(shū)檔案工作脫節(jié)

在醫(yī)院管理工作中，文書(shū)和檔案處于分塊管理的狀態(tài)，這就導(dǎo)致文書(shū)工作與檔案工作存在許多脫節(jié)的情況，無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的銜接。同時(shí)醫(yī)院文書(shū)人員由于自身檔案意識(shí)淡薄，在日常工作中，往往存在著不能及時(shí)進(jìn)行收集，收集范圍不明確等問(wèn)題，同時(shí)還存在著用紙、裝訂、附件、辦理程序及編號(hào)不規(guī)范等情況，文書(shū)處理的質(zhì)量不高，這就文書(shū)檔案收集工作的質(zhì)量帶來(lái)了較大的影響，不利于文書(shū)檔案利用工作的開(kāi)展，同時(shí)還會(huì)對(duì)文件價(jià)值鑒定及文件之間的有機(jī)聯(lián)系帶來(lái)較大的影響。

（三）文書(shū)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

文書(shū)檔案管理工作需要由文書(shū)人員和檔案管理人員共同完成，但在實(shí)際工作中，文書(shū)人員自身檔案意識(shí)淡薄，檔案人員也沒(méi)有履行對(duì)文書(shū)人員的指導(dǎo)和監(jiān)管職責(zé)，這就導(dǎo)致文書(shū)檔案存在許多不規(guī)范的地方，不利于文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。

（四）文書(shū)檔案管理不規(guī)范

醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于文書(shū)檔案的歸檔一直沒(méi)有明確其范圍，這就導(dǎo)致工作人員對(duì)于文書(shū)檔案歸檔界限在認(rèn)識(shí)上較為模糊，在實(shí)際工作中，檔案不能及時(shí)歸檔的現(xiàn)象較為常見(jiàn)，檔案極易發(fā)生毀損和丟失。同時(shí)在當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中信息化技術(shù)應(yīng)用水平不高，管理手段較為落后，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書(shū)檔案在檢索、查閱過(guò)程中受到諸多的制約，對(duì)檔案的服務(wù)性帶來(lái)不利影響。

二、新時(shí)期提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平的策略

（一）提高醫(yī)院文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)

醫(yī)院應(yīng)該具有文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理意識(shí)。從醫(yī)院管理角度來(lái)講，重視文書(shū)檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識(shí)，才能讓檔案人員對(duì)文書(shū)檔案的管理形成科學(xué)管理意識(shí)。在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院文書(shū)檔案管理者必須通過(guò)職業(yè)素養(yǎng)提升來(lái)熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理，既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助，又能讓醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平更一層樓。所以，作為文書(shū)檔案管理者，應(yīng)該具有高度服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書(shū)檔案，加強(qiáng)檔案的匯編與分類工作，讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。

（二）優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行，在目前形勢(shì)下，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理需要通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來(lái)提高工作效率，以促進(jìn)文書(shū)檔案管理科學(xué)化。醫(yī)院應(yīng)該完善文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容，對(duì)文書(shū)檔案的全文進(jìn)行掃描存入，對(duì)文書(shū)檔案的案卷級(jí)以及文件級(jí)等多方面信息進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書(shū)檔案管理資源，節(jié)省檢索時(shí)間，將檢索中的認(rèn)為失誤率降低，保證檢索準(zhǔn)確率，優(yōu)化醫(yī)院文書(shū)檔案管理效率。

（三）以制度保證醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量

規(guī)范、完善的文書(shū)檔案管理制度是確保醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作制度化、規(guī)范化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局的管理政策，從自身的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)文書(shū)檔案材料的規(guī)范范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定，通過(guò)正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限，使醫(yī)院文書(shū)檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的工作執(zhí)行力，使文書(shū)檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書(shū)檔案管理制度落到實(shí)處，院長(zhǎng)牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案管理部門逐級(jí)負(fù)責(zé)，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的監(jiān)督考核，以便于使文書(shū)檔案管理制度真正得以落實(shí)。

（四）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理者的素質(zhì)

醫(yī)院需要全面加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)，通過(guò)講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來(lái)提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過(guò)現(xiàn)代化的新管理方法來(lái)落實(shí)文書(shū)檔案管理，同時(shí)可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來(lái)優(yōu)化文書(shū)檔案管理效率，使文書(shū)檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進(jìn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案的管理，不僅需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)此項(xiàng)工作給予高度重視，加大資金投入，同時(shí)，檔案部門要加大對(duì)專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，全方位提升文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面，要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部各部門間的管理與溝通，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的飛躍。

參考文獻(xiàn)

[1]張愛(ài)曾.醫(yī)院文書(shū)檔案管理和利用[J].中國(guó)社區(qū)醫(yī)師，2014（10）：56.

第9篇：文書(shū)檔案的管理范文

1 文書(shū)檔案管理工作的概況

1.1 文書(shū)檔案管理工作的背景情況

在我國(guó)不斷的發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)必不可少的工作內(nèi)容，我國(guó)的文書(shū)檔案管理工作在不斷地進(jìn)行著。傳統(tǒng)的文書(shū)管理工作是指建立一個(gè)相關(guān)的部門通過(guò)事件的發(fā)生從而記錄下來(lái)，進(jìn)行封存。但是，這樣會(huì)存在一些弊端，導(dǎo)致一些文書(shū)檔案在保存過(guò)程中遭到破壞。因此，相關(guān)的管理部門需要加強(qiáng)管理工作，在檔案的分類管理上解決問(wèn)題。文書(shū)檔案工作對(duì)于我國(guó)的發(fā)展有著重要的意義，盡管現(xiàn)在我國(guó)的文書(shū)檔案工作還存在著不足，但我們找到了解決的問(wèn)題的辦法。希望在工作中能夠認(rèn)真的落實(shí)優(yōu)化方案，使文書(shū)檔案管理工作得到更好的發(fā)展。（1）

1.2 文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀

通過(guò)一些案例分析來(lái)了解現(xiàn)狀和問(wèn)題

（1）滯后表現(xiàn)

在時(shí)展的步伐下，各種制度都在不斷創(chuàng)新，但在企業(yè)的管理制度方面，特別是對(duì)文書(shū)檔案管理的工作，卻不能得到及時(shí)的改進(jìn)。而且文書(shū)檔案的管理忽視了他在工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當(dāng)前發(fā)展的腳步。

（2）檢索效率不高

文書(shū)檔案檢索有手工檢索、計(jì)算機(jī)檢索，檔案進(jìn)行歸類整理后，存在著處于放置狀態(tài)。并且，檔案的檢索方式大多屬于手工檢索。但是，在檔案的數(shù)量不斷的增加下，檢索的效率將會(huì)越來(lái)越慢。況且，計(jì)算機(jī)的檢索需要耗費(fèi)大量的人力和物力，需要文書(shū)檔案管理人員技術(shù)上的支持，這樣會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。

（3）管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能有待提高

目前文書(shū)檔案管理工作得不到重視，導(dǎo)致在各個(gè)企業(yè)單位缺乏專業(yè)的技術(shù)人員。并且，許多工作人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，并且沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，所以對(duì)檔案的歸類整理和編碼放置等都不熟練，使工作效率和工作質(zhì)量明顯降低。在當(dāng)前信息化?r代，檔案管理人員不但要有專業(yè)技能，而且需要熟練各種各樣的計(jì)算機(jī)應(yīng)用。這樣，在檔案管理工作人員努力下，才會(huì)把文書(shū)檔案的管理工作做的更加完善。（2）

1.3 文書(shū)檔案管理工作的必要性

文書(shū)管理工作是記錄的內(nèi)容是對(duì)我國(guó)發(fā)展研究的重要依據(jù)，我國(guó)的文書(shū)管理工作對(duì)我國(guó)發(fā)展具有重大意義。而它不僅是記錄對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)所發(fā)生的事件，更是對(duì)將過(guò)去的文書(shū)檔案進(jìn)行整理和分析，使過(guò)去檔案中所欠缺的部分得到補(bǔ)充，努力從檔案中找出缺少的部分，完善文書(shū)檔案的內(nèi)容。在對(duì)我國(guó)的歷史記錄分析中，根據(jù)以往的案例發(fā)現(xiàn)它的不足之處，并尋找新的方式，避免相同或類似的錯(cuò)誤再次發(fā)生。只有這樣才能有所收獲、有所進(jìn)步，使我國(guó)在發(fā)展的道路上越走越遠(yuǎn)。

2 我國(guó)文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化方案

2.1 需要優(yōu)化文書(shū)檔案管理制度

許多傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理制度存在問(wèn)題，需要在下一階段有待提高。文書(shū)檔案的管理是以時(shí)間為分界線進(jìn)行大量的檔案的管理存放工作，雖然這種方式易行，但是因?yàn)檎泶娣诺奈臅?shū)檔案數(shù)量太多，使其太過(guò)于籠統(tǒng)化，在日后的查找中存在著巨大的困難。因此需要進(jìn)行細(xì)致分類，然后根據(jù)事件的類型進(jìn)一步的分類，使所有的文書(shū)檔案得到有序的存放。在管理人員管理制度中，規(guī)定所有人員的工作內(nèi)容，沒(méi)有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行分配，這樣存在大量問(wèn)題，導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中工作人員過(guò)多，造成資源的浪費(fèi)。因此在對(duì)文書(shū)管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí)，應(yīng)該使每一項(xiàng)工作都要高效有序地進(jìn)行，使每名文書(shū)檔案管理人員都做好分內(nèi)的事情。 （3）

2.2 要有培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

在新時(shí)代下，我們要對(duì)所有工作者有很高的要求，所以，文書(shū)檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要加大提高。我們需要適應(yīng)科學(xué)化對(duì)的管理要求，使大部分的事業(yè)單位和國(guó)企在新形勢(shì)下進(jìn)行大力創(chuàng)新，分類管理主抓建設(shè)的大制度?，F(xiàn)如今，要想更好的發(fā)展，就必須進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，這樣才能提高工作能力、對(duì)事物的分析能力。因此對(duì)于現(xiàn)在的文書(shū)檔案管理工作者，需要在工作的過(guò)程中不斷的學(xué)習(xí)新事物，對(duì)文書(shū)檔案要有相當(dāng)?shù)牧私猓@樣有助于工作的得以順利進(jìn)行。對(duì)現(xiàn)代化的技術(shù)手段的學(xué)習(xí)要十分重視，使這些技術(shù)在日后的工作過(guò)程中得到合理的應(yīng)用。

2.3 利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理工作

所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來(lái)發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們?cè)谏詈凸ぷ髦卸嫉玫搅撕艽蠓奖?。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理工作中，將使文書(shū)檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對(duì)人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái)，一些缺少的文書(shū)檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國(guó)文書(shū)檔案工作更加順利的進(jìn)行。

3 文書(shū)檔案管理工作中的創(chuàng)新措施

3.1 對(duì)管理理念的創(chuàng)新

文書(shū)檔案管理理念的創(chuàng)新是工作的關(guān)鍵。文書(shū)檔案管理的工作人員需要及時(shí)的更新思想，跟隨時(shí)代的潮流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足，學(xué)習(xí)新型的管理模式，以積極向上的學(xué)習(xí)姿態(tài)應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。同時(shí)，在文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新上，應(yīng)該遵守以大局為重的原則，堅(jiān)持以企業(yè)的利益為中心。而且文書(shū)檔案管理上還必須要有宣傳的意識(shí)，檔案管理工作并不是單個(gè)部門的工作，我們需要合理的對(duì)檔案管理進(jìn)行宣傳，使更多的人參與到檔案管理的工作上去。（4）

3.2 對(duì)管理形式的創(chuàng)新

信息時(shí)代使文書(shū)檔案管理工作有了一定的挑戰(zhàn)。因此我們需要從文書(shū)檔案的管理手段上進(jìn)行創(chuàng)新。要對(duì)文書(shū)檔案的信息化進(jìn)行管理，并在此基礎(chǔ)上提升對(duì)文書(shū)檔案管理的安全性。因此，在輸入過(guò)程中，應(yīng)采用更加先進(jìn)的技術(shù)省去人工的輸入麻煩。建立檔案管理的系統(tǒng)，在創(chuàng)新的過(guò)程中，根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需要，在原有的管理制度基礎(chǔ)上進(jìn)行改革創(chuàng)新，使以前存在的不完善的地方能夠得到彌補(bǔ)。

3.3 完善文書(shū)與檔案工作的銜接

文書(shū)檔案的利用價(jià)值都來(lái)自于各個(gè)部門，文書(shū)檔案工作因?yàn)樾畔⒒哟?，從而將面臨新的技術(shù)環(huán)境。因此，我們要積極主動(dòng)的與各部門進(jìn)行溝通和交流，了解各部門工作的內(nèi)容和進(jìn)展。還需要在日常整理檔案中發(fā)現(xiàn)它的不足之處，及時(shí)與各部門進(jìn)行聯(lián)系。在建設(shè)遠(yuǎn)程互動(dòng)平臺(tái)及局域網(wǎng)方面的不斷推進(jìn)下，也取得了不同程度的發(fā)展。所以，我們應(yīng)該保證制度建設(shè)與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求的相適應(yīng)性，提高制度創(chuàng)新的有效性。（5）