辦公室規(guī)范化管理問題與探析

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摘要：高校二級學(xué)院辦公室是學(xué)校內(nèi)上傳下達、協(xié)調(diào)左右的基層行政管理機構(gòu)。隨著我國高校“雙一流”建設(shè)的深入推進和“放管服”改革的走深走實，二級學(xué)院辦公室在高校管理體系中起到了越來越重要的作用。該文通過對高校二級學(xué)院辦公室新特點、新情況的研究，分析了高校二級學(xué)院辦公室管理中存在的諸多問題，并有針對性地提出了高校二級學(xué)院辦公室規(guī)范化管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：高校；二級學(xué)院；辦公室管理；規(guī)范化

隨著高?！胺殴芊惫芾碇贫雀母锏牟粩嗤七M，高校的內(nèi)部管理逐漸形成了校、院兩級的管理模式，二級學(xué)院辦公室作為與學(xué)校各部門溝通交流和協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部各單位工作的樞紐，其高效有序運轉(zhuǎn)不僅關(guān)系到二級學(xué)院的事業(yè)發(fā)展，更是實現(xiàn)高校治理體系現(xiàn)代化的重要抓手。教育部等六部門在2021年印發(fā)的《關(guān)于加強新時代高校教師隊伍建設(shè)改革的指導(dǎo)意見》也特別提出健全高校的組織保障體系[1]。因此，如何應(yīng)對學(xué)校管理重心下移帶來的工作量增加、管理難度增大等問題，是二級學(xué)院辦公室規(guī)范化管理面臨的主要挑戰(zhàn)。

1高校二級學(xué)院辦公室工作的主要特點

1.1覆蓋廣、線程多

二級學(xué)院辦公室作為多層次、多方位綜合的行政管理機構(gòu)，在高校“雙一流”建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。二級學(xué)院辦公室職責(zé)范圍覆蓋了教學(xué)、科研、黨政、人事、資產(chǎn)、安全、外事等諸多方面，不僅包含有較高學(xué)科知識要求的專業(yè)性工作，還包含檔案整理、財務(wù)管理、機要保密和職稱評審等常規(guī)事務(wù)性工作，以及事務(wù)決策、草擬公文、協(xié)調(diào)上下級等政務(wù)性工作等。此外，二級學(xué)院辦公室還需要解決學(xué)院因職責(zé)不明、人手不足而出現(xiàn)的臨時性工作以及學(xué)校各部處下達的其他工作。其工作內(nèi)容覆蓋面廣，通常多線程同時進行。這就要求其工作人員具有明確劃分各項工作輕重緩急、同時處理多項任務(wù)的能力。

1.2上傳下達、協(xié)調(diào)左右

二級學(xué)院辦公室是兼具執(zhí)行、參謀、服務(wù)等職能的有機體，其服務(wù)對象復(fù)雜，對內(nèi)包含學(xué)校各職能部門、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，對外面向其他各單位，在各部門間承擔(dān)著重要的中介作用。一方面，二級學(xué)院辦公室作為二級學(xué)院與學(xué)校其他部門的交流樞紐，需要配合學(xué)校執(zhí)行各項制度并對領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)做好督促和落實工作；另一方面，二級學(xué)院辦公室是二級學(xué)院內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間的溝通橋梁，領(lǐng)導(dǎo)的各項決策需要通過辦公室向師生傳達，師生的意見也需要通過辦公室向上級反饋；同時，二級學(xué)院辦公室作為校內(nèi)、校外各部門之間傳遞信息的窗口，需要配合學(xué)校完成公務(wù)接待、社會服務(wù)等重要項目。1.3以服務(wù)為導(dǎo)向“以人為本”的管理理念和“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾”的指導(dǎo)思想決定了服務(wù)師生是二級學(xué)院辦公室一切工作的出發(fā)點和落腳點，教學(xué)、科研、行政、人事等方面的工作處處體現(xiàn)其服務(wù)的特性。這就要求其工作人員充分了解院情，掌握師生的思想動態(tài)，對師生教學(xué)、科研、后勤保障等方面的需求做好合理安排，以減少學(xué)院組織運行障礙。二級學(xué)院辦公室也服務(wù)于學(xué)校各職能部門，配合各部處傳達、落實學(xué)校的各項工作，因此其工作人員要樹立較強的服務(wù)意識，具備超前的服務(wù)觀念。

2二級學(xué)院辦公室規(guī)范化管理面臨的主要問題

2.1工作內(nèi)容繁雜

二級學(xué)院辦公室工作覆蓋學(xué)院的各個方面，服務(wù)對象眾多，工作內(nèi)容瑣碎繁雜。而近年來為提高專任教師比例，高校對管理人員數(shù)量和編制的限制使得二級學(xué)院辦公室普遍存在人員缺乏、一崗多職的現(xiàn)象。高校二級學(xué)院辦公室通常有4～6名工作人員，其中還包含轉(zhuǎn)崗、借調(diào)的臨時人員，崗位職責(zé)不明確、責(zé)任權(quán)力不對等等多種問題也隨之凸顯。此外，臨時性、事務(wù)性工作也常常耗費他們大量時間和精力，導(dǎo)致其難以在完成本職工作的基礎(chǔ)上對工作進行深入思考。雖然二級學(xué)院通常配有一些臨時的學(xué)生助理來分擔(dān)一部分工作，但由于人員流動性大、標(biāo)準(zhǔn)化流程不規(guī)范，他們在事務(wù)性工作的開展過程中很容易出現(xiàn)因?qū)ぷ髁鞒滩皇煜ざ鴮?dǎo)致的工作效率低下等問題，甚至發(fā)生錯誤。

2.2考評機制待完善

二級學(xué)院辦公室的工作以服務(wù)和執(zhí)行為主，且工作內(nèi)容和服務(wù)對象復(fù)雜，不像科研和教學(xué)工作那樣能夠進行準(zhǔn)確量化。盡管各高校不斷嘗試對考評機制進行改進，但最終效果始終不夠理想。目前，我國高校行政機構(gòu)采用的績效評價方式主要分為四種：基于工作經(jīng)驗對工作內(nèi)容進行量化排序、基于多維度考核的BSC（平衡計分卡）評價、基于自我評價的EFQM（業(yè)務(wù)卓越模型）評價以及以部分負責(zé)人評價作為部門評價結(jié)果的綜合評價[2]。其中，多數(shù)高校采用的是第一種評價方法。然而在實際考核過程中，這種“一刀切”的評價方式難以真正體現(xiàn)二級學(xué)院辦公室工作人員的工作量和工作能力，尤其是在以科研為主的學(xué)科中，“重科研輕行政”的現(xiàn)象普遍存在，以論文、項目為主的績效考核方式往往使得辦公室工作人員處于劣勢，且由于其工作往往包含在學(xué)院整體工作中，或與學(xué)校其他部處配合完成，個人的工作量難以體現(xiàn)。長此以往，辦公室工作人員的工作積極性難以調(diào)動，領(lǐng)導(dǎo)也無法發(fā)現(xiàn)學(xué)院辦公室隊伍中存在的問題。

2.3人員隊伍不穩(wěn)定

在新的教育改革背景下，二級學(xué)院辦公室工作對工作人員的能力和專業(yè)知識提出了更高的要求。然而，當(dāng)前高校的人才引進福利政策往往傾向于專任教師，定編條件主要依托于科研成果。辦公室工作人員雖然作為高校二級學(xué)院協(xié)調(diào)運行的重要執(zhí)行者和落實者，卻通常以計劃內(nèi)或計劃外非編制的身份入職。此外，二級學(xué)院辦公室隊伍在職位晉升、進修學(xué)習(xí)等各項學(xué)校政策扶持上都處于弱勢。這些因素造成二級學(xué)院辦公室工作人員缺乏足夠的認同感和歸屬感，仍會繼續(xù)尋找有編制的崗位或更好的發(fā)展機會，他們被調(diào)往平臺更大、升職更快的校級職能部處或提出離職的現(xiàn)象時有發(fā)生，這就導(dǎo)致二級學(xué)院辦公室隊伍的流動性較大。

2.4信息化程度不高

由于工作內(nèi)容和機制的不同，二級學(xué)院辦公室工作人員一般由行政、人事、科研、教學(xué)等專任秘書組成，其各自掌握的信息相對獨立。然而在許多重大工作如學(xué)科評估、聘崗、績效評價、資料采寫中，通常需要各個秘書將各自掌握的信息整理匯總，由于信息采集工作量大、信息獲取時間集中、信息源也相對分散，且缺少便捷高效的信息共享平臺，信息的完整性和時效性難以得到保證。而需要審批報送的工作往往需要專任秘書準(zhǔn)備紙質(zhì)文件等待領(lǐng)導(dǎo)簽字，再將材料交由相關(guān)工作人員存檔，這很容易在時間協(xié)調(diào)上造成一定不便，導(dǎo)致處理周期延長，無形中影響到辦公室的工作和決策效率，同時也會使學(xué)院的整體運行受到阻礙。

3高校二級學(xué)院辦公室規(guī)范化管理方法探索

3.1分流事務(wù)性工作，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)流程

高校二級學(xué)院辦公室日常工作主要分為提升型工作和常規(guī)型工作。提升型工作主要包含協(xié)調(diào)上下級等整體性規(guī)劃和決定工作，需要辦公室工作人員親自處理；而常規(guī)性工作相對單一，工作內(nèi)容變化不大，如文件傳遞、文字校對、財務(wù)送單等，可由學(xué)生助理在辦公室工作人員的指導(dǎo)下完成。此外，對辦公室的各項工作建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，將每個步驟、所需材料、具體要求以及對接人員都進行整理劃分，一方面可作為辦公室工作人員處理同類工作的標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)，另一方面可作為辦公室工作人員布置常規(guī)型工作的規(guī)范和依據(jù)，避免因工作內(nèi)容繁雜、助理流動性大等問題帶來的效率低下等問題，從而使辦公室工作人員能夠?qū)⒏嗑ν度雽芾矸椒ê屠砟畹乃伎?，進而充分發(fā)揮每位辦公室工作人員的主動性和最大效能[3]。

3.2規(guī)范考評機制，激發(fā)工作熱情

考慮到不同崗位的特性，高校需要科學(xué)地對二級學(xué)院辦公室工作人員的工作進行量化。中共中央、國務(wù)院于2018年印發(fā)的《關(guān)于全面深化新時代教師隊伍建設(shè)改革的意見》也提出了“深化高等學(xué)校教師人事制度改革”和“深入推進高等學(xué)校教師考核評價制度改革”的要求[4]。不同于科研和教學(xué)工作以研究成果、人才培養(yǎng)為主要目標(biāo)，二級學(xué)院辦公室的工作職能和重點在于服務(wù)。尤其是在學(xué)科建設(shè)與服務(wù)工作方面，根據(jù)學(xué)院內(nèi)部運行、獲得資源、長期成長、服務(wù)對象滿意度等方面設(shè)置多維度的評價模型，能夠在一定程度上彌補單一評價模式存在的不足。二級學(xué)院辦公室工作人員評價模型可參考如下公式：G=G1+G2+G3+G4=∑i=14GiGi=Ki1Qi1+Ki2Qi2+…+KinQin=∑j=1nKijQij其中，G表示工作總量，G1表示學(xué)院日常內(nèi)部運行的常規(guī)工作量，G2表示獲得教育經(jīng)費、場地等的工作成果，G3表示通過對學(xué)院工作管理方式、專業(yè)化水平等進行改進并有利于學(xué)院長期動態(tài)發(fā)展的工作成果，G4表示教師、學(xué)生等學(xué)院辦公室服務(wù)對象的滿意度，Kij表示具體內(nèi)容的折算系數(shù)，Qij表示具體的評價內(nèi)容。此外，將績效獎勵、職位晉升等關(guān)系到員工切身利益的指標(biāo)與考核結(jié)果掛鉤，一方面能夠促使辦公室工作人員個人能力的強化與學(xué)院辦公室整體工作水平的提高形成良性互動，另一方面能夠促使辦公室工作人員對自己的職業(yè)生涯進行更加合理的規(guī)劃，以更加積極的態(tài)度和高漲的熱情完成工作。

3.3完善管理結(jié)構(gòu)，發(fā)揮組織作用

二級學(xué)院辦公室工作人員缺少編制的現(xiàn)象普遍存在于各個高校，而人員流動也主要發(fā)生在這部分人員中。高校人事部門應(yīng)牢固樹立“大人才觀”，改變大量使用勞務(wù)派遣人員的人力資源管理模式[5]，為工作成績突出的工作人員解決編制問題，或通過調(diào)整工資結(jié)構(gòu)、設(shè)置專項獎勵、完善成長機制等方式，縮小非編人員與在編人員在薪酬福利、職位晉升等方面的差距。此外，二級學(xué)院應(yīng)充分發(fā)揮黨支部團結(jié)群眾、組織群眾的重要職責(zé)，不斷增強辦公室隊伍的凝聚力，還應(yīng)充分發(fā)揮工會的橋梁紐帶作用，使辦公室工作人員感受到家的溫暖，為他們帶來幸福感，從而打造一支積極進取、充滿活力的辦公室隊伍。

3.4推進扁平化管理，加強信息化建設(shè)

為適應(yīng)“放管服”背景下的建設(shè)要求，二級學(xué)院辦公室要通過扁平化的管理方法，適度下移管理重心，合理增大管理跨度，適當(dāng)擴大辦公室工作人員的自主權(quán)，從而有效減少組織運行障礙。同時，為提升工作效率和整體工作水平，辦公室還要充分利用信息化辦公優(yōu)勢，簡化信息查詢與傳遞流程，提高資源整合與共享能力。例如：對于需要存檔或錄入的紙質(zhì)檔案，可利用掃描、OCR文字識別技術(shù)實現(xiàn)文件的快速錄入，以方便信息的查找篩選；對于報送審批類工作，可利用OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)在線審批報備，并生成相關(guān)電子存證，實現(xiàn)“便捷辦、快速辦”；對于需要匯總的基礎(chǔ)信息，由于每年匯總的內(nèi)容基本固定，可根據(jù)行政、人事、科研、教務(wù)等不同工作建立部門各項信息臺賬和動態(tài)數(shù)據(jù)庫。

參考文獻

[1]關(guān)于加強新時代高校教師隊伍建設(shè)改革的指導(dǎo)意見[A].2021.

[2]田曉潮.大學(xué)內(nèi)部行政機構(gòu)績效綜合評價研究[D].武漢:華中科技大學(xué),2019.

[3]王曉晶,管楠祥.“雙一流”建設(shè)中優(yōu)化院系辦公室工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(20):21-22.

[4]中共中央國務(wù)院關(guān)于全面深化新時代教師隊伍建設(shè)改革的意見[A].2018.

[5]李荃.“雙一流”建設(shè)中二級學(xué)院行政管理隊伍建設(shè)試論[J].科教文匯(下旬刊),2018(3):131-133.

作者:舒心 賈思璠  單位:北京化工大學(xué)化學(xué)學(xué)院