大數(shù)據(jù)教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)途徑
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摘要：我國高等院校在各階段進(jìn)行教育教學(xué)管理期間，檔案管理工作一直是其重要的工作內(nèi)容之一。各高等院校的教學(xué)質(zhì)量不僅能借助檔案文件信息得以體現(xiàn)，其管理業(yè)績以及發(fā)展文化等也能在檔案中得到綜合體現(xiàn)。隨著新時期信息化技術(shù)的發(fā)展，人們對教學(xué)檔案管理工作的要求在不斷變化中，針對海量教學(xué)文檔，如何更好更快地推進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展，已經(jīng)成為業(yè)內(nèi)人士熱議的話題，本文將從大數(shù)據(jù)時代背景下的角度，對教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的措施進(jìn)行分析與探討。
關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；教學(xué)檔案管理；信息化建設(shè)；有效途徑
數(shù)字化、智能化以及信息化技術(shù)隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，在人們的生活中逐漸得以普及，在此基礎(chǔ)上，大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展也呈現(xiàn)持續(xù)上升的態(tài)勢，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的不斷深入，信息管理技術(shù)在軟件、存儲等方面也得到持續(xù)的升級與加強(qiáng)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，人們對教學(xué)檔案管理的要求也不斷提升，而其中信息化建設(shè)就是至關(guān)重要的內(nèi)容。在這種大環(huán)境大趨勢下，各高等院校積極采用新技術(shù)，對教學(xué)檔案信息化管理模式進(jìn)行重新架構(gòu)更顯得尤為必要。
一、簡述大數(shù)據(jù)以及教學(xué)檔案信息化的含義
1.大數(shù)據(jù)的含義分析
大數(shù)據(jù)，也稱巨量數(shù)據(jù)、海量數(shù)據(jù)、大資料等。指的是所涉及的數(shù)據(jù)量規(guī)模巨大，在合理時間內(nèi)通過人工無法達(dá)到管理并處理成為人類所能解讀的信息。大數(shù)據(jù)需要特殊的技術(shù)，以有效地處理大量的數(shù)據(jù)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的不斷深入，數(shù)據(jù)的規(guī)模不是唯一代表大數(shù)據(jù)的形式，現(xiàn)階段存儲、采集工具以及平臺等等都是大數(shù)據(jù)所包含的內(nèi)容，我們接下來將從以下四個方面，對大數(shù)據(jù)的特點進(jìn)行具體的分析。其一，大數(shù)據(jù)具有類型多元化的特點。在我們傳統(tǒng)的印象當(dāng)中，文本是數(shù)據(jù)的主要表現(xiàn)形式，并且以二維結(jié)構(gòu)的方式進(jìn)行具體體現(xiàn)，但是隨著計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)的類型也逐漸增加，如圖像以及視頻等，與此同時，不同類型的數(shù)據(jù)信息都處于發(fā)展的狀態(tài)。其二，數(shù)據(jù)具有體量大的特點。在大數(shù)據(jù)時代背景下，智能終端以及傳感器等等形式都會使數(shù)據(jù)產(chǎn)生，TB級別已經(jīng)不能滿足數(shù)據(jù)的基本計量，數(shù)量開始向ZB、PB級別發(fā)展，例如:1.5PB是百度每天所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量，如果我們將對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行打印，那么將會耗費將近五千億張的A4紙。其三，數(shù)據(jù)具有速度快的特點。1m定律是數(shù)據(jù)處理的基本原則，這樣的形式，能夠使有價值的數(shù)據(jù)在不同的數(shù)據(jù)類型中，被快速的獲取，隨著新時期數(shù)據(jù)技術(shù)的深入發(fā)展，人們能夠在海量的數(shù)據(jù)中對有用的信息進(jìn)行迅速的提取。其四，數(shù)據(jù)還具有價值密度低的特點。例如：在一小時的視頻數(shù)據(jù)當(dāng)中，在對其進(jìn)行連續(xù)監(jiān)控期間，我們可以發(fā)現(xiàn)，其中具有價值的數(shù)據(jù)信息有可能只是1-2秒。
2.教學(xué)檔案信息化
人們在各領(lǐng)域所應(yīng)用的現(xiàn)代信息技術(shù)，我們把它叫做信息化。現(xiàn)階段信息共享已經(jīng)在全社會范圍內(nèi)得以實現(xiàn)。在信息技術(shù)發(fā)展的過程中，社會也對其提高了重視程度。在大數(shù)據(jù)時代背景下，要想提升檔案的利用率，就要對檔案管理工作進(jìn)行加強(qiáng)，并且實現(xiàn)對檔案資料的有效保護(hù)，應(yīng)用信息技術(shù)，開發(fā)檔案信息資源，也就是文中所說的檔案管理信息化。從教學(xué)檔案信息化管理角度來說，以下三個階段至關(guān)重要：首先，相關(guān)檔案管理人員需要利用電子掃描、電子攝像等技術(shù)，對前期的紙質(zhì)檔案實行數(shù)字化處理，從而初步實現(xiàn)數(shù)據(jù)的信息數(shù)字化。其次，要將接收檔案與保存檔案相結(jié)合，并且對其進(jìn)行分類與保存處理。最后，要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息，具體流程就是對數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用與共享，并且在相關(guān)的數(shù)據(jù)管理平臺當(dāng)中，識別用戶身份，從而共享檔案信息資源。
二、現(xiàn)階段教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)所存在的問題分析
1.對檔案信息化的認(rèn)識程度不夠
隨著信息技術(shù)發(fā)展的不斷深入，我國高等院校在教學(xué)檔案管理方面也不同程度運用了信息技術(shù)，其檔案管理發(fā)展的速度確實得到了提升，從而改變了單一的紙質(zhì)的檔案管理現(xiàn)象，電子檔案逐漸代替了紙質(zhì)檔案。但是經(jīng)過我們的調(diào)查與分析可以了解到，現(xiàn)階段很多相關(guān)教學(xué)檔案管理人員，對于檔案信息化的認(rèn)識還有待加強(qiáng)，并且傳統(tǒng)的檔案管理理念，在教學(xué)檔案管理工作中沿襲，“老辦法不頂用，新辦法不會用”這樣的情況無法與時代的發(fā)展相符合，在高等院校的管理工作當(dāng)中，檔案管理部門不屬于重要部門，從而導(dǎo)致對其的重視程度不夠，在這種情況下，要想提升檔案管理工作的工作效率是比較困難的，很多管理者也無法認(rèn)識到教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要性，因此在教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)方面缺乏清晰的發(fā)展方向和建設(shè)目標(biāo)，這樣的管理策略，會對教學(xué)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展產(chǎn)生直接影響，從而無法對檔案管理效率提供保障。
2.教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的投入問題
教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作，相對來說具有全面性、系統(tǒng)性以及復(fù)雜性，資金以及設(shè)備的投入是其發(fā)展的基礎(chǔ)，尤其是一些軟件以及硬件設(shè)備，是檔案信息化建設(shè)的基本條件。由于人們對于教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識不夠，所以也導(dǎo)致了相關(guān)資金與設(shè)備投入的缺乏，在實際的建設(shè)工作期間，教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的效率得不到保障。相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是教學(xué)檔案信息化建設(shè)的基本硬件條件，并且在建設(shè)的過程中，對于網(wǎng)絡(luò)速度也具有較高的要求，但是很多院校的計算機(jī)硬件都無法保證數(shù)據(jù)的高速運輸。在進(jìn)行教學(xué)檔案信息化建設(shè)期間，智能工作系統(tǒng)也是相關(guān)管理人員必須應(yīng)用到的，受到各種條件的制約，無法保證這些基礎(chǔ)建設(shè)能完全滿足需求，這在很大程度上也限制了教學(xué)檔案信息化建設(shè)的效率。
3.教學(xué)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升
大數(shù)據(jù)時代教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升也是建設(shè)期間存在的問題。一方面，現(xiàn)如今教學(xué)檔案管理人員并非是相關(guān)專業(yè)的，所以檔案管理工作人員綜合素質(zhì)自然也是參差不齊，有些素質(zhì)較為低下的管理人員可能對于傳統(tǒng)檔案管理工作并沒有很大影響，可是會直接影響教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)水平。若教學(xué)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升，那么其對于教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作也會存在不一樣的態(tài)度，無法感受到這一項工作的價值，最終自然無法有效落實這一項工作。另一方面，教學(xué)檔案管理人員服務(wù)水平有待提升也是信息化建設(shè)期間存在的問題之一。教學(xué)檔案服務(wù)水平從某些方面而言主要是決定于檔案信息化程度，若教學(xué)檔案信息化建設(shè)程度較高，教學(xué)檔案服務(wù)水平自然也會較高。為此，要想有效提升教學(xué)檔案服務(wù)水平，相關(guān)院校自然需要提高對教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重視程度，可是就目前來看我國教學(xué)檔案信息化建設(shè)水平還是有待提升，這也直接影響了教學(xué)檔案服務(wù)水平的提升，需要相關(guān)人員在發(fā)展期間強(qiáng)化對教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，讓其教學(xué)檔案服務(wù)水平得到有效提升。
4.教學(xué)檔案信息化建設(shè)相關(guān)制度有待完善
大數(shù)據(jù)時代背景下教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)期間存在的問題，除了上述幾點之外，教學(xué)檔案信息化建設(shè)相關(guān)制度有待完善也是問題之一。首先，教學(xué)檔案信息化管理制度不夠完善。教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作涉及到的內(nèi)容十分繁多，從檔案收集錄入、整理、歸檔、存儲、利用與查閱等一系列環(huán)節(jié)都需要相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，特別是檔案信息安全保密這一方面更是信息化建設(shè)期間重要問題。而管理制度則是為了更好地提升教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)，讓相關(guān)人員能夠真正對這一工作任務(wù)進(jìn)行明確，同時以規(guī)章制度體系規(guī)范自身工作行為，進(jìn)而有效保障檔案管理規(guī)范性以及安全性。其次，教學(xué)檔案信息化建設(shè)制度落實情況不足，具體而言就是有些院校雖然有制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，可是在實際落實方面卻存在著問題，這也直接限制了大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)。
三、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作的具體措施
1.對教學(xué)檔案信息化建設(shè)意識的加強(qiáng)
對現(xiàn)代化教學(xué)檔案管理進(jìn)行合理的構(gòu)建，首先就要使相關(guān)管理人員的信息化建設(shè)意識得到提升。高等院校的領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員，應(yīng)對檔案管理部門的職能進(jìn)一步明確，從而在院校的整體發(fā)展戰(zhàn)略中，融入教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作，這樣不僅有利于教學(xué)檔案信息化建設(shè)方向的明確，進(jìn)而加大對教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度；其次，教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)主要的實施者就是院校的檔案管理部門，要想轉(zhuǎn)變以往的教學(xué)檔案管理觀念，就要正確認(rèn)識到教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要意義，并依據(jù)院校的實際發(fā)展情況，具有針對性的制定不同階段的教學(xué)檔案信息化工作規(guī)劃，對檔案管理工作進(jìn)行有計劃、有目的的整改，推進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)。再者，在現(xiàn)階段教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)上，還應(yīng)對檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不斷的完善與健全，從而使教學(xué)檔案信息化管理工作更加規(guī)范化。這就要對自身的信息化工作實際情況進(jìn)行全面的分析，明確檔案信息化建設(shè)的工作流程，建立具有科學(xué)性的教學(xué)檔案信息化工作機(jī)制；在制定教學(xué)檔案信息化建設(shè)計劃期間，還應(yīng)明確各部門在檔案信息化建設(shè)工作中的具體職責(zé)，從而完善檔案信息化工作制度。
2.加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)工作的投入
資金的投入對于教學(xué)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展至關(guān)重要，也是其得以發(fā)展與提升的基礎(chǔ)條件，在此基礎(chǔ)上，學(xué)校以及部門在對其進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)之前，應(yīng)做好一系列的相關(guān)準(zhǔn)備工作，從而對傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理工作形式進(jìn)行改進(jìn)，并且能夠在管理軟件以及管理設(shè)備方面進(jìn)行升級，以保證教學(xué)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。首先，在資金方面，教學(xué)檔案管理部門應(yīng)做到最大程度的爭取，并且積極提升自身的實力，從而對檔案管理信息化建設(shè)提供資金的保證。其次，引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息化管理設(shè)備，對現(xiàn)階段的計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化與更新，并且針對不同類型的數(shù)據(jù)，對相關(guān)的檔案管理軟件進(jìn)行不斷的升級，從而構(gòu)建現(xiàn)代化教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。最后，要對網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化，網(wǎng)絡(luò)也是教學(xué)檔案信息化建設(shè)的基本支撐，只有保障網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性，才能使數(shù)據(jù)得到大容量的保存以及高速傳輸。在這里需要注意的是，高校檔案管理人員是提高檔案管理效率的關(guān)鍵，相關(guān)部門在人員培訓(xùn)方面的投入也應(yīng)得到加強(qiáng)，現(xiàn)階段，很多高校加大了招生的力度，這種大環(huán)境下，學(xué)生群體也越來越龐大，這在一定程度上加大了教學(xué)檔案管理工作的難度，與此相關(guān)的檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，對于檔案管理工作效率具有直接影響，若要想提升相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，就要從以下兩個方面入手。其一，檔案部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，要對其工作人員的職業(yè)素養(yǎng)具有基本的了解，并且對工作人員的實際工作情況進(jìn)行分析，具有針對性的采取途徑，對工作人員相關(guān)檔案管理方面的知識進(jìn)行強(qiáng)化，并且要保證工作人員操作計算機(jī)的能力得到提升，從而使相關(guān)的教學(xué)檔案管理工作人員，在實際工作中能夠提高對信息技術(shù)的理解與應(yīng)用水平。其二，要對自身的檔案管理發(fā)展情況充分了解，尤其是檔案專業(yè)人員的配備，從而引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，這樣才可以有效的優(yōu)化管理隊伍；還可以組織檔案管理工作人員，不定期地開展座談會、培訓(xùn)會等活動，就日常工作中的一些難點熱點問題進(jìn)行交流與探討，使專業(yè)素養(yǎng)得到提升；也可以邀請校外檔案專業(yè)的講師，來講授檔案管理領(lǐng)域的新知識新技能。我校是一所集地、物、水、核等多科辦學(xué)特色的綜合性高等院校，大數(shù)據(jù)時代，一些特殊學(xué)科專業(yè)形成的檔案資料也有別于其他專業(yè)資料，因此，在具體管理過程中就需要根據(jù)我校的辦學(xué)特色摸索出一套適合我校發(fā)展的檔案管理建設(shè)途徑。
3.加強(qiáng)教學(xué)檔案管理信息化隊伍建設(shè)
大數(shù)據(jù)時代背景下，教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作要想有序推進(jìn)，一定要加強(qiáng)對這一工作信息化隊伍的建設(shè)，不斷提高教學(xué)檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)與優(yōu)化。教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作要想有效推進(jìn)，自然離不開教學(xué)檔案管理人員的一同努力，一方面教學(xué)檔案管理人員本身就是信息化建設(shè)工作的執(zhí)行人員，所以教學(xué)檔案管理人員自身綜合素質(zhì)、信息化意識、專業(yè)水平都會直接對教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作造成影響。另一方面，在大數(shù)據(jù)時代背景之下，教學(xué)檔案信息化建設(shè)本就是時展必然趨勢，教學(xué)檔案管理人員在這一過程中自然需要主動承擔(dān)起自身的社會責(zé)任。為此，相關(guān)院校一定要立足于大數(shù)據(jù)時代背景需求來構(gòu)建出一支計算機(jī)能力、綜合素養(yǎng)都較高的教學(xué)檔案管理隊伍，同時制定出相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，真正保證教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作能夠順利實施下去。
4.完善教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)機(jī)制
大數(shù)據(jù)時代背景之下教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作要想有效實施下去，除了上述幾點還需要及時完善教學(xué)檔案信息化建設(shè)相關(guān)機(jī)制。首先，院校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員一定要提高重視程度，結(jié)合實際情況制定出相關(guān)的信息化建設(shè)機(jī)制，真正將教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作內(nèi)容進(jìn)行具體化，結(jié)合高職院校信息化建設(shè)基本情況來制定出具體的信息化建設(shè)方案，同時將信息化建設(shè)工作各項環(huán)節(jié)都落實到教學(xué)檔案管理人員身上，組建專門的信息化建設(shè)小組，同時制定出相應(yīng)的績效管理制度，這樣才能進(jìn)一步提升教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作效率和質(zhì)量。其次，相關(guān)院校還可以對現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合教學(xué)檔案管理系統(tǒng)、人員數(shù)量等基礎(chǔ)情況來明確分工，以此來有效實現(xiàn)教學(xué)檔案分工化、專門化管理；最后，對數(shù)字檔案收集、歸檔、錄入以及交接標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確。
四、結(jié)語
綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，教學(xué)檔案管理工作的內(nèi)容和載體發(fā)生的巨大變化，促成了教學(xué)檔案管理的變革，使檔案管理信息化建設(shè)能夠與當(dāng)代社會經(jīng)濟(jì)的大發(fā)展相融合。教學(xué)檔案管理信息化的基礎(chǔ)就是大數(shù)據(jù)，也就是海量繁雜的教學(xué)文件，在此基礎(chǔ)上，信息技術(shù)也就成為了教學(xué)檔案管理的重要和必要的手段與形式，由此可見，要想提高教學(xué)檔案管理效率，必須借助學(xué)校的信息化平臺和技術(shù)，從而真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享。
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作者：余巍巍 許俐俐 單位：東華理工大學(xué)
