檔案數(shù)字化管理精選(九篇)

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第1篇：檔案數(shù)字化管理范文

一、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的利與弊

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)：一是信息管理數(shù)字化。采用先進(jìn)數(shù)字化存儲技術(shù)方案，具有通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時(shí)瀏覽等特點(diǎn)。二是資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)來建設(shè)虛擬資源，從而達(dá)到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以使利用者進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息，獲取更為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時(shí)間長：100年以上；保真性高：而一般的紙介質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；真正實(shí)施在線：授權(quán)使用者可以隨時(shí)訪問自己所需要的檔案資料。

但是以磁盤或光盤等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢，其局限性也很明顯，如不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個(gè)人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)各不相同，對軟硬件依賴大；其影像記錄的穩(wěn)定期限不長。

二、數(shù)字化管理模式下對電子文件的歸檔管理

目前，對于電子文件的管理，有些企業(yè)將原電子文件保存在形成部門，沒有歸檔。也有一些企業(yè)將歸檔的紙制文件和電子文件分別歸口到檔案部門和信息技術(shù)部門。這兩種做法都有缺陷。形成部門看中電子文件在處理現(xiàn)行事務(wù)中的作用，由其自行管理往往出現(xiàn)短期行為，而且管理不規(guī)范，造成企業(yè)對這些電子文件的失控。由信息技術(shù)部門統(tǒng)一管理，常常把電子文件視同于一般的電子信息，主要著眼于技術(shù)管理，不能全面把握電子文件的價(jià)值和聯(lián)系性，對其真實(shí)性、完整性、長期可讀性的保障措施不夠得力，無法確保其行政有效性和法律憑證性的管理要求。電子文件與紙制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，給日后的查找利用帶來困難。根據(jù)《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）中都明確規(guī)定機(jī)構(gòu)內(nèi)部的電子文件應(yīng)由檔案部門歸口管理。檔案部門通過建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，制定和推行統(tǒng)一管理制度等措施，對本企業(yè)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一管理。這對于保證電子文件的完整安全和有效利用有明顯的優(yōu)越性。

三、電子文件的鑒定

歸檔前要對電子文件進(jìn)行鑒定。這一工作主要是鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限，并據(jù)此刪除已收集積累但無保存價(jià)值的電子文件，并予以銷毀。也可以說，是保證歸檔電子文件準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，確定檔案屬性的工作。

其中自動鑒定的方法是制定電子文件保管期限表。它是電子文件鑒定的依據(jù)性文件。在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的調(diào)查階段就著手制定保管期限表。電子文件保管期限表是自動鑒定功能能否實(shí)現(xiàn)的重要因素，通過系統(tǒng)自動運(yùn)用保管期限表，鑒定時(shí)完全可以不必審閱全部文件，因而也就避免了為挑選少量文件長久保存而必須審閱全部文件的低效率現(xiàn)象。為提高電子文件保管期限表的實(shí)際應(yīng)用效率，保管期限表的制定工作應(yīng)納入電子文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段。文件一旦生成，系統(tǒng)將文件與保管期限表的條款對照判斷，確認(rèn)文件是否能進(jìn)人正常的處理流程。參考本單位實(shí)際情況，將電子文件保管期限表做的更具體，保管期限劃分可以更小一些，還應(yīng)具有可拓展性，以便及時(shí)更新與補(bǔ)充。對于保管期限到期的文件，系統(tǒng)自動提示用戶進(jìn)行處置。

四、電子文件的著錄

完整的電子文件著錄工作可分為歸檔前文件級以及案卷級著錄和歸檔后案卷級以上的著錄。其中文件級以及案卷級著錄一般由電子文件形成部門完成，著錄文件與電子文件同時(shí)歸檔，即歸檔光盤中存放著相應(yīng)的“著錄文件”。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就必須在文件形成之前將著錄信息的形成和收集納入考慮范圍，從而實(shí)現(xiàn)“前端控制”。從設(shè)計(jì)的開始階段，設(shè)計(jì)人員先完成由檔案部門設(shè)計(jì)的著錄單，然后進(jìn)入設(shè)計(jì)系統(tǒng)界面開始設(shè)計(jì)工作。為了保證此項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案室可以根據(jù)需要將著錄項(xiàng)目編成統(tǒng)一的表格軟件，發(fā)給對方。以便于兩個(gè)部門的合作與銜接。案卷級以上的著錄由檔案室完成。要將機(jī)構(gòu)所有文件納入考慮范圍，再在全宗內(nèi)根據(jù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系劃分類別。

五、電子文件的維護(hù)

電子文件的數(shù)字化形態(tài)加大了日常維護(hù)的難度。例如：電子文件對系統(tǒng)有很高的依賴性，因此不但要保存好電子文件載體，還要保存完整的讀取環(huán)境，這無疑會增大管理成本。電子文件使用的是磁性、光學(xué)材料等精密型載體。因此，在電子文件的管理過程中要保護(hù)好其載體。控制好環(huán)境的溫濕度，做好防塵、防磁、防震工作。避免紫外線和有害氣體的影響。在日常管理中，軟盤和磁盤都應(yīng)垂直放置。對電子文件信息的保護(hù)也是保管電子文件的重要環(huán)節(jié)。對重要的程序和數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份。盡量選擇容量大、壽命長的備份介質(zhì)進(jìn)行定期備份，并指定專門人員完成備份，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；定期進(jìn)行病毒的檢測和清除；制定嚴(yán)格的管理制度，明確管理員職責(zé)和權(quán)限。

六、電子文件的安全問題

采用殺毒軟件控制網(wǎng)絡(luò)上病毒的傳播，樹立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念。不要寄望于恢復(fù)手段。對不需要再寫入或修改的軟盤加以寫保護(hù)。

綜上所訴，我們既要接受數(shù)字檔案館這一必然的發(fā)展趨勢，也要根據(jù)本單位的實(shí)際需要為它的發(fā)展道路做一個(gè)正確的定位。使數(shù)字化管理更好地為公司服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

第2篇：檔案數(shù)字化管理范文

[關(guān)鍵詞]聲像檔案；數(shù)字化管理

中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0212-01

1、聲像檔案存在的問題

目前仍存在檔案信息化程度不高、信息混亂、查詢不易等現(xiàn)象。對于聲像檔案管理方面的功能有待提高，加強(qiáng)規(guī)范，這樣一來必須面臨著需要解決三個(gè)問題：第一：檔案管理者的個(gè)人電腦及光盤的保存是主要介質(zhì)，但這個(gè)并不能滿足于當(dāng)今建設(shè)項(xiàng)目的需求，也不可能作為長久的保存及利用；第二：進(jìn)行人工查詢的數(shù)據(jù)照片和多媒體資料的模式費(fèi)時(shí)間，并且隨著聲像資料的不斷增多，查詢難度越來越大；第三：聲像檔案資料數(shù)字化時(shí)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致音質(zhì)參差不齊、編碼模式陳舊，隨時(shí)面臨淘汰的風(fēng)險(xiǎn)，對聲像檔案安全性沒有保證。因此，實(shí)現(xiàn)聲像檔案管理信息化，解決以上種種問題，整合內(nèi)外信息資源，形成立體強(qiáng)大的信息平臺，緩解各種傳媒手段給傳統(tǒng)電視媒體帶來的種種壓力從而進(jìn)一步提高工作效率，發(fā)揮聲像檔案的特殊作用。

2、涉及的方面

聲像檔案信息化需設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)一個(gè)功能相對完善的聲像檔案管理系統(tǒng)，對聲像檔案信息及其有關(guān)聯(lián)的信息進(jìn)行管理。

2.1聲像檔案信息化需要考慮的因素

①標(biāo)準(zhǔn)化需求：以系統(tǒng)建設(shè)為契機(jī)，規(guī)范聲像檔案管理規(guī)范及著錄規(guī)范； ②統(tǒng)一管理需求：檔案信息與聲像數(shù)字內(nèi)容的統(tǒng)一管理； ③兼顧各種檔案來源需求：多途徑收集和專業(yè)數(shù)字內(nèi)容采集： ④安全保存需求：聲像資源安全長期歸檔保存； ⑤查詢共享需求：資源高效查找與再利用。

2.2聲像檔案信息化應(yīng)遵循的原則

①系統(tǒng)性原則：聲像檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理時(shí)，必須從系統(tǒng)的角度出發(fā)，綜合分析各要素之間的關(guān)系，特別是要考慮與傳統(tǒng)檔案管理處理好系統(tǒng)關(guān)系。②標(biāo)準(zhǔn)性原則：信息化設(shè)計(jì)必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，包括統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)平臺和數(shù)據(jù)交換格式，并盡量與國際標(biāo)準(zhǔn)兼容。③先進(jìn)性原則：所有組成要素均應(yīng)充分地考慮其技術(shù)的先進(jìn)性。④安全性原則：安全可靠性是信息化要遵循的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。⑤實(shí)用性原則：聲像檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是一個(gè)循序漸進(jìn)、不斷擴(kuò)充、不斷完善的過程。

2.3業(yè)務(wù)流程梳理

對于聲像檔案來說，核心的業(yè)務(wù)過程可以包括三個(gè)環(huán)節(jié)：一是聲像檔案入庫：將聲像檔案采集導(dǎo)入到系統(tǒng)，檔案著錄編目審核、資料生命周期管理流程。二是檔案存儲管理：后臺流程自動按照設(shè)定需求轉(zhuǎn)換瀏覽碼率，同時(shí)按照策略進(jìn)行自動歸檔。三是聲像檔案出庫：按檔案管理規(guī)范資料申請審批下載輸出的流程。

2.4系統(tǒng)構(gòu)架

根據(jù)聲像檔案管理需求特點(diǎn)，信息化主要功能架構(gòu)設(shè)計(jì)：一是檔案業(yè)務(wù)層：包括聲像檔案整介收集、科學(xué)管理、開發(fā)利用三個(gè)核心管理模塊；二是聲像資料管理平臺層：聲像資料管理平臺主要實(shí)現(xiàn)聲像檔案管理中間件層，實(shí)現(xiàn)聲像資料通用管理；三是系統(tǒng)管理中心：主要是系統(tǒng)管理功能，包括系統(tǒng)配置、管理、監(jiān)控等功能。

2.5數(shù)據(jù)構(gòu)架

聲像檔案數(shù)字資源包含數(shù)據(jù)與內(nèi)容兩部分，數(shù)據(jù)通常是指由傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)處理的對象，內(nèi)容可以是紙上的文件、報(bào)告，可以是照片，傳真件、信件、視頻和音頻等數(shù)字化后形成的電子文件。應(yīng)該說內(nèi)容屬于數(shù)據(jù)，但和傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)又有很大的不同。內(nèi)容的范圍則寬廣得多。根據(jù)調(diào)研，目前各企業(yè)單位每天產(chǎn)生的信息中有85%左右是非結(jié)構(gòu)化的，內(nèi)容管理解決的就是這些信息的管理問題，進(jìn)行半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化信息的采集、管理、利用、傳遞和存儲，并能夠把它集成到結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)中。

對于聲像部分核心數(shù)據(jù)建議采用的數(shù)據(jù)規(guī)格可以是： ①紙質(zhì)檔案數(shù)字化。掃描方式：主要采用黑自（二值）方式掃描。當(dāng)黑白方式掃描清晰度較差時(shí)，采用灰度方式掃描，灰度方式一般采用256灰階。掃描分辨率：分辨率不低于150dpi。增減的程度以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰可見為準(zhǔn)。文件存儲格式：T IFF；②照片檔案數(shù)字化。掃描方式照片可選擇彩色或灰度兩種方式掃描，必須保留彩色時(shí)才采用彩色方式掃描，黑白照片采用灰度方式掃描。③底片數(shù)字化參數(shù)。④縮微膠片數(shù)字化。轉(zhuǎn)換方式：使用縮微膠片轉(zhuǎn)換儀器講行縮微膠片的數(shù)字化工作。縮微膠片的構(gòu)成方式采用“高對比”，保存方式采用“黑白”方式。轉(zhuǎn)換分辨率：對于一般縮微膠片，轉(zhuǎn)換分辨率采用200dpi；對于16mm膠片其分辨率不低于200dpi； 35m m膠片其分辨率不低于600dpi。文件存儲格式：轉(zhuǎn)換的圖像有為T IFF格式。對象選擇：轉(zhuǎn)換應(yīng)盡量采用母片來進(jìn)行 。⑤音頻檔案數(shù)字化、采樣頻率： 音頻檔案數(shù)字化洗用44.1kH作為聲音采樣標(biāo)準(zhǔn)。DVD中的聲音選用48kH z。文件有儲格式：：W A V或MP3。⑥視頻檔案數(shù)字化。文件存儲格式：影像檔案數(shù)字化選用M PEG2或者H 264格式作為影像存儲標(biāo)準(zhǔn)。如采用MPEG2格式，建議其標(biāo)清碼流大于12Mbit/s，高清碼率大于50Mbt/s。⑦圖紙檔案數(shù)字化。掃描方式：圖紙檔案采用黑白或灰度掃描方式，必須保留彩色時(shí)采用彩色方式掃描。

2.6資源搜索和查找

檔案管理面臨的主要挑戰(zhàn)之一是如何從大量檔案中獲得更多的價(jià)值。針對聲像檔案用戶需求，信息化應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索引擎，能提供全文搜索、檢索篩選、高級搜索、當(dāng)前位置搜索、分類搜索、標(biāo)簽組搜索等功能，保證用戶在龐大的聲像檔案庫庫中能夠方便、快捷地找到屬于自己的聲像檔案。

2.7在線查看與使用

方便用戶瀏覽及快速定位聲像檔案，提供多種模式列表、瀏覽模式。不僅是能夠讓用戶把聲像檔案存進(jìn)去管理起來，還更重要的是要讓用戶快捷方便的使用檔案。

2.8安全性考慮

監(jiān)控有助于管理人員檢測系統(tǒng)問題，快速定位故障；統(tǒng)計(jì)報(bào)告功能，使管理員能夠迅速產(chǎn)生對資源和系統(tǒng)使用情況的報(bào)告，如資源存儲量統(tǒng)計(jì)、下載數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和用戶審計(jì)跟蹤。通過實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息化，不僅解決原來聲像檔案管理混亂和空白聲像檔案與節(jié)目成品帶不容易分清楚的問題，而且改善聲像檔案資料利用率低、很多早年的資料無法使用的局面；杜絕聲像檔案資源的浪費(fèi)、大大提高工作效率；實(shí)現(xiàn)信息共享和調(diào)用，省去了借閱人員、檔案管理人員必須到檔案庫房查看的時(shí)間，從而節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力，使管理更加現(xiàn)代化、工作更加人性化。

3、結(jié)束語

聲像檔案的數(shù)字化處理，讓聲像檔案得到更好的保存外，提供利用也非常便利。流媒體技術(shù)的應(yīng)用將極大推動了聲像檔案信息化的建設(shè)，聲像檔案通過數(shù)字化，企業(yè)調(diào)用或查詢時(shí)非常便捷，只需要幾十秒甚至幾秒鐘便可以實(shí)現(xiàn)查詢調(diào)取，極大促進(jìn)了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

第3篇：檔案數(shù)字化管理范文

關(guān)鍵詞：文化館；檔案；數(shù)字化管理

一、前言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)得到了非常廣泛的應(yīng)用，為了適應(yīng)當(dāng)今社會文化館檔案管理的要求，需要將數(shù)字化的管理方式運(yùn)用于文化館的檔案管理工作之中，進(jìn)而提升檔案管理工作的水平，從而為珍貴的檔案資料提供良好的管理。在文化館檔案管理的實(shí)際工作中，要對當(dāng)前檔案管理工作的不足進(jìn)行充分的分析，再通過有針對性的引入數(shù)字化的管理方式，進(jìn)而彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，經(jīng)數(shù)字化技術(shù)充分的運(yùn)用于檔案管理之中。

二、文化館檔案數(shù)字化管理的必要性

文化館檔案的數(shù)字化管理是指通過掃描、拍照、手打等方式，將紙質(zhì)的檔案資料輸入到數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器之中進(jìn)行存儲，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的存儲、備份以及檢索利用等。對文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：（1）由于檔案資料往往都記錄于紙張之中，而紙是一種比較脆弱的載體，經(jīng)過長時(shí)間的使用會不可避免的發(fā)生不同程度的破損，會對檔案資料的完整性造成嚴(yán)重的影響，因此，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式有利于檔案資料的安全保存；（2）由于紙質(zhì)檔案會占用大量的空間，隨著檔案數(shù)量的不斷增多，對其進(jìn)行管理的難度也會越來越大，尤其是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，會浪費(fèi)大量的時(shí)間，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，能夠大大提高查閱效率，而且還有利于紙質(zhì)檔案的集中管理。

三、文化館檔案數(shù)字化管理的問題所在

由于檔案的數(shù)字化管理所涉及到的內(nèi)容較多，而且具有非常強(qiáng)的專業(yè)性，在當(dāng)前文化館檔案數(shù)字化管理過程中，存在著如下的問題：（1）檔案數(shù)字化處理設(shè)備配備不足，某些文化館的數(shù)字化處理設(shè)備還比較落后，僅配備了計(jì)算機(jī)和掃描機(jī)等最基本的處理設(shè)備。在對文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化過程中，還停留在本機(jī)上處理本機(jī)上保存的管理模式，沒有專業(yè)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、存儲設(shè)備及配套的安全設(shè)備。同時(shí)，還無法對數(shù)字檔案進(jìn)行有效的共享和進(jìn)行異地備份，導(dǎo)致數(shù)字檔案的安全性無法得到有效的保障。（2）檔案館缺少專業(yè)的數(shù)字化管理人員，文化館中的檔案管理人員往往都缺乏檔案數(shù)字化管理的理念，也就無法對數(shù)字化檔案進(jìn)行良好的管理。同時(shí)，檔案管也沒有對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)全面的數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)，雖然很多檔案管引入了先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理軟件，但是檔案管理人員缺乏相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理知識，也就無法充分的發(fā)揮出檔案管理軟件的作用。

四、提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平的有效措施

為了進(jìn)一步提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平，需要結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的實(shí)際情況，采取以下有效的改進(jìn)措施：（1）加大數(shù)字化檔案管理的投入，配備充足的數(shù)字化檔案管理設(shè)備。文化檔案館要加大檔案數(shù)字化管理設(shè)備的投入資金，并建立有效的監(jiān)督機(jī)制，確保資金能夠有效的投入到檔案數(shù)字化管理設(shè)備上。在設(shè)備類型的選擇上，要充分的考慮當(dāng)前文化館的實(shí)際需要以及經(jīng)濟(jì)上的合理性，優(yōu)選出技術(shù)先進(jìn)經(jīng)濟(jì)合理的數(shù)字化檔案管理設(shè)備，進(jìn)而提高檔案管理的數(shù)字化水平。（2）制定切實(shí)可行的人才引進(jìn)制度和培訓(xùn)制度，文化館要通過引進(jìn)專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人員和對檔案管理人員進(jìn)行有效的數(shù)字化管理培訓(xùn)，進(jìn)而提高檔案管理人員整體的數(shù)字化管理水平。文化館要加大人才引進(jìn)資金的投入，進(jìn)而吸引到更多優(yōu)秀的檔案數(shù)字化管理人才，從而快速提升檔案管理人員的整體水平。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理人員的數(shù)字化管理培訓(xùn)，通過進(jìn)行系統(tǒng)全面的有效培訓(xùn)，逐步提高檔案管理人員的整體數(shù)字化管理水平。

五、結(jié)語

綜上所示，在文化館的檔案管理工作中引入數(shù)字化的管理方式是大勢所趨，也是檔案管理發(fā)展的實(shí)際要求。通過對文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠有效的提高檔案的安全性，在實(shí)際的文化館檔案管理過程中，要對檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行充分的分析，尤其是檔案數(shù)字管理中存在的問題，進(jìn)而對問題采取有針對性的改進(jìn)措施，從而提高檔案管理的數(shù)字化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]趙紅穎.圖書檔案資源數(shù)字化融合服務(wù)實(shí)現(xiàn)研究[D].長春:吉林大學(xué),2015.

[2]彭清清.我國數(shù)字檔案館信息資源服務(wù)研究[D].合肥:安徽大學(xué),2014.

[3]王鎮(zhèn).縣級檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)研究—以太原市X縣為例[D].太原:山西大學(xué),2016.

第4篇：檔案數(shù)字化管理范文

關(guān)鍵詞:檔案管理 信息 數(shù)字化 網(wǎng)絡(luò)化

Abstract: the archives information essence is the digital and network is the use of the computer technology, the amount of files with the digital information to express, storage, again through the network to transmission communication, realize high share files resources of the era. The file information network construction of archives work is the only way of in the network era, deepening the archives of socialization service request inevitably.

Keywords: file management ,information, digital, network

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

作為檔案信息化,我認(rèn)為就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理、開發(fā)和提供利用服務(wù)的過程。據(jù)報(bào)道,保存大量珍貴檔案文獻(xiàn)的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉(zhuǎn)換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境開展的檔案信息服務(wù)方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用在國內(nèi)較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務(wù)的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出將檔案信息化建設(shè)作為今后較長時(shí)間內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點(diǎn)之一。

一、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的必備條件

實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,必須具備一定的條件才能實(shí)現(xiàn)。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案并傳輸上網(wǎng)的硬件設(shè)備;二要有檔案信息上網(wǎng)、利用、組織等系統(tǒng)的法律、法規(guī)和規(guī)章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術(shù)人才。現(xiàn)在就對這三個(gè)條件分析如下:

1. 檔案信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的配置。檔案信息上網(wǎng),一要有輸入、輸出的終端設(shè)備計(jì)算機(jī);二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的掃描輸入器。這是四個(gè)基本設(shè)備。這四個(gè)設(shè)備的配置,關(guān)鍵就是領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識、重視和資金的投入。實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的普及,互聯(lián)網(wǎng)的開通,從大環(huán)境上講,這些條件容易實(shí)現(xiàn)。但對于檔案界這個(gè)小環(huán)境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財(cái)政,一些黨政領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財(cái)政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現(xiàn)代化設(shè)備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運(yùn)用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。

2. 制定統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)范。第一,檔案信息是一個(gè)內(nèi)容十分豐富,形式極其復(fù)雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔,就必須在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準(zhǔn)確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個(gè)完整的管理體系,對文件的產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期應(yīng)進(jìn)行全程管理,涉及到文件的流程、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,對重要的、保密的程序和數(shù)據(jù)要加密并備份,隨時(shí)進(jìn)行病毒檢測、制定系統(tǒng)運(yùn)行安全管理和電子文件管理制度,規(guī)范重要的場所(如機(jī)房、庫房等)的出入規(guī)則,制定保護(hù)政策、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,從而建立一個(gè)涵蓋檔案信息資源、計(jì)算機(jī)全部管理活動的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護(hù),也應(yīng)有一定的規(guī)則。因此檔案信息的編輯、保管、轉(zhuǎn)載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網(wǎng)上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費(fèi)用,就只好在網(wǎng)上進(jìn)行,這樣就應(yīng)該建立檔案信息利用收費(fèi)網(wǎng)站。國家制定統(tǒng)一的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和自動計(jì)費(fèi)軟件。對每次的訪問收費(fèi),都必須有一個(gè)系統(tǒng)而詳細(xì)的規(guī)定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。

3. 建立一支會計(jì)算機(jī)編輯、會操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高技術(shù)管理人才隊(duì)伍。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作,信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊(duì)伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此,檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的對策

隨著網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網(wǎng)上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.加強(qiáng)網(wǎng)上用檔管理理論研究。為了更好地開展網(wǎng)上工作,保證提供系統(tǒng)、完整、真實(shí)的電子文件信息給利用者,我們必須加強(qiáng)歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時(shí)應(yīng)有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。

2.加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置?，F(xiàn)階段檔案部門設(shè)備十分落后,現(xiàn)代化程度不高。因此,我們要加強(qiáng)宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業(yè)的投入。再就是要把檔案事業(yè)推向市場,讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值,把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營,增加社會對檔案事業(yè)的投入?？傊?要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進(jìn)的管理設(shè)備。

3.加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)。人才確定事業(yè)成敗,檔案事業(yè)發(fā)展與否,關(guān)鍵在人才。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理軟件的編輯開發(fā)人才,爭做網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理人才,爭做網(wǎng)絡(luò)檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。

4.加強(qiáng)網(wǎng)上用檔的法律、制度的制定。必須加強(qiáng)風(fēng)上用檔工作立法和制度的建設(shè),用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進(jìn)行規(guī)范:

(1)加強(qiáng)網(wǎng)上用檔的立法規(guī)定,對那些非授權(quán)訪問,冒充合法用戶破壞數(shù)據(jù)完整性、干擾系統(tǒng)正常運(yùn)行、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子,要以法律為武器進(jìn)行堅(jiān)決的打擊。(2)制定應(yīng)急計(jì)劃,進(jìn)行安全檢查和審計(jì),撰寫安全情況匯報(bào)的規(guī)定;(3)嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限管理,包括授予完成工作所需最小特權(quán)、回收特權(quán)的規(guī)定。(4)網(wǎng)上查閱檔案信息目錄的規(guī)定。(5)定期進(jìn)行安全評估,不斷改進(jìn)、優(yōu)化系統(tǒng)的規(guī)定。

三、如何保障檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)安全

作為開放的信息交流平臺,Internet的某些特殊屬性對檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性帶來了一定威脅。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,影響檔案信息服務(wù)安全的主要因素有三個(gè)方面:操作系統(tǒng)因素、硬件設(shè)備因素以及“網(wǎng)絡(luò)黑客”因素。其中操作系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)運(yùn)行的最基本的要求,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳遞,首先要解決操作系統(tǒng)的安全問題;硬件設(shè)備對檔案信息安全的影響主要來自其核心——CPU芯片的安全性,亦應(yīng)引起我們的關(guān)注;“網(wǎng)絡(luò)黑客”則是專指非法制作與傳播計(jì)算機(jī)病毒或惡意攻擊特定網(wǎng)站的人。其行為借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息資源的安全同樣構(gòu)成危害:存儲于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息,會因病毒的侵襲而發(fā)生嚴(yán)重?fù)p毀。因此,利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開展檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性問題需要我們采取必要措施,保證檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全與正常運(yùn)行。并根據(jù)檔案信息自身的特點(diǎn)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合利用的實(shí)際需要,健全相關(guān)的防火墻技術(shù)、VPN(虛擬專用網(wǎng))技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備災(zāi)基地建設(shè)等,以切實(shí)保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源優(yōu)化整合與開發(fā)利用的安全。

參考文獻(xiàn)：1.趙培慎;要想有地位必須有作為[J];檔案管理;1994年02期

第5篇：檔案數(shù)字化管理范文

關(guān)鍵詞：礦山；環(huán)境治理；數(shù)字化

一、南京市礦山治理檔案管理的現(xiàn)狀及數(shù)字化意義

（一）南京市礦山治理檔案管理現(xiàn)狀

為適應(yīng)新形勢、新要求，南京市政府成立了南京市廢棄露采礦山環(huán)境治理領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負(fù)責(zé)廢棄露采礦山環(huán)境治理工作的組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督等工作，并在南京市國土資源局下設(shè)辦公室。南京市依托國家示范工程、京滬高鐵沿線（南京段）宕口治理等重點(diǎn)工程，對全市急需治理的109個(gè)廢棄宕口開展了礦山環(huán)境治理三年行動計(jì)劃。在治理過程中每一個(gè)項(xiàng)目都會產(chǎn)生大量的原始資料，例如：立項(xiàng)批文、方案設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、資金撥付材料等等，這些紙質(zhì)材料一般都存放在處室里或者由各分局負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔，進(jìn)行日常的分解管理，目前還沒有針對性規(guī)范的整理模式，在工作中都是參照普通的檔案管理方式進(jìn)行收集整理，僅局限于平時(shí)工作中簡單的查詢和調(diào)用，這就對我們及時(shí)開展科學(xué)規(guī)范的檔案整理和利用提出了更高的要求。隨著當(dāng)前國土資源管理信息化的發(fā)展趨勢，需結(jié)合“一張圖”建設(shè)將礦山環(huán)境治理相關(guān)內(nèi)容納入其中，加快推進(jìn)礦山環(huán)境治理工作和跟蹤管理工作，實(shí)現(xiàn)宕口治理項(xiàng)目相關(guān)內(nèi)容的可查詢、可錄入、可更新、可監(jiān)管、可統(tǒng)計(jì)，提高礦山環(huán)境治理工作效率和監(jiān)管水平。而傳統(tǒng)的檔案管理與傳播方式，即實(shí)施手工管理檔案，信息形態(tài)主要以紙質(zhì)等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的和以點(diǎn)到點(diǎn)的傳播，即使經(jīng)過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，利用的覆蓋面也相對較小，很難適應(yīng)快速準(zhǔn)確的利用要求，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)。隨著信息化建設(shè)的日益廣泛和深入，檔案數(shù)字化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然方向。

（二）南京市礦山治理檔案數(shù)字化管理意義

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》DA/T31—2005，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的定義是：采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。檔案數(shù)字化通常開展的方式，是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高科技，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。開展進(jìn)行礦山治理檔案的數(shù)字化管理，就是將紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，以及電子文件及數(shù)碼影像文件的集中統(tǒng)一的管理和應(yīng)用，主要具有以下兩方面的積極意義：1.對檔案原件具有積極的保護(hù)作用。在日常工作利用中，網(wǎng)上查閱掃描件代替調(diào)閱紙質(zhì)檔案原件,使原件得到妥善的保存保管，有效減輕人員工作量，提高工作效率。2.在檔案共享利用的空間和時(shí)間上，提供了更大的可行性和便利度。可以實(shí)現(xiàn)在“一張圖”等統(tǒng)一平臺的圖形、數(shù)據(jù)、文檔綜合查詢利用，快速簡便地調(diào)閱自己需要的檔案信息資源。數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)可以多量備份，實(shí)現(xiàn)多地保存和異地傳輸。

二、南京市礦山治理檔案數(shù)字化管理需求

（一）需求概述

以“一張圖”系統(tǒng)作為業(yè)務(wù)前臺開展礦山治理的各項(xiàng)日常管理工作，檔案管理系統(tǒng)作為后臺做好各種礦山治理紙質(zhì)檔案電子化掃描數(shù)字化處理以及各類電子材料的整合、歸檔和數(shù)據(jù)提供利用工作。兩個(gè)系統(tǒng)之間做好數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)使用。最終實(shí)現(xiàn)在日常管理工作中需要查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案時(shí)，通過簡單快捷的檢索方法，如輸入宕口名稱或者代碼，就能及時(shí)準(zhǔn)確調(diào)閱各種業(yè)務(wù)文檔、數(shù)據(jù)和圖表。為日常查閱利用、日常數(shù)據(jù)更新和后續(xù)管理發(fā)揮積極作用。在開展掃描操作時(shí)，利用高速掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，再結(jié)合大型存儲設(shè)備，組成完整的礦山治理電子檔案數(shù)據(jù)庫。通俗而言，就是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。這種方式實(shí)現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機(jī)器，且工作可以定量化，差錯(cuò)率相對較低，即便有一些錯(cuò)掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。這種方式投入相對較少，對人員技術(shù)要求相對較低，又能較快滿足對存量檔案的數(shù)字化管理需求。在資金充裕、人員短缺的情況下，也可以委托專門的檔案整理掃描公司，對存量礦山整治檔案進(jìn)行整理和掃描。數(shù)字化的礦山治理檔案以掃描文件形式存在，要妥善備份保存，至少備份兩套及以上。按照檔案主管部門要求，與紙質(zhì)檔案一起，實(shí)現(xiàn)雙套制保存。

（二）功能介紹

建立數(shù)據(jù)處理和檔案影像文檔管理統(tǒng)一查閱的礦山治理的監(jiān)管平臺，實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)功能。1.數(shù)據(jù)安全：采取先進(jìn)存儲設(shè)備，利用磁盤陣列存貯，建立專用數(shù)據(jù)服務(wù)器。數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)進(jìn)行多套備份，保證檔案數(shù)據(jù)安全不丟失。2.保密權(quán)限：基于數(shù)據(jù)庫的安全設(shè)計(jì)，可設(shè)定檔案的查閱權(quán)限，區(qū)別人員的職責(zé)權(quán)限，對不同的用戶賦予不同的查閱范圍。3.查閱功能：在查閱檔案時(shí)定位準(zhǔn)確、查詢迅速、圖像清晰。這要求建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫時(shí)，要嚴(yán)格保證檔案著錄準(zhǔn)確率。4.統(tǒng)計(jì)功能：監(jiān)管平臺通過設(shè)定的各種檢索字段，可以快速準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)各種數(shù)據(jù)，并做好日常更新統(tǒng)計(jì)。并將生成的電子報(bào)表及時(shí)歸檔。5.計(jì)劃功能：根據(jù)統(tǒng)計(jì)功能模塊的統(tǒng)計(jì)資料，利用經(jīng)驗(yàn)公式，做出季度或年度計(jì)劃預(yù)算提議，為相關(guān)部門提供參考。最后兩個(gè)統(tǒng)計(jì)功能，主要依靠“一張圖”的有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能實(shí)現(xiàn)。通過檔案管理系統(tǒng)的各種數(shù)字化檔案提供證據(jù)材料。

（三）作業(yè)要求

1.采取流水線作業(yè)方式。按照工作流程將各個(gè)工序細(xì)化與規(guī)范化，做到分工明確，各個(gè)工序相互銜接，環(huán)環(huán)相扣，工作中互相配合與支持，提高工作效率。2.采取高速掃描，彩色與黑白相結(jié)合，對個(gè)別材料進(jìn)行需要彩色掃描，大部分進(jìn)行黑白或灰度掃描。3.在存量檔案數(shù)量較大、掃描量較大時(shí)，也可考慮引進(jìn)第三方監(jiān)理進(jìn)行日常檢查和質(zhì)量檢驗(yàn)工作。日常的少量檔案補(bǔ)充掃描的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，可以由地環(huán)部門熟悉業(yè)務(wù)的工作人員擔(dān)任，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)改正。4.考慮運(yùn)用條碼技術(shù)管理檔案，即在檔案封面、卷內(nèi)目錄上打上條碼，方便掃描和今后管理使用。

三、南京市礦山治理檔案數(shù)字化操作流程

南京的礦山治理檔案數(shù)字化在操作實(shí)施過程中，要做好軟件開發(fā)與檔案前期整理、掃描、條目錄入、質(zhì)量檢查、掃描文件管理等全過程的協(xié)調(diào)配合問題。前期要細(xì)化做好礦山治理檔案歸檔范圍確定，掃描流程設(shè)計(jì)、掃描硬件配置等準(zhǔn)備工作，過程中要重點(diǎn)加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)，掃描后期要考慮做好人員配備，做好日常化的新增檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)礦山治理檔案數(shù)字化的長效管理。

（一）檔案分類整理，編制流水檔案號

按照礦山治理檔案分類細(xì)化要求，按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理、排序編頁，暫不裝訂，待掃描完成后再進(jìn)行裝訂。案卷目錄和卷內(nèi)目錄的樣式，應(yīng)根據(jù)檔案實(shí)際制定和調(diào)整。順序編制流水檔號。

（二）檔案著錄

礦山治理檔案的著錄，是實(shí)現(xiàn)今后檔案檢索查閱與管理的重要基礎(chǔ)工作，所以對文字錄入的準(zhǔn)確性要求很高，工作量大。著錄內(nèi)容按照國家《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求錄入，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。包括確定各具體著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。通常包括案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等。對于礦山整治檔案特有的項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目位置、土地權(quán)屬、組織實(shí)施單位、項(xiàng)目承擔(dān)單位等，作為特殊著錄項(xiàng)加以錄入，便于今后的檢索查詢和統(tǒng)計(jì)。

（三）檔案交接

礦山治理檔案分類整理后按年度、類別提出，提卷時(shí)數(shù)字化加工方的提卷人員按照要求，編寫檔案的頁號和需要掃描錄入的文件頁號后及抽取不需掃描的頁面，以確保檔案還原時(shí)能夠清楚區(qū)別和核實(shí)頁數(shù)，并按實(shí)際頁數(shù)填寫詳細(xì)的檔案交接清單，由雙方主管人員簽字。

（四）檔案的掃描

礦山治理檔案材料原件掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描?？梢愿鶕?jù)國家《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》制定具體的掃描要求，掃描人員按照要求操作，填寫移交清單（此移交清單是檔案拆分人員和掃描人員共同填寫）并簽字領(lǐng)取后進(jìn)行紙介掃描。掃描圖像使用先進(jìn)的圖像掃描處理軟件，掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對系統(tǒng)進(jìn)行定義，如自動傾斜校正、自動去污、自動分文件等批處理功能。在由系統(tǒng)自動處理功能的同時(shí)，掃描人員根據(jù)原件的實(shí)際情況做相應(yīng)的調(diào)整，如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時(shí)可根據(jù)不同原件的情況，調(diào)整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無損。

（五）圖像處理

采用自動化處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保礦山整治圖像質(zhì)量的完美。通過校對系統(tǒng)對圖像進(jìn)行校對，確保圖像順序正確、去斑點(diǎn)、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗(yàn)。在校對時(shí)發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時(shí)返回前一工序進(jìn)行改正。

（六）將掃描影像與著錄條目掛接

可以通過軟件，將質(zhì)量檢驗(yàn)后的掃描影像與系統(tǒng)的檔案目錄自動掛接，必要時(shí)手工輔助掛接。通過掛接實(shí)現(xiàn)再次的檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格做好記錄。

（七）掃描后還原整理和裝訂

完成檔案掃描后，安排專人負(fù)責(zé)案卷整理與還原。逐頁檢查，在預(yù)留裝訂邊、不缺頁、頁面不顛倒，圖件折疊符合要求等基礎(chǔ)上，完成檔案裝訂。按照已編檔號入庫上架排放。

（八）質(zhì)量檢驗(yàn)

第6篇：檔案數(shù)字化管理范文

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化技術(shù)；房地產(chǎn)；檔案；管理

0引言

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，近些年，房地產(chǎn)行業(yè)崛起，房地產(chǎn)增量的同時(shí)也帶來了房地產(chǎn)檔案管理難度的增加。而數(shù)字化技術(shù)的到來為管理部門提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行了革新，與手工處理相比較，數(shù)字化技術(shù)大大提高了處理效率。另外，智能化是數(shù)字化技術(shù)的顯著特征，大量的數(shù)據(jù)文檔通過數(shù)字化技術(shù)的處理，效率有明顯的提高，并且在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)上還能夠使數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理是社會發(fā)展的必然趨勢，也是房地產(chǎn)發(fā)展的必然需求。

1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)用的注意事項(xiàng)

目前，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量地運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，通過電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中，必須按照一定的原則對相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們帶來了便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒有較好的保護(hù)措施，相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)地做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請專業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問，使檔案的安全性得到充分的保障。

2房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

2.1專業(yè)性和項(xiàng)目性

專業(yè)性和項(xiàng)目性是房地產(chǎn)檔案管理最為突出的特點(diǎn)。所謂專業(yè)性，意思是房地產(chǎn)檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)，這是由房地產(chǎn)檔案的產(chǎn)生基礎(chǔ)而決定的，其檔案資料一般是管理活動中的真實(shí)資料。項(xiàng)目性指的是房地產(chǎn)建設(shè)與管理過程分為許多項(xiàng)目，根據(jù)不同項(xiàng)目建立檔案資料，管理也就相應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目而區(qū)分。

2.2分散性和集中性

房地產(chǎn)檔案管理的另一個(gè)特點(diǎn)是分散性和集中性。鑒于房地產(chǎn)項(xiàng)目的開發(fā)過程中，不同項(xiàng)目有著不同的工作內(nèi)容和流程，所以項(xiàng)目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個(gè)角度看，即使項(xiàng)目不同區(qū)分不同，但是從整體項(xiàng)目角度出發(fā)，是需要集中管理才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目的管理目標(biāo)的。因此，房地產(chǎn)檔案管理要把分散管理與集中管理結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終目的和效果。

3數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

3.1在檔案檢索和查詢中的應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案管理的貢獻(xiàn)很大，比較突出的一點(diǎn)是能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檔案檢索和查詢。傳統(tǒng)的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進(jìn)行查詢，而在數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)上的檢索和查詢，只需要輸入檢索內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫就可以省略傳統(tǒng)方式的繁瑣步驟，快速獲得結(jié)果，檢索十分快捷方便。除此之外，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)，檢索和查詢不會受時(shí)間和空間的影響，能夠隨時(shí)進(jìn)行，充分利用了檔案的價(jià)值。

3.2在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面的應(yīng)用

在房地產(chǎn)檔案的管理中，要確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)和完整，就在安全方面設(shè)置權(quán)限。檔案管理中，通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，將各環(huán)節(jié)劃分開，并進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣一來，房地產(chǎn)檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強(qiáng)了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。

3.3在檔案統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，信息量越來越大，需要以更先進(jìn)的技術(shù)和形式來滿足工作需要。因此，要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)分類和合理編制，這對于檔案的統(tǒng)計(jì)效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質(zhì)形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當(dāng)就會造成檔案資料的破壞，例如發(fā)生火災(zāi)的情況，會使檔案統(tǒng)計(jì)工作無法進(jìn)行下去，而數(shù)字化技術(shù)則避免了這些問題的困擾，通過將資料數(shù)字化存檔，能夠確保信息更加完整，統(tǒng)計(jì)效率和質(zhì)量更加高效?？傊瑱n案統(tǒng)計(jì)工作，離不來數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。

3.4在檔案分析中的應(yīng)用

所謂檔案分析，是指通過對檔案的整理和分析形成有價(jià)值的信息，提供給人們所用，使其進(jìn)行必要的活動。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的分析，過程迅速，結(jié)果準(zhǔn)確，與傳統(tǒng)分析手法相比，分析所用的時(shí)間較短，而且分析得出的結(jié)果精確且符合需求，使檔案的價(jià)值得到了積極的發(fā)揮。因此，在房地產(chǎn)檔案管理中，采取信息技術(shù)手段不斷進(jìn)行檔案分析，通過組合運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對于其他工作的開展也能夠起到積極的輔助作用。

4加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略和方法

首先，在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢下，僅僅做好數(shù)據(jù)信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關(guān)部門應(yīng)借助數(shù)字化的信息手段，對管理制度進(jìn)行深化。在人才建設(shè)方面，需要引進(jìn)更多的專業(yè)性強(qiáng)的信息化人才，以滿足時(shí)展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據(jù)實(shí)際情況和具體應(yīng)用情況進(jìn)行合理的劃分，制訂科學(xué)的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數(shù)，降低檔案信息被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，面對不安全的信息管理環(huán)境，建立應(yīng)急預(yù)案，當(dāng)管理系統(tǒng)遭到損壞時(shí)，能夠及時(shí)有效地進(jìn)行應(yīng)急處理，最大程度降低房地產(chǎn)檔案的損失。其次，在數(shù)字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規(guī)章制度，尤其在數(shù)字化系統(tǒng)的具體應(yīng)用中，通過高效的管理制度，創(chuàng)造一個(gè)房地產(chǎn)檔案管理的良好基礎(chǔ)。檔案管理運(yùn)行環(huán)境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數(shù)據(jù)化檔案管理工作帶來障礙?？傊?，運(yùn)行環(huán)境的管控是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過程，只有通過對操作進(jìn)行規(guī)范、對應(yīng)用系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行合理配置、明確相關(guān)監(jiān)督和責(zé)任主體，才能確保數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效果，體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價(jià)值。最后，雖然數(shù)字化技術(shù)下的房地產(chǎn)檔案管理工作有諸多方面的優(yōu)勢和突出效果，但由于信息原件是數(shù)據(jù)化檔案管理的前提和基礎(chǔ)，所以，對檔案資料原件的管理和保護(hù)也不能懈怠。可以建立設(shè)備設(shè)施完善的檔案室，指派專人進(jìn)行保護(hù)。在房地產(chǎn)檔案資料的運(yùn)用中，嚴(yán)禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實(shí)性。實(shí)施原件保護(hù)措施，不僅能夠在前期預(yù)防數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過程中房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息出錯(cuò)，還能夠在后期針對已出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)追蹤到原件進(jìn)行查詢和修改。

5結(jié)語

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案管理中，無論是對于檔案管理還是房地產(chǎn)建設(shè)管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。未來，數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用將會更加普遍，但同時(shí)也充滿挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)管理部門應(yīng)積極積累和探索應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，將更加科學(xué)合理的應(yīng)用成果充分引進(jìn)到房地產(chǎn)檔案管理中來，采取有效的管控措施，強(qiáng)化數(shù)據(jù)化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制，最大程度地預(yù)防和處理安全事故，確保房地產(chǎn)檔案的安全性，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［1］謝靖.淺議房管檔案的信息化建設(shè)［J］.上海房地,2016(11).

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第7篇：檔案數(shù)字化管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案信息共享；云計(jì)算

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平的不斷提高，我國各個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理也進(jìn)入了數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用層次，檔案作為一種信息資源，如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)社會共享，從而更好地為社會各領(lǐng)域服務(wù)已成為我國檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。從技術(shù)實(shí)現(xiàn)角度來說， 要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享對檔案信息有如下一些要求： 首先， 保證檔案信息的安全可靠， 即保證檔案信息的原始記錄性及其不被篡改； 其次， 保證檔案信息的有序性， 即保證檔案信息可以供檔案用戶迅速便捷的檢索利用；再次， 保證檔案信息的永久保存； 最后， 友好的用戶界面及方便直觀的操作對保證檔案信息資源共享達(dá)到最好的效果也是十分重要的。

一、檔案管理現(xiàn)象

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人在社會活動中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄， 它承載著人類活動的大量信息， 具有記載、延續(xù)人類文化的功能。作為檔案管理與利用對象的檔案資源是經(jīng)過特定歷史時(shí)期的逐漸積累而形成的具有原始記錄性和憑證性 近年來，隨著《檔案法》 及其相關(guān)法規(guī)的頒布、實(shí)施，檔案工作的透明度大為提高，國家檔案事業(yè)得到全面發(fā)展，在國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的社會潮流面前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式為滿足 而是要求在更大范圍內(nèi)、 更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會共享。

二、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的發(fā)展

技術(shù)的大變革，帶來了新的產(chǎn)品、新的產(chǎn)業(yè)和新的市場，同時(shí)也帶來了市場份額的重新分配?！霸朴?jì)算”這個(gè)概念也進(jìn)入人們的生活中。云計(jì)算是隨著處理器技術(shù)、 虛擬化技。Internet和電子商務(wù)的應(yīng)用，正打破歷史和地緣造成的差異，為每個(gè)民族和個(gè)人創(chuàng)造了走向新生活的無窮的、平等的機(jī)會。在Internet日益大眾化普及化、一批網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營型的公司（如亞馬遜網(wǎng)上書店、Dell電腦公司）涌現(xiàn)并成功運(yùn)作的背景下，鑒于Internet交易成本低、覆蓋面廣，將從根本上改變客戶對方便、速度、價(jià)格和服務(wù)的期望，傳統(tǒng)經(jīng)營向網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營轉(zhuǎn)變是必然趨勢。

三、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢

網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化計(jì)劃具備獨(dú)到的優(yōu)勢，服務(wù)便利化和快捷化是其顯著特點(diǎn)。面對各個(gè)單位或者整個(gè)一個(gè)單位系統(tǒng)的檔案，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理在人力、服務(wù)水平上面都有很大的進(jìn)步，且能提高辦事效率。數(shù)字時(shí)代信息資源共享都是以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為業(yè)務(wù)平臺進(jìn)行運(yùn)作的， 因而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中信息資源的整合與共享，往往需要一個(gè)能集合并能整合多類多來源信息資源，提供多來源信息高效檢索利用的網(wǎng)絡(luò)公共信息服務(wù)（共享）平臺信息服務(wù)（共享）平臺是信息集成 共享和交互的承載物，通過平臺，可以集成分散的信息資源，并為信息消費(fèi)者定位 交換和獲取信息，從而為用戶提供集成、 便利的信息服務(wù)環(huán)境， 目前在很多國家和社會領(lǐng)域的信息共享工程建設(shè)中，都在致力于建設(shè)各色的公共信息服務(wù)（共享）平臺。通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)，對于數(shù)字化檔案管理能有效提高辦事效率、工作效率和使工作便捷化這三個(gè)方面，相關(guān)從業(yè)人員四分之三以上的被調(diào)查人員持肯定意見，只有不到十分之一的人認(rèn)為在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于這部分調(diào)查人當(dāng)中有一些屬于年齡相對較大，對于計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握相對較少的人群，而數(shù)十年的工作經(jīng)驗(yàn)使得他們對于自己整理的相關(guān)檔案的查閱有相對比較高的記憶，所以他們認(rèn)為通過網(wǎng)絡(luò)化管理需要有一定的計(jì)算機(jī)操作能力，而相比較學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)，他們認(rèn)為過去的檔案管理方式更能適應(yīng)。

四、網(wǎng)咯數(shù)字化技術(shù)的不足

萬事萬物都具有兩面性，雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)具有無可厚非的優(yōu)勢，同時(shí)，它也存在一定的不足，運(yùn)用不當(dāng)也會造成一些負(fù)面影響。網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用水平相對較低，目前大多數(shù)單位所使用的網(wǎng)絡(luò)管理平臺都屬于比較成熟的管理平臺，但是對于大多數(shù)單位而言，其應(yīng)用的范疇卻很少，甚至很多單位僅僅使用了最簡單的功能，這種做法造成了資源的浪費(fèi)。若要實(shí)現(xiàn)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中制定的“依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國檔案工作信息網(wǎng)”的目標(biāo)，應(yīng)在檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)發(fā)展階段推進(jìn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度，為檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。尤其令人擔(dān)憂的是，這種非標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案還在與日俱增，如若允許這種現(xiàn)象持續(xù)發(fā)展下去，檔案信息資源共享恐怕只是一種奢望，其嚴(yán)重后果最終或?qū)?dǎo)致檔案信息化建設(shè)舉步艱難。在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中就存在網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入和資料的泄露，對于單位安全存在一定的隱患，這也是很多單位在檔案管理方面沒有實(shí)施網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理的重要因素。

五、如何完善數(shù)字化檔案管理

前面就一些基本問題做了分析和陳述，而關(guān)于如何更好地利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)，完善數(shù)字化檔案管理則是重點(diǎn)。

1、NAS設(shè)備近兩年開始流行，可靠穩(wěn)定的性能，特別優(yōu)化的文件管理系統(tǒng)和低廉的價(jià)格使NAS市場得到了一定的增長。NAS作為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)附加存儲設(shè)備，采用了信息技術(shù)中的流行技術(shù)-嵌入式技術(shù)。嵌入式技術(shù)的采用，使得NAS具有無人值守，高度職能，性能穩(wěn)定，功能專一的特點(diǎn)。

2、通過元數(shù)據(jù)存儲檔案信息， 提高檔案信息資源的可靠性。 檔案是人類歷史的記錄， 檔案的原始憑證性是檔案區(qū)別于圖書、 情報(bào)的重要屬性。檔案信息資源共享平臺不僅需要提供檔案信息， 并且要保證檔案信息的永久保存， 使檔案信息共享平臺成為檔案信息資源的重要備份。隨著對數(shù)字保存實(shí)踐活動的開展， 人們認(rèn)識到要實(shí)現(xiàn)對數(shù)字信息的保存， 就要記錄很多關(guān)于資源本身、 資源硬件和軟件環(huán)境等的信息， 對于滿足長期保存需要的元數(shù)據(jù)研究開始提上日程。為確保信息長期使用的元數(shù)據(jù)元素又稱為 “保存元數(shù)據(jù)” 。通過保存元數(shù)據(jù)， 檔案保管人員能夠得到足夠的信息從而在長期保存數(shù)據(jù)流方面采取恰當(dāng)?shù)男袆樱?并保證被保存對象在技術(shù)不斷更新的情況下被重復(fù)檢索使用。

3、在網(wǎng)絡(luò)化不斷提升的過程中，應(yīng)該對檔案的分類進(jìn)行更細(xì)劃分，尤其在絕密程度上，應(yīng)該增加級別，并設(shè)置訪問權(quán)限，有利于單位安全管理。在網(wǎng)絡(luò)化管理方面，筆者認(rèn)為各個(gè)單位應(yīng)該努力提高管理水平，在人員培訓(xùn)方面，應(yīng)該積極的與外界相關(guān)技術(shù)單位進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，盡快提高從業(yè)人員的實(shí)際操作水平。

參考文獻(xiàn)：

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第8篇：檔案數(shù)字化管理范文

隨著信息技術(shù)在我國的發(fā)展，數(shù)字化管理出現(xiàn)的頻率也越來越高，對于音像檔案資料，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理才能更好地提高音像資料的管理效率，提高音像資料存放的安全性。

【關(guān)鍵詞】

音像檔案資料；數(shù)字化；構(gòu)建

多媒體技術(shù)的發(fā)展為音像檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了新的技術(shù)支撐，為音像資料的儲存和查找提供了新的方法。傳統(tǒng)的音像資料管理作業(yè)比較復(fù)雜繁瑣，而且隨著保存時(shí)間的增長，音像資料的信號以及質(zhì)量都會受到影響。所以隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，音像檔案資料應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

一、開展音像檔案資料數(shù)字化管理的必要性

（一）提高音像檔案資料的管理效率。通過實(shí)現(xiàn)音像檔案資料數(shù)字化，可以將音像檔案資料以數(shù)字0或者1的形式來進(jìn)行儲存，而且檔案管理人員還可以結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)來構(gòu)建信息化管理平臺。音像檔案管理員則可以在這個(gè)信息平臺進(jìn)行操作，減輕音像檔案資料管理的工作量，提高音像檔案資料的管理效率。

（二）有效地解決音像資料的存放問題。實(shí)現(xiàn)音像檔案資料數(shù)字化管理可以有效地壓縮音像資料，降低音像資料的儲存空間，進(jìn)而解決音像資料的存放問題。

（三）方便音像資料的查找。之所以要實(shí)現(xiàn)音像檔案資料的數(shù)字化管理，不僅是為了提高管理效率，更是為了提高資料的查找效率，通過構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)字化管理平臺，音像檔案資料管理人員則可以快速地通過相應(yīng)的查詢系統(tǒng)來進(jìn)行資料的查找。

（四）提高音像資料存放的安全性。音像檔案資料通過實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，可以大大地提高存放的安全性，傳統(tǒng)的音像資料的存放形式是以磁帶的形式進(jìn)行存放，隨著多次使用，磁帶會逐漸地被損壞，而音像也會逐漸地被損壞，導(dǎo)致音像的質(zhì)量變差。而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，則可以避免音像資料的損壞，因?yàn)橐粝褓Y料是以文件的形式進(jìn)行保存的，即使對音像資料進(jìn)行多次的讀取，也不會損壞到音像的質(zhì)量。

二、開展音像檔案資料數(shù)字化管理的技術(shù)指標(biāo)

（一）采樣的格式。主要包括3個(gè)方面：1.音頻的采樣頻率。音頻的采樣頻率對于音頻的音質(zhì)有著重要的影響，音頻的采樣頻率越高，音質(zhì)就越好，相反，音頻的采樣頻率越低，音質(zhì)就越差。然而音質(zhì)越高，音頻的數(shù)據(jù)量就越大，音頻資料的存放空間就大。所謂的音頻采樣頻率是指對聲音波形的采樣次數(shù)，采樣次數(shù)越多，其音頻采樣頻率就越高，音質(zhì)就越好。一般的音頻采樣頻率主要有四種頻率，分別是11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz、48kHz。不同的音頻頻率有不同的優(yōu)缺點(diǎn)，應(yīng)用的范圍也不同，例如采樣頻率為11.025kHz的音頻是電話的聲音品質(zhì)，而44.1kHz則是CD的聲音品質(zhì)。因?yàn)槿硕穆曇舨蓸宇l率最大是20kHz，所以大于20kHz的音質(zhì)，我們已經(jīng)不能分辨他們之間的不同，如48kHz的采樣頻率更為精準(zhǔn)，但是從聽覺上來說，我們也分辨不出與44.1kHz采樣頻率的不同。結(jié)合奈奎斯特的采樣原理，頻率為44.1kHz的頻率剛好可以將比我們聽覺極限頻率略高的聲音還原。所以要想更好地確保音頻的采樣質(zhì)量，在進(jìn)行音頻采樣的時(shí)候就可以使用44.1kHz的頻率。2.視頻的碼率。視頻的碼率是指在一定單位時(shí)間內(nèi)，所輸出的視頻數(shù)據(jù)量，視頻碼率是影響視頻質(zhì)量的重要因素之一。視頻的碼率和視頻的質(zhì)量是成正比的關(guān)系，視頻的碼率越大，視頻的質(zhì)量就越高，但是視頻的碼率在到達(dá)一定的上限之后，無論碼率有多大，對于視頻的質(zhì)量也沒有很大的影響。視頻碼率除了和視頻的質(zhì)量成正比之外，還與視頻的容量成正比，視頻碼率越大，視頻的容量也就越高，也就是說，視頻所需要的儲存空間也就越大。在進(jìn)行視頻采樣的時(shí)候，工作人員不能一味地追求視頻質(zhì)量而提高采樣的視頻碼率，應(yīng)該結(jié)合視頻所需要的清晰度來選擇適合的視頻碼率，這樣才不會給視頻的儲存帶來問題。3.視頻的采樣格式。除了視頻的碼率大小會對視頻質(zhì)量造成重要的影響外，視頻的采樣格式對于視頻的質(zhì)量也會產(chǎn)生重要的影響。視頻的采樣格式是指在進(jìn)行錄像資料數(shù)字化的時(shí)候所使用的獲取亮度和色彩信息的方式，不同的采樣格式，其獲取亮度和色彩信息的方式不一樣。在進(jìn)行視頻采樣的時(shí)候，一般所使用的格式分別有YCbCr4：4:4、YCbCr4:2:2、YCbCr4:2:0和YCbCr4:1:1。格式中的Y是指亮度分量，Cb是指藍(lán)度分量，Cr則是指紅度分量。因?yàn)槿藗儗τ谏鹊拿舾卸让黠@要比亮度的敏感度要低，所以在進(jìn)行視頻采樣的時(shí)候，工作人員可以相對地降低采樣的色度，降低視頻的采樣色度，可以有效地降低視頻的容量，減少視頻的儲存空間。即使降低視頻的采樣色度，人眼也不能明顯地分辨出視頻所產(chǎn)生的變化。如果使用YCbCr4：4:4的格式來進(jìn)行視頻采樣，那么視頻的數(shù)據(jù)量是非常大的，如果使用YCbCr4:2:2的格式來進(jìn)行視頻采樣，因?yàn)榱炼葲]有變化，即使色度降低了，視頻的畫質(zhì)還是與YCbCr4：4:4格式的視頻畫質(zhì)非常相似，而視頻的數(shù)據(jù)量也減少，視頻的儲存空間也就減少了。在選擇視頻采樣格式的時(shí)候，特別是實(shí)現(xiàn)錄像檔案資料數(shù)字化，建議使用YCbCr4:2:0的格式來進(jìn)行采樣，如果對于視頻的清晰度要求比較高，就建議使用YCbCr4:2:2的視頻格式來進(jìn)行采樣。

（二）儲存的格式。主要包括2個(gè)方面：1.音頻的儲存格式。在實(shí)現(xiàn)音像檔案資料數(shù)字化的時(shí)候，音像資料的儲存格式對于音像資料保存有著非常重要的影響，不同的儲存格式有著不同的數(shù)據(jù)量。在進(jìn)行音頻保存的時(shí)候，應(yīng)該結(jié)合不同的要求來選擇不同的保存格式。目前主要使用的音頻保存格式有WAV/MP3/VIMA等等。不同的格式所還原出來的音質(zhì)也是不同的，如果對于音質(zhì)要求比較高，可以使用WAV的音頻格式來進(jìn)行儲存，但是WAV格式的音頻文件體積較大，所占用的儲存空間也大。如果想要降低音頻的儲存空間，那么就可以選擇MP3的格式來進(jìn)行儲存。2.視頻的儲存格式。視頻的儲存格式也有很多種，不同的格式所呈現(xiàn)出來的視頻畫質(zhì)也不同，常用的視頻儲存格式主要有MPEG、WMV和RM，部分格式比較適合在線播放，部分格式適合進(jìn)行音像檔案資料的存放。MPEG格式也分成很多種類，如MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4。不同的MPEG系列所應(yīng)用的范圍也不用，如MPEG-1主要是進(jìn)行VCD的壓縮，所達(dá)到的視頻畫質(zhì)是家用錄像機(jī)的畫質(zhì)；而MPEG-2格式則是應(yīng)用在高清電視中；與MPEG-1、MPEG-2相比，MPEG-4格式的壓縮效率更加高，適合用于視頻點(diǎn)播。

三、音像檔案資料的存放

（一）光盤存放。光盤是利用光學(xué)來作為儲存介質(zhì)的一種儲存方式，是利用聚焦的氫離子激光束來進(jìn)行記錄，因此也被稱為激光光盤。光盤可以分成很多種類，如果按照光盤的特性和工程來進(jìn)行分類，分別有只讀式光盤、可擦寫光盤；如果按照光盤的結(jié)構(gòu)來進(jìn)行分類，又可以分成CD、DVD等類型。

（二）硬盤存放。硬盤存放是基于電腦的基礎(chǔ)上的，將音像檔案資料存放在硬盤上，在進(jìn)行讀取的時(shí)候則可以通過電腦來進(jìn)行讀取。硬盤是采用磁介質(zhì)來進(jìn)行數(shù)據(jù)儲存的，一個(gè)硬盤擁有若干個(gè)磁盤片。使用硬磁盤來進(jìn)行音像檔案資料的儲存主要是因?yàn)橛泊疟P擁有儲存容量大、儲存效率高、可靠性強(qiáng)。所以在進(jìn)行一些比較重要的音像檔案資料保存的時(shí)候可以使用硬磁盤來進(jìn)行儲存。而且使用硬磁盤來進(jìn)行音像檔案資料的儲存，還能避免因潮濕、高溫而對音像檔案資料造成影響或者損壞。

實(shí)現(xiàn)音像檔案資料數(shù)字化，可以有效地對音像檔案資料進(jìn)行統(tǒng)籌管理，方便音像檔案的保存、查找、添加和刪除，大大地提高了音像檔案資料的管理效率。因此音像檔案資料的管理人員應(yīng)該加強(qiáng)建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理平臺，將經(jīng)過編輯、壓縮的數(shù)字化音像檔案資料上傳上去，方便管理。

【參考文獻(xiàn)】

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第9篇：檔案數(shù)字化管理范文

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；管理

數(shù)字化檔案管理不僅通過采用先進(jìn)的數(shù)字化儲存技術(shù)對檔案進(jìn)行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個(gè)高速、及時(shí)，準(zhǔn)確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作越來越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實(shí)物、文書、聲像、照片、財(cái)務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對價(jià)值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進(jìn)行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲數(shù)字信息的倉庫。是計(jì)算機(jī)有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對檔案進(jìn)行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時(shí)間限制的對檔案管理進(jìn)行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時(shí)代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對檔案信息進(jìn)行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。

二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動性，如工人進(jìn)廠，退休，流動性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理者積極參加以計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時(shí)，單位還要積極向社會各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個(gè)檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實(shí)現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時(shí)制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)代和信息科技的同步發(fā)展。

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動性也更快。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

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