高校學(xué)籍檔案管理工作問題分析

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摘要：高校學(xué)籍檔案是高校檔案中的重要部分，是學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)、日常管理等活動(dòng)的綜合反映，能夠真實(shí)全面地記錄學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況、德育成績、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等，也是學(xué)生歸屬于某學(xué)校的法律身份或者資格，對(duì)于學(xué)生發(fā)展而言尤為重要。然而當(dāng)前我國很多高校卻并沒有做好學(xué)籍檔案管理工作，在實(shí)際的管理中還存在諸多問題，導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理不全面、不科學(xué)，影響了檔案的完整性。鑒于此，本文對(duì)這些問題進(jìn)行了總結(jié)，并根據(jù)實(shí)際情況提出一系列高校學(xué)籍檔案管理的對(duì)策，希望能夠促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理更加規(guī)范，提升管理的有效性。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；管理；完整性；諸多問題；對(duì)策

一、高校學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)的重視度不夠，管理較為分散

雖然學(xué)籍檔案在高校檔案中占據(jù)著十分重要的地位，但是還有很多高校的領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，將全部的注意力放在教學(xué)、學(xué)生管理等方面，忽略學(xué)籍檔案管理，這就導(dǎo)致該方面的管理較為分散。由于領(lǐng)導(dǎo)不注重學(xué)籍檔案管理，所以在日常工作中也不會(huì)為教職工強(qiáng)調(diào)學(xué)籍檔案管理的重要性，教職工以及檔案管理者學(xué)籍檔案管理的意識(shí)低下，這對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作的更好開展帶來了阻礙。同時(shí)，檔案辦公設(shè)備老舊不能及時(shí)更新，無法為檔案管理部門配備足夠的經(jīng)費(fèi)等，都不利于學(xué)籍檔案管理效率的提升。

（二）缺乏科學(xué)健全的學(xué)籍檔案管理制度

近年來，雖然我國政府根據(jù)時(shí)代的發(fā)展變化出臺(tái)了一系列高校學(xué)生管理方面的規(guī)章和制度，為高校更好地開展學(xué)籍檔案管理提供了參考，但是學(xué)籍檔案的實(shí)際管理中仍然存在很多問題。比如學(xué)籍檔案材料涉及到招生就業(yè)處、學(xué)生處、組織部以及各個(gè)教學(xué)院系等，如何對(duì)這些部門的學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一，不同部門所產(chǎn)生的學(xué)生信息如何歸檔等都沒有進(jìn)行清晰化規(guī)定，這就導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理不完善，沒有嚴(yán)格規(guī)范的制度來約束，造成材料缺失、毀損等。同時(shí)，很多高校自身也沒有根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況制定健全的學(xué)籍檔案管理制度，無法對(duì)該方面的工作進(jìn)行約束，如此勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案管理者對(duì)學(xué)籍檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，無法提升學(xué)籍檔案管理的效果。

（三）信息化水平較低

高校學(xué)籍檔案管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)化、復(fù)雜化的工作，涉及到學(xué)生生活以及學(xué)習(xí)的方方面面，是對(duì)學(xué)生整個(gè)大學(xué)生涯情況的綜合反映，所以學(xué)籍檔案管理者的工作量通常都比較大。而當(dāng)前還有很多高校沒有積極引入信息化技術(shù)，在開展學(xué)籍檔案管理的時(shí)候還是采用傳統(tǒng)的手工方式，如此勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理者面臨著沉重的工作壓力，而且還容易導(dǎo)致錯(cuò)誤的存在，不利于學(xué)習(xí)檔案管理水平的提升。還有一些高校雖然引入了信息化技術(shù)，但是系統(tǒng)并沒有隨著高校的發(fā)展而及時(shí)更新，較為落后老化，缺乏有效性，導(dǎo)致檔案管理面臨著重重困難。學(xué)籍檔案管理工作并不僅僅是檔案管理部門單方面的工作，其需要其它各個(gè)部門的有效配合，而很多高校學(xué)籍檔案管理部門并沒有與財(cái)務(wù)部門、學(xué)生處等實(shí)現(xiàn)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)化辦公，這也會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理面臨較大困難。

（四）檔案管理者綜合技能有待提升

學(xué)籍檔案管理工作具有較強(qiáng)的程序性和專業(yè)性，并不是每個(gè)人都能夠勝任的，這就要求高校要做好學(xué)籍檔案管理人才隊(duì)伍的構(gòu)建，確保管理者隊(duì)伍結(jié)構(gòu)較為科學(xué)，并做好分工。但是縱觀當(dāng)前我國高校發(fā)現(xiàn)，很多高校領(lǐng)導(dǎo)都不注重學(xué)籍檔案管理人員的引入工作，僅僅是隨機(jī)分配一些人員來開展該方面的工作，并且不注重對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致他們的綜合素質(zhì)欠佳。再加之檔案管理工作任務(wù)繁重，所以很難形成穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍，影響了學(xué)籍檔案管理工作的良好開展。

二、解決高校學(xué)籍檔案管理工作問題的對(duì)策

（一）提升重視度，優(yōu)化管理

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，明確學(xué)籍檔案的地位，要將該方面的工作納入到重要議事日程中，將各類活動(dòng)與學(xué)籍檔案工作協(xié)同部署，并將其列入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子的重要管理內(nèi)容中，定期開展該方面的考核，不斷提升各個(gè)管理層對(duì)學(xué)籍檔案的重視度。還要對(duì)各個(gè)級(jí)別管理者的思想進(jìn)行統(tǒng)一，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理工作有規(guī)劃、有組織、有紀(jì)律地開展，形成齊抓共管的良好局面。同時(shí)，還要鼓勵(lì)各個(gè)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)或者院系負(fù)責(zé)人與檔案管理工作室聯(lián)系，定期將自身的檔案信息輸送到檔案室，促進(jìn)學(xué)籍檔案更加完整、全面。另外，為了推動(dòng)學(xué)籍檔案更加全面，還可以補(bǔ)充一些學(xué)生學(xué)習(xí)過程中的資料，比如外語四、六級(jí)成績單、學(xué)生實(shí)踐記錄、實(shí)習(xí)綜合評(píng)定意見以及畢業(yè)答辯信息等。如此能夠使檔案資料更加清晰全面地呈現(xiàn)學(xué)生的狀況，為用人單位錄用人才提供參考依據(jù)。

（二）構(gòu)建科學(xué)化的學(xué)籍檔案管理制度

一方面我國政府應(yīng)當(dāng)出臺(tái)更為詳細(xì)化的高校學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度，為高校更好地開展學(xué)籍檔案管理提供強(qiáng)有力的參考和借鑒。另一方面高校自身也應(yīng)當(dāng)結(jié)合國家該方面的規(guī)范、綜合自身院校的實(shí)際情況制定出學(xué)籍檔案管理的運(yùn)行模塊、工作程序和實(shí)施細(xì)則，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理更加高效，不斷提升管理的針對(duì)性。要從制度上入手對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行把關(guān)，全面提升管理質(zhì)量，制定整理、歸檔以及移交等各個(gè)方面的制度。同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到不同學(xué)生的學(xué)習(xí)能力以及學(xué)習(xí)目的不同，存在多元化的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)實(shí)施超前性和彈性化的學(xué)籍檔案管理制度，通過科學(xué)化的學(xué)籍管理，更好地推動(dòng)學(xué)生發(fā)揮自身的個(gè)性潛力，激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)造性、積極性和主動(dòng)性，促進(jìn)學(xué)生綜合素質(zhì)的全面提升。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前時(shí)展的重要趨勢(shì)，各行各業(yè)都逐漸開始向信息化方向邁進(jìn)，高校學(xué)籍檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)積極引入信息化設(shè)備，并做好軟件的購買，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)，跟隨時(shí)代的步伐。通過信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理效率的全面提升，增強(qiáng)檔案的完整性，并且還能夠減輕檔案管理者的工作壓力，所以做好信息化建設(shè)尤為重要。第一，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行計(jì)算機(jī)設(shè)備以及掃描儀等信息化設(shè)備的引入，同時(shí)，還要引入與日常學(xué)籍檔案管理工作相符合的軟件系統(tǒng)，做好管理模塊的設(shè)定，推動(dòng)檔案管理者利用信息化系統(tǒng)更好地開展檔案管理工作。第二，要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。第三，可以構(gòu)建檔案管理信息庫，將高校各個(gè)院系以及部門的檔案存放在信息庫中，以便于相關(guān)人員進(jìn)行檔案信息的運(yùn)用，推動(dòng)檔案管理更加高效。信息庫中可以存放學(xué)生在校期間的表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、實(shí)踐情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，更為完整、全面地反映學(xué)生的情況。

（四）不斷提升學(xué)籍檔案管理者的綜合素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理者的綜合素質(zhì)高低直接影響了學(xué)籍檔案管理的效果，因此對(duì)其加強(qiáng)綜合素質(zhì)培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)化的學(xué)籍檔案管理者隊(duì)伍尤為重要。第一，高校應(yīng)當(dāng)做好學(xué)籍檔案管理者聘用把關(guān)，從源頭上加強(qiáng)管理，避免選用綜合素質(zhì)低的人員開展檔案管理工作。要對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行綜合考核，選擇綜合技能高的人員。第二，要定期對(duì)現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。高校學(xué)籍檔案管理工作涉及到計(jì)算機(jī)學(xué)、管理學(xué)以及統(tǒng)計(jì)學(xué)等各個(gè)方面的知識(shí)，管理者應(yīng)當(dāng)具有較高的專業(yè)化技能，所以高校該方面的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行教育和培訓(xùn)，積極灌輸有關(guān)知識(shí)和技能，提升學(xué)籍檔案管理的有效性。比如，可以聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的學(xué)籍檔案管理者到校為本校的學(xué)籍檔案管理者培訓(xùn)管理技能、傳授管理經(jīng)驗(yàn)等。還可以聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專家到校為檔案管理者傳授計(jì)算機(jī)技能等，促進(jìn)檔案管理人員更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)開展學(xué)籍檔案管理工作。第三，要做好工作分配，合理確定工作職責(zé)，并根據(jù)具體的工作量進(jìn)行人員配備，避免為檔案管理人員安排過多的工作、打消其工作的積極性。還要定期對(duì)學(xué)籍檔案管理者進(jìn)行考核，選擇工作優(yōu)秀的人員，并對(duì)其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和表揚(yáng)，積極調(diào)動(dòng)其它工作者的工作積極性。

三、結(jié)束語

高校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致化、復(fù)雜化的工作，要想提升學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量和效率，必須要提升該項(xiàng)工作的重視度，制定健全的管理制度，并且還要加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升學(xué)籍檔案管理者的綜合技能。雖然當(dāng)前隨著社會(huì)的快速發(fā)展，我國高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視度在不斷提升，但是總體來看，該方面的工作仍然不是十分順利，學(xué)籍檔案管理面臨著一些問題，只有對(duì)這些問題進(jìn)行科學(xué)化解決，才能夠推動(dòng)學(xué)籍檔案管理走向更加規(guī)范的方向。

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作者：李篤 單位：西安醫(yī)學(xué)院