合同管理流程及其主要風(fēng)險(xiǎn)分析與控制

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摘要：受到社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，當(dāng)前企業(yè)發(fā)展格局呈現(xiàn)著空前繁榮的局面，促使企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)得以全面展開(kāi)。尤其隨著建筑規(guī)模的擴(kuò)大，使國(guó)內(nèi)土地面臨著嚴(yán)重緊缺的狀況，加之高層建筑頻繁出現(xiàn)，促使人們更加關(guān)注建筑工程整體施工質(zhì)量與施工安全問(wèn)題，從而使建筑企業(yè)的發(fā)展受到相應(yīng)的影響。在實(shí)際調(diào)查中，建筑企業(yè)在建筑合同設(shè)定中，對(duì)施工流程、施工項(xiàng)目以及施工工藝未明確標(biāo)注，不僅會(huì)對(duì)施工質(zhì)量造成影響，還會(huì)增加建筑成本的投入，甚至?xí)?dǎo)致建筑企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難。

關(guān)鍵詞：合同；管理流程；風(fēng)險(xiǎn)；控制

關(guān)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、運(yùn)營(yíng)管理工作，其合同管理屬于系統(tǒng)性行為，結(jié)合有效地管理流程與方法，對(duì)企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行合理防控。從本質(zhì)上講，合同管理屬于企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的范疇，而企業(yè)運(yùn)營(yíng)期間所存在的風(fēng)險(xiǎn)、制因因素均會(huì)對(duì)合同管理工作產(chǎn)生制約，使企業(yè)內(nèi)部控制工作呈現(xiàn)作用下降的趨勢(shì)，同時(shí)更會(huì)使企業(yè)的發(fā)展受到嚴(yán)重阻礙。基于此，該文對(duì)建筑企業(yè)合同管理流程進(jìn)行分析，結(jié)合其存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)提出控制對(duì)策。

1企業(yè)合同管理流程

在企業(yè)建筑項(xiàng)目運(yùn)行期間，可通過(guò)對(duì)合同管理的方式，對(duì)其施工質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格控制。具體的合同管理流程為：起草和審批、洽談、簽訂、存檔與分發(fā)、交底以及工作履行，下文對(duì)合同管理各個(gè)流程進(jìn)行重點(diǎn)闡述。

1.1起草和審批

合同起草一般由企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理部門負(fù)責(zé)，根據(jù)建筑雙方對(duì)合約的建議，編制與之相對(duì)應(yīng)的合同模板；經(jīng)過(guò)供應(yīng)部門、人力資源部門以及財(cái)務(wù)部門對(duì)合同條款的全面審核，移交至上級(jí)管理部門，完成合同審批工作，并經(jīng)過(guò)企業(yè)管理者簽字、蓋章后，合同各項(xiàng)內(nèi)容方可執(zhí)行。在此期間，合同管理工作主要從以下兩點(diǎn)進(jìn)行分析：首先，合同起草人員需對(duì)建筑項(xiàng)目中標(biāo)情況、企業(yè)雙方判斷結(jié)果進(jìn)行充分分析，并以此為依據(jù)，對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行編寫(xiě)。其次，在合同中所涉及的各類資料數(shù)據(jù)，均應(yīng)由企業(yè)供應(yīng)部門和財(cái)務(wù)部門、工程部門、人力資源部門與監(jiān)督部門開(kāi)展系統(tǒng)化審批與簽字工作，同時(shí)在合同審批期間，還應(yīng)按照規(guī)定的審批流程，切忌不可出現(xiàn)越級(jí)審批行為。

1.2洽談、簽訂

合同管理中，洽談工作屬于重要流程環(huán)節(jié)，其應(yīng)在建筑雙方洽談前，對(duì)洽談目標(biāo)進(jìn)行確定，通過(guò)對(duì)自身與對(duì)方底線的判斷，在必要的情況，做出相應(yīng)的讓步，從而才能在合同洽談流程中占據(jù)主導(dǎo)性地位。同時(shí)合同條款應(yīng)具備明確和完整、用詞準(zhǔn)確以及責(zé)任細(xì)化的特點(diǎn)。在洽談工作結(jié)束后，依據(jù)企業(yè)雙方的洽談結(jié)果，由運(yùn)營(yíng)部門對(duì)合同條款進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，最終將合同矯治部門經(jīng)理審核，再移交董事長(zhǎng)對(duì)合同進(jìn)行審批和簽字，致使該項(xiàng)合同具有法律效益。另外在合同審批后，由企業(yè)雙方代表完成合同簽訂工作，一般情況下，合同簽訂中應(yīng)要求雙方共同簽字蓋章，若在特殊情況下，不可同時(shí)完成合同簽訂工作，應(yīng)避免一方先行簽字蓋章行為的出現(xiàn)。

1.3存檔與分發(fā)、交底以及工作履行

存檔：對(duì)建筑合同實(shí)施存檔備案工作，其主要依據(jù)建筑類型、功能以及簽訂時(shí)間的差異，對(duì)其進(jìn)行分類存檔，以便于后期查閱。分發(fā)：在合同簽訂與存檔工作后，合同所涉及的相關(guān)資料信息，應(yīng)分發(fā)至企業(yè)各個(gè)部門中，在此過(guò)程中，還應(yīng)關(guān)注資料清單的執(zhí)行情況。交底：通過(guò)對(duì)合同條款細(xì)節(jié)化的闡述，使相關(guān)設(shè)計(jì)人員、施工人員以及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠準(zhǔn)確地對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行判斷，并認(rèn)識(shí)到自身職責(zé)的重要性，做好建筑工程施工質(zhì)量、施工安全的強(qiáng)制化管理，其中，所涉及的部門由項(xiàng)目部門和工程部門、財(cái)務(wù)部門以及供應(yīng)部門等。工作履行：工作履行情況，對(duì)合同管理質(zhì)量有著直接影響。若要更好地確保合同履行效果，應(yīng)通過(guò)對(duì)合同注意事項(xiàng)明確的方式，針對(duì)合同履行中存在的矛盾糾紛問(wèn)題，進(jìn)行全方位控制，確保建筑工程整體施工質(zhì)量。

2合同管理風(fēng)險(xiǎn)

在企業(yè)建筑合同管理工作中，常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，主要由外部因素、對(duì)方因素以及自身因素所導(dǎo)致，其中外部因素是指：國(guó)家關(guān)于建筑行業(yè)建設(shè)方針、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)宏觀調(diào)控政策、法律法規(guī)等外界制因；對(duì)方因素是指：對(duì)方蓄意違約、對(duì)方技術(shù)水平與生產(chǎn)能力較差、財(cái)務(wù)資金周轉(zhuǎn)失衡等；自身因素是指：合同管理人員素質(zhì)水平、管理能力與企業(yè)負(fù)責(zé)人經(jīng)濟(jì)決策能力、設(shè)計(jì)水平等。上述風(fēng)險(xiǎn)制因因素的存在，促使企業(yè)在進(jìn)行建筑合同管理工作中，存在準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)、簽署風(fēng)險(xiǎn)、履行風(fēng)險(xiǎn)與管理風(fēng)險(xiǎn)4種。

2.1準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)

合同準(zhǔn)備階段，存在管理風(fēng)險(xiǎn)為策劃風(fēng)險(xiǎn)、調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)和合同對(duì)象風(fēng)險(xiǎn)、談判風(fēng)險(xiǎn)、文本風(fēng)險(xiǎn)與審核風(fēng)險(xiǎn)六種。策劃風(fēng)險(xiǎn)為：合同內(nèi)容設(shè)定不符合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、合同內(nèi)容與實(shí)際建筑項(xiàng)目之間出現(xiàn)嚴(yán)重偏差、對(duì)合同內(nèi)容法律問(wèn)題出現(xiàn)有意規(guī)避行為；調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)：未按照客觀公正原則、對(duì)調(diào)查對(duì)的信譽(yù)度與合同履行情況過(guò)于高估；合同對(duì)象風(fēng)險(xiǎn)：合同對(duì)象自身素質(zhì)水平不足、將合同履行能力較強(qiáng)的合同對(duì)象排除；談判風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)施工材料、施工工藝以及機(jī)械設(shè)備等產(chǎn)品規(guī)格與性能考慮不周，使自身利益受損；文本風(fēng)險(xiǎn)：合同條款缺少完整性、精準(zhǔn)性以及文字明晰性的特點(diǎn)，促使合同對(duì)象在合同履行期間出現(xiàn)誤解的狀況；審核風(fēng)險(xiǎn)：審核人員專業(yè)技能缺失、工作責(zé)任認(rèn)識(shí)不足，使其無(wú)法發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容與條款中存在的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2簽署風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于企業(yè)而言，在建筑合同簽署期間，也易發(fā)生相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，需引起企業(yè)管理者的高度重視，如超出規(guī)定簽署時(shí)間、印章措施、未按規(guī)定流程存檔與合同條款被惡意篡改等。對(duì)此，可采用企業(yè)部門職責(zé)細(xì)化、印章嚴(yán)格管理、程序化與專業(yè)化合同簽署的方式，對(duì)合同簽署風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效控制，確保企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)利益。

2.3履行風(fēng)險(xiǎn)

合同違約風(fēng)險(xiǎn)、變更風(fēng)險(xiǎn)、轉(zhuǎn)讓風(fēng)險(xiǎn)與終止風(fēng)險(xiǎn)，是當(dāng)前企業(yè)合同履行階段中較為常見(jiàn)的管理風(fēng)險(xiǎn)類型。針對(duì)此，應(yīng)事先做好合同對(duì)象的調(diào)查工作，結(jié)合準(zhǔn)對(duì)象的歷史合同履行狀態(tài)，判斷其是否會(huì)在項(xiàng)目建設(shè)期間，出現(xiàn)合同違約與轉(zhuǎn)讓的問(wèn)題，若準(zhǔn)合同對(duì)象不符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需求，需在未開(kāi)展項(xiàng)目建設(shè)前期，對(duì)其進(jìn)行更換。同時(shí)針對(duì)合同變更與終止問(wèn)題，可選用施工項(xiàng)目實(shí)際完成情況，實(shí)時(shí)報(bào)道原則，對(duì)項(xiàng)目合同進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化控制。

2.4管理風(fēng)險(xiǎn)

合同管理環(huán)節(jié)，存在的管理風(fēng)險(xiǎn)為：歸檔風(fēng)險(xiǎn)與執(zhí)行效果評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)，如合同所涉及的機(jī)密泄露、合同盜用或?yàn)E用狀況頻繁出現(xiàn)、執(zhí)行評(píng)價(jià)管理體制不健全等。對(duì)此，應(yīng)采用合同不定期檢查或查閱的方式，加之對(duì)準(zhǔn)合同對(duì)象調(diào)查和結(jié)果反饋，構(gòu)建健全且完善地評(píng)價(jià)體制，針對(duì)準(zhǔn)合同對(duì)象出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)遺失問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)格控制。

3有效地合同管理風(fēng)險(xiǎn)解決對(duì)策

3.1風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避是當(dāng)前企業(yè)解決合同管理風(fēng)險(xiǎn)行之有效地手段，一般適用于風(fēng)險(xiǎn)承受能力相對(duì)較差的企業(yè)中。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避屬于事前風(fēng)險(xiǎn)控制的方式，其主要分為試探風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)和拒絕風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)兩種形式。首先，試探風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)：在針對(duì)建筑工程項(xiàng)目合同風(fēng)險(xiǎn)防控工作中即為常見(jiàn)，其主要依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)企業(yè)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行判斷，結(jié)合合同條款的設(shè)定，判斷企業(yè)能夠承擔(dān)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的范圍。其次，拒絕風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)：在針對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作中，若企業(yè)缺少風(fēng)險(xiǎn)降低的手段與能力，為了維持自身的穩(wěn)定發(fā)展，可采用拒絕簽訂合同的方式，規(guī)避合同管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.2風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)

企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)手段，主要依據(jù)外界的作用，將合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制在標(biāo)準(zhǔn)的范圍內(nèi)，在此期間，風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)的方式分為兩種：一種是公司擔(dān)保；另一種是風(fēng)險(xiǎn)分散。其中公司擔(dān)保為：企業(yè)在已知的情況下，無(wú)法對(duì)預(yù)期合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，而采取的風(fēng)險(xiǎn)防控手段；風(fēng)險(xiǎn)分散：企業(yè)選用合同拆分的方式，對(duì)當(dāng)前企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理分配，從而實(shí)現(xiàn)管理風(fēng)險(xiǎn)降低的目的。在企業(yè)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)期間，公司擔(dān)保、風(fēng)險(xiǎn)分散屬于企業(yè)常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)防控手段，不僅可降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，還能促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的提升。

4結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)對(duì)企業(yè)合同管理工作的分析，可知在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)營(yíng)期間，合同管理屬于日常工作管理的核心內(nèi)容，同時(shí)也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工程建設(shè)的基礎(chǔ)。結(jié)合合同管理風(fēng)險(xiǎn)，采取有效地風(fēng)險(xiǎn)防控措施，可有效地降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升，同時(shí)還可強(qiáng)化企業(yè)合同管理工作的重要性，促進(jìn)企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力的提高。

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作者：肖志英 單位：核工業(yè)二0八大隊(duì)