檔案室規(guī)章管理制度精選(九篇)

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第1篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

1 明職責(zé)

機關(guān)檔案工作是機關(guān)行政管理的一個組成部分，其職責(zé)與任務(wù)確立，必須按照依法依規(guī)原則來明確。

1.1 法定職責(zé)與任務(wù)的一般性規(guī)定。法定職責(zé)與任務(wù)的一般性規(guī)定，是指檔案法律法規(guī)和規(guī)章中有關(guān)機關(guān)檔案工作的原則性規(guī)定。這些一般性規(guī)定，是對機關(guān)檔案工作職責(zé)與任務(wù)的最基本要求，是各機關(guān)檔案工作必須執(zhí)行的一般性要求。

1.2 法定職責(zé)與任務(wù)的特殊性規(guī)定。是指專業(yè)法律法規(guī)和專業(yè)規(guī)章中對系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)機關(guān)檔案工作的一些原則性規(guī)定。是對系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)機關(guān)檔案工作職責(zé)與任務(wù)的特殊性要求，也是系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)各機關(guān)檔案工作必須執(zhí)行的特殊性要求。

1.3 職責(zé)與任務(wù)的行政性規(guī)定。職責(zé)與任務(wù)的行政性規(guī)定，是指國家檔案行政主管部門和上級業(yè)務(wù)、行業(yè)主管機關(guān)對機關(guān)檔案工作職責(zé)與任務(wù)的具體要求。這些要求相對于法律法規(guī)和規(guī)章來說，對機關(guān)檔案工作的規(guī)定性要求更具體，更符合本機關(guān)和本行業(yè)檔案工作的實際情況。

對于一個機關(guān)來說，在確定本機關(guān)檔案工作的職責(zé)與任務(wù)時，要充分了解上述三方面規(guī)定。原則上系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)無行政性規(guī)定的，以法律法規(guī)和規(guī)章中一般性和特殊性規(guī)定為準(zhǔn)。系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)有行政性規(guī)定的，原則上以行政性規(guī)定為準(zhǔn)，因為這些專業(yè)、行業(yè)的行政性規(guī)定更符合系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)機關(guān)檔案工作實際，更具有針對性。但鑒于有些行政性規(guī)定形成時間的原因，難免會產(chǎn)生行政性規(guī)定滯后于法律法規(guī)和規(guī)章一般性、特殊性規(guī)定的情況，這就需要在行政性規(guī)定的基礎(chǔ)上，以法律法規(guī)和規(guī)章的一般性、特殊性規(guī)定作補充，來完善本機關(guān)檔案工作的職責(zé)和任務(wù)。當(dāng)行政性規(guī)定與法律法規(guī)和規(guī)章的一般性、特殊性規(guī)定相沖突時，應(yīng)當(dāng)請示上級業(yè)務(wù)主管和行業(yè)主管機關(guān)給予答復(fù)，上級業(yè)務(wù)主管和行業(yè)主管機關(guān)無答復(fù)的，應(yīng)以法律法規(guī)和規(guī)章的一般性、特殊性規(guī)定為準(zhǔn)。

2 立機制

按照《檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定精神，機關(guān)檔案工作應(yīng)實行統(tǒng)一集中管理機制，即在一個機關(guān)內(nèi)，對其內(nèi)部機構(gòu)及其所屬單位的檔案工作實行統(tǒng)一管理，對機關(guān)各類載體的檔案實行集中管理。統(tǒng)一集中管理機制包含四個方面的含義：

2.1 統(tǒng)一管理網(wǎng)絡(luò)。就是在一個機關(guān)內(nèi)形成對檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理機構(gòu)的有效管理格局。實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是機關(guān)內(nèi)要明確一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一主管機關(guān)檔案工作，并在此基礎(chǔ)上，組建機關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌機關(guān)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和任務(wù)；解決檔案工作所需的人、財、物等實際問題；協(xié)調(diào)機關(guān)內(nèi)部各部門和所屬單位的檔案工作。統(tǒng)一管理機構(gòu)，就是機關(guān)內(nèi)要建立統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)――機關(guān)綜合檔案室，明確其職責(zé)和任務(wù)，防止機關(guān)內(nèi)檔案工作機構(gòu)重疊，工作各自為政情況的發(fā)生。

2.2 統(tǒng)一管理制度。制度是管理機制有效運行的保障，沒有統(tǒng)一的管理制度，再好的管理機制也很難有效地運行，可見，統(tǒng)一的檔案管理制度對機制的運行是多么的重要。具體到一個機關(guān)來說，就是由機關(guān)綜合檔案室根據(jù)檔案法律法規(guī)、行政規(guī)章和黨的方針、政策，制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度，以機關(guān)正式文件形式，供機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)和所屬單位執(zhí)行。

2.3 統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)。對機關(guān)內(nèi)部和所屬單位檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)，是《檔案法》賦予機關(guān)檔案部門的職責(zé)，是必須履行的職責(zé)。只有認(rèn)真履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，才能夠?qū)崿F(xiàn)對機關(guān)檔案工作的有效組織和管理。

2.4 集中統(tǒng)一管理全部檔案。對機關(guān)形成的全部檔案實行集中統(tǒng)一管理，是《檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》對機關(guān)檔案工作的最基本要求，也是有效組織和管理機關(guān)檔案工作，充分發(fā)揮機關(guān)檔案作用的自身內(nèi)在需求。因此，對于一個機關(guān)，無論產(chǎn)生形成多少門類和載體的檔案，都應(yīng)按照要求由機關(guān)綜合檔案室實行集中統(tǒng)一管理。

要有效地組織和管理好機關(guān)檔案工作，就必須有強有力的組織管理和協(xié)調(diào)機制，來保證機關(guān)檔案工作各項職責(zé)與任務(wù)的有效實施。實踐證明，如果沒有一個強有力的組織管理和協(xié)調(diào)機制，僅靠機關(guān)檔案部門和檔案員自身的努力，是做不好機關(guān)檔案工作的，也很難實現(xiàn)對機關(guān)檔案工作的有效組織和管理。

3 建機構(gòu)

建立與機關(guān)規(guī)模、職能活動相適應(yīng)，設(shè)置合理的檔案工作機構(gòu)，是有效組織和管理好機關(guān)檔案工作，保障管理機制有效運行的核心動力和重要推手。

3.1 建立機關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。建立機關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)，是實現(xiàn)本單位檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、有效組織和管理的基本保證。機關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的主要職責(zé)有以下幾個方面：一是定期召開機關(guān)檔案工作協(xié)調(diào)會議，研究解決機關(guān)檔案工作中遇到的問題；二是負(fù)責(zé)機關(guān)檔案工作發(fā)展規(guī)劃、計劃、規(guī)章制度的審核，組織檔案法規(guī)、方針政策和業(yè)務(wù)規(guī)范文件的學(xué)習(xí)、貫徹和落實；三是負(fù)責(zé)機關(guān)檔案鑒定、銷毀和受限檔案利用的審批工作；四是監(jiān)督檢查本機關(guān)文件歸檔和檔案的接收、移交工作；五是負(fù)責(zé)本機關(guān)檔案工作內(nèi)調(diào)外聯(lián)工作。

3.2 設(shè)置機關(guān)綜合檔案室。機關(guān)綜合檔案室是對機關(guān)檔案工作實行有效組織和管理的具體執(zhí)行部門，是機關(guān)檔案工作法定職責(zé)與任務(wù)的具體承辦機構(gòu)，也是集中保管機關(guān)全部檔案的保管場所。設(shè)置機關(guān)綜合檔案室包括以下幾方面內(nèi)容：一是明確機關(guān)綜合檔案室職責(zé)與任務(wù)。二是選擇合適檔案保管和辦公場所。三是配置相應(yīng)檔案保管保護設(shè)施和設(shè)備。機關(guān)應(yīng)根據(jù)保管檔案的需要，配置足量的檔案柜架；根據(jù)機關(guān)檔案工作需要，配置必要的檔案保護和數(shù)字化設(shè)備，以利于綜合檔案室工作開展。四是配置專兼職檔案員。機關(guān)專兼職檔案員是機關(guān)綜合檔案室職責(zé)和任務(wù)的具體執(zhí)行者，配備好檔案專兼職工作人員關(guān)系到機關(guān)檔案工作職責(zé)和任務(wù)能否落實好、實現(xiàn)好的關(guān)鍵所在。

4 定制度

機關(guān)檔案工作制度是機關(guān)有關(guān)檔案工作的工作規(guī)范和準(zhǔn)則。具體到一個機關(guān)，主要包括三方面內(nèi)容：

4.1 綜合性檔案工作制度。綜合性機關(guān)檔案工作管理制度是指對機關(guān)檔案工作總體性進行綱領(lǐng)性規(guī)范的原則性規(guī)定。主要包括三方面的內(nèi)容：一是本機關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制、管理機制、發(fā)展規(guī)劃等方面的原則性規(guī)定。如，機關(guān)檔案工作發(fā)展規(guī)劃、機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一集中管理原則等。二是機關(guān)綜合檔案室和內(nèi)設(shè)機構(gòu)職責(zé)任務(wù)、管理權(quán)限及專兼職檔案員任職要求方面的原則性規(guī)定。如，專兼職檔案員任職條件、綜合檔案室職責(zé)等。三是對機關(guān)檔案工作內(nèi)容、范圍、形式及相應(yīng)保障措施的原則性規(guī)定。如，機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案災(zāi)害應(yīng)急方案等。綜合性檔案工作制度都是一些原則性規(guī)定，其具體的措施需要在業(yè)務(wù)性檔案工作制度中完善和細(xì)化。

4.2 業(yè)務(wù)性檔案工作制度。業(yè)務(wù)性檔案工作制度包括一般性規(guī)定和專門性規(guī)定兩個方面。一般性規(guī)定也就是平時說的機關(guān)綜合檔案室七項制度，即，文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案保密制度、檔案移交制度。專門性制度是指針對機關(guān)檔案工作各環(huán)節(jié)工作的一些具體性規(guī)定，如，檔案庫房管理制度、電子文件歸檔制度、會計文件歸檔制度等，此類制度是對綜合性檔案工作制度的具體細(xì)化和補充。各機關(guān)可根據(jù)本機關(guān)業(yè)務(wù)的不同，制定出符合本機關(guān)檔案工作實際的各種管理制度，以利于機關(guān)檔案工作的規(guī)范化管理。

4.3 輔檔案工作制度。輔檔案工作制度是指為保證機關(guān)檔案工作有效組織和管理的一些行政性規(guī)定。如，檔案員崗位責(zé)任制、機關(guān)檔案工作目標(biāo)任務(wù)考核辦法等。

制定機關(guān)檔案工作制度是有效組織和管理機關(guān)檔案工作的重要手段，是機關(guān)檔案工作形成持續(xù)發(fā)展長效機制的重要保證。實踐證明，沒有有效的制度約束機制，就談不上對機關(guān)檔案工作的有效組織和管理。

5 規(guī)范化

實行規(guī)范化管理是有效組織管理機關(guān)檔案工作應(yīng)有之義，是組織管理好機關(guān)檔案工作的內(nèi)在要求。

5.1 工作管理制度化。用統(tǒng)一的管理制度來覆蓋機關(guān)檔案工作的各個管理環(huán)節(jié)，使之成為機關(guān)各項管理制度的有機組成部分，是機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的重要前提，也是形成機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理約束機制的重要保證。

5.2 工作環(huán)節(jié)程序化。工作環(huán)節(jié)程序化是實現(xiàn)機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵措施。工作環(huán)節(jié)程序化，就是將機關(guān)檔案工作各個工作環(huán)節(jié)，按照其內(nèi)在的邏輯關(guān)系，編制成具有相對確定程序的過程。對機關(guān)檔案工作實行程序化管理，并不是一蹴而就的事，要在充分調(diào)研分析各工作崗位任務(wù)、職責(zé)權(quán)限以及本崗位與其他崗位關(guān)系基礎(chǔ)上，繪制各崗位程序化運行圖，并編制運作說明，使各崗位檔案員清楚自己的工作任務(wù)、職責(zé)權(quán)限，明白自己的管理行動線路，了解自身崗位與其他崗位之間的協(xié)作事項，通力合作，只有這樣，才能將機關(guān)檔案工作程序化管理貫徹到底。

5.3 工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化。工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化就是將機關(guān)檔案工作各個環(huán)節(jié)用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來衡量，使所做的每一項工作都有章可循，協(xié)調(diào)統(tǒng)一。一個機關(guān)如果沒有統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)來衡量，各內(nèi)設(shè)機構(gòu)自行其是，會造成工作上的混亂。如，各內(nèi)設(shè)機構(gòu)歸檔電子文件格式不統(tǒng)一、著錄項目不一致等，就會導(dǎo)致電子檔案檢索和利用上的困難，使原來的工作成為無效的勞動。由此可見，盡管機關(guān)內(nèi)各部門的工作環(huán)節(jié)和工作內(nèi)容不同，但其衡量工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)必須是相同的。要對機關(guān)檔案工作實行規(guī)范化管理，就必須通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)，使機關(guān)內(nèi)各部門的分工合作有一個統(tǒng)一的準(zhǔn)則和依據(jù)，成為其不可缺少的紐帶。

6 勤督導(dǎo)

6.1 勤指導(dǎo)。機關(guān)檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員是機關(guān)檔案工作職責(zé)任務(wù)的具體執(zhí)行者，要實現(xiàn)對機關(guān)檔案工作的有效組織和管理，關(guān)鍵在主管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案員的執(zhí)行能力。而執(zhí)行能力的關(guān)鍵，在于對機關(guān)檔案工作職責(zé)任務(wù)、管理機制、管理制度、工作程序、工作質(zhì)量要求的理解認(rèn)知程度。為此，必須使指導(dǎo)工作經(jīng)?；?，不厭其煩開展指導(dǎo)工作?？梢允菍C關(guān)檔案工作目標(biāo)任務(wù)、管理機制、工作制度的學(xué)習(xí)講解，也可以是對工作程序、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)、講座。但不論采取什么形式，都必須圍繞對上述問題的認(rèn)知理解來進行，提高其執(zhí)行的自覺性和執(zhí)行能力，確保對機關(guān)檔案工作組織管理的有效實施。

第2篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

（一）明確歸檔制度。學(xué)院的檔案屬于學(xué)院所有，每個教職員工都有建立檔案、保護檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項目完成后15日內(nèi)歸檔。相關(guān)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。（二）用標(biāo)準(zhǔn)化強化企業(yè)質(zhì)量檔案動態(tài)管理。標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)規(guī)范化、制度化和信息化的基礎(chǔ)和前提。堅持基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化，就是要以標(biāo)準(zhǔn)化的要求來強化企業(yè)質(zhì)量檔案的動態(tài)管理工作。經(jīng)過多年的努力，各地的企業(yè)質(zhì)量檔案基本已建立，目前主要是加強企業(yè)質(zhì)量檔案的動態(tài)管理。要注意通過進一步統(tǒng)一登記軟件來統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，提供高質(zhì)量的統(tǒng)計分析；統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保登記檔案完整、規(guī)范。要繼續(xù)通過自查和交叉檢查的方法，補充、完善解決歷史遺留問題，逐步實現(xiàn)企業(yè)質(zhì)量檔案計算機管理；準(zhǔn)確劃分企業(yè)類型，推行經(jīng)營范圍用語標(biāo)準(zhǔn)化。

二、完善健全的規(guī)章制度是檔案規(guī)范化的源泉

（一）建立健全檔案管理制度。規(guī)章制度是檔案工作實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的行為準(zhǔn)則?！毒C合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。在工作中堅持照章辦事，才能確保檔案的質(zhì)量。要根據(jù)擋案工作的實際，制定文件形成、收集、整理、運轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格執(zhí)行，建立健全各項規(guī)章制度，真正實現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。并在實踐中逐步的加以完善，使檔案管理更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。（二）要規(guī)范檔案管理操作流程。嚴(yán)格立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，提高案卷質(zhì)量。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現(xiàn)行文件任務(wù)的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以。同時，對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內(nèi)容完整、檔案管理期限劃分準(zhǔn)確，做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據(jù)。

三、創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理方式

第3篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

一、檔案管理工作改革的困難和重點

1.大多數(shù)人對檔案管理工作的重視不夠。許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數(shù)人由于對檔案管理工作缺乏認(rèn)識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認(rèn)為這是一項簡單的工作。檔案管理工作是整個單位工作的基礎(chǔ)和根基，正是這項工作有條不紊的進行，才為整個單位工作的順利進行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關(guān)個人資料，還記錄了單位和公司的相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，所以加強對檔案工作的重視程度是十分有必要的。

2.檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)?，F(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復(fù)雜和費時的，會嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理，在交接時，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負(fù)起重要責(zé)任，告知調(diào)取和變動檔案的人員相關(guān)規(guī)定，敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴(yán)重后果和所應(yīng)負(fù)起的法律責(zé)任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。加強檔案交接工作的規(guī)范性，增強檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性，改善檔案交接工作的實效性，在當(dāng)今的檔案管理工作中變得越來越重要。

3.當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化。這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)作為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，當(dāng)前的檔案管理工作急需引進現(xiàn)代化和信息化較強的技術(shù)來應(yīng)帶這種局勢，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。電子信息技術(shù)借助電子管理技術(shù)和相關(guān)程序應(yīng)用，以電子計算機為硬件設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為先導(dǎo)，能夠有效地提高檔案管理工作的實效性，加強檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用性和各類工作的效率。電子信息技術(shù)能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術(shù)可以省去檔案室的存在，將大量數(shù)據(jù)和檔案存儲在電腦中，保存完好，節(jié)省了人才財力的同時，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。

二、檔案管理工作的對策及思考

1.強化檔案管理意識，嚴(yán)格檔案管理程序。強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個單位都應(yīng)配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。與此同時，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內(nèi)容真實可靠。只有這樣，才能滿足當(dāng)今檔案管理工作的需要，從容面對龐大復(fù)雜的檔案材料和一系列檔案補充調(diào)取工作。

2.檔案交接嚴(yán)格按程序進行。檔案交接是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

3.健全檔案管理制度。健全檔案管理制度時應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險。首先應(yīng)加強檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。與此同時，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)不同單位對不同的檔案管理的需要。第二，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。第三，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，實現(xiàn)人性化管理和簡單快速的操作目標(biāo)。

第4篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案管理；財務(wù)管理；企事業(yè)單位

中圖分類號：F253文獻標(biāo)識碼： A

一、現(xiàn)階段財務(wù)檔案管理工作的基本狀況

隨著經(jīng)濟社會和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作在我國各個行業(yè)也迅速發(fā)展起來，各個社會機構(gòu)也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統(tǒng)保存和管理的基礎(chǔ)上，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻。但是在實際情況中，財務(wù)檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續(xù)的大型企業(yè)會對財務(wù)檔案管理進行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機構(gòu)對于財務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識都是不足的。這就導(dǎo)致本單位的財務(wù)管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經(jīng)濟活動的記錄來說是一種嚴(yán)重的資源浪費。

二、財務(wù)檔案管理方存在各方面的問題

1、財務(wù)檔案管理意識淡薄

財務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實，承上啟下的一項重要工作，但在當(dāng)前各單位財務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費又較為緊張的形勢下，對財務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識不足、重視不夠，存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動、崗位調(diào)整、離退休時一并帶走。

2、財務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)

除一些大型企業(yè)設(shè)有專門的財務(wù)檔案管理人員外，大部分企業(yè)機構(gòu)缺乏對財務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識，對于財務(wù)檔案的管理責(zé)任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務(wù)部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財務(wù)部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。

3、會計檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范

應(yīng)歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應(yīng)包括納稅申報表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟合同、資產(chǎn)評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內(nèi)部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據(jù)。

4、檔案室的設(shè)施不完善

有的企業(yè)沒有設(shè)專門的檔案室，有的企業(yè)將財務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設(shè)備，國家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。

5、管理制度不健全

多數(shù)財務(wù)檔案管理部門沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無章可循，基本上憑經(jīng)驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

三、提高財務(wù)檔案管理水平的措施

1、加強財務(wù)檔案管理組織建設(shè)

1.1單位應(yīng)高度重視財務(wù)檔案管理工作，并把財務(wù)檔案管理納入單位組織架構(gòu)體系，并配備主要領(lǐng)導(dǎo)主抓并負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

1.2根據(jù)單位的實際情況，配備專（兼）職人員負(fù)責(zé)處理日常的財務(wù)檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財務(wù)檔案的日常管理、調(diào)閱服務(wù)和登記備案工作。

1.3提高檔案管理人員的素質(zhì)，是提高財務(wù)檔案管理水平和質(zhì)量的組織保證，財務(wù)檔案管理隊伍人員的素質(zhì)能力構(gòu)成要與財務(wù)檔案管理工作的要求相適應(yīng)，并保持人員隊伍構(gòu)成的相對穩(wěn)定。

1.4單位應(yīng)適時的組織相關(guān)工作人員的財務(wù)檔案管理方面的后續(xù)教育，多途徑、多形式的參加各種專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動，以不斷的更新和提高工作人員專業(yè)素質(zhì)與能力，適應(yīng)和跟上時展的步伐。

2、強化責(zé)任，大力提高財務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力

良好的財務(wù)檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業(yè)財務(wù)檔案管理具體工作當(dāng)中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對財務(wù)管理工作及企業(yè)經(jīng)營管理的價值。要想真正將財務(wù)檔案管理制度落到實處，在工作當(dāng)中應(yīng)該注意以下幾點：第一，加強財務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督，一方面針對教育培訓(xùn)的實施情況，企業(yè)應(yīng)該要求財務(wù)負(fù)責(zé)人會同相關(guān)管理部門對參與培訓(xùn)的相關(guān)管理人員進行嚴(yán)格的考核，另一方面，應(yīng)該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照法律的規(guī)定做好財務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復(fù)制、銷毀應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的財務(wù)檔案管理規(guī)定。第二，將財務(wù)檔案管理納入到績效考核當(dāng)中，企業(yè)在績效考核當(dāng)中，應(yīng)該將財務(wù)檔案管理作為績效考核的重要內(nèi)容，除了對相關(guān)管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結(jié)果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該帶頭執(zhí)行財務(wù)檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴(yán)格遵守財務(wù)檔案管理規(guī)定。

3、實現(xiàn)財務(wù)檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)水平與能力提升

企事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)適時開展專業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，目的是為了促進財務(wù)檔案管理工作的效率提升。在進行培訓(xùn)的過程中，應(yīng)當(dāng)形成獎勵機制，對從事該項工作業(yè)務(wù)能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進行獎勵，激發(fā)員工的工作熱情。相應(yīng)的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務(wù)檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。

4、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)

檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務(wù)檔資料及時錄入電腦。

5、加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

在當(dāng)今，信息化成為推動社會進步、促進社會生產(chǎn)力高速發(fā)展的驅(qū)動力之一。以電子計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)為基礎(chǔ)平臺的電子商務(wù)、電子政務(wù)、無紙化辦公等信息化管理建設(shè)在社會的各個領(lǐng)域迅猛展開，并對人們的工作、學(xué)習(xí)和生活行為方式日益產(chǎn)生重大的變革與深遠的影響，并業(yè)已產(chǎn)生出巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。

財務(wù)檔案管理信息化是現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，也是衡量一個單位管理水平的重要標(biāo)志之一。我們不要把財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)簡單地看做是經(jīng)濟資源的投入與負(fù)擔(dān)，財務(wù)檔案也是經(jīng)濟主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來，可以為單位重大的決策提供有價值參考和依據(jù)，具有很大的社會價值和經(jīng)濟價值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產(chǎn)生出可觀的效益。

6、財務(wù)檔案管理由專人負(fù)責(zé)

對于一些小型企業(yè)可由一名財務(wù)人員?；蚣媛氊攧?wù)檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務(wù)人員做這項工作，能很好的把握財務(wù)檔案工作中的細(xì)節(jié)，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財務(wù)人員將財務(wù)檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。

負(fù)責(zé)財務(wù)檔案整理的人員除了熟悉財務(wù)的處理流程外，還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷提高自身水平，將財務(wù)檔案管理工作做得更好。

7、加強硬件設(shè)施建設(shè)

不斷加大財務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設(shè)備，原則上應(yīng)有專門的財務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個檔案室，檔案室應(yīng)由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風(fēng)好，保持干燥整潔，這樣才能為財務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅實的基礎(chǔ)，為提高財務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。

結(jié)束語

財務(wù)管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務(wù)檔案管理水平是當(dāng)今社會經(jīng)濟環(huán)境中企事業(yè)單位得以發(fā)展的內(nèi)在保障。企事業(yè)單位的發(fā)展離不開相應(yīng)的經(jīng)濟支持，資金環(huán)節(jié)的暢通和相關(guān)數(shù)據(jù)會計資料真實、完整對企事業(yè)單位的管理有效具有重要意義。因此，規(guī)范財務(wù)檔案管理，能有效提升財務(wù)管理水平，實現(xiàn)企事業(yè)單位的管理效能，實現(xiàn)經(jīng)濟效益提升。

參考文獻

第5篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

（廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校，廣西 南寧 530022）

【摘要】通過對廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案管理工作的調(diào)查分析，論述了目前檔案管理存在的問題以及改進措施，提出了檔案管理努力的方向，旨在進一步推進學(xué)校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

關(guān)鍵詞 高職高專；檔案管理；問題；對策

高職高專多由中等學(xué)校發(fā)展而來，隨著學(xué)校的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，各種類別、形式的檔案數(shù)量顯著增加。這些資料信息是研究學(xué)校歷史的第一手材料，是學(xué)校進行科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)以及文化傳承等活動的重要理論依據(jù)，是學(xué)校教學(xué)評估工作最基礎(chǔ)的原始數(shù)據(jù)，對于學(xué)校各項工作的實施有著重要的意義。因此，檔案管理工作是整個學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分。本文以廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校為例，探討高職高專院校檔案管理存在的問題和改進的措施。

1廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案管理的基本情況

廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校是提升中專學(xué)校而成。首先，在升格轉(zhuǎn)型之初，學(xué)校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，設(shè)備不全。檔案室未進行“三室分開”；庫房沒有恒溫恒濕設(shè)備，工作室也沒有照相機、掃描儀、刻錄機、裝訂機等檔案辦公設(shè)備；在數(shù)字化檔案管理建設(shè)方面更是完全空白。其次，學(xué)校未建立檔案管理專業(yè)團隊。一是專職檔案管理人員不足。檔案室僅1名檔案管理員，導(dǎo)致很多時候難以有足夠的精力去承擔(dān)檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化建設(shè)工作。二是學(xué)校各職能部門、各系部的兼職檔案管理員流動性大，也基本上沒有進行過專業(yè)的培訓(xùn)，對于檔案管理工作的知識技能不夠熟悉。最后，學(xué)校檔案管理制度也不夠完善，既未出臺適應(yīng)本校的檔案分類辦法，也未完全貫徹執(zhí)行部門文書立卷制度，導(dǎo)致大部分的文件材料由檔案室逐一整理、立卷、歸檔，不僅占去了檔案室工作人員的大量時間，收集檔案的完整性以及整理出來的檔案質(zhì)量也難以保證。

2廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案管理的改進措施

針對上述情況，學(xué)校開始從檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、檔案管理隊伍、檔案管理制度等幾方面入手，進行了學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的探索。

2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

學(xué)校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是從硬件設(shè)施建設(shè)和軟件設(shè)施建設(shè)兩方面進行的。在硬件建設(shè)方面，首先，依據(jù)有限的空間，檔案室被隔離出了閱覽室、辦公室和庫房，做到了“三室分開”，并且在庫房的規(guī)劃和建設(shè)上也根據(jù)實際規(guī)模和發(fā)展水平留有充足的余地，以備檔案數(shù)量的逐年增加。其次，增添了閱覽桌椅和文件整理桌，購置了空調(diào)、除濕機、裝訂機、復(fù)印機、打印機、掃描儀以及專供查檔所用的計算機等必備設(shè)施，基本達到了高校檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在軟件建設(shè)方面，檔案室購買了GD2000檔案綜合管理系統(tǒng)并已投入使用。

2.2檔案管理隊伍建設(shè)

建立一個健全的學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，有一支懂業(yè)務(wù)的專兼職相結(jié)合的檔案工作隊伍，對于高職高專院校的檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)是十分必要的。[1]要做好檔案工作，檔案工作人員不僅要有良好的政治素質(zhì)和較強的工作責(zé)任心，更要有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。從全面提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)目標(biāo)出發(fā)，廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校從以下幾個方面進行了努力：一是對學(xué)校分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案員的培訓(xùn)提高，除了參加國家和自治區(qū)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主動接受自治區(qū)檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)外，也積極去兄弟院校學(xué)習(xí)交流，通過參加各種檔案學(xué)術(shù)交流活動來開闊眼界，提高素質(zhì)。二是加強對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，邀請了自治區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處的專家對學(xué)校全體兼職檔案管理員和各系部、各職能部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和答疑，講解《廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案分類辦法（試行）》，幫助兼職檔案員在部門的立卷歸檔工作中活學(xué)活用。三是，檔案室的專職檔案員在平時工作中加強了對兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，深入各系部、各職能部門釋疑解難，同時檔案室還積極發(fā)揮監(jiān)督作用，督促基層部門按要求做好檔案工作。

2.3檔案管理制度建設(shè)

高職高專院校檔案管理工作要真正走上正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的道路，必須借助于行政手段“依法治檔”。因此，在檔案管理制度方面，廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案室制定了《檔案室工作職責(zé)》、《檔案工作人員職責(zé)》、《檔案材料借閱規(guī)定》、《庫房管理制度》、《檔案移交制度》、《兼職檔案員工作職責(zé)》等一系列規(guī)章制度，并參照教育部和國家檔案局制訂的教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》和國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》頒發(fā)了《廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案分類辦法（試行）》，確定了適合學(xué)校檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)。這些措施使學(xué)校檔案管理工作做到實體分類、編號、排架、檢索、借閱的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

2.4部門檔案、個人崗位檔案建設(shè)

高職高專院校大都經(jīng)歷了學(xué)校的升級或轉(zhuǎn)型，檔案資源豐富，但往往由于歷史或現(xiàn)實的原因檔案信息資料多散失在檔案產(chǎn)生的部門或系部，得不到有效的集中管理與建設(shè)。為保證學(xué)校檔案信息資源完整、齊全，廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案實行分級管理、部門立卷制度。針對一些有價值的文件材料在《廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案分類辦法（試行）》中并未明確是否需要歸檔的情況，各部門和各系部加強了對這些檔案資源的管理，努力并適時地做好一些相應(yīng)的整理、保管、歸檔工作。同時，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二十四條的規(guī)定：“高等學(xué)校中的個人對其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有?！盵2]即無論是學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)、教師、教輔、行政人員，他們手中所保存的公務(wù)文件材料也是重要的檔案信息資源，應(yīng)予以整理、保管起來。廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案室指導(dǎo)、督促學(xué)校每個崗位的工作人員做好對這部分材料的收集、整理、立卷和保管，并作了評比。由此，學(xué)校從檔案室到部門到個人，建立了一個完整的檔案工作網(wǎng)，檔案信息資源的存儲量日益增加，館藏容量也不斷豐富。

3高職高專檔案管理努力的方向

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，特別是新媒體的大量涌現(xiàn)，全國各個高校都在努力加快本校的信息化建設(shè)。[3]高職高專院校檔案室是高職高專院校的輔助部門，長期以來得不到相應(yīng)的重視，更談不上現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)高職高專院校檔案室雖然用了檔案管理系統(tǒng)，改變了以前自建電子表格管理形式，但也因為電子檔案少，只能提供一些一般性的基礎(chǔ)目錄檢索，還沒有能力提供更為深層次的詳細(xì)信息檢索。各系部、各職能部門對于信息資源的傳輸還尚未起步。廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案室同樣也只是利用了計算機進行管理檔案，使用了專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，但僅限于單機版數(shù)據(jù)庫，網(wǎng)絡(luò)版的數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化全文錄入還未啟動。因此，切實推進學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)是高職高專院校檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)。抓住學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)的有利時機，選擇適合高職高專院校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展模式，根據(jù)檔案工作的專業(yè)特性，提出檔案信息化建設(shè)的要求，將檔案信息化納入高等學(xué)校信息化建設(shè)之中。

參考文獻

［1］彭志斌.高等學(xué)校檔案分級管理研究[J].檔案與建設(shè),2009(11).

［2］中華人民共和國教育部令第27號.高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].2008-08-20.

第6篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

Pick to: the current file management exists some problems, to solve these problems, to enhance the consciousness of the archives management, file management procedures strictly; File transfer should be in strict accordance with the procedures; We will improve the system of archival management, make records management work systematic, standardized operation.

Key words: file management; The problem; countermeasures

中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A文章編號：2095-2104(2013)

隨著時代的進步和人類辦公技術(shù)日新月異的發(fā)展，檔案工作的改革也日益加深。面對各種信息量越來越復(fù)雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為迫切。檔案管理工作如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位檔案管理工作者面對的首要問題。

一、檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視不夠許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。所以對其不夠重視，認(rèn)為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導(dǎo)致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。他們認(rèn)為搞好檔案工作并不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，更不會實現(xiàn)任何社會效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現(xiàn)了諸多檔案管理方面的問題。

（二）檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時?，F(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復(fù)雜和費時的，會嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進行。

（三）許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務(wù)很多人由于缺乏對檔案的重要性認(rèn)識，在面對檔案工作時只是應(yīng)付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。

（四）當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化多年以來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導(dǎo)致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導(dǎo)致大量重要的檔案丟失，造成嚴(yán)重的后果。

二、檔案管理工作的對策

（一）強化檔案管理意識，嚴(yán)格檔案管理程序強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個單位都應(yīng)配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。與此同時，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時歸檔。

（二）檔案交接嚴(yán)格按程序進行檔案交接是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

第7篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

一、加強意識，建立機構(gòu)

檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動。結(jié)合實際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。

二、健全制度、規(guī)范管理

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展?！毒C合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

三、強化業(yè)務(wù)，提高能力

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”理念。加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。四、穩(wěn)定干部隊伍，改善工作條件

要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊伍，并保持相對穩(wěn)定。專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待，按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動。檔案部門的經(jīng)費，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。

五、注重收集，加強管理

學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學(xué)?；顒铀纬傻奈募牧系氖占埂皫ね狻辈牧系淖饔玫玫匠浞职l(fā)揮。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復(fù)印的機會收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。

六、提供服務(wù)，開發(fā)利用

第8篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

一、緊緊圍繞醫(yī)院上等級活動，進一步加強檔案管理工作

1.為醫(yī)院決策提供有力支持

上等級活動與醫(yī)院的整體工作密切相關(guān)，涉及到全院30多個科室，《三級精神病?？漆t(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)》涉及的內(nèi)容、要求和指標(biāo)豐富而具體。據(jù)此，檔案部門可利用檔案所具有的憑證功能和監(jiān)督管理功能，強化醫(yī)院檔案的收集、歸檔、整理和利用，積極做好檔案管理基礎(chǔ)性建設(shè)工作，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。

2.完善醫(yī)院各項規(guī)章制度

制度建設(shè)是基礎(chǔ)，醫(yī)院上等級活動要從建章立制入手。雖然在多年的發(fā)展中，我院制訂有多項規(guī)章制度及人員職責(zé)，但需要不斷地適應(yīng)新形勢、新要求，及時修訂、補充完善各類規(guī)章制度，及時進行“廢、改、立”，不斷規(guī)范醫(yī)院的醫(yī)療行為。鑒于此，我院在綜合檔案室收集醫(yī)院發(fā)展歷程中形成的各項管理制度的基礎(chǔ)上，對其進行了全面清理，不但從中梳理出本院管理工作的基本脈絡(luò)，又發(fā)現(xiàn)在管理工作中存在的一些薄弱環(huán)節(jié)。同時建立健全責(zé)任制，形成了一級抓一級、層層抓落實的管理體系，為醫(yī)院建立長效機制，推進科學(xué)化正規(guī)化管理提供了良好的保證。

3.扎實抓好相關(guān)制度的落實

好的制度如果僅僅停留在紙上，不能落到實處，必然是形同虛設(shè)。在對醫(yī)院檔案進行整理分析的基礎(chǔ)上，為活動的深入開展提出有針對性的意見和建議。如對醫(yī)院病歷檔案進行質(zhì)量控制，可清楚地了解醫(yī)院三級查房、術(shù)前討論、疑難病例討論、死亡病例討論等醫(yī)療核心制度的落實情況，還能發(fā)現(xiàn)病程記錄、病歷書寫規(guī)范等基本規(guī)范執(zhí)行中存在的問題，掌握醫(yī)院在醫(yī)技功能科室管理方面的現(xiàn)狀，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)強化質(zhì)量管理提供決策參考，同時最大限度地避免醫(yī)療糾紛的發(fā)生。對會計檔案進行分析，幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)了解醫(yī)院財務(wù)制度、成本核算、醫(yī)療收費等制度的執(zhí)行情況，依法規(guī)范經(jīng)濟活動，完善經(jīng)濟核算與分配辦法，提高經(jīng)濟管理水平，控制醫(yī)療成本，降低醫(yī)藥費用，找出差距等，使得醫(yī)院在抓管理中更加有針對性，真正把各項基礎(chǔ)管理的規(guī)范要求落實到位。

二、注重發(fā)揮檔案上等級活動中的獨特作用

1.進一步加大宣教力度

通過院職工大會、院務(wù)會、中層例會、科務(wù)會及醫(yī)院局域網(wǎng)、《工作通訊》、宣傳櫥窗等多種務(wù)實管用的機會和形式，加強對《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法規(guī)的宣傳教育工作，尤其是加大宣傳檔案工作對于加強醫(yī)院基礎(chǔ)管理，促進醫(yī)院發(fā)展的積極作用，增強全院職工的檔案意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和更多理解支持，把檔案的收集和歸檔工作列入醫(yī)院目標(biāo)責(zé)任管理和年終考核內(nèi)容之一，把檔案管理工作列為年終評優(yōu)獎勵的項目，有效地調(diào)動工作人員的積極性和主動性。

2.保證醫(yī)院各類檔案的歸檔率和完整率

合理的管理體制是檔案管理工作的基礎(chǔ)，堅持集中統(tǒng)一管理和分工負(fù)責(zé)相結(jié)合的原則，將我院的文書、科研、教學(xué)、基建等檔案集中到綜合檔案室統(tǒng)一管理。醫(yī)院病案、人事檔案、財務(wù)檔案等由業(yè)務(wù)部門管理分工負(fù)責(zé)，綜合檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督。建立健全各項檔案管理制度，建立本院檔案人員網(wǎng)絡(luò)，在各科設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案收集整理工作。通過以上措施，有效保證醫(yī)院各類檔案的歸檔率和完整率。在歷年上級管理部門組織的檢查中，文書檔案符合要求，受到上級管理部門的充分肯定。

3.加快檔案現(xiàn)代化管理步伐

第9篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

一、主要成效和做法

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善工作網(wǎng)絡(luò)。高度重視檔案管理和保密工作，成立了局長任組長，分管副局長任副組長的工作領(lǐng)導(dǎo)小組。建立檔案管理和保密工作網(wǎng)絡(luò)，各業(yè)務(wù)科室和各國土所分別明確一名檔案管理員和保密員專門負(fù)責(zé)檔案管理和保密工作。嚴(yán)格落實工作責(zé)任，層層簽訂了檔案管理和保密工作承諾書和責(zé)任書，明確檔案管理和保密工作要求、職責(zé)，保證各項制度落實到位。

（二）加大硬件投入，提升管理水平。不斷加大檔案和保密工作硬件投入，每年初將檔案和保密工作納入年度預(yù)算，作為項目支出單列。年以來，我局累計投入檔案和安全保密建設(shè)160余萬元，其中投入80余萬元資金建設(shè)了省、市、區(qū)三級國土資源管理網(wǎng)絡(luò)，全面實現(xiàn)了內(nèi)外網(wǎng)分離，并建設(shè)了綜合事務(wù)管理、檔案管理、登記發(fā)證、土地供應(yīng)、用地預(yù)審等辦公軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)了與上級的協(xié)同辦公。投入50余萬元購買了服務(wù)器、電腦、打印機、防火墻、交換機等硬件設(shè)施，今年我局按照區(qū)政府要求，投入8000元建立了互聯(lián)網(wǎng)安全審計系統(tǒng)，為網(wǎng)絡(luò)的安全、健康運行提供了有力的保障。投入30余萬元用于機關(guān)和各所檔案建設(shè)，為各所配齊了檔案室、檔案柜、檔案盒等硬件設(shè)備。

（三）加強宣傳培訓(xùn)，強化保密意識。大力開展安全保密教育，每年按照要求征訂了《保密工作》、《檔案與建設(shè)》等刊物，并組織安全保密人員認(rèn)真抓好學(xué)習(xí)。定期開展安全保密教育，今年以來，共組織開展4次安全教育，參學(xué)人次達120余人次。認(rèn)真學(xué)習(xí)了國家、省、市、區(qū)關(guān)于信息安全的有關(guān)文件精神以及本單位出臺的各項規(guī)章制度。同時抓好反面教育，定期組織干部職工觀看失密泄密的有關(guān)典型案例，從中認(rèn)真分析原因，對照檢查，防止類似事件發(fā)生。為了強化全局干部職工的安全責(zé)任意識，我局按照市局和區(qū)委區(qū)政府要求，簽訂了34分安全保密承諾書。加強檔案管理培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員參加市、區(qū)組織的檔案管理崗位培訓(xùn)，通過考核，共15人取得省檔案人員上崗資格證書。

（四）完善工作制度，規(guī)范有序管理。在檔案建設(shè)方面，目前我局業(yè)務(wù)檔案均由市局檔案室統(tǒng)一管理。年以來，我局以開展檔案管理達標(biāo)升級活動為載體大力加強檔案建設(shè)，進一步統(tǒng)一規(guī)范了機關(guān)及各所各項檔案管理制度，建立完善了防盜、防光、防火、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防制度，以及檔案查閱、立卷歸檔、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案利用、鑒定銷毀等20余項管理制度。在保密管理方面，認(rèn)真制定了《網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急預(yù)案》，建立了《計算機信息網(wǎng)絡(luò)安全和保密管理制度》、《政務(wù)信息公開保密審查制度》、《筆記本電腦管理規(guī)定》、《移動存儲介質(zhì)保密管理規(guī)定》、《計算機維修、更換、報廢保密管理規(guī)定》、《復(fù)印機、多功能一體機保密管理規(guī)定》等多項計算機和信息安全管理制度，為網(wǎng)絡(luò)的安全運行提供了有力的制度保證。

（五）認(rèn)真抓好業(yè)務(wù)，強化工作落實。按照制度和規(guī)程要求，認(rèn)真抓好檔案和保密工作。在檔案建設(shè)工作中，我局按照國家檔案局8號令要求以及《歸檔文件整理規(guī)則》、《區(qū)機關(guān)文件材料歸檔方法和要求》、以及“三按印合法”的要求，認(rèn)真制定保管期限表，做好檔案的整理、歸檔、管理工作，組織機關(guān)和各國土所對年以來的所有文書和業(yè)務(wù)檔案按照短期、永久、長期的不同保管期限進行了分類整理，在原服務(wù)窗口專門建立了檔案軟件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案目錄、檔案檢索目錄的數(shù)字化管理。年以來，共整理文書檔案6000余份，業(yè)務(wù)檔案5萬余份，對整理的檔案定期移交市局檔案室進行統(tǒng)一管理。在保密建設(shè)工作中，嚴(yán)格落實保密管理各項制度和工作規(guī)程要求，從源頭杜絕失密泄密現(xiàn)象發(fā)生。一是嚴(yán)格落實身份認(rèn)證管理制度。二是嚴(yán)格落實賬戶、口令、軟件定期維護清理制度。定期對內(nèi)外網(wǎng)辦文系統(tǒng)、服務(wù)器的賬戶、口令等進行全面清理檢查，及時更新和升級，堅決杜絕弱口令，對自動記憶的賬戶和口令及時予以清除，消除安全隱患。三是加強移動存儲介質(zhì)管理。嚴(yán)格把好購買、使用、銷毀關(guān)，每個移動介質(zhì)寫明用途，并履行審批手續(xù)，將使用人、編號、用途等進行登記，張貼標(biāo)簽。實行專盤專用，杜絕內(nèi)外網(wǎng)混用，對損壞或報廢的移動介質(zhì)，按照規(guī)定程序進行維修或銷毀。四是加強計算機使用管理。對計算機的維修、更換、報廢等，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定程序落實登記、審批手續(xù)，嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)擅自維修、更換、報廢。五是嚴(yán)格落實信息公開審批制度。對上報的政務(wù)信息，嚴(yán)格按照程序進行審批，填寫信息公開保密審查單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可上報。同時建立信息上報臺賬進行登記，確保不發(fā)生泄密事件。六是嚴(yán)格落實數(shù)字復(fù)印機、多功能一體機使用制度。安排專人負(fù)責(zé)管理，對復(fù)印中產(chǎn)生的廢頁、殘頁由保密員集中保管，統(tǒng)一銷毀；加強傳真機使用管理，對傳真機傳遞文件、資料、信息設(shè)立專門的登記本進行登記、編號、簽批，傳遞時要實行回復(fù)制度，確保文件、資料安全到位；數(shù)字復(fù)印機、多功能一體機實行專機專用，嚴(yán)禁與機關(guān)內(nèi)部工作用計算機和上互聯(lián)網(wǎng)計算機串連使用。

二、存在問題

（一）受到辦公條件限制，目前分局檔案存放條件較為簡陋，整理后的檔案均定期交市局統(tǒng)一管理。

（二）檔案管理工作需要投入一定的精力和時間，而目前分局機關(guān)和各所人員少，業(yè)務(wù)量大，檔案整理歸檔有時還不夠及時。

（三）受到辦公場地限制，分局服務(wù)器機房空間較為狹小，條件較為簡陋。

（四）安全保密管理需要進一步加強，干部職工安全意識有待進一步提高，信息化操作水平有待進一步提高。

三、下一步工作打算

（一）定期組織專題培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)上級檔案和安全管理的有關(guān)文件和要求，強化安全保密意識，規(guī)范檔案管理和安全保密工作行為。

（二）組織檔案管理人員對往年尚未整理的各類檔案進行全面整理，按照規(guī)定時間報市局檔案室歸檔。

（三）對照檔案管理的規(guī)程要求，進一步建立完善有關(guān)制度，促進檔案管理規(guī)范化建設(shè)。同時，逐步加強基層國土所檔案管理信息化建設(shè)。