高校檔案管理精選(九篇)

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第1篇：高校檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高校 ；科研檔案管理；對策

      21世紀以來，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，高等院校的科研水平得到了進一步提高。據(jù)不完全統(tǒng)計，全國兩院院士的37%以上集中在高校, 全國重大科技成果的1 /3出自高校[2]?？蒲袡n案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，真實記錄了高?？蒲谢顒拥娜^程。不過，目前的高?？蒲袡n案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識薄弱、管理人員素質(zhì)低下等問題，制約了高?？蒲泄ぷ?。如何破解科研檔案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學(xué)者關(guān)注的一個重要話題。

一、高校科研檔案管理的特點

據(jù)國家檔案局的規(guī)定：“科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文字材料?！盵3]高校科研檔案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，是凝結(jié)廣大高?？蒲泄ぷ髡咧橇趧拥慕Y(jié)晶，具備著一定的學(xué)術(shù)價值，具備以下特點4: 

1、歷史階段性與成套性的矛盾統(tǒng)一

高?？蒲袡n案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據(jù)，它記錄和表達了當時的科研工作狀況。與其他類型的教學(xué)檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價值。它真實、準確、完整地再現(xiàn)了高校科研工作的片段或整個過程、發(fā)展軌跡?？蒲袡n案管理，可以體現(xiàn)出一個學(xué)校的學(xué)術(shù)研究水平。與此同時，科研檔案是圍繞著某個科研項目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關(guān)的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又依靠總體的科研程序和科研內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個反映該項科研活動的文件整體。

     2、現(xiàn)行性與保密性的矛盾統(tǒng)一

有學(xué)者指出所有檔案都與原單位有密切聯(lián)系階段，具有現(xiàn)行性的特點，所以說，科研檔案在進入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時間內(nèi)仍然具有很強的現(xiàn)實效用。而與此同時，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息日益成為一種重要的戰(zhàn)略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權(quán)和相關(guān)利益。在市場經(jīng)濟條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性?？傊蒲袡n案，是現(xiàn)行性和保密性的統(tǒng)一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。  

3、科研檔案專業(yè)性與管理人員知識單一性的矛盾統(tǒng)一

科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業(yè)務(wù)內(nèi)容和職責，具有很強的專業(yè)性。我國高等學(xué)?？蒲虚T類多、學(xué)科多、覆蓋廣，同時各專業(yè)載體和媒介具有一定獨特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應(yīng)的科技檔案工作內(nèi)容，在搜集、保管環(huán)節(jié)均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結(jié)構(gòu)存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實的檔案管理技能，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識；第二種是理工科出身，他們具有較強的專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗，但他們不了解檔案管理知識和技能。

二、高?？蒲袡n案管理存在的問題5

根據(jù)筆者了解和掌握的情況，結(jié)合杭州市多所本科院校調(diào)研的基礎(chǔ)上，高?？蒲袡n案管理還存在以下問題:

第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高?？蒲袡n案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高?？茖W(xué)技術(shù)研究的效果。多數(shù)科研人員在科研過程中，重視結(jié)果輕過程，重得獎輕積累，他們認為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關(guān)。個別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術(shù)檔案據(jù)為己有，造成檔案歸檔難。

第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數(shù)高校的科研檔案工作并沒有得到應(yīng)有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時準確地把材料歸檔，在科研實際工作中沒有明確歸檔內(nèi)容、范圍，各種規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有落到實處。

第三，管理機構(gòu)不完善，管理人員不穩(wěn)定。我國大多數(shù)高校都設(shè)立檔案館等管理結(jié)構(gòu)，卻主要是針對文書檔案而言?？蒲袡n案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現(xiàn)問題互相推諉責任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識；大部分出生理工科，多數(shù)是兼職，檔案專業(yè)知識和技能欠缺，也沒有充分的時間和精力從事科研檔案管理工作。

第三，檔案保管條件差，管理設(shè)備陳舊。我國高校的科研檔案單獨設(shè)立科研檔案室的較少，在實際檔案管理中，紙質(zhì)檔案多電子檔案少，傳統(tǒng)設(shè)備多現(xiàn)代化管理工具少。多數(shù)高?？蒲袡n案并沒有進行嚴格規(guī)范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現(xiàn)象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。 

第四，科研檔案利用率不高，開發(fā)效益低。目前不少高?？萍紮n案管理存在重建設(shè)輕利用、重管理輕開發(fā)的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻資料堆放在檔案室中漸漸陳舊?？蒲袡n案本身具備著經(jīng)濟效益和社會效益，而目前高?？蒲袡n案的利用處于真空狀態(tài)。

   三、加強高校科研檔案管理的對策

上述科研檔案管理的現(xiàn)狀和問題，需要高校管理者統(tǒng)籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進經(jīng)驗，筆者認為加強科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個方面入手：

一、增強檔案意識，建立健全檔案管理制度

首先，應(yīng)該要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，增強科研檔案意識，把科研檔案工作納入學(xué)院工作的議事日程，加強《檔案法》的學(xué)習與宣傳，使科研工作者增強檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。

其次，應(yīng)當建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發(fā)制度等。制定規(guī)范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現(xiàn)狀，予以有力制度保證。   

再次要明確科研檔案管理內(nèi)容，采取最優(yōu)管理模式。應(yīng)采取多元化視角和文件連續(xù)體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標，實現(xiàn)科研檔案的社會價值。7

二、加強隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)

在信息化、數(shù)字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔多重任務(wù)，既是科研證據(jù)的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構(gòu)建者?？蒲袡n案工作人員要加強學(xué)習，成為復(fù)合型管理人才，有必要掌握一些相關(guān)法律知識，如專利法、合同法等等。同時，還要學(xué)會利用網(wǎng)絡(luò)化手段，實現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的數(shù)字信息化，切實提高檔案管理水平和工作效率。

三、轉(zhuǎn)變工作思路，提高科研檔案的社會效益

在信息共享時代，高校科研檔案工作應(yīng)該擴大社會服務(wù)職能，體現(xiàn)科研檔案的社會價值，發(fā)揮科研檔案的作用和價值。高?？蒲袡n案管理者必須轉(zhuǎn)變思想觀念，站在情報信息管理的高度，來重現(xiàn)認識和構(gòu)建高?？蒲袡n案工作。應(yīng)該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關(guān)系管理理念，采用基于客戶服務(wù)的科研文件管理思想，積極開發(fā)和利用科研檔案的經(jīng)濟效益和社會效益。

四、積極主動上門，加強科研檔案的動態(tài)管理

科研檔案管理應(yīng)該建立在動態(tài)的全員參與基礎(chǔ)上，而非純粹的靜態(tài)控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發(fā)，加強校內(nèi)外科研技術(shù)合作，邊保存邊開發(fā)，使高校科研檔案管理工作在良性循環(huán)的模式下運行。

參考文獻：

[1] 仁傳宇.科技檔案管理學(xué)（修訂本）［M］.北京：中國人民大學(xué)出版社，1998.

[2] 張靜. 論科研檔案管理規(guī)范構(gòu)建的宗旨——基于三個現(xiàn)有規(guī)范的分析［J］. 檔案學(xué)通訊，2010，（04）.

[3] 張金平.高校教學(xué)檔案工作的思考［J］.蘭臺世界，2007,(17)

[4] 王曉東.淺析高?？蒲袡n案的管理與利用［J］.檔案天地，2012,(02)

[5] 王淑改.企業(yè)科研檔案管理初探［J］.北京檔案，2012,(01)

1 本文是杭州師范大學(xué)中青年培育項目“脫髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的階段性研究成果

2 高杰等.我國高?？萍汲晒D(zhuǎn)化的現(xiàn)狀、影響因素與對策研究[J] 中國科技信息 2005,23.

3 國際檔案局.科技技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定[Z]. 國檔發(fā)[1987]6號.

4 林光斌.從辯證思維角度分析高校科技檔案工作「D].成都理工大學(xué)碩士學(xué)位論文.2011,5

5 張玉霞.高職院?？蒲袡n案管理芻議[J]. 大家.2011.15

第2篇：高校檔案管理范文

【論文摘要】教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中形成的對學(xué)校有價值的材料;文章從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點、教學(xué)檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。

高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中形成的對學(xué)校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個重要標志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢在必行。

1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容

(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實施計劃、教學(xué)要點、教學(xué)工作會議的記錄、簡報等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項目的立項報告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析資料;每學(xué)期評教評學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。

(2)教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實施情況,教師進修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。

(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標準、教學(xué)進度計劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實習有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評審意見;學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。

(4)教學(xué)研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結(jié)以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學(xué)成果類的申報材料及獎狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。

2教學(xué)檔案的特點

教學(xué)檔案是教學(xué)活動的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:

(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強,使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來越豐富。

(2)材料來源較分散:高校教學(xué)檔案來源于上級主管部門和學(xué)校兩級教務(wù)教學(xué)活動,即有上級和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。

(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。

(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實體分類法》進行。

3教學(xué)檔案管理中存在的問題

(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的,應(yīng)該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。

(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學(xué),對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標準,使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。

(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。

(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。

4加強教學(xué)檔案的規(guī)范化管理

(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。

(2)檔案材料應(yīng)當隨時收集、隨時整理檔案工作應(yīng)當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。

(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標準化。

(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實習有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談記錄、聽課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對本單位的教學(xué)檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對所有教學(xué)檔案進行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進柜管理存檔。

(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進行預(yù)立卷,并按時間先后順序排列。

(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。

參考文獻

[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學(xué).中國人民大學(xué)出版社,1999年.

第3篇：高校檔案管理范文

信息化的快速發(fā)展也使高校檔案管理工作進入了新的時代，這既是機遇也是挑戰(zhàn)。高校檔案管理進入了信息化的管理模式，提高了檔案管理的效率。但是當前許多高校還采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，如何推進紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，是如今高校檔案管理工作面臨的重要課題。

一、電子檔案的定義及特點

電子檔案包括電子文件、電子信息、電子報表和電子圖紙等。具有實時共享性的特點，可以避免時間和空間的限制，可以隨時隨地進行遠距離信息共享。同時，電子檔案是通過計算機進行閱覽的，體積小、容易保存及攜帶。

二、電子檔案的優(yōu)勢和弊端

（一）電子檔案的優(yōu)勢

1.提高工作效率。依靠計算機的信息處理能力，可以大大提高工作效率。電子檔案的使用可以使檔案資料在收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱的環(huán)節(jié)更加方便快捷。在一定程度上也減輕了檔案工作人員的勞動強度。例如，在查找檔案信息時，就可以直接在計算機相應(yīng)的文件中搜索文件分類號，快速找到所要的文件信息。通過電子檔案，使檔案可以快速高校的歸檔。

2.提高檔案安全性。電子檔案的利用避免了過去整卷查找信息的方式，有效保證了檔案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接觸檔案，只需要通過計算機目錄進行檢索，減少了對原始檔案的翻閱次數(shù)，對檔案原件的保護得到了保證。縮短了查詢時間，又提高了檔案的利用率。所有文件都可以及時歸檔，文件不完整時也可以及時補漏，降低了紙質(zhì)檔案的人力物力進行整理裝訂的工作量，還可以有效避免檔案被認為篡改的行為。

（二）電子檔案的弊端

1.初期投資較大。電子檔案需要的磁盤、光盤等均是高科技產(chǎn)品，對環(huán)境的濕度、溫度都有一點的要求。并且電子檔案前期需要高校配備計算機及外圍輸入和輸出設(shè)備，要對電子檔案的管理者進行相關(guān)的培訓(xùn)工作。這樣就造成了電子檔案建立初期的投資費用過大。

2.網(wǎng)絡(luò)安全性差。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開發(fā)與利用帶來便利的同時，也存在一定的安全威脅。黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒會對電子檔案的真實性和完整性造成威脅。因為電子檔案沒有手寫的字跡，就不利于區(qū)分檔案的真假，在傳輸過程中容易出現(xiàn)被篡改、盜用的情況。因此，電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全問題也是不可忽略的一個方面。

三、電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）加強電子檔案的存儲設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性

高校要定期對計算機軟件和硬件進行更新和系統(tǒng)維護，要保障電子檔案的存儲設(shè)備的安全，保證做到專機專用，使存儲設(shè)備要時刻保持良好狀態(tài)。并且定期對電子檔案進行更新備份，防止在意外情況下丟失。要加強網(wǎng)絡(luò)防火墻的更新建設(shè)提升設(shè)備的安全性，最大限度地保證電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性和保密性。

（二）完善相關(guān)制度，規(guī)范操作流程

國家要盡快完善規(guī)章制度和工作標準，結(jié)合《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，使高校檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。要強化檔案管理工作人員的安全保密意識，提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)。定期對相關(guān)工作人員進行電子檔案應(yīng)用操作的培訓(xùn)，同時建立完善的監(jiān)控系統(tǒng)制度。使檔案資料的安全得到保證，并且最大限度上做好服務(wù)工作。

（三）優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬服務(wù)功能

高校檔案管理工作人員要充分結(jié)合多媒體技術(shù)、信息技術(shù)、光盤制作技術(shù)等，堅持以快捷個性的服務(wù)為宗旨，使電子資源真正實現(xiàn)以安全為基礎(chǔ)的信息共享。另外，可以構(gòu)建在線檔案查詢服務(wù)的平臺，為電子檔案的用戶提供私人的便捷的在線咨詢服務(wù)。通過對知識面的擴展，及時溝通新的學(xué)習技術(shù)，為用戶提供高品質(zhì)的電子檔案查詢服務(wù)，使高校檔案管理工作為社會效益和經(jīng)濟效益的提高起到更大的作用。同時，在建立完善的網(wǎng)上電子檔案咨詢服務(wù)后，要對網(wǎng)絡(luò)平臺的工作規(guī)范嚴格管理，積極實施管理糾紛，加強數(shù)字化檔案的工作質(zhì)量檢查。

（四）規(guī)范檔案儲存與利用的方式

要加強電子檔案的存儲設(shè)備，保證電子檔案的安全。對電子檔案保管的軟件進行定期的維護升級，以及要對電子檔案及時備份，防止文件丟失，不斷改進現(xiàn)代化管理手段，提升電子檔案的安全。

第4篇：高校檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)生檔案;管理;對策

檔案是一種具有特殊價值的信息資源，是最原始、最權(quán)威的信息，在國家經(jīng)濟社會發(fā)展中具有不可替代的作用。高校學(xué)生檔案是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，這項工作直接關(guān)系到廣大高校畢業(yè)生的切身利益和用人單位檔案體系建設(shè)的質(zhì)量和效率，關(guān)系到我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。而以計算機技術(shù)為典型代表的現(xiàn)代信息化技術(shù)快速發(fā)展，極大地改變了我們的思想觀念，工作、學(xué)習都離不開計算機軟件的實際應(yīng)用。目前各類高校的教學(xué)與管理都發(fā)生了重大的變化，需要用各種信息手段來改造現(xiàn)有的軟件信息，從而提高工作效率。高校學(xué)生檔案管理尤其是畢業(yè)生檔案管理的信息化建設(shè)在傳統(tǒng)的手工操作方式存在大量不可預(yù)知性等問題之下就顯得尤為迫切。 然而信息化建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，它是一項長期、艱巨的任務(wù)。本文以山西農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案管理的特點入手，綜合分析高校學(xué)生檔案管理過程中存在的顯著問題，進而對高校學(xué)生檔案管理提出合理化建議，為高校學(xué)生檔案管理體系建設(shè)提供規(guī)范化建議和參考。

一、高校學(xué)生檔案管理的特點

高校學(xué)生數(shù)量大，檔案變動、更新、維護都對高校檔案管理工作提出巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等有了新論述，對高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高標準，充分體現(xiàn)了國家對高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案管理工作在高校中的地位，為高校檔案管理工作規(guī)范和發(fā)展提供了制度保障。新《管理辦法》規(guī)定高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

具體來看，高校學(xué)生檔案管理工作具有以下特點：

1.工作量大

隨著每年學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)，檔案數(shù)據(jù)都會發(fā)生變動，錄入、遷出、就業(yè)、繼續(xù)深造等情況的變化促使檔案變化頻繁，呈現(xiàn)數(shù)量大、跨界調(diào)度等特點，加上檔案的維護、保存都需消耗大量人力物力。

2.檔案變動頻繁

學(xué)生檔案變動頻繁是高校學(xué)生檔案管理的有一個顯著特點。每年校內(nèi)學(xué)生的學(xué)籍異動、專業(yè)變更，校際間學(xué)生的升學(xué)，校企間學(xué)生的就業(yè)都會伴隨檔案的遷移發(fā)送，這些工作的具體實施過程中，容不得一絲疏忽。

3.涉及部門及檔案種類繁多

高校教學(xué)檔案種類繁多，來自高校內(nèi)部各教學(xué)管理部門的文件材料，教師教學(xué)材料、學(xué)術(shù)論文，學(xué)生考試材料、畢業(yè)設(shè)計或論文等許多方面。檔案內(nèi)容具有多學(xué)科性，且學(xué)科與學(xué)科之間也存在著交叉;檔案管理層級較多，各層級下又分屬不同的管理部門，導(dǎo)致教學(xué)檔案整體上又呈現(xiàn)出很強的復(fù)雜性。以我校為例，除了紙張等傳統(tǒng)檔案形式，日益增多的圖文材料、課件、電子光盤、視頻資料、各種證書等導(dǎo)致教學(xué)檔案的數(shù)量和類型不斷擴張，加大了高校教學(xué)檔案的管理難度。

4.檔案管理的信息化

當前，高校檔案管理中最顯著的特點就是管理的信息化。我校從2009年就對學(xué)生檔案相關(guān)資料進行了信息化處理，自行開發(fā)并應(yīng)用了學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，同時，網(wǎng)絡(luò)中的一些先進技術(shù)比如城市云等都可以運用到高校檔案管理中，使得檔案管理工作越來越趨向于無紙化和集中化。

二、高校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.檔案管理技術(shù)落后

面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校臨時人員調(diào)動，檔案的管理技術(shù)水平較為落后。檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。尤其是對于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。

2.安全性有待提高

學(xué)生畢業(yè)時大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。此外，缺乏對電子檔案管理的風險評估體系。高校的電子檔案管理除了應(yīng)該有安全軟件防護，還應(yīng)該建立相應(yīng)的風險評估體系，預(yù)知檔案管理中將會出現(xiàn)的風險，減少安全漏洞，并且做出應(yīng)對風險的多個應(yīng)急方案。但是，目前的高校電子檔案管理很少建立風險評估體制，無形中增加了檔案管理的風險。

3.硬件設(shè)施不足

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中也得到廣泛的應(yīng)用，但是大多數(shù)學(xué)校還是運用落后的方式來管理學(xué)校檔案，如手工收集，卻很少有學(xué)校運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理學(xué)校檔案。同時，檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學(xué)校檔案管理人員的工作效率也會大幅度降低。

學(xué)校檔案真實地記錄一個學(xué)校的各方面的發(fā)展足跡，但是現(xiàn)在許多學(xué)校沒有按照標準去建造檔案室，各種檔案設(shè)施陳舊老化，檔案室的管理條件比較差，對檔案的保管使用效果造成嚴重影響。部分檔案存放室由于不通風、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時保管檔案的設(shè)備參差不齊，難以滿足新時期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。

三、高校學(xué)生檔案管理工作建議

針對大學(xué)生檔案管理工作存在的一些缺失，國家應(yīng)當硬性通知并通過財政補貼要求各高校建立專門的大學(xué)生檔案管理中心，專門負責學(xué)生檔案的存儲、查詢、接收和調(diào)離工作。并且通過競聘等形式錄取具有數(shù)字化圖書管理經(jīng)驗的人員將大學(xué)生檔案管理工作數(shù)字化。建立學(xué)生電子檔案，記錄學(xué)生檔案中包含的全部材料清單及電子影印文件，方面檔案的電子查詢。引進新的大學(xué)生檔案存放制度，例如采用數(shù)字化方法，將大學(xué)生檔案全部寄回原籍，采用數(shù)字化方法記錄檔案的全部內(nèi)容，相關(guān)單位需要用到大學(xué)生檔案時采用電子傳送的方式取代傳統(tǒng)的郵寄方式，提高檔案的存放安全性及檔案調(diào)取查閱的效率。

1.改變檔案管理模式，適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要

在當前科技迅猛發(fā)展，知識經(jīng)濟和信息化浪潮日益臨近的背景下，高校建設(shè)出現(xiàn)新局面，原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠不能滿足教育發(fā)展的需要。隨高校教育改革和發(fā)展形勢的需要，檔案工作重點應(yīng)從以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主，提高檔案的利用，擴大服務(wù)功能，高校學(xué)生檔案工作是學(xué)生教育的信息資源，只有重視開發(fā)利用，不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域，才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。

2.加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

若要實現(xiàn)高校學(xué)生檔案的科學(xué)化管理，關(guān)鍵是要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使其熱愛檔案管理工作，有強烈的事業(yè)心、責任心和良好的職業(yè)修為。同時要加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不斷為其提供接受繼續(xù)教育和提升職稱的機會，更新專業(yè)知識，通過系統(tǒng)學(xué)習，使其在專業(yè)的深度和廣度上有較大提高，在管理實踐中具有信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能積極開展檔案利用工作，為高校的發(fā)展和評估提供材料資源。只有這樣才能滿足新形勢下高校教育發(fā)展和改革創(chuàng)新工作的需要。

3.加強電子檔案存儲設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性

加強電子檔案存儲設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性，首先保障存儲設(shè)備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設(shè)備維護;定期對存儲文件更新備份;通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防、嚴格規(guī)定讀寫權(quán)限加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密。要不斷改進現(xiàn)代化管理手段，努力提升檔案的安全保護水平。

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第5篇：高校檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案；高校檔案管理

一、高校教學(xué)檔案在教學(xué)科研工作中的重要作用

高校教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)過程和教學(xué)實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和，通常都是學(xué)校辦學(xué)歷史的原始記錄。高校在教學(xué)、科研、管理中形成的教學(xué)檔案資料，記錄和反映著學(xué)校整體的教學(xué)工作，是一種不可再生的信息資源，作為承載和記錄高校歷史沿革的教學(xué)檔案，是整個高校發(fā)展過程中不可忽視的重要成員，記錄著重要信息資源的教學(xué)檔案，其價值越來越被高校檔案管理部門和教學(xué)科研部門認同，它在教學(xué)和科研工作中起著非常重要的作用。作為一種重要的信息資源，高校教學(xué)檔案的質(zhì)量和完整程度對一個高校來講非常重要。系統(tǒng)、規(guī)范、完整、的教學(xué)檔案既是高等學(xué)校教學(xué)工作的基本要求，也是檔案部門對教學(xué)檔案管理的要求。

二、現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案存在的問題

1.高校教學(xué)檔案在管理模式上陳舊

高校教學(xué)檔案通常是從教學(xué)部門和各二級學(xué)院進行收集，歸檔到檔案部門進行整理上架，到后期的檔案利用，基本上都是以手工操作為主。從教學(xué)檔案形成過程來看，一是教學(xué)活動發(fā)生過程中產(chǎn)生的原始記錄，很大部分都是手工形成的，沒有電子文檔，這就不能保證檔案來源的完整性和規(guī)范性，以及后期的檔案信息化的建設(shè)；二是檔案部門收集的檔案資料是將原始記錄按照一定的順序和類別整理出來，存放在固定的地點，也就是所謂的歸檔，歸檔過程也以手工完成為主；教學(xué)檔案后期利用也主要靠人工查找，查找文檔準確率低，已不能適應(yīng)高校改革發(fā)展的要求。

2.教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)普遍不高

檔案管理人員的隨意性。因為檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，所以不被重視，許多高校把教學(xué)檔案管理工作簡單化，不把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位，致使一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。高校教學(xué)檔案管理缺少專職人員管理，檔案管理人員處境尷尬，負責教學(xué)檔案工作的人員通常兼任其他工作，這樣教學(xué)檔案管理就未必是檔案員工作的重心，檔案管理人員沒時間熟悉教學(xué)檔案業(yè)務(wù)，工作中難免出現(xiàn)紕漏。另一方面高校檔案管理配備人員不穩(wěn)定工作人員經(jīng)常流動，這就造成檔案管理混亂，給檔案利用帶來很多麻煩。檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨立的范圍、任務(wù)和程序，熟悉檔案業(yè)務(wù)需要一個過程。而許多高校檔案管理中忽視檔案工作的業(yè)務(wù)性強、專業(yè)化程度高的特點，把檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經(jīng)常流動，這就造成檔案管理混亂，給檔案后期利用帶來很多麻煩。從目前的檔案工作人員現(xiàn)狀來看，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案管理的復(fù)合型人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一， 普通操作型人才居多。從年齡分布來看，中老年占大多數(shù)，知識和觀念老化等問題突出，缺乏年輕的復(fù)合型人才。

3. 教學(xué)檔案歸檔的方式被動問題

目前，大多數(shù)高校的歸檔方式都是被動式的，其主要形式是由學(xué)校檔案管理部門發(fā)出歸檔通知，提出需要建檔的詳細目錄，再由各院系、相關(guān)部門根據(jù)文件要求，按時將材料整理好，交由學(xué)校歸檔。這種歸檔方式是被動式的。教學(xué)管理部門、院系都處于被動接受狀態(tài)。而院系級檔案更是自成體系，各自為政，檔案重視程度、檔案歸檔范圍、內(nèi)容都有較大差別。

三、高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新建設(shè)

1.改革檔案管理模式，順應(yīng)時代要求，建立信息化數(shù)字化檔案管理

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公格局向著自動化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種變化是信息時代帶給我們整個工作環(huán)境創(chuàng)新的巨大機遇，也為高校檔案信息化建設(shè)提供了必要的前提。與日俱增的電子文件，使得傳統(tǒng)的檔案收集、保管方法和利用手段受到了極大的挑戰(zhàn)和影響。檔案管理信息化成為高等學(xué)校檔案工作的必然選擇。信息化的發(fā)展，高校的教學(xué)檔案也應(yīng)該運用相應(yīng)的軟件對目錄進行數(shù)字化檢索管理。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴大、學(xué)生人數(shù)的不斷增加、招生形式的日益復(fù)雜，教學(xué)檔案數(shù)量在不斷增多，內(nèi)容也在不斷擴充，給教學(xué)檔案管理帶來了更大的挑戰(zhàn)?？梢哉f，高校教學(xué)檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)時不待我。隨著現(xiàn)代信息化高度發(fā)展，教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化也將成為一種必然走向。高校應(yīng)將教學(xué)檔案信息化建設(shè)納入校園數(shù)字化建設(shè)總體規(guī)劃，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的檔案信息軟件系統(tǒng)，提高檔案信息管理與利用效率。

2. 加強檔案管理隊伍建設(shè)

高素質(zhì)和創(chuàng)新精神的檔案人員，是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的原動，做好任何一項工作都離不開專業(yè)人才，做好檔案工作也是如此。檔案管理人員要樹立長期服務(wù)于檔案崗位的意識，干一行愛一行，在長期的工作中主動開發(fā)人力資源信息。檔案管理人員要努力學(xué)習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，學(xué)會使用科學(xué)的管理方法，單位要配備優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員并不斷加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，關(guān)心他們的工作、學(xué)習和生活只有建立起一支專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才隊伍，才能確保檔案管理工作長久良好的運行。其次檔案工作者必須練就過硬的檔案專業(yè)知識和計算機網(wǎng)絡(luò)操作技能，以及對出現(xiàn)的許多新載體的檔案和全新領(lǐng)域的管理手段方式，這就要求檔案工作者既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要適應(yīng)時代的發(fā)展具有較強的管理能力和服務(wù)意識，做到利用現(xiàn)代化手段保管和開發(fā)利用多種信息資源，實現(xiàn)檔案管理信息化。檔案事業(yè)的發(fā)展，要加強檔案隊伍的信息化知識培訓(xùn)，檔案管理人員將逐步成為綜合型人才，要不斷創(chuàng)新，不斷開拓，學(xué)習新思維、新理論、新技術(shù)，面對新的發(fā)展要求、新的課題和新時代的挑戰(zhàn)，檔案工作者要如何適應(yīng)？如何掌握？這是檔案人員將面臨著更加艱苦而繁重的任務(wù)，必須要建立一支專業(yè)的現(xiàn)代化的管理隊伍才能適應(yīng)新形勢的要求。

3.明確歸檔責任，實行分級管理，提高各級歸檔部門的積極主動性

現(xiàn)行高校的教學(xué)管理部門和各院系分別管理教學(xué)檔案的模式有利有弊，但是，想讓所有的教學(xué)檔案歸口到一個地方管理，在現(xiàn)行的條件下，也是不可行的。所以如何讓各個層次各盡其責、各盡所能，最大限度的將現(xiàn)行管理模式的優(yōu)勢發(fā)揮出來，需要一個權(quán)責明確的頂層設(shè)計。根據(jù)各個級別的有利與不利因素，劃分好各個級別應(yīng)該管理的范圍、內(nèi)容以及權(quán)利與責任及歸檔時間，教學(xué)管理部門和院系在規(guī)定時間內(nèi)主動完成教學(xué)檔案的歸檔工作。這樣就可以互惠互利，發(fā)揮各自所長，取長補短。

教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，高校應(yīng)該高度重視教學(xué)檔案管理工作，將其作為學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性工作之一。教學(xué)檔案管理人員更應(yīng)該從本校校情出發(fā)，加強研究，改善服務(wù)，擴大宣傳，切實提高檔案管理工作水平，努力構(gòu)建一套符合學(xué)校特色，為廣人師生所需要的，內(nèi)容齊全、查找方便、檢索快捷的教學(xué)檔案。

參考文獻：

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第6篇：高校檔案管理范文

1.1學(xué)生檔案管理制度不完善

除了《高等學(xué)校檔案管理辦法》外，國家還對對高校學(xué)生管理下達了不少文件，如《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校學(xué)生行為準則》、《高等學(xué)校校園秩序管理若干規(guī)定》等，對學(xué)生的學(xué)籍、入學(xué)注冊、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、成績考核、畢業(yè)、社會活動、獎懲等也有了比較明確的規(guī)定，但沒有提到對高校學(xué)生檔案的管理，對學(xué)生檔案的管理也缺乏可操作性的規(guī)定。因此，學(xué)生檔案只能依照人事檔案管理的原則并結(jié)合學(xué)生檔案的特點去制定符合自己的管理方法，而在實際的操作過程中卻又存在諸多困難。

1.2管理體制不順，管理人員嚴重缺乏

有些高校的學(xué)生檔案并非放在檔案館進行統(tǒng)一管理，本科生檔案由學(xué)生處管理，研究生檔案則有研究生處負責，負責學(xué)生檔案的人員多為兼職人員或者退休返聘的老師。即使有些高校把所有的學(xué)生檔案交由檔案館管理，然而幾萬份學(xué)生檔案僅配備一名專職人員負責。而各學(xué)院并非把每個學(xué)生的檔案材料收集齊全才向檔案館移交，而是把每次產(chǎn)生的材料移交至檔案館，就單個學(xué)生而言，即使是《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定的七項內(nèi)容分別放入檔案就要放七次，每年畢業(yè)幾千名學(xué)生，工作人員就需要向畢業(yè)學(xué)生的檔案中放入數(shù)萬次，這大大加重了檔案館工作人員的工作量。從而導(dǎo)致檔案工作人員在學(xué)生畢業(yè)離校前才開始組織學(xué)生把四年累積起來的檔案材料進行裝袋，這樣就難免造成原始材料的遺漏，從而導(dǎo)致學(xué)生檔案材料的缺失。

1.3師生檔案意識薄弱，學(xué)生檔案管理難度增大

學(xué)生檔案所起的作用，不像其他工作那樣明顯，時效性弱，致使高校對學(xué)生檔案的重要性認識不夠。由于高校檔案管理部門和管理者對本職工作的宣傳不到位，使得作為檔案管理客體的學(xué)生缺乏檔案意識。學(xué)生需要檔案中部分材料時，也不經(jīng)過相關(guān)手續(xù)，而是自己到檔案館要求查詢。有些學(xué)生畢業(yè)之后不知道自己的檔案寄到哪里，幾年后需要檔案時才咨詢檔案去向。甚至有些在職攻讀碩士的研究生，根本不知道自己碩士期間還產(chǎn)生檔案。有些學(xué)校隨著研究生的擴招，研究生檔案的規(guī)模也越來越大，但是仍然采用以前的檔案保管方式，學(xué)生要求寄出時才寄出，這導(dǎo)致庫房內(nèi)研究生檔案遺留的越來越多。

1.4學(xué)生檔案歸檔材料缺乏規(guī)范性，內(nèi)容簡單

實際上，《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定的學(xué)生檔案歸檔材料范圍守舊、教條、不全面，跟不上人才培養(yǎng)的要求。由于高校學(xué)生檔案管理沒有明確高中學(xué)生檔案材料的歸檔范圍與要求，使得能夠充分反映學(xué)生綜合素質(zhì)的各種材料得不到及時的歸檔，歸檔材料只有大學(xué)生高考錄取時的材料，這就不利于高校對學(xué)生全面考察了解。如“畢業(yè)生登記表”中對學(xué)生在校幾年表現(xiàn)的鑒定，內(nèi)容都差不多，反映不出一個大學(xué)生的實際情況與個性特征。而這又不利于用人單位對預(yù)錄用人員的考察。

1.5管理模式陳舊落后，沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

高校學(xué)生檔案管理模式陳舊落后，不適應(yīng)信息化時代的要求：第一，至今還沒有一套完整適用的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件推出，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實體管理模式中；第二，招生時沒有相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺供學(xué)生查詢檔案是否到達。尤其是在研究生招生過程中，高校會要求預(yù)錄取的學(xué)生把檔案寄過來，而已經(jīng)寄出的學(xué)生就會打電話咨詢檔案是否到達，導(dǎo)致學(xué)生檔案室的電話被打爆，根本無法進行其他工作；第三，學(xué)生檔案的錄入方式落后，幾千份檔案幾乎寄到檔案館，一份一份手寫登記，再錄入電腦，非常的慢；第四，沒有畢業(yè)生的檔案離校系統(tǒng)。不實行網(wǎng)絡(luò)化管理檔案，就不能使學(xué)生檔案材料信息化，也就沒有開發(fā)、利用可談。

2、應(yīng)對高校學(xué)生檔案管理工作相關(guān)問題的措施

2.1建立健全學(xué)生檔案管理制度

國家教育部應(yīng)根據(jù)《檔案法》及大學(xué)生檔案工作的實際情況，盡快出臺《高校學(xué)生檔案管理工作條例》。做任何一項工作，都必須有法可依、有章可循，尤其是學(xué)生檔案這項專業(yè)性很強的工作。高校學(xué)生檔案管理工作條例的制定，可參照《干部人事檔案工作條例》的基本框架結(jié)構(gòu)，明確學(xué)生檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點、體制，并要對學(xué)生檔案管理工作的各項內(nèi)容作統(tǒng)一具體的規(guī)定。用這些法規(guī)性的文件來規(guī)范大學(xué)生的檔案管理及運作方式，以提高人們的檔案意識，重視大學(xué)生檔案的寶貴價值。

2.2理順檔案管理體制，落實學(xué)生檔案人員配置

學(xué)生檔案管理只靠檔案管理部門的力量是不夠的，需要學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。因此，在學(xué)生管理工作人員中樹立檔案意識，平時注意檔案材料的收集和積累，特別是原始檔案的整理歸檔，加強各部門與學(xué)生檔案管理部門的配合，形成高校學(xué)生檔案管理的良好氛圍。高校學(xué)生檔案的管理要做到組織機構(gòu)落實、人員落實、經(jīng)費落實，建立必要的規(guī)章制度。要切實搞好高校學(xué)生檔案管理，必須理順管理體制和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，做到組織機構(gòu)落實，做到有專人負責學(xué)生檔案的管理工作。一定要根據(jù)學(xué)生檔案的數(shù)量，配備適當編制的專業(yè)人員，才能做到人員落實、管理規(guī)范、運作有序。

2.3加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識

檔案意識是指個人及社會對檔案的認識程度，它決定了人們對檔案的社會地位和作用的認識，影響著檔案用戶對檔案需求的準確表達，支配著檔案用戶的檔案行為。高校可通過多種途徑與方式，加強學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)：第一，在新生開學(xué)之際，通過講座等各種形式貫徹宣傳《檔案法》，讓學(xué)生初步樹立檔案意識；第二，在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校應(yīng)把檔案意識教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托多種平臺宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處。根據(jù)實際情況，充分利用校園網(wǎng)、報刊、廣播、微博等多種形式，大力宣傳檔案的重要性與棄檔的危害性，使廣大師生認識到學(xué)生檔案對學(xué)生就業(yè)、升學(xué)、出國深造以及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。

2.4適應(yīng)社會需求新形勢，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容

適應(yīng)全面推進素質(zhì)教育的要求，加強高校學(xué)生檔案材料的選擇與鑒別，擴大歸檔材料范圍。全面推進素質(zhì)教育是我國教育事業(yè)的一場深刻的變革，是一項事關(guān)全局、影響深遠和涉及社會各個方面的系統(tǒng)工程。因此，大學(xué)生的基本素質(zhì)教育都應(yīng)該在學(xué)生檔案中有所反應(yīng)，包括思想道德素質(zhì)、文化素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和生理心理素質(zhì)教育。對于檔案館自身來說，需要加強對現(xiàn)有的應(yīng)歸材料的管理，提高學(xué)生檔案工作的質(zhì)量。檔案部門應(yīng)該利用一切機會和可能，向?qū)W校各個部門做好宣傳工作，宣傳應(yīng)歸檔材料的各種要求，及規(guī)范歸檔材料的實際意義，增強高校領(lǐng)導(dǎo)、師生的檔案意識。對于學(xué)校的各個學(xué)院來說，相關(guān)負責老師是直接跟學(xué)生接觸最多的人，更有利于檔案意識的宣傳。因此，在學(xué)生開學(xué)和畢業(yè)時，可先由檔案館工作人員對各學(xué)院相關(guān)負責老師進行培訓(xùn)，相關(guān)負責老師再專門召開班會對學(xué)生進行介紹，讓他們了解檔案的重要性。

2.5建立學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)生管理檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化

第7篇：高校檔案管理范文

目前科研檔案的分類方法是按時間、事由等進行的，所以對于一些涉及面多、時間跨度大的科研項目，按目前這種分類方法就會出現(xiàn)科研檔案管理“肢解”項目的問題，一些材料利用上就存在著“找不到”的情況。檔案工作本質(zhì)就是提供信息服務(wù)，當需要時檔案沒有能形成足夠的材料支撐力，那么檔案工作就變得毫無意義了。所以，如何保證在需要時“找得到”、“找得快”，是檔案工作最為關(guān)鍵的問題。這就需要在符合《檔案法》《高校實體分類法》大原則的條件下，將科研檔案按學(xué)?？蒲泄芾砟Ｊ竭M行細致化分類，使科研檔案與科研機構(gòu)的管理無縫鏈接，檔案分類呈垂直分布，這種分類管理不僅使得科研檔案管理真正成為科研管理的延續(xù)，還會大大提高檢索效率，從而進一步發(fā)揮檔案的證據(jù)作用，以確?？蒲性u審、驗收等工作中的材料支撐能力。

二、探尋新的檔案收集方式，保障學(xué)校知識儲備和技術(shù)儲備

目前高?？蒲袡n案文件材料的收集存在著“重行政輕項目”、“重上級輕自產(chǎn)”的問題，對于科研工作中的行政文件和上級來文管理的比較到位，但對于隨科研項目產(chǎn)生的“自產(chǎn)文件”的管理則有缺失。項目中一些非常重要的“論證報告”、“原始試驗數(shù)據(jù)”、“計算文件”、“設(shè)計文件”等資料都沒有歸檔。這些文件對于項目后期研究以及整個學(xué)科發(fā)展都是非常重要的，屬于學(xué)校的無形資產(chǎn)，這些文件沒有得到及時保存，隨著一些科研人員的流動，會使得學(xué)校遭受損失，甚至影響一個專業(yè)、學(xué)科的興衰。而且對于科研項目“自產(chǎn)文件”歸檔還應(yīng)與項目同時進行，如果在科研項目進行階段不對其明確歸檔要求或資料沒有交齊，后期很難追回或者歸檔的不是最終有效的文件。同時在檔案文件材料收集過程中還要關(guān)注檔案的“價值”，一定要研究檔案文件材料的甄別方法，否則花再大力氣收集到的檔案文件材料都是沒有意義的“垃圾”文件。這就需要加強檔案部門與科研主管部門的協(xié)作，構(gòu)建全新的由科研主管單位負責，檔案部門具體承辦的科研檔案管理機制。這不僅突出了科學(xué)研究過程中檔案文件材料收集的重要性，還使對科研檔案全過程的監(jiān)督更加有效，科研檔案由結(jié)果管理轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程管理，保證科研檔案工作與科學(xué)研究同步進行，從而進一步保證檔案質(zhì)量。同時強化歸檔資料責任管理，明確各級人員簽字和蓋章，確保文件責任人可追溯，從根本上保證“收的全”、“有價值”的問題，保護學(xué)校知識和技術(shù)成果，保障學(xué)校的實力和競爭力。

三、探尋新的檔案利用方式，促進科研人員之間的交流協(xié)作

長期以來，由于檔案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得檔案的利用一直采取嚴格、謹慎的方式。尤其對于科研檔案的借閱，不僅僅限于以上特性，還要考慮項目密級等，這就使得檔案借閱手續(xù)繁瑣、復(fù)雜。值得注意的是，科研檔案不僅是學(xué)校發(fā)展的見證，更是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，尤其是研究實驗階段的檔案文件材料，可以使我們在以后的研究中規(guī)避很多風險，提供很多借鑒。對于科研檔案有條件地開放查閱權(quán)限，可以進一步促進科研人員之間相互借鑒、交流和科研團隊之間的協(xié)同發(fā)展，有助于形成學(xué)校內(nèi)部良性競爭環(huán)境，實現(xiàn)人才跨越式發(fā)展，進而起到推動學(xué)科發(fā)展的作用。這就需要在保密制度的原則下，對科研檔案知悉范圍重新審定，力求使科研人員更多地獲取所需信息，并在可控的范圍內(nèi)盡量簡化檔案查閱程序，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案的借鑒作用，從根本上保證檔案“用的好”。

四、探尋新的檔案管理方式，使檔案成為全面提升科研管理工作的有力抓手

目前高校的科研檔案管理方式是在管理職能上平行、歸檔上滯后的方式，也就是科研部門與檔案館是按職能進行分工，雙方對于科研檔案管理沒有明確的隸屬關(guān)系。在這種情況下要實現(xiàn)科研檔案的完整和準確歸檔，就必須相互協(xié)調(diào)、溝通，否則就會由于職責邊界不清、階段銜接不好，從而產(chǎn)生項目管理空白點。而且各課題組是在項目結(jié)束后，才把形成的文件材料移交到檔案部門，所以項目檔案的質(zhì)量管理帶有明顯的滯后性。今后如果可以把檔案管理納入到科研管理的全過程，不僅可以保證檔案質(zhì)量，還能有效追溯責任，使檔案管理工作處于受控狀態(tài)，進而提升科研管理水平。檔案管理實質(zhì)上是一種質(zhì)量管理，要求在每個環(huán)節(jié)中都要按計劃、執(zhí)行、檢查和處置四個具體步驟去開展，形成閉環(huán)管理，所以通過檔案管理的工具作用來全面提升科研工作的綜合管理水平，應(yīng)成為我們?nèi)鏄?gòu)建檔案管理方式的新目標。這就需要高校將科研檔案管理和科研管理進行一體化設(shè)計，讓檔案管理成為全面提升科研管理工作的有力抓手。檔案管理遵循證據(jù)鏈、可追溯的原則，將從根本上實現(xiàn)管理的過程控制，并能進一步規(guī)范辦事程序和管理流程，使管理工作中的各個環(huán)節(jié)都處于受控狀態(tài)，實現(xiàn)對各職責履行情況的有效監(jiān)督。

五、結(jié)語

第8篇：高校檔案管理范文

關(guān)鍵詞教學(xué)檔案;作用;檔案管理

中圖分類號G25 文獻標識碼A文章編號1673-9671-(2010)042-0178-01

高校教學(xué)檔案是高校在教育教學(xué)管理活動中,直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和,全方位反映了學(xué)校的辦學(xué)實力和辦學(xué)水平。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分。提高高校教學(xué)檔案的管理,才能發(fā)揮其對教學(xué)的參考、指導(dǎo)作用,才能有效地促進教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高。

1教學(xué)檔案的作用

建立教學(xué)檔案,其作用不僅是為了保存和管理教學(xué)過程中形成的有價值的文件材料,為宏觀的教學(xué)決策、微觀的教學(xué)管理及教學(xué)科研服務(wù),而且是為改進教學(xué)方法,深化教學(xué)研究,提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)。

1.1教學(xué)檔案為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)

學(xué)校的主要任務(wù)是教書育人。一所學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何,怎樣提高教學(xué)質(zhì)量,這些都與教學(xué)檔案息息相關(guān)。有完整的教學(xué)檔案也就有了比較多的經(jīng)驗和成果,并加以完善和提高,為教學(xué)活動提供借鑒和分析,才有可能提高教學(xué)質(zhì)量。

1.2教學(xué)檔案為改進教學(xué)方法提供素材

教學(xué)方法的好壞,直接影響到教師的教與學(xué)生學(xué),好的教學(xué)方法不僅使教師教得輕松,還能使學(xué)生學(xué)得愉快。通過查閱歷年教學(xué)檔案,可以對教學(xué)方法進行對比分析,找出理想的教學(xué)方法。

1.3教學(xué)檔案為加強教學(xué)管理提供參考

教學(xué)管理水平的高低,在很大程度上影響該校的教學(xué)質(zhì)量,影響學(xué)校在社會上的信譽度,教學(xué)管理水平在很大程度上得依靠教學(xué)檔案。通過對教學(xué)檔案中有關(guān)內(nèi)容的分析、總結(jié)、預(yù)測,從宏觀上可以明確學(xué)校的發(fā)展方向,制定教學(xué)計劃,更好地安排師資,并可根據(jù)實際需要制定短期規(guī)劃和長遠規(guī)劃,特別是根據(jù)師生的獎懲材料、思想?yún)R報材料等,可以適時調(diào)整對師生的思想工作,解除他們的思想包袱,使他們?nèi)硇牡赝度虢膛c學(xué)。

1.4教學(xué)檔案為編寫校史和教育名人傳記提供素材

任何一部校史都是該校教與學(xué)的發(fā)展史,校史既反映了一所學(xué)校的成績,也反映了該校科研能力和發(fā)展過程,而教學(xué)檔案則是編寫校史的第一手史料。

1.5教學(xué)檔案使用方便

教學(xué)檔案分類清楚、明確每一個分類都裝在各自的分類檔案盒中,檔案盒內(nèi)附有該盒檔案資料的登記表,需要查閱檔案時只需打開所需的檔案分類盒,查看登記表就可以找到所需資料,方便了教師查閱。

2教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

從高校檔案的現(xiàn)狀,我們不難發(fā)現(xiàn),高校教學(xué)檔案工作雖然在長期的發(fā)展過程中取得了不小的成就,但隨著時代的發(fā)展,很多的問題日漸突出,給教學(xué)檔案管理工作帶來了很多的消極影響。

2.1教學(xué)檔案管理制度不健全

從目前檔案管理現(xiàn)狀來看,很多高校仍存在著管理制度不健全的問題,尤其是基層教學(xué)檔案的管理缺乏有效的制約機制,存在著諸多問題。

2.2對教學(xué)檔案的重視不夠

隨著高校發(fā)展的步伐不斷加快,不少領(lǐng)導(dǎo)的興奮點在發(fā)展上,而對發(fā)展的基礎(chǔ)之――教學(xué)檔案的管理,不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計、機構(gòu)和專兼職人員的配置,還是現(xiàn)代化檔案管理條件的完善,人員的培訓(xùn),都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。

2.3教學(xué)檔案缺少開放性

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式往往是建檔入庫,注重保藏而忽視其應(yīng)用價值,缺少開放性。檔案室門口“安全重地,嚴禁入內(nèi)”的牌子讓人望而卻步,教學(xué)檔案也被誤認為是與其它的檔案信息資源一樣保密性極強,這樣就嚴重制約了教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)。

2.4教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化水平偏低

目前計算機教學(xué)檔案管理還局限在目錄檢索上,利用率還較低。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將互動,并不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔,但教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化將大大改善其管理和利用的效率。

2.5教學(xué)檔案管理工作隊伍不穩(wěn)定

目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員,其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任,而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職,往往忽視檔案管理工作,到年度歸檔立卷時敷衍了事,給教學(xué)檔案管理帶來很大不利。

3加強教學(xué)檔案管理工作的建議

3.1提高認識,加強領(lǐng)導(dǎo)

高等學(xué)校檔案工作是高等學(xué)校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣,工作量大,因此,高等學(xué)校要把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃,逐步改善工作條件,使檔案工作能與學(xué)校的各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學(xué)校各部、系的崗位責任制,納入教學(xué)、科研和各項管理人員的職責范圍,逐步做到“四同步”。加強有關(guān)檔案工作的宣傳,使廣大教職員工進一步認識到檔案工作的意義和作用,積極支持檔案部門作好工作。

3.2遵循“三納入”、“四同步”的基本原則

即納入教學(xué)計劃、規(guī)劃,納入教學(xué)管理制度,納入各級管理人員崗位責任,作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標準之一;下達教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步,檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步,評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗收檔案材料同步,畢業(yè)生就業(yè),上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。

3.3提高全員檔案意識

高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設(shè)中發(fā)揮其作用。教學(xué)檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發(fā)、挖掘,及時為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供高效能的檔案信息服務(wù)。檔案工作管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,樹立全新的服務(wù)意識,學(xué)校其他人員應(yīng)提高對檔案尤其是教學(xué)檔案的歸檔整理工作予以重視。

3.4加強教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案信息化是適應(yīng)信息化時代的需要,以檔案信息資源建設(shè)為核心,以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),建立高校電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫,通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息,完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫,及檔案信息資源管理網(wǎng),使檔案信息傳遞及時,通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料,為學(xué)院的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。

3.5提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)與水平

高校檔案信息化建設(shè)是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此,須加強對高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,以拓展檔案人員的思維、知識面,提高其業(yè)務(wù)素質(zhì),以掌握新的檔案管理技能和方法。同時,應(yīng)引進高層次計算機專業(yè)及檔案專業(yè)的人才。

第9篇：高校檔案管理范文

（一）各大高校各自為政。我國高校電子檔案目前沒有統(tǒng)籌管理，電子檔案由各個學(xué)校自發(fā)、分散管理，正所謂，誰有錢誰建，誰有技術(shù)誰能建。對于那些直屬于教育部的高校，其電子檔案起步較早，數(shù)字化、信息化程度也相對較高。如南京大學(xué)檔案館研發(fā)的南大之星軟件就有口皆碑，其開發(fā)軟件的能力也堪稱全國高校之最。而對于那些非直屬院校，其電子檔案的管理和利用能力就相對薄弱些。

（二）管理標準和規(guī)范欠缺。由于目前各個高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設(shè)計的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢必會導(dǎo)致將來網(wǎng)絡(luò)化對接時存在困難。

（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲安全和利用安全。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案的安全受到威脅，其內(nèi)容可能被遠程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。

（四）缺少必要的簽名及確認信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨立的不同個體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關(guān)的簽名及認證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實性，也能在出現(xiàn)問題的時候，第一時間內(nèi)找出責任人。

（五）缺少風險評估體系。我國部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標。即明確告知電子信息是否到達安全標準，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加強高校電子檔案管理工作的策略

（一）建立全國高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現(xiàn)狀。以國家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來，形成全國高校電子檔案集中管理和服務(wù)體系，實現(xiàn)資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務(wù)用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務(wù)方式對所需內(nèi)容進行生動、快捷地咨詢。

（二）出臺標準化軟件模塊，統(tǒng)一高校電子檔案管理的標準和規(guī)范。出臺標準化軟件模塊，建議從以下兩個方面著手：一是成立專門負責建立檔案著錄標準的課題組，使我國的檔案著錄規(guī)則系統(tǒng)化；二是加強對檔案信息化發(fā)展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標準。

（三）加大資金投入，加強電子檔案軟、硬件設(shè)施建設(shè)。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對歸檔的電子文件進行存儲，并積極探索電子檔案存儲的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經(jīng)費投入，將電子檔案建設(shè)的經(jīng)費列入年度財務(wù)預(yù)算中；配置高性能的電子計算機、激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數(shù)碼相機等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，以進一步完善電子檔案的硬件設(shè)施建設(shè)。

（四）強化電子檔案的安全管理和保護，確保電子檔案的安全。一是建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制；二是采用檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接，以保證電子檔案的安全；三是對單位檔案資源的訪問，采用身份驗證技術(shù)。身份驗證技術(shù)又稱身份識別技術(shù)，是指用戶通過使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來驗證自己身份的過程；四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網(wǎng)絡(luò)進行數(shù)據(jù)傳送時，發(fā)方和收方使用成對的密鑰，這樣就能有效地保護好重要文件和數(shù)據(jù)，避免被黑客等截獲；五是采用訪問控制層技術(shù)。這主要是指在單位的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間，設(shè)置訪問控制層，這樣既可以防止外部對單位局域網(wǎng)的非法訪問，也可以防止單位局域網(wǎng)對外網(wǎng)的不安全操作。訪問控制層技術(shù)包括防火墻、網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換、服務(wù)器、入侵檢測等，其中，防火墻是通過數(shù)據(jù)流的監(jiān)控、過濾等功能來來實現(xiàn)控制作用的，網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換是通過隱藏、偽裝內(nèi)網(wǎng)的IP地址而實現(xiàn)控制功能的，服務(wù)器是通過自身起中介作用而保護內(nèi)網(wǎng)安全的，入侵檢測技術(shù)有進攻識別等功能。