檔案管理的職責(zé)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的職責(zé)范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理　規(guī)章制度　開(kāi)發(fā)檔案資源

公司的檔案的范圍很廣，主要包括公司設(shè)立，變更的申請(qǐng)，審批，登記和終止后清算等方面的內(nèi)容；公司的董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)以及股東大會(huì)的會(huì)議資料；會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)等方面的文件報(bào)告；人力管理、法律事務(wù)等方面的文件資料；生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品生產(chǎn)、安全生產(chǎn)、能量消耗等方面的文件資料；儀器，設(shè)備，科研，技術(shù)引進(jìn)等方面的文件資料；信息，情報(bào)和黨群組織方面的文件資料；各種聲響資料包括：照片檔案，影片檔案，錄影檔案，錄像檔案等。對(duì)如此繁雜的文檔進(jìn)行有效地管理是非常重要的。

首先我們先來(lái)了解一下企業(yè)檔案管理是什么涵義？包含哪些方面？企業(yè)的檔案管理內(nèi)容主要是由兩部分組成，一部分是企業(yè)檔案的行政管理工作內(nèi)容，另一部分便是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)視工作內(nèi)容。前者一般是指對(duì)于企業(yè)的檔案工作實(shí)施統(tǒng)籌的規(guī)劃，統(tǒng)一制度，監(jiān)督，指導(dǎo)，組織協(xié)調(diào)等。后者一般是指對(duì)于企業(yè)文件材料的形成，積累，整理和歸檔的管理，監(jiān)督，和指導(dǎo)，以及企業(yè)檔案的收集，整理，保管，統(tǒng)計(jì)和鑒定以及對(duì)于企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用等。其實(shí)用最簡(jiǎn)潔的話概括，企業(yè)文檔管理主要包括以下幾個(gè)方面：收集歸檔，借閱，獲取資源，修改銷(xiāo)毀四個(gè)方面。

1.檔案收集歸檔

企業(yè)的檔案從材質(zhì)上主要分為兩類紙質(zhì)文檔以及聲像文檔。對(duì)于不同材質(zhì)的檔案進(jìn)行收集歸檔的時(shí)候需要注意的事項(xiàng)是有所不同的，應(yīng)當(dāng)區(qū)別對(duì)待。但是在很大的方面是具有共同性的。

比如各類文檔在收集歸檔的時(shí)候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必須立即追查歸檔；另外如果文件如已抽查應(yīng)有主管部門(mén)的管理人員的簽字作為認(rèn)證，文件的處理手續(xù)必須是完備的，如果發(fā)生了遺漏現(xiàn)象應(yīng)當(dāng)立即退回主管部門(mén)補(bǔ)齊；與本檔案無(wú)關(guān)的文件或者不應(yīng)該隨這次的檔案而歸檔的文件，應(yīng)當(dāng)立即退回主管部門(mén)；貴重的物品應(yīng)當(dāng)退回經(jīng)辦部門(mén)，在經(jīng)過(guò)指定保管部門(mén)的簽收后，才能將文件歸檔處理；還要建立，健全立卷歸檔的制度，要確定檔案建立的范圍，時(shí)間和保管的期限；對(duì)于一些殘缺不齊的檔案，應(yīng)當(dāng)積極采取措施，將檔案收集齊全。

除了完整性之外，檔案歸檔的時(shí)候另一個(gè)非常重要的問(wèn)題便是有序性。只有當(dāng)所有的文檔以一定的規(guī)則進(jìn)行分門(mén)別類的才能夠方便以后進(jìn)行查閱。這種規(guī)則可以按照公司的規(guī)定或者管理者自身的習(xí)慣來(lái)進(jìn)行。在各個(gè)不同的類別之下再根據(jù)員工，時(shí)間，重要性等不同的小類來(lái)進(jìn)行分別存放。這樣查閱起來(lái)就顯得很方便。

最后，檔案的清潔和維護(hù)也是一項(xiàng)很重要的內(nèi)容。管理檔案的人員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)擦拭檔案架以防止蟲(chóng)蛀腐蝕，對(duì)于紙質(zhì)文檔來(lái)說(shuō)要主要保持檔案室的干燥，而對(duì)于那些聲像檔案就要保證底片，膠片庫(kù)的溫度和濕度要保持在適宜的水平以防止這些材料的清晰度下降，同時(shí)磁帶庫(kù)要注意避開(kāi)較大的磁場(chǎng)而且盡量注意不要用鐵皮柜，此外對(duì)于一些年代較久的底片膠片等在取用的時(shí)候要盡量保持手部的清潔。

2.檔案的借閱

公司的檔案為了方便公司員工查閱資料，是企業(yè)的公共資源，因此大家在借閱的時(shí)候都應(yīng)該注意愛(ài)護(hù)檔案，要確保檔案的完整性，不能夠私自涂改，勾畫(huà)，剪去，拆散或者損毀。同時(shí)為了防止檔案的丟失等問(wèn)題的出現(xiàn)，各部門(mén)的經(jīng)辦人因業(yè)務(wù)的需求要調(diào)用檔案的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)“調(diào)卷單”，經(jīng)過(guò)該部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理同意之后向檔案的管理人員借閱，同時(shí)在檔案歸還的時(shí)候，管理人員核查無(wú)誤之后進(jìn)行歸檔“調(diào)卷單”由管理人員留存。這樣如果將來(lái)檔案出現(xiàn)了什么問(wèn)題也有據(jù)可查。同時(shí)為了避免責(zé)任不清的問(wèn)題，借閱者不能夠?qū)n案相互之間私自收受。

另外由于企業(yè)的檔案會(huì)涉及到商業(yè)秘密，因此對(duì)于外單位的借閱，應(yīng)該持有單位的介紹信，經(jīng)過(guò)總經(jīng)理的批準(zhǔn)之后才能借閱，而且不能夠離開(kāi)檔案室，在經(jīng)過(guò)總經(jīng)理的批準(zhǔn)之后才能夠?qū)⑺膬?nèi)容帶出。但是當(dāng)政府的有關(guān)部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱公司的檔案的時(shí)候，公司就要給予配合和協(xié)助，這是作為公民的基本義務(wù)。

在企業(yè)的檔案管理當(dāng)中，如何從儲(chǔ)存的檔案當(dāng)中獲取有效地資源是公司要解決的一個(gè)重要的問(wèn)題。如果只是簡(jiǎn)單的存放，那么便失去了檔案管理的根本意義，獲取信息需要的是專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，能夠從歷年公司的存下來(lái)的數(shù)據(jù)當(dāng)中進(jìn)行分析，挖掘出我們需要的曲線圖，更要有總結(jié)判斷能力，能夠?qū)σ呀?jīng)發(fā)生的事情的原因，影響因素進(jìn)行分析，從而指導(dǎo)以后的工作。

然而時(shí)代在進(jìn)步，隨著微電子技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)，通信技術(shù)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段在企業(yè)檔案管理中的逐步深入應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的很多理念都受到了沖擊，迫切需要探索更加科學(xué)更加先進(jìn)的檔案管理辦法。利用掃描儀等電子儀器將紙質(zhì)檔案徹底的數(shù)據(jù)化，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)方便查找，已經(jīng)不是一件新鮮的事情了。而“辦公自動(dòng)化”和“辦公無(wú)紙化”概念的提出，更是將檔案管理信息化變成了家喻戶曉的事情。

3.信息化檔案管理

企業(yè)檔案信息化就是是指企業(yè)依據(jù)法律，依靠科學(xué)的思想和管理組織方法，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等高科技技術(shù)，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行信息化處理使得信息的收集，處理。整合，資源發(fā)掘，傳輸和應(yīng)用數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化，從而實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的資源共享，這樣便提高了企業(yè)檔案資源的利用率，為企業(yè)和社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。

數(shù)據(jù)共享是企業(yè)檔案信息化管理的一個(gè)重要的特點(diǎn)也是最大的優(yōu)點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理并不能做到這一點(diǎn)，而實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享便使得企業(yè)的各部門(mén)的配合的效率大大提高。除此之外文檔一體化的管理是企業(yè)檔案信息化管理的一個(gè)發(fā)展方向。如何使得生產(chǎn)活動(dòng)，文書(shū)處理和檔案的管理工作有效的銜接在一起，提高企業(yè)的信息處理能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息的無(wú)縫交接使我們?cè)谶M(jìn)行企業(yè)檔案信息化的過(guò)程當(dāng)中必須要時(shí)刻注意的問(wèn)題。只有把信息化管理檔案和企業(yè)的其他組織活動(dòng)聯(lián)系在一起才能真正的發(fā)揮信息化檔案的魅力。

4.總結(jié)

檔案管理工作一方面可以讓企業(yè)的高層管理人員及時(shí)的了解企業(yè)的整體情況，可以為企業(yè)的決策提供有說(shuō)服力的一句；另外還有利于社會(huì)上的人對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)的成果的認(rèn)同，為企業(yè)與其他有關(guān)方面進(jìn)行進(jìn)一步的合作提供讓人信服的證據(jù)。在我們國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的歷史背景之下，做好檔案管理工作，不斷地探索和嘗試新的檔案管理手段，創(chuàng)新性的更新檔案的管理觀念，同時(shí)全面而又真實(shí)的反應(yīng)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷地提高企業(yè)管理效率具有非常深遠(yuǎn)的影響。因此做好檔案管理工作能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展，不斷地提高企業(yè)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫宗虎 王瑞勇.人力資源與行政后勤[J].人民郵電出版社，2012(14)

第2篇：檔案管理的職責(zé)范文

隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)院已步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、數(shù)字化的管理軌道。檔案工作作為醫(yī)院整體工作中的一個(gè)重要組成部分，醫(yī)院的醫(yī)療、教育、管理等工作不斷向高層次跨越，檔案從歷史的角度來(lái)看，是歷史的記錄，通過(guò)檔案可以了解過(guò)去;從現(xiàn)實(shí)的角度來(lái)看，是現(xiàn)實(shí)的寫(xiě)照，通過(guò)檔案可以了解現(xiàn)在;從形式上看，檔案是各種文獻(xiàn)資料的匯集;從內(nèi)容上看，檔案不僅反映過(guò)去和現(xiàn)在，而且也影響著未來(lái)。如何搞好檔案管理，為醫(yī)院發(fā)展提供迅速、準(zhǔn)確的信息服務(wù)都有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

一是檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式，大多數(shù)檔案人員都是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門(mén)轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)的，對(duì)檔案工作精力投入不足，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。因此會(huì)嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

二是檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。 在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計(jì)劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識(shí)面較窄、學(xué)歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)的，且平時(shí)檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

三是管理制度不健全，檔案收集效率不高，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價(jià)值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。

四是檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，雖然近年來(lái)隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理被廣泛運(yùn)用，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開(kāi)發(fā)，造成檔案保管不符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后。

二、加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔民醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

二是領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案目標(biāo)管理的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展; 要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

三是健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)素的、條理性很強(qiáng)的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷(xiāo)毀及庫(kù)房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

第3篇：檔案管理的職責(zé)范文

1.1對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

煤礦建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)繁雜的系統(tǒng)工程，很多項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中都存在對(duì)檔案管理工作重視程度不夠的現(xiàn)象。一方面對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，另一方面對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作約束和要求不嚴(yán)，加之煤礦建設(shè)項(xiàng)目條件艱苦、人員流動(dòng)性大、選人困難，造成檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠。而煤礦建設(shè)各項(xiàng)工程門(mén)類繁多，各參與建設(shè)單位之間溝通交流困難，也造成檔案資料在收集整理過(guò)程中存在諸多障礙。如果單位對(duì)檔案管理人員的職責(zé)監(jiān)督檢查不到位，就會(huì)使檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，甚至造成銜接脫節(jié)，嚴(yán)重的會(huì)使檔案資料流向不明和丟失。在采用傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行龐大的煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案資料時(shí)，相關(guān)檔案管理的規(guī)章制度不完善，檔案管理的規(guī)范性不夠，操作流程不標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目參建單位之間協(xié)調(diào)溝通不夠，都會(huì)給項(xiàng)目檔案資料的完整歸檔帶來(lái)困難。

1.2未能構(gòu)建完整的檔案管理體系

項(xiàng)目的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目機(jī)構(gòu)建立初期就同步形成，很多煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目由于地處偏遠(yuǎn)地區(qū)，在建設(shè)初期條件艱苦，設(shè)施簡(jiǎn)陋，檔案管理機(jī)構(gòu)不能及時(shí)建立或者辦公設(shè)施都沒(méi)有基本保障，也無(wú)法保證檔案資料的質(zhì)量和安全，更與項(xiàng)目建設(shè)的信息化技術(shù)要求不相適應(yīng)，無(wú)法滿足當(dāng)前現(xiàn)代化礦井建設(shè)的需要。近幾年，我國(guó)飛速發(fā)展的采礦技術(shù)已經(jīng)與世界先進(jìn)水平接軌，因此構(gòu)建完整的信息化檔案管理體系是現(xiàn)代化煤礦建設(shè)的基礎(chǔ)。

1.3檔案資料基礎(chǔ)工作薄弱

項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作的專業(yè)性都很強(qiáng)，在職責(zé)不明確和管理松散的項(xiàng)目中，參建的各單位輕視檔案管理工作的現(xiàn)象普遍存在；工程技術(shù)人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏對(duì)檔案管理的實(shí)踐能力，煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理與歸檔工作與項(xiàng)目建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，造成了煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作滯后，影響了工程各方面對(duì)項(xiàng)目檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料有時(shí)存在分散、損壞、丟失等各種現(xiàn)象，這樣就制約了工程項(xiàng)目的正常施工和檔案管理工作的規(guī)范管理。

2做好煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的四點(diǎn)建議

2.1充分重視煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作

在企業(yè)投資建設(shè)項(xiàng)目中，煤礦建設(shè)項(xiàng)目屬于政府核準(zhǔn)類別。盡管近兩年國(guó)家對(duì)煤礦等能源類建設(shè)項(xiàng)目的核準(zhǔn)審批在逐漸放寬，但按照國(guó)家相關(guān)核準(zhǔn)項(xiàng)目的審批制度和要求，從項(xiàng)目前期論證，到項(xiàng)目支撐性的文件設(shè)計(jì)審批，均有嚴(yán)格規(guī)范的制度和約束條件。同樣在煤礦建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，煤礦監(jiān)管部門(mén)對(duì)工程施工的過(guò)程及竣工投入使用，都有全過(guò)程的監(jiān)管和監(jiān)督。作為特殊工程項(xiàng)目的煤礦建設(shè)工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作是其工程項(xiàng)目全面管理的基礎(chǔ)，也是項(xiàng)目順利實(shí)施和產(chǎn)生效益的根本保障，因此，煤礦建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作就顯得尤為重要，必須自始至終重視項(xiàng)目檔案的管理工作。對(duì)具體的煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目而言，要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，工程項(xiàng)目從實(shí)施初期，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)圖紙、文件、聲像記錄以及計(jì)算數(shù)據(jù)等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任制及考核獎(jiǎng)懲辦法。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在抓好工程質(zhì)量和安全生產(chǎn)的同時(shí)，要有注重檔案管理的思想意識(shí)，把工程項(xiàng)目的檔案管理工作納入日常工作的管理當(dāng)中，調(diào)配業(yè)務(wù)素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，同時(shí)要在設(shè)施配備上給予支持，使檔案管理有必要的經(jīng)濟(jì)保障。要積極組織檔案工作人員參加檔案管理方面的培訓(xùn)，為檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件，為企業(yè)發(fā)展和建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

2.2加強(qiáng)煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

煤礦建設(shè)項(xiàng)目管理要做到各系統(tǒng)和各單位步調(diào)一致、協(xié)調(diào)統(tǒng)一，項(xiàng)目業(yè)主即建設(shè)單位是整個(gè)過(guò)程項(xiàng)目的統(tǒng)領(lǐng)者，因此對(duì)項(xiàng)目的檔案管理也要統(tǒng)一歸口在建設(shè)單位的檔案管理部門(mén)。建設(shè)單位的檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)對(duì)參與建設(shè)的各部門(mén)和各單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，做到上下協(xié)調(diào)，并與過(guò)程施工建設(shè)同步。建設(shè)單位的檔案管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)定期組織參建單位有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一安排部署檔案整理組卷的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)有關(guān)人員普及檔案管理的知識(shí)，同時(shí)檔案管理人員也能通過(guò)溝通和交流獲得工程建設(shè)方面的信息和專業(yè)知識(shí)。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)建立檔案管理人員的信息系統(tǒng)，明確各自的工作職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督和考核，建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。

2.3加強(qiáng)煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料的收集和整理

收集歸檔是檔案工作最基礎(chǔ)、最薄弱的環(huán)節(jié)。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項(xiàng)目竣工后，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。參建單位必須依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范組織檔案資料的歸檔整理，在工程完工后，要及時(shí)將檔案移交給建設(shè)單位；建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)組織并申請(qǐng)檔案部門(mén)進(jìn)行項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，待項(xiàng)目檔案通過(guò)專項(xiàng)驗(yàn)收后，建設(shè)單位方可組織項(xiàng)目的竣工總驗(yàn)收；建設(shè)單位的檔案管理部門(mén)必須全過(guò)程參與項(xiàng)目的各單項(xiàng)竣工驗(yàn)收和項(xiàng)目竣工總驗(yàn)收。其職責(zé)就是在參加驗(yàn)收的過(guò)程中嚴(yán)格把關(guān)，并審查各項(xiàng)檔案資料是否合格。在監(jiān)督檢查各項(xiàng)竣工檔案資料時(shí)，要重點(diǎn)檢查各項(xiàng)歸檔材料中圖紙和實(shí)物的相符性以及簽字手續(xù)的完備和真實(shí)性。對(duì)查出的問(wèn)題要記錄在案，并及時(shí)跟蹤到底，確保問(wèn)題最終解決，為項(xiàng)目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

2.4規(guī)范檔案管理制度建設(shè)

第4篇：檔案管理的職責(zé)范文

一、企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及難點(diǎn)

企業(yè)工程檔案為項(xiàng)目投產(chǎn)后正常生產(chǎn)維護(hù)、檢修或改造、擴(kuò)建的重要依據(jù)。也是保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地為建設(shè)項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收提供依據(jù)。盡管檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不斷提高，但目前仍存在問(wèn)題值得思考和重視。

1.項(xiàng)目檔案管理工作重視程度不夠及范圍、職責(zé)界定不清

建設(shè)項(xiàng)目前期、建設(shè)過(guò)程到竣工驗(yàn)收，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)非常重視立項(xiàng)、投資、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、安全、質(zhì)量、進(jìn)度、決算、竣工驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)的工作，但對(duì)辦理過(guò)程和形成結(jié)果的依據(jù)性文件材料只關(guān)心是否辦理完畢，不關(guān)心文件材料的集中和安全管理，以散存在個(gè)人手中為普遍存在的問(wèn)題，造成形成文件責(zé)任者與文件管理者責(zé)任不清，沒(méi)有做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)項(xiàng)目檔案“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的管理原則。在遺留項(xiàng)目中有的建設(shè)單位，在建設(shè)過(guò)程中對(duì)檔案管理的責(zé)任就界定不清，準(zhǔn)備接受驗(yàn)收時(shí)，又將自行負(fù)責(zé)的各階段文件材料口頭委托施工單位進(jìn)行整理、組卷，施工單位對(duì)這部分文件材料的形成過(guò)程不了解，只能在案卷外觀質(zhì)量上達(dá)到要求，其內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性達(dá)不到要求，是遺留項(xiàng)目驗(yàn)收、在建項(xiàng)目檔案管理中存在的普遍問(wèn)題。

2.企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍問(wèn)題

企業(yè)發(fā)展沒(méi)有充分考慮到檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)和能力培訓(xùn)，檔案管理工作在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時(shí)，未能根據(jù)檔案管理工作特點(diǎn)強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，不能實(shí)現(xiàn)工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無(wú)縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

3.建設(shè)單位各級(jí)管理、工程技術(shù)人員檔案管理意識(shí)淡薄。

各級(jí)管理、工程技術(shù)人員是建設(shè)項(xiàng)目前期和管理中文件材料的主要形成者和具體執(zhí)行者，是建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、積累的主要來(lái)源。在對(duì)遺留和在建工程項(xiàng)目的檔案管理進(jìn)行分析時(shí)，大部分建設(shè)單位存在人員少、兼職多，缺乏檔案管理基礎(chǔ)和專業(yè)知識(shí)，他們習(xí)慣將自己形成的、具有參考和利用價(jià)值的文件材料放在“手邊”方便再利用，主觀意識(shí)上對(duì)建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中檔案“統(tǒng)一管理”有抵觸情緒，待項(xiàng)目檢查和驗(yàn)收有關(guān)聯(lián)時(shí)再做“回憶錄”，臨近整體項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，才感到檔案管理工作麻煩、壓力很大或由于工作變動(dòng)又沒(méi)有被監(jiān)督交接“私人財(cái)產(chǎn)”，使原本有價(jià)值、憑證作用且無(wú)法補(bǔ)救的文件材料遺失和沒(méi)有利用的機(jī)會(huì)，是建設(shè)項(xiàng)目管理的文件材料收集不全的因素。

4.項(xiàng)目參建單位對(duì)項(xiàng)目建設(shè)文檔的收集不夠重視。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不僅是建設(shè)單位單方面的工作，項(xiàng)目檔案從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)及安裝等參建單位共同來(lái)完成，是一項(xiàng)密切配合的工作，各參建單位之間存在一種互動(dòng)的關(guān)系。項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量，關(guān)鍵取決于建設(shè)單位的組織管理，只有建設(shè)單位做好參建單位的組織、協(xié)調(diào)和管理，使他們明確各自在建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，并給予積極配合，才能保證項(xiàng)目檔案的順利進(jìn)行。

二、強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

1.人員素質(zhì)建設(shè)與能力培養(yǎng)

人的管理理念依然是企業(yè)檔案管理的主要因素，其素質(zhì)和能力的培養(yǎng)應(yīng)視為基礎(chǔ)中的重點(diǎn)進(jìn)行，因此需要引導(dǎo)全體檔案管理工作人員在與公司主體業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的法律、合同及其他相關(guān)領(lǐng)域廣泛涉獵，拓寬知識(shí)面，全面提升文化與業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。

2.將項(xiàng)目管理的要求與檔案工作的要求緊密結(jié)合、同步進(jìn)行

工程檔案管理工作只有與項(xiàng)目建設(shè)緊密結(jié)合、融入項(xiàng)目建設(shè)同步之中才會(huì)有生命力。從項(xiàng)目的提出開(kāi)始、項(xiàng)目建設(shè)各階段中到項(xiàng)目竣工全過(guò)程，檔案的形成、收集、整理都要同時(shí)跟上，合格的竣工檔案與竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。只要高度重視過(guò)程監(jiān)管，緊密結(jié)合、同步進(jìn)行，健全管理體制和工作網(wǎng)絡(luò)，堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”原則，才能逐步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理同步化、制度化、網(wǎng)絡(luò)化。

3.明確建設(shè)單位自身檔案管理及職責(zé)范圍

檔案管理首先應(yīng)明確自身檔案管理職責(zé)范圍：按照建設(shè)項(xiàng)目各階段檔案管理范圍、責(zé)任劃分，除施工文件、監(jiān)理文件由施工單位、監(jiān)理負(fù)責(zé)各自范圍內(nèi)各類文件的收集到歸檔；生產(chǎn)準(zhǔn)備和試運(yùn)行階段的文件由使用單位和建設(shè)單位共同完成收集到歸檔；其它各階段文件（項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)及基礎(chǔ)、項(xiàng)目管理、工藝設(shè)備、涉外、消防、財(cái)務(wù)和器材、竣工驗(yàn)收文件）的收集到歸檔均是建設(shè)單位的職責(zé)范圍。其次是建設(shè)單位對(duì)監(jiān)督、指導(dǎo)各參建單位將項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步負(fù)有責(zé)任。只有明確了檔案管理的職責(zé)，才能避免出現(xiàn)分工不明的現(xiàn)象

4.充分發(fā)揮建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案管理中監(jiān)督指導(dǎo)的作用

一是將項(xiàng)目檔案的管理制度化，納入合同管理中，在項(xiàng)目招投標(biāo)和簽訂合同時(shí)，設(shè)立專門(mén)的條款，明確規(guī)定各參建單位對(duì)項(xiàng)目文件的責(zé)任及完成標(biāo)準(zhǔn)。明確設(shè)計(jì)單位、各施工單位以及監(jiān)理單位提交有關(guān)基礎(chǔ)資料和文件的期限、份數(shù)、質(zhì)量要求和對(duì)項(xiàng)目文件的監(jiān)督、審查責(zé)任。用合同作為約束各參建單位強(qiáng)有力的法律依據(jù)。二是發(fā)揮監(jiān)理單位的重要作用，依照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》，監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目文件特別是竣工圖、竣工文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，負(fù)有監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、審核、簽認(rèn)的責(zé)任。三是針對(duì)項(xiàng)目實(shí)際編制建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)文件材料從形成積累、質(zhì)量要求、整理編目到移交歸檔及責(zé)任部門(mén)提出統(tǒng)一要求，并在項(xiàng)目建設(shè)各階段嚴(yán)格執(zhí)行。通過(guò)建設(shè)單位和各參建單位的共同努力，逐步實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案遵循：施工中把“形成關(guān)”，交工驗(yàn)收時(shí)把“歸檔關(guān)”，建設(shè)、監(jiān)理單位共同把“質(zhì)量關(guān)”，保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。才不會(huì)在對(duì)檔案進(jìn)行匯總整理時(shí)出現(xiàn)遺失，缺失，漏失的現(xiàn)象。

第5篇：檔案管理的職責(zé)范文

一、精細(xì)化管理的內(nèi)涵

與其他管理理念相比，精細(xì)化管理對(duì)于“精”和“細(xì)”尤其重視，是一種全新的管理理念。其試圖通過(guò)此點(diǎn)將管理質(zhì)量與效率進(jìn)行有效提升，也是基于常規(guī)管理模式所進(jìn)行的一種深度管理方式。精細(xì)化管理對(duì)于以下幾點(diǎn)極為重視，設(shè)定明確的管理職責(zé)、社會(huì)分工必須到位、提供質(zhì)量精細(xì)的服務(wù)、管理質(zhì)量的提升與成本的降低兼顧。隨著社會(huì)的發(fā)展，精細(xì)化管理逐漸被廣泛應(yīng)用于大量領(lǐng)域，新時(shí)期的高速公路檔案管理也不外如是。隨著建設(shè)項(xiàng)目的不斷增加，與之相關(guān)的檔案資料也越來(lái)越多，從而使其管理難度大增。面對(duì)檔案資料冗雜、種類繁多的現(xiàn)狀，高速公路檔案管理部門(mén)需要明確劃分各項(xiàng)工作，確保各司其職，最終實(shí)現(xiàn)檔案資料管理工作的全方位、立體式和無(wú)死角。

二、實(shí)施精細(xì)化管理的各項(xiàng)要求

（一）緊緊圍繞“做什么”，明晰各個(gè)崗位的職責(zé)。對(duì)組織系統(tǒng)而言，崗位職責(zé)主要指對(duì)其部門(mén)和崗位工作任務(wù)所進(jìn)行的定性描述。將崗位職責(zé)?M行明確的具體做法是，以任務(wù)的屬性為依據(jù)，將工作內(nèi)容按照類別單獨(dú)列出來(lái)，并根據(jù)具體條款要求以一定規(guī)則將細(xì)分后的工作科學(xué)排序。崗位職責(zé)定性構(gòu)建的目的在于解決“做什么”這一問(wèn)題，將紀(jì)律和學(xué)習(xí)方面的各項(xiàng)要求置于管理制度之中予以解決。比如工作職責(zé)劃分不夠合理與科學(xué)，部門(mén)職責(zé)與個(gè)人崗位職責(zé)分工不細(xì)、責(zé)任落實(shí)不到位以及關(guān)聯(lián)度不高，等等。

（二）緊緊按照“怎么做”的各項(xiàng)要求，保證業(yè)務(wù)流程的合規(guī)化。業(yè)務(wù)系統(tǒng)的各項(xiàng)工作流程全面涵蓋了各項(xiàng)規(guī)定動(dòng)作。業(yè)務(wù)流程是基于資源配置的比較固化的動(dòng)態(tài)式的組合關(guān)系，對(duì)于確保工作業(yè)務(wù)以穩(wěn)定高效的狀態(tài)運(yùn)行、各個(gè)崗位的員工以最有效的方式獲得組織預(yù)想的產(chǎn)出結(jié)果，都能夠發(fā)揮極為重要的作用。如此一來(lái)，工作流程中的不規(guī)范和業(yè)務(wù)流程粗放化等局面都將被消除，崗位之間與部門(mén)之間相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象將會(huì)避免，從而使之實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接。

（三）基于“做到什么程度”，量化工作標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)業(yè)務(wù)技能水平、業(yè)務(wù)操作規(guī)范以及工作完成質(zhì)量與數(shù)量進(jìn)行衡量的主要依據(jù)是工作系統(tǒng)中的各項(xiàng)規(guī)章制度所構(gòu)成的崗位工作標(biāo)準(zhǔn)。這也是管理者進(jìn)行過(guò)程與結(jié)果評(píng)價(jià)能夠參考的可測(cè)量的客觀依據(jù)。不論是管理者，還是執(zhí)行人員都應(yīng)當(dāng)根據(jù)定量化的指標(biāo)數(shù)據(jù)對(duì)業(yè)務(wù)績(jī)效進(jìn)行公開(kāi)、公正和公平的評(píng)價(jià)。

三、高速公路檔案精細(xì)化管理的措施

（一）基于系統(tǒng)性約束檔案管理的需要，將相關(guān)制度予以完善?？疾旄咚俟吩跈n案管理方面的相關(guān)信息之后，發(fā)現(xiàn)存在許多問(wèn)題，又以管理效率不高和質(zhì)量較低為最。為此，應(yīng)當(dāng)將現(xiàn)有檔案管理制度予以系統(tǒng)完善，制定出科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度，嚴(yán)格約束管理人員的工作不規(guī)范行為，高度重視檔案的收集、分析、歸檔與清點(diǎn)等重要工作，并按照項(xiàng)目的類型或重要程度予以分類。在檔案系統(tǒng)中，其中涉及的都是項(xiàng)目的相關(guān)重要資料，如施工合同、設(shè)計(jì)方案與圖紙、成本協(xié)議、人力資源方面的合同與協(xié)議等多項(xiàng)內(nèi)容，其中當(dāng)屬合同最為重要，在項(xiàng)目啟動(dòng)與驗(yàn)收過(guò)程中都發(fā)揮著重要作用。驗(yàn)收過(guò)程中，需要對(duì)工程量的完成情況進(jìn)行驗(yàn)收，要與相關(guān)的合同材料予以核對(duì)，公路企業(yè)應(yīng)出示相關(guān)的合同證明材料，以表示施工隊(duì)已經(jīng)完成工程量，其決定著高速公路企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。為此，應(yīng)成立項(xiàng)目管理的專項(xiàng)小組，對(duì)于出現(xiàn)的違規(guī)操作或檔案管理不到位等行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)的嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處理或懲罰。

第6篇：檔案管理的職責(zé)范文

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；策略

檔案管理是企事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)正常事務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)中的重要組成部分，伴隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化建設(shè)也逐漸提上日程。文化局主要負(fù)責(zé)文化事業(yè)、文化產(chǎn)業(yè)的籌劃和實(shí)施，提高其檔案管理水平，對(duì)于公共文化服務(wù)體系建設(shè)、文化產(chǎn)業(yè)規(guī)劃發(fā)展和文化市場(chǎng)有序規(guī)范都具有積極的意義。尤其是信息時(shí)代背景下，如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)更新檔案管理模式和理念，與時(shí)俱進(jìn)，是各單位檔案工作需要重點(diǎn)關(guān)注的課題。

1 檔案管理工作中存在的問(wèn)題及原因分析

1.1 單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

為了提高企事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)對(duì)于檔案管理的重視程度，國(guó)家通過(guò)頒布一系列的法律法規(guī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，比如《檔案法》、《檔案管理辦法》等。但是很多單位對(duì)于國(guó)家法律法規(guī)的解讀較為片面，沒(méi)有切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，縱觀各單位管理現(xiàn)狀，檔案管理方面還沒(méi)有一個(gè)行之有效的系統(tǒng)方案。大多數(shù)還是傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，必要的人力、物力和財(cái)力都沒(méi)有投入，最為基礎(chǔ)的原因還是對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠，管理意識(shí)極為薄弱。比如在文化系統(tǒng)部分單位的管理日程中，因?yàn)闄n案管理并不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以檔案管理大多只是日常工作及文化活動(dòng)相關(guān)資料的整合，純粹是為了防止丟失而束之高閣，必要時(shí)才會(huì)查考備用。這樣的檔案管理理念很顯然是落后的，喪失了檔案的主動(dòng)服務(wù)性能，無(wú)法真正體現(xiàn)出對(duì)單位的貢獻(xiàn)程度。

1.2 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高，職責(zé)分工亦不明確

目前來(lái)看，很多單位的檔案管理人員多為兼職，且很多不具備檔案專業(yè)知識(shí)和必要的管理技能，對(duì)于檔案管理工作的重要性、規(guī)范性認(rèn)識(shí)不夠也導(dǎo)致了員工的專業(yè)素養(yǎng)缺失。在實(shí)際管理工作中，檔案管理人員不止要具有較好的檔案管理技能，還應(yīng)該具有相關(guān)工作的知識(shí)背景，然而現(xiàn)狀是目前很多單位都沒(méi)有做到這一點(diǎn)。還有一個(gè)問(wèn)題就是檔案管理人員的調(diào)動(dòng)較為頻繁，很多情況下工作人員分工不明確，每個(gè)人的崗位工作很多而且較為重復(fù)，這很顯然不利于檔案管理工作的開(kāi)展。

1.3 檔案管理設(shè)備落后，信息化水平不高

信息化時(shí)代對(duì)于檔案管理工作提出了新的要求，最為重要的就是關(guān)于檔案管理局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，這需要一定的計(jì)算機(jī)水平和硬件設(shè)備來(lái)支持。而目前很多單位的檔案管理仍舊以手工為主，對(duì)于檔案的數(shù)字化建設(shè)還沒(méi)有一個(gè)明確的規(guī)劃。而檔案實(shí)體及信息的安全意識(shí)也有待提高。

1.4 信息化檔案管理基礎(chǔ)薄弱

良好的高科技設(shè)備是做好信息化管理的基礎(chǔ)，雖然目前傳統(tǒng)的手工管理模式正逐漸被取代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的電子化管理模式逐步應(yīng)用，很多單位的檔案室也配備了硬件設(shè)施，但是應(yīng)該認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的幾臺(tái)硬件設(shè)備并不能完全解決問(wèn)題，軟件設(shè)施的缺乏同樣導(dǎo)致了信息化檔案管理的薄弱。領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠和資金投入不足也是造成這一現(xiàn)象的主要原因，大多數(shù)的信息化檔案管理多是口頭說(shuō)說(shuō)，流于形式。

2 信息化環(huán)境下檔案管理策略

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)飛速發(fā)展的信息化時(shí)代，如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，成為普遍關(guān)注的課題。筆者結(jié)合多年工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該主要從人力、物力和財(cái)力等方面來(lái)加強(qiáng)，特提出以下幾點(diǎn)策略。

2.1 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理信息化人才，分工明確

專業(yè)的人才隊(duì)伍是做好檔案管理信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)，各單位應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際，在人才培養(yǎng)和選擇的時(shí)候，兼顧檔案管理的工作能力。比如機(jī)關(guān)檔案管理就應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視的前提下，多進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和相關(guān)機(jī)關(guān)管理事務(wù)的培訓(xùn)。主要領(lǐng)導(dǎo)要多為檔案管理工作創(chuàng)造條件，配備專業(yè)人才，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理的員工要加強(qiáng)信息技術(shù)的培訓(xùn)，做好專業(yè)技能的培養(yǎng)工作。還有就是要明確分工，盡可能做到專人專崗、職責(zé)清晰、調(diào)度合理，領(lǐng)導(dǎo)也要以身作則，提高檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。

2.2 加大資金投入

要想做好檔案管理信息化建設(shè)，在硬件和軟件設(shè)施上面的投入是必要的，比如建立檔案管理系統(tǒng)，配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)字設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備等，要根據(jù)數(shù)字設(shè)備的更新?lián)Q代來(lái)決定資金投入程度，切不可一成不變。

2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

要結(jié)合單位的實(shí)際情況，進(jìn)行數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。首先建立局域網(wǎng)用于平常事務(wù)處理，然后建立有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)將紙質(zhì)的文字、圖片和表格等變成數(shù)字資源，進(jìn)行室藏存儲(chǔ)?？梢詸C(jī)關(guān)檔案室為中心，在每一個(gè)科室或部門(mén)設(shè)立終端，通過(guò)遠(yuǎn)程監(jiān)控和信息管理，對(duì)于每一個(gè)部門(mén)中需要及時(shí)歸檔的信息進(jìn)行查看和檢閱，適時(shí)辦理集中歸檔。

2.4 確保檔案信息安全

信息化時(shí)代網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)開(kāi)放格局，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)候一定要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范體系的構(gòu)建，做好局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理，杜絕非法操作，對(duì)于重要的室藏檔案信息加以權(quán)限，非檔案管理工作人員不能登錄系統(tǒng)，要對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行定期的升級(jí)和維護(hù)，確保室藏檔案信息安全。

3 結(jié)論

信息化時(shí)代的來(lái)臨對(duì)于企事業(yè)單位和行政機(jī)關(guān)的檔案管理提出了新的要求，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)日益發(fā)展的數(shù)字化大環(huán)境，在具體的檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)該從基礎(chǔ)做起，培養(yǎng)專業(yè)人才，保證充足的資金投入，將傳統(tǒng)管理和現(xiàn)代管理相結(jié)合，構(gòu)建信息化時(shí)代背景下的新型檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

參考文獻(xiàn)

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第7篇：檔案管理的職責(zé)范文

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；思路；管理

人事檔案是個(gè)人信息的重要載體，同時(shí)也是事業(yè)單位人才信息整合的重要來(lái)源，更是人才調(diào)動(dòng)與使用的重要工具。新時(shí)期下，事業(yè)單位的人事檔案管理應(yīng)與事業(yè)單位體制改革和事業(yè)單位的成長(zhǎng)保持一致，隨著我國(guó)人事制度改革的不斷完善，事業(yè)單位的人事檔案管理所反應(yīng)的問(wèn)題日益突出，需要我們對(duì)此進(jìn)行認(rèn)真的分析了和詳細(xì)的研究，以此來(lái)推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。本文從事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題出發(fā)，論述了事業(yè)單位人事檔案管理的基本原則，并詳細(xì)的分析了事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路。

1人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作意識(shí)薄弱

長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，事業(yè)單位的人事檔案管理工作相對(duì)枯燥和瑣碎，這與事業(yè)單位的發(fā)展模式有關(guān)，因事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)無(wú)法直接帶來(lái)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，日常工作往往是以社會(huì)效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)效益為主，造成許多工作人員無(wú)法認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加之領(lǐng)導(dǎo)疏于對(duì)人事檔案的管理，引發(fā)了一些檔案管理問(wèn)題。

1.2檔案管理人員素質(zhì)偏低

事業(yè)單位的人事檔案管理具備機(jī)密性、雙向性、真實(shí)性、可追溯性，因此需要管理人員掌握一定的專業(yè)素質(zhì)，然而現(xiàn)今事業(yè)單位編制還不完善，各單位還處于事業(yè)單位改革的初始階段，有相當(dāng)一部分事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)偏低，兼職人員和無(wú)專業(yè)水平人員居多，引發(fā)了事業(yè)單位人事檔案管理無(wú)法有效的開(kāi)展。同時(shí)，各事業(yè)單位也缺乏對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)，導(dǎo)致人事檔案收集困難、檔案整理無(wú)從下手、工作人員難以適應(yīng)檔案管理工作等，這極大的影響到了事業(yè)單位檔案的管理水平。

1.3檔案管理設(shè)施落后

目前事業(yè)單位都以實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)辦公，而人事檔案的管理還處于手工管理或紙制管理范圍，這非常不利于人事檔案的收集、歸檔、調(diào)用，所以在硬件配置上人事檔案管理工作落后于事業(yè)單位整體的發(fā)展，紙質(zhì)的人事檔案也不利于檔案的調(diào)用和保存，因此應(yīng)加大檔案管理設(shè)施的投入，改變陳舊的錄入方法和保存方法，推動(dòng)檔案管理向信息化發(fā)展。

1.4人事檔案信息化程度低

我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作還處于發(fā)展階段，從檔案管理的信息化來(lái)看，人事檔案的信息管理還沒(méi)有全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，檔案信息的建設(shè)還不夠完善，雖然部分事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但信息建設(shè)的方法和策略不足，管理中缺乏系統(tǒng)性和整體性，造成資料收集雜亂，更新不及時(shí)，最終引發(fā)人事檔案信息管理的混亂。

2事業(yè)單位人事檔案管理的基本原則

2.1規(guī)范與靈活

事業(yè)單位檔案應(yīng)以國(guó)家頒布的檔案管理制度為基礎(chǔ)，并以各事業(yè)單位的實(shí)際工作情況進(jìn)行檔案管理制度的建設(shè)。因行政事業(yè)單位的工作情況不同，各單位在社會(huì)所履行的責(zé)任和義務(wù)也不同，在人事檔案管理制度的建設(shè)上，也要依據(jù)單位特點(diǎn)進(jìn)行發(fā)掘和總結(jié)，建立與實(shí)際情況匹配并與單位結(jié)構(gòu)一致的科學(xué)化規(guī)章制度，以此來(lái)保證人事檔案管理工作的有效開(kāi)展。

2.2職責(zé)與權(quán)益

檔案管理人員的權(quán)益應(yīng)該受到單位和領(lǐng)導(dǎo)和重視，如果不重視則會(huì)對(duì)人事檔案管理工作帶來(lái)消極的影響，因此在制定檔案管理制度過(guò)程中，要確保檔案管理工作具備合法性和原則性，同時(shí)明確主管領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限和職責(zé)，確保檔案管理工作可持續(xù)的發(fā)展。事業(yè)單位的檔案管理工作具備雙向性這一特點(diǎn)，職責(zé)與權(quán)益的保證可以促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展。

2.3制定與執(zhí)行

科學(xué)的管理制度是檔案管理有效開(kāi)展的重要保障，針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理來(lái)說(shuō)，全方位多角度的探索與挖掘管理方法，并進(jìn)行系統(tǒng)性的總結(jié)是非常必要的，從事業(yè)單位性質(zhì)出發(fā)，總結(jié)規(guī)章制度使之更為合理、系統(tǒng)、科學(xué)，以此來(lái)完善檔案管理方法。現(xiàn)實(shí)中還要注意對(duì)檔案管理制度的可行性和實(shí)用性進(jìn)行監(jiān)督，通過(guò)執(zhí)行管理制度來(lái)檢驗(yàn)其完備性，并結(jié)合實(shí)踐理論來(lái)完善檔案管理制度，達(dá)到以人為本、規(guī)范合理。

3事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1完善事業(yè)單位檔案管理監(jiān)管制度

事業(yè)單位的人事檔案管理制度應(yīng)從內(nèi)容、質(zhì)量、形式、方法上進(jìn)行全面的監(jiān)管和完善。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況和國(guó)家規(guī)定來(lái)完善檔案管理的監(jiān)管機(jī)制，通過(guò)監(jiān)督機(jī)制來(lái)審查檔案處理的效果，促進(jìn)檔案整理、分類、存放的規(guī)范化和科學(xué)化，只有這樣才能夠確保事業(yè)單位人事的檔案管理工作走向正軌。

3.2做好人事檔案的保密工作

人事檔案管理是對(duì)事業(yè)單位重要人才數(shù)據(jù)和核心技術(shù)進(jìn)行記錄、保存、管理的全過(guò)程，如果出現(xiàn)問(wèn)題會(huì)對(duì)資料的安全性和人員的安全性帶來(lái)危害，因此應(yīng)做好事業(yè)單位人事檔案的保密工作，確保人才信息和數(shù)據(jù)信息只有內(nèi)部人員掌握。筆者認(rèn)為應(yīng)從事業(yè)單位檔案的存放地點(diǎn)出發(fā)，確保其存放在安全地點(diǎn)，并有專職人員進(jìn)行監(jiān)督和審查，同時(shí)人才檔案與信息檔案應(yīng)分開(kāi)進(jìn)行存放，以提高檔案管理的機(jī)密性。

3.3利用現(xiàn)代技術(shù)開(kāi)展人事檔案管理

信息技術(shù)是人事檔案管理發(fā)展的重要方向，從事業(yè)單位發(fā)展的角度出發(fā)，應(yīng)多利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案工作的管理。利用計(jì)算機(jī)來(lái)保存和傳遞人事檔案非常方便，如：人員照片、個(gè)人情況、專利證書(shū)、科學(xué)成果等，這些信息內(nèi)容都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)保存和傳遞，并且避免了丟失和損壞。信息技術(shù)也可以使人事檔案的管理變得更為方便，如：利用軟件來(lái)查詢單位高級(jí)職稱的人員等。所以，事業(yè)單位應(yīng)多利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，以此促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張哲冰.事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路思考[J].才智,2015(32).

第8篇：檔案管理的職責(zé)范文

1.對(duì)檔案管理工作缺乏足夠重視

做好醫(yī)院檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展都具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義，順利開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作不僅利于醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)獲得巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，而且關(guān)系到眾多患者的健康乃至生命安全。然而，當(dāng)前一些醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識(shí)，只將檔案管理看成簡(jiǎn)單的病歷資料的搜集和保存，認(rèn)為檔案管理工作的意義不大，不能充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性和必要性，繼而嚴(yán)重制約了醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。

2.檔案管理制度不夠健全和完善

檔案管理對(duì)于是否歸檔的材料信息缺乏明確的內(nèi)容界定，日常監(jiān)督、檢查與考核很難得到落實(shí)，檔案資料信息的收集不全集中于醫(yī)院系統(tǒng)中，國(guó)家衛(wèi)生行政部門(mén)已經(jīng)制定了適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展需要的、較為完善的管理制度及各類人員的職責(zé)范疇，而關(guān)于檔案管理的制度和相關(guān)職責(zé)卻未加設(shè)定，同時(shí)也缺乏相關(guān)的監(jiān)督、檢查及考核措施。在醫(yī)院的目標(biāo)管理考核體系中，也并未將檔案管理納入目標(biāo)考核的范疇，自上而下整體上存在著無(wú)視檔案管理的現(xiàn)象，致使醫(yī)院的綜合管理工作呈現(xiàn)較為混亂的狀態(tài)，不利于醫(yī)院全面工作的正常開(kāi)展。

3.檔案管理工作軟、硬件設(shè)施資金投入不足

隨著新醫(yī)改的進(jìn)一步深化，各醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件設(shè)施已經(jīng)無(wú)法滿足于醫(yī)院自身不斷發(fā)展的需要，由于資金投入不足，當(dāng)前門(mén)診、急診及住院病房等基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，便出現(xiàn)了醫(yī)療用房不足的現(xiàn)象，甚至檔案管理庫(kù)房被肆意占用，乃至達(dá)到不能正常開(kāi)展工作的程度。同時(shí)，也由于缺乏資金投入，造成檔案管理設(shè)備及技術(shù)手段相對(duì)滯后，一部分檔案得不到合理有效保存，出現(xiàn)年年倒柜的耗費(fèi)人力、財(cái)力的現(xiàn)象，也抑制了檔案管理工作的高效發(fā)展。

4.檔案管理人員綜合素質(zhì)較差

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響到檔案管理工作水平，醫(yī)院管理專業(yè)人員隊(duì)伍中，仍缺乏專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員，檔案管理人員在文化程度、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力方面都參差不齊。而且，大部分檔案管理人員一直固守傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理觀念及管理水平已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新醫(yī)改發(fā)展的基本需求，檔案管理缺乏活力和創(chuàng)新機(jī)制。

二、強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)從提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)、實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化等方面入手。

1.必須提高對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的服務(wù)性綜合管理工作，因此，應(yīng)自上而下提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。必須認(rèn)真貫徹《檔案法》，調(diào)整和更新檔案管理理念。檔案部門(mén)也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的宣傳力度，通過(guò)宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響力，使全院上下充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，杜絕各部門(mén)無(wú)視或忽視檔案資料的現(xiàn)象，全面提高檔案管理意識(shí)。

2.將檔案工作納入醫(yī)院綜合管理工作之中

必須將檔案管理工作納入醫(yī)院日常管理工作的重要議事日程，建立和完善檔案管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制。力求做到“三納入”和“四同時(shí)”，“三納入”是指納入醫(yī)院規(guī)劃和計(jì)劃、納入檔案管理制度、納入相關(guān)人員的職責(zé)范疇；“四同時(shí)”是指在布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收其他各項(xiàng)工作的同時(shí)，必須抓好檔案管理的布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收工作。必須將檔案管理工作作為醫(yī)院發(fā)展的核心內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院建設(shè)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同步規(guī)劃和同步發(fā)展，以便更好推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利、有序開(kāi)展。

3.建立和完善檔案管理工作制度

要確保檔案管理工作的健康、有序開(kāi)展，必須建立和完善檔案管理工作制度。醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真貫徹和執(zhí)行國(guó)家制定的相關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，并結(jié)合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展情況制定一系列的檔案管理制度，如收集制度、整理制度、歸檔制度、借閱登記制度、統(tǒng)計(jì)制度、鑒定銷(xiāo)毀制度等，使收集有范圍，整理有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，管理有措施。同時(shí)，有效構(gòu)建以院長(zhǎng)為第一責(zé)任人的檔案管理模式，各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，依照檔案管理制度做好本部門(mén)檔案管理工作，形成完善的系統(tǒng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

4.加大檔案管理工作資金投入

加大資金投入，有效改善檔案管理的設(shè)施及提升技術(shù)水平是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)條件。首先，逐漸改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施及相關(guān)保護(hù)措施，比如檔案庫(kù)房的空調(diào)、除濕設(shè)備，防火、滅火設(shè)備，高效滅蟲(chóng)、滅鼠設(shè)備，全面實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化高效管理。其次，投入資金，全面引入和發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高管理效率。第三，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)必須有必要的資金支持。

5.建立或完善電子檔案

電子檔案的建立使檔案管理工作變得更為方便、快捷和高效，使以前耗時(shí)耗力的檔案管理工作變得異常省時(shí)省力，使檔案信息的收集、處理、保存和利用均能獲得事半功倍的積極效果，大大提高了檔案管理的工作效率和管理水平。醫(yī)院必須建立或完善電子檔案，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院檔案信息的收集、傳遞、保存和開(kāi)發(fā)利用，將檔案信息資源做好具體分類，如可分為基建管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理、患者信息等諸方面，錄入計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)中，確保檔案完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。

6.全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，應(yīng)定期或不定期組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作，促使檔案管理人員不斷努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，真正掌握檔案現(xiàn)代化管理的綜合技能，逐步形成系統(tǒng)化、全方位、立體化的檔案管理體系，使醫(yī)院檔案信息資源為醫(yī)院發(fā)展提供全面服務(wù)。其次，深入了解和掌握臨床一線的醫(yī)療情況、科研發(fā)展對(duì)于檔案信息管理的基本需求，不斷總結(jié)和改進(jìn)檔案管理工作，以最大化推進(jìn)檔案管理水平的提高。

7.開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，服務(wù)社會(huì)

由于醫(yī)院全面工作運(yùn)營(yíng)開(kāi)展過(guò)程中形成的各類文件、決議、方案、合同、協(xié)議等重要資料，真實(shí)反映了醫(yī)院各個(gè)時(shí)期的發(fā)展歷程，具有很重要的查考價(jià)值。因此，檔案管理人員必須積極樹(shù)立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，明確內(nèi)容歸檔范疇，多渠道、多途徑開(kāi)發(fā)檔案信息資源，不斷提高檔案管理質(zhì)量和強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，力求為醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)學(xué)科研提供全面服務(wù)。組織開(kāi)展各種編研活動(dòng)，精心編寫(xiě)各類專題匯編，并在醫(yī)院網(wǎng)站上各類信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為醫(yī)院爭(zhēng)創(chuàng)優(yōu)秀醫(yī)院提供完整、真實(shí)、可靠的參考依據(jù)，提高檔案信息資源的利用率。

三、結(jié)語(yǔ)

第9篇：檔案管理的職責(zé)范文

前言

醫(yī)院檔案管理對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)學(xué)事業(yè)的科學(xué)研究都有著十分重要的作用，隨著科技的發(fā)展傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理形式已經(jīng)不能滿足日益增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)量的需求，所以我們應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的改革讓醫(yī)院檔案管理工作做得更好地。所以本文主要對(duì)醫(yī)院檔案管理工作中的誤區(qū)進(jìn)行相應(yīng)的分析，同時(shí)探討相應(yīng)的改進(jìn)的方法。

1 檔案管理工作中的誤區(qū)

1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低

由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，所以在一些部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)中存在著對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，“重醫(yī)療、輕檔案”的意識(shí)較為嚴(yán)重。由于對(duì)檔案重視不夠，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足所以現(xiàn)有的檔案利用率不高，檔案管理制度相對(duì)落后。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)療科學(xué)技術(shù)不斷提高，新的、先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療手段不斷投入使用，而相關(guān)的檔案管理制度卻沒(méi)有得到及時(shí)補(bǔ)充和修訂，致使有些很有價(jià)值的科研成果資料未能及時(shí)整理歸檔。由于檔案管理分散，各科室分散管理，不利于檔案的完整和安全，也不利于檔案利用率。甚至出現(xiàn)重復(fù)保存，造成物力、人力、和空間的浪費(fèi)，更有許多應(yīng)該納入管理的檔案卻沒(méi)有納入管理。

1.2 檔案管理制度不健全，管理效率不高

在醫(yī)院管理中，涉及檔案管理的制度、職責(zé)以及檢查考核制度仍不夠健全。 由于管理制度不嚴(yán)、不健全，各科室保管的材料不能及時(shí)移交綜合檔案室，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全，甚至出現(xiàn)遺失或損毀。檔案管理制度不健全，在醫(yī)院管理中，一般都按照衛(wèi)生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少。由于沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施，也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核方案中，致使檢查督促考核也得不到落實(shí)。

1.3 檔案管理人員文化素質(zhì)低，業(yè)務(wù)水平不高

我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍參差不齊主要體現(xiàn)在思想觀念落后、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面。缺乏現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，外語(yǔ)差，檔案專業(yè)畢業(yè)的高層次人才較少，己經(jīng)成為阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的主要原因。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)卻沒(méi)有納入計(jì)劃，檔案管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，服務(wù)方式和管理水平跟不上時(shí)展的要求，缺乏創(chuàng)新和活力。同時(shí)，給檔案管理帶來(lái)較大困難的原因是檔案管理人員工作變動(dòng)較大，檔案管理作為一專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科，需要有一定專業(yè)知識(shí)的人才才能管好用好檔案，管理人員在長(zhǎng)期管理過(guò)程中所積累的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)對(duì)檔案管理很重要，但由于一些醫(yī)院的檔案管理人員經(jīng)常變動(dòng)，不但致使己經(jīng)培養(yǎng)好的檔案人員發(fā)揮不了作用，而且還需要對(duì)新的工作人員重新培養(yǎng)鍛煉，給檔案管理帶來(lái)很大的困難。

2 如何改進(jìn)檔案管理工作中的誤區(qū)

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵所在和重要保證，也是科學(xué)管理檔案的前提條件。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，各級(jí)醫(yī)院要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把它納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。平日里加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)和充分認(rèn)識(shí)檔案的重要意義，從而更好地支持檔案管理工作。檔案管理工作業(yè)務(wù)性很強(qiáng)，因?yàn)槠鋵I(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、內(nèi)容繁雜。若要做好此項(xiàng)工作，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持單一靠檔案管理部門(mén)是難以開(kāi)展的。檔案管理的工作人員要轉(zhuǎn)變“重管輕用”的觀念，克服“無(wú)所作為”的消極落后思想意識(shí)，要解放思想，更新觀念，變封閉式管理為開(kāi)放型管理，為上門(mén)查閱檔案的人員提供熱情的服務(wù)，主動(dòng)為醫(yī)學(xué)、科研活動(dòng)提供各種咨詢服務(wù)。

2.2 構(gòu)建檔案管理工作小組，制定相應(yīng)的考核制度

成立的檔案管理工作小組做為檔案管理機(jī)構(gòu)按責(zé)任應(yīng)具備組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)，成員為主要科室主任。各科室都要設(shè)一名兼職檔案管理員，其主要負(fù)責(zé)是對(duì)本科室的檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔，并定期交至檔案室存檔。這樣，通過(guò)過(guò)檔案管理組織機(jī)構(gòu)的建立，從而保證了整個(gè)醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行。醫(yī)院應(yīng)除了要將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書(shū)之中，還應(yīng)該將檔案管理與科主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，既要要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理工作，又要明確科主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任，為促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范提供了制度指標(biāo)。拓展檔案的歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院面對(duì)醫(yī)療市場(chǎng)所進(jìn)行的各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，些經(jīng)營(yíng)活動(dòng)要形成各種不同的方案、協(xié)議等，應(yīng)及時(shí)收集歸檔。又如提倡采購(gòu)招標(biāo)，其招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。所以，要進(jìn)一步健全醫(yī)院檔案管理組織，落實(shí)專人收集。

2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

目各醫(yī)院從事檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)程度明顯不足，很原來(lái)不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)，而是從行政、護(hù)理、計(jì)算機(jī)管理等部門(mén)轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)的，在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間專業(yè)培訓(xùn)之后，便開(kāi)始從事檔案管理工作。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。 各醫(yī)院應(yīng)結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。管理制度是各項(xiàng)管理工作的靈魂，如果沒(méi)有一套嚴(yán)格的管理制度，檔案收集處理的過(guò)程將十分混亂。要改變觀念，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，盡快實(shí)現(xiàn)服務(wù)主體由封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式由實(shí)體型向信息型轉(zhuǎn)變，服務(wù)手段由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。要注重檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高其思想水平和專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)科學(xué)管理能力，更好地勝任本職工作。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立醫(yī)院檔案管理人才梯隊(duì)，以便適應(yīng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展，不斷推動(dòng)檔案管理水平的提高。通過(guò)這樣的方式可以幫助我們更好地做好醫(yī)院的檔案管理工作，完成組織上的安排。