辦公檔案數(shù)字化管理精選(九篇)

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第1篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

關(guān)鍵字：辦公自動(dòng)化；文書(shū)檔案；檔案管理

文書(shū)檔案管理工作是指機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)等單位針對(duì)履行自身職責(zé)過(guò)程中形成的文件轉(zhuǎn)化為檔案后所開(kāi)展的收集、整理、保管、利用和編研等方面的工作。其目的在于保證文書(shū)檔案齊全完整的基礎(chǔ)上，最大限度的發(fā)揮文書(shū)檔案的價(jià)值。隨著信息技術(shù)在社會(huì)生活各方面的應(yīng)用，文書(shū)檔案管理工作也要緊跟時(shí)代的發(fā)展，繼承和發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)檔案管理積累的成功經(jīng)驗(yàn)，充分利用辦公自動(dòng)化普及的契機(jī)，提升文書(shū)檔案管理工作的效能。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠有效提升傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作的時(shí)效性

在紙質(zhì)檔案環(huán)境下，文書(shū)檔案的實(shí)體和信息是合二為一不可分割的，在很大程度上影響到文書(shū)檔案管理工作的時(shí)效。比如在歸檔環(huán)節(jié)，部分還會(huì)使用的文件在年度歸檔的時(shí)候可能無(wú)法正常歸檔，無(wú)法保證后續(xù)按照年度查找文件，有的甚至造成遺漏，影響檔案質(zhì)量。再比如借閱和利用相關(guān)的檔案必須到檔案室，履行規(guī)定的手續(xù)，完成相關(guān)的登記，才能完成整個(gè)利用過(guò)程，對(duì)于尚處于機(jī)關(guān)檔案室保管的文書(shū)檔案影響還在可控，對(duì)于移交進(jìn)館的檔案就需要投入更多的人力物力才能實(shí)現(xiàn)利用。這些都影響到文書(shū)檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。辦公自動(dòng)化平臺(tái)的成熟和普遍運(yùn)用，對(duì)于利用這來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案實(shí)體和檔案信息的分離。平臺(tái)內(nèi)的文書(shū)檔案信息可以保持24小時(shí)在線，利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)適時(shí)查閱利用。由于平臺(tái)的系統(tǒng)提供便捷的檢索，用戶(hù)可以通過(guò)自然語(yǔ)言進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案整體信息的利用，提高了利用工作的效率。近年來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，系統(tǒng)可以在完成檔案信息檢索的同時(shí)，對(duì)信息利用者的需求、利用習(xí)慣等進(jìn)行記錄，通過(guò)數(shù)據(jù)分析可以定期主動(dòng)為利用者提供相關(guān)的信息內(nèi)容，將單項(xiàng)被動(dòng)的信息利用變成雙向互動(dòng)的信息交流，使文書(shū)檔案工作的整體工作效率得到質(zhì)的提升。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠從根本上改變傳統(tǒng)文書(shū)檔案的保存形態(tài)

在傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理體系中，文書(shū)檔案基本上都是以紙質(zhì)的物理形態(tài)存在的。紙質(zhì)材料作為一種無(wú)法再生的信息載體，一旦受到損壞很難進(jìn)行修復(fù)，從而造成檔案信息的丟失。在保存過(guò)程中對(duì)溫度、濕度等環(huán)境要素有明確的要求，而對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案的頻繁利用也會(huì)造成物理材料的損壞，又形成了對(duì)利用、復(fù)制等多方面的限制。因此，為盡可能長(zhǎng)的延續(xù)文書(shū)檔案的物理實(shí)體壽命從而保證文書(shū)檔案信息的長(zhǎng)久存在，需要投入大量的財(cái)力、物力和人力，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)重要的投入。辦公自動(dòng)化平臺(tái)的運(yùn)用最直接的效果就是文書(shū)檔案的物理實(shí)體更加多樣，在確保紙質(zhì)的基礎(chǔ)上，可以有光盤(pán)、磁盤(pán)甚至永久在線等多種形式。對(duì)于傳統(tǒng)文書(shū)檔案，通過(guò)數(shù)字化將其信息和載體分離，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)用實(shí)體提供利用，使紙質(zhì)文書(shū)檔案的保存更加長(zhǎng)久。對(duì)于新形成的電子文書(shū)檔案，除了為了保證原始憑證性而采取紙質(zhì)保存外，絕大多數(shù)電子文件不要制作紙質(zhì)文件，節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，同時(shí)使文書(shū)檔案的物理載體更加多樣化，保證了文書(shū)檔案在保證信息利用的基礎(chǔ)上，能夠重要的歷史信息更加安全長(zhǎng)久的保存。

3 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠有效簡(jiǎn)化傳統(tǒng)文書(shū)檔案工作的流程

傳統(tǒng)模式的文書(shū)檔案管理一般`屬于機(jī)關(guān)的辦公室，由于受到機(jī)關(guān)編制等方面的影響，很多單位的文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有專(zhuān)職人員承擔(dān)，一般由兼職人員完成。文書(shū)檔案工作是一項(xiàng)頭緒繁多、要求嚴(yán)格的工作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤。檔案工作從歸檔開(kāi)始，到移交、編目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼職人員很難保證高質(zhì)量的完成相關(guān)工作。特別是日常的借閱利用工作，需要查找、登記，辦理相關(guān)手續(xù)等等。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，自動(dòng)化基礎(chǔ)下的文書(shū)檔案管理工作主要是網(wǎng)絡(luò)作為工具，有了檔案管理系統(tǒng)的協(xié)助，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)操作上也不需要耗費(fèi)太多的時(shí)間和精力。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門(mén)統(tǒng)一歸檔，這樣既節(jié)省時(shí)間，檔案管理部門(mén)也不必花費(fèi)大量人力、物力來(lái)進(jìn)行紙制文件的歸檔。很多工作內(nèi)容通過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的關(guān)聯(lián)就可以完成，使得原本復(fù)雜的工作變得簡(jiǎn)單，能提高文書(shū)檔案的質(zhì)量，減少時(shí)間和空間，快速地對(duì)不同的信息進(jìn)行搜集和分類(lèi)以及統(tǒng)計(jì)，推動(dòng)使用工作的開(kāi)展。在辦公自動(dòng)化條件下，檔案工作自身形成的管理系統(tǒng)也包括在內(nèi)，這個(gè)系統(tǒng)可以使文書(shū)檔案的利用效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對(duì)所選的文件信息做出響應(yīng)，并且還可以對(duì)其進(jìn)行脫機(jī)處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率，同時(shí)可以借助第三方平臺(tái)及時(shí)了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點(diǎn)動(dòng)態(tài)。

4 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠加速文書(shū)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程

辦公自動(dòng)化條件下的文書(shū)檔案管理工作不是將傳統(tǒng)工作內(nèi)容的簡(jiǎn)單照搬到網(wǎng)絡(luò)上的，而是根據(jù)文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際，通過(guò)新技術(shù)的發(fā)明和應(yīng)用能夠促進(jìn)文書(shū)檔案的管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，推動(dòng)規(guī)范文檔管理體制的形成，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，最終實(shí)現(xiàn)管理工作的科學(xué)化、高效化，提高文書(shū)檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿(mǎn)足各方面的需求。規(guī)范的文書(shū)管理體制是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的基礎(chǔ)。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，必須實(shí)行“文件-檔案一體化管理”，將檔案部門(mén)對(duì)文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入到檔案部門(mén)的工作職責(zé)，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個(gè)工作環(huán)節(jié)都在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行，真正實(shí)現(xiàn)本單位文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一落實(shí)，使文件和檔案工作共同發(fā)展。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過(guò)程中，文書(shū)檔案相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)以及不同類(lèi)型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的標(biāo)準(zhǔn)必須進(jìn)行明確，規(guī)范技術(shù)參數(shù)，從而實(shí)現(xiàn)不同類(lèi)型的電子文件從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫流轉(zhuǎn)和安全管理。

5 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠推動(dòng)檔案工作法律體系的完善

從文書(shū)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是電子文件形成和使用的平臺(tái)，也必將成為檔案管理工作的重要平臺(tái)。而我國(guó)當(dāng)前檔案工作的法律法規(guī)基本上還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理工作建立的。針對(duì)電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的部門(mén)應(yīng)該及時(shí)制定相應(yīng)的法律對(duì)這些行為進(jìn)行規(guī)范，只有通過(guò)法律規(guī)范了電子檔案的管理細(xì)節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對(duì)于觸犯了相關(guān)法律的人員，應(yīng)該制定相對(duì)應(yīng)的處罰條例，對(duì)這些違法人員進(jìn)行震懾，在相關(guān)法律制定之后，應(yīng)該堅(jiān)決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。從目前的情況看，我國(guó)檔案管理工作立法部門(mén)已經(jīng)注意到這一趨勢(shì)。在國(guó)家法律層面，正在對(duì)《檔案法》進(jìn)行修訂，從宏觀上為檔案工作的發(fā)展奠定法律保證。在行政法規(guī)層面，國(guó)家檔案局制定了《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等，指導(dǎo)辦公自動(dòng)化條件下，檔案管理工作的開(kāi)展。這些工作都為電子文件、電子檔案管理工作法制化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]黃麗穎.文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用分析[J].城建檔案，2016，08：70-71

第2篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書(shū)檔案管理；辦公自動(dòng)化；建議

科技的不斷進(jìn)步、信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為我國(guó)文書(shū)檔案的管理變革打下了良好的基礎(chǔ)，這場(chǎng)前所未有的改革，勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)的文書(shū)檔案管理產(chǎn)生巨大影響。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到對(duì)我國(guó)文書(shū)檔案的管理中，是時(shí)展的需要，是社會(huì)進(jìn)步的必然結(jié)果。這種具有正面意義的改變，使企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動(dòng)化，加快了工作效率、提升了工作質(zhì)量，在企業(yè)的管理層面和今后的長(zhǎng)期發(fā)展上意義重大。下面就對(duì)我國(guó)文書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化談一談我個(gè)人的認(rèn)識(shí)以及看法。

一、文書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化

（一）促進(jìn)了文件和檔案的統(tǒng)一管理

在我國(guó)傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中，通常是將文書(shū)以及檔案分為兩項(xiàng)工作，只有文書(shū)的質(zhì)量得到保障，才能夠促進(jìn)檔案工作的順利完成，他們相互影響，又互相區(qū)別，聯(lián)系緊密，如果在文書(shū)檔案的管理工作中沒(méi)有處理好它們之間的銜接問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致整個(gè)工作不能正常運(yùn)行。文件和檔案不同，文件是通過(guò)各種市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)收集起來(lái)的，具有雜亂、零散的特點(diǎn)。將其按照一定的規(guī)律，系統(tǒng)的進(jìn)行組合排列，方便保存和后期的使用才能夠形成最終的檔案，而歸檔在這個(gè)工作環(huán)節(jié)中尤其重要。在實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化之后，文件和檔案之間的界限就不會(huì)再那么分明了，有統(tǒng)一的系統(tǒng)對(duì)文件和檔案進(jìn)行分類(lèi)、保存、歸檔。既免除了人工操作可能存在的失誤，也使文件的利用程度大大提高了，能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索，準(zhǔn)確的找到想要的資料，也能夠通過(guò)管理達(dá)到資源的共享，最終實(shí)現(xiàn)文檔的統(tǒng)一。

（二）共同參與文書(shū)檔案的管理

在實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化之后，文書(shū)檔案的管理將關(guān)系到企業(yè)的各個(gè)部門(mén)，需要大家的共同參與才能夠完成。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，檔案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相對(duì)獨(dú)立的，檔案管理由以案卷為單位變成以文件為單位，辦理完畢的文件可以直接進(jìn)入歸檔管理環(huán)節(jié)，文書(shū)處理環(huán)節(jié)形成的文件基本信息如文件標(biāo)題、作者、形成日期等，可以直接進(jìn)入檔案管理環(huán)節(jié)生成歸檔文件目錄，在歸檔時(shí)只要依照目錄內(nèi)容把文件收集、排序、裝盒就可以完成歸檔工作了。

（三）規(guī)范的文書(shū)檔案管理制度

在文書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)了辦公的自動(dòng)化之后，歸檔的過(guò)程將發(fā)生變化，文件的歸檔將會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)文件和網(wǎng)絡(luò)歸檔文件。這就對(duì)文書(shū)檔案的管理流程提出了新的要求，對(duì)文書(shū)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要有所攝入，包括文件的收集整理、文書(shū)的生成、正常運(yùn)轉(zhuǎn)等等。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)就必須要形成一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范化的管理操作流程，尤其要對(duì)歸檔的環(huán)節(jié)加以重視，對(duì)參與到這些流程中的每個(gè)部門(mén)都要有明確的分工及權(quán)限設(shè)置。這些問(wèn)題都要在最初對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上表現(xiàn)出來(lái)，才能夠保證辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理的順利進(jìn)行。

（四）信息檢索效率提高，檔案利用更加快捷、高效

辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次輸入多次利用，文書(shū)處理人員在完成文件的擬寫(xiě)、簽發(fā)、編號(hào)、著錄、等工作后，只需要一個(gè)歸檔點(diǎn)擊操作，就完成了從文件處理系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的歸檔工作。需要利用時(shí)，利用人員只需根據(jù)訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行在線檢索，就可以瀏覽訪問(wèn)所需要的內(nèi)容，檔案資源通過(guò)辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了共享。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以提供多種查詢(xún)檢索勸能，可實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)分類(lèi)、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)編目等。使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

二、對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案份理工作的建議

（一）將檔案管理系統(tǒng)納入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)統(tǒng)籌考慮

目前，很多單位在設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，檔案部門(mén)不能及時(shí)參與其設(shè)計(jì)規(guī)劃，文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)“各自為政”，缺少統(tǒng)一規(guī)劃，使文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)功能無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理系統(tǒng)的歸檔需求，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)難以有效投入使用，或者出現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容的現(xiàn)象。這就要求我們必需充分認(rèn)識(shí)到文檔一體化的重要性和可行性，在進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，將前期的文書(shū)處理與后期的歸檔管理綜合考慮，把文書(shū)處理和檔案管理兩個(gè)不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來(lái)。同時(shí)，我們還應(yīng)樹(shù)立前端控制思想，在設(shè)計(jì)文件處理流程時(shí)，充分考慮到后期歸檔管理的需要，將檔案管理功能納入其中，對(duì)文件歸檔、目錄生成等檔案管理模塊的設(shè)計(jì)提出具體的要求。

（二）統(tǒng)一規(guī)范的操作流程

要做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案的歸檔管理工作，必須要從文書(shū)檔案的管理體制改革入手，形成規(guī)范化的管理體制；其次，要有一個(gè)統(tǒng)一的流程對(duì)其進(jìn)行規(guī)范，對(duì)文件的處理、管理上要有嚴(yán)格的要求，其細(xì)節(jié)可以延伸到段落格式、字體大小、頁(yè)面排版等等；再者，要對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們能夠全面的掌握自動(dòng)化管理的工作流程，擁有能夠熟練的對(duì)文件和檔案進(jìn)行分類(lèi)、管理的能力。

（三）培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)

要想真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化，對(duì)從事文書(shū)檔案管理的人員的素質(zhì)培訓(xùn)必不可少。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛的運(yùn)用到了各個(gè)階層，不管是哪行哪業(yè)都或多或少的會(huì)提出一些技術(shù)性的要求。在文書(shū)檔案的管理中，要實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化，提高工作效率，就必須從對(duì)管理人員的培養(yǎng)入手，要求管理人員在擁有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)還需要具備對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)技術(shù)的掌握，適應(yīng)時(shí)展的潮流，不斷的更新個(gè)人認(rèn)識(shí)，擴(kuò)展自身的知識(shí)面，全方位的對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行了解和分析，更好的將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與文書(shū)檔案的管理進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案辦公的自動(dòng)化和文書(shū)檔案管理的一體化。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，辦公自動(dòng)化為文書(shū)檔案管理改革帶來(lái)了前所未有的契機(jī)，檔案管理部門(mén)應(yīng)抓住這一機(jī)遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書(shū)檔案管理開(kāi)創(chuàng)新局面。■

參考文獻(xiàn)

第3篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

1.優(yōu)化服務(wù)功能

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，檔案資料的共享性比較低，在利用的過(guò)程中查找具有很大的困難，其所具有的服務(wù)功能比較低。利用辦公自動(dòng)化技術(shù)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案資料，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?shù)據(jù)，通過(guò)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使得在應(yīng)用時(shí)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索來(lái)完成，大大提高其應(yīng)用效率和服務(wù)功能。通過(guò)計(jì)算機(jī)的利用，可以改變傳統(tǒng)檔案粗放式管理，通過(guò)精細(xì)化管理，將檔案服務(wù)功能由單途徑轉(zhuǎn)變?yōu)轶w系化。另外，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還可以?xún)r(jià)格檔案信息與載體進(jìn)行分離并與網(wǎng)路系統(tǒng)進(jìn)行共聯(lián)，擴(kuò)大了信息的橫向與縱向的深度，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享與在線服務(wù)，有效的優(yōu)化了檔案服務(wù)功能。

2.提高存儲(chǔ)質(zhì)量

隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書(shū)檔案管理工作中的應(yīng)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸由電子檔案代替，企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中生成了越來(lái)越多的電子文檔，與傳統(tǒng)文檔資料相比存儲(chǔ)更為方便。同時(shí)，還可以根據(jù)具體需要將電子文檔與紙質(zhì)文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)換。另外，傳統(tǒng)文書(shū)檔案在傳遞與應(yīng)用上具有很強(qiáng)的不方便性，并且在傳遞與存儲(chǔ)的過(guò)程中容易出現(xiàn)損壞與丟失現(xiàn)象。通過(guò)辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案來(lái)保存和傳遞，不但保護(hù)了文檔的完整性，同時(shí)在傳遞與保存上更為方便和安全。

二、辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書(shū)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)狀分析

1.專(zhuān)業(yè)人員比較少

辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書(shū)檔案管理工作的應(yīng)用，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理專(zhuān)業(yè)融為一體，這就對(duì)工作人員提出了更高的要求，要求其不但需要具備文書(shū)檔案管理的能力，同時(shí)還需要具備辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用的能力。對(duì)工作人員逐漸由傳統(tǒng)的單一技能要求轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合能力要求，要求工作人員為復(fù)合型人才。但是就現(xiàn)狀來(lái)看，大部分企業(yè)文書(shū)檔案管理工作崗位上缺少相應(yīng)的綜合性人才，既掌握傳統(tǒng)檔案管理理論、原則、方法與技術(shù)，又能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才相對(duì)較少，并不能完全滿(mǎn)足工作開(kāi)展的要求。

2.檔案保密性較低

辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書(shū)檔案工作中的應(yīng)用，主要就是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成，但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有很大的不安全性，對(duì)文檔這種保密性比較強(qiáng)的資料數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子文檔在修改與傳遞上都更方便，任何人都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行修改，并且修改的內(nèi)容與原有內(nèi)容沒(méi)有任何明顯的區(qū)別，這樣就不能確定拿到手的檔案是否為源文件，檔案保密性相對(duì)較低。紙質(zhì)文檔在修改后具有明顯的痕跡，在收集到應(yīng)用整個(gè)過(guò)程中對(duì)文檔內(nèi)容可以一目了然，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)進(jìn)行解決。而電子文檔這方面卻比較薄弱，降低了文檔的安全性。

三、文書(shū)檔案中自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用實(shí)施策略分析

1.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理

辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書(shū)檔案中應(yīng)用的載體就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)電子文檔的特點(diǎn)，為保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性，首先要做的就是要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的管理。企業(yè)可以加強(qiáng)對(duì)內(nèi)、外網(wǎng)的研究管理，在辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部與外網(wǎng)之間實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，通過(guò)隔離防護(hù)措施通過(guò)路由器過(guò)濾掉被屏蔽掉的IP地址，只有部分允許的地址才可進(jìn)入到辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中。同時(shí)，具有隔離保護(hù)作用的還有防火墻，其防火墻所具有的特點(diǎn)，如對(duì)進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾、對(duì)進(jìn)出網(wǎng)行為進(jìn)行管理以及對(duì)存在的網(wǎng)絡(luò)攻擊進(jìn)行檢測(cè)和警告，可以在原有程度上提高電子文檔存在的安全性，增強(qiáng)了文檔數(shù)據(jù)的保密性。

2.加強(qiáng)對(duì)電子文檔的技術(shù)處理

在文書(shū)檔案管理工作中應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，為更好的保證文檔內(nèi)容數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并提高工作效率，還需要加強(qiáng)對(duì)電子文檔的技術(shù)處理。隨著辦公自化技術(shù)在文檔管理工作中的應(yīng)用，會(huì)不斷涌現(xiàn)出更多新型文件材料，而電子文檔的歸檔勢(shì)在必行，為提高工作效率，就需要工作人員不斷加深對(duì)文件資源的研究。對(duì)電子文檔進(jìn)行技術(shù)處理，主要是對(duì)其接收、處置、以及存儲(chǔ)等工作進(jìn)行指導(dǎo)，在保證文檔內(nèi)容的原始性基礎(chǔ)上，對(duì)文檔進(jìn)行有效管理。通過(guò)對(duì)電子文檔的技術(shù)處理，可以將其轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x文件，即可以讀但是不能對(duì)其進(jìn)行修改，進(jìn)而可以確定文件的原始性，提高電子文檔的可靠性和安全性。另外，電子文檔主要存于計(jì)算機(jī)，為避免計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障而導(dǎo)致文檔的丟失，必須要對(duì)文檔資料進(jìn)行備份處理，并且對(duì)于存儲(chǔ)文檔的計(jì)算機(jī)必須要進(jìn)行加密處理，只有通過(guò)限制的人員才可使用，避免文檔的流失。

3.提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力

第4篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

一、辦公自動(dòng)化對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的影響

辦公自動(dòng)化對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的影響可以分為能力和水平的影響，并且這種影響是持續(xù)的，隨著辦公自動(dòng)化的全面推進(jìn)，其對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的影響會(huì)越來(lái)越深。

1、辦公自動(dòng)化提高了文書(shū)檔案管理能力

首先，辦公自動(dòng)化拓寬了文書(shū)檔案管理的渠道，在傳統(tǒng)模式下，紙質(zhì)的文書(shū)檔案只能夠用專(zhuān)門(mén)的檔案室來(lái)保存，并且還要配備專(zhuān)門(mén)的檔案柜，辦公自動(dòng)化條件下，醫(yī)院還可以利用計(jì)算機(jī)電腦來(lái)存儲(chǔ)這種文書(shū)檔案，如醫(yī)院辦公室可以利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將檔案?jìng)鬟f給檔案部門(mén)，并予以保存，這就拓展了檔案管理渠道。其次，辦公自動(dòng)化增加了文書(shū)檔案管理的工具，辦公自動(dòng)化使文書(shū)檔案電子化，這就可以充分利用信息技術(shù)如編碼技術(shù)、檔案管理軟件對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，創(chuàng)新了檔案管理工具。

2、辦公自動(dòng)化提高了文書(shū)檔案管理水平

首先，辦公自動(dòng)化提高了檔案管理效率，傳統(tǒng)模式下，文書(shū)檔案的調(diào)閱、查詢(xún)等難度較大，特別是經(jīng)歷了較長(zhǎng)時(shí)間的文書(shū)檔案，而在辦公自動(dòng)化條件下則效率大幅提升。如醫(yī)院要銷(xiāo)毀到期的文書(shū)檔案或者說(shuō)無(wú)價(jià)值的文書(shū)檔案，在傳統(tǒng)模式下只能通過(guò)檔案目錄去查詢(xún)，如果目錄不清晰則查詢(xún)難度大，但在辦公自動(dòng)化條件下，可以利用辦公系統(tǒng)對(duì)文書(shū)檔案的記錄包括時(shí)間、類(lèi)別等的記錄直接獲取檔案存放的信息，從而提高了管理效率。其次，辦公自動(dòng)化降低了檔案管理成本，包括由于效率的提高帶來(lái)的人工成本、時(shí)間成本的降低等，特別是，辦公自動(dòng)化背景下需要銷(xiāo)毀的檔案等處理會(huì)更加及時(shí)，可以有效的節(jié)約檔案存儲(chǔ)空間，也間接的降低了保存、清理等成本。

二、辦公自動(dòng)化背景下醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

雖然辦公自動(dòng)化對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理具有積極的促進(jìn)作用，但從實(shí)踐來(lái)看，目前部分醫(yī)院文書(shū)檔案管理還沒(méi)有充分利用好這種便利，文書(shū)檔案管理還停留在傳統(tǒng)的模式下，或者說(shuō)雖然有電子文書(shū)檔案存儲(chǔ)，但其中存在大量不規(guī)范問(wèn)題，亟需改進(jìn)。

1、文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)有待提升

首先，文書(shū)檔案管理人員業(yè)務(wù)有待提升，辦公自動(dòng)化對(duì)文書(shū)檔案管理的專(zhuān)業(yè)性要求更高，但部分醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員并不具有檔案管理專(zhuān)業(yè)背景，或者是兼職檔案管理人員，從而在文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)了檔案分類(lèi)處理不專(zhuān)業(yè)、檔案歸檔較為混亂，甚至對(duì)檔案本身的內(nèi)容缺乏必要的檢查，導(dǎo)致歸檔檔案存在要素不全等問(wèn)題。其次，文書(shū)檔案管理人員信息技術(shù)應(yīng)用能力有待提升，主要表現(xiàn)在紙質(zhì)文書(shū)檔案與電子文書(shū)檔案相脫節(jié)，兩者沒(méi)有有效的聯(lián)系起來(lái)，部分文書(shū)檔案管理人員甚至對(duì)計(jì)算機(jī)操作不熟悉，無(wú)法利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理工作。

2、電子化文書(shū)檔案管理配套體系尚不完善

首先，辦公自動(dòng)化條件下文書(shū)檔案管理制度不健全，如部分醫(yī)院沒(méi)有明確文書(shū)檔案必須報(bào)送電子檔案的要求，導(dǎo)致電子檔案不齊全，沒(méi)有明確電子檔案存儲(chǔ)、調(diào)閱、刪除等方面的管理制度，容易出現(xiàn)管理上的漏洞。其次，辦公自動(dòng)化條件下文書(shū)檔案管理操作不規(guī)范，部分醫(yī)院沒(méi)有開(kāi)發(fā)相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，而是簡(jiǎn)單的利用建立文件并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，這不僅容易導(dǎo)致電子文書(shū)檔案內(nèi)容的安全性遭遇威脅，而且容易導(dǎo)致電子檔案的內(nèi)容被改變、電子文檔被刪除等事項(xiàng)的發(fā)生。

三、辦公自動(dòng)化背景下提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平的思考

辦公自動(dòng)化背景下，醫(yī)院必須積極推動(dòng)檔案管理信息化，不斷促進(jìn)檔案管理水平的提升，這一過(guò)程中要積極開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)，完善文書(shū)檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)。

1、積極開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)

首先，要強(qiáng)化分析醫(yī)院文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的需求，醫(yī)院要根據(jù)辦公自動(dòng)化、文書(shū)檔案管理信息化以及醫(yī)院文書(shū)檔案的特殊性等要求，分析文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備的基本功能，明確系統(tǒng)開(kāi)發(fā)需求。其次，要根據(jù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)出能夠有效進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，一方面，這種系統(tǒng)要保留有接口與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，嚴(yán)格杜絕系統(tǒng)之間相互獨(dú)立、數(shù)據(jù)不能交換等問(wèn)題的產(chǎn)生，這一過(guò)程中，可以通過(guò)優(yōu)化設(shè)計(jì)自動(dòng)導(dǎo)入文書(shū)檔案的名稱(chēng)等內(nèi)容，并通過(guò)預(yù)設(shè)功能將檔案進(jìn)行自動(dòng)分類(lèi)，以便于存儲(chǔ)。另一方面，要為系統(tǒng)保留足夠的空間，以便于存儲(chǔ)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)轉(zhuǎn)移過(guò)來(lái)的數(shù)據(jù)。

2、完善文書(shū)檔案管理制度

首先，要建立辦公自動(dòng)化條件下文書(shū)檔案接收制度，即從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收到文書(shū)檔案后，文書(shū)檔案管理人員要建立完善的接收目錄，對(duì)文書(shū)檔案的名稱(chēng)、發(fā)送部門(mén)等進(jìn)行記錄，以便于核對(duì)查詢(xún)。其次，要建立辦公自動(dòng)化條件下文書(shū)檔案存儲(chǔ)制度，醫(yī)院要明確電子文書(shū)檔案、紙質(zhì)文書(shū)檔案分類(lèi)管理制度，推動(dòng)兩種檔案管理方式之間的信息對(duì)接，以便于查詢(xún)。再次，要建立辦公自動(dòng)化條件下文書(shū)檔案調(diào)閱、銷(xiāo)毀等管理制度，醫(yī)院要明確文書(shū)檔案調(diào)閱、銷(xiāo)毀的基本流程，同時(shí)對(duì)于電子文書(shū)檔案，還應(yīng)當(dāng)明確文書(shū)檔案拷貝、計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)授權(quán)登陸權(quán)限等事項(xiàng)，避免制度不全導(dǎo)致信息泄露。

第5篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；特征

檔案管理的數(shù)字化建立在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理理念的基礎(chǔ)上，即為數(shù)字化的檔案處理，也是檔案管理工作由人為化向數(shù)字化的系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。利用檔案管理的數(shù)字化建設(shè)可實(shí)現(xiàn)信息載體的革新，還可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的建立。優(yōu)化資源建設(shè)，規(guī)避物理載體儲(chǔ)存信息的弊端。全部以數(shù)字形式記錄于磁盤(pán)等計(jì)算機(jī)信息存儲(chǔ)器中的處理辦法，更有利于構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系。其中數(shù)字化的檔案管理工作又可看作是信息化的收集與保管以及現(xiàn)代化的規(guī)章制度。

一、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來(lái)解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。

（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對(duì)象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如工人進(jìn)廠，退休，流動(dòng)性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢(xún)。數(shù)字文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢(xún)通過(guò)數(shù)字化檔案管理變得十分簡(jiǎn)單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶(hù)便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒(méi)有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。

（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢(xún)到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。

二、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作的影響力頗高，所以對(duì)檔案的管理工作各級(jí)檔案管理部門(mén)還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢(shì)，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)意識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)及服務(wù)意識(shí)。

（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門(mén)應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)檔案管理者積極參加以計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，單位還要積極向社會(huì)各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專(zhuān)業(yè)人才，并對(duì)在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件。

（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門(mén)之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個(gè)檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實(shí)現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級(jí)檔案管理主管部門(mén)要及時(shí)制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)代和信息科技的同步發(fā)展。檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速查詢(xún)，其流動(dòng)性也更快。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

參考文獻(xiàn)：

[1]王云慶，苗壯.現(xiàn)代檔案管理學(xué)[M].青島：青島出版社，2002：220.

第6篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種辦公應(yīng)用軟件不斷出現(xiàn)，為實(shí)現(xiàn)辦公管理的智能化以及自動(dòng)化提供了良好的基礎(chǔ)。對(duì)于檔案管理而言，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)同樣帶來(lái)了新的變革，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)逐步成為檔案管理的主流形式。檔案數(shù)字化管理技術(shù)，主要是通過(guò)將文字、圖像視頻、聲音等資料或者是紙質(zhì)檔案資料的掃描文件經(jīng)過(guò)編輯處理后存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的技術(shù)。在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，不僅可以對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化整合，同時(shí)能夠有效的擴(kuò)大檔案資料容量，降低檔案資源管理成本投入，提高檢索查閱的服務(wù)水平，對(duì)于創(chuàng)新檔案管理體制，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展具有重要的作用。

1、檔案數(shù)字化管理工作的技術(shù)優(yōu)勢(shì)分析

（1）有助于優(yōu)化檔案歸檔管理程序。在信息技術(shù)時(shí)代信息量高速增長(zhǎng)，檔案管理工作任務(wù)量日益繁重，由于數(shù)字化的檔案管理體系能夠確保信息收集傳遞渠道的快捷暢通，因此能夠及時(shí)的將這些檔案管理歸檔保存，可以大幅提高檔案歸集整理效率。此外，通過(guò)數(shù)字化的檔案管理體系，可以通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料的及時(shí)傳遞，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程歸檔管理。

（2）降低檔案管理的成本投入。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是由人工對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行整理歸檔，這種粗放的檔案管理模式，所耗費(fèi)的檔案管理辦公費(fèi)用是巨大的，隨著信息量的增大只能通過(guò)增加辦公人員來(lái)完成檔案管理任務(wù)。通過(guò)檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)，檔案的載體形式轉(zhuǎn)變?yōu)榇鎯?chǔ)盤(pán)、光盤(pán)以及服務(wù)器，有效的節(jié)約了檔案管理費(fèi)用與占地空間，因而能夠降低檔案管理辦公成本以及庫(kù)房管理成本，提高檔案管理經(jīng)濟(jì)效益。

（3）有助于檔案資料的檢索查詢(xún)。數(shù)字化的檔案管理體系取代傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式之后，檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作效率以及工作質(zhì)量得到了大幅提高。同時(shí)由于數(shù)字化的檔案管理體系都配套建設(shè)了數(shù)據(jù)庫(kù)以及共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，因此有助于檔案資料的在線傳輸、交流以及檢索使用。此外，檔案資料管理數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)檢索的智能化，檔案資料的檢索效率、檢索范圍得到了拓展，有助于提高檔案資料的利用水平。

（4）有助于檔案資料的及時(shí)更新。數(shù)字化的檔案管理體系實(shí)施，檔案資料的歸集整理效率大大提高，而且全過(guò)程都是采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)資料的處理，因此能夠優(yōu)化檔案資料信息系的工作程序，各種檔案資料可以及時(shí)上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)，因而可以大幅提高檔案資料的時(shí)效性。

2、數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的制約問(wèn)題分析

（1）硬件以及軟件體系建設(shè)水平落后。開(kāi)展檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)離不開(kāi)硬件以及軟件設(shè)施的支持，但是由于部分單位的檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，計(jì)算機(jī)配置數(shù)量不足、機(jī)房建設(shè)水平落后，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備缺乏，造成了檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)工作推進(jìn)遲緩。其次，在軟件系統(tǒng)設(shè)施的建設(shè)上，對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件的選擇把關(guān)不嚴(yán)，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件功能不全，數(shù)據(jù)資料檢索查閱困難，造成檔案數(shù)字化管理體系整體建設(shè)水平較低。

（2）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件與辦公管理軟件的兼容性較差。由于檔案資料主要是在企事業(yè)單位或者是高?？蒲袡C(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)、管理活動(dòng)中形成的資料文件，但是由于辦公管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)未能有效的兼容，在信息資料數(shù)據(jù)格式以及信息傳輸渠道上還存在較多問(wèn)題，電子檔案資料無(wú)法直接由管理系統(tǒng)傳遞至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環(huán)節(jié)，同時(shí)也制約了檔案信息資料在兩套系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享。

（3）檔案數(shù)字化管理的安全影響因素較多。檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)雖然有助于電子檔案文件資料的傳遞、整理以及歸檔保存，但是同時(shí)也存在著較多的安全風(fēng)險(xiǎn)因素。例如電子檔案資料文件對(duì)于存儲(chǔ)硬件設(shè)備依賴(lài)較為嚴(yán)重，如果存儲(chǔ)設(shè)備不穩(wěn)定則會(huì)造成數(shù)據(jù)信息資料的丟失。此外，由于電子檔案數(shù)字化體系中軟件系統(tǒng)容易被木馬或者是病毒破壞，造成數(shù)據(jù)文件丟失、損壞等問(wèn)題的發(fā)生。

（4）檔案管理工作人員能力水平不高。建設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)于檔案管理工作人員的綜合能力水平要求較高，但是現(xiàn)階段由于管理部門(mén)對(duì)于檔案管理工作重視程度不足，檔案管理工作人員未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)理論基礎(chǔ)不足，對(duì)于計(jì)算機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用能力較差，制約了檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的順利開(kāi)展。

3、檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)措施研究

（1）強(qiáng)化檔案管理部門(mén)硬件以及軟件系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)，離不開(kāi)各項(xiàng)軟硬件等設(shè)施的基礎(chǔ)，因此應(yīng)該將硬件設(shè)施支撐、軟件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)工程等內(nèi)容的建設(shè)作為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)工作來(lái)開(kāi)展。首先，對(duì)于檔案數(shù)字化管理體系硬件設(shè)施的建設(shè)，應(yīng)該增加資金投入確保機(jī)房、計(jì)算機(jī)、辦公設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備的齊全，強(qiáng)化硬件環(huán)境的建設(shè)質(zhì)量。其次，應(yīng)該根據(jù)單位檔案管理工作的實(shí)際情況，選擇功能齊全、適用性強(qiáng)以及兼容性較好的專(zhuān)業(yè)軟件作為檔案管理系統(tǒng)軟件，同時(shí)結(jié)合單位內(nèi)部的辦公網(wǎng)絡(luò)共建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。通過(guò)完善的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

（2）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，應(yīng)該綜合分析檔案專(zhuān)業(yè)管理要求、信息傳遞要求，完善功能設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)。首先在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)上，應(yīng)該確保具有檔案資料歸集整理、組卷編目、檢索查詢(xún)以及匯總統(tǒng)計(jì)等功能。對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)模塊的具體設(shè)計(jì)，應(yīng)該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置等功能模塊，同時(shí)針對(duì)資料信息管理必須設(shè)置好輸入、查詢(xún)、編輯以及歸檔工具提供能，以便于資料的及時(shí)更新。對(duì)于檔案資料的檢索查詢(xún)功能模塊，應(yīng)該提強(qiáng)將檔案資料的發(fā)文號(hào)、文件名稱(chēng)、文件生成日期、發(fā)文單位及備注作為檢索要素，同時(shí)設(shè)置權(quán)限界定，以便于為經(jīng)過(guò)授權(quán)的檢索使用者提供全面準(zhǔn)確的服務(wù)。

（3）強(qiáng)化對(duì)于檔案數(shù)字化管理體系的安全管理。由于檔案數(shù)字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數(shù)據(jù)庫(kù)以及網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)之中，因此檔案資料的管理也存在著較多的安全隱患，必須這些信息資料進(jìn)行全面的安全防護(hù)。首先，對(duì)于重要的檔案信息資料以及數(shù)據(jù)文件，應(yīng)該進(jìn)行多次備份處理，并置于不同的存儲(chǔ)設(shè)備或者是數(shù)據(jù)庫(kù)之中進(jìn)行資料的保存。其次，對(duì)于檔案數(shù)字化管理體系的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)該進(jìn)行凈化處理，通過(guò)安裝安全防護(hù)軟件，并設(shè)置好防護(hù)墻的訪問(wèn)設(shè)置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數(shù)據(jù)庫(kù)的破壞。第三，對(duì)于涉及到單位商業(yè)機(jī)密或者是重要的科研資料，應(yīng)該做好檔案資料文件的加密處理，對(duì)這些資料采用專(zhuān)業(yè)的密鑰技認(rèn)證技術(shù)進(jìn)行保密處理，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上嚴(yán)格設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，避免涉密資料泄密問(wèn)題的發(fā)生。通過(guò)這些措施，確保檔案數(shù)字化管理體系的安全可靠，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。

（4）提高檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各個(gè)單位的信息量成指數(shù)形式的增長(zhǎng)，檔案管理工作任務(wù)量大大增加，同時(shí)隨著數(shù)字化檔案管理工作的應(yīng)用實(shí)施，對(duì)于檔案管理工作人員的能力水平也提出了較高的要求。為了確保檔案管理工作的順利開(kāi)展，在檔案管理工作隊(duì)伍人才結(jié)構(gòu)的設(shè)置上，應(yīng)該選擇檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)涵養(yǎng)深厚，同時(shí)又能夠熟練使用計(jì)算機(jī)以及軟件的復(fù)合型人才充實(shí)到檔案管理工作隊(duì)伍之中，以對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。其次，應(yīng)該重視相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)、軟件應(yīng)用能力以及分析能力的系統(tǒng)培訓(xùn)，作為知識(shí)密集型的管理崗位，必須全面的提高檔案管理工作人員的能力水平。

第7篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；檔案管理；事業(yè)單位；數(shù)字化

檔案信息資源是一種事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)、企業(yè)等組織機(jī)構(gòu)以及個(gè)人在工作、生活中的價(jià)值文獻(xiàn)歷史記錄，可以說(shuō)檔案資源是信息含量豐富、價(jià)值含量高的一項(xiàng)重要的信息資源。然而，就事業(yè)單位當(dāng)前的檔案管理來(lái)說(shuō)，經(jīng)常性的存在檔案繁冗及積聚量大等問(wèn)題，并且人員保管意識(shí)差、查找搜索效率低。而隨著以計(jì)算機(jī)、信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)為首的產(chǎn)業(yè)化發(fā)展，數(shù)字化的檔案管理模式所具備的價(jià)值、功能和作用日趨顯現(xiàn)，并且受到了個(gè)人及社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的大力推崇，并且在日常的學(xué)習(xí)和工作中得以普遍應(yīng)用。所以，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極的響應(yīng)信息時(shí)代的號(hào)召，結(jié)合自身的管理需求，來(lái)對(duì)數(shù)字化的檔案管理予以實(shí)行且推崇，只有這樣才能夠使單位的檔案管理工作變得更為數(shù)字化、現(xiàn)代化和效率化。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的作用

（一）提高檔案利用率。正是因?yàn)橐酝鶄鹘y(tǒng)檔案基本上均在檔案館以及檔案室存放、保管，并且絕大多數(shù)的檔案載體都是紙張，這將在利用上帶來(lái)不便。而數(shù)字化檔案管理則能夠使檔案利用者將所查找的檔案更加準(zhǔn)確、便捷的查找到，而且檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，還能夠大大的消除空間上和時(shí)間上的束縛，以此促進(jìn)檔案利用率的提高。

（二）提高經(jīng)濟(jì)效益。尤為迅速的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展使得龐大的信息量與滯后的辦公方式之間有了尖銳矛盾的形成，過(guò)去采取的一直是粗放型的檔案管理模式，也就是以辦公費(fèi)用和辦公人員的增加來(lái)作為將此類(lèi)問(wèn)題解決的唯一手段，這便在很大程度上增加了事業(yè)單位的管理成本。而富有現(xiàn)代化氣息的檔案數(shù)字化管理，則將以往紙質(zhì)載體的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)讀檔案，不但使得占地空間得以節(jié)省，有效的節(jié)約了檔案保管費(fèi)用，并且使得檔案的查閱更為迅速、方便，從而防止了資料反復(fù)印制所導(dǎo)致的人員浪費(fèi)、紙張浪費(fèi)，經(jīng)濟(jì)效益也由此得以提高。

（三）提高辦公效益。事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的及時(shí)歸檔，而且可以盡可能快的得以利用。就人事檔案管理而言，因事業(yè)單位有著相對(duì)較為繁多的管理對(duì)象，管理對(duì)象的流動(dòng)性較強(qiáng)，比如員工調(diào)動(dòng)、退休等，要想對(duì)這些變動(dòng)及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，要想對(duì)這些情況動(dòng)態(tài)的加以了解，那么就需要借助于以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為管理媒介的數(shù)字化檔案來(lái)將當(dāng)期的情況準(zhǔn)確反映出來(lái)，并且在查詢(xún)檔案數(shù)字化資料上也更加快捷簡(jiǎn)單。由于檔案信息的超時(shí)空流動(dòng)，事業(yè)單位的檔案庫(kù)便由以往的保管文件實(shí)體的基地轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┬畔⒌目刂浦行?，事業(yè)單位的辦公效益得以大大提高。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的強(qiáng)化策略

（一）樹(shù)立檔案數(shù)字化管理意識(shí)。事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)盡快的將檔案數(shù)字化管理意識(shí)樹(shù)立起來(lái)，不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理手段，摒棄滯后的檔案管理模式，并且始終隨著時(shí)代的進(jìn)步及信息技術(shù)的發(fā)展來(lái)更新自身的知識(shí)體系機(jī)構(gòu)，從而以良好的素質(zhì)及較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，高效率的將檔案的數(shù)字化管理工作做好。

（二）實(shí)現(xiàn)文書(shū)及歸檔處理的數(shù)字化。文書(shū)工作是事業(yè)單位尤為基本的一項(xiàng)工作，文書(shū)管理執(zhí)行的好壞以及文書(shū)工作質(zhì)量的優(yōu)劣往往會(huì)直接影響到檔案的整體成果。所以，為了更好的適應(yīng)事業(yè)單位當(dāng)期的工作需求，事業(yè)單位便難以避免的要對(duì)大量的電子文件進(jìn)行處理，并且發(fā)文處理過(guò)程還需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行。所以，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)讓擬稿人員在計(jì)算機(jī)中輸入稿件，然后經(jīng)過(guò)審核、簽發(fā)、修改、蓋章、分發(fā)以及歸檔的過(guò)程，來(lái)節(jié)省文書(shū)及歸檔處理的時(shí)間，最大限度的減輕檔案管理人員的勞動(dòng)負(fù)荷強(qiáng)度以及工作量。

（三）制定科學(xué)的管理體制及體系。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)的根據(jù)具體的數(shù)字化檔案管理特點(diǎn)，構(gòu)建及制定出與自身實(shí)際管理需求、辦公需要相適應(yīng)的一個(gè)檔案管理機(jī)制，這便需要事業(yè)單位充分的確保檔案保密機(jī)制、檔案工作制度、檔案使用機(jī)制、檔案安全機(jī)制逐漸的相互聯(lián)系，以便于將檔案一體化建設(shè)文章實(shí)現(xiàn)。

（四）提高檔案信息安全程度。應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的確保事業(yè)單位重要檔案信息以及重要文件數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)使用安全，以此避免影響或者破壞檔案信息的使用價(jià)值、文件數(shù)據(jù)的利用價(jià)值，促使單位再次將建設(shè)檔案數(shù)字化的進(jìn)程突破。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在目前的檔案數(shù)字化模式下，切實(shí)的立足于檔案管理實(shí)際，全方位、多角度的做好重要檔案及數(shù)據(jù)的備份、電腦軟件的更新及殺毒、殺毒軟件的安裝以及后續(xù)防火墻的訪問(wèn)設(shè)置及維護(hù)等諸多工作，以此防止因意外情況的出現(xiàn)所導(dǎo)致的損失。另外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)想方設(shè)法的做好檔案文件的保密工作，要對(duì)數(shù)字化檔案管理機(jī)制加以實(shí)行，確保檔案數(shù)字化建設(shè)能夠真正的遵章辦事，大幅度的提高檔案信息的保密安全程度，從而減少人為破壞文件、意外事件破壞文件的發(fā)生幾率，最大限度的保證系統(tǒng)、檔案及重要文件的使用安全。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)期、新時(shí)代的發(fā)展背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從自身的管理實(shí)際出發(fā)，盡可能滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展需求，持續(xù)不斷的強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)及檔案信息化建設(shè)，徹底的擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理的工作負(fù)荷，提高檔案的價(jià)值及功能，充分的將檔案價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，促進(jìn)檔案信息職能的轉(zhuǎn)化以及信息采集、管理的實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)

第8篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化運(yùn)用；發(fā)展趨勢(shì)

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

一、城建檔案數(shù)字化概念

城建檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音和錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

二、城建檔案特點(diǎn)

（一）內(nèi)容龐雜，綜合性強(qiáng)城建檔案不僅產(chǎn)生于某一個(gè)系統(tǒng)，而且涉及到許多系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域。隨著城市建設(shè)的發(fā)展，新的公共市政事業(yè)的興起，其范圍也在不斷擴(kuò)大，城市建設(shè)內(nèi)容有政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化，有物質(zhì)文明建設(shè)，還有精神文明建設(shè)等，而且這些內(nèi)容都是相互關(guān)聯(lián)的，城市建設(shè)各方面的問(wèn)題關(guān)系到各行各業(yè)，而各行各業(yè)的問(wèn)題反過(guò)來(lái)又影響到城市建設(shè)的不同方面。這就決定了它具有綜合性的特點(diǎn)。

（二）地域性，城建檔案記述和反映城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的真實(shí)面貌和歷史過(guò)程，城市地域性是有其內(nèi)在的規(guī)律。城市的地域性決定了城建檔案內(nèi)容及作用的地域性限制。城建檔案的管理也應(yīng)考慮內(nèi)容地域性的特點(diǎn)。

（三）動(dòng)態(tài)性，城市建設(shè)是一個(gè)延續(xù)不斷，永無(wú)終止的動(dòng)態(tài)體系。城建檔案應(yīng)真實(shí)地反映城市的狀況，因此，要求提高城建檔案工作在動(dòng)態(tài)變化中的應(yīng)變能力，把應(yīng)該接收進(jìn)館的檔案，包括修改補(bǔ)充的重要工程檔案，保質(zhì)保量地歸檔，確保城市建設(shè)檔案的真實(shí)性，滿(mǎn)足城市建設(shè)發(fā)展的實(shí)際需要。

（四）系統(tǒng)性強(qiáng)，城建檔案具有專(zhuān)業(yè)多，產(chǎn)生的領(lǐng)域跨行業(yè)多，單位多的特點(diǎn)。然而城市作為一個(gè)整體，決定了城建檔案也就應(yīng)是一個(gè)整體，必須將分散在各個(gè)部門(mén)和單位的城建檔案，由城建檔案館實(shí)行集中統(tǒng)一管理，便于綜合利用。

三、城建檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益

過(guò)去一直使用以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

（二）提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。檔案數(shù)字化管理可以提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢(xún)資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶(hù)便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（三）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)。另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案被篡改的行為。

四、城建檔案數(shù)字化運(yùn)用中需解決的問(wèn)題

城建檔案軟件缺乏通用性，信息管理功能欠缺

在基層城建檔案館使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開(kāi)發(fā)的管理軟件不能共享，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，從而不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用、不能為領(lǐng)導(dǎo)提供決策所用信息，也不便于編研，這直接制約了城建檔案信息化運(yùn)用的進(jìn)程。

城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理數(shù)字化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作信息化的應(yīng)用和推廣。

（三）城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展方面考慮，越來(lái)越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

（四）城建檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多城建檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更短缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平極低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮其作用，就更談不上檔案數(shù)字化了。

（五）城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門(mén)撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。

第9篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：到2020年，全國(guó)地市級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館要全部建設(shè)成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數(shù)字復(fù)制件等功能完善的數(shù)字檔案館；全國(guó)50%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目。河北省也把檔案信息化建設(shè)作為“十三五”全省檔案事業(yè)發(fā)展的新引擎，初步建成覆蓋省市縣三級(jí)的全省區(qū)域性數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館建設(shè)步入全國(guó)先進(jìn)行列。秦皇島經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館勇立潮頭，迎接挑戰(zhàn)，在數(shù)字化檔案館建設(shè)方面進(jìn)行了有益的探索，無(wú)論是可行性方案的設(shè)計(jì)還是軟硬件建設(shè)方面都積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，值得大家學(xué)習(xí)借鑒。

秦皇島經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案局成立于2004年2月，2014年7月檔案館正式成立，在區(qū)檔案局掛牌，局館合一管理。2015年開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館被推薦為河北省數(shù)字檔案館試點(diǎn)單位，我們以此為契機(jī)，啟動(dòng)了開(kāi)發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)，突出區(qū)域性設(shè)計(jì)，在服務(wù)范圍上為全區(qū)行政機(jī)關(guān)、駐區(qū)單位及其下屬立檔單位服務(wù)，定位為全區(qū)統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了全區(qū)檔案數(shù)字資源整合、共享與檔案公共管理服務(wù)的一體化管理，能夠滿(mǎn)足區(qū)域數(shù)字檔案館“統(tǒng)一建設(shè)、按需服務(wù)、分別管理”的運(yùn)行模式需要。

秦皇島開(kāi)發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)包括“兩大平臺(tái)、兩個(gè)環(huán)境”。系統(tǒng)由開(kāi)發(fā)區(qū)電子公文交換平臺(tái)和檔案館電子檔案管理平臺(tái)兩大平臺(tái)組成。其中“電子公文交換平臺(tái)”主要為區(qū)內(nèi)各級(jí)部門(mén)的電子文件接收、歸檔、管理、利用、移交提供系統(tǒng)服務(wù)，其對(duì)區(qū)內(nèi)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)備份，實(shí)現(xiàn)全區(qū)電子文件齊全歸檔、安全保管、有效利用和及時(shí)、可靠的歸檔移交提供保障；“檔案館電子檔案管理平臺(tái)”主要為區(qū)內(nèi)各級(jí)檔案室檔案數(shù)字資源的接收、管理、保存、利用提供系統(tǒng)服務(wù)，畝實(shí)現(xiàn)全區(qū)檔案數(shù)字資源齊全收集、長(zhǎng)久保存和有效利用。

開(kāi)發(fā)區(qū)檔案局通過(guò)數(shù)字檔案館系統(tǒng)運(yùn)用，已經(jīng)使其成為區(qū)域性檔案數(shù)字資源綜合管理的服務(wù)平臺(tái)，依托平臺(tái)建設(shè)，我們力爭(zhēng)將開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館打造成為“六位一體”功能的數(shù)字檔案館，即傳統(tǒng)檔案輔助管理中心、檔案數(shù)字化加工中心、電子檔案管理中心、區(qū)域檔案數(shù)字資源存儲(chǔ)備份中心、區(qū)域檔案數(shù)字資源共享服務(wù)中心、區(qū)域檔案IT（信息技術(shù)）運(yùn)維服務(wù)中心。

一、加強(qiáng)學(xué)習(xí)與調(diào)研，制定“開(kāi)發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)可行性方案”

2014年，以開(kāi)發(fā)區(qū)新檔案館建設(shè)為契機(jī)，開(kāi)發(fā)區(qū)檔案局超前定位，提早謀劃，力爭(zhēng)將新檔案館建設(shè)成為集館藏、展示、服務(wù)為一體的現(xiàn)代化綜合型數(shù)字檔館。為此，我們分別考察調(diào)研了直轄市、市級(jí)、區(qū)級(jí)等三個(gè)代表性檔案館，主要就新檔案館整體設(shè)計(jì)、功能用房分區(qū)、檔案數(shù)字化建設(shè)等方面問(wèn)題與考察單位進(jìn)行了座談，通過(guò)交流學(xué)習(xí)，收獲很大，并以此為基礎(chǔ)，起草了《開(kāi)發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)可行性方案》，通過(guò)討論，方案得到管委領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，自此，開(kāi)發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)正式啟動(dòng)。

二、加強(qiáng)資源建設(shè)，夯實(shí)工作基礎(chǔ)，全力推進(jìn)檔案數(shù)字化工作

數(shù)字檔案館建設(shè)中檔案原文數(shù)字化工作是基礎(chǔ)，為全面開(kāi)展全區(qū)檔案數(shù)字化工作，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)字化工作質(zhì)量，開(kāi)發(fā)區(qū)檔案局首先從做好標(biāo)準(zhǔn)的編制入手，先后完成了《電子文件歸檔與管理暫行辦法》《數(shù)碼照片歸檔與管理暫行辦法》《檔案數(shù)字化著錄規(guī)范》等系統(tǒng)制度的編制，并通過(guò)組織專(zhuān)題培訓(xùn)有效地進(jìn)行宣傳貫徹。二是加強(qiáng)對(duì)相關(guān)單位的調(diào)研。及時(shí)、準(zhǔn)確掌握全區(qū)檔案數(shù)字化工作的整體情況，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，提出科學(xué)的對(duì)策。通過(guò)各方努力，使開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館檔案數(shù)字化工作形成了目標(biāo)明確、工作規(guī)范、齊抓共管的良好局面，為全面推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)夯實(shí)了基礎(chǔ)。

開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館于2011年開(kāi)始大規(guī)模地開(kāi)展檔案原文數(shù)字化工作，在“全面數(shù)字化”戰(zhàn)略的引領(lǐng)下，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步推進(jìn)。截至目前，開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館館藏檔案實(shí)現(xiàn)機(jī)讀文件級(jí)目錄100%，文書(shū)檔案原文數(shù)字化率100%，共完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化182025頁(yè)，并實(shí)現(xiàn)全文檢索。接收規(guī)劃、公證、工商等電子檔案約27.2 GB（萬(wàn)億字節(jié)），檔案數(shù)字資源總量近80 GB，

三、開(kāi)發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館基礎(chǔ)建設(shè)情況

2015年9月秦皇島經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館投入使用?？傮w投資6200萬(wàn)元（主體3600萬(wàn)元，展資1700萬(wàn)元，設(shè)備投資900萬(wàn)元），檔案館地上建筑面積7000平方米，為上下兩層，其中展廳面積3414平方米、庫(kù)房面積1275平方米、功能用房265平方米、辦公用房92平方米、設(shè)備間及其它用房1200平方米，是集館藏、展示、服務(wù)為一體的綜合檔館。現(xiàn)今已初步建成為黨和國(guó)家重要檔案的安全保管基地、愛(ài)國(guó)主義教育的基地，政府信息公開(kāi)中心、檔案利用服務(wù)中心和電子文件管理中心的“五位一體”的綜合性檔案館。

一層作為開(kāi)發(fā)區(qū)對(duì)外開(kāi)放的窗口展廳，先后已經(jīng)舉辦過(guò)“逐夢(mèng)之路建區(qū)30周年成果展”、“理想信念教育展”等專(zhuān)題展覽，今后將發(fā)揮綜合檔案館愛(ài)國(guó)主義教育基地的作用，加大踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀，發(fā)揮重要培育、宣傳作用。二層是檔案館庫(kù)區(qū)、辦公區(qū)和對(duì)外服務(wù)區(qū)，投資近千萬(wàn)元，全館安裝中央空調(diào)，內(nèi)、外網(wǎng)絡(luò)wifi覆蓋，實(shí)現(xiàn)門(mén)禁控制24小時(shí)監(jiān)控，初步建成網(wǎng)絡(luò)化、智能化的多功能數(shù)字檔案館。

（一）功能區(qū)與設(shè)備配置

1、庫(kù)區(qū)：庫(kù)區(qū)為獨(dú) 立設(shè)置，分為庫(kù)房一、二、三與綜合庫(kù)房，能夠滿(mǎn)足不同門(mén)類(lèi)檔案的分別存放要求，確保檔案的安全保管。庫(kù)房安裝密集架1200立方米，無(wú)線內(nèi)網(wǎng)覆蓋。檔案庫(kù)房從設(shè)計(jì)上按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行條例》等有關(guān)檔案安全保護(hù)的管理技術(shù)要求，突出了檔案庫(kù)房檔案安全保護(hù)的"八防"要求，采用高新技手段、智能化管理控制，安裝了“檔案庫(kù)房安全保護(hù)智能管理平臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)了恒溫恒濕控制、消毒滅菌、通風(fēng)和電子巡更、自動(dòng)防盜、庫(kù)房燈光檢測(cè)系統(tǒng)功能。庫(kù)房?jī)?nèi)安裝監(jiān)控?cái)z像機(jī)，共41臺(tái)，全部為網(wǎng)絡(luò)高清攝像機(jī)，采用24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控，統(tǒng)一存儲(chǔ)，門(mén)禁認(rèn)證管理。在防火方面采用高壓細(xì)水霧消防設(shè)備來(lái)為檔案保管提供安全保障。

檔案庫(kù)房安全管理平臺(tái)可以對(duì)庫(kù)房的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行智能化設(shè)置與管理，定期滅菌，通風(fēng)換氣，根據(jù)外界自然環(huán)境變化自動(dòng)調(diào)控庫(kù)內(nèi)溫濕度，并自動(dòng)統(tǒng)計(jì)工作報(bào)表和出入庫(kù)登記表。

2、功能區(qū)：館內(nèi)設(shè)置整編室、機(jī)房與控制室、數(shù)字化采集室、榮譽(yù)室。

機(jī)房與控制室：按照《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》B級(jí)要求構(gòu)建。在選址方面遠(yuǎn)離強(qiáng)電磁場(chǎng)，機(jī)房?jī)?nèi)鋪設(shè)防靜電地板、等電位銅排，配備不間斷電源與專(zhuān)用空調(diào)設(shè)備；門(mén)禁管理；安裝液晶拼接46×9大屏，時(shí)實(shí)顯示全樓各點(diǎn)位監(jiān)控圖像；主機(jī)房配有專(zhuān)用立式機(jī)柜、三臺(tái)服務(wù)器與一臺(tái)在線存儲(chǔ)設(shè)備，配有自動(dòng)水噴淋滅火設(shè)備。

數(shù)字化采集室：采集室設(shè)有監(jiān)控和手機(jī)信號(hào)屏蔽設(shè)備，配備4臺(tái)計(jì)算機(jī)終端、2臺(tái)掃描儀及卷盒打印設(shè)備，能夠滿(mǎn)足開(kāi)展檔案數(shù)字化工作需要。

榮譽(yù)室：為館內(nèi)對(duì)外宣傳、展示一個(gè)重要窗口。設(shè)計(jì)上將弘揚(yáng)開(kāi)發(fā)區(qū)文化的實(shí)物檔案陳列、影音檔案展示與業(yè)務(wù)培訓(xùn)功能相結(jié)合。配置了電教白板與短焦投影儀，能夠滿(mǎn)足20人以?xún)?nèi)的日常檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

榮譽(yù)室內(nèi)配備2個(gè)自助查檔服務(wù)計(jì)算機(jī)終端設(shè)備，符合數(shù)字檔案館測(cè)評(píng)要求。

3、公共服務(wù)與辦公區(qū)：檔案館主樓配備2臺(tái)電梯、1臺(tái)無(wú)障礙貨梯。建有70平方米的接待大廳，安放多席位等侯椅，方便利用者休息等候。大廳安裝10平方米LED電子屏，用于日常宣傳及迎賓使用。大廳的一角還設(shè)置了圖書(shū)資料架，方便利用者在查n之余進(jìn)行瀏覽。

信息公開(kāi)與查閱室：配備2個(gè)查閱工位，用于檔案查閱利用，加裝身份證認(rèn)證與指紋登錄設(shè)備。1臺(tái)保密計(jì)算機(jī)用于專(zhuān)門(mén)隔離存放檔案。

閱覽室：為方便利用者查閱，館內(nèi)配備2間閱覽室，可同時(shí)容納20人利用。

辦公區(qū)：辦公用房占總館面積的1%，本著核心管理、集中辦公的原則設(shè)置。

（二）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，網(wǎng)絡(luò)主干采用光纜輔設(shè)，配核心交換機(jī)，全館設(shè)置網(wǎng)絡(luò)及電話信息點(diǎn)210個(gè)，全樓內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)全wifi覆蓋，可擴(kuò)展，可進(jìn)行無(wú)線網(wǎng)辦公。

館內(nèi)網(wǎng)絡(luò)分為外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)、專(zhuān)網(wǎng)。內(nèi)、外網(wǎng)絡(luò)物理隔離，內(nèi)網(wǎng)與專(zhuān)網(wǎng)采用邏輯隔離。內(nèi)、外網(wǎng)絡(luò)都有防火墻、漏洞掃描。2016年又投資30萬(wàn)元安裝上網(wǎng)行為管理設(shè)備，可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)終端監(jiān)管、安全審計(jì)等。有用戶(hù)接入認(rèn)證，非法用戶(hù)不能接入，各系統(tǒng)有獨(dú)立的管理密碼。館內(nèi)專(zhuān)網(wǎng)配備10臺(tái)專(zhuān)屬計(jì)算機(jī)終端，用于檔案數(shù)字化工作。

（三）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館不斷深化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主干的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，整合全區(qū)檔案資源。目前，開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館通過(guò)搭建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)區(qū)內(nèi)單位各類(lèi)數(shù)字檔案進(jìn)行管理，已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了“三網(wǎng)二庫(kù)二平臺(tái)”的建設(shè)（外、內(nèi)、專(zhuān)網(wǎng)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、影像數(shù)據(jù)庫(kù)，電子檔案管理平臺(tái)、電子公文交換平臺(tái)）。

電子檔案管理系統(tǒng)包括部署在政務(wù)網(wǎng)的電子公文交換中心和部署在檔案行政專(zhuān)網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的兩個(gè)環(huán)境。其中電子公文交換中心部署在開(kāi)發(fā)區(qū)信息化辦公室，承載數(shù)字檔案館（電子文件中心）主體功能。電子檔案在線管理平臺(tái)即虛擬檔案室管理部署在開(kāi)發(fā)區(qū)各部門(mén)檔案室，為各職能局檔案室管理檔案數(shù)字資源以及開(kāi)展室藏檔案數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)提供支撐。檔案館與區(qū)內(nèi)各單位搭建檔案行政內(nèi)網(wǎng)，各級(jí)檔案室通過(guò)內(nèi)網(wǎng)向“電子檔案管理平臺(tái)”上傳數(shù)據(jù)、查閱利用。檔案館通過(guò)電子檔案管理平臺(tái)，向各級(jí)檔案室提供相應(yīng)層級(jí)數(shù)字檔案信息資源的利用共享服務(wù)，平臺(tái)根據(jù)不同的權(quán)限服務(wù)對(duì)象，建立了7個(gè)層次的利用范圍，系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)檔案查詢(xún)、資源、信息共享、開(kāi)發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計(jì)分析、利用登記等功能，有利于實(shí)現(xiàn)各單位對(duì)本部門(mén)檔案的自主與規(guī)范管理。

四、明確建設(shè)思路，納入開(kāi)發(fā)區(qū)“十三五”規(guī)劃綱要

近年來(lái)，開(kāi)發(fā)區(qū)檔案局通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)及應(yīng)用，已經(jīng)完成了從傳統(tǒng)載體檔案管理為重點(diǎn)到傳統(tǒng)載體檔案、數(shù)字檔案資源管理并重的工作思路的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了全區(qū)數(shù)字檔案資源與實(shí)體檔案資源的有效整合，使開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理水平、檔案服務(wù)水平、檔案安全保障水平得到全面提升。2016年，是“十三五”的開(kāi)局年，“繼續(xù)加大政務(wù)信息化系列工程實(shí)施力度，提升電子公文系統(tǒng)，推進(jìn)包括數(shù)字化檔案館在內(nèi)的檔案信息化建設(shè)。”已納入《秦皇島經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》。