文書檔案管理信息化建設(shè)利用率探析

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【摘要】目前，隨著防震減災工作量的不斷增加，紙質(zhì)檔案管理的工作模式已經(jīng)無法適應當前防震減災的工作要求了。本文就大數(shù)據(jù)背景下，防震減災工作中紙質(zhì)檔案管理模式所出現(xiàn)的問題展開了深入的探討，然后又簡單論述了防震減災工作中文檔信息化處理模式的重要性，最后，提出了增加文書檔案信息化管理模式安全性的有效措施。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；信息化；利用率；安全保護

1文書紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點

1.1紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性

紙質(zhì)檔案顧名思義就是用紙記錄的檔案，比如：日記、戶口本、信件、圖紙、合同、證書等都屬于紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案有兩個特點，分別是穩(wěn)定性以及安全性，紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性來源于紙張、顏料、染料的穩(wěn)定性，而紙質(zhì)檔案的安全性則來源于紙質(zhì)檔案上的字跡，眾所周知，每一個人的字跡都是有所區(qū)別的，所以紙質(zhì)檔案的造假幾率很小，所以其安全性很高。但是，紙質(zhì)檔案卻有一個特別顯著的缺點——不易保存，紙質(zhì)檔案的保存會受到保存地點、保存環(huán)境的影響，大量的紙質(zhì)檔案不僅需要足夠的保存空間，還需要高額的維護費用，而且紙質(zhì)檔案在查閱、搬移等過程中或多或少都會有所損傷，除此之外，紙質(zhì)檔案還會害怕潮濕、火災、水災等不可控制的災害。這就不能保證檔案的完整性，不利于數(shù)據(jù)以及實際情況的記錄。

1.2電子檔案的存儲具有多樣性

電子檔案顧名思義就是用電子為載體記錄的檔案，電子檔案也是信息技術(shù)發(fā)展的大趨勢。電子檔案和紙質(zhì)檔案的最大區(qū)別就在于，電子檔案雖然存儲的數(shù)據(jù)內(nèi)容非常大，但是它的載體卻很小，像U盤、移動硬盤等存儲設(shè)備，雖然體積小，但是容量卻特別大。電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它不但可以記錄文字，還可以記錄圖片、視頻、音頻、影像等內(nèi)容，讓文書檔案變得更具體、更準確。除此之外，電子檔案還可以進行異地共享，檔案的使用不會受到地區(qū)、時間的影像，只要有網(wǎng)絡(luò)就可以隨時查閱，大大提高了檔案的利用率。此外，電子檔案還可以進行多元化的備份，這也大大降低了檔案丟失、損毀的風險。隨著社會的發(fā)展，檔案的數(shù)量越來閱讀，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理太過于繁瑣。紙質(zhì)檔案在進行查詢時，需要多道程序的審查，才能找到想要查詢的檔案。檔案的管理工作也可以通過先進的互聯(lián)網(wǎng)進行管理。將檔案數(shù)據(jù)輸入進網(wǎng)絡(luò)，檔案在網(wǎng)上進行管理，極大地促進了檔案的公開性以及查詢檔案的便捷性，提高了檔案管理工作的效率。

2加強文書檔案管理信息化建設(shè)利用率

2.1文書檔案信息化機制的建立

電子檔案管理應該建立健全的管理機制，首先檔案源數(shù)據(jù)的收集必須精確，檔案數(shù)據(jù)的復制、備份、保存等必須保證和源數(shù)據(jù)相一致。除此之外，還應該盡量把圖像類的數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)換成文字數(shù)據(jù)資料，這樣可以方便后期的查閱和使用。電子檔案的格式也必須根據(jù)國家規(guī)定來統(tǒng)一設(shè)計，并創(chuàng)建相應的電子檔案管理機制。此外，電子檔案管理工作人員的責任劃分也應該依照國家的相關(guān)規(guī)定來執(zhí)行，這樣可以保證電子檔案管理工作的規(guī)范和準確，盡量降低了電子檔案管理工作出錯的幾率。

2.2文書檔案信息化水平的加強

在地震局的防震減災工作中，文書的檔案管理工作是非常重要的一部分，但是，在現(xiàn)有的防震減災文書檔案管理工作中，不但文書檔案管理的工作量非常大，而且文書檔案管理的工作人員還特別稀缺。大部分文書檔案管理工作人員對紙質(zhì)檔案管理模式都熟記于心，可是隨著電子檔案管理模式的出現(xiàn)，文書檔案管理工作人員必須及時提升自身的技術(shù)水平，最大程度的滿足其工作需求。用現(xiàn)代化的檔案管理模式來服務于當前的防震減災事業(yè)。電子檔案管理模式是社會信息化發(fā)展的必然趨勢。所以必須改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，讓文書檔案管理朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化的方向去發(fā)展，各個部門之間也應該互相交流和幫助，這樣才能更好的推進防震減災文書檔案管理工作的順利進行。

3加強文書檔案信息化管理的安全保護

3.1提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高文書檔案管理安全的措施之一就是，一定要提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。文書檔案工作是單位中比較重要的工作內(nèi)容，工作人員不但要具備過硬的技術(shù)水平，還必須具備一定的綜合素養(yǎng)。在日常工作中，檔案管理的工作人員必須要有及時收集、整理檔案資料的意識，查閱完檔案必須及時歸還原處，定期維護、檢查檔案是否有缺損。與此同時，還應該定期給檔案管理的工作人員安排培訓和學習的機會，讓他們多學習，努力提升自己的技術(shù)水平和能力。還要有足夠的職業(yè)素養(yǎng)，在管理的過程中，認真負責每一份檔案。不能隨意將檔案借出，以免泄露重要信息。

3.2強化文書檔案信息化管理的安全防范

提高文書檔案管理安全的措施之二就是，一定要加強文書檔案信息化管理的安全防范，主要方式有兩種：一，創(chuàng)建一個文書檔案管理的內(nèi)部平臺，用此來監(jiān)督和管理局內(nèi)重要的文書檔案；二，進行電子文書檔案的備份和容災，當電子文書檔案受到損壞的時候，及時的采取補救措施，把損壞的檔案及時的修補和還原，讓文書檔案可以盡量恢復正常。

4結(jié)語

隨著防震減災事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的缺陷也逐漸的顯露了出來。防震減災工作不可能局限于一個地區(qū)，所以文書檔案的使用情況也會越來越頻繁。所以，如何創(chuàng)建出一種高效、科學的文書檔案管理方式是目前防震減災機構(gòu)亟待解決的難題。電子檔案的出現(xiàn)不但滿足了目前防震減災事業(yè)的發(fā)展需求，還提高了防震減災文書檔案的使用效率，可以為地震局相關(guān)的領(lǐng)導提供可靠的判斷依據(jù)。文書檔案的信息化發(fā)展是社會發(fā)展的大趨勢，它可以提高防震減災工作的準確性，讓防震減災工作中的文書檔案管理工作變得更科學、更合理、更準確。

參考文獻

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作者：李曉莉 單位：吉林司法警官職業(yè)學院