檔案的數(shù)字化管理精選(九篇)

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第1篇：檔案的數(shù)字化管理范文

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價(jià)值，因此必須加大對(duì)檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來(lái)看，主要對(duì)其總結(jié)了以下這幾個(gè)方面特點(diǎn):第一，學(xué)校每年都會(huì)“迎來(lái)送往”，送走很多畢業(yè)生。同時(shí)會(huì)招來(lái)很多新生，這對(duì)高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對(duì)新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對(duì)畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動(dòng)，此時(shí)檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動(dòng)較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對(duì)學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門(mén)分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過(guò)去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會(huì)的管理模式來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無(wú)法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開(kāi)放性的管理體系，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來(lái)并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來(lái)越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來(lái)，對(duì)此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對(duì)此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）提供拷貝

在對(duì)電子檔案進(jìn)行使用的過(guò)程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門(mén)可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對(duì)檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對(duì)此可以直接要求檔案管理部門(mén)將檔案打印出來(lái)。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門(mén)通過(guò)計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過(guò)程中沒(méi)有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專(zhuān)門(mén)跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門(mén)的計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來(lái)可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來(lái)紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲(chǔ)和查閱，而且電子智能化的記載儲(chǔ)存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類(lèi)別進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，還可以儲(chǔ)存音頻資料，對(duì)于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過(guò)程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開(kāi)展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲(chǔ)存在文檔的資料庫(kù)當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲(chǔ)存的過(guò)程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無(wú)阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國(guó)在運(yùn)用數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，還存在很多的困難沒(méi)有克服，還沒(méi)有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒(méi)有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對(duì)于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對(duì)待。4、管理資料。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒(méi)，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問(wèn)題。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對(duì)過(guò)去簡(jiǎn)單多了，在對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力；在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對(duì)每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過(guò)程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮?，這樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會(huì)對(duì)學(xué)?；蛘邔W(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對(duì)學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒(méi)有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來(lái)相當(dāng)大的損失。所以要定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)管理，請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的維修人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的維修工作，對(duì)于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過(guò)程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對(duì)于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無(wú)關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對(duì)待工作，對(duì)于信息要加強(qiáng)管理，對(duì)于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過(guò)程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識(shí)。

（三）對(duì)資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性

第2篇：檔案的數(shù)字化管理范文

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn) 直管房 保障房 檔案管理 數(shù)字化

近年來(lái)，房產(chǎn)市場(chǎng)不發(fā)展快速，檔案使用頻率大幅提高，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案的促進(jìn)社會(huì)發(fā)展功能。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷在檔案管理中得以運(yùn)用，激發(fā)了檔案管理策略運(yùn)用的多重性，促進(jìn)了檔案管理功能的有效發(fā)揮。因此，主管部門(mén)必須思考如何有效實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這也是檔案管理發(fā)展的必然方向。

1 現(xiàn)階段我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的任務(wù)

1.1 形成數(shù)字化管理思維

我國(guó)住房制度改革日漸深化，房地產(chǎn)檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長(zhǎng)，這對(duì)檔案管理部門(mén)提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理的手工方式耗時(shí)、耗力，工作效率較低。伴隨房地產(chǎn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型，管理模式已經(jīng)由封閉型轉(zhuǎn)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放型管理模式。在新形勢(shì)下，房地產(chǎn)檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉(zhuǎn)變?；诖?，要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，將數(shù)字化的管理理念應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理中，形成數(shù)字化管理思維。

1.2 明確各構(gòu)建階段的內(nèi)容與任務(wù)

數(shù)字化管理檔案館是房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然方向，體現(xiàn)在檔案管理的每一個(gè)管理環(huán)節(jié)當(dāng)中。研究表明，房地產(chǎn)數(shù)字化檔案館的構(gòu)建分成不同的發(fā)展階段：

（1）檔案館業(yè)務(wù)自動(dòng)化管理階段，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化管理。

（2）館藏檔案的數(shù)字化發(fā)展階段，完善網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)檔案館局域網(wǎng)和與主管單位辦公自動(dòng)化接口的連接，實(shí)現(xiàn)資料和信息的共享網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)文檔向數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與保存。

（3）數(shù)字房地產(chǎn)檔案館的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)階段會(huì)將各檔案館的聯(lián)網(wǎng)，全面數(shù)字化。

1.3 制定與長(zhǎng)期堅(jiān)持構(gòu)建原則

實(shí)踐證明，改革與創(chuàng)新過(guò)程中，必須有原則的建立與堅(jiān)持。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化方面，主要有以下幾方面：

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，重點(diǎn)突出，將視野放長(zhǎng)遠(yuǎn)，明確工作重點(diǎn)，拿捏好輕重緩急。

（2）需求導(dǎo)向，應(yīng)用促發(fā)展，明確構(gòu)建目的、房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的服務(wù)對(duì)，以及為什么要構(gòu)建數(shù)字化檔案管理.

（3）整合資源，機(jī)制創(chuàng)新，注意現(xiàn)有管理資源的利用，通過(guò)刪除機(jī)制不合理內(nèi)容及創(chuàng)新，使管理數(shù)字化有效實(shí)現(xiàn)。

（4）防管結(jié)合，保障安全，構(gòu)建數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理辦法，對(duì)其資料的保密工作給予重點(diǎn)關(guān)注。

2 我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略

直管公房等保障房是我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略中的重點(diǎn)。

2.1 建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

直管公房等保障房檔案管理制度的建設(shè)是檔案收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、按時(shí)歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責(zé)任制、管理人員培訓(xùn)制度，等等。

2.2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作

首先，數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢(shì)，需要做好材料調(diào)查和搜集，對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內(nèi)容要精確簡(jiǎn)潔，應(yīng)精簡(jiǎn)檔案中的不必要內(nèi)容。最后，保證檔案資料內(nèi)容清晰，排序也符合規(guī)定；數(shù)字化后，還應(yīng)對(duì)信息質(zhì)量進(jìn)行檢查。

2.3 實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套并存

直管公房等保障房的檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容、新發(fā)展，有許多問(wèn)題需要解決：如數(shù)字化檔案中信息歸納問(wèn)題、檔案的執(zhí)行憑證問(wèn)題、數(shù)字化檔案的安全訪問(wèn)和安全管理問(wèn)題，以及者信息規(guī)范化問(wèn)題，等等。因此，必須在相當(dāng)時(shí)間內(nèi)，對(duì)檔案管理實(shí)行雙保險(xiǎn)：在使用電子計(jì)算機(jī)保存的同時(shí)，做好紙張檔案儲(chǔ)存，保證檔案的安全。

2.4 加強(qiáng)前期資料的收集

據(jù)我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定，房產(chǎn)檔案必須是真實(shí)準(zhǔn)確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯(cuò)誤或誤差，那么檔案的法律效力就會(huì)被大幅削弱，在發(fā)揮憑證作用時(shí)出現(xiàn)證據(jù)無(wú)效和證據(jù)不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴(yán)格把關(guān)：一是加強(qiáng)文件資料審核的管理，在搜集資料時(shí)做到真實(shí)、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎(chǔ)；二是檔案資料移交的管理，在交接過(guò)程中，管理人員必須對(duì)檔案資料進(jìn)行再檢查，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說(shuō)明原因，以便當(dāng)事人及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

2.5 注重人才的培養(yǎng)

從直管公房等保障房檔案管理未來(lái)發(fā)展來(lái)看，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無(wú)法勝任這項(xiàng)工作，現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)管理人員的要求越來(lái)越高。因此，必須建設(shè)具有專(zhuān)業(yè)管理能力的復(fù)合型人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)直管公房等保障房檔案管理的全面進(jìn)步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面的人才才能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，積極面對(duì)挑戰(zhàn)，解決問(wèn)題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)減少了檔案管理部門(mén)的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務(wù)，有效增強(qiáng)了檔案的安全性和可靠性。因此，房產(chǎn)檔案部門(mén)必須抓住機(jī)遇，積極探索和努力實(shí)踐，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，全面推進(jìn)直管公房等保障房檔案管理的發(fā)展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺(tái)

為了支持直管公房等保障房檔案管理數(shù)字化的有效、高效，還應(yīng)積極建設(shè)信息系統(tǒng)管理平臺(tái)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（1）以網(wǎng)絡(luò)全程監(jiān)控，實(shí)行申請(qǐng)調(diào)查、審核登記、批準(zhǔn)發(fā)放等保障房申購(gòu)程序的全面監(jiān)管。

（2）對(duì)低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請(qǐng)或退出實(shí)行全程管理，對(duì)保障對(duì)象從申請(qǐng)到實(shí)施保障的信息實(shí)行跟蹤管理。

（3）設(shè)置合理化保障標(biāo)準(zhǔn)及合同模板，如租金、補(bǔ)貼、住房面積等。

（4）實(shí)行數(shù)據(jù)自定義管理，開(kāi)通業(yè)務(wù)提醒，提倡業(yè)務(wù)流程查詢，時(shí)限控制系統(tǒng)。

（5）建立資源共享系統(tǒng)，加強(qiáng)與其他相關(guān)房產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的溝通聯(lián)系。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

杜海（1974-），男，現(xiàn)為吉林省四平市房產(chǎn)鐵東經(jīng)營(yíng)管理處助理館員。

第3篇：檔案的數(shù)字化管理范文

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；管理

數(shù)字化檔案管理不僅通過(guò)采用先進(jìn)的數(shù)字化儲(chǔ)存技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行了有效保管，而且通過(guò)檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個(gè)高速、及時(shí)，準(zhǔn)確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作越來(lái)越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實(shí)物、文書(shū)、聲像、照片、財(cái)務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對(duì)價(jià)值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進(jìn)行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲(chǔ)數(shù)字信息的倉(cāng)庫(kù)。是計(jì)算機(jī)有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息資源的管理與組織，并能夠存儲(chǔ)大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來(lái)方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時(shí)間限制的對(duì)檔案管理進(jìn)行儲(chǔ)存和訪問(wèn)。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時(shí)代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來(lái)。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。

二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來(lái)解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對(duì)象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如工人進(jìn)廠，退休，流動(dòng)性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過(guò)數(shù)字化檔案管理變得十分簡(jiǎn)單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒(méi)有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作的影響力頗高，所以對(duì)檔案的管理工作各級(jí)檔案管理部門(mén)還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢(shì)，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)意識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)及服務(wù)意識(shí)。（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門(mén)應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)檔案管理者積極參加以計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，單位還要積極向社會(huì)各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專(zhuān)業(yè)人才，并對(duì)在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門(mén)之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個(gè)檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實(shí)現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級(jí)檔案管理主管部門(mén)要及時(shí)制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)代和信息科技的同步發(fā)展。

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動(dòng)性也更快。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

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第4篇：檔案的數(shù)字化管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；落實(shí)；方法

檔案管理數(shù)字化是一種必然趨勢(shì)，是時(shí)代的進(jìn)步和創(chuàng)新，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)于檔案管理來(lái)講是十分重要的，也具有劃時(shí)代的現(xiàn)實(shí)意義，給檔案管理創(chuàng)造了許多的方便，檔案管理的數(shù)字化同時(shí)給人們的生活帶來(lái)許多的方便，方便人們查閱信息，檔案管理數(shù)字化能夠使檔案管理有序化，能夠使檔案管理工作更加有意義。

一、檔案管理數(shù)字化的概念及優(yōu)點(diǎn)

（1）檔案管理數(shù)字化的概念。檔案管理數(shù)字化是建立在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展普及的基礎(chǔ)上，運(yùn)用現(xiàn)代科技及數(shù)字信息技術(shù)，將檔案信息資源進(jìn)行高度且有序的綜合整理，并且以現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為技術(shù)設(shè)施的分布式、超大規(guī)模的數(shù)字信息的系統(tǒng)管理。（2）檔案管理數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)。第一，檔案管理數(shù)字化能夠大大縮短信息的加工時(shí)間，從而進(jìn)一步提高檔案信息時(shí)效性。手工的檔案管理的步驟較為復(fù)雜，同時(shí)從信息的收集到最后生成信息報(bào)告需要很復(fù)雜的過(guò)程，如果信息過(guò)時(shí)還會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息的利用價(jià)值。第二，檔案管理數(shù)字化能夠節(jié)省檔案信息的儲(chǔ)存空間，從而使檔案的儲(chǔ)存變得更加完整。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，能夠?qū)⒛切┘堎|(zhì)的檔案以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)的內(nèi)部，避免了大量紙質(zhì)的檔案資料的堆積，減少浪費(fèi)，而且紙質(zhì)檔案的材料容易殘缺或破損，特別是在長(zhǎng)時(shí)間的存放和翻閱后，這種情況就不會(huì)在檔案管理數(shù)字化之后出現(xiàn)。第三，檔案管理數(shù)字化大大的提高了檔案信息的利用率，它能使檔案信息完美地與最新的科學(xué)技術(shù)接軌，充分地利用了網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的功能，同時(shí)也將它們的功能發(fā)揮的淋漓盡致，將檔案信息的成果通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)送給各級(jí)部門(mén)，拓寬了服務(wù)的范圍，從而大大提高了檔案信息的利用率。第四，檔案管理數(shù)字化大大地縮短了檔案信息的檢索時(shí)間，手工檔案信息的檢索，需先檢索目錄，然后進(jìn)行查找，需要浪費(fèi)很多的時(shí)間和人力，而且如果在信息不明確時(shí)，則需要更多的查找時(shí)間。但是在數(shù)字化的管理中，你只需輸入關(guān)鍵詞就可以查找到你需要的檔案信息資料，從而大大的縮短了查找時(shí)間。

二、管理檔案數(shù)字化的方法

（1）要想確保檔案的原件安全以及提高檔案信息的利用

率，檔案管理數(shù)字化是必須要做的基礎(chǔ)性的工作。在進(jìn)行檔案數(shù)字化的管理時(shí)一定要把握好下面的幾個(gè)原則：第一，方便利用的原則。數(shù)字化管理的主要目的就是保護(hù)原件和方便利用。第二，克隆復(fù)制的原則。在檔案數(shù)字化的管理當(dāng)中，一定要有效的保證檔案信息資料的完整性，還要對(duì)縮微、數(shù)字化、鑒定整理和仿真復(fù)制等的工作進(jìn)行合理的安排和統(tǒng)籌規(guī)劃，盡可能的不要拆卷掃描，不能多次拆裝或重復(fù)的掃描。在這個(gè)過(guò)程中，不能因?yàn)樾畔⒌闹匾潭群兔舾谐潭鹊纫蛩囟鴮?duì)檔案信息進(jìn)行刪減，以免造成檔案的不完整，而給檔案的提供利用和管理帶來(lái)麻煩。還應(yīng)該注意要維護(hù)檔案的原貌，減少對(duì)檔案原件可能會(huì)造成的損害。第三，排序的原則。在檔案數(shù)字化的管理中，要優(yōu)先建立起文件的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這是開(kāi)展數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，一定要注重目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，重質(zhì)量。要對(duì)檔案信息資料進(jìn)行準(zhǔn)確的不能存在任何失誤的整理、分類(lèi)、著錄、編頁(yè)，建立一個(gè)高質(zhì)量的文件目錄和案卷目錄，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在源頭上杜絕數(shù)字化管理的差錯(cuò)。因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)的對(duì)錯(cuò)、詳略決定著檔案數(shù)字化管理的成敗。（2）檔案管理的數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)的細(xì)致的工程，它需要多方籌措并且需要長(zhǎng)期的開(kāi)展。第一，建立重要的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證重要數(shù)據(jù)安全。檔案數(shù)字化的管理核心就是建立企業(yè)的檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。首先要建立一個(gè)收藏檔案信息的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，它是根據(jù)企業(yè)的基本情況，通過(guò)著錄標(biāo)引，將企業(yè)內(nèi)收藏的各類(lèi)的檔案的基本情況都錄入計(jì)算機(jī)，建立一個(gè)基本的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而就能通過(guò)檢索來(lái)提高檔案原件的利用率；然后建立一個(gè)基層的報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)，在企業(yè)的檔案數(shù)字化管理中，建立一個(gè)基層報(bào)表以及狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后將各部門(mén)反饋的信息和需要報(bào)送的數(shù)據(jù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)直接填入到建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中，再根據(jù)企業(yè)的具體要求進(jìn)行一些調(diào)整，還要根據(jù)上級(jí)的使用情況和要求，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確的填好基層報(bào)表。第二，提高檔案意識(shí)，統(tǒng)一思想，要想加快檔案數(shù)字化的建設(shè)，必須要強(qiáng)化檔案意識(shí)。檔案管理部門(mén)一定要定期的組織召開(kāi)會(huì)議，宣傳、貫徹檔案管理意識(shí)的重要性，提高企業(yè)內(nèi)部員工的檔案意識(shí)，還要努力建立一個(gè)檔案信息收集、報(bào)送和管理的高效機(jī)制，同時(shí)各部門(mén)應(yīng)該密切的配合，一起搞好檔案的管理工作，有效的發(fā)揮出檔案的作用。第三，在當(dāng)下這個(gè)時(shí)代必須要將檔案工作實(shí)現(xiàn)技術(shù)化，也就是數(shù)字化。檔案資源的數(shù)字化，一是要對(duì)現(xiàn)存的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的開(kāi)發(fā)，利用數(shù)字備份來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案資料原件的保存，因?yàn)闄n案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人們很難直接的查閱到這些資料，但是當(dāng)將這些檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的處理之后，人們就能很簡(jiǎn)單的查閱了。二是要在檔案資料進(jìn)行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換時(shí)，還要注重當(dāng)前形成了的電子文檔的收集。第四，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理人員可以通過(guò)學(xué)習(xí)和時(shí)間來(lái)掌握系統(tǒng)的文化素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)以及業(yè)務(wù)能力、技能素質(zhì)和應(yīng)用現(xiàn)代化的新技術(shù)等。隨著數(shù)字信息技術(shù)的日新月益，要求檔案管理者不僅僅要有檔案業(yè)務(wù)的的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、多媒體知識(shí)和相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，還要掌握熟練地網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。不僅要提高他們的素質(zhì)，還要加強(qiáng)檔案管理者的隊(duì)伍建設(shè)，并且將其納入考核激勵(lì)的機(jī)制，逐漸的建立完善有效地激勵(lì)機(jī)制，從而促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。第五，在我們實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的過(guò)程中，一定要掌握好全面化、同步化、書(shū)面化、和專(zhuān)業(yè)化等環(huán)節(jié)，因?yàn)閿?shù)字化的檔案管理，給我們的工作帶來(lái)便利的時(shí)候，同樣存在著一些困難和問(wèn)題，稍微處理不好，檔案信息就可能遭受損失。檔案的管理工作是從文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件審核再到回歸檔案，移交，整個(gè)的環(huán)節(jié)都需要各個(gè)部門(mén)的密切合作；檔案數(shù)字化管理是多方面的，不能只注重傳統(tǒng)資料本身，還要延伸到與其相關(guān)的部分，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化的處理；還可以設(shè)立專(zhuān)職檔案管理員，這種專(zhuān)業(yè)化的分工，對(duì)檔案管理員進(jìn)一步的掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)非常有利，從而使檔案資料的組卷更加合理；還可以實(shí)行“雙保險(xiǎn)”，即保存紙質(zhì)檔案資料，也保存數(shù)字檔案資料。第六，保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作，醫(yī)院可能由于剛開(kāi)始致力于檔案管理數(shù)字化的工作中，檔案全面的數(shù)字化管理不能在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，所以可以先保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作。要保證重點(diǎn)，突出特色，所以我們要對(duì)那些使用的頻率比較高、重要的檔案進(jìn)行完整且優(yōu)先的數(shù)字化管理，尤其是那些對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要指導(dǎo)意義和作用的檔案，更要特別關(guān)注它的數(shù)字化的方式，來(lái)進(jìn)一步提高這些檔案的利用率。

檔案管理工作對(duì)于社會(huì)和人們來(lái)講都是非常重要的，人們生活中的某些信息都能夠進(jìn)入檔案管理工作的范圍，如果檔案管理工作做的好，能夠給人們的生活帶來(lái)很大的便利，檔案管理數(shù)字化是一種社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，能夠使檔案管理的工作更加便捷，檔案管理工作人員也應(yīng)該全面投入到檔案管理的創(chuàng)新和改革中來(lái)，檔案管理數(shù)字化水平也是衡量檔案管理工作重要性的標(biāo)志，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化成為檔案管理工作的重中之重。

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10-25

第5篇：檔案的數(shù)字化管理范文

一、照片數(shù)字化管理的必要性

高校檔案部門(mén)經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展和努力，已經(jīng)積累了大量反映學(xué)校歷史發(fā)展與變遷、具有收藏和保管價(jià)值的照片檔案。作為一種記錄歷史的載體形式，它，生動(dòng)、詳實(shí)、形象地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程。隨著時(shí)間的推移，這些照片檔案的重要性和保存價(jià)值也日益凸顯出來(lái)。而目前高校在照片檔案的保管與檢索利用等方面存在著許多不足之處，影響了照片檔案的質(zhì)量，限制了價(jià)值的充分發(fā)揮。

1、傳統(tǒng)照片檔案難于保管。照片檔案主要包括以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的傳統(tǒng)意義上的照片和以電子數(shù)字形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的數(shù)字照片。由于傳統(tǒng)光學(xué)照片是由感光材料制成，不管是彩色照片還是黑白照片，耐久性差，受外界影響較大。無(wú)論你如何注意保護(hù)，都會(huì)隨著時(shí)間的推移，出現(xiàn)影像褪色、滲化、失真甚至消失等現(xiàn)象；在環(huán)境因素的影響下還會(huì)出現(xiàn)腐蝕和霉變，影響照片檔案的原價(jià)值和有效利用。同時(shí)，照片檔案對(duì)保管條件的要求非常嚴(yán)格，既要防潮、防濕；又要防蟲(chóng)、防光；還要防干、防灰塵。否則，就會(huì)成為一堆垃圾。只有對(duì)照片檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，才能夠有效防止上述情況的發(fā)生，達(dá)到永久保存的目的。

2、傳統(tǒng)照片檔案占用空間大、管理混亂、檢索利用不便。首先，由于照片檔案大都是用相冊(cè)或卷筒紙來(lái)進(jìn)行手工操作，這樣就占用了檔案庫(kù)房的很大空間，而且存放位不同，有的照片盡管內(nèi)容彼此密切相關(guān)但由于規(guī)格的差異而必須分開(kāi)存放，失去了敘事的連貫性，保管和查找起來(lái)也很不方便。第三，照片檔案缺乏統(tǒng)一的行之有效的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各行其是，各定規(guī)章，使得照片檔案的管理非?；靵y，給檢索利用帶來(lái)很多不便。此外，已存檔的照片借出使用后一旦收不回來(lái)就無(wú)法彌補(bǔ)。

二、照片檔案數(shù)字化管理的可行性

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用而出現(xiàn)的一種新事物。利用信息技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行收集、整理、開(kāi)發(fā)、利用是數(shù)字化的主要內(nèi)容，照片檔案數(shù)字化管理正是順應(yīng)了時(shí)展的要求。

1、先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)施為照片檔案的數(shù)字化管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著計(jì)算機(jī)在高校檔案工作中的廣泛應(yīng)用，掃描儀、彩色打印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)等先進(jìn)輸入輸出設(shè)備的出現(xiàn)，大容量的數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備加光盤(pán)、硬盤(pán)庫(kù)的推出，為照片檔案的數(shù)字化管理奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。高校檔案工作將以管理紙質(zhì)檔案為主擴(kuò)大到管理光盤(pán)、硬盤(pán)為載體的機(jī)讀檔案，將從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息管理。

2、新影像技術(shù)的發(fā)展是照片檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。由于新的影像技術(shù)的發(fā)展，特別是數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，使得照片的產(chǎn)生方式發(fā)生了重大變化，如數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝相機(jī)在信息形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的數(shù)字照片檔案。這部分檔案產(chǎn)生時(shí)就是以數(shù)字形式進(jìn)行存儲(chǔ)的，它沒(méi)有傳統(tǒng)照片檔案的底片，也不能以傳統(tǒng)照片檔案的管理方式進(jìn)行管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)與聲像技術(shù)的發(fā)展為照片檔案的數(shù)字化管理提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。

3、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與普及是照片檔案數(shù)字化管理的保障。隨著寬帶技術(shù)的迅速發(fā)展，各高校都普遍建立了局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了校園的網(wǎng)絡(luò)化管理。信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索和利用也越來(lái)越多地依賴(lài)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而大大加速了信息開(kāi)展利用的步伐。這就給高校照片檔案向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展提供了契機(jī)，運(yùn)用現(xiàn)代掃描、刻錄技術(shù)把照片檔案制成光盤(pán)或存儲(chǔ)在電腦硬盤(pán)中，然后登錄上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)照片檔案資源的網(wǎng)上共享。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為照片檔案的數(shù)字化管理開(kāi)辟了前所未有的發(fā)展空間。

三、照片檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)

照片檔案的數(shù)字化主要通過(guò)以下兩種途徑實(shí)現(xiàn)：第一種是對(duì)傳統(tǒng)照片(或底片)利用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，取得數(shù)字化圖像并輸入電腦中。這種方法，根據(jù)掃描儀檔次的高低，能得到不同精度的數(shù)字化圖像。這是對(duì)歷史照片最有效的保護(hù)方法之一。第二種就是利用數(shù)碼相機(jī)拍攝各項(xiàng)活動(dòng)，直接形成數(shù)碼照片(數(shù)字化圖像)，并通過(guò)接口電纜傳送到電腦進(jìn)行保存。用這種方法得到的照片沒(méi)有底片。對(duì)傳統(tǒng)照片進(jìn)行掃描是實(shí)現(xiàn)照片檔案數(shù)字化的重要途徑，本文主要側(cè)重這一問(wèn)題進(jìn)行闡述。

1、確定照片檔案數(shù)字化的有關(guān)規(guī)定

(1)圖像色彩模式的選擇。數(shù)字圖像的色彩模式有RGB、CMYK、LAB等。選擇圖像的色彩模式時(shí)應(yīng)遵循保真度高與通用的原則。一般掃描儀和數(shù)碼相機(jī)記錄的是RGB模式的圖像信息。RGB模式是掃描工作中最常用的模式。建議在掃描照片時(shí)，無(wú)論是黑白照片還是彩色照片都應(yīng)選擇36位RGB模式彩色作為數(shù)字圖像模式。這種模式不僅通用性與保真性能好，而且能使圖像色調(diào)與層次更加細(xì)膩豐富，最大程度地還原照片檔案的原始信息。

(2)掃描分辯率的確定。掃描分辯率決定了圖像的清晰度和圖像文件的大小。在二者之間成正比例關(guān)系(即：要提高圖像的清晰度，就會(huì)增大圖像文件；要減小圖像文件，就會(huì)降低圖像的清晰度。)增加分辯率會(huì)使文件大小成幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)。分辯率的大小比較難以把握，但通常情況下一般是由照片檔案的最終用途來(lái)確實(shí)。如果照片使用時(shí)不需要放大，直接打印輸出或出版成冊(cè)，分辯率設(shè)為300DPI就足夠了。如果照片在最后使用時(shí)需要放大，分辯率就要相應(yīng)地增加。(3)照片檔案的存儲(chǔ)格式中IIFF和JPEG是采用最廣的兩種格式。

“FIFF”格式的圖是無(wú)損失壓縮圖像，在存儲(chǔ)時(shí)雖然占據(jù)空間較大，但圖像清晰，打印效果好，適合舉辦展覽或出版畫(huà)冊(cè)；同時(shí)，又可以在各種操作平臺(tái)和圖像處理的軟件中通用并轉(zhuǎn)換成其它格式。JPEG格式的圖像是有損失壓縮圖像，存儲(chǔ)時(shí)圖像信息會(huì)損失一些，不適合打印；但是占據(jù)空間小，便于傳輸文件和網(wǎng)頁(yè)圖像使用，在顯示器上瀏覽，不影響視覺(jué)效果。在照片檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)過(guò)程中可根據(jù)具體需要采用不同格式。

(4) 色彩位數(shù)和灰度級(jí)。色彩位數(shù)也稱(chēng)色深，是反映掃描圖像色彩與實(shí)物接近程度的性能指標(biāo)。灰度級(jí)是表示灰度圖像高度層次范圍的指標(biāo)，表明由暗到亮的掃描范圍大小，即掃描儀從純黑到純白之間平滑過(guò)度的能力。色深和灰度級(jí)的數(shù)值大小與掃描質(zhì)量成正比，即色彩位數(shù)越深，灰度級(jí)越大，所能表達(dá)的色彩和層次就越豐富，掃描效果也就越好。值得注意的是，雖然色彩位數(shù)和灰度級(jí)數(shù)值大小與掃描質(zhì)量成正比，但沒(méi)有必要盲目追求大數(shù)量級(jí)的色彩位數(shù)和灰度級(jí)，因?yàn)樗枰休^大空間和較長(zhǎng)時(shí)間以及較高成本的掃描儀。一般黑白照片采用256級(jí)灰度圖像方式掃描，彩色照片適合用24位真彩方式掃描。

照片檔案由于年代久遠(yuǎn)，不可避免地存在這樣那樣的缺陷，如出現(xiàn)掉角、染上污漬、折痕等；有的照片在拍照過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)紅眼、曝光不足、顏色嚴(yán)重偏差等問(wèn)題。這些不完美的照片檔案通過(guò)掃描輸入到電腦后，還必須借助Photoshop等圖像處理技術(shù)來(lái)進(jìn)行編輯處理。在不破壞真實(shí)性的前提下利用Photoshop軟件對(duì)照片檔案進(jìn)行必要的處理，如校色、銳化(增加清晰度)、修飾去除因照片檔案的本來(lái)面貌，真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的歷史場(chǎng)景和人物的音容笑貌，而且為照片檔案的再利用、最大限度地發(fā)揮照片檔案的價(jià)值提供了更好的條件。

3、數(shù)字化照片檔案的信息管理

照片檔案通過(guò)圖像掃描技術(shù)換成數(shù)字文件后，如果不對(duì)這些數(shù)字化的信息資源及時(shí)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的組織，而是隨意地存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)罩，那么采集到的數(shù)字化檔案信息就像一盤(pán)散沙，雜亂無(wú)章，沒(méi)有頭緒。為此，必須建立照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化的檔案信息有序存入數(shù)據(jù)庫(kù)房。以便于信息的管理、傳輸和開(kāi)發(fā)利用。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是照片檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。

數(shù)字化照片檔案的信息管理主要體現(xiàn)在：(1)照片檔案數(shù)字化過(guò)程中描述信息的著錄。如卷宗名稱(chēng)、檔號(hào)、底片號(hào)、類(lèi)別、照片的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者、照片來(lái)源等詳細(xì)要素。著錄項(xiàng)目、內(nèi)容、格式等要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，這對(duì)檔案自動(dòng)檢索系統(tǒng)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)化起著決定作用。(2)構(gòu)建照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)一般按照類(lèi)別管理較為科學(xué)，以湖南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院為例，照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)包括：年度圖片庫(kù)、各類(lèi)演出劇照、各大小活動(dòng)圖片、歷史資料圖片、知名校友圖片、職工圖片、校園建設(shè)風(fēng)景圖片、學(xué)生活動(dòng)圖片、教學(xué)情況圖片等九個(gè)圖片數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)(也就是對(duì)每張照片檔案進(jìn)行的信息錄入)，既要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，又要便于實(shí)際操作。

(3)提供照片檔案的查詢，設(shè)立內(nèi)容關(guān)鍵詞、時(shí)間、檔號(hào)、類(lèi)別、照片來(lái)源等多種查詢途徑，使用戶快速、準(zhǔn)確、便捷地查找所需的照片檔案。

4、制作光盤(pán)

第6篇：檔案的數(shù)字化管理范文

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療保險(xiǎn) 檔案管理 數(shù)字化 思考

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用，數(shù)字化為人民群眾帶來(lái)的便捷與日俱增，就連枯燥的檔案管理也在逐步向著數(shù)字化的方向挺進(jìn)。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理作為比較特殊的安安管理業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理師大勢(shì)所趨，建立醫(yī)療保險(xiǎn)檔案從收集、整理、立卷、保管、利用、移交等各環(huán)節(jié)全文圖像數(shù)字檔案管理系統(tǒng)乃勢(shì)在必行之路。實(shí)現(xiàn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案對(duì)參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的目標(biāo)是醫(yī)療保險(xiǎn)制度改革的必然方向。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理按照規(guī)范化、制度化、信息化要求，建立醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，將醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦信息管理系統(tǒng)形成的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，將檔案要件通過(guò)電子掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案資料數(shù)字影像化永久保存，并集中在數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一管理，從而實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體業(yè)務(wù)檔案管理模式向信息化業(yè)務(wù)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。真正地做到了“誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)收集、誰(shuí)整理”。從而醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的查閱、瀏覽都可以在局域網(wǎng)上完成，減少了不必要的事務(wù)工作，提高醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦工作效率，完善了醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程。

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理數(shù)字化管理的核心問(wèn)題是確保系統(tǒng)安全。如何確保數(shù)據(jù)安全值得思考，值得研究，值得醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員去努力工作。內(nèi)外網(wǎng)物理隔離技術(shù)、異地容災(zāi)備份技術(shù)、云備份技術(shù)、防火墻技術(shù)、殺毒軟件問(wèn)題，這里面既有硬件技術(shù)也有軟件技術(shù)。在日常情況下，異地備份要求兩地?cái)?shù)據(jù)保持實(shí)時(shí)同步；災(zāi)難發(fā)生時(shí)，通過(guò)主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用的實(shí)時(shí)切換，保證業(yè)務(wù)的不間斷運(yùn)行。目前醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦過(guò)程中與業(yè)務(wù)操作和管理信息化所不相適應(yīng)的問(wèn)題是各類(lèi)社會(huì)保險(xiǎn)的相關(guān)紙質(zhì)資料（例如病歷檔案、報(bào)銷(xiāo)單據(jù)、征收單據(jù)、轉(zhuǎn)移單據(jù)等）由醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)保存在各自的檔案室中；這些檔案資料需要不斷實(shí)時(shí)更新。在辦理醫(yī)療保險(xiǎn)有關(guān)手續(xù)中需要對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行調(diào)閱、傳遞、更新，在這個(gè)過(guò)程中采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，帶來(lái)了有關(guān)資料調(diào)閱速度慢、無(wú)法及時(shí)歸還，原件可能被遺失或損害等問(wèn)題，同時(shí)也使得資料管理工作日益繁重?，F(xiàn)行的社會(huì)保險(xiǎn)資料保管、使用方式已不能滿足業(yè)務(wù)部門(mén)的管理、服務(wù)要求，因此提出社保險(xiǎn)資料檔案數(shù)字化處理要求。

1 數(shù)字化是提高醫(yī)療保險(xiǎn)管理效率的有效途徑

數(shù)字化建設(shè)的根本目的是提高醫(yī)療保險(xiǎn)管理工作的效率和維護(hù)醫(yī)療保險(xiǎn)基金的健康安全運(yùn)行，保障廣大參保人的根本利益，是社會(huì)保障體系建設(shè)的重心，也是省政府為民辦十件實(shí)事的重要內(nèi)容之一。結(jié)合醫(yī)療保險(xiǎn)數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用的實(shí)踐，以醫(yī)療保險(xiǎn)運(yùn)行報(bào)表為指南，回顧了我省醫(yī)療保險(xiǎn)工作取得的成績(jī)和存在的問(wèn)題，分析了數(shù)字化建設(shè)在提高醫(yī)療保險(xiǎn)人群覆蓋率、加強(qiáng)醫(yī)療質(zhì)量管理、促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量提高等方面均發(fā)揮著極其重要的作用。全面推進(jìn)和提高我省醫(yī)療保險(xiǎn)管理工作，保障醫(yī)療保險(xiǎn)基金的健康安全運(yùn)行，必須具備四個(gè)基本條件。一是完善的基礎(chǔ)設(shè)施及技術(shù)支撐環(huán)境；二是從事醫(yī)療保險(xiǎn)管理工作的高素質(zhì)隊(duì)伍；三是良好的醫(yī)療保險(xiǎn)制度環(huán)境；四是科學(xué)有效的管理。

2 醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理數(shù)字化與醫(yī)療服務(wù)的關(guān)系

門(mén)（急）診人次、門(mén)診大?。夭。┤舜?、住院人次住院率等有關(guān)數(shù)據(jù)為了解參保人群的整體健康狀況，調(diào)整醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)范圍和比例有著一定的指導(dǎo)意義。科學(xué)合理地使用醫(yī)?；鸨Ｕ蠀⒈Ｈ说慕】凳轻t(yī)療保險(xiǎn)制度的根本目的。健康與醫(yī)療服務(wù)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，可以通過(guò)數(shù)字客觀地描述和反映一定時(shí)間內(nèi)，地區(qū)人口的健康狀況及其動(dòng)態(tài)變化、發(fā)展趨勢(shì)，以及醫(yī)療服務(wù)水平和醫(yī)療保險(xiǎn)制度對(duì)人口健康的影響。

3 醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理數(shù)字化管理與基金運(yùn)行的關(guān)系

醫(yī)保基金的運(yùn)行情況不僅是政府關(guān)心的問(wèn)題，更是老百姓熱切關(guān)心的焦點(diǎn)問(wèn)題。要保障醫(yī)?；鸬慕】?、安全、高效運(yùn)行就必須及時(shí)的了解醫(yī)保基金的收支余情況，保證其“總量控制、略有結(jié)余”。我們應(yīng)充分發(fā)掘醫(yī)療保險(xiǎn)數(shù)字化管理的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提高效率，降低運(yùn)作成本，創(chuàng)造性地發(fā)展具有中國(guó)特色的醫(yī)療保險(xiǎn)基金運(yùn)行模式和保證基金運(yùn)行的數(shù)字安全，同時(shí)也要保證其制度上的安全。各地醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都要根據(jù)省有關(guān)規(guī)定，建立比較完善的內(nèi)部管理制度，對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)基金的籌集、支付、使用和管理做出具體規(guī)定，從制度上保證社?；鸬陌踩Ｆ浯?，我想談?wù)勧t(yī)療保險(xiǎn)數(shù)字化平臺(tái)與醫(yī)療質(zhì)量管理之間的關(guān)系。醫(yī)療保險(xiǎn)制度的建立和完善歸根到底是形成良好醫(yī)療費(fèi)用共濟(jì)和醫(yī)療管理監(jiān)督機(jī)制，使醫(yī)療機(jī)構(gòu)為參保人創(chuàng)造健康價(jià)值。握參保人的基本情況和醫(yī)療保險(xiǎn)基金的運(yùn)行情況，能為政府出臺(tái)社會(huì)保障政策提供強(qiáng)有力的依據(jù)。數(shù)據(jù)共享和表達(dá)標(biāo)準(zhǔn)化。推行醫(yī)療保險(xiǎn)基金運(yùn)行情況上報(bào)制度，強(qiáng)調(diào)各類(lèi)數(shù)據(jù)采集的真實(shí)性和及時(shí)性，并根據(jù)各地實(shí)際情況，對(duì)部分指標(biāo)進(jìn)行了增刪，建立數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，使政府有關(guān)部門(mén)及時(shí)了解醫(yī)療保險(xiǎn)運(yùn)行動(dòng)態(tài)，為進(jìn)一步制定醫(yī)療政策提供了科學(xué)的依據(jù)，同時(shí)也為各地市州相互交流學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)提供了平臺(tái)和參照。

4 利用醫(yī)療保險(xiǎn)數(shù)字化平臺(tái)加強(qiáng)醫(yī)療質(zhì)量的管理

醫(yī)療保險(xiǎn)管理的數(shù)字化要求醫(yī)保定點(diǎn)機(jī)構(gòu)也實(shí)行數(shù)字化管理，醫(yī)療機(jī)構(gòu)為了獲得更多的醫(yī)療保險(xiǎn)賠付就必須對(duì)參保人就醫(yī)進(jìn)行數(shù)字化管理和加強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量管理。這樣就更加有利于參保人的醫(yī)療費(fèi)用的控制和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提高。特別是出臺(tái)了基本藥物目錄以后，醫(yī)保定點(diǎn)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)了藥品使用管理，如抗生素分三級(jí)管理和使用、品管理等效果明顯。

5 醫(yī)療保險(xiǎn)數(shù)字化管理的意義

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化管理在管理方式上的變革一是必然促使干部隊(duì)伍知識(shí)化。數(shù)字化的管理模式的運(yùn)用，必將使醫(yī)療保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)動(dòng)作、管理活動(dòng)越來(lái)越依賴(lài)于信息系統(tǒng)。反之，信息系統(tǒng)的成功運(yùn)行又將更多信息應(yīng)用的工作提升到醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)工作顯要位置。醫(yī)保數(shù)據(jù)庫(kù)的提取和分析把過(guò)去的按照感覺(jué)進(jìn)行粗放式管理方式變?yōu)橛瞄L(zhǎng)期積累的大量數(shù)據(jù)說(shuō)話，按統(tǒng)計(jì)結(jié)果決策的管理方式。二是控制醫(yī)療費(fèi)用的增長(zhǎng)、提高基金運(yùn)行效率。醫(yī)療費(fèi)用一直持續(xù)高速增長(zhǎng)對(duì)醫(yī)?；鸬姆€(wěn)定運(yùn)行造成很大壓力，直接影響基金的穩(wěn)定運(yùn)行。如何合理控制醫(yī)療費(fèi)用的增長(zhǎng)，提高有限的醫(yī)療保險(xiǎn)基金的使用效率，是當(dāng)前迫切需要探索和解決的問(wèn)題。醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要著力制定數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范上報(bào)表格的內(nèi)容和格式，推行醫(yī)保的數(shù)字化管理，這樣也就有利于數(shù)據(jù)采集的真實(shí)性和及時(shí)性，通過(guò)設(shè)定醫(yī)?；痤A(yù)警值，及時(shí)向醫(yī)療經(jīng)辦機(jī)構(gòu)提供基金運(yùn)行現(xiàn)狀，防止基金“穿底“，從而保證其健康、安全、持續(xù)的運(yùn)行，平穩(wěn)度過(guò)“危險(xiǎn)期”。

作者簡(jiǎn)介

劉旻（1970-），男，吉林省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院本科畢業(yè)。現(xiàn)供職于吉林省四平市醫(yī)療保險(xiǎn)管理局。

第7篇：檔案的數(shù)字化管理范文

【關(guān)鍵詞】歷史背景 檔案信息化 總體目標(biāo) 主要任務(wù)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)和人們的生活形成了越來(lái)越緊密的聯(lián)系，各類(lèi)應(yīng)用軟件層出不窮，例如，以前的工程圖紙只能手繪，而如今越來(lái)越多的工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中。檔案數(shù)字化，是城建檔案管理邁向信息化時(shí)代的必由之路。它首先可以解決存儲(chǔ)檔案日益空間匱乏的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)數(shù)字內(nèi)容的管理，利用采集的新的管理模式，對(duì)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的檔案信息進(jìn)行優(yōu)化整合以及做到更加的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，這樣一來(lái)不但是可以使城建檔案資源實(shí)現(xiàn)最大化利用，更能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)珍貴的檔案信息長(zhǎng)期永久保存，在使用的過(guò)程之中也更加的方便，減少了一些不必要的環(huán)節(jié)從而提供了一種快捷有效的新的通信方法。我們要善于運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)提高城建檔案的信息服務(wù)功能，使城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。

一、信息管理是城市建設(shè)檔案工作發(fā)展的必然要求

城建檔案信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)，決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時(shí)代。在我們建設(shè)領(lǐng)域時(shí)，產(chǎn)生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應(yīng)用；如何保證，在信息時(shí)代城建活動(dòng)中的真實(shí)歷史，作為記錄長(zhǎng)期保存下來(lái)并向社會(huì)隨時(shí)提供利用。這種需求、這種信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)必然使得城建檔案工作走進(jìn)科技時(shí)代與數(shù)字化時(shí)代。

二、對(duì)城建檔案信息化工作的指導(dǎo)思想

我國(guó)建設(shè)部城建檔案工作辦公室，根據(jù)國(guó)家城建檔案發(fā)展的需求，組織有關(guān)專(zhuān)家，在總結(jié)，近年來(lái)我們國(guó)家電子文件和電子檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)上，借鑒國(guó)際上先進(jìn)的科研成果、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，制定了《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》〔建辦檔（2004）39號(hào)〕、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又頒發(fā)了關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117―2007）等等。這些標(biāo)準(zhǔn)的頒布和實(shí)施對(duì)全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)起了積極的促進(jìn)作用。這些《規(guī)范》和《標(biāo)準(zhǔn)》是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗(yàn)收、移交電子文件和加強(qiáng)電子檔案管理的依據(jù)。

三、城建檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)

《全國(guó)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃》提出要構(gòu)筑“三網(wǎng)”城建檔案內(nèi)部局域網(wǎng)、城建檔案信息上因特網(wǎng)、參與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)建設(shè)和“一庫(kù)”城建檔案建設(shè)信息庫(kù)的基本框架?？傮w目標(biāo)就是為社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、城市建設(shè)的發(fā)展提供城市建設(shè)檔案數(shù)字資源信息，以滿足政府、公眾對(duì)城市建設(shè)檔案資源的需求與利用。

（一）利用現(xiàn)代信息化管理手段，以當(dāng)前建設(shè)工程項(xiàng)目為首，以建設(shè)工程報(bào)建開(kāi)始，從而收集各個(gè)部門(mén)在工程建設(shè)過(guò)程當(dāng)中的相關(guān)方面信息（主要有報(bào)建信息、工程驗(yàn)收備案情況、房地產(chǎn)預(yù)售狀況等信息），實(shí)現(xiàn)對(duì)建設(shè)工程的動(dòng)態(tài)可視管理。

（二）通過(guò)城市地下綜合管線動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)的建立，從而為我們保持地下管線信息管理系統(tǒng)以及建立動(dòng)態(tài)地下管線數(shù)據(jù)庫(kù)的更新和管理工作做好鋪墊。

（三）建立城建檔案空間型數(shù)據(jù)庫(kù)，建立城建實(shí)物檔案的信息管理和城市空間信息管理結(jié)合為一體，為了全面實(shí)現(xiàn)城建檔案的集成化，可視化管理提供廣闊的發(fā)展空間。

（四）通過(guò)數(shù)字化建設(shè)，用于實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)信息的遠(yuǎn)程數(shù)字服務(wù)與利用，現(xiàn)在我們可以使用網(wǎng)絡(luò)，直接登錄城市建設(shè)信息服務(wù)，網(wǎng)站進(jìn)行相關(guān)信息的調(diào)查，為社會(huì)公眾暢通的檔案利用渠道提供了有效的方法，與此同時(shí)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門(mén)能夠更為直接的了解城市建設(shè)的相關(guān)信息，并且，對(duì)此進(jìn)行有關(guān)調(diào)查與決策，這樣就可以避免重復(fù)以及鋪張浪費(fèi)的投資與建設(shè)。

（五）對(duì)城建檔案工作的內(nèi)在價(jià)值發(fā)展進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，為城市的規(guī)劃，建設(shè)與管理提供具體、準(zhǔn)確以及全方位的保障，使城建檔案館真正成為城市規(guī)劃以及建設(shè)的信息中心。

四、城建檔案信息化建設(shè)的近期主要任務(wù)

對(duì)當(dāng)前高速發(fā)展的城市來(lái)講，數(shù)字城建檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)極具有戰(zhàn)略意義的工程，它不單單是城市的基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)工程，同時(shí)它也是城市信息化水平的提升工程，數(shù)字城建檔案館必將成為檔案館的發(fā)展的方向，建設(shè)好這樣一個(gè)工程對(duì)我們的意義重大，對(duì)社會(huì)的影響對(duì)人們將來(lái)的的生活都起到一定的作用。

（一）從城建檔案工作實(shí)際出發(fā)，充分發(fā)揮建筑規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)職能

城建規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)需對(duì)土地、勞動(dòng)力、資金等資源根據(jù)城市發(fā)展需求進(jìn)行規(guī)劃補(bǔ)給的綜合管理機(jī)構(gòu)，建筑規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)需根據(jù)不斷發(fā)展進(jìn)步社會(huì)獲取豐富、全面、準(zhǔn)確信息作為建筑規(guī)劃基礎(chǔ)，而建立完善的建筑規(guī)劃信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以提高對(duì)收集資料和數(shù)據(jù)整理和歸納效率，更好對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)處理；筑規(guī)劃信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立，可充分提升建筑規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)職能發(fā)揮。

（二）加速數(shù)字化進(jìn)程

建立積極開(kāi)展和探索電子檔案接收與管理，讓建筑規(guī)劃設(shè)計(jì)者能夠知曉公眾實(shí)際喜好和需要，讓我們加強(qiáng)對(duì)電子文件的形成和收集還有積累等鑒定、歸檔的監(jiān)督與指導(dǎo)，以及電子文件的歸檔管理，加大對(duì)城建電子檔案的接收力度。

（三）整合資源，優(yōu)化服務(wù)

創(chuàng)建城建檔案特色數(shù)據(jù)庫(kù)，建立基礎(chǔ)的地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)和地下綜合管線數(shù)據(jù)庫(kù)以及規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)建立最重要的竣工項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)和城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫(kù)，聲像資料數(shù)據(jù)庫(kù)等等多種。

數(shù)字時(shí)代，知識(shí)經(jīng)濟(jì)呼喚數(shù)字化檔案館早日成為現(xiàn)實(shí)，建設(shè)數(shù)字化檔案館是檔案信息化發(fā)展到一定程度必然進(jìn)入的軌道，也是城建檔案館發(fā)展的方向。除具有傳統(tǒng)的檔案及其相關(guān)的管理知識(shí)外，還要掌握新技術(shù)尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展走向正軌，為現(xiàn)代化城市建設(shè)的需要，以及構(gòu)建和諧社會(huì)的需要，做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]《山東省檔案條例》 2004年4月2日

[2]《城市建設(shè)檔案管理暫行規(guī)定》 1987年 11月 8 日

[3]《日照市城市建設(shè)檔案管理辦法》 2008年2月3日

第8篇：檔案的數(shù)字化管理范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；井史資料；檔案管理；檔案利用；

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-08-00-01

引言

檔案是一種潛在的生產(chǎn)力，它既是昨天的遺產(chǎn)，也是今天的財(cái)富，隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，我們?cè)诠ぷ髦袑?duì)數(shù)字化檔案利用的重要性越來(lái)越突出。單井檔案作為我廠檔案管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在石油開(kāi)采中其數(shù)字化建設(shè)的開(kāi)發(fā)和利用就顯得尤為重要。

一、單井檔案管理的主要內(nèi)容

我廠自投入開(kāi)發(fā)建設(shè)，歷經(jīng)近40年開(kāi)采，是油田成立最早的采油廠。目前單井檔案1857卷，總計(jì)大約有15萬(wàn)張，其中大部分是0號(hào)圖以上的大幅圖紙，圖紙最長(zhǎng)可達(dá)15米。隨著老油井的長(zhǎng)期開(kāi)采和新油井的不斷勘探開(kāi)發(fā)，老井的單井資料數(shù)量逐年增加，對(duì)于新井需要建立新的單井檔案。這些單井資料是在開(kāi)采過(guò)程中形成的，具有一定保存價(jià)值和潛在生產(chǎn)力的原始數(shù)據(jù)，以往單井檔案的歸檔、保管、利用均以手工為主，檢索方式也只是在單機(jī)版中油V2.5檔案系統(tǒng)中檢索條目，影響了單井檔案的應(yīng)用效率及價(jià)值發(fā)揮。開(kāi)發(fā)完成了單井檔案數(shù)字化及數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目，為地質(zhì)技術(shù)人員大量資料的查閱及應(yīng)用提供了非常便利的條件，地質(zhì)技術(shù)人員可根據(jù)需要在極短的時(shí)間內(nèi)獲取想查閱的單井歷史資料，大大提高了地質(zhì)技術(shù)及管理人員的工作效率。

二、單井?dāng)?shù)字化檔案的管理和利用

（一）單井檔案數(shù)字化的必要性。單井資料在綜合檔案的信息資源中占據(jù)著不可或缺的重要地位，在石油企業(yè)的發(fā)展中也具有非常重要的作用，但是由于各種各樣因素的限制，在其開(kāi)發(fā)利用和管理工作中都存在著很多問(wèn)題，這極大的限制了地質(zhì)檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。地質(zhì)的技術(shù)人員，承擔(dān)著全廠地質(zhì)參謀，負(fù)責(zé)提供油水井措施方案，而每一份地質(zhì)方案的編制需要分析研究大量單井資料。單井檔案是在鉆井，錄井，測(cè)井，壓裂等工作時(shí)所產(chǎn)生的第一手寶貴資料，伴隨著油田勘探開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)的全過(guò)程，對(duì)指導(dǎo)油田進(jìn)一步的勘探開(kāi)發(fā)以及油水井的分析起到了重要作用，是與生產(chǎn)、技術(shù)分析有關(guān)的最重要的基礎(chǔ)資料之一。地質(zhì)研究人員使用大量的測(cè)井資料開(kāi)展地層對(duì)比、措施選井；使用鉆井、測(cè)試資料分析數(shù)據(jù)；使用分析化驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試資料開(kāi)展油水井分析，很多時(shí)間消耗在資料的借閱、查找、歸還中。單井檔案的使用率較高，且長(zhǎng)期使用，頻繁使用，多人借閱一份檔案，一人同時(shí)借閱多份檔案這種情況經(jīng)常存在。同一時(shí)間段、同一資料只能由一人借閱，并且，在借閱的過(guò)程中，容易造成檔案的損壞和丟失。特別是，保存時(shí)間較長(zhǎng)的許多紙質(zhì)檔案目前已經(jīng)發(fā)黃變脆。由于大幅圖紙需折疊保存，折疊處容易破損，變色，模糊不清。而單井檔案數(shù)字化，既可以長(zhǎng)期易于保存，又可以解決多人同時(shí)借閱、紙質(zhì)資料易磨損、丟失后無(wú)法補(bǔ)救等問(wèn)題。

（二）單井?dāng)?shù)字化檔案管理的特點(diǎn)。1、將生成檔號(hào)的紙質(zhì)單井資料進(jìn)行掃描，生成TIFF格式圖像文件，然后將TIFF格式圖像文件轉(zhuǎn)換成PDF格式文件。文件名與中油檔案系統(tǒng)生成的檔號(hào)一致。為了在瀏覽器上快速打開(kāi)PDF格式文件，其大小一般不超過(guò)10M，但清晰度必須與TIFF格式文件相同。A3以下的紙質(zhì)文件使用高速掃描儀進(jìn)行掃描，A2以上的紙質(zhì)文件使用寬幅掃描儀進(jìn)行掃描。掃描分辨率黑白≥300dpi，彩色≥400dpi。為保證電子化圖紙的真實(shí)性，我們的圖紙全部采用彩色掃描。圖紙包括：測(cè)井圖、固井圖、完井圖、錄井圖、成果圖、油水界面圖等。2、單井檔案數(shù)字化完成后，引入地質(zhì)勘探全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。這種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)Y(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、檢索，可以處理多種格式（例如：Word、TXT、PDF、PPT、Excel、JPG、TIFF等格式）的電子文件，包括多媒體、視頻、音頻等文件的存儲(chǔ)及播放。地質(zhì)數(shù)據(jù)庫(kù)采用將電子文件，包括大幅圖紙掃描形成的電子文件，全部存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的方式，不外掛，使數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件相互分離，彼此獨(dú)立。這種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)能夠在同一臺(tái)服務(wù)器上建立多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。這些數(shù)據(jù)庫(kù)相互獨(dú)立，其結(jié)構(gòu)可以相同，也可以不同。單井檔案按照區(qū)塊建立數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）單井?dāng)?shù)字化檔案的利用效果。1、由于掃描文件能夠真實(shí)反映紙質(zhì)檔案的基本情況，掃描后的電子文件具有相當(dāng)高的可信度，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相當(dāng)穩(wěn)定，且操作方便，因此，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和升級(jí)，日常維護(hù)以及數(shù)據(jù)掃描、錄入僅需一名技術(shù)人員。2、應(yīng)用地質(zhì)數(shù)據(jù)庫(kù)，技術(shù)人員在辦公室可以隨時(shí)快捷地查閱所需資料，快速全面的掌握單井資料，避免了以往辦公室資料堆積成山、歸還時(shí)不能一次還清的情況；避免了大家同時(shí)使用同一項(xiàng)資料時(shí)的等待，開(kāi)會(huì)匯報(bào)時(shí)只需帶上電腦就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索和調(diào)閱所需的單井資料，避免了大量的資料往外攜帶情況；避免了大家在借閱使用過(guò)程中，造成資料的損壞和丟失的情況。3、在單井檔案利用中，如文31斷塊南部的一口油井，生產(chǎn)層位沙三段，2002年1月投產(chǎn)，已處于高含水階段，含水91.2%。針對(duì)此井現(xiàn)狀，為充分發(fā)揮油井生產(chǎn)潛力，利用綜合測(cè)井曲線及鄰井生產(chǎn)情況等資料綜合分析后，對(duì)該井作業(yè)完畢開(kāi)井，日產(chǎn)油達(dá)15.3t，取得了顯著的增產(chǎn)效果。

三、單井?dāng)?shù)字化檔案目前需要改進(jìn)的方向

目前我們單井檔案實(shí)行的“雙軌制”管理模式：

（一）收集整理單井資料在中油檔案管理系統(tǒng)（E6）錄入條目生成檔號(hào)。

（二）按照檔號(hào)完成單井檔案數(shù)字化，按照區(qū)塊建立地質(zhì)數(shù)據(jù)庫(kù)，采用非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)將掃描的電子文件全部存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，保證了數(shù)據(jù)的完整性。

（三）建議：在檔案安全保管許可的范圍內(nèi)，這兩個(gè)軟件如果能夠掛接在一起，單井?dāng)?shù)字化檔案就實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一管理、統(tǒng)一利用。

第9篇：檔案的數(shù)字化管理范文

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代 實(shí)物聲像檔案 數(shù)字化管理

檔案主要是針對(duì)相關(guān)部門(mén)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的一種歷史記錄，是具有保存價(jià)值的文檔資料，可以對(duì)部門(mén)發(fā)展的真實(shí)情況進(jìn)行反映，是內(nèi)部管理的重要組成部分。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出許多問(wèn)題，需要及時(shí)引入現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)物與聲像檔案的數(shù)字化管理，提升檔案的管理水平。

一、大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理特點(diǎn)

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)也稱(chēng)巨量數(shù)據(jù)，指數(shù)據(jù)量極其巨大，無(wú)法通過(guò)現(xiàn)有的主流數(shù)據(jù)處理軟件，在合理的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行采集、管理、處理的資訊。大數(shù)據(jù)是繼移動(dòng)計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息技術(shù)之后的又一個(gè)新興事物，是在信息技術(shù)快速發(fā)展的基礎(chǔ)上產(chǎn)生和發(fā)展起來(lái)的。當(dāng)數(shù)據(jù)容量在10TB-1PB之間時(shí)，就可以稱(chēng)之為“大數(shù)據(jù)”。大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，一是信息容量龐大，能夠達(dá)到1ZP（約為1.0×1012GB）的數(shù)量級(jí)，與傳統(tǒng)1TB（約為1.0×103GB）的數(shù)量級(jí)相比要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出；二是處理效率極高，信息流能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)計(jì)算存儲(chǔ)，依托于網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)高速傳輸；三是信息結(jié)構(gòu)多樣，除傳統(tǒng)的文本信息，還包括了音頻、視頻、圖像等多樣化的內(nèi)容，在為人們提供更加高效的數(shù)據(jù)服務(wù)的同時(shí)，也在一定程度上增大了信息處理的難度。

（二）數(shù)字化檔案管理的應(yīng)運(yùn)而生

大數(shù)據(jù)時(shí)代，在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的影響下，檔案信息逐漸向著數(shù)字化的方向發(fā)展，數(shù)字化檔案管理也因此得以產(chǎn)生。與傳統(tǒng)檔案管理相比，數(shù)字化檔案管理是一種在高速寬帶網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行的、可以實(shí)現(xiàn)跨數(shù)據(jù)庫(kù)檢索的、具有含量數(shù)字化信息資源的庫(kù)群，能夠針對(duì)具有保存價(jià)值的文本、圖片、影像等多媒體信息進(jìn)行收集，通過(guò)數(shù)字化加工存儲(chǔ)，形成相應(yīng)的檔案文獻(xiàn)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的本質(zhì)，可以看作是對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行信息資源的組織管理和存儲(chǔ)，用戶能夠通過(guò)連接網(wǎng)絡(luò)的終端設(shè)備，隨時(shí)隨地獲取信息服務(wù)。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等的飛速發(fā)展，信息存儲(chǔ)方式也在不斷變革，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體和膠片載體，在存儲(chǔ)同等數(shù)量信息的前提下，電子存儲(chǔ)設(shè)備的價(jià)格更加低廉，而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有著更好的優(yōu)勢(shì)，也因此推動(dòng)了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。對(duì)于企業(yè)及相關(guān)部門(mén)而言，在實(shí)物、聲像檔案中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，應(yīng)該算是企業(yè)檔案管理發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。

二、傳統(tǒng)實(shí)物、聲像檔案管理存在的問(wèn)題

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映相關(guān)單位和部門(mén)職能活動(dòng)以及歷史事件的，具有保存價(jià)值的物品，其具有檔案本身所具備的原始性、直觀性以及確定性的特征，包括各類(lèi)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、錦旗、名人字畫(huà)、牌匾等；聲像檔案則是以感光材料或者磁性材料為載體，通過(guò)聲音、圖像的方式對(duì)各種活動(dòng)進(jìn)記錄，形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，包括照片、磁帶、錄像帶等。實(shí)物檔案和聲像檔案都是全宗檔案的重要組成部分。在傳統(tǒng)的實(shí)物、聲像檔案管理中，大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響使得檔案數(shù)量持續(xù)增長(zhǎng)，而由于檔案載體的多樣性，在管理中存在著一些問(wèn)題。

（一）工作環(huán)節(jié)重復(fù)

在實(shí)物和聲像檔案管理中，由于載體眾多，為了方便管理需要首先進(jìn)行分類(lèi)，針對(duì)不同的檔案載體采取不同的管理方式。在這種情況下，不僅工作量巨大，而且存在著大量的重復(fù)勞動(dòng)，對(duì)于人力資源的需求巨大，而且不同載體在材質(zhì)上的差異性對(duì)于管理工作提出了更高的要求，加大了對(duì)復(fù)合型人才的需求。

（二）資金投入巨大

與常規(guī)的文書(shū)檔案不同，實(shí)物檔案和聲像檔案的載體更加特殊，對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境有著更加嚴(yán)格的要求。為了提高管理效率，對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，需要購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備，尤其是對(duì)于一些媒體部門(mén)，其對(duì)于聲像檔案管理工作要求極其嚴(yán)苛，存儲(chǔ)設(shè)備的專(zhuān)業(yè)性也更強(qiáng)。在這種情況下，購(gòu)買(mǎi)存儲(chǔ)設(shè)備會(huì)導(dǎo)致成本的增加，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成一定的負(fù)面影響。

（三）影響體系構(gòu)建

對(duì)于企業(yè)而言，構(gòu)建完善的檔案管理體系，是提高檔案管理效率的關(guān)鍵所在。而對(duì)于實(shí)物、聲像檔案而言，管理體系的構(gòu)建需要能夠同時(shí)滿足檔案的收集、鑒別、整理、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)遞以及查閱等多方面的業(yè)務(wù)需求，集合相應(yīng)的模塊化設(shè)計(jì)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能夠?qū)崿F(xiàn)高效快捷的數(shù)字化檔案管理。如果依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，很難形成滿足上述需求的系統(tǒng)化模式，可能導(dǎo)致歸檔不完整、管理混亂等問(wèn)題，進(jìn)而影響檔案管理的優(yōu)秀性。

（四）檔案保護(hù)措施不夠

許多單位在實(shí)物和聲像檔案入庫(kù)后，沒(méi)有采取相應(yīng)的保護(hù)措施，一方面加大了檔案檢索的難度；另一方面部分存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)的檔案可能會(huì)出現(xiàn)損壞和報(bào)廢的情況，導(dǎo)致檔案資料的丟失。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)物、聲像檔案數(shù)字化管理策略

以數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)于實(shí)物、聲像檔案的管理，可以將證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)隆⒄掌⒁曨l等進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化處理，經(jīng)轉(zhuǎn)錄和編碼后，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)平臺(tái)中，利用專(zhuān)業(yè)的管理軟件，可以大大提高檔案檢索的效率，同時(shí)具有更高的存儲(chǔ)價(jià)值。具體來(lái)講，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，實(shí)物、聲像檔案的數(shù)字化管理應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：

（一）數(shù)字化采集

數(shù)字化采集主要是利用專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化設(shè)備，將實(shí)物、聲像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的檔案采集。例如，針對(duì)照片、證書(shū)等檔案，可以利用掃描儀等設(shè)備，將收集到的資料掃描到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行編碼和保存，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。對(duì)于數(shù)碼膠片等聲像檔案，可以依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的網(wǎng)上采集，然后對(duì)采集到的所有信息進(jìn)行分類(lèi)歸檔。與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)采集方式相比，數(shù)字化采集可以進(jìn)一步提高資源的利用價(jià)值，同時(shí)采集到的信息便于進(jìn)行管理和保存，即使數(shù)據(jù)損壞或者丟失，只需要再次采集即可，不會(huì)對(duì)原來(lái)的實(shí)物、聲像檔案載體造成影響。

（二）數(shù)字化處理

數(shù)字化處理必須依照相同的標(biāo)準(zhǔn)，確保處理后的數(shù)據(jù)信息格式統(tǒng)一，方便進(jìn)行歸檔和管理。同時(shí)，為了保證良好的檔案檢索效率，確保用戶能夠以最快的速度、最短的時(shí)間獲得自身需要的目標(biāo)資源，就必須針對(duì)采集到的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一編碼。例如，在對(duì)視頻光碟類(lèi)型的聲像檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須關(guān)注錄制的鏡頭和場(chǎng)景，將視頻中涉及的制片、編導(dǎo)、演員等資料進(jìn)行相應(yīng)的編目。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，檔案管理的主要目的，并非是對(duì)各類(lèi)文獻(xiàn)資料等的保存，而是為了方便使用，因此必須做好編目工作。由于實(shí)物、聲像檔案本身的特點(diǎn)，編目工作量巨大而且工序比較繁瑣，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，必須依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和質(zhì)量意識(shí)，保證較高的編目水平，為用戶提供更加完善的服務(wù)。

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

資源的高度共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的顯著特征。為了提高服務(wù)質(zhì)量，在實(shí)物、聲像檔案的數(shù)字化管理中，應(yīng)該構(gòu)建完善的在線數(shù)據(jù)庫(kù)，做好檔案的整理和分類(lèi)。以聲像檔案為例，結(jié)合其特點(diǎn)，可以分為圖片、音頻和視頻三種不同的類(lèi)型，通過(guò)合理分類(lèi)，可以提高管理與檢索的效率。同時(shí)，檔案分析人員應(yīng)該結(jié)合本單位的特點(diǎn)來(lái)完成數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。例如，在企業(yè)檔案管理中，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際需求，可以利用檢索查詢方式將在線數(shù)據(jù)庫(kù)分為專(zhuān)題專(zhuān)項(xiàng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、時(shí)間信息數(shù)據(jù)庫(kù)、項(xiàng)目工程建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，而為了進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)庫(kù)的使用價(jià)值，在對(duì)在線數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)時(shí)，必須結(jié)合實(shí)際情況，采取針對(duì)性的措施，嚴(yán)格依照相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保資源的有效共享。另外，考慮到實(shí)物、聲像檔案的特殊性，即使轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，仍然需要占據(jù)大量的存儲(chǔ)空間，需要不斷進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)。對(duì)此，可以構(gòu)建在線檔案，減少對(duì)存儲(chǔ)空間的占用。具體來(lái)講，可以將磁盤(pán)數(shù)據(jù)分為近線數(shù)據(jù)流磁帶庫(kù)和離線數(shù)據(jù)流磁帶庫(kù)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率進(jìn)行分別存儲(chǔ)，從而提高系統(tǒng)存儲(chǔ)空間的利用率。實(shí)踐證明，這種方式不存在安全風(fēng)險(xiǎn)，而且具有非常顯著的效果，是當(dāng)前技術(shù)條件下數(shù)字化檔案管理的一種有效手段，值得進(jìn)行推廣。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，信息化技術(shù)的發(fā)展和普及，帶動(dòng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于檔案管理工作也產(chǎn)生了巨大的沖擊。在這樣的背景下，傳統(tǒng)實(shí)物、聲像檔案管理模式暴露出許多的問(wèn)題，影響了檔案管理水平的提高。檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)更新觀念，利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)物、聲像檔案的數(shù)字化管理，確保檔案管理的效果，為人們提供更好的服務(wù)。

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