新時(shí)代高職院校檔案工作能力提升淺議

前言：想要寫(xiě)出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了新時(shí)代高職院校檔案工作能力提升淺議范文，希望能給你帶來(lái)靈感和參考，敬請(qǐng)閱讀。

一、引言

隨著中國(guó)特色社會(huì)主義的發(fā)展，各項(xiàng)事業(yè)步入了新時(shí)代，呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)。其中，“以人為本”的社會(huì)化服務(wù)特性和開(kāi)放共享的利用模式這兩大特點(diǎn)在新時(shí)代高校檔案工作中特點(diǎn)較為突出[1]，要求高校檔案工作朝著數(shù)字化、重利用的方向發(fā)展。高職院校在這一發(fā)展過(guò)程中，因?yàn)楦鞣N因素的限制，在相關(guān)的檔案工作能力方面有待提升。

二、高職院校檔案工作特點(diǎn)

1.高職院校檔案的特點(diǎn)。（1）檔案類目多元。高職院校作為普通高等院校其中的一類，具有人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新的職能。多元化的職能決定了高職院校在辦學(xué)過(guò)程中的多元化業(yè)務(wù)，多元化的業(yè)務(wù)也形成了高職院校檔案類目多元化的特點(diǎn)。高職院校因?yàn)槎囗?xiàng)職能和內(nèi)部管理的需要，在發(fā)展過(guò)程中檔案涉及的內(nèi)容基本涵蓋了檔案工作的所有類目。（2）檔案數(shù)量龐大。從數(shù)量上來(lái)說(shuō)，多元化的類目在一定程度上決定了高職院校檔案的數(shù)量較多。另外，由于高校不同于行政單位，每一位學(xué)生都有個(gè)人的檔案，國(guó)內(nèi)高職院校學(xué)生數(shù)量多為上萬(wàn)甚至幾萬(wàn)人，加上數(shù)十年的辦學(xué)歷史，由此產(chǎn)生的檔案數(shù)量極其龐大。隨著高職院校百萬(wàn)擴(kuò)招計(jì)劃的實(shí)施，原始檔案數(shù)量的不斷增長(zhǎng)將對(duì)高職院校的檔案管理工作帶來(lái)新的巨大挑戰(zhàn)[2]。（3）檔案完整程度不高。高職院校中，相當(dāng)數(shù)量的學(xué)校是由中等專業(yè)學(xué)?！吧瘛睘楦叩嚷殬I(yè)技術(shù)學(xué)院，由初等教育的行列跨入到高等教育的行列[3]。根據(jù)國(guó)內(nèi)的人事管理制度，人事檔案大多從高中起建立，因此現(xiàn)今的許多高職院校在中職教育階段，多存在檔案缺失的情況，尤其是學(xué)生檔案缺失嚴(yán)重，檔案的完整程度不高。

2.高職院校檔案管理的特點(diǎn)。（1）檔案管理分散。高職院校檔案數(shù)量多、類目多，為了方便管理和使用，檔案管理多采取分散管理的形式。一方面，雖然各高職院校一般都設(shè)有檔案館或綜合檔案室，但專職檔案工作人員較少，為解決檔案管理的問(wèn)題，除需要綜合管理的檔案外，學(xué)生檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等管理方式則較為分散。另一方面，學(xué)生檔案的特點(diǎn)決定了需要進(jìn)行分散管理。學(xué)生在校期間，學(xué)業(yè)發(fā)展、獎(jiǎng)優(yōu)評(píng)先、懲戒、休學(xué)等各個(gè)環(huán)節(jié)，隨時(shí)要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行更新，統(tǒng)一管理也會(huì)極大地增加綜合檔案館的工作量。（2）檔案工作外包量大。針對(duì)高職院校檔案類目多元化、檔案數(shù)量多，而專職檔案工作人員少的情況，為了適應(yīng)工作需要，高職院校檔案工作外包情況較為普遍。檔案外包的工作涉及檔案的整理、數(shù)字化、檔案室規(guī)劃建設(shè)等多個(gè)領(lǐng)域。檔案工作外包在一定程度上解決了專業(yè)化的問(wèn)題，但是也存在泄密、丟失、損毀等風(fēng)險(xiǎn)。（3）檔案查閱、借閱量急速增長(zhǎng)。隨著國(guó)家各項(xiàng)政治、社會(huì)生活的規(guī)范化，干部晉升、審計(jì)審查、人員調(diào)動(dòng)、戶口遷移、辦理退休等各項(xiàng)工作對(duì)于檔案的重視程度越來(lái)越高。近年來(lái)，高職院校的檔案查閱量急速增長(zhǎng)，檔案利用程度大幅度提高，高職院校的檔案管理也從傳統(tǒng)的收集和管理向共享和開(kāi)放轉(zhuǎn)變。近年來(lái)，20世紀(jì)80年代的畢業(yè)生退休數(shù)量龐大，因當(dāng)年檔案管理的不規(guī)范，導(dǎo)致畢業(yè)生個(gè)人檔案缺失較多，更進(jìn)一步提升了高職院校檔案的查閱量。

三、高職院校檔案工作能力現(xiàn)狀

實(shí)現(xiàn)新時(shí)代高職院校檔案工作的目標(biāo)，需要以專業(yè)化的檔案干部隊(duì)伍和資源為基礎(chǔ)，但高職院校的檔案工作能力整體水平不高。

1.檔案工作服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。檔案工作在高職院校的各項(xiàng)工作中，普遍被認(rèn)為是較為邊緣的，高職院校對(duì)于檔案工作的重視程度普遍不高。高職院校的核心工作是人才培養(yǎng)，具體來(lái)說(shuō)包括招生、教學(xué)和就業(yè)，檔案工作作為管理工作中的一個(gè)環(huán)節(jié)，在檔案應(yīng)用程度不高的階段，主要是完成對(duì)其他工作的資料收集和整理任務(wù)，形成了檔案工作“不重要”的思維定式。隨著檔案查閱的需求提升，高職院校檔案工作的服務(wù)職能體現(xiàn)越來(lái)越多，但如何提高檔案查閱的效率，提升檔案編研能力，如何變被動(dòng)查閱為主動(dòng)服務(wù)，對(duì)高職院校工作理念的轉(zhuǎn)變提出了新的要求。

2.檔案工作專業(yè)化水平不高。全面的檔案管理的基礎(chǔ)理論知識(shí)，檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、文書(shū)學(xué)、專門(mén)檔案管理、文獻(xiàn)編纂學(xué)、自動(dòng)化管理等專業(yè)知識(shí)和管理技能都是檔案管理工作所需要的基本知識(shí)和能力[4]。在高職院校把檔案管理作為普通的行政管理的一個(gè)環(huán)節(jié)的情況下，檔案管理的專業(yè)化水平被大大低估了。這進(jìn)一步導(dǎo)致了高職院校在招聘工作人員的過(guò)程中對(duì)于檔案專業(yè)人才的忽視。

3.檔案工作創(chuàng)新性不足。新時(shí)代的檔案工作，不僅僅是新的數(shù)字化技術(shù)的引進(jìn)，在檔案的收集、整理、歸檔方式、管理方式等方面都是一個(gè)巨大的轉(zhuǎn)變。而高職院校檔案工作因受各方面因素的限制，多停留在被動(dòng)地完成各項(xiàng)工作的層面，難以做到主動(dòng)創(chuàng)新工作方法和管理模式。檔案編研作為檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的一個(gè)方面，高職院校在這一方面還沒(méi)有較為突出的成績(jī)，在檔案編研過(guò)程中存在著滯后性、編研成果單一性、工作消極性等各種問(wèn)題[5]。四、新時(shí)代高職院校檔案工作目標(biāo)

1.價(jià)值目標(biāo)。強(qiáng)化“四個(gè)服務(wù)”，發(fā)揮檔

案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的獨(dú)特作用[6]。新時(shí)代背景下，檔案不再是藏在庫(kù)房里，而是要走到陽(yáng)光下，實(shí)現(xiàn)服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的目標(biāo)。高職院校檔案工作，對(duì)內(nèi)服務(wù)于學(xué)校教學(xué)、管理和發(fā)展大局，對(duì)外提供材料支撐和查閱服務(wù)，要實(shí)現(xiàn)服務(wù)中心工作、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)民生、服務(wù)社會(huì)的“四個(gè)服務(wù)”目標(biāo)。

2.工作目標(biāo)。加快推進(jìn)高職院校檔案

管理工作的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程是新時(shí)代檔案工作的主要目標(biāo)。工作目標(biāo)由價(jià)值目標(biāo)所決定，要做好“四個(gè)服務(wù)”就要提高檔案保管的長(zhǎng)期性、查閱的便利性、編研的科學(xué)性。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，檔案的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化工作勢(shì)在必行。五、制約新時(shí)代高職院校檔案工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的因素分析高職院校的檔案工作能力不高是受多方面因素影響的，部分因素在實(shí)現(xiàn)新時(shí)代檔案工作目標(biāo)的過(guò)程中，會(huì)起到極大的影響作用，需要進(jìn)行客觀的分析和重視。

1.部分高職院校檔案工作人員專業(yè)能力不高。高職院?，F(xiàn)有的檔案管理人員多由其他管理崗位調(diào)入，而根據(jù)各高職院校的招聘公告顯示，對(duì)檔案管理工作所要求的工作能力，也被簡(jiǎn)單地提煉為檔案的立卷歸檔和保密管理等基本能力。在高職院校專職檔案管理人員不足的情況下，檔案管理人員的人力資源開(kāi)發(fā)也面臨著服從基本工作需要的境況。專業(yè)人才的缺乏必然導(dǎo)致高職院校檔案工作的專業(yè)化水平不高。高職院校檔案管理分散化的特點(diǎn)，決定了眾多檔案工作人員為兼職人員。兼職檔案員一方面專業(yè)性不夠強(qiáng)，另一方面工作精力有限，如果沒(méi)有較為嚴(yán)格的考核措施，檔案收集、整理、歸檔的質(zhì)量堪憂。

2.高職院校管理者及相關(guān)部門(mén)“重利用輕管理”。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治的發(fā)展，巡視、審計(jì)、戶口遷移、退休辦理等各項(xiàng)事務(wù)對(duì)檔案的需求越來(lái)越多，檔案工作受重視的程度也日益加深。但一些高職院校的管理者和相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案的重視存在著一定的誤區(qū)，即重利用輕管理。對(duì)于檔案工作以外的部門(mén)來(lái)說(shuō)，對(duì)于檔案工作重視的程度取決于檔案查閱的效率。尤其對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層面來(lái)說(shuō)，評(píng)價(jià)檔案工作的好壞，首先著眼于所需求的檔案能否即查即閱。但是對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案的查閱利用，僅僅是檔案工作對(duì)外的一個(gè)窗口，而查閱的效率歸根結(jié)底在于檔案的收集、整理、歸檔、保管、數(shù)字化等一系列流程，這些前置工作做好了，檔案查閱的便利性水到渠成，前置工作做不好，檔案查閱將遇到重重困難。這種“重利用輕管理”的工作氛圍，會(huì)造成“查到了是本職，查不到是失職”“批評(píng)多于關(guān)心，問(wèn)責(zé)多于投入”的局面，不僅不利于檔案工作獲取各種資源，更容易造成對(duì)于檔案工作者積極性的打擊。

3.高職院校檔案工作資源獲取能力較差。高職院校本身相對(duì)于其他高校，人力、財(cái)力等各個(gè)方面資源較為缺乏，在院校管理者“重利用輕管理”思想的影響下，高職院校檔案工作所能夠獲取的資源僅僅能夠滿足于檔案工作的基本要求。專職檔案工作人員缺乏、發(fā)展資金難以保障等都是高職院校檔案工作所面臨的常見(jiàn)問(wèn)題。

4.高職院校電子化辦公系統(tǒng)普及率不高。國(guó)內(nèi)高校的電子化辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）是從2002年起陸續(xù)構(gòu)架并逐步投入使用的，經(jīng)過(guò)數(shù)年的應(yīng)用，部分高校尤其是高職院校在使用了OA系統(tǒng)以后發(fā)現(xiàn)全方位推廣和實(shí)施具有非常大的難度，因此其工作仍然依靠傳統(tǒng)模式進(jìn)行，OA系統(tǒng)的使用僅僅限定在小部分工作人員中，甚至徹底成為一個(gè)發(fā)布信息的平臺(tái)，成為擺設(shè)[7]。作為電子檔案館（室）建設(shè)的元數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)，OA系統(tǒng)如果不夠完善并得到使用，電子檔案館（室）的建設(shè)將無(wú)法進(jìn)一步向前推進(jìn)。5.數(shù)字檔案館（室）建設(shè)成功經(jīng)驗(yàn)在國(guó)內(nèi)尚未普及。國(guó)內(nèi)現(xiàn)階段建設(shè)較為成功的數(shù)字檔案館（室）大多是通過(guò)科技項(xiàng)目立項(xiàng)或者試點(diǎn)的形式建立，項(xiàng)目或者試點(diǎn)的形式本身具有巨大的資源優(yōu)勢(shì)，其經(jīng)驗(yàn)難以大面積推廣。《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》中要求：“各級(jí)國(guó)家檔案館全面建成檔案信息管理系統(tǒng)，大力推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，建設(shè)中央檔案館數(shù)字檔案館，新增150家高水平的數(shù)字檔案館。”[8]作為各地檔案行政管理部門(mén)直屬的檔案館，在數(shù)字化檔案館（室）的建設(shè)中尚未得到全國(guó)性的推廣和應(yīng)用，高校數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)的優(yōu)秀成果和成功經(jīng)驗(yàn)則更加屈指可數(shù)。

四、新時(shí)代高職院校檔案工作能力提升的路徑

1.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)推進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，不僅有利于各層級(jí)檔案室、檔案館之間的檔案交接和數(shù)據(jù)對(duì)接，對(duì)于基礎(chǔ)檔案管理單位的檔案系統(tǒng)建設(shè)有較強(qiáng)的促進(jìn)作用。高職院校作為基礎(chǔ)檔案管理單位，檔案管理工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化主要以上級(jí)部門(mén)的文件要求和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)，決策者的重視程度受上級(jí)主管部門(mén)影響較大。對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，可以促進(jìn)高職院校在檔案管理工作上的投入，從而提升檔案管理能力。

2.加大高職院校檔案管理工作的人力資源投入與開(kāi)發(fā)。檔案管理需要的專業(yè)化知識(shí)、溝通能力等，決定了高職院校檔案管理工作的人力資源投入與開(kāi)發(fā)將極大地促進(jìn)高職院校檔案管理工作的能力。檔案管理的人力資源投入，首先應(yīng)當(dāng)保障專職檔案工作人員的數(shù)量。高職院校的校區(qū)建設(shè)、師資配備、資產(chǎn)采購(gòu)等工作大多數(shù)與學(xué)生數(shù)量聯(lián)系較為緊密，高職院校專業(yè)檔案工作人員的數(shù)量，可參考專職輔導(dǎo)員人員配比的方式進(jìn)行，確保高職院校專職檔案工作人員數(shù)量。檔案工作隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，專業(yè)技能更新較快，高職院校檔案工作人員的培訓(xùn)工作應(yīng)當(dāng)確保，并以新時(shí)代檔案工作的技能為主。高職院校要為檔案工作人員檔案編研、職稱評(píng)審等工作提供便利，確保檔案工作能夠出成果、出成績(jī)，從而提高檔案工作人員的積極性。

3.加快推進(jìn)高職院校管理能力現(xiàn)代化。高職院校管理能力是制約檔案工作能力提升的最主要因素。由于高職院校多由原中職學(xué)校升格而來(lái)，雖然建立了許多新的制度，但管理體系和運(yùn)作方式還保留有濃重的中職學(xué)校的特色。雖然高職院校在人才培養(yǎng)方面以技能型人才為主，在這方面與中職學(xué)校有相似之處，但是高職院校的規(guī)模，科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新的職能方面更加接近于高等學(xué)校，因此管理能力建設(shè)需要多參考高等院校，尤其是優(yōu)秀的高等院校。在電子檔案室的建立過(guò)程中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立和全面推廣顯得尤為重要，沒(méi)有一個(gè)完備的、全面運(yùn)行的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，電子檔案室的建設(shè)就缺少元數(shù)據(jù)的支撐，難以發(fā)展。高職院校檔案工作能力的提升，要跟上新時(shí)代，以人力資源的投入和電子檔案室的建設(shè)為重點(diǎn)，加快檔案的信息化、數(shù)字化進(jìn)程，開(kāi)創(chuàng)高職院校檔案工作新局面。

作者:林楠 單位:武漢鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院