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關(guān)鍵詞:信息化;小學財務(wù)管理;工作探索
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展,在各行各業(yè)的財務(wù)管理中運用到了許多處理和分析財務(wù)的專業(yè)軟件。學校也不例外,很多的小學在財務(wù)管理工作中也都使用到了這些信息技術(shù)高速發(fā)展的技術(shù)成果。目前小學階段的財務(wù)管理工作已經(jīng)成為了義務(wù)教育階段校園管理的一個重要組成部分。面對信息化的大環(huán)境,小學的財務(wù)管理工作具備哪些特征呢?只有我們從根本上了解這些特征,才能更好的去提升小學財務(wù)管理的水平,做好這一工作。所謂信息技術(shù)是指進行信息輸入、加工、存儲、傳遞、輸出的一系列技術(shù)手段。學校財務(wù)管理系統(tǒng)作為經(jīng)濟信息財務(wù)管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng),在信息技術(shù)發(fā)生變革的環(huán)境影響下,也將產(chǎn)生一系列深遠變化,當然這種變化可能存在著一定的負面影響,但總的說來,它應(yīng)該會成為我國小學財務(wù)管理工作史上的一次變革。
一、小學財務(wù)管理工作引入信息化的意義
1.促進了現(xiàn)代化管理理念在小學校園中的推廣應(yīng)用
現(xiàn)代化的管理理念指的是基于會計核算的基礎(chǔ),對核心的財務(wù)管理工作進行落實,采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對資金的具體流向進行合理的控制。現(xiàn)代校園已經(jīng)構(gòu)建起了較為完善的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),在很大程度上為財務(wù)的信息化管理提供了技術(shù)支持,對于財務(wù)工作的信息化持續(xù)推進有著重要作用。財務(wù)管理信息化是市場經(jīng)濟發(fā)展的必然要求,能夠有效地實現(xiàn)財務(wù)管理工作的信息的共享、對于財務(wù)管理的方式、手段以及反饋機制的全面改革具有重要的現(xiàn)實意義。財務(wù)管理工作的信息化建設(shè)的推進與完善是促進小學財務(wù)管理工作改革、實現(xiàn)強化學校管理工作,控制資金流向的有力手段。
2.有助于促進小學財務(wù)管理工作的技術(shù)更新
在此之前,小學的財務(wù)管理往往使用會計電算化技術(shù)進行財務(wù)管理。目前來看,會計電算化的方式隨著社會的發(fā)展?jié)u漸顯現(xiàn)出了信息整合力度不夠、信息缺乏專業(yè)分析等不足之處。而小學財務(wù)管理信息化的建設(shè),綜合的運用了各種先進的信息技術(shù),能夠?qū)ι婕懊孑^廣的專業(yè)數(shù)據(jù)進行精確的處理分析。經(jīng)過這樣的過程,能夠?qū)ω攧?wù)管理的相關(guān)技術(shù)進行提升,促進財務(wù)管理工作的高效性。信息化背景下的財務(wù)管理,將會計電算化與信息化進行了有機結(jié)合,能夠?qū)Υ罅康呢攧?wù)數(shù)據(jù)信息進行排列組合和精確分析,使信息按需進行合理配置,極大地節(jié)約了在數(shù)據(jù)傳輸、分析等環(huán)節(jié)投入的人力物力,提升了小學財務(wù)管理工作的可行性和實效性。
二、信息化背景下小學財務(wù)管理的工作特點
1.計算機及網(wǎng)絡(luò)代替了傳統(tǒng)的處理工具
傳統(tǒng)的財務(wù)處理工具主要是算盤,隨著科技的進步過度到了計算器的計算,雖然現(xiàn)在計算機技術(shù)飛速發(fā)展,但算盤由于其快捷、簡便的特性,一直存在于財務(wù)管理系統(tǒng)之中。在草稿紙和算盤時代,會計人員的精力主要用在缺乏激情和創(chuàng)造性的會計數(shù)據(jù)的分類、分配、匯總和加計等簡單勞動上,由于認為因素的大量介入,導致數(shù)據(jù)處理速度慢,需要多次復(fù)合。計算機的出現(xiàn),使計算速度成幾何倍數(shù)的增長,同時,由于計算機本身的特性,可以完全避免計算上的錯誤,減少了很多中間環(huán)節(jié)。網(wǎng)絡(luò)的普及和運用使數(shù)據(jù)共享成為可能,大型的網(wǎng)絡(luò)、強大的共享功能,可以使數(shù)據(jù)在瞬間完成傳輸及共享減少了數(shù)據(jù)傳遞的時間,以及因此而產(chǎn)生的誤差。
2.多元化電子信息載體使數(shù)據(jù)保存更加效率化
以往會計是以紙張作為會計數(shù)據(jù)的載體,信息技術(shù)的發(fā)展使會計數(shù)據(jù)載體由紙張變?yōu)榇沤橘|(zhì)和光電介質(zhì)載體,即電子數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的運用,具體表現(xiàn)就是硬盤、移動硬盤、內(nèi)存、軟磁盤和磁帶等磁介質(zhì)與光盤等光電介質(zhì)成為財務(wù)數(shù)據(jù)的新載體。傳統(tǒng)的紙張只有記錄、讀取和傳播的功能,會占用很大的空間,尤其是大量的數(shù)據(jù),而且由于紙張介質(zhì)本身的特點,會在存儲過程中由于外界的影響變得模糊,數(shù)據(jù)存放時間過長易形成分辨困難的問題;紙張介質(zhì)在傳播數(shù)據(jù)的時候只能以復(fù)印或抄錄的形式,復(fù)印需要專門的復(fù)印機,并不是所有場合都具備的,而且會浪費大量的資源;而抄錄更是需要人力、物力以及時間,同時會造成人為的誤差。信息技術(shù)下電子介質(zhì)的介入可以對財務(wù)數(shù)據(jù)進行更快、更全面的分析。它消除了數(shù)據(jù)在存儲過程中造成數(shù)據(jù)模糊難以分辨的問題,而且可以很容易的進行無差別多份備份,所以維護和運行成本也得以降低。
3.數(shù)據(jù)傳輸方式變?yōu)閷崟r
摘要:隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展,縣級衛(wèi)生系統(tǒng)的財務(wù)信息化管理也日漸提上日程,被越來越多的學者所提及,而其重要性是不言而喻的。將對這個話題進行探討,首先分析其重要性,其次分析現(xiàn)狀,最后提出對策建議。關(guān)鍵詞:衛(wèi)生系統(tǒng);財務(wù)信息化;管理;對策中圖分類號:F28
文獻標識碼:A
文章編號:16723198(2009)19018301
進入21世紀以后,隨著經(jīng)濟及科學技術(shù)的不斷發(fā)展,信息化已經(jīng)悄無聲息地融入了人們的生活,各行各業(yè)都開始進行信息化改革,為適應(yīng)社會發(fā)展的需要,衛(wèi)生系統(tǒng)也加入了這場改革,本文將重點討論縣級衛(wèi)生系統(tǒng)財務(wù)信息化的管理。1 衛(wèi)生系統(tǒng)財務(wù)信息化的作用1.1 降低成本縣級衛(wèi)生系統(tǒng)財務(wù)采用信息化最大的好處將是能降低成本,一旦財務(wù)信息化采用后,全縣的衛(wèi)生系統(tǒng)實行信息化及網(wǎng)上操作,將節(jié)省大量的時間和實踐環(huán)節(jié),有效地節(jié)約資源和成本,將在更大程度上提高縣級衛(wèi)生系統(tǒng)的工作效率,從而能更好地履行其社會責任,為更多的患者服務(wù)。所以,縣級衛(wèi)生系統(tǒng)實行財務(wù)信息化后的最突出的作用就是能大大降低成本。屆時,很多工作步驟如財務(wù)數(shù)據(jù)的計算、分類、存儲等都可以通過計算機的一個命令或多個指令來完成,完全不需要手工操作,節(jié)省大量的人工成本。1.2 便于監(jiān)督以往的縣級衛(wèi)生系統(tǒng)多數(shù)是采用人工采集數(shù)據(jù)、計算數(shù)據(jù)、錄入數(shù)據(jù)及會計做賬,因此在工作的效率方面有所影響,更為嚴重的是很多的財務(wù)經(jīng)濟犯罪正式因此滋生,因為,人工的賬目很容易篡改,且不被人察覺。特別是在縣級衛(wèi)生系統(tǒng),很多的領(lǐng)導都沒有精力來管理這一部分,這樣滋生了很多患者的病例結(jié)算出錯的情形,一旦縣級衛(wèi)生系統(tǒng)實行了財務(wù)信息化,則具體的財務(wù)人員會將所有的有關(guān)數(shù)據(jù)全部輸入電腦進行儲存和自動計算,將避免人工的接觸和篡改,特別是有些財務(wù)系統(tǒng)實行授權(quán)制度,因此很多的重要數(shù)據(jù)資料沒有權(quán)限將沒法篡改,在這個基礎(chǔ)上,將有利于衛(wèi)生系統(tǒng)的領(lǐng)導和其他方面的權(quán)限領(lǐng)導能夠及時地適時地對衛(wèi)生系統(tǒng)的財務(wù)情況進行監(jiān)督,保證其真實性和公正性。2 縣級衛(wèi)生系統(tǒng)財務(wù)信息化現(xiàn)狀分析2.1 認識不足國內(nèi)很多縣級衛(wèi)生系統(tǒng)特別是偏遠地區(qū)的縣級衛(wèi)生的工作人員對財務(wù)信息化了解甚少,其中多數(shù)都認為在縣級衛(wèi)生系統(tǒng)沒有必要施行財務(wù)信息化,認為這種行為是一種多余的浪費資金的行為,認為在這些縣級地區(qū),由于當?shù)蒯t(yī)療條件限制和區(qū)域衛(wèi)生環(huán)境的限制認為沒有必要進行財務(wù)信息化,而有的地區(qū)雖然進行了財務(wù)信息化管理,都是表面的或局部的現(xiàn)象,并沒有從根本上施行財務(wù)信息化,從而更好地為人民群眾服務(wù)。另外,另一個方面就是,很多醫(yī)院管理者對財務(wù)信息化的了解不足,沒有充分真正地將財務(wù)信息化與縣級衛(wèi)生系統(tǒng)的工作結(jié)合起來,沒有從意識上來根本地認識到財務(wù)信息的作用,從而,在日常工作中他們對推行財務(wù)信息化則不是盡心盡力,因而導致縣級衛(wèi)生系統(tǒng)的信息利用率低下,也就直接導致了財務(wù)管理信息化建設(shè)的速度放緩。2.2 資金緊張國內(nèi)很多縣級衛(wèi)生系統(tǒng)沒能推行財務(wù)信息化的另一個方面的原因就是資金問題,按其現(xiàn)有的體制,由于其業(yè)務(wù)量有限,有的還要依靠上級部門的撥款,所以資金很緊張,而財務(wù)信息化又是一筆不小的支出,因此縣級衛(wèi)生系統(tǒng)財務(wù)信息化才遲遲沒能提上日程。2.3 人才缺失縣級衛(wèi)生系統(tǒng)的財務(wù)信息化一旦實行,則必需要有一定數(shù)量的人才來操作這類新興的財務(wù)系統(tǒng),或者說,需要一部分的人才來對原有的衛(wèi)生系統(tǒng)的工作人員進行培訓,但對于這一塊的人才缺口一直很大,現(xiàn)有的很多縣級衛(wèi)生系統(tǒng)的工作人員特別是財務(wù)人員的學歷有限,因而對新型的財務(wù)系統(tǒng)及財務(wù)信息化的了解有限,更別談具體的操作,所以比較依賴于相關(guān)的財務(wù)培訓,當然如果縣級衛(wèi)生系統(tǒng)有專門的財務(wù)信息化方面的管理人才則是最好,而事實上人才都不愿意去底層去工作,不樂意去縣級的衛(wèi)生系統(tǒng)去發(fā)揮真才實干,因此這方面的財務(wù)信息化的管理宣傳工作只有依賴于有關(guān)機構(gòu)的專門的人才,而這方面的人才缺失也是縣級衛(wèi)生系統(tǒng)遲遲沒有推動財務(wù)信息化的原因之一。3 縣級衛(wèi)生系統(tǒng)財務(wù)信息化管理的對策分析3.1 轉(zhuǎn)變認識當務(wù)之急,應(yīng)該普及縣級衛(wèi)生系統(tǒng)財務(wù)信息化管理方面的教育內(nèi)容,加大各方面的培訓和宣傳,是縣級衛(wèi)生系統(tǒng)的工作人員及領(lǐng)導能夠及時地清醒地轉(zhuǎn)變認識,意識到財務(wù)信息化的作用及對衛(wèi)生系統(tǒng)所帶來的好處,只有從思想認識上轉(zhuǎn)變認清事實后,才有利于今后相關(guān)財務(wù)信息化工作的開展和實施,當然這部分的工作人員特別是會計人員將是實行財務(wù)信息化的中間技術(shù)人才。3.2 建立信息化財務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)變認識之后,縣級衛(wèi)生系統(tǒng)則應(yīng)該抓緊時間,利用一切可以利用的社會資源及經(jīng)濟資源來建立一套完整的信息化財務(wù)系統(tǒng),要力爭在最短的時間內(nèi)初步實現(xiàn)“以核算為基礎(chǔ),以管理為目標”的財務(wù)信息化管理,因此則需要搭建財務(wù)軟件運行所必需的運行平臺,搭建主機和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境系統(tǒng),同時要建立完善的數(shù)據(jù)備份計劃,來保障財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。要適時地逐步地推進財務(wù)信息化的工作,目標就是要實現(xiàn)把各級單獨核算的財務(wù)會計核算信息納入該財務(wù)信息化系統(tǒng),從而對整個衛(wèi)生系統(tǒng)進行實時監(jiān)控。例如,可以將衛(wèi)生系統(tǒng)的財務(wù)方面的功能模塊設(shè)置為常用的六大功能模塊:總賬、報表、往來款、固定資產(chǎn)、工資薪金、現(xiàn)金銀行票據(jù)。而在這個過程中,我們更應(yīng)該意識到財務(wù)信息化核算崗位責任制與內(nèi)控制度的重要性,在建立財務(wù)信息化的財務(wù)系統(tǒng)的同時,我們要實時地將基本的會計工作崗位根據(jù)日常工作的需要進行重新的劃分與整合,來更好地配合財務(wù)信息化工作,一般可以分為:會計機構(gòu)負責人、出納、財產(chǎn)物資核算、工資核算、資金核算、往來結(jié)算、財務(wù)成果核算、總賬報表、稽核和檔案管理。同時,要加強會計內(nèi)控,在進行人員設(shè)置時,要符合縣級衛(wèi)生系統(tǒng)財務(wù)會計內(nèi)部控制制度和相關(guān)要求。3.3 重視培養(yǎng)專業(yè)人才一方面,縣級衛(wèi)生系統(tǒng)要注重對財務(wù)信息化管理方面的專業(yè)人才的培養(yǎng),這類主要是從內(nèi)部選拔培養(yǎng)而來,要加大這方面的資金投入,使合格的人才能熱情飽滿地投入到財務(wù)信息化管理方面的工作上去。同時,在另一方面,要注重提高所有財務(wù)人員的綜合素質(zhì),這是針對所有的財務(wù)人員,在一定程度上,財務(wù)人員的素質(zhì)將是財務(wù)信息化建設(shè)最終能否取得成效的決定因素,因此,對這塊的人才培養(yǎng)和素質(zhì)的提高不能掉以輕心,要加強管理和思想教育。同時,通過施行財務(wù)信息化,能使一部分財務(wù)人員從日常繁瑣的會計信息處理流程中擺脫出來,從而是他們起到一個管理員、監(jiān)督員、分析員而不是記錄員的作用。并且,隨著我國經(jīng)濟和社會技術(shù)的發(fā)展,這方面的人才將會成為緊缺型人才,擁有人才者,將擁有前途和商機。3.4 政府支持當然,依靠縣級衛(wèi)生系統(tǒng)自身的力量來完成財務(wù)系統(tǒng)信息化是有一定難度的,基于此,當?shù)卣枰匀χС郑梢灾贫ㄏ嚓P(guān)的法規(guī)政策也可以據(jù)以撥款支持,來輔助有實際經(jīng)濟困難的縣級衛(wèi)生系統(tǒng)完成財務(wù)信息化的管理工作。這就需要當?shù)卣c衛(wèi)生系統(tǒng)的有效溝通和合作互助,從而更好地為當?shù)氐娜罕姺?wù)。通過推行縣級衛(wèi)生系統(tǒng)財務(wù)信息化工作,我們有理由相信,在不久的將來,財務(wù)信息化建設(shè)成效將會逐步顯現(xiàn),將會更一步地推動區(qū)域甚至是全國衛(wèi)生系統(tǒng)財務(wù)信息化管理工作的步伐,造福一方百姓,促進我國醫(yī)療體系的發(fā)展。參考文獻[1]黃曼麗,王宏.醫(yī)院財務(wù)內(nèi)部控制體系研究[J].中華醫(yī)院管理雜志,2005.[2]徐俊菊.我國會計電算化的現(xiàn)狀及發(fā)展對策[J].商場現(xiàn)代化,2006.[3]邵慶東.醫(yī)院財務(wù)管理的信息化設(shè)計與實現(xiàn)[J].醫(yī)院管理雜志,2007.[4]范國華.淺談醫(yī)院財務(wù)信息化管理[J].經(jīng)濟師,2008.
隨著中國科學技術(shù)的飛速發(fā)展,信息技術(shù)已成為社會發(fā)展的必要技術(shù)。檔案信息管理是企事業(yè)單位檔案工作的重要組成部分。它在檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用,起到了很好的作用。近年來,檔案管理建設(shè)逐漸由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式轉(zhuǎn)變,向數(shù)字化邁進。同時,財務(wù)會計檔案信息管理要與現(xiàn)代先進的信息技術(shù)體系相結(jié)合,實現(xiàn)檔案信息資源的科學有效管理,提高企事業(yè)單位的工作效率。在一定程度上,也有利于檔案管理的規(guī)?;5?,在財務(wù)會計檔案管理的具體轉(zhuǎn)型和發(fā)展中還存在一些問題需要解決。只有克服這些障礙,才能不斷推進財務(wù)會計檔案信息化建設(shè)的進程,使財務(wù)會計檔案信息化建設(shè)能夠在長期信息化建設(shè)中得到充分發(fā)展。
2財務(wù)會計檔案信息化建設(shè)意義
檔案信息來自兩個方面。狹義的檔案信息是檔案內(nèi)容的信息統(tǒng)計;廣義信息是檔案信息與政治、經(jīng)濟、社會、文化等各方面相結(jié)合的信息。會計檔案信息化建設(shè)直接影響到企事業(yè)的檔案管理,其技術(shù)起著非常重要的作用,會計檔案信息化建設(shè)的過程,實際上是對先鋒的檔案管理工作發(fā)展的單位,經(jīng)技術(shù)檔案找到對策。
3財務(wù)會計檔案信息化建設(shè)的基本發(fā)展趨勢
(1)會計檔案管理內(nèi)容趨于數(shù)字化。數(shù)字化檔案管理,首先確保數(shù)字檔案館的內(nèi)容,在以前的條件下傳統(tǒng)的檔案管理數(shù)字化的管理模式,他們的工作內(nèi)容也有很大的變化,除保持會計檔案以紙質(zhì)文件保存,圖片主要以圖紙和照片形式、視頻信息主要是以電影的形式進行數(shù)字管理,打破傳統(tǒng)檔案館的形式,開始過渡到數(shù)字形式。
(2)會計檔案管理方式趨于技術(shù)化。對會計檔案管理形式的變革是基礎(chǔ)的改變,在數(shù)字檔案管理中,要求相關(guān)的管理人員,必須能夠熟練操作和使用計算機來解決相關(guān)問題。對會計檔案提出數(shù)字管理要求,主要是在計算機和網(wǎng)絡(luò)的世界,將會計檔案管理方法與現(xiàn)代主流文化的結(jié)合的產(chǎn)物。
(3)會計檔案管理信息化發(fā)展,在目前這個大數(shù)據(jù)時代中,在多數(shù)年輕專業(yè)技術(shù)人員的里,有一定的認識基礎(chǔ)。這對推進其的廣泛發(fā)展起到了很大的推進作用。會計檔案數(shù)字化管理的主要特征是多元化的協(xié)助單位的發(fā)展,為其提供決策支持和建議。
4.財務(wù)會計檔案信息化建設(shè)及管理工作中出現(xiàn)的問題
4.1管理規(guī)范化程度低。
我們國家缺乏統(tǒng)一的文件管理規(guī)范和標準。一些企業(yè)比事業(yè)單位的文件管理水平要更高。另外,工程的文件管理存在著地區(qū)之間、單位之間的差異,部分地區(qū)甚至有的地方都充分有效地記錄,文件信息資源沒有統(tǒng)一建設(shè)的問題,嚴重妨礙文件管理工作的發(fā)展和完善。
4.2財政支援不足。
財務(wù)會計檔案管理信任化建設(shè)需要充分的資金支持,只有專業(yè)的軟硬件設(shè)備才能為財務(wù)會計檔案信息化建設(shè)提供相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施支持,提供會計資料管理的環(huán)境條件。但是,在實際工作中,財政資金對這塊的資金補助是非常缺乏的,這對財務(wù)會計檔案信息化建設(shè)帶來了極大的困難。
4.3對財務(wù)會計檔案信息化建設(shè)管理的重要性認識不足。
一些企事業(yè)單位的會計檔案管理人員對會計檔案管理的信息化認識并不充分,對會計資料數(shù)字化、信息化的現(xiàn)代管理模式的理解不到位,以及內(nèi)部控制制度的缺失。相關(guān)管理人員對財務(wù)會計檔案管理形不成一個全面、有效的業(yè)務(wù),在一定程度上對財務(wù)會計檔案管理工作造成了阻礙。
4.4缺乏專業(yè)人才。
財務(wù)會計檔案管理的新式建設(shè)對專業(yè)知識和工作人員要求比較高,不僅要求相關(guān)人員具備扎實的會計基礎(chǔ)知識與足夠的工作經(jīng)驗,還要精通辦公自動化的相關(guān)操作。但是目前,會計檔案管理信息建設(shè)專門人員相對較少,缺乏一定的管理和專業(yè)工作經(jīng)驗,對會計資料信息化沒有幫助。
5加強財務(wù)會計檔案管理及其信息化建設(shè)的措施
5.1將財務(wù)會計檔案信息化管理規(guī)范化
目前我國對于會計檔案信息化管理方面沒有完善的制度出臺,各個地區(qū)間、單位間的具體會計檔案信息化管理工作也存在個體差異,主要表現(xiàn)就是沒有規(guī)范化。會計檔案信息化管理在實際上還存在許多漏洞。建立完善統(tǒng)一的工作規(guī)范、會計檔案信息化管理,不僅有助于企事業(yè)單位提高工作效率和資源利用率,而且從根本上保證會計檔案管理的質(zhì)量。事實上,在將紙張信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的過程中,技術(shù)人員不僅需要輸入和掃描文件,而且還包括提交和存儲等具體的工作程序。項目的每一步都需要行業(yè)標準的具體細節(jié),這是會計檔案信息管理和建設(shè)的必由之路。
5.2加強會計檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
加強會計檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),首先要增加這塊資金的投入。只有解決好資金來源問題,企事業(yè)單位的財務(wù)會計檔案信息化管理工作才有可能有更進一步的發(fā)展。同時,只有充分認識其重要性,確保獲取可靠的軟硬件設(shè)施的專項資金,才能保證檔案館的有序發(fā)展。此外,為了保證軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的正常運行,我們必須加強計算機網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)和完善,利用先進的信息和多媒體技術(shù),建立和完善會計資料檔案管理網(wǎng)站,實現(xiàn)信息資源的有效共享。
5.3,提高對會計檔案管理信息化建設(shè)的認識水平。
有關(guān)單位、各部門、管理干部要不斷提高自身的責任意識,建立有效的財務(wù)會計檔案信息化管理責任制,使會計檔案信息建設(shè)工作有序有序進行。
5.4,加強會計信息管理人員的財務(wù)管理培訓。
財務(wù)會計檔案信息管理人才的培養(yǎng)是整個項目的核心。沒有相關(guān)專業(yè)人員,任何項目都沒有意義。從人才引進入手,定期對會計檔案管理人員進行關(guān)于相關(guān)信息建設(shè)培訓,加強其認識會計檔案信息化管理的重要性,加強宣傳工作,加強對檔案管理模式轉(zhuǎn)變的認識。提高財務(wù)管理人員的信息素?|和信息操作水平。在實際操作過程中,應(yīng)該認識到信息管理是一個不斷改進和優(yōu)化的過程,而信息檔案工作者是這一過程成功運作的關(guān)鍵。因此,在實際的工作過程中,單位應(yīng)培養(yǎng)具有財務(wù)會計檔案管理和計算機背景的技術(shù)人員,以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要,為財務(wù)會計檔案的管理提供技術(shù)支持。隨著科學技術(shù)的發(fā)展,財務(wù)會計檔案管理信息化建設(shè)也成為一種趨勢。信息技術(shù)在數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)存儲方面的優(yōu)勢越來越受到人們的歡迎。通過信息技術(shù)的實施,不僅可以提高工作效率,而且有利于財務(wù)管理,促進單位長遠發(fā)展。
關(guān)鍵詞:高校;財務(wù)檔案;信息化;管理
現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)。高校的檔案工作,是高校的檔案館、室直接對檔案實體和檔案信息進行管理,并提供利用服務(wù)的各項工作的總稱。高校檔案管理包括基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作屬于檔案實體管理;編制目錄、文獻匯編和參考資料等信息加工,連同提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借等信息輸出,同屬于檔案信息開發(fā)。檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者,要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、量大等狀況,與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)之間的矛盾。近年來,高校辦學規(guī)模不斷擴大,辦學層次的不斷提升,加強高校財務(wù)檔案信息化管理,成為當前高校檔案管理中的一項重要課題。
一、高校財務(wù)檔案的定義及特點
高校財務(wù)檔案是指高校在行使教學、科研、社會服務(wù)和文化傳承這四大功能過程中,直接形成的具有保存價值的各種財務(wù)支出和收入材料。與高校財務(wù)檔案管理相關(guān)的法規(guī)是《會計檔案管理辦法》。
《會計檔案管理辦法》明確了高校財務(wù)檔案的范疇:是指記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計憑證,會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。財務(wù)檔案是重要史料和證據(jù),每年形成的檔案應(yīng)當由高校財務(wù)部門按照歸檔要求整理裝訂成冊并編制財務(wù)檔案保管清冊,在財務(wù)年度終了后可暫由財務(wù)機構(gòu)保管一年再移交檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。
隨著國家財政經(jīng)濟工作的不斷發(fā)展,財務(wù)標準的變化越來越頻繁,各種標準劃分越來越細。隨著高校計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,產(chǎn)生了一種新型檔案信息形態(tài)———信息化管理,它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯,以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接,從而提供及時利用,實現(xiàn)資源共享。
二、高校財務(wù)檔案信息化管理的重要性
檔案管理的基本性質(zhì)是一項管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案部門通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù),檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。當前,各個高校都在加強內(nèi)涵建設(shè),提高綜合管理水平。財務(wù)檔案管理水平。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展,信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分,高校財務(wù)檔案管理也必須順應(yīng)時代要求和社會發(fā)展,走信息化建設(shè)之路。
三、高校財務(wù)檔案信息化管理的可行性
高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、標準化系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等,主要內(nèi)容是指相關(guān)部門在科學收集、開發(fā)、管理、利用、儲存高校財務(wù)檔案時,大量運用現(xiàn)代信息技術(shù),可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環(huán)保無紙化的特點。計算機在高校檔案管理中,被用于自動編目、自動檢索、自動轉(zhuǎn)檔和對有保存價值的文件輔助立卷。這些廣泛應(yīng)用,使得高校檔案部門使用計算機管理財務(wù)檔案,有著得天獨厚的條件。
電子財務(wù)檔案本身具有巨大的優(yōu)越性:易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞;存貯形式多樣,既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中,也方便打印輸出;便于計算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。電子財務(wù)檔案不僅可以滿足日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,節(jié)約了辦公成本,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段,高校財務(wù)檔案管理基本上應(yīng)用電子計算機處理和儲存,形成電子財務(wù)檔案,利用的效率越來越高。
四、高校財務(wù)檔案信息化管理存在的問題
缺乏統(tǒng)一標準:在進行財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的時候,任何高校都是從零開始,從無到有的,這就導致高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標準作為參考;建設(shè)目標不明確:目前,還有很大一部分高校在檔案管理模式上沒有形成一種統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的體制,還沒有清醒地認識到檔案管理信息化的重要性;部門之間缺乏協(xié)作:不少人都有這樣的認識———高校財務(wù)部門是最忙的,檔案管理部門是最閑的,兩個部門往往也互相推諉,缺乏協(xié)調(diào)配合;財務(wù)檔案管理隊伍整體素質(zhì)有待提高:從事人員中,能夠運用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財務(wù)檔案,尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的人員較少。
五、高校財務(wù)檔案信息化管理的注意事項
首先,要及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。高效能的高校財務(wù)檔案信息庫一建立,必須立即著手數(shù)據(jù)的錄入。在轉(zhuǎn)換過程中,為了保障其質(zhì)量和完整性,必須注意數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整、錄入規(guī)范、數(shù)據(jù)庫安全。
其次,大力提升檔案工作者的素質(zhì)。隨著信息高速公路進一步拓寬,數(shù)字化的存儲技術(shù)儲存已經(jīng)變成現(xiàn)實。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展,檔案信息呈爆炸式地增長,檔案利用的驟增———一方面要對文件進行準確分類,另一方面根據(jù)利用者要求提供所需信息,使檔案信息分析成為一項非常重要的工作。這就需要加強培訓,使從業(yè)人員掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能,最終實現(xiàn)對專業(yè)性較強的高校財務(wù)檔案的精準把握。
參考文獻
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【關(guān)鍵詞】高職院校,財務(wù)信息管理系統(tǒng),經(jīng)費收支,資產(chǎn)監(jiān)管
1、引言:高校財務(wù)信息管理問題一直得到來自各方的關(guān)注。所以對這個領(lǐng)域進行探索的財務(wù)人員及研究人員等也是日益增多。胡昀在他的論文《淺析高校財務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化》中針對網(wǎng)絡(luò)財務(wù)發(fā)展的瓶頸,提出了網(wǎng)絡(luò)財務(wù)發(fā)展的解決對策:加強內(nèi)部控制管理制度;加快培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)財務(wù)人才;加強防范網(wǎng)絡(luò)財務(wù)安全措施等[1]。梁勇在他的論文《論高校財務(wù)信息的公開》中探討了高校財務(wù)信息公開的相關(guān)問題,提出了高校財務(wù)信息公開的措施如樹立主動信息公開的意識;確定高校財務(wù)信息的內(nèi)涵;利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)財務(wù)信息公開的有效性管理。而對財務(wù)信息管理系統(tǒng)本身的模塊功能的實用型,在高職院校較少關(guān)注。
2、高職院校財務(wù)目前存在的問題
高職院校由于更注重培養(yǎng)學生專業(yè)的實用型和應(yīng)用型,所以學校在實訓基地建設(shè)方面普遍投入都比較大,在相關(guān)的軟硬件設(shè)施的更新速度也比普通的高???,所以按照普通的財務(wù)管理制度對需要更新的軟硬件等資產(chǎn)的清點、申請及購置相關(guān)資產(chǎn)及報銷手續(xù)會顯得比較繁瑣;由于實驗室的利用率比較高,高職教師的面向?qū)嵱煤蛻?yīng)用的專業(yè)授課特點,實驗室及高職教師所用的消耗品消耗比較快,所以相關(guān)的消耗品也需要不斷補充,所以按照普通的財務(wù)審批、購買以及報銷等手續(xù)進行消耗品的補給會顯得死板;由于外聘的來自企業(yè)管理層和技術(shù)層面的教師相對普通高校數(shù)量增多,所以在相關(guān)的工資結(jié)算上手續(xù)較多;高職院校的教師及學生與企業(yè)的產(chǎn)學研等科研及實踐環(huán)節(jié)的合作需要更多的互動,其中發(fā)生的各種經(jīng)費的核算及報銷的項目可能會有不少個性化的特點。
3、高職院校財務(wù)的信息化管理措施
3.1提高財務(wù)的信息化功能。目前高職院校財務(wù)的信息透明度還比較低,很多的財務(wù)信息管理功能都沒有啟用。財務(wù)工作人員從全校的學生繳費到各種財務(wù)單證的報銷等方面的工作壓力比較大。所以根據(jù)高職院校的特點,設(shè)計完善的財務(wù)管理信息系統(tǒng)的功能用于工作當中,可以有針對性地對目前存在的問題進行解決。
3.2簡化實訓基地及實驗室的軟硬件更新及報銷等手續(xù)。高職院校的實訓基地及相關(guān)實驗室是高職學生實踐能力培養(yǎng)的主要橋梁,而各類相關(guān)專業(yè)的數(shù)據(jù)更新及應(yīng)用軟件不斷隨著時間的推移和社會的實際工作需要進行改進或完善或換代,國家的各類職業(yè)資格證書的考試用專業(yè)軟件也在不斷隨著新的需要而改變或升級,所以需完善各級的監(jiān)控管理措施,增加高職院校財務(wù)信息化軟環(huán)境管理接口。
3.3簡化消耗品的申領(lǐng)手續(xù)。由于高職院校的特點,教師授課時會增加很多各類相關(guān)練習題資料,考慮到學生的吸收能力及經(jīng)濟能力,這些資料都需要打印出來,這就導致紙張等消耗品的需要量非常大。同時,由于高職院校課程的實用型和應(yīng)用型的要求,實驗室的利用率也非常高,實驗室中相關(guān)專業(yè)的物資消耗品如會計專業(yè)的賬冊、日記賬等、計算機網(wǎng)絡(luò)專業(yè)的網(wǎng)線、水晶頭等實驗器材的消耗量也比較大的。所以如果學校按照正常的消耗品申領(lǐng)制度,會給消耗品的管理人員及財務(wù)部門相關(guān)的工作人員帶來很多不便。所以在做高職院校財務(wù)的信息化系統(tǒng)時,需要有相關(guān)的消耗品申領(lǐng)功能。
3.4簡化學生繳費及獎學金、助學金領(lǐng)用等手續(xù)。由于高職院校學生的各種實踐活動較多,實踐活動的經(jīng)費一部分來自學校,有一部分來自學生個人。所以學生除了繳納正常的學雜費外,有時候還需要繳納其他活動費用。所以通過增加學校的財務(wù)信息化繳費接口,并與相關(guān)銀行合作,既可以有利于提高工作效率,學生也方便繳費,學生的獎助學金則通過銀行轉(zhuǎn)賬及時到賬。
3.5簡化外聘人員工資結(jié)算手續(xù)。高職院校的師資隊伍普遍稍微弱一些,還有不少高職院校還和企業(yè)合作辦學開設(shè)相關(guān)專業(yè),所以高職院校為了提高學生的實踐能力和專業(yè)理論修養(yǎng),會從相關(guān)從事相關(guān)專業(yè)應(yīng)用的企業(yè)聘任相關(guān)的具有較高專業(yè)技術(shù)水平的技術(shù)人員和較高管理水平的高層管理人員到學校講授有關(guān)專業(yè)的知識和實踐技能,聘請研究型大學的具有較高學術(shù)理論水平的教師到高職院校講授理論知識,由于聘請的相關(guān)人員比較多,傳統(tǒng)的外聘工作結(jié)算手續(xù)就會影響外聘教師的工作熱情。所以對于這類外聘教師多的學校,可以在高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)中設(shè)置專門的外聘教師功能,將經(jīng)過核實后的相關(guān)數(shù)據(jù)通過財務(wù)信息管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)交到財務(wù)處的相關(guān)財務(wù)人員中,以便及時發(fā)放工資。
3.6增強各級領(lǐng)導對各級部門經(jīng)費收支狀況的了解。由于高校的經(jīng)費是有一定限度的。所以各級領(lǐng)導都需要按照高校的來自各級政府的撥款及培訓等實際總收入總體規(guī)劃,根據(jù)各級教學單位、相關(guān)部門及圖書館等的預(yù)算進行資金核定,并預(yù)留出臨時性的支出款項。所以各級領(lǐng)導隨時掌握核定的經(jīng)費收支情況是非常必要的,而學校高層對學校的總收支情況及時了解掌握,對于學校的持續(xù)發(fā)展也是非常重要的。
結(jié)論:高職院校教學的特殊性及學校運營策略的特點導致其財務(wù)信息管理有其特殊性。而較完善的高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)可以提高學校財務(wù)信息的透明度,提高基建資金的使用效率及加快基建項目的進度,簡化實訓基地及實驗室的軟硬件更新、報銷及各類消耗品等的審批申領(lǐng)手續(xù),簡化外聘人員工資結(jié)算、學生繳費及獎學金、助學金領(lǐng)用等手續(xù),通過授權(quán)強化各級領(lǐng)導對相應(yīng)所屬部門的經(jīng)費收支情況的管理情況等,使得學校處于一個良性循環(huán)的運轉(zhuǎn)當中。
參考文獻:
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“企業(yè)信息化”不僅指在企業(yè)中應(yīng)用信息技術(shù),更重要的是深入應(yīng)用信息技術(shù)所促成或能?虼锍傻囊滴衲J?、讬?架構(gòu)乃至經(jīng)營戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變?!靶畔⒒庇米餍稳菰~時,常指對象或領(lǐng)域因信息技術(shù)的深入應(yīng)用所達成的新形態(tài)或狀態(tài)。
二、傳統(tǒng)信息化管理與現(xiàn)代全面信息化管理的區(qū)別
傳統(tǒng)的財務(wù)信息化,功能較單一,基本圍繞財務(wù)數(shù)據(jù)進行收集、加工、整理,匯總為專業(yè)的財務(wù)報告對外報送,報告結(jié)果偏重最終整體經(jīng)營財務(wù)成果,對精細業(yè)務(wù)過程的指導性不明晰。而基于以財務(wù)信息化為核心的全面信息化管理,則是將企業(yè)全部的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一收集處理,形成一個大型的企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫,將財務(wù)數(shù)據(jù)與各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行串聯(lián)對接,以形成及時、有效、針對性的信息,供經(jīng)營者、決策者使用。
三、實施全面信息化的意義
(一)拓展了財務(wù)管理的廣度和深度,打破了時間空間的界限
實現(xiàn)企業(yè)管理的全面信息化,有利于企業(yè)的各類信息加以集成,并以數(shù)據(jù)化的方式展示出來,便于企業(yè)管理層精細化挖掘企業(yè)各環(huán)節(jié)潛力。同時也打破了經(jīng)營管理時間空間上的界限,特別是對于集團化、多層級的企業(yè)管理者而言,能更加及時有效的獲得信息并加以處理決策。
(二)便于全流程管控,有效提高生產(chǎn)效率
全面信息化管理,可實時動態(tài)監(jiān)控各生產(chǎn)流程,將生產(chǎn)、消耗、質(zhì)量、效率等相關(guān)指標與財務(wù)數(shù)據(jù)進行無縫對接,適時引入自身歷史數(shù)據(jù),期望目標數(shù)據(jù)、行業(yè)標桿數(shù)據(jù)等進行比較、控制、調(diào)整。以達到調(diào)整工藝、降低成本、提高效率等目的。
(三)有利于整合資源
從人員結(jié)構(gòu)上,簡化了工作程序,提高管理效率,各層級部門之間的溝通與工作協(xié)同性大幅提升??蛇_到優(yōu)化崗位結(jié)構(gòu),減員增效目的;從資金使用上,便于集團化資金集中調(diào)配,有效降低資金占用,提高資金周轉(zhuǎn)率,降低資金成本;從商品流通上,可時時監(jiān)控庫存情況和物流信息,以達到降低存貨資金占用的效果。
(四)細化成本構(gòu)成,精確市場定位
信息化的全面運用,可以精分每種產(chǎn)品的成本構(gòu)成,挖掘降低成本潛力,同時可對不同產(chǎn)品進行準確定價,做好市場細分,進而可指導企業(yè)把握產(chǎn)品的發(fā)展方向。
(五)加強財務(wù)監(jiān)管、有效風險管控
健全企業(yè)投資、籌資、擔保、資金收付、物資采購、生產(chǎn)銷售、存貨管理、固定資產(chǎn)、工程建設(shè)、工資薪金等一系列管理制度,將日常運營的各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都通過系統(tǒng)信息化方式進行記錄,再通過對財務(wù)數(shù)據(jù)的收集,對比、分析,有效管理,對不規(guī)范的交易及時進行預(yù)警,控制經(jīng)營風險。
(六)有利于數(shù)據(jù)材料的保存完整,可追溯
隨著企業(yè)的發(fā)展,擁有龐大的信息群,以傳統(tǒng)的方式保存數(shù)據(jù),有規(guī)模上的限制,且查找起來也不便捷,各類信息間的關(guān)聯(lián)性也不明晰,不完整。運用信息化的手段保存,則可以建立以財務(wù)數(shù)據(jù)為中心,串聯(lián)整個經(jīng)營網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)信息流。
四、當前我國企業(yè)信息化工作的現(xiàn)狀及存在的問題
(一)信息化的全面推進不夠。
目前雖然多數(shù)企業(yè)都在實行會計信息化管理,但多數(shù)還停留在完成會計記賬,快捷編制記賬憑證,自動生成財務(wù)報表,查詢會計信息等簡單性操作上。實際并未真正實現(xiàn)“核算型”向“決策型”轉(zhuǎn)變,為經(jīng)營決策分析提供支持尚顯薄弱。同時各級管理人員的信息化意識也有待強化。信息化管理不應(yīng)只是財務(wù)系統(tǒng)單一模塊或幾個模塊的獨立信息化,而應(yīng)是涉及了企業(yè)經(jīng)營理念、管理模式、利益需求等多方面多層次的變革,是自上而下全流程的信息集成。而許多企業(yè)職能部門間創(chuàng)新意識不強、對信息化的接受意愿不強,往往為信息化工作的推進設(shè)置了障礙。
(二)信息不透明、不對稱,甚至信息失真
由于企業(yè)的經(jīng)濟數(shù)據(jù)涵蓋了產(chǎn)、供、銷、存各個環(huán)節(jié),包含資金流、工藝流、物流、信息流等等,數(shù)據(jù)種類繁多,信息量龐大,因此在傳遞過程中往往出現(xiàn)不同程度的不完整、不對稱、斷裂、缺失,甚至人為調(diào)整,提供虛假信息。這樣得出的財務(wù)信息往往難以準確反映企業(yè)經(jīng)營的真實情況,從而影響決策者進行正確有效的決策,甚至誤導決策。
(三)適用的專業(yè)信息化平臺建設(shè)能力受限
因企業(yè)自身因素限制,往往沒有專門的網(wǎng)絡(luò)信息化構(gòu)建團隊,不能有針對性的自主開發(fā)一套適用性強的信息處理應(yīng)用程序,而直接購買的相關(guān)信息系統(tǒng)要么價格高昂,要么只能滿足通用化功能,不能滿足貼合個體需求的信息處理功能。
(四)缺乏復(fù)合型的財務(wù)管理人員
全面信息化是以財務(wù)信息化作為核心,這就對要求企業(yè)培養(yǎng)高端復(fù)合型的財務(wù)人才,財務(wù)人員的素質(zhì)影響著財務(wù)信息化管理的整體水平,而許多企業(yè)的財務(wù)人員思想相對保守,創(chuàng)新意識不強,對財務(wù)工作的理解還停留在只要“做好賬、管好錢”的理念上,對財務(wù)軟件、辦公管理軟件的學習不夠,財務(wù)管理的信息化程度相對薄弱。
五、加強信息化建設(shè)的幾點建議
(一)提高對全面信息化建設(shè)的認識
信息化建設(shè),需要領(lǐng)導具有全局意識,增強對財務(wù)管理信息化的重視,自上而下,以財務(wù)管理信息化為核心,層層關(guān)聯(lián)。除了在硬件上保證之外,各級領(lǐng)導的創(chuàng)新理念和貫徹執(zhí)行力也尤為重要,否則全面信息化就會成為一紙空話。
(二)加強各級信息化管理意識,完善相應(yīng)制度提升執(zhí)行力
建立健全相應(yīng)的管理、監(jiān)督、評價制度體系,以制度推動和制約信息化過程的嚴格規(guī)范執(zhí)行,可以起到事半功倍的效果,弱化人制在管理中的影響,確保信息全面、真實、有效。
(三)增加對信息化建設(shè)的投入
從理念、人力、資金等方面大力加強對信息化工作的支持。企業(yè)可自行建立一套全維化信息系統(tǒng),可對整個經(jīng)營環(huán)節(jié)進行管控,做到信息真實,可時時傳遞,可前后追溯?;蛘咧苯舆x擇已成熟的軟件,但必須根據(jù)自身需求、管理的重點進行分析選擇,避免軟件的植入水土不服。要實現(xiàn)全面信息化,對信息平臺的要求較高,需要信息系統(tǒng)開發(fā)具有穩(wěn)定性、安全性、自測功能、且有一定前瞻性。以滿足未來經(jīng)營環(huán)境、經(jīng)營需求的變化。從一般通用性轉(zhuǎn)向針對性。
(四)提升財務(wù)人員素質(zhì)
1.鋼鐵集團財務(wù)信息化提高財務(wù)管理職能。
由于鋼鐵集團具有一定的規(guī)模,企業(yè)的發(fā)展朝向集約化的發(fā)展方向,這就需要集團財務(wù)管理發(fā)揮自身的職能,具有一定財務(wù)管理效率和內(nèi)部控制職能。鋼鐵集團由于分散經(jīng)營管理,就要對財務(wù)信息具有控制能力,這樣才能對集團的發(fā)展提供科學管理的支撐力,有助于鋼鐵集團實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃。通過財務(wù)的信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)鋼鐵集團對各分公司與各部門的有效控制。財務(wù)管理的信息化還能夠規(guī)范和優(yōu)化財務(wù)管理流程,提高財務(wù)部門的管理決策水平,實現(xiàn)財務(wù)管理的高效和優(yōu)化資源配置,有效防范鋼鐵集團的財務(wù)風險。因此,鋼鐵集團的財務(wù)管理必須朝向信息化方向發(fā)展,才能有效地提高集團財務(wù)管理職能,增強鋼鐵集團的內(nèi)部控制能力和市場競爭力。
2.鋼鐵集團財務(wù)管理信息化需要匹配的管理架構(gòu)。
在鋼鐵集團實施財務(wù)管理信息化戰(zhàn)略過程中,需要企業(yè)構(gòu)建與信息化戰(zhàn)略匹配的管理構(gòu)架,這樣才能為財務(wù)管理信息化戰(zhàn)略有效實施提供組織保障。要使鋼鐵集團的管理構(gòu)架充分發(fā)揮自身的職能,滿足財務(wù)管理信息化的客觀發(fā)展要求。財務(wù)管理信息化戰(zhàn)略成為鋼鐵集團發(fā)展戰(zhàn)略的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)框架,也有利于鋼鐵集團的各個部門的良性運行,鋼鐵集團的管理架構(gòu)的功能影響到財務(wù)管理信息化的實施效果。鋼鐵集團的管理構(gòu)架應(yīng)包括:建立財務(wù)管理信息化的項目管理部門,制定財務(wù)管理信息化的規(guī)章制度和實施計劃,明確財務(wù)管理信息化的項目管理流程及標準,要組建財務(wù)管理信息化實施的監(jiān)督部門。根據(jù)鋼鐵集團的財務(wù)信息化發(fā)展戰(zhàn)略目標,采取科學管理理念,構(gòu)建完善的組織管理框架結(jié)構(gòu),創(chuàng)新管理模式,優(yōu)化鋼鐵集團的資源配置,重點是加強內(nèi)部控制能力,促進財務(wù)信息管理系統(tǒng)的有效運行。
二、鋼鐵集團財務(wù)信息化與管理架構(gòu)的不匹配問題分析
當前,由于鋼鐵集團的快速發(fā)展,使得財務(wù)信息跟不上業(yè)務(wù)發(fā)展的客觀需求,這種財務(wù)信息不對稱或者信息失真影響到了鋼鐵集團對財務(wù)管理的控制,不能解決鋼鐵集團采購資金的分配、銷售貨款的回收情況等。這對鋼鐵集團各分公司的生產(chǎn)缺乏指導性。同時,鋼鐵集團還沒有為財務(wù)管理信息化建設(shè)配備對應(yīng)的組織管理部門,未能在鋼鐵集團的管理構(gòu)架中突顯財務(wù)信息化建設(shè)的特征。
1.財務(wù)管理信息化的職能缺失。
鋼鐵集團之前的財務(wù)管理系統(tǒng)在會計數(shù)據(jù)方面難以做到真實性、實時性、格式一致性,這樣的財務(wù)管理必然是效率低、質(zhì)量差。在鋼鐵集團存在著會計主體的獨立運行,對各單位的財務(wù)管理缺乏內(nèi)部控制,不能掌握應(yīng)收款和應(yīng)付款、內(nèi)部交易的處理情況。鋼鐵集團需要的財務(wù)管理職能的財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析、資金管理及業(yè)務(wù)預(yù)警等系統(tǒng),還沒有進行有效實施和運行。鋼鐵集團財務(wù)管理信息化面臨的問題,都是需要在鋼鐵集團內(nèi)部加大推廣和實施集中的集團財務(wù)系統(tǒng),來滿足集團和各分公司對財務(wù)管理信息化的要求。鋼鐵集團需要啟動集團財務(wù)信息化項目,并積極推廣和實施,達到財務(wù)管理和會計核算的信息化水平。
2.鋼鐵集團組織管理構(gòu)架的部門不健全。
為了有效實施鋼鐵集團的財務(wù)管理信息化戰(zhàn)略,必須組建相應(yīng)的管理部門。在缺乏財務(wù)管理信息化監(jiān)督和控制部門的情形下,就不能有效推廣財務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用模式,難以將各分公司的財務(wù)信息進行及時匯總,特別是采購、生產(chǎn)到出庫、銷售的數(shù)據(jù)信息不能動態(tài)掌握,也不能對各分公司的財務(wù)狀況進行準確掌握,失去了財務(wù)信息真實性,不能很好地發(fā)揮財務(wù)管理的內(nèi)部控制職能。
三、鋼鐵集團財務(wù)信息化管理框架的有效實施措施
1.鋼鐵集團財務(wù)信息化管理框架的實施過程。
鋼鐵集團財務(wù)管理信息化管理框架實施要明確實施范圍與模塊。在實施范圍方面應(yīng)包括鋼鐵集團的二級單位與各分公司,統(tǒng)計財務(wù)信息化實施的單位數(shù)量。在財務(wù)信息化管理實施的功能模塊方面,應(yīng)包括總帳、現(xiàn)金流量表、報表、匯總與合并報表等相關(guān)核算功能,還要包括采購、生產(chǎn)到出庫、銷售的數(shù)據(jù)信息在同一信息平成操作。鋼鐵集團財務(wù)信息化管理框架的實施過程包括組織與計劃、上線準備、系統(tǒng)試運行、項目收尾。在財務(wù)管理信息化管理框架的組織與計劃方面,應(yīng)完成的工作內(nèi)容包括財務(wù)管理信息化管理組織構(gòu)架的組建、實施項目的計劃與流程,制定財務(wù)管理信息化實施標準,進行項目組核心成員進行項目管理及實施方法的培訓。在上線準備階段,應(yīng)完成業(yè)務(wù)及管理流程標準化、制定數(shù)據(jù)信息的標準化、用戶培訓、數(shù)據(jù)準備等。在系統(tǒng)試運行階段應(yīng)完成系統(tǒng)上線試用、上線支持與維護、上線評估等。在項目收尾階段應(yīng)完成系統(tǒng)管理員的培訓、系統(tǒng)的應(yīng)用狀況檢測、項目資料的交接與評審、項目的最終驗收會議等。
2.鋼鐵集團財務(wù)信息化管理框架的實施策略。
鋼鐵集團財務(wù)管理信息化實施需要采用瀑布式上線策略,需要在管理框架上設(shè)置若干實施小組。這些實施小組按照一定的項目實施規(guī)范與標準,同時進行實施工作。要對鋼鐵集團各部門和財務(wù)信息化業(yè)務(wù)骨干進行系統(tǒng)培訓,包括財務(wù)管理信息化項目的流程整理、業(yè)務(wù)模擬、培訓等,確保財務(wù)管理信息化的效率與質(zhì)量。要在財務(wù)管理信息化實施中貫徹標準化,要盡量采用成熟系統(tǒng)的標準化流程與功能,這些為各級領(lǐng)導進行決策支持提供了基本的保障。財務(wù)信息化管理框架要能夠得到集團領(lǐng)導的支持,需要集團各部門的協(xié)調(diào),形成財務(wù)信息化管理框架的完善結(jié)構(gòu)和有機整體,這樣才能提高財務(wù)信息化實施效率,降低財務(wù)管理信息化應(yīng)用的成本與風險。鋼鐵集團的財務(wù)管理信息化要能夠建立各分公司的物流管理信息系統(tǒng),這樣才能促使鋼鐵集團的資金流、信息流得以通暢運行。要建立與財務(wù)信息化匹配的鋼鐵集團管理框架。鋼鐵集團財務(wù)信息化管理框架要能夠運用智能化決策支持工具,將決策信息以簡潔的形式提供給各級領(lǐng)導,使決策層對鋼鐵集團的財務(wù)信息準確把握,以此制定和實施戰(zhàn)略決策和規(guī)劃。
四、結(jié)語
急救中心是集搶救治療、醫(yī)療轉(zhuǎn)診、急救與重癥監(jiān)護等功能于一身的大型的急救醫(yī)療技術(shù)中心和急救醫(yī)學科學研究中心,被喻為現(xiàn)代醫(yī)學的標志和人類生命健康的守護神。因其在醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)有著不可替代的地位,對該中心的財務(wù)管理也不容忽視,有序高效的財務(wù)管理方式能提高急救中心的工作效率,最大限度的表現(xiàn)其救死扶傷的效能。財務(wù)信息化管理是以信息化帶動財務(wù)管理,為先進的管理理念與現(xiàn)代信息技術(shù)融合的新型管理模式,將其引入急救中心財務(wù)管理,能有效提高急救中心的工作效率和效益、增強競爭力。該文就加強急救中心財務(wù)信息化管理的策略總結(jié)如下。
1 建立財務(wù)信息管理系統(tǒng)
傳統(tǒng)的財務(wù)管理通常依靠人工記賬、整合,這就導致了財務(wù)信息更新不及時、統(tǒng)計過程復(fù)雜,無法及時掌握急救中心實時財務(wù)管理等情況。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展,通過軟硬件相結(jié)合,建立急救中心財務(wù)信息管理系統(tǒng),使中心各部門均實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接、資源共享。這個財務(wù)信息管理系統(tǒng)云平臺使各級人員能夠及時掌握中心財務(wù)信息管理情況,及時將各應(yīng)用端的數(shù)據(jù)匯總,及時更新資金出入情況,為急救中心財務(wù)信息化管理提供實際支持[1]。
2 實現(xiàn)多部門協(xié)同管理
財務(wù)信息化管理不僅僅是財務(wù)部門的任務(wù),也需要急救中心多個部門共同維護,如果財務(wù)支出及收回只由各單位單獨上報財務(wù)部,再由財務(wù)部門統(tǒng)一記錄、整合,會造成費用使用情況不明確,財務(wù)信息傳遞不及時等情況。所以,要實現(xiàn)多部門的協(xié)同記錄管理,財務(wù)記錄工作由各單位通過管理系統(tǒng)實時記錄,整合工作再由財務(wù)部完成,使管理效率達到最大化。
3 完善急救收費機制
急救中心的收費機制與醫(yī)院窗口收費有所不同,其大多為在救護車上的急救過程中由醫(yī)護人員收費,這就可能導致收費過程的雜亂無章,財務(wù)管理混亂。所以,完善在急救過程的收費機制對整個急救中心財務(wù)信息化管理意義重大。在入院前,通過救護車與急救中心建立的可流動管理系統(tǒng)及高科技的筆記本電腦或平板電腦實現(xiàn)救助信息的實時傳輸,使患者信息系統(tǒng)化,在入院后也可清晰了解患者費用使用情況,統(tǒng)一收費;入院后,對于在治療過程中或轉(zhuǎn)院前費用的使用情況也要及時利用管理系統(tǒng)記錄,使整個財務(wù)使用信息可查、有據(jù),擺脫以往手工記錄、手工計算造成的財務(wù)信息混亂。
4 加強財務(wù)信息監(jiān)管制度
急救中心以往的收費票據(jù)常由人工填寫,再于統(tǒng)一的時間上報財務(wù)管理部門,在這個過程中將不可避免的出現(xiàn)票據(jù)不全、內(nèi)容記錄籠統(tǒng)、收費項目不明確等現(xiàn)象,這些都不利于管理部門及時掌握中心收費情況、每一筆醫(yī)療輸出的具體歸屬,使財務(wù)信息管理無法與急救中心具體運作接軌,同時,相關(guān)管理人員責任不清,也會導致財務(wù)管理混亂。因此,要利用現(xiàn)代化的財務(wù)管理措施,使財務(wù)信息的監(jiān)管制度更加透明化、及時性、規(guī)范化。醫(yī)護人員無論是在急救車中還是在急救中心內(nèi)都要隨時登陸系統(tǒng)記錄費用收取情況及耗材使用情況,利用電子系統(tǒng)打印票據(jù),同時在電腦中留有備份,便于必要時查看;急救中心還要明確各人員相關(guān)職責,使各人員充分發(fā)揮其工作效能,打破任何人員都可收款、開票據(jù)的雜亂局面,從而實現(xiàn)收費正規(guī)化、財務(wù)信息管理有序化、責任分工明確化的急救中心財務(wù)信息化管理。
5 提高相關(guān)人員財務(wù)信息化管理素質(zhì)
在注重急救中心財務(wù)管理機制信息化的同時,相關(guān)人員專業(yè)管理素質(zhì)的提升也十分重要。中心領(lǐng)導首先要在整個單位樹立財務(wù)信息化管理思想,使各人員重視費用的使用效率及信息化管理的重要性,杜絕亂收費,收費人員、財務(wù)管理人員職務(wù)混雜、分工不明確,收費用處不明等現(xiàn)象;還要定期對財務(wù)管理人員及相關(guān)收費人員進行培訓,使他們充分掌握急救中心財務(wù)管理機制及信息化管理原則,各盡其能,為財務(wù)信息化管理奠定人員基礎(chǔ);同時,要聘請專業(yè)人員教授各人員信息化財務(wù)軟件的使用方法,答疑軟件使用過程中出現(xiàn)的問題,定期升級管理系統(tǒng),備份財務(wù)信息,使中心全員充分掌握財務(wù)管理系統(tǒng)、及時記錄財務(wù)信息。[2]
6 提高急救耗材使用管理效率
由于急救中心經(jīng)常需要在中心外實行流動救助措施,所以其急救耗材的使用情況往往無法預(yù)先估計,各部門從庫房的支出情況也較為混亂。為加強中心的財務(wù)管理,急救中心要通過財務(wù)信息管理系統(tǒng)建立嚴格的監(jiān)管及審查機制,使耗材支出及支出后使用回報透明、易管理。在急救過程中,醫(yī)護人員可通過管理系統(tǒng)對耗材使用情況進行登記,便于中心掌握急救護車上耗材使用及剩余情況,統(tǒng)計整體財務(wù)支出收入情況[3]。
一、電力企業(yè)財務(wù)信息化管理的目標和范圍
(1)財務(wù)信息化管理的目標和內(nèi)容。目前,電力企業(yè)財務(wù)信息化工作以全面支撐財務(wù)集約化為核心,切實提高應(yīng)用水平,構(gòu)建橫向集成、縱向管控、高度融合的財務(wù)應(yīng)用,自上而下,穩(wěn)步推進,逐步優(yōu)化流程、不斷改進財務(wù)手段,提升管理水平。電力企業(yè)財務(wù)信息化管理是以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ),實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)協(xié)同、控制的財務(wù)管理方法。它以信息技術(shù)與先進的財務(wù)管理思想和管理方法有機融合,集會計核算、財務(wù)報表和財務(wù)管理于一體,實現(xiàn)物流、資金流、信息流和業(yè)務(wù)流的“四流合一”,從而達到以核心企業(yè)為軸心的資源共享、信息共享目標。
(2)財務(wù)信息化管理的范圍。電力企業(yè)財務(wù)信息化管理的縱向范圍為所有進行財務(wù)核算及財務(wù)管理的單位,財務(wù)信息化管理的橫向范圍為與財務(wù)有業(yè)務(wù)集成的部門。
二、電力企業(yè)財務(wù)信息化管理的工作流程
(1)財務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)信息集成。電力企業(yè)財務(wù)信息化管理主要依賴于ERP、財務(wù)管控系統(tǒng)、其他關(guān)聯(lián)應(yīng)用系統(tǒng)之間的信息集成。ERP與財務(wù)管控系統(tǒng)生成的會計憑證,通過兩級數(shù)據(jù)中心雙向傳遞、資源共享,以全面反映、監(jiān)控企業(yè)財務(wù)狀況。
(2) “集團一本賬”架構(gòu)。根據(jù)電力企業(yè)“SG186”工程的總體部署,以價值鏈管理為核心,以財務(wù)管理需求為前提,以標準化建設(shè)為先導,開發(fā)建設(shè)財務(wù)管控模塊,構(gòu)建橫向集成、縱向管控、高度融合的財務(wù)應(yīng)用。解決上下級機構(gòu)之間的信息不對稱問題,實現(xiàn)底層一線的財務(wù)數(shù)據(jù)在高層管理者內(nèi)部的及時共享,提升經(jīng)營決策的效率和效果,實現(xiàn)企業(yè)“一本賬”。
三、電力企業(yè)財務(wù)信息化管理的主要做法
(1)建立財務(wù)信息化管理制度,合理設(shè)置財務(wù)崗位職責,規(guī)范財務(wù)信息化管理。在制度建設(shè)方面,電力企業(yè)對于財務(wù)信息化管理建立了一系列的財務(wù)內(nèi)控制度,保證了財務(wù)管理信息系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)和系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息的安全完整。
(2)建立財務(wù)信息化管理保障體系,充分保證財務(wù)信息數(shù)據(jù)的安全。為了抵御來自系統(tǒng)內(nèi)部和外部的各種干擾和威脅,專業(yè)部門特別對財務(wù)信息系統(tǒng)加強了網(wǎng)上輸入、輸出和傳輸信息的合法性和正確性的控制,對整個財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的各個層次,包括通信平臺、網(wǎng)絡(luò)平臺、操作系統(tǒng)平臺、應(yīng)用平臺等,都采取了安全防范措施和規(guī)則方面的技術(shù),建立了綜合的多層次的安全體系,包括數(shù)據(jù)存儲的安全性、數(shù)據(jù)操作的安全性、數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩砸约皵?shù)據(jù)運用、查詢、分析時的安全性,并制定了一套計算機數(shù)據(jù)緊急情況預(yù)案制度,確保在事故發(fā)生時將影響降低為最少。
(3)狠抓ERP的財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量的提升,完善財務(wù)信息化工作。為了提升ERP的數(shù)據(jù)質(zhì)量,完善財務(wù)信息化工作,企業(yè)內(nèi)部制定了《ERP財務(wù)模塊完善提升與深化運用自查工作方案》,目的在于通過此方案持續(xù)提升集成力度,規(guī)范業(yè)務(wù)處理,改善數(shù)據(jù)質(zhì)量,鞏固單軌運行效果,為后續(xù)財務(wù)集約化管理與相關(guān)信息化建設(shè)工作奠定堅實基礎(chǔ)。采取以本級單位、下級單位自查為主,上級單位抽查為輔的自查方式,重點從帳務(wù)一致性、主數(shù)據(jù)的準確完整性、集成業(yè)務(wù)規(guī)范性、財務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)范性等四個方面進行自查及抽查,制定了ERP數(shù)據(jù)自查的組織機構(gòu),分利潤中心、分財務(wù)數(shù)據(jù)類型確定了負責人和督辦人,對ERP數(shù)據(jù)質(zhì)量進行雙重把關(guān),并確立了考核機制,對自查不到位的單位,進行通報考核。
(四)強化財務(wù)信息化培訓,深化運用財務(wù)信息管理系統(tǒng)
為了適應(yīng)電力企業(yè)管理需要,近幾年,電力企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)在不斷的更新與完善,ERP的上線和財務(wù)管控模塊的運行,徹底打破了傳統(tǒng)的事后會計核算方式,實現(xiàn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)的高度集成,各業(yè)務(wù)部門的相互配合,環(huán)環(huán)相扣,才能順利的完成各項業(yè)務(wù)流程。電力企業(yè)內(nèi)部對ERP應(yīng)用培訓十分重視,采取了以專項專題培訓與日常培訓相結(jié)合的培訓方式。通過多次培訓,使得財務(wù)人員更深入的掌握ERP知識,熟悉業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)流程,掌握處理常見問題的技巧,提高了財務(wù)人員的應(yīng)用水平。
四、電力企業(yè)財務(wù)信息化應(yīng)用存在的問題
(1)財務(wù)信息系統(tǒng)自身方面需要改善。ERP、財務(wù)管控系統(tǒng)作為新上線運行的財務(wù)信息系統(tǒng),在實際操作中,還有一些需要改善的地方,例如:財務(wù)管控模塊運行環(huán)境不夠穩(wěn)定,運行速度慢;憑證歸檔ERP與管控同步失敗現(xiàn)象常有發(fā)生,等等,希望能在下一步的財務(wù)信息化工作中進行完善。
(2)財務(wù)信息系統(tǒng)與財務(wù)管理現(xiàn)狀的契合程度有待加強。ERP的上線大大加強了財務(wù)與業(yè)務(wù)的集成,但是在業(yè)務(wù)流程上,與電力企業(yè)實際的管理流程有一定的差異,造成了操作上和管理上的困難。例如:ERP前端業(yè)務(wù)的錯誤,財務(wù)部門作為末端環(huán)節(jié)不能主動退回,而上級單位對財務(wù)憑證歸檔率的考核,使財務(wù)人員的工作十分被動。
(3)財務(wù)信息初始化過程中數(shù)據(jù)清理工作繁重。數(shù)據(jù)的來源和質(zhì)量是財務(wù)信息化工作的基礎(chǔ),數(shù)據(jù)的清理收集更是財務(wù)信息化工作的難點,包括ERP的上線和財務(wù)管控各個模塊的應(yīng)用,數(shù)據(jù)的清理和收集的工作量都是巨大的,數(shù)據(jù)清理的工作任務(wù)基本上都是財務(wù)人員在進行收集、整理,財務(wù)人員在完成日常財務(wù)工作的同時,還要進行大型數(shù)據(jù)清理,工作量成倍增長。
五、電力企業(yè)財務(wù)信息化管理改進的方向
(1)提高財務(wù)管理水平,增加財務(wù)管理與財務(wù)信息系統(tǒng)的契合度。財務(wù)信息化的應(yīng)用與目前實際管理水平上還存在一定的差距,傳統(tǒng)的管理方式難以適應(yīng)現(xiàn)代化財務(wù)信息管理系統(tǒng)的需要,財務(wù)與業(yè)務(wù)部門以及業(yè)務(wù)部門之間的溝通還比較欠缺。面對這種形式,電力企業(yè)只能通過提高自己的管理水平,來適應(yīng)現(xiàn)代化軟件的應(yīng)用。因此要加強財務(wù)與業(yè)務(wù)的橫向集成,加強與業(yè)務(wù)部門之間要加強溝通。
(2)加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的準確性,提高財務(wù)管理質(zhì)量。新的財務(wù)信息化系統(tǒng)的推行,都離不開財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入。財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的準確性,直接影響到了今后的財務(wù)工作質(zhì)量和財務(wù)信息系統(tǒng)的運用。因此,加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的準確性,當作提高管理質(zhì)量的一項工作。