辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用
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現(xiàn)代社會，信息交流愈發(fā)頻發(fā)，對于辦公室信息處理也由傳統(tǒng)方式向新型方式轉(zhuǎn)變。計算機信息處理技術(shù)將龐大、冗雜的信息通過計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)等手段，形成規(guī)范的數(shù)據(jù)表，省去了人工操作環(huán)節(jié)，同時在精密計算體系的支撐下，也有效地避免了信息記錄錯誤的發(fā)生，提高了工作效率，保證了工作質(zhì)量。隨著辦公自動化和數(shù)字化的普及，計算機信息處理技術(shù)也得到了更為廣闊的發(fā)展空間，因其在實際工作中能夠發(fā)揮積極的作用，所以，得到了廣泛的應(yīng)用。
1概述
辦公自動化是以計算機為中心開展起來的人機結(jié)合的工作模式，通過利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，采用科學的管理手段以實現(xiàn)辦公自動化。在辦公自動化運行過程中離不開人和信息系統(tǒng)兩大要素。辦公室是開展工作的場所，而辦公自動化需要遵循以人為本的原則。在計算機信息技術(shù)應(yīng)用到辦公環(huán)境當中后，實現(xiàn)了成本節(jié)約、提升工作效率的目的，為企業(yè)的良好發(fā)展創(chuàng)造了有利的內(nèi)部環(huán)境[1]。辦公活動需要多種要素支撐，如辦公人員、辦公環(huán)境、辦公制度、辦公設(shè)備、技術(shù)工具等，各個要素之間的協(xié)同配合，形成了流程性的辦公活動。人作為辦公活動的主要實施者，在辦公活動要素中占有重要的位置。辦公活動中因個人的職能不同，所以，在辦公過程中所需要的辦公設(shè)備也會有所不同。隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)的普及，辦公場所和設(shè)備不斷更新?lián)Q代，讓人們之間的空間距離愈來愈近。在網(wǎng)絡(luò)時間空間覆蓋的局面下，人與人，人與單位，單位與單位之間的信息交流更為快捷，這是現(xiàn)代科技給人類帶來的創(chuàng)新。在辦公自動化環(huán)境中，辦公人員通過先進科技手段所創(chuàng)造的經(jīng)濟價值將成為各企事業(yè)單位發(fā)展的主要能源。辦公自動化處理的是辦公收集和接收的各類信息，在辦公實現(xiàn)自動化以后，這些信息將通過現(xiàn)代計算機技術(shù)進行分析和整合，為企事業(yè)單位完成日常工作提供了更為便捷的方法[2]。為了確保信息處理的有效性和及時性，計算機技術(shù)中的自動約束機制的出現(xiàn)有力地保證了辦公制度的實施。在信息化社會，辦公自動化已經(jīng)成為了當前企事業(yè)單位處理日常工作的一項重要手段，并在科技的支撐下逐漸擴大自身影響，以形成一種主控的局面。
2辦公自動化應(yīng)用現(xiàn)狀
隨著科技的發(fā)展，辦公環(huán)境的改善，辦公自動化也已經(jīng)成功實現(xiàn)。在辦公自動化施工的過程中，因客戶的需求不同，且信息化軟件建設(shè)的不斷更新，致使辦公自動化在運用的過程中出現(xiàn)了一些問題，這些問題的存在對企事業(yè)單位的發(fā)展是極其不利的。
2.1自動化辦公系統(tǒng)的實用性不強
一些自動化辦公軟件在開發(fā)之初就將綜合能力視為重要內(nèi)容，因此，在功能上雖然有較為突出的個性，但卻忽視了客戶的實際需要，從而使軟件得不到良好的應(yīng)用。
2.2缺少針對性
很多軟件在研發(fā)辦公自動化軟件過程中，采用“群件平臺與適當定制相結(jié)合”的研發(fā)模式，但從實際情況上看，這種研發(fā)模式并沒有得到很好的推廣，很多生產(chǎn)商還是采用統(tǒng)一的模式，鮮少有定制，因此，只能滿足用戶的一般需要，而對其他使用需求就需要另行處理[3]。除此之外，軟件模塊的通用性不足，無法針對用戶需求的變更而進行一般的處理也是自動化辦公系統(tǒng)無法尋求到更為廣闊發(fā)展市場的重要原因之一。軟件模塊的通用性不足，對非通用性不具備處理能力，因此，軟件的利用率就會降低。
3.1強化辦公自動化管理體制
現(xiàn)代企事業(yè)單位對辦公自動化計算機軟件技術(shù)的資金投入較少，這是因為辦公自動化計算機技術(shù)不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益。從多數(shù)單位對計算機硬件和軟件的資金投入上可以看出，計算機操作者所掌握的計算機技術(shù)并不純熟，只能應(yīng)付一般的信息處理工作，無法就難點問題進行處理，從而降低了工作效率[4]。單位內(nèi)部計算機操作人員計算機技術(shù)運用能力上的欠缺，一定程度上反映出了對計算機技術(shù)重視程度不足。另外，在計算機技術(shù)應(yīng)用軟件的選擇上，因?qū)嶋H需求了解不足，同時國內(nèi)研發(fā)的軟件價格昂貴，所以，很多管理者將關(guān)注的焦點放在價格上，而忽視軟件的實際效用。從計算機軟件在辦公自動化的應(yīng)用中可以看出，所產(chǎn)生的隱性效益是十分可觀的，為此，企事業(yè)單位管理者要充分地認清計算機技術(shù)在發(fā)展中所起到的隱性作用，同時在計算機軟件的選擇上，要從實際需求出發(fā)，選擇一款合適的應(yīng)用軟件才對推動辦公自動化進程具有重要的作用。
3.2為辦公自動化提供專業(yè)服務(wù)
目前，各單位計算機專業(yè)技術(shù)人才的專業(yè)素養(yǎng)從實際工作效果上看，還有待提高。因單位類型不同，對計算機技術(shù)的應(yīng)用要求也會不盡相同，所以，從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)從基礎(chǔ)上就存在著差異，這種差異是不可調(diào)和的，只能靠后天的努力去彌補[5]。就目前各單位計算機專業(yè)人才所具備的素養(yǎng)來看，普遍存在著應(yīng)用理論和方法掌握不足的現(xiàn)象，這必然會對辦公自動化的推進形成極大的阻礙。作為辦公室計算機技術(shù)人員，為了確保計算機運行安全，可通過安裝瑞星殺毒軟件、設(shè)置防火墻、修補漏洞等手段確保計算機運行處于良好的狀態(tài)。從專業(yè)層面上看，各單位計算機專業(yè)人員還要與時俱進，不斷更新專業(yè)知識，從而維護辦公自動化成果，并借助原有條件創(chuàng)造出對企事業(yè)單位發(fā)展更為有利的辦公自動化環(huán)境。
3.3文檔自動化管理
辦公活動的一項重要內(nèi)容是對各類信息進行收發(fā)和整理，在計算機的輔助下，這項辦公活動變得更為簡便和快速。就單位辦公檔案管理而言，運用計算機技術(shù)，可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)瀏覽文件的可能。檔案管理人員根據(jù)自身實際工作需求設(shè)置工作流程，對于檔案的使用情況以及在使用后出現(xiàn)的變動進行及時地保存，可為以后使用提供便捷服務(wù)[6]。檔案管理人員在收到檔案以后，要在電腦里做好檔案信息登記，并將其發(fā)送給承辦人，最后保存歸檔文檔。歸檔后的文件可以根據(jù)保密級別，由管理人員設(shè)置查詢權(quán)限，查詢文檔工作可不定期執(zhí)行，以確保文檔信息沒有被盜用。在整個文檔管理過程中，因計算機的參與，使文檔的收發(fā)和整理實現(xiàn)了自動化，這也預(yù)示著計算機技術(shù)會電子文檔取代紙質(zhì)文檔，進而實現(xiàn)企事業(yè)單位文檔自動化管理。
3.4工作流程自動化
現(xiàn)今，很多單位對計算機構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并不陌生，并且在實際工作中大力推崇，這是現(xiàn)代企事業(yè)單位自身發(fā)展的需要，同時也是社會對企事業(yè)單位發(fā)展提出的新要求。單位內(nèi)部構(gòu)建的信息交流平臺已經(jīng)成為了內(nèi)部信息流通的重要渠道。單位內(nèi)部的信息平臺，可以讓員工及時地了解單位動態(tài)，同時還能開展培訓工作，為實現(xiàn)內(nèi)部資源共享，以及建立良好的企事業(yè)單位形象提供條件。計算機技術(shù)在辦公自動化中得以良好的應(yīng)用，不僅可以對整個辦公流程進行實時監(jiān)控，同時還能及時地協(xié)調(diào)各部門資源，以使整體的運轉(zhuǎn)處于穩(wěn)定、健康的環(huán)境。
4發(fā)展趨勢
計算機技術(shù)隨著用戶需求的不斷增多，將面臨著新的挑戰(zhàn)，而應(yīng)對挑戰(zhàn)的唯一方法就是變革。從實際發(fā)展上看，計算機技術(shù)的革新將向著智能化、系統(tǒng)化、微型化和高速化的方向發(fā)展，其發(fā)展速度將影響辦公自動化的進程。就目前計算機技術(shù)而言，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展快速，由此可推斷出辦公自動化將具備網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)的發(fā)展特點。隨著計算機技術(shù)提供的服務(wù)功能的增多，人際互動會話將成為一種新的辦公自動化形式，具體體現(xiàn)為以下幾個特點。
4.1視頻技術(shù)得到廣泛的應(yīng)用
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和研發(fā)，計算機視頻技術(shù)會在辦公自動化中得到廣泛的應(yīng)用，如視頻會議，與會者可以通過攝像頭清楚地表達自己的想法，同時組織者也能通過視頻了解現(xiàn)場情況。隨著計算機技術(shù)的革新，未來辦公自動化視頻會議的舉辦將會成為一種常態(tài)的議會模式。
4.2無線辦公環(huán)境
網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋使得網(wǎng)絡(luò)的利用效率得到了明顯的提升，而網(wǎng)絡(luò)辦公也將成為一種新形式的辦公方式。員工可以隨時隨地通過計算機進行網(wǎng)絡(luò)辦公，不受辦公環(huán)境的束縛。為了保證辦公信息的安全，企事業(yè)單位可以根據(jù)使用權(quán)限設(shè)置應(yīng)用等級，這種借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)開展的辦公形式可以提高工作效率，為優(yōu)化辦公環(huán)境創(chuàng)造了條件。
5結(jié)語
信息時代的到來，給企事業(yè)單位的發(fā)展提出了更為嚴峻的考驗，為了獲得有利的市場競爭環(huán)境，及時地掌握市場動態(tài)是很有必要的，而網(wǎng)絡(luò)這一有力的平臺為各單位提供了便捷途徑。目前，辦公自動化對各單位的發(fā)展所產(chǎn)生的潛在影響已經(jīng)得到了人們的認可，但從計算機技術(shù)在辦公應(yīng)用的情況上看，還存在著很多不足，這些不足將影響辦公自動化的進程，為此，企事業(yè)單位要對計算機技術(shù)在辦公自動化的應(yīng)用予以重視，通過采取相應(yīng)的手段，以提升辦公自動化的實際效用。
作者：丁一 單位：南京市秦淮區(qū)人民檢察院
