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一、高校內(nèi)部審計(jì)檔案的重要性分析
1.高校內(nèi)部審計(jì)檔案是高校審計(jì)項(xiàng)目工作的完整記錄,更是審計(jì)結(jié)果的重要依據(jù)
審計(jì)工作人員通過編制底稿,將項(xiàng)目的審計(jì)過程記錄其中,并收集整理相關(guān)證明,以此為高校內(nèi)部審計(jì)復(fù)核提供憑證。同時(shí),高校內(nèi)部審計(jì)檔案還可以為高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員了解審計(jì)具體情況提供信息資源。
2.高校內(nèi)部審計(jì)檔案是高校后續(xù)審計(jì)工作的基礎(chǔ)依據(jù)
為了有效加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)管理工作,高校內(nèi)部審計(jì)部門不但需要在項(xiàng)目完成后對其進(jìn)行審計(jì),而且每年都會(huì)組織開展項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、項(xiàng)目內(nèi)部控制審計(jì)等工作。尤其是所屬單位領(lǐng)導(dǎo)人員由于工作調(diào)動(dòng)、退休等原因離開所在單位時(shí),就需要對其進(jìn)行離任審計(jì),此時(shí),內(nèi)部審計(jì)檔案就起到了縮短審計(jì)時(shí)間、提高審計(jì)效率的作用。同時(shí),為了提高審計(jì)質(zhì)量,針對審計(jì)結(jié)果開展整改工作,跟蹤審計(jì)也越來越受到重視,在實(shí)施跟蹤審計(jì)的過程中,高校內(nèi)部審計(jì)檔案是支持該項(xiàng)工作的不可或缺的重要參考資料。
3.高校內(nèi)部審計(jì)檔案是提升審計(jì)質(zhì)量、控制審計(jì)過程的工具
內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量控制主要是對審計(jì)報(bào)告進(jìn)行復(fù)核,確認(rèn)審計(jì)項(xiàng)目的若干事項(xiàng)是否清晰,證據(jù)是否可靠有效;被審計(jì)單位對于審計(jì)報(bào)告是否存在不同意見;審計(jì)報(bào)告的評價(jià)結(jié)果是否合適;對被審計(jì)單位提出的整改方案、處罰結(jié)果是否符合法律法規(guī)。因此,如果需要對內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量進(jìn)行控制時(shí),必須依靠高校內(nèi)部審計(jì)檔案的記錄。為了切實(shí)提高高校內(nèi)部審計(jì)的工作質(zhì)量,還需要對已經(jīng)完成的審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行回顧跟蹤,從審計(jì)結(jié)果中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),構(gòu)建完善的高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理體系。
二、高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理存在的問題
1.對高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的認(rèn)識不足
高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的工作人員對于項(xiàng)目審計(jì)檔案的管理工作缺乏認(rèn)識,尤其是對于基建工程、維修工程的審計(jì)檔案更是嚴(yán)重忽略,通常認(rèn)為只要出具了合格的審計(jì)報(bào)告,就算完成了審計(jì)工作。審計(jì)工作人員當(dāng)完成審計(jì)任務(wù)之后,對審計(jì)資料只是簡單整理,形成卷宗;尤其是部分小型項(xiàng)目審計(jì),僅僅留存審計(jì)結(jié)果,過程資料難以實(shí)現(xiàn)完整保存。對于很多大型項(xiàng)目審計(jì)來說,在審計(jì)工作結(jié)束后由于資料收集整理不及時(shí),容易出現(xiàn)證明材料丟失的情況,甚至部分重要資料遭到損毀或遺失,導(dǎo)致出現(xiàn)了高校內(nèi)部審計(jì)檔案不完整的現(xiàn)象。高校內(nèi)部審計(jì)檔案是確保審計(jì)工作質(zhì)量的依據(jù),只有不斷完善高校內(nèi)部檔案收集、整理和歸檔程序,才能真正做到回避風(fēng)險(xiǎn),提高質(zhì)量。
2.高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理不規(guī)范
高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的不規(guī)范主要體現(xiàn)在缺少專業(yè)素質(zhì)較高的審計(jì)檔案管理工作人員,專業(yè)審計(jì)檔案管理人員的缺失,進(jìn)一步造成了審計(jì)檔案收集的不全面,很多重要的審計(jì)資料沒有按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ),大多數(shù)分散在多個(gè)項(xiàng)目工作人員手中,隨著高校人員流動(dòng)和變化,更帶來了高校內(nèi)部審計(jì)檔案資源的流失。高校內(nèi)部審計(jì)工作人員很難按照《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》中的相關(guān)要求做好審計(jì)檔案的收集、整理、立卷工作。雖然部分高校已經(jīng)專門設(shè)置了審計(jì)檔案管理工作人員,但大多數(shù)都是由圖書館管理人員、學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行兼職工作,這些工作人員沒有結(jié)合審計(jì)工作進(jìn)行專門培訓(xùn),大部分審計(jì)檔案管理人員對業(yè)務(wù)知識不夠熟悉,也不了解審計(jì)檔案管理的工作流程,造成了其工作隨意性較大,在審計(jì)檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)遺漏、損壞審計(jì)檔案的情況,最終形成的高校內(nèi)部審計(jì)檔案沒有任何利用和開發(fā)價(jià)值,對于內(nèi)部審計(jì)檔案也沒有專門的檔案管理存儲(chǔ)庫房,相關(guān)配套設(shè)施不全面,極其容易發(fā)生內(nèi)部審計(jì)檔案丟失、被竊的情況。
3.高校內(nèi)部審計(jì)檔案利用率不高
高校內(nèi)部審計(jì)檔案是審計(jì)過程的還原,直接反映了內(nèi)部審計(jì)的結(jié)果,也是審計(jì)機(jī)構(gòu)工作人員智慧的結(jié)晶。如果能夠有效地利用好內(nèi)部審計(jì)檔案,通常能起到事半功倍的效果。審計(jì)資料作為內(nèi)部審計(jì)檔案的主體,如果存在收集不完整、歸檔不規(guī)范的情況,直接影響審計(jì)檔案的利用價(jià)值。高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作中,很多審計(jì)檔案本身存在嚴(yán)重的內(nèi)容缺失、立卷錯(cuò)誤、歸檔不規(guī)范等問題,對利用內(nèi)部審計(jì)檔案的有效性造成了深遠(yuǎn)影響。而且,高校領(lǐng)導(dǎo)層和審計(jì)機(jī)構(gòu)工作人員對內(nèi)部審計(jì)檔案的管理認(rèn)識不足,不了解工作程序和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,因此,在開展高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作中,審計(jì)檔案管理人員也不會(huì)花費(fèi)較多的時(shí)間精力進(jìn)行研究和學(xué)習(xí),高校其他職能部門也很少利用審計(jì)檔案資源,進(jìn)一步造成了高校內(nèi)部審計(jì)檔案利用效率降低。
三、高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理思考與建議
1.高度重視高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理
高校必須加強(qiáng)對內(nèi)部審計(jì)檔案管理的認(rèn)識,高校內(nèi)部審計(jì)檔案是審計(jì)過程中形成的一系列具有重要意義和價(jià)值的材料,也是審計(jì)活動(dòng)真實(shí)、完整的記錄,內(nèi)部審計(jì)檔案中記錄了審計(jì)工作由始至終的整個(gè)過程,有助于提高內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量、規(guī)范審計(jì)工作流程,同時(shí)發(fā)揮了關(guān)鍵的監(jiān)督作用。而且,高校內(nèi)部審計(jì)檔案作為評價(jià)審計(jì)工作質(zhì)量的憑證,可以為高校審計(jì)機(jī)構(gòu)開展跟蹤審計(jì)、連續(xù)審計(jì)提高參考依據(jù)。因此,高校應(yīng)該注重發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)檔案在高??沙掷m(xù)發(fā)展中的作用,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的重結(jié)果、輕過程的審計(jì)工作模式。高校要從多方面加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作,培養(yǎng)專業(yè)內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員,不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。
2.建立高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度
首先,按照國家審計(jì)署頒布的相關(guān)法律法規(guī)制度和管理辦法,結(jié)合《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和不同高校的檔案工作流程規(guī)范,根據(jù)高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作特征,制定高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度;其次,對內(nèi)部審計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、修復(fù)、開發(fā)、利用等程序進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定;再次,不斷強(qiáng)化高校內(nèi)部審計(jì)檔案立卷工作人員的責(zé)任意識,實(shí)施誰立卷、誰負(fù)責(zé)的責(zé)任到人制度;最后,制定完善的高校內(nèi)部審計(jì)檔案安全保密制度,對內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員進(jìn)行責(zé)任劃分,根據(jù)每個(gè)工作人員的職責(zé)提出具體要求,以此確保高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的切實(shí)有效。
3.加強(qiáng)審計(jì)項(xiàng)目過程資料的收集
對高校內(nèi)部審計(jì)檔案的收集和整理工作進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范,按照國家審計(jì)署頒布的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》,貫徹落實(shí)“誰審計(jì)、誰立卷、誰負(fù)責(zé)”的原則,使負(fù)責(zé)審計(jì)工作的人員在進(jìn)行審計(jì)的過程中,隨時(shí)積累審計(jì)資料,將審計(jì)過程中形成的各種載體的材料進(jìn)行完整收集,包括證明材料、立項(xiàng)材料、總結(jié)材料等,尤其是對基建項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤審計(jì)時(shí),對基建工程量清單、招投標(biāo)文件、勘察結(jié)果記錄、工程材料價(jià)格等材料更要特別重視,這些材料都是基建工程結(jié)算審計(jì)期間不可或缺的重要材料。
4.提高審計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣、專業(yè)性強(qiáng)的工作,需要業(yè)務(wù)精通、工作負(fù)責(zé)、人員穩(wěn)定的人才隊(duì)伍。高校不但要加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高其信息化管理、專業(yè)化管理水平,使其能夠認(rèn)真鉆研內(nèi)部審計(jì)檔案管理業(yè)務(wù),主動(dòng)接觸學(xué)習(xí)先進(jìn)的內(nèi)部審計(jì)檔案管理方法,以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)內(nèi)部審計(jì)檔案管理的需求。同時(shí),積極開展高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的檢查、總結(jié)和討論活動(dòng),邀請具有權(quán)威性的審計(jì)檔案管理專業(yè)學(xué)者對工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
5.開展高校內(nèi)部審計(jì)檔案開發(fā)利用工作
為了更好地發(fā)揮高校內(nèi)部審計(jì)檔案的價(jià)值,為審計(jì)相關(guān)工作人員提供服務(wù)、為紀(jì)檢監(jiān)督部門提供證明材料、為研究分析人員提供信息資源,高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)必須促進(jìn)內(nèi)部審計(jì)檔案的開發(fā)和利用。根據(jù)高校內(nèi)部檔案管理部門日積月累形成的大量材料,審計(jì)檔案管理工作人員應(yīng)該充分挖掘其有價(jià)值的信息資源,建立極具代表性的內(nèi)部審計(jì)案例信息庫,深入分析和研究審計(jì)工作中出現(xiàn)的各種問題,提出有效的解決措施和意見,為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支持,真正體現(xiàn)高校內(nèi)部審計(jì)檔案資源的價(jià)值。
四、結(jié)語
綜上所述,高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作是高校正常運(yùn)行中不可缺少的組成部分。目前,高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作逐漸得到了社會(huì)各界和高校領(lǐng)導(dǎo)的重視,不斷加強(qiáng)和創(chuàng)新內(nèi)部審計(jì)檔案管理方法,有助于高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)更好地履行職責(zé),為高校經(jīng)濟(jì)管理的可持續(xù)發(fā)展提供支持,本文提出的一系列高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理方法和措施,其實(shí)施過程不但是審計(jì)檔案管理工作人員的職責(zé),更是高校領(lǐng)導(dǎo)干部的重大責(zé)任。
作者:單位:廊坊師范學(xué)院 杜秀敏 李明逢