檔案整理案例精選(九篇)

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第1篇：檔案整理案例范文

對(duì)此，西方檔案界已經(jīng)取得了比較一致的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐成果，他們以“文件生命周期理論”為理論基礎(chǔ)，以文檔一體化為實(shí)踐基礎(chǔ)，在電子政務(wù)平臺(tái)上，創(chuàng)造了元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，從而結(jié)束了西方傳統(tǒng)檔案實(shí)體整理的技術(shù)時(shí)代。而中國(guó)檔案界，一方面是迅速地引進(jìn)了西方的元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，另一方面則又提出了自己的多種多樣的檔案整理技術(shù)，如“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”、“雙套制的檔案整理技術(shù)”、“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”等等。雖然中國(guó)一下出現(xiàn)了如此之多的檔案整理技術(shù)，顯得有些混亂，但這些檔案整理技術(shù)具有一個(gè)共同的特征，那就是它們并不使用“元數(shù)據(jù)”來(lái)整理檔案。這不是一般的技術(shù)上的不同，而是顯露出了中、西方迥然不同的檔案整理技術(shù)走向。我們始終認(rèn)為，中國(guó)現(xiàn)有檔案整理技術(shù)的出現(xiàn)，必然有它形成的道理。所以，我們借此篇文章，通過(guò)對(duì)不同檔案整理技術(shù)的比較，來(lái)揭示檔案整理技術(shù)的本質(zhì)及其我國(guó)檔案整理技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)。

“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”已被檔案界普遍接受，“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”則還是一個(gè)剛剛提出的概念。這里只是利用“非”這一重要的邏輯概念表明，只要西方的“元數(shù)據(jù)”不是檔案整理的唯一技術(shù)，那么在“元數(shù)據(jù)”之外，就應(yīng)該有“非元數(shù)據(jù)”檔案整理技術(shù)的存在。大家必須理解，我們提出“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”，并不是要去反對(duì)和否定元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而只是要用“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”的概念開道，來(lái)梳理在中國(guó)已經(jīng)出現(xiàn)的檔案整理技術(shù)，并證明它們同樣是現(xiàn)代的，而且是更適應(yīng)中國(guó)檔案實(shí)踐的檔案整理技術(shù)體系。

一、元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”是西方檔案界提出的一種檔案整理技術(shù)。而西方產(chǎn)生這種技術(shù)的實(shí)踐基礎(chǔ)是，他們利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其技術(shù)實(shí)現(xiàn)了“電子政務(wù)”，并且使“電子政務(wù)平臺(tái)”成為他們?nèi)粘Ｐ姓芾淼膶?shí)踐基礎(chǔ)和管理工具。

在這種特殊的條件下，電子政務(wù)系統(tǒng)本身不僅能產(chǎn)生著電子文件、而且也能提供電子文件的實(shí)體信息(數(shù)據(jù))，并且能根據(jù)電子文件生成的具體環(huán)節(jié)，提供隱含在具體環(huán)節(jié)背后的、電子文件與社會(huì)實(shí)踐及其過(guò)程之間的對(duì)應(yīng)信息——元數(shù)據(jù)(數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù))，即檔案實(shí)踐通常所稱的“檔案歷史聯(lián)系信息”。于是，嵌在電子政務(wù)平臺(tái)中的檔案整理系統(tǒng)就可以在電子政務(wù)的支持下，利用所采集的“元數(shù)據(jù)”完成“檔案歷史聯(lián)系”的整理，它不但獲得了“電子文件實(shí)體集合”，而且具有了足以使這一文件實(shí)體集合轉(zhuǎn)化為檔案的“檔案歷史聯(lián)系的記錄”。而“電子文件實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”這兩種物質(zhì)實(shí)體的獲得，就構(gòu)成了它所要得到的電子檔案實(shí)體。因此“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”本身是一個(gè)具有科學(xué)性、高自動(dòng)化程度的檔案整理技術(shù)體系。

由于現(xiàn)在西方和我國(guó)還只是將“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”嵌入到了電子政務(wù)系統(tǒng)，所以有人可能誤認(rèn)為，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)只適用于電子政務(wù)。其實(shí)不然，它不但能適應(yīng)電子政務(wù)的檔案整理，而且也能適應(yīng)諸如電子銀行、電子商務(wù)、電算化會(huì)計(jì)等等電子管理平臺(tái)的應(yīng)用。事實(shí)上，只要人們能為某一社會(huì)實(shí)踐的管理建立電子管理的平臺(tái)，那么元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)就能嵌入這個(gè)電子管理系統(tǒng)，成為適應(yīng)它的檔案整理技術(shù)。所以“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”本身是一種具有很寬實(shí)踐范疇的實(shí)用檔案整理技術(shù)。

“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”所具有的特征是，它徹底變革了傳統(tǒng)檔案實(shí)體整理的技術(shù)，成為“文件實(shí)體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”分離的技術(shù)。這種文件實(shí)體與檔案歷史聯(lián)系整理的技術(shù)分離，使元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中的“檔案歷史聯(lián)系整理”，不再受電子文件實(shí)體的干擾，而使檔案整理真正地進(jìn)入了多元的時(shí)代，使檔案整理原則從一維的“來(lái)源原則”，發(fā)展為具有“實(shí)踐主體”、“實(shí)踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”?！霸獢?shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”所具有的“文件實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理技術(shù)的分離”、“檔案歷史聯(lián)系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成”是其檔案整理技術(shù)的四大特征。

二、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

在檔案整理技術(shù)中“非元數(shù)據(jù)”與“元數(shù)據(jù)”是相對(duì)存在的兩種檔案整理技術(shù)。從概念上說(shuō)，除了“元數(shù)據(jù)”的檔案整理技術(shù)之外，都屬于“非元數(shù)據(jù)”檔案整理的技術(shù)范疇。但本篇文章不再研究傳統(tǒng)的檔案實(shí)體整理，它包含的只是新提出的“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”、“雙套制的檔案整理技術(shù)”和“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”。

不管是“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”，還是“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”，它們的檔案實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理都是相互分離的?！半p套制的檔案整理技術(shù)”比較特殊，從表面上看，它是用整理紙質(zhì)檔案的方法完成了電子檔案的整理，但它同樣告訴我們，也能夠用整理電子檔案的方法整理紙質(zhì)檔案。由此我們可以看出，中國(guó)檔案界提出的這些非元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，具有一個(gè)共同特點(diǎn)，即它們都是“檔案實(shí)體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”相互分離的檔案整理技術(shù)。由于這些“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”是“檔案實(shí)體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”相互分離的技術(shù)，所以它們就同樣都能實(shí)現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多維化。它的檔案整理原則，也可以從一維的“來(lái)源原則”，過(guò)渡到具有“實(shí)踐主體”、“實(shí)踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。它們最終都要形成由“文件的實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”兩種物質(zhì)實(shí)體共同構(gòu)成檔案。

于是我們發(fā)現(xiàn)，中國(guó)提出的非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)雖然還存在著許多的缺點(diǎn)，但在“質(zhì)”上，這些非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)都具有“文件實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理的分離”、“檔案歷史聯(lián)系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成”的四大檔案整理技術(shù)的特征。

三、兩種典型檔案整理技術(shù)的比較

我們的研究發(fā)現(xiàn)，雖然非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的技術(shù)環(huán)境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術(shù)具有相同的內(nèi)在結(jié)構(gòu)，完全可以用同一的《檔案整理結(jié)構(gòu)的模型》來(lái)認(rèn)識(shí)和解釋它們的機(jī)理和過(guò)程?；蛘哒f(shuō)，是因?yàn)樗鼈兙哂邢嗤臋n案整理結(jié)構(gòu)，所以它們才具有它們的共同特征。所以非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)這兩種看似非常不同的檔案整理技術(shù)，其實(shí)是同一檔案整理結(jié)構(gòu)的兩種不同技術(shù)表現(xiàn)形式。

為什么會(huì)產(chǎn)生這兩種不同的檔案整理技術(shù)形式，或者說(shuō)，西方為什么采用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而中國(guó)為什么要采用非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而這是相同的檔案整理原理為適應(yīng)不同國(guó)家檔案實(shí)踐條件而產(chǎn)生必然結(jié)果。在中國(guó)，其實(shí)始終存在著兩種不同的檔案實(shí)踐和理論體系。一種是，從民國(guó)時(shí)期開始的“文檔連鎖法”，后來(lái)的“文檔一體化”和現(xiàn)階段提出的“文件中心”，與之相應(yīng)的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實(shí)踐分離的檔案實(shí)踐，在解放后，中國(guó)接受了前蘇聯(lián)的檔案實(shí)踐和“立卷人——檔案室——檔案館”的檔案實(shí)踐體制，同時(shí)也就形成了有別于西方的檔案學(xué)理論。

原理、價(jià)值和理念要過(guò)渡到實(shí)踐，就需要技術(shù)的中介，由于技術(shù)離實(shí)踐更近，所以它更要受到實(shí)踐的約束，先進(jìn)的技術(shù)并非在哪里都適用，對(duì)誰(shuí)都是具有實(shí)用的價(jià)值。中國(guó)人民大學(xué)王健教授在國(guó)家社科基金項(xiàng)目“OA環(huán)境下的文件、檔案一體化管理研究”的技術(shù)報(bào)告中就客觀和直率地提出，在中國(guó)“無(wú)論是檔案行政管理機(jī)構(gòu)，還是檔案館，都無(wú)權(quán)指導(dǎo)各機(jī)構(gòu)的文件工作，……因而無(wú)法具備全面的一體化功能?！雹賹?duì)于在中國(guó)建立文件中心的問(wèn)題上她也指出“全盤否定檔案室的態(tài)度是不科學(xué)的，完全撤銷檔案室的做法是不現(xiàn)實(shí)的，在保留檔案室的基礎(chǔ)上再重建一套文件中心是不必要的，簡(jiǎn)單地將檔案室改名為文件中心也解決不了根本問(wèn)題?！雹谶@些認(rèn)識(shí)對(duì)于認(rèn)識(shí)檔案整理技術(shù)的發(fā)展同樣有效。

我們應(yīng)特別注意，計(jì)算機(jī)化與現(xiàn)代化是兩個(gè)不同的概念，比如，一種檔案整理技術(shù)雖然沒有實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化，但如果它能實(shí)現(xiàn)多維的檔案歷史聯(lián)系聯(lián)系整理；而另一個(gè)雖然實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化，但它形成的檔案歷史聯(lián)系卻是一維的，那么我們究竟應(yīng)該將哪種技術(shù)判斷為現(xiàn)代檔案整理技術(shù)呢？檔案整理技術(shù)現(xiàn)代化的關(guān)鍵是檔案整理技術(shù)內(nèi)容上的現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)化只是檔案整理現(xiàn)代化的一種外在的形式。

在自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的程度上，元數(shù)據(jù)顯然要高于非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。但在中國(guó)發(fā)展元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，有著諸多檔案界自身無(wú)法克服的現(xiàn)實(shí)障礙，但只要我們放棄部分元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的高自動(dòng)化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”、能脫離電子政務(wù)環(huán)境、不用制定也不依賴“檔案元數(shù)據(jù)集”的條件下，創(chuàng)造出一種可應(yīng)用于文書和科技檔案、并適用于紙質(zhì)文件、電子文件和實(shí)物混合的、非常實(shí)用的檔案整理技術(shù)。所以不要簡(jiǎn)單化地根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用程度，來(lái)論檔案整理技術(shù)的長(zhǎng)短。

四、中國(guó)檔案整理技術(shù)前景的展望

通過(guò)“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”與“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”的比較研究，我們認(rèn)為：

中國(guó)檔案界，須在元數(shù)據(jù)和非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)之間做一抉擇，這是不能回避的。它不是單純的檔案理論和技術(shù)問(wèn)題，而是干系到中國(guó)檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展的一次抉擇。它是檔案工作者、檔案學(xué)者和中國(guó)檔案事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都必須傾心關(guān)注的問(wèn)題。

不應(yīng)該排斥元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，但在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)，“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”應(yīng)該是一條更適應(yīng)中國(guó)國(guó)情的檔案整理技術(shù)路線。我們甚至認(rèn)為，它是遲早要被國(guó)人所接受的一種檔案整理技術(shù)。

“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”雖然已經(jīng)有了基礎(chǔ)，但技術(shù)整體還處于相當(dāng)混亂的狀態(tài)。我國(guó)應(yīng)該在夯實(shí)它的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)、簡(jiǎn)約它的技術(shù)、注重它的實(shí)用性的前提下，統(tǒng)一制定中國(guó)的檔案整理技術(shù)規(guī)范。其結(jié)果應(yīng)該是創(chuàng)造出一種具有中國(guó)特色的檔案整理技術(shù)體系和理論。這也是中國(guó)檔案界在世界有所建樹的一個(gè)契機(jī)。

我國(guó)在轟轟烈烈引進(jìn)元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的過(guò)程中已經(jīng)積累了許多實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)在是否應(yīng)該對(duì)它進(jìn)行一次階段性的總結(jié)，召開一次高端研討會(huì)，客觀地評(píng)價(jià)一下得失，這可能是一個(gè)非常有益的建議。

第2篇：檔案整理案例范文

【關(guān)鍵詞】科研項(xiàng)目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來(lái)，隨著中國(guó)的迅速發(fā)展，科研項(xiàng)目中的檔案整理工作也越來(lái)越多?？蒲许?xiàng)目，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，這些活動(dòng)有著一個(gè)明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實(shí)生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時(shí)代的需求，電子檔案在科研項(xiàng)目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡(jiǎn)便、省時(shí)、易攜帶等特點(diǎn)，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對(duì)待每一件事以及每一個(gè)事物，客觀面對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，并適當(dāng)對(duì)其加以利用。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進(jìn)入了全新的時(shí)代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。在信息發(fā)展迅猛的今天，無(wú)論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會(huì)交流與國(guó)際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項(xiàng)目管理中，電子檔案緊緊依賴于計(jì)算機(jī)而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢(shì)顯而易見，且其記憶速度和運(yùn)算速度高達(dá)數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費(fèi)的時(shí)間，優(yōu)化了資源檢索過(guò)程。電子檔案具有存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、存儲(chǔ)容量大、儲(chǔ)存困難等特點(diǎn)。在科研項(xiàng)目中，電子檔案可對(duì)檔案資料進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存，科研檔案在科研管理活動(dòng)中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過(guò)去的科研成果以及過(guò)程，而且對(duì)于今后的科研計(jì)劃、科研政策的制定具有重要的參考價(jià)值。因此，電子檔案長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計(jì)算機(jī)的特殊功能對(duì)科研項(xiàng)目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進(jìn)行原件保存。但是，電子檔案儲(chǔ)存難度大，因其對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性強(qiáng)，一旦計(jì)算機(jī)受到病毒等的侵害，就會(huì)造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會(huì)對(duì)科研項(xiàng)目中的檔案管理工作造成危害，還會(huì)間接影響到科研項(xiàng)目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來(lái)了巨大的收益，電子檔案的存儲(chǔ)地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲(chǔ)存所需信息，存儲(chǔ)量大且運(yùn)算和記憶速度已經(jīng)達(dá)到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過(guò)筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時(shí)間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢(shì)。除此之外，電子檔案可以長(zhǎng)時(shí)間保存相關(guān)信息，不會(huì)隨時(shí)間的延長(zhǎng)造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個(gè)信息全球化的社會(huì)，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進(jìn)自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項(xiàng)主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲(chǔ)存、保護(hù)、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時(shí)，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達(dá)到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲(chǔ)存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲(chǔ)存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點(diǎn)即存儲(chǔ)信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來(lái)越高明，許多機(jī)密性文件可能因?yàn)楹诳偷那秩攵斐蓢?yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)?？蒲许?xiàng)目中的檔案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時(shí)可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過(guò)檢索號(hào)就可快速獲得科研項(xiàng)目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡(jiǎn)明地表現(xiàn)出其簡(jiǎn)單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點(diǎn)也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對(duì)于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對(duì)其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費(fèi)，不僅能夠簡(jiǎn)化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項(xiàng)目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時(shí)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無(wú)誤地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項(xiàng)目的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，電子檔案永遠(yuǎn)無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項(xiàng)目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫(kù)存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢(shì)，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)科研項(xiàng)目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用?？蒲许?xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)才能有效完成科研項(xiàng)目的檔案管理工作。電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點(diǎn)特征明顯，因此在科研項(xiàng)目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點(diǎn)整合利用過(guò)程，相關(guān)人員要盡最大努力對(duì)檔案的優(yōu)點(diǎn)加以最大程度地利用，而對(duì)于其缺點(diǎn)，要盡量避免，實(shí)現(xiàn)兩方面優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，為科研項(xiàng)目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚(yáng)長(zhǎng)避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢(shì)。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢(shì)不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚ЯΓ朔矫娌豢商娲膬?yōu)勢(shì)要加以保留。將兩者的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。

三、結(jié)束語(yǔ)

在高速發(fā)展的信息時(shí)代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，但每一項(xiàng)文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢(shì)，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實(shí)際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項(xiàng)目檔案管理工作水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風(fēng)等.高校學(xué)報(bào)檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設(shè)與商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，2009(29)：12-13.

[2]董建萍.產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移和信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的安全管理措施[J].中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)，2015(4)：220-221.

第3篇：檔案整理案例范文

【關(guān)鍵詞】土地整理；檔案管理；建議

我國(guó)土地檔案管理工作暫行規(guī)定中指出，土地檔案管理包括：地籍管理檔案、土地利用規(guī)劃?rùn)n案、建設(shè)用地檔案、土地監(jiān)督檢查檔案、土地科技管理檔案和土地管理教育檔案等。土地整理檔案是土地科技檔案的一種，整理內(nèi)容是對(duì)成片土地上的道路、水源、農(nóng)居建設(shè)及耕地坡度改造等，工作內(nèi)容主要有選址、測(cè)量、科研論證、規(guī)劃設(shè)計(jì)、審查批復(fù)、資金預(yù)算、招標(biāo)、施工、監(jiān)管、竣工驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)，所涉領(lǐng)域涵蓋工程建設(shè)、田間道路、農(nóng)田水利、護(hù)林綠化、土地復(fù)墾等。在土地資源分配利用、流轉(zhuǎn)、收益過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，研究檔案管理工作規(guī)律，是實(shí)現(xiàn)土地整理檔案資料在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮重要作用的技術(shù)保障。

一、提高土地整理檔案管理的重要性

土地整理檔案詳細(xì)記錄了采取工程、生物等措施，對(duì)田、水、路、林、村等實(shí)行綜合整治等關(guān)于土地總體規(guī)劃或?qū)ｍ?xiàng)規(guī)劃的過(guò)程，通過(guò)土地整理措施的實(shí)施，增加了有效耕地面積，提高了耕地質(zhì)量，調(diào)整了土地資源利用結(jié)構(gòu)，改善了農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和生態(tài)環(huán)境，改善了農(nóng)民生活條件。在土地資源分配利用、流轉(zhuǎn)、收益過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。因此研究和探討如何規(guī)范、提高土地整理檔案管理工作有利于最大限度發(fā)揮土地整理檔案在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的重要作用，有利于提升土地整理檔案的利用效率。

二、土地整理檔案管理的策略探究

（一）提高檔案管理認(rèn)識(shí)，是土地整理檔案管理的基礎(chǔ)。1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識(shí)。要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從主觀上樹立工作責(zé)任感和嚴(yán)肅認(rèn)真做好工作的思想意識(shí)，按工作優(yōu)先，服務(wù)至上的原則，最大限度地發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性，更積極主動(dòng)的投身于檔案管理工作中。2.增強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理和保護(hù)檔案資料的宣傳，提高全體干部職工對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)；充分認(rèn)識(shí)檔案資源的價(jià)值，從主觀上對(duì)檔案管理有個(gè)全新的了解和認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)配合做好檔案法制建設(shè)，使檔案工作開展做到有法可依。3.爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持是工作順利開展的有力保障。向領(lǐng)導(dǎo)宣傳土地整理檔案管理工作取得的成績(jī)，讓領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識(shí)檔案工作的地位和作用，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持；從機(jī)制上加強(qiáng)檔案管理，重視人員、硬件、資金等投入，確保人力、物力和資源的合理配備。

（二）提高檔案工作人員的素質(zhì)是土地整理檔案管理的前提。檔案管理是非常復(fù)雜、煩瑣的工作，是業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的專業(yè)性工作，因此要加強(qiáng)檔案工作者職業(yè)道德建設(shè)，培養(yǎng)檔案工作人員愛崗敬業(yè)的精神；工作中嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范，尊重檔案資料的真實(shí)性；培養(yǎng)埋頭苦干，無(wú)私奉獻(xiàn)的道德情操；培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真地做好檔案收集、歸檔及保管工作的態(tài)度，樹立扎實(shí)干，服務(wù)優(yōu)，守紀(jì)律，創(chuàng)一流的堅(jiān)定信念。不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)。

（三）做好檔案分類處理是土地整理檔案管理的重點(diǎn)。土地整理檔案所要保存的內(nèi)容是具有價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表以及聲像等文件資料。在管理中要依照選址、測(cè)量、科研論證、規(guī)劃設(shè)計(jì)、審查批復(fù)、資金預(yù)算、招標(biāo)、施工、監(jiān)管、竣工驗(yàn)收等不同階段進(jìn)行細(xì)致分類，認(rèn)真歸檔。要認(rèn)真負(fù)責(zé)的對(duì)歸檔項(xiàng)目進(jìn)行審查，文件材料要收集齊全，單項(xiàng)工程要有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定。分類是土地整理檔案管理中的初級(jí)工作，分類要細(xì)致，歸檔要認(rèn)真，才能充分發(fā)揮檔案資料在后期土地規(guī)劃、利用環(huán)節(jié)的重要作用，是土地資源長(zhǎng)期發(fā)展的歷史依據(jù)。

（四）將檔案資料數(shù)字化管理是土地整理檔案管理發(fā)展的必然需求。1.開展管理人員技術(shù)培訓(xùn)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的技術(shù)保障。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力發(fā)展和信息技術(shù)的逐漸深入，不僅大大提高了工作人員的工作效率，而且提高了檔案資料的完整性和持久性，在引進(jìn)先進(jìn)的土地檔案管理信息系統(tǒng)后，要邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變管理理念，提高熟練操作軟件的技能，定期考察管理人員的技術(shù)基礎(chǔ)和工作能力，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的技術(shù)保障。2.檔案資料數(shù)字化管理是社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的必然需求。當(dāng)前正處于推進(jìn)“四城同創(chuàng)、提升耕地質(zhì)量、打造美麗鄉(xiāng)村、建設(shè)生態(tài)宜居涪陵”建設(shè)的重要時(shí)期，土地征用與土地流轉(zhuǎn)、農(nóng)村建設(shè)用地復(fù)墾等工作大量涌顯，檔案查詢、調(diào)卷和出具證明等工作繁多，管理人員的紙質(zhì)業(yè)務(wù)堆積如山，為滿足群眾對(duì)檔案資料的查閱和利用需求，充分發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資料的安全管理和便捷查閱，需要做好網(wǎng)上備份、分類，建立數(shù)字化管理體系，因此，土地整理檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代化建設(shè)的必然需求。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，土地整理檔案管理要能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮較大效用，最大限度的發(fā)揮國(guó)土檔案的使用價(jià)值，為土地的開發(fā)利用提供最真實(shí)的依據(jù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系[J].科技檔案,2006(03).

[2]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案,2010(03).

第4篇：檔案整理案例范文

【關(guān)鍵詞】科研項(xiàng)目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來(lái)，隨著中國(guó)的迅速發(fā)展，科研項(xiàng)目中的檔案整理工作也越來(lái)越多?？蒲许?xiàng)目，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，這些活動(dòng)有著一個(gè)明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實(shí)生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時(shí)代的需求，電子檔案在科研項(xiàng)目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡(jiǎn)便、省時(shí)、易攜帶等特點(diǎn)，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對(duì)待每一件事以及每一個(gè)事物，客觀面對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，并適當(dāng)對(duì)其加以利用。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進(jìn)入了全新的時(shí)代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。

在信息發(fā)展迅猛的今天，無(wú)論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會(huì)交流與國(guó)際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項(xiàng)目管理中，電子檔案緊緊依賴于計(jì)算機(jī)而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢(shì)顯而易見，且其記憶速度和運(yùn)算速度高達(dá)數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費(fèi)的時(shí)間，優(yōu)化了資源檢索過(guò)程。電子檔案具有存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、存儲(chǔ)容量大、儲(chǔ)存困難等特點(diǎn)。在科研項(xiàng)目中，電子檔案可對(duì)檔案資料進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存，科研檔案在科研管理活動(dòng)中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過(guò)去的科研成果以及過(guò)程，而且對(duì)于今后的科研計(jì)劃、科研政策的制定具有重要的參考價(jià)值。因此，電子檔案長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計(jì)算機(jī)的特殊功能對(duì)科研項(xiàng)目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進(jìn)行原件保存。但是，電子檔案儲(chǔ)存難度大，因其對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性強(qiáng)，一旦計(jì)算機(jī)受到病毒等的侵害，就會(huì)造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會(huì)對(duì)科研項(xiàng)目中的檔案管理工作造成危害，還會(huì)間接影響到科研項(xiàng)目的成果。

總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來(lái)了巨大的收益，電子檔案的存儲(chǔ)地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲(chǔ)存所需信息，存儲(chǔ)量大且運(yùn)算和記憶速度已經(jīng)達(dá)到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過(guò)筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時(shí)間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢(shì)。除此之外，電子檔案可以長(zhǎng)時(shí)間保存相關(guān)信息，不會(huì)隨時(shí)間的延長(zhǎng)造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個(gè)信息全球化的社會(huì)，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進(jìn)自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項(xiàng)主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲(chǔ)存、保護(hù)、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時(shí)，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達(dá)到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲(chǔ)存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲(chǔ)存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點(diǎn)即存儲(chǔ)信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來(lái)越高明，許多機(jī)密性文件可能因?yàn)楹诳偷那秩攵斐蓢?yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)?？蒲许?xiàng)目中的檔案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時(shí)可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過(guò)檢索號(hào)就可快速獲得科研項(xiàng)目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡(jiǎn)明地表現(xiàn)出其簡(jiǎn)單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點(diǎn)也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對(duì)于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對(duì)其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費(fèi)，不僅能夠簡(jiǎn)化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項(xiàng)目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時(shí)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無(wú)誤地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項(xiàng)目的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，電子檔案永遠(yuǎn)無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項(xiàng)目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫(kù)存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢(shì)，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)科研項(xiàng)目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用?？蒲许?xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。 只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)才能有效完成科研項(xiàng)目的檔案管理工作。

電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點(diǎn)特征明顯，因此在科研項(xiàng)目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點(diǎn)整合利用過(guò)程，相關(guān)人員要盡最大努力對(duì)檔案的優(yōu)點(diǎn)加以最大程度地利用，而對(duì)于其缺點(diǎn)，要盡量避免，實(shí)現(xiàn)兩方面優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，為科研項(xiàng)目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚(yáng)長(zhǎng)避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢(shì)。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢(shì)不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚Я?，此方面不可替代的?yōu)勢(shì)要加以保留。將兩者的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。

三、結(jié)束語(yǔ)

在高速發(fā)展的信息時(shí)代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，但每一項(xiàng)文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢(shì)，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實(shí)際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項(xiàng)目檔案管理工作水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風(fēng)等.高校學(xué)報(bào)檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設(shè)與商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，2009（29）：12-13.

第5篇：檔案整理案例范文

[關(guān)鍵詞]檢測(cè)機(jī)構(gòu)；檔案管理；計(jì)量認(rèn)證；關(guān)系

計(jì)量認(rèn)證是根據(jù)《中華人民共和國(guó)計(jì)量法》(1985年9月)實(shí)施的對(duì)檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理和技術(shù)能力考核的一種活動(dòng)。計(jì)量認(rèn)證在我國(guó)開展二十余年，對(duì)規(guī)范檢測(cè)機(jī)構(gòu)行為，整頓檢測(cè)秩序，提高檢測(cè)工作質(zhì)量發(fā)揮了積極作用。南寧市疾病預(yù)防控制中心作為檢測(cè)機(jī)構(gòu)，于1996年通過(guò)廣西壯族自治區(qū)技術(shù)監(jiān)督局計(jì)量認(rèn)證評(píng)審，并在多次評(píng)審復(fù)審考核中逐步建立了一套較為完整的質(zhì)量管理體系。隨著這項(xiàng)工作的深入開展，檔案管理工作被推向了質(zhì)量管理體系運(yùn)行和認(rèn)證的前沿，檔案管理已成為質(zhì)量管理體系認(rèn)證的重要組成部分。同時(shí)計(jì)量認(rèn)證工作進(jìn)一步推動(dòng)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案管理，使檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。筆者就檔案管理工作與計(jì)量認(rèn)證之間的關(guān)系，結(jié)合質(zhì)量管理體系認(rèn)證活動(dòng)的實(shí)踐，談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、計(jì)量認(rèn)證的內(nèi)涵

質(zhì)量的概念最先來(lái)源于工業(yè)生產(chǎn)，其定義是：產(chǎn)品達(dá)到或超過(guò)其價(jià)值所具備的品質(zhì)。每一種產(chǎn)品必須具備相應(yīng)的使用價(jià)值，因而質(zhì)量的主題是永恒的。作為檢測(cè)機(jī)構(gòu)的疾病預(yù)防控制中心，檢驗(yàn)結(jié)果就是它的產(chǎn)品，同樣涉及到質(zhì)量問(wèn)題。質(zhì)量體系認(rèn)證強(qiáng)調(diào)影響產(chǎn)品質(zhì)量的過(guò)程控制，在整個(gè)實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)的過(guò)程中，如何避免可變因素對(duì)檢測(cè)結(jié)果的影響，保證結(jié)果的準(zhǔn)確、可靠和可重復(fù)性，是質(zhì)量控制的主要目標(biāo)。隨著人們對(duì)質(zhì)量的認(rèn)識(shí)不斷深入，實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控制已不僅僅限于對(duì)實(shí)驗(yàn)過(guò)程的監(jiān)測(cè)，還包括人員培訓(xùn)、正確地采集和運(yùn)送樣本、正確選擇質(zhì)控物和確定質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)以及實(shí)驗(yàn)質(zhì)量控制的綜合評(píng)價(jià)和管理等。

計(jì)量認(rèn)證就是對(duì)向社會(huì)提供公證數(shù)據(jù)的各種技術(shù)機(jī)構(gòu)的計(jì)量檢定、測(cè)試能力、可靠性和公正性，由政府計(jì)量行政部門所進(jìn)行的考核和證明。計(jì)量認(rèn)證合格的檢測(cè)機(jī)構(gòu)為社會(huì)提供的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，作為公證數(shù)據(jù)具有法律效力。

計(jì)量認(rèn)證的主要工作，就是由各級(jí)計(jì)量、質(zhì)量管理職能機(jī)構(gòu)如省計(jì)量局、省技術(shù)監(jiān)督局等部門組織有關(guān)專家、學(xué)者按照相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的實(shí)驗(yàn)室管理、質(zhì)量控制保證、檔案管理等質(zhì)量情況進(jìn)行全面的檢查、評(píng)估是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，并決定是否頒發(fā)計(jì)量認(rèn)證合格證書。因此計(jì)量認(rèn)證工作是對(duì)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檢測(cè)工作質(zhì)量的檢驗(yàn)，促進(jìn)質(zhì)量保證體系的健全，也促使檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

二、檔案管理工作在計(jì)量認(rèn)證活動(dòng)中的作用

檔案的本質(zhì)屬性是原始性和歷史性，在疾病監(jiān)測(cè)、檢驗(yàn)工作中形成的大量文件資料，是檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系管理、運(yùn)行及質(zhì)量體系有效性、規(guī)范性、真實(shí)性的反映和記載，它不僅是檢測(cè)機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)資料，也是日常工作及計(jì)量認(rèn)證評(píng)審的重要憑據(jù)。在計(jì)量認(rèn)證過(guò)程中檔案工作發(fā)揮了不可忽視的基礎(chǔ)作用，一方面為計(jì)量認(rèn)證單位提供原始資料和法律依據(jù)，另一方面它是質(zhì)量管理體系重要內(nèi)容之一，為獲得計(jì)量認(rèn)證提供前提條件和必要保證。

(一)檔案管理為通過(guò)計(jì)量認(rèn)證提供重要的基礎(chǔ)依據(jù)

在計(jì)量認(rèn)證工作中最重要的一項(xiàng)原則就是以數(shù)據(jù)為依據(jù)。檢測(cè)機(jī)構(gòu)的各類檔案是在檢測(cè)和管理中形成的各種技術(shù)人員狀況、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、設(shè)備儀器、原始記錄等最完整、最全面的載體，諸如實(shí)驗(yàn)室的原始記錄、設(shè)備儀器的說(shuō)明書、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和質(zhì)量保證的有序性，而這恰恰是計(jì)量認(rèn)證過(guò)程中最需要的，是檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系有效運(yùn)行的歷史見證，為計(jì)量認(rèn)證提供了重要的資料信息和有關(guān)文件并整理出能夠證實(shí)質(zhì)量體系合格的完整信息系統(tǒng)。因而檔案是計(jì)量認(rèn)證工作的基礎(chǔ)，檔案工作質(zhì)量的好壞，體現(xiàn)了質(zhì)量體系運(yùn)行的水平，直接影響著質(zhì)量管理體系的認(rèn)證。

(二)檔案管理是質(zhì)量體系有效運(yùn)行的重要保證

檔案管理工作是質(zhì)量體系中的重要環(huán)節(jié)，在質(zhì)量體系認(rèn)證中發(fā)揮著參與、監(jiān)督、指導(dǎo)、促進(jìn)等重要作用。質(zhì)量體系要求檢測(cè)機(jī)構(gòu)為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，將所有影響質(zhì)量的要素都采取有效措施管理和控制起來(lái)。質(zhì)量體系文件《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》中對(duì)每一過(guò)程、每一質(zhì)量等要素都進(jìn)行了相應(yīng)的規(guī)定，其中文件和資料要素就是以檔案資料部門為責(zé)任主體來(lái)保證其在系統(tǒng)中運(yùn)轉(zhuǎn)的質(zhì)量。一方面，檔案管理部門通過(guò)科學(xué)管理，能夠及時(shí)、全面地為需求者提供準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的技術(shù)文件、質(zhì)量記錄、標(biāo)準(zhǔn)等文件資料；另一方面，通過(guò)文件和資料的發(fā)放與回收來(lái)控制質(zhì)量體系運(yùn)行中的文件資料的完整性，保證質(zhì)量認(rèn)證及其他活動(dòng)能夠使用相關(guān)文件的有效版本。

(三)檔案管理是質(zhì)量體系運(yùn)行的基礎(chǔ)性工作

質(zhì)量認(rèn)證的顯著特征之一是質(zhì)量體系文件化。檔案信息是編寫檢測(cè)機(jī)構(gòu)自身質(zhì)量體系文件的證據(jù)。檢測(cè)機(jī)構(gòu)制定的質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量計(jì)劃和程序性文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、質(zhì)量表格式樣、檢測(cè)程序卡等都來(lái)源于檔案。認(rèn)證過(guò)程中檔案部門提供了大量的檔案資料，參與了與檔案工作直接相關(guān)的質(zhì)量體系文件如《文件控制程序》《記錄(檔案)管理程序》的編制、修改過(guò)程，對(duì)文件資料的形成、分類、編號(hào)、保管等方面作了詳細(xì)的分析。因此，檔案管理是質(zhì)量體系運(yùn)行的基礎(chǔ)性工作。

(四)檔案在質(zhì)量體系認(rèn)證中起著直接憑證作用

檔案既是質(zhì)量體系運(yùn)行的真實(shí)記錄，也是保證質(zhì)量體系是否符合規(guī)定的依據(jù)，妥善保管和利用好檔案，可以對(duì)監(jiān)控產(chǎn)品質(zhì)量和清查發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題的責(zé)任原因起直接憑證作用，是質(zhì)量體系評(píng)審機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)審核的主要客觀憑據(jù)。作為質(zhì)量管理體系文件化直接產(chǎn)物的質(zhì)量管理檔案，記載了認(rèn)證單位各種工作的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，一方面充分利用這些檔案，加強(qiáng)全面質(zhì)量管理，提高工作和服務(wù)質(zhì)量。另一方面，它是在實(shí)施質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)審、外審和質(zhì)量管理評(píng)審時(shí)主要起原始憑證作用。顯而易見，檔案是質(zhì)量體系認(rèn)證過(guò)程中的具體反映，在質(zhì)量管理體系認(rèn)證中起著直接憑證和科學(xué)依據(jù)作用，作為今后質(zhì)量管理體系持續(xù)改進(jìn)的依據(jù)和史料。

(五)檔案管理有助于不斷完善質(zhì)量體系，確保質(zhì)量體系發(fā)揮實(shí)際效能

任何一個(gè)質(zhì)量體系的建立和實(shí)施都不可能一蹴而就，必然是一個(gè)逐步完善、提高的過(guò)程，需要經(jīng)過(guò)實(shí)踐的檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以修正，逐步達(dá)到預(yù)期目的。檔案是歷史的原始記錄，不僅凝聚著成果，而且記載著經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。尤其是作為質(zhì)量職能活動(dòng)可追溯證明的質(zhì)量記錄，包含著與質(zhì)量體系運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的所有記錄，從中可發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，尋找質(zhì)量管理的薄弱環(huán)節(jié)，為采取糾正方法及預(yù)防措施提供證明和依據(jù)，促使改善質(zhì)量體系，提高產(chǎn)品質(zhì)量，發(fā)揮質(zhì)量體系的實(shí)際效能。在檔案資料的移交歸檔和文件資料的發(fā)放中，管理人員檢查文件資料的編制、簽署、內(nèi)容是否規(guī)范完整時(shí)，以及同有關(guān)部門的業(yè)務(wù)往來(lái)中，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)許多設(shè)計(jì)、程序、標(biāo)準(zhǔn)等錯(cuò)誤或有關(guān)部門反映的問(wèn)題。這些質(zhì)量與管理信息的反饋，有利于及時(shí)糾正質(zhì)量體系運(yùn)行中的錯(cuò)誤，不斷完善質(zhì)量體系，提高疾控機(jī)構(gòu)管理水平。

三、計(jì)量認(rèn)證推動(dòng)了檔案管理的進(jìn)步

質(zhì)量管理、計(jì)量認(rèn)證的過(guò)程是加強(qiáng)檔案工作、積累檔案財(cái)富的過(guò)程。有效的質(zhì)量體系是檔案管理工作水平提高的推動(dòng)力。

(一)質(zhì)量體系認(rèn)證對(duì)檔案管理的要求

《文件控制程序》針對(duì)文件進(jìn)行有效的控制和管理，確保其有效性和適用性。其對(duì)文件和資料的批準(zhǔn)、、保存以及更改都作了明確的規(guī)定，即：文件和資料前，由授權(quán)人批準(zhǔn)，確保文件是充分的、適宜的。文件在修改時(shí)，要進(jìn)行評(píng)審，進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并得到再次批準(zhǔn)、，確保所使用的文件是有效版本，并從所有使用場(chǎng)所及時(shí)撤出失效文件，防止誤用。如需要保留失效文件時(shí)，加蓋“作廢”印章，對(duì)應(yīng)保留的作廢文件和更改的文件都應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。同時(shí)規(guī)定管理體系文件和經(jīng)確認(rèn)的技術(shù)文件是受控文件，受控文件加蓋受控印章并作標(biāo)記受控編號(hào)，發(fā)放時(shí)作發(fā)放記錄。通過(guò)此程序的控制知道文件的來(lái)龍去脈，一改以往現(xiàn)場(chǎng)使用文件和存檔文件不相符的情況，為提高檔案質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。

記錄是一種特殊類型的文件，文件是歸檔前的檔案?！队涗?檔案)管理程序》規(guī)范了記錄的內(nèi)容、填寫、更改以及歸檔、貯存和保管的要求：專兼職檔案員要對(duì)記錄進(jìn)行分類、編目。按規(guī)定的期限保存記錄，一般保存期為5年。檔案保存室的環(huán)境要適宜，能防盜、防火、防蟲、防鼠、防光、防潮、防霉；所有的記錄要保持清潔、字跡清晰、存放有序、便于存取、檢索和借閱，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。這些要求與《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的要求是一致的，保證了檔案管理的質(zhì)量。

(二)通過(guò)計(jì)量認(rèn)證，進(jìn)一步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)

各類檢測(cè)機(jī)構(gòu)要對(duì)業(yè)務(wù)檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，各科室都指定有兼職檔案員，在質(zhì)量體系文件中進(jìn)一步明確了各科室檔案管理的職責(zé)。為加強(qiáng)質(zhì)量管理中的檔案工作，由質(zhì)量管理科負(fù)責(zé)收集、整理在質(zhì)量體系運(yùn)行中所形成的文件資料，及時(shí)歸檔，重要的文件資料定期移交綜合檔案室；綜合檔案室履行指導(dǎo)、監(jiān)督職責(zé)。建立起一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)親自“抓”、各科室認(rèn)真“管”、檔案部門負(fù)責(zé)“理”的良好的文件管理流程，形成從下至上的檔案收集歸檔網(wǎng)絡(luò)，使文件程序化、制度規(guī)范化。檔案部門把檔案工作與質(zhì)量管理各項(xiàng)工作相聯(lián)系，做到同時(shí)發(fā)動(dòng)、同時(shí)布置、同時(shí)檢查，大大促進(jìn)了檔案工作的順利開展。

(三)計(jì)量認(rèn)證為檔案管理積累財(cái)富

質(zhì)量體系認(rèn)證從質(zhì)量管理的角度要求各個(gè)部門環(huán)節(jié)應(yīng)留下痕跡，要有質(zhì)量記錄并對(duì)其進(jìn)行保存和歸檔。因此說(shuō)，計(jì)量認(rèn)證的過(guò)程，也是形成檔案、積累檔案和加強(qiáng)檔案工作的過(guò)程。嚴(yán)格的質(zhì)量管理。規(guī)范了檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案工作，為積累檔案財(cái)富提供了保證。在貫標(biāo)過(guò)程中，組織人員編寫《質(zhì)量手冊(cè)》，并以此為依據(jù)，進(jìn)而編寫程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄。通過(guò)編制這些文件，規(guī)范了質(zhì)量管理的各項(xiàng)活動(dòng)，同時(shí)也規(guī)范了檔案形成的流程，使有考查利用價(jià)值的文件、記錄、表格等能夠完整、準(zhǔn)確地保存下來(lái)。

(四)利用質(zhì)量體系認(rèn)證的契機(jī)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理

計(jì)量認(rèn)證工作給檔案管理增添了新內(nèi)容、新活力，為檔案部門做好檔案工作創(chuàng)造了有利的條件，檔案部門應(yīng)抓住有利時(shí)機(jī)，健全檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，加快文件資料和質(zhì)量記錄的傳遞，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性，推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

(五)通過(guò)計(jì)量認(rèn)證，檔案管理人員的素質(zhì)得到進(jìn)一步提高

在質(zhì)量管理工作中，檔案工作被推向計(jì)量認(rèn)證活動(dòng)的最前列，檔案管理人員成了質(zhì)量體系認(rèn)證中文件資料的控制者和質(zhì)量記錄的管理者，不僅自身要嚴(yán)格按照程序做好工作，而且還應(yīng)指導(dǎo)和協(xié)助檢測(cè)人員做好文件資料和質(zhì)量記錄的分類、整理、歸檔等工作，同時(shí)對(duì)文件信息的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和有效性進(jìn)行初步檢查。檔案管理人員置身于質(zhì)量管理體系中，按照檔案管理工作和質(zhì)量控制的要求，建立能夠與質(zhì)量管理體系相適應(yīng)的工作模式。擺脫了傳統(tǒng)的工作模式，為自身能力及綜合素質(zhì)的提高產(chǎn)生了重大的作用。

第6篇：檔案整理案例范文

關(guān)鍵詞：檔案;整理;鑒定

檔案是十分重要的信息資源，而且是任何資源都不可替代的，是不可再生的，也是一個(gè)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的原動(dòng)力和精神原材料。只有抓好檔案的整理和檔案的鑒定工作，才能充分發(fā)揮檔案這種特殊的知識(shí)產(chǎn)品服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)政務(wù)建設(shè)，服務(wù)文化建設(shè)，服務(wù)社會(huì)建設(shè)。

一、抓好檔案整理基礎(chǔ)，是提高檔案質(zhì)量和效率的關(guān)鍵

檔案的整理工作，包括機(jī)關(guān)文件的平時(shí)歸卷與調(diào)整，文件組卷、案卷排列、案卷目錄的編制、檔號(hào)的編寫、局部案卷或保管單位的調(diào)整等項(xiàng)工作內(nèi)容。在一般情況下，上述工作主要由機(jī)關(guān)文件處理部門與檔案室共同完成，其大部分工作由文件處理部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門來(lái)完成，作為檔案室只負(fù)責(zé)對(duì)有關(guān)具體工作的指導(dǎo)和業(yè)務(wù)檢查以及進(jìn)行局部的加工處理工作，有時(shí)檔案室也接收和征集到一些比較零散的文件，這就需要開展全過(guò)程的整理工作。

二、注重檔案整理的系統(tǒng)性、完整性、是發(fā)揮檔案資源利用的保證

檔案收集工作的質(zhì)量高低直接影響檔案館和檔案室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的水平。整理檔案的過(guò)程也就是鑒選檔案的過(guò)程，只有把有保存價(jià)值的檔案集中在檔案館和檔案室，就能為開發(fā)利用檔案信息資源奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)，檔案質(zhì)量高，材料收集齊全，才能豐富檔案資源，提高檔案工作的質(zhì)量，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在做好檔案整理工作的同時(shí)，檔案的正確分類管理是資源利用高低的體現(xiàn)，檔案的分類要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類層次，實(shí)際工作的需要，檔案管理的原基礎(chǔ)等情況進(jìn)行具體的比較，綜合分析，客觀公正的選擇符合實(shí)際情況的最佳分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案整理工作的第一個(gè)步驟就是區(qū)分全宗，這也是檔案整理工作中的重要內(nèi)容，由于全宗是檔案管理的核心單位，所以區(qū)分全宗就成為檔案整理乃至整個(gè)檔案管理工作的首要任務(wù)。

三、強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)是檔案鑒定工作的前提

社會(huì)的不斷發(fā)展，促進(jìn)了檔案數(shù)量的增長(zhǎng)。一個(gè)單位、部門、企業(yè)要進(jìn)行正常的工作、生產(chǎn)等等活動(dòng)，這一切都會(huì)形成大量的文件檔案。它們的發(fā)展每時(shí)每刻都在產(chǎn)生或形成檔案，單位、部門、企業(yè)的擴(kuò)大，人員的增加、設(shè)備的更新?lián)Q代、職能的擴(kuò)大都在形成大量的檔案，檔案的劇增給檔案鑒定工作提出了新要求，一部分檔案將成永久保管，―部分沒有可存價(jià)值的，這就要求檔案工作人員要根據(jù)檔案有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行全面地鑒定，檔案鑒定的正確與否，關(guān)系至關(guān)重要，檔案工作者要不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，掌握有關(guān)知識(shí)政策，不斷提高鑒別能力，使真正有價(jià)值的東西成為檔案，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，對(duì)于無(wú)價(jià)值的檔案進(jìn)行及時(shí)銷毀，以便減輕檔案館（室）庫(kù)存壓力。

四、逐步實(shí)現(xiàn)檔案鑒定理論與實(shí)踐的統(tǒng)一，是檔案工作良性循環(huán)的途徑

檔案鑒定是檔案管理的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它關(guān)系到檔案的銷毀館藏的優(yōu)化以及檔案質(zhì)量與檔案效益的發(fā)揮。檔案鑒定包括鑒定檔案保存價(jià)值，鑒定檔案的真?zhèn)?。在檔案館和檔案室的業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進(jìn)行的鑒定工作屬于檔案的保存價(jià)值，也就是對(duì)檔案保存價(jià)值的大小進(jìn)行鑒定，來(lái)確定檔案的存放時(shí)間，一般來(lái)說(shuō)，大部分檔案保存部門都注重檔案的“存”而對(duì)于“毀”往往是不為的，這就有一個(gè)鑒定檔案的關(guān)鍵。檔案保存價(jià)值鑒定工作難度較大，人們一般不便輕易銷毀，這樣長(zhǎng)期以來(lái)就會(huì)形成大部分無(wú)用檔長(zhǎng)期存在，如果對(duì)檔案的價(jià)值判斷不準(zhǔn)確，輕視檔案的存在，錯(cuò)誤的銷毀了有用之檔，將難以挽救，因此，檔案銷毀是一個(gè)薄弱壞節(jié)，開展這項(xiàng)工作要慎重而認(rèn)真。

隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案這一特殊的資源所起的作用越顯重要，檔案質(zhì)量的高低如何來(lái)衡量，這就要求我們對(duì)檔案的價(jià)值予以定期鑒定，只有通過(guò)鑒定工作才能不斷提高檔案的質(zhì)量。

第7篇：檔案整理案例范文

關(guān)鍵詞：檔案 整理工作 感悟

檔案管理工作內(nèi)容就是按照“遵循規(guī)律，區(qū)分價(jià)值，便于保管和利用”的原則將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的文件資料，進(jìn)行分類、組合、排列、編號(hào)和編制目錄，將它們組成有序體系的過(guò)程。檔案的整理工作是搞好檔案管理與服務(wù)的基礎(chǔ)。沒有科學(xué)的檔案整理，就不能使各種材料系統(tǒng)化、條理化，也無(wú)法分門別類妥善保管、確切統(tǒng)計(jì)和準(zhǔn)確迅速地提供利用。在工作中，筆者對(duì)做好檔案整理工作逐漸有了一些感悟。

一、清楚了解本單位的工作情況是做好檔案整理工作的前提

檔案是一個(gè)單位工作的記憶。對(duì)一個(gè)單位的檔案員來(lái)說(shuō)，究竟哪些文件材料應(yīng)該歸檔，應(yīng)該做到心中有數(shù)。對(duì)本單位工作越熟悉，收集的文件材料越齊全，檔案工作就做得越好；反之，初來(lái)乍到，對(duì)單位工作陌生，再加上缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，要做好檔案工作就會(huì)困難多多。比如，教育教學(xué)工作是學(xué)校的經(jīng)常性工作，教學(xué)檔案應(yīng)是學(xué)校檔案的主體。如果學(xué)校的檔案員對(duì)教育教學(xué)工作的過(guò)程不熟悉，對(duì)教育教學(xué)過(guò)程中會(huì)形成哪些文件材料心中無(wú)數(shù)，文件材料之間有哪些聯(lián)系不清楚，那么，在進(jìn)行教學(xué)檔案的整理中就不會(huì)做到條理清晰。

二p制定合理的歸檔管理辦法

一個(gè)切合本單位工作實(shí)際的，以職能部門為單位的，融分類方案、歸檔范圍、保管期限為一體的歸檔文件管理辦法，并加以落實(shí)，能夠大大提高檔案整理的質(zhì)量。

過(guò)去的檔案歸檔范圍是按照檔案的種類制定的，部分概況性的表述與實(shí)際工作中產(chǎn)生文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系存在一定的出入。又由于檔案收集整理與日常工作不同步，整理工作經(jīng)常是在歸檔移交前進(jìn)行突擊，耗費(fèi)人力物力和時(shí)間，影響檔案整理的質(zhì)量。而科學(xué)的檔案管理辦法，將歸檔目錄與部門預(yù)立卷目錄一一對(duì)應(yīng)，使在工作中形成的文件材料一經(jīng)產(chǎn)生就規(guī)范的裝入檔案盒中，在集中移交時(shí)，只需在平時(shí)收集整理的基礎(chǔ)上稍作調(diào)整即可。這個(gè)“拿來(lái)即用”的目錄，既能保證應(yīng)歸檔文件收集完整齊全，又能使檔案隨辦隨歸，減少集中整理的負(fù)擔(dān)，從而大大提高檔案整理的質(zhì)量。

三p在開展檔案整理工作前，制定整理方案很有必要

整理方案是整理檔案，尤其是整理積存檔案時(shí)不可缺少的計(jì)劃性文件，是檔案整理以前不可缺少的準(zhǔn)備工作。制定方案必須在了解檔案的數(shù)量、內(nèi)容、成分、所屬年度等基本情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行全面考慮和周密計(jì)劃。其內(nèi)容應(yīng)該包括：整理工作的要求和方法、分類方案表、工作程序、勞動(dòng)組織以及大體完成的時(shí)間等。

有一個(gè)科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的工作方案，才能更有效地利用人力、物力、財(cái)力，保證整理工作的順利進(jìn)行。如在整理各類專題工作評(píng)估檔案，撤并機(jī)構(gòu)零散文件資料，和非正常離職人員遺留應(yīng)歸檔文件資料等之前，都應(yīng)首先制定整理方案，然后按照方案逐項(xiàng)落實(shí)，整理工作就會(huì)比較順利地完成。

四p注意解決檔案整理工作中遇到的問(wèn)題

在檔案整理工作中，會(huì)碰到大大小小的問(wèn)題，需要我們靈活處理。比如，在整理文件中，會(huì)碰到無(wú)標(biāo)題或者標(biāo)題十分簡(jiǎn)單的文件，這時(shí)候就要自擬一個(gè)標(biāo)題。在擬標(biāo)題時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件的主要內(nèi)容，用簡(jiǎn)練的語(yǔ)言加以概括，同時(shí)加上文種的名稱。再比如，一個(gè)會(huì)議或一項(xiàng)工作，如果材料很多，就應(yīng)把重要的材料放在前面，同時(shí)注意材料的分類。如黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)等會(huì)議，開頭可放會(huì)議的批復(fù)、請(qǐng)示、議程、日程、報(bào)告、決議等材料，還要注意，雖然文書檔案保管期限表并沒有把會(huì)議主持詞明確列進(jìn)歸檔范圍，但筆者通過(guò)實(shí)踐感覺到，主持詞實(shí)際上清楚地反映了會(huì)議召開的過(guò)程，對(duì)于今后了解會(huì)議的情況起到重要作用，因此應(yīng)該把主持詞予以歸檔。再比如，對(duì)于規(guī)格不同的文件，需要我們進(jìn)行折疊，折疊時(shí)要注意技巧，折成16開或A4紙規(guī)格，同時(shí)在裝訂線一側(cè)注意留出至少2厘米的空白，以免把正文訂進(jìn)。

五p檔案整理的過(guò)程也是不斷學(xué)習(xí)、不斷總結(jié)、不斷提高的過(guò)程

檔案的整理工作可分為系統(tǒng)整理和技術(shù)整理兩部分。系統(tǒng)整理包括區(qū)分全宗、分類、立卷、卷內(nèi)文件排列、填寫卷內(nèi)目錄、案卷封面的編目、案卷的排列和編制案卷目錄。檔案的技術(shù)整理包括卷內(nèi)文件編號(hào)、修復(fù)、填寫案卷備考表、案卷目錄的抄寫和案卷的裝訂。系統(tǒng)整理更多的是運(yùn)用業(yè)務(wù)知識(shí)，體現(xiàn)業(yè)務(wù)水平，更多地體現(xiàn)操作水平和技巧。

第8篇：檔案整理案例范文

用好小積分 建強(qiáng)大隊(duì)伍 為深化機(jī)構(gòu)和行政體制改革提供保障

圍繞“建鐵軍隊(duì)伍、當(dāng)干事先鋒”大目標(biāo)，省委編辦堅(jiān)持把探索建立科學(xué)規(guī)范、簡(jiǎn)便易行、操作性強(qiáng)的黨員干部日?？荚u(píng)機(jī)制，作為加強(qiáng)黨員干部隊(duì)伍建設(shè)的重要課題，按照省直機(jī)關(guān)工委安排部署，積極開展黨員積分制管理試點(diǎn)，

于xxxx年初印發(fā)《省委編辦干部職工工作考評(píng)暫行辦法》，采取“基礎(chǔ)分+加分-扣分”的原則每月定量考評(píng)，突出全員覆蓋、全程量化和全面爭(zhēng)優(yōu)，建立了干在平時(shí)、功在積累的考評(píng)機(jī)制，打破了“干好干壞一個(gè)樣、評(píng)先評(píng)優(yōu)靠印象”的平均主義傾向。

xxxx年x月，針對(duì)考評(píng)辦法運(yùn)行xx個(gè)月以來(lái)反映出的一些共性問(wèn)題，在廣泛征求意見建議的基礎(chǔ)上，制定出臺(tái)《省委編辦干部職工工作考評(píng)實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步細(xì)化加減分情形、考評(píng)管理及實(shí)施步驟等事項(xiàng)，切實(shí)把每月、定量、透明考評(píng)落到實(shí)處，著力解決黨員干部日?？荚u(píng)中存在的范圍難明確、內(nèi)容難量化、指標(biāo)難分解、結(jié)果難應(yīng)用的問(wèn)題。

一、全員覆蓋黨員干部，解決好“考評(píng)誰(shuí)”的問(wèn)題。

結(jié)合機(jī)構(gòu)編制工作特點(diǎn)，在計(jì)分規(guī)則中引入“順三七”和“倒三七”的逗硬機(jī)制，在激發(fā)黨員干部創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)動(dòng)力和領(lǐng)導(dǎo)干部失誤把關(guān)責(zé)任的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)考評(píng)對(duì)象的全員覆蓋。工作中，按照“基礎(chǔ)分+加分-扣分”的原則計(jì)算分值，支部的基礎(chǔ)分按照績(jī)效目標(biāo)管理辦法年終確定，黨員干部的基礎(chǔ)分為xxx分;

加分分值按照“順三七”計(jì)算，即加分分值的xx%計(jì)入支部書記，xx%計(jì)入具體經(jīng)辦的黨員干部;扣分分值按“倒三七”計(jì)算，即扣分分值的xx%計(jì)入支部書記，xx%計(jì)入具體經(jīng)辦的黨員干部，以此把創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)的動(dòng)力留給黨員干部，把減少失誤的責(zé)任留給支部書記。全辦人人參與考評(píng)，辦主要負(fù)責(zé)人的工作得分，按各支部書記的平均分計(jì)算;分管辦領(lǐng)導(dǎo)的工作得分，按分管支部的平均分計(jì)算;支部書記的工作得分，按支部得分計(jì)算，確保“一把尺子量到底”。

二、全面量化指標(biāo)體系，解決好“評(píng)什么”的問(wèn)題。

堅(jiān)持在“不嚴(yán)格遵守政治紀(jì)律和政治規(guī)矩”“工作中發(fā)生失密泄密事件”等x個(gè)方面實(shí)行“一票否決”的前提下，對(duì)黨員干部每月完成工作的數(shù)量、質(zhì)量、效率和成效進(jìn)行定量考評(píng)。完成基本工作的，得基礎(chǔ)分;在表彰獎(jiǎng)勵(lì)、經(jīng)驗(yàn)交流、宣傳報(bào)道、領(lǐng)導(dǎo)肯定和其他領(lǐng)域x個(gè)類別xx個(gè)方面取得明顯成效的，視情形正向激勵(lì)x-xx分;

在工作中出現(xiàn)重大失誤、未按要求辦理督查督辦事項(xiàng)、遲報(bào)未報(bào)誤報(bào)重大信息、公文處理出現(xiàn)錯(cuò)字漏字，以及在承辦重大活動(dòng)、召開重要會(huì)議等x個(gè)方面出現(xiàn)明顯失誤或被通報(bào)批評(píng)的，視情形扣減x-xx分，以期形成跳起摸高、爭(zhēng)創(chuàng)一流的目標(biāo)導(dǎo)向，引導(dǎo)黨員干部嚴(yán)格自律、減少失誤。同時(shí)，對(duì)長(zhǎng)期在本職崗位默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)且工作成效得到普遍公認(rèn)的，經(jīng)辦室務(wù)會(huì)認(rèn)定予以相應(yīng)加分。

三、全程創(chuàng)新考評(píng)方式，解決好“怎么評(píng)”的問(wèn)題。

考評(píng)工作在辦室務(wù)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下，由機(jī)關(guān)黨委統(tǒng)籌指導(dǎo)，人事處支部具體實(shí)施，機(jī)關(guān)紀(jì)委全程監(jiān)督，并堅(jiān)持考評(píng)結(jié)果一月一評(píng)榜、一月一展示。工作中，各支部在每月x日(如遇法定節(jié)假日順延)，對(duì)照考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系，對(duì)上一月本支部工作任務(wù)完成情況及黨員干部業(yè)績(jī)表現(xiàn)進(jìn)行考評(píng)，提出加減分具體分值，連同相關(guān)依據(jù)證明材料一并送人事處支部匯總;

人事處支部對(duì)各支部申報(bào)材料進(jìn)行初審，提出加減分初步建議和“個(gè)人優(yōu)秀榜”上榜名單;分送各支部書記征求意見并接受黨員干部申訴后，適時(shí)召開辦室務(wù)會(huì)或辦領(lǐng)導(dǎo)集體審簽，研究確定考評(píng)結(jié)果和“個(gè)人優(yōu)秀榜”上榜人員;考評(píng)結(jié)果審定后，及時(shí)制定宣傳展板公開公示，接受黨員干部的監(jiān)督，積極營(yíng)造陽(yáng)光考評(píng)、透明考評(píng)的工作氛圍。

四、全力強(qiáng)化結(jié)果應(yīng)用，解決好“如何用”的問(wèn)題。

堅(jiān)持實(shí)行月評(píng)與年考相結(jié)合，月評(píng)用動(dòng)態(tài)加減分的方式體現(xiàn)工作狀態(tài)。對(duì)月評(píng)扣分超過(guò)xx分的，由分管辦領(lǐng)導(dǎo)或支部書記進(jìn)行談心談話、教育整改;對(duì)經(jīng)教育仍不服從安排、整改未見明顯成效的，依紀(jì)依規(guī)作出組織處理。年考用全年總得分的方式體現(xiàn)業(yè)績(jī)成果，作為黨員干部評(píng)先評(píng)優(yōu)、提拔重用、年度考核和推薦參加各類培訓(xùn)、掛職交流的重要依據(jù)。

對(duì)年度總得分低于基礎(chǔ)分的支部和黨員干部，當(dāng)年不得參加評(píng)先選優(yōu)，并分別向分管辦領(lǐng)導(dǎo)和所在支部作出情況說(shuō)明，制定相應(yīng)整改提升計(jì)劃。在近年來(lái)開展的干部人事調(diào)整、選派干部參加脫貧攻堅(jiān)掛職鍛煉、評(píng)選全省系統(tǒng)“三個(gè)最佳”表?yè)P(yáng)對(duì)象、評(píng)選優(yōu)秀等次公務(wù)員、確定參加黨校調(diào)訓(xùn)人員和每年開展“七一”評(píng)選表彰等工作中，優(yōu)先參考考評(píng)結(jié)果，進(jìn)一步發(fā)揮了考評(píng)的激勵(lì)導(dǎo)向作用。

開展黨員積分制管理以來(lái)，辦機(jī)關(guān)黨員干部精神面貌發(fā)生顯著變化。

一是創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)動(dòng)力明顯提高。大家比貢獻(xiàn)的多了，比成績(jī)的多了，特別是比誰(shuí)干得更好更優(yōu)的多了，創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)、永爭(zhēng)一流的大環(huán)境、大氛圍、大導(dǎo)向正在形成。

第9篇：檔案整理案例范文

關(guān)鍵詞：公證文書 檔案管理

公證檔案體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和各項(xiàng)方針政策的執(zhí)行情況，公證檔案對(duì)公證工作的總結(jié)、研究也起著非常重要的作用，它體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)的基本職能，體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)的證明效力。如今隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人們法律意識(shí)的提高，大家的公證觀念也明顯增強(qiáng)，因此對(duì)公證檔案的管理水平的要求也越來(lái)越高。

一、對(duì)檔案管理人員的要求

公證檔案管理人員應(yīng)由具有一定專業(yè)知識(shí)的人員擔(dān)任。公證檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，能夠認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策，忠于職守、嚴(yán)守法紀(jì)，熱愛公證檔案工作。

二、檔案的立卷歸檔、接收和整理

公證事項(xiàng)辦結(jié)后，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)公證文書進(jìn)行整理。公證檔案立卷的原則是按年度一證一卷、一卷一號(hào)。對(duì)于同一當(dāng)事人為同一目的而辦的多項(xiàng)公證可以合并成一卷，辦證人員應(yīng)當(dāng)在三個(gè)月內(nèi)將公證文書整理完畢并移交給檔案室，并辦理好必要的交接手續(xù)。

檔案管理人員在接收檔案時(shí)，應(yīng)按照《公證文書立卷歸檔辦法》的各項(xiàng)要求，嚴(yán)格檢查案卷質(zhì)量，對(duì)于符合要求的進(jìn)行接收，辦理好檔案移交手續(xù)。公證檔案分為國(guó)內(nèi)民事、涉外民事、國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)、涉外經(jīng)濟(jì)四類，并按公證檔案的類別、年度、保管期限等編寫歸檔順序號(hào)，并逐一錄入微機(jī)進(jìn)行歸檔。對(duì)以密卷保存的檔案，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)編號(hào)進(jìn)行歸檔。

三、檔案的借調(diào)與查閱、保管和防護(hù)

在借閱檔案時(shí)必須履行一定的審批和登記手續(xù)，并限制一定的借閱期限，在限期內(nèi)因某些特殊情況不能按期歸還公證檔案的，在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理延期借閱手續(xù)。對(duì)于需要借出的公證檔案，借出時(shí)要辦理好交接手續(xù)及借據(jù)，并在規(guī)定的期限內(nèi)按期歸還檔案。還回時(shí)如發(fā)現(xiàn)文件材料有缺損、案卷被拆封、涂改、增刪等情況，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并及時(shí)進(jìn)行追查。

對(duì)公證檔案的管理應(yīng)當(dāng)做到防潮、防火、防蟲、防污染、防高溫、防盜、防光，檔案室內(nèi)要保持清潔、整齊，并經(jīng)常通風(fēng)。檔案室應(yīng)由公證機(jī)關(guān)專門設(shè)立使用，不應(yīng)存放與公證檔案無(wú)關(guān)的其他物品，禁止在檔案室及周圍存放易燃物。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)公證檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，對(duì)出現(xiàn)破損、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時(shí)采取有效措施，如采取修補(bǔ)和復(fù)制等補(bǔ)救措施，盡可能地減少損失。

四、檔案的保管期限

公證檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保存的公證檔案，一般是與變更人身權(quán)利、義務(wù)關(guān)系方面及涉及不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)轉(zhuǎn)移方面有關(guān)系的公證檔案，如收養(yǎng)、繼承、出生遺囑等需要長(zhǎng)時(shí)間利用的公證檔案；長(zhǎng)期保管的檔案一般是涉及一些關(guān)于履行期取限在十六年以上的合同、協(xié)議等屬于在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)需要查考、利用的公證檔案，保管期限為六十年；短期保管的檔案一般是履行期限在十六年以下的合同、健康證明等在較短的時(shí)間內(nèi)需要查考、利用的公證檔案，保管期限為二十年。在對(duì)公證檔案劃分保管期限時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照《公證管理辦法》進(jìn)行，以免造成不必要的損失。

總而言之，公證文書檔案是公證活動(dòng)中形成的、對(duì)整個(gè)公證活動(dòng)進(jìn)行的真實(shí)記錄，因此它對(duì)當(dāng)事人合法權(quán)益的維護(hù)、公證效力的保障發(fā)揮著不可替代的作用，同時(shí)它對(duì)公證工作的發(fā)展，對(duì)公證活動(dòng)的實(shí)施、監(jiān)督具有重要的查考和利用價(jià)值。對(duì)公證檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作都是為了日后更好地利用，因此在公證檔案的管理過(guò)程中，應(yīng)強(qiáng)化法律意識(shí)和檔案意識(shí)，牢固樹立依法管理檔案的觀念，實(shí)現(xiàn)公證檔案的規(guī)范化管理，在公證檔案管理的每一環(huán)節(jié)都要本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，管理好公證檔案，利用好公證檔案，使公證檔案的價(jià)值得以充分實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：