人事檔案管理創(chuàng)新及信息技術(shù)運用

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1人事檔案管理創(chuàng)新必要性

改革開放三十年進程，我國人事檔案管理工作不斷變遷更新，人們在實踐工作中的意識思維也形成了根本性變革。我國檔案管理法的履行頒布，不僅為檔案管理任務(wù)提供了有效的法律支撐，同時也為檔案管理工作開展提出了更新的標準要求。實踐工作中唯有樹立創(chuàng)新意識，推動人事檔案管理工作模式的全面變革，方能跟上時代步伐，實現(xiàn)全面升華。當前，人事檔案管理中較多的工作人員欠缺認識了解檔案資料的知情權(quán)。基于人事檔案管理工作不夠透明，無法有效落實知情權(quán)進而造成缺陷問題不斷增加。一些原因在于原部門記錄當事人檔案信息過程中存在內(nèi)容不實性，甚至添加了欠缺實時性依據(jù)的檔案，導(dǎo)致對當事人形成了不良影響。還有一些單位由于長久不能掌握個人檔案導(dǎo)致檔案內(nèi)容不完整甚至無從知曉，因而由人事檔案資料欠缺而造成的訴訟以及糾紛事件頻繁發(fā)生。依照我國制度規(guī)定，當前僅有機關(guān)事業(yè)部門或是國企單位方享有保管人事檔案資料的權(quán)利，而伴隨我國經(jīng)濟建設(shè)的深化發(fā)展，外資單位以及民營機構(gòu)的經(jīng)濟成分比例不斷提升，該類單位并不具備保管人事檔案的權(quán)利，而是將檔案存儲在人才交流中心而無法進行行政權(quán)約束，因而達不到有效管理人事檔案資料的效果。為此，人事檔案管理創(chuàng)新勢在必行。從采用方法上來講，檔案隨人走的傳統(tǒng)模式經(jīng)受了更大的挑戰(zhàn)。伴隨市場經(jīng)濟制度改革的深化發(fā)展，人才流動更加頻繁，人檔分離機率大大增加，雖然干部檔案以及企業(yè)員工檔案管理規(guī)定對流動人才檔案管理進行了要求，然而實踐工作中有關(guān)管理單位以及流動人才享有的權(quán)益以及管理矛盾問題卻逐步凸顯出來。一些單位為預(yù)防人員不良流失用檔案作為關(guān)卡，導(dǎo)致棄檔問題頻繁發(fā)生。社會上擁護淡化人事檔案管理的聲音越來越高。制度層面，人事檔案資料的匯總收集欠缺力度，同時材料質(zhì)量不高的現(xiàn)象較為普遍。首先，歸檔管理體制并不健全且執(zhí)行欠缺嚴格性。少量檔案機構(gòu)僅能照搬照抄檔案資料歸檔管理要求，無法制定符合自身特征的工作細則。即便一些單位創(chuàng)建了管理制度也在不同層面上包含執(zhí)行不到位的問題。另外，匯總收集的資料并不完整精準，尤其是上交人才交流中心管理的檔案、員工考核資料、鑒定評估報告等，無法及時的囊括到個人檔案之中。再加上欠缺監(jiān)督核查機制、材料真實性無從考證，導(dǎo)致人事檔案管理存在較多不足之處，因此只有全面創(chuàng)新工作模式，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，方能真正提升管理水平，達到事半功倍的工作效果。

2人事檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用

2.1引入數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理標準性

當前，檔案信息化管理工作中呈現(xiàn)出軟件工具種類繁多、標準不統(tǒng)一的問題，進而對整體系統(tǒng)水平的優(yōu)化提升形成了負面影響。為此，應(yīng)全面創(chuàng)新檔案管理信息化工作意識，引入數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理標準性?？蓜?chuàng)建一體化人事檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，采用數(shù)字化技術(shù)提升人事檔案管理自動化水平，使工作人員從復(fù)雜的手工操作任務(wù)中解脫出來，有精力從事更高層次的工作。當然，該過程之中應(yīng)擴充數(shù)字化、信息化投入，以確保數(shù)字化技術(shù)持續(xù)不斷更新與優(yōu)化，以適應(yīng)時展綜合需要。

2.2有效提升系統(tǒng)整體水平，著重建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)將著眼點放在整體數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)中，構(gòu)成系統(tǒng)的縱橫節(jié)點均應(yīng)符合一定水準，并利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行聯(lián)通，進而可激發(fā)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)在優(yōu)勢，提升人事檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)整體能力水平。一些節(jié)點甚至可以對其他重要節(jié)點形成阻礙影響，并導(dǎo)致系統(tǒng)梗阻。因此，要想確保節(jié)點裝備功能水平同應(yīng)用效果同步提升并不現(xiàn)實，無法實現(xiàn)齊步走的目標。為此，可本著鼓勵推進的原則使一部分單位提升數(shù)字化管理水平，將這些機構(gòu)作為試點單位，著重建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進而獲取到可全面推廣應(yīng)用的寶貴經(jīng)驗，這對于人事檔案管理整體系統(tǒng)建設(shè)極為有利。當前，一些單位在人事檔案信息化管理工作中，由整體層面來講仍舊處在從處理文件向著數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變的過程，為實現(xiàn)這一階段目標，應(yīng)做好數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)，積極開發(fā)創(chuàng)新型數(shù)字化管理手段。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)涵在于借助現(xiàn)代化信息技術(shù)做好人事檔案資料的科學(xué)化管理以及便利化應(yīng)用。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫體系始終為一項長久、艱巨的工作任務(wù)，應(yīng)經(jīng)歷從低至高、從個體至群體逐步推進的過程。通過實踐研究我們明確創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的重要經(jīng)驗在于，領(lǐng)導(dǎo)決策層給予全面重視，樹立統(tǒng)一認識，計算機專業(yè)技術(shù)人員則應(yīng)給予人事檔案管理業(yè)務(wù)人員積極的配合與支持。信息技術(shù)實踐應(yīng)用階段中，應(yīng)創(chuàng)建活庫，通過應(yīng)用頻率檢驗數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的總體活性，并制定重要的整改發(fā)展策略，促進數(shù)據(jù)庫從單一形式向系統(tǒng)化形式全面發(fā)展。應(yīng)積極促進綜合性數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化完善并創(chuàng)建形成各個機構(gòu)人事檔案管理目標庫，利用網(wǎng)絡(luò)平臺連接構(gòu)成分布式、開放化的數(shù)據(jù)庫群，這樣一來將令自動化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)效率顯著提升。

3結(jié)語

總之，新時期，現(xiàn)代社會對各項工作任務(wù)效率以及處理流程提出了更高的標準要求。針對傳統(tǒng)人事檔案管理工作中采用方法以及處理模式較為滯后的現(xiàn)實狀況，我們要在日常管理階段中持續(xù)更新優(yōu)化，采用信息技術(shù)手段，秉承持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展意識，方能真正提升人事檔案管理工作水平，適應(yīng)現(xiàn)代社會快速發(fā)展的現(xiàn)實需要，創(chuàng)設(shè)明顯的經(jīng)濟效益與社會效益，真正實現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。

作者：康靜 單位：哈爾濱市人才服務(wù)局