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【摘要】在綠色環(huán)保理念指導(dǎo)下,高職院校辦公室檔案管理應(yīng)更加注重規(guī)范化、節(jié)約化、信息化,不斷提升管理效率。當(dāng)前高職院校辦公室檔案規(guī)范化管理,在內(nèi)容形式和具體工作落實(shí)上還存在一些不足和風(fēng)險(xiǎn)隱患,因此有必要以綠色環(huán)保模式作為背景,樹(shù)立綠色環(huán)保檔案規(guī)范化管理理念,推動(dòng)辦公室檔案管理信息化水平,提升工作人員綠色環(huán)保意識(shí),更好地推進(jìn)高職院校辦公室檔案規(guī)范化進(jìn)程。
【關(guān)鍵詞】綠色環(huán)保;高職院校;規(guī)范化管理;辦公室檔案
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展,當(dāng)前大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為高等院校辦公室檔案管理的重要趨勢(shì),大數(shù)據(jù)與辦公室檔案管理的有效結(jié)合,進(jìn)一步提升了檔案管理的數(shù)字化信息化水平和檔案資源的開(kāi)發(fā)效率,有效節(jié)約了資源,進(jìn)一步提升了資源的利用效率。當(dāng)前綠色環(huán)保已經(jīng)成為高職院校辦公室檔案管理的重要理念,在綠色環(huán)保模式之下,高職院校辦公室檔案管理正在向著規(guī)范化方向發(fā)展。
一、高職院校辦公室檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀
辦公室作為高職院校的綜合部門(mén),不僅負(fù)責(zé)各項(xiàng)行政事務(wù),同時(shí)還需要與各個(gè)部門(mén)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào),確保學(xué)校的各項(xiàng)工作能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
(一)檔案管理內(nèi)容。辦公室所管理的檔案主要是高校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、行政部門(mén)組織召開(kāi)的各種會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)要以及學(xué)校相關(guān)部門(mén)出臺(tái)的總結(jié)工作計(jì)劃和上級(jí)部門(mén)對(duì)于本學(xué)校行政管理人事安排的文件材料,這些文件材料都需要妥善保管。按照檔案管理要求,辦公室檔案管理主要是履行檔案收集、整理、立卷歸檔、借閱相關(guān)職能。一是辦公室檔案收集整理,在檔案收集和整理過(guò)程中,一定要確保收集上來(lái)的檔案是當(dāng)前高校的主要工作重點(diǎn),并具有一定的價(jià)值。二是按照文件的種類和重要性進(jìn)行立卷歸檔。如果辦公室檔案歸檔毫無(wú)章法,不僅會(huì)影響檔案的實(shí)際利用價(jià)值,也會(huì)對(duì)檔案檢索造成困難,因此在歸檔過(guò)程中,一定要做到科學(xué)分工,明確重點(diǎn)。三是辦公室檔案的借閱與收回。辦公室涉及的檔案很多具有利用價(jià)值,因此避免不了其他部門(mén)的借閱和使用,這就需要具體工作人員要做好把控工作,對(duì)于符合借閱條件的應(yīng)當(dāng)做好借閱登記,對(duì)于不符合借閱條件的,應(yīng)該在辦公室進(jìn)行閱覽。閱覽完畢之后,馬上收回,確保檔案信息資源的安全。
(二)檔案管理規(guī)范化不足的表現(xiàn)。近年來(lái),各高職院校在辦公室檔案管理規(guī)范化方面雖然取得了一些成就,但當(dāng)前多數(shù)高職院校辦公室檔案管理依然面臨規(guī)范化不足的問(wèn)題,突出表現(xiàn)在以下方面:第一,高職院校辦公室檔案管理規(guī)范化制度不夠完善。高職院校辦公室作為綜合部門(mén),雖然檔案管理作為其工作內(nèi)容之一,但由于主要領(lǐng)導(dǎo)不重視,導(dǎo)致辦公室檔案管理工作缺少制度依據(jù)。在檔案管理規(guī)范化建設(shè)方面,主要依據(jù)的是學(xué)校檔案部門(mén)出臺(tái)的檔案管理制度,并沒(méi)有針對(duì)辦公室檔案管理特點(diǎn)形成相應(yīng)的配套制度,在具體工作落實(shí)時(shí),很多檔案制度與辦公室實(shí)際檔案規(guī)范化管理,還存在一定的沖突。加之檔案部門(mén)在業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面更多的是針對(duì)本校的檔案管理部門(mén),很少針對(duì)辦公室進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo),辦公室在檔案制度建設(shè)方面缺少相應(yīng)的指導(dǎo),很多制度形成與學(xué)校檔案管理工作整體推進(jìn)還存在一定的出入。第二,辦公室人員調(diào)動(dòng)過(guò)于頻繁,影響檔案管理效果。檔案管理規(guī)范化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的長(zhǎng)期工程,需要專人負(fù)責(zé),并在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),提出好的辦法,這樣才能進(jìn)一步提升辦公室檔案管理規(guī)范化水平。由于高職院校辦公室人員變動(dòng)較為頻繁,在檔案管理方面,很多由辦公室其他職能人員兼任,這些人員承擔(dān)著辦公室其他工作,在工作過(guò)程中,只是將檔案管理規(guī)范化工作作為其中一項(xiàng)。由于對(duì)于檔案管理工作規(guī)范化重視程度不足,缺乏責(zé)任心,很多重要的檔案和文件無(wú)緣無(wú)故遺失或放錯(cuò)地方,一旦需要查閱這些檔案文件,短時(shí)間難以找到,嚴(yán)重影響了檔案作用的發(fā)揮。第三,辦公室在檔案管理過(guò)程中還存在一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。辦公室多數(shù)檔案具有長(zhǎng)期的價(jià)值,因此在管理期限達(dá)10年以上,這就需要為這些檔案管理提供必要的硬件條件和環(huán)境,這些環(huán)境包含足夠的空間,防病蟲(chóng)害、防濕防潮、防火防盜等,如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題,對(duì)于紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的影響是致命的,并且很多紙質(zhì)檔案具有特殊的意義和價(jià)值,雖然對(duì)其進(jìn)行了復(fù)制和掃描,但仍然有部分紙質(zhì)檔案需要長(zhǎng)期保存,在保存過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)時(shí)時(shí)存在,一旦具體工作人員沒(méi)有做好相關(guān)工作,就會(huì)影響紙質(zhì)檔案的管理效果。
二、綠色環(huán)保模式下檔案規(guī)范化管理的對(duì)策
綠色環(huán)保模式下,要求高職院校辦公室檔案規(guī)范化管理要按照節(jié)能環(huán)保的方向發(fā)展,并樹(shù)立綠色檔案管理理念,以最小的投入換取最佳的檔案資源管理效果,實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。在具體辦公室檔案規(guī)范化管理過(guò)程中,需樹(shù)立綠色管理理念,融入現(xiàn)代信息技術(shù),增強(qiáng)管理人員的環(huán)保意識(shí),提升工作人員的能力和水平。
(一)樹(shù)立綠色檔案管理理念。從檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨向看,以綠色環(huán)保模式來(lái)落實(shí)檔案管理工作是改革的重點(diǎn)方向之一,在檔案管理過(guò)程中,辦公室工作人員應(yīng)該樹(shù)立綠色檔案管理理念,以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ),對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化和信息化建設(shè)。在具體工作中,廣大辦公室工作人員在從事檔案工作時(shí),要看到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)于檔案信息管理的重要影響,將綠色檔案工作落到實(shí)處,以檔案電子化作為主要抓手,減少紙質(zhì)檔案數(shù)量,實(shí)現(xiàn)節(jié)能、環(huán)保、減排。同時(shí)要引進(jìn)一批先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備,實(shí)現(xiàn)電子檔案物質(zhì)化管理,對(duì)于檔案資料傳輸和利用盡量通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑減少重復(fù)打印和復(fù)印,節(jié)省設(shè)備成本、紙張成本和人工成本,體現(xiàn)節(jié)能環(huán)保理念,積極響應(yīng)綠色檔案管理。
(二)構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前高職院校辦公室在檔案開(kāi)展過(guò)程中,由于沒(méi)有形成相應(yīng)的檔案信息化管理系統(tǒng),造成檔案管理混亂,因此有必要在學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)的支持下,與校外第三方企業(yè)根據(jù)高職院校辦公室實(shí)際需要,與學(xué)校檔案部門(mén)共同開(kāi)發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)。在檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中,考慮到辦公室檔案管理的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn),將規(guī)范化要求與數(shù)字化建設(shè)緊密結(jié)合,實(shí)現(xiàn)辦公室檔案資源管理的全程電子化。在具體的檔案信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中,要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),實(shí)現(xiàn)檔案管理場(chǎng)所的綠色環(huán)保,提升檔案資源管理的環(huán)境質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)久保存的目標(biāo)。
(三)構(gòu)建更為完善的制度體系。高職院校辦公室檔案規(guī)范化管理需要制度支持,同樣要想落實(shí)綠色環(huán)保模式,也需要完善相應(yīng)的制度體系。首先,高職院校要從辦公室檔案管理規(guī)范化角度出發(fā),對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行系統(tǒng)梳理。發(fā)現(xiàn)不符合辦公室檔案規(guī)范化管理的制度,要及時(shí)加以匯集,對(duì)于與綠色環(huán)保模式相沖突的檔案管理制度和機(jī)制也要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善。同時(shí)對(duì)于當(dāng)前辦公室信息化檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況,要以制度的形式加以完善,并要求工作人員嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的制度,避免在檔案管理過(guò)程中造成不必要的損失和浪費(fèi)。完善檔案信息系統(tǒng)維護(hù)和更新制度系統(tǒng)的穩(wěn)定性和持續(xù)性。其次,加強(qiáng)管理人員的制度教育,讓管理人員在檔案日常管理過(guò)程中樹(shù)立制度意識(shí)和節(jié)約意識(shí)。
(四)提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高職院校辦公室承擔(dān)的任務(wù)非常繁重,各項(xiàng)工作都需要盡心盡力完成,而且工作內(nèi)容和工作方式還存在很大的差別,這就需要辦公室業(yè)務(wù)人員具備較高的綜合素質(zhì)和能力,才能夠高質(zhì)量完成各項(xiàng)工作。隨著辦公室管理水平的不斷提升,對(duì)辦公室人員綜合業(yè)務(wù)能力提出了更高要求,需要辦公室人員及時(shí)更新知識(shí)體系,運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式和管理方法來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作。同時(shí)能夠靈活運(yùn)用綠色環(huán)保模式提升高職院校辦公室檔案管理水平,以規(guī)范化作為管理目標(biāo),實(shí)現(xiàn)辦公室檔案資源的科學(xué)合理利用,更好地推進(jìn)高職院校建設(shè)??傊?,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)背景下,高職院校辦公室要以綠色環(huán)保的檔案管理模式作為建設(shè)方向,堅(jiān)持綠色檔案管理理念,不斷提升檔案管理的數(shù)字化、信息化和規(guī)范化水平,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有效融合,并以節(jié)能環(huán)保作為檔案工作的重要目標(biāo),更加科學(xué)合理地利用檔案信息資源。
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作者:李華 單位:長(zhǎng)沙環(huán)境保護(hù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院