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摘要:針對流動人員檔案管理現(xiàn)狀進行分析,研究了其中存在的主要問題,分析問題出現(xiàn)的原因,提出必須正確認識、改革傳統(tǒng)流動人員人事檔案管理體制、加大資金投入、推進現(xiàn)代化的管理、重視團隊建設(shè),使檔案管理更加的規(guī)范化、合理化等措施。
關(guān)鍵詞:流動人員;人事檔案;現(xiàn)狀;對策
人事檔案具有極其重要的作用,隨著人才流動范圍的擴大,解決流動人員人事檔案管理問題迫在眉睫,應(yīng)建立新型的人事管理模式,更好地滿足人才社會化管理的需要。
流動人員人事檔案真實性無法保證,經(jīng)常出現(xiàn)棄檔、死檔的現(xiàn)象。目前,我國流動人口人事檔案管理中存在多頭管理的現(xiàn)象,部分流動人員的人事檔案由人才服務(wù)機構(gòu)管理,一些待業(yè)的大中專畢業(yè)生的檔案由就業(yè)指導(dǎo)中心管理,有的中介機構(gòu)也在從事著檔案管理工作。流動人員檔案管理無法實現(xiàn)集中統(tǒng)一,由于管理機構(gòu)不同,很容易造成人事檔案材料的缺失,以致檔案材料真實性受到影響。調(diào)查表明,我國各地人力資源服務(wù)機構(gòu)管理存在非常嚴重的“死檔”和“棄檔”問題,隨著流動人口的增加,這種形勢越來越嚴峻。信息化程度落后,流動人員人事檔案管理不規(guī)范,無法滿足當前經(jīng)濟社會的發(fā)展需求。流動人員人事檔案傳統(tǒng)管理是比較封閉的,本人不知道檔案里有什么材料,也不能接觸到自己的檔案,這種管理模式無法適應(yīng)信息時代人事管理的需求。流動人員檔案的管理受職業(yè)自主性及人員流動性大的因素影響,明顯阻礙了其正常發(fā)展。再加上缺少完善的檔案管理制度,原本應(yīng)歸檔的材料卻沒有及時歸檔,存在的問題很難及時解決。在流動人員檔案管理中,缺少專業(yè)的管理人員,管理人員隊伍弱化,其專業(yè)素質(zhì)及管理水平有待提高。國家相關(guān)規(guī)定要求檔案管理的專職人員數(shù)量有一定標準,每管理1000人的檔案需配備一名專職干部,但在實際的管理工作中很難達到這個標準。尤其是縣以下級別的檔案管理單位,流動人員的檔案管理人員比較短缺,尤其是專業(yè)素質(zhì)高的專職人員更是嚴重短缺,甚至有些檔案管理員是兼職的,專業(yè)能力水平欠缺,檔案存放無序,甚至出現(xiàn)檔案材料丟失和泄密的問題。
2導(dǎo)致我國流動人員檔案管理出現(xiàn)問題的原因
我國人員流動性呈遞增趨勢,但人事檔案管理體制混亂。隨著新時期社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展,就業(yè)方式逐漸改變,主要是高校不斷擴招,大學生明顯增加,就業(yè)形勢越來越嚴峻。大學生匆匆就業(yè),可是一段時間后就會出現(xiàn)頻繁跳槽的問題,加劇了就業(yè)流動性。然而當前大部分非公有制企業(yè)不需要員工提供檔案,大學生無暇顧及自己的檔案,導(dǎo)致檔案多頭管理。除此之外,流動人員檔案管理體制不順,現(xiàn)有的人事檔案管理部門多,檔案管理體制混亂。雖然國家檔案局制定了一些政策規(guī)定,但在具體的實施過程中仍然沒有真正落實,給人事檔案管理質(zhì)量帶來不利影響。流動人員人事檔案管理意識淡薄,檔案轉(zhuǎn)移程序過于復(fù)雜,檔案內(nèi)容缺失或陳舊明顯。當前大部分企業(yè)在聘用工作人員的時候,多考慮個人的工作能力,對檔案提供的信息并不是很重視,有些人錯誤認為只要有畢業(yè)證、職稱證就可以了,認為檔案并不是很重要,從而導(dǎo)致了棄檔、死檔的問題發(fā)生。同時各地執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)移的政策不統(tǒng)一,檔案調(diào)動手續(xù)的繁雜、冗長,程序比較復(fù)雜,漫長的申請審核需要流動人員來回跑,需要花費很長的時間,甚至會耽誤整個人才引進的過程。檔案利用率低下,檔案材料包含的內(nèi)容及類別比較多,可是實際在檔案中記錄比較完整的只有學歷材料,其他主要內(nèi)容缺失,無法對個人作出全面的評價。各級領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠,檔案工作者自身觀念陳舊,軟硬件設(shè)備配備缺失。流動人員檔案管理工作具有特殊性,工作內(nèi)容比較煩瑣,可是有的領(lǐng)導(dǎo)干部忽視了對檔案管理工作的重視,沒有真正把流動人員檔案管理工作納入議事日程。再加上檔案工作者自身的知識結(jié)構(gòu)老化,缺少信息化時代的敏銳洞察力,使用的檔案管理手段比較落后,甚至有的工作人員根本不懂現(xiàn)代化的信息數(shù)字檔案管理,檔案管理信息化程度無法提高。此外,資金投入不夠,無法提供標準化的檔案管理軟件,不能為檔案信息化管理提供充足的電腦,沒有完善的軟硬件設(shè)施支持,缺少良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境支撐。
3解決我國流動人員檔案管理問題的對策
第一,加強領(lǐng)導(dǎo),規(guī)范管理制度。各級領(lǐng)導(dǎo)要加強指導(dǎo)監(jiān)管,做好檔案政策宣傳,精心組織,推進流動人員人事檔案管理工作深入開展。嚴肅查處違法違規(guī)行為,一旦有不良的行為出現(xiàn),必須給予一定的處罰。充分調(diào)動工作人員的工作熱情,確保相關(guān)工作人員認真履行職責,嚴格照章辦事。規(guī)范制度,認真做好檔案材料的收集鑒別、整理保管及接收轉(zhuǎn)遞的工作,強化基本公共服務(wù)。全面收集和鑒別檔案材料,人才服務(wù)機構(gòu)要科學謀劃,確定需要歸檔的材料及范圍,建立長效機制,確保歸檔材料的真實性及準確性。嚴把技術(shù)質(zhì)量關(guān),對流動人員檔案材料進行加工,準確做好目錄,完善服務(wù)標準,滿足服務(wù)對象的基本需求。第二,加大投入,創(chuàng)新管理方式,加快軟硬件建設(shè),實現(xiàn)檔案信息化管理。流動人員檔案信息化管理應(yīng)建立現(xiàn)代化管理設(shè)備,配置先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。增強對流動人員檔案管理的重視程度,加大投入引進現(xiàn)代信息科學技術(shù),充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度,大膽開拓創(chuàng)新,完善檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程,開發(fā)檔案管理服務(wù)網(wǎng)上辦公平臺,研發(fā)適合人事檔案信息管理的軟件。建設(shè)統(tǒng)一的流動人員檔案管理一體化服務(wù)平臺,完善檔案資源統(tǒng)計和共享功能,制定檔案信息化建設(shè)方案,確保電子檔案的完整性。第三,優(yōu)化隊伍建設(shè),轉(zhuǎn)變觀念,從根本上提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。在管理實踐中,不斷完善檔案管理人員培訓(xùn)機制,改善現(xiàn)有人才隊伍的年齡結(jié)構(gòu),為工作人員提供專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn),彌補人才的不足,使培訓(xùn)工作常態(tài)化。大力支持工作人員學習業(yè)務(wù)知識和技能,進一步提高工作人員的綜合能力,不斷開展思想教育活動,研究新的發(fā)展思路,促使工作人員全面掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理方法。檔案管理人員應(yīng)掌握計算機操作技術(shù),不斷學習新政策、新技術(shù),進一步推進傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化模式的轉(zhuǎn)變。提高人員的各種待遇,激發(fā)工作人員的工作積極性,保證工作順利開展。
4結(jié)語
新時期人才流動速度加快,人才流動逐漸成為常態(tài),從而產(chǎn)生越來越嚴重的流動人員人事檔案管理問題,甚至產(chǎn)生了許多廢棄檔案,不但阻礙了檔案管理工作的發(fā)展,還會給個人的發(fā)展帶來不利影響。面對新問題和新挑戰(zhàn),我們必須提高重視程度,認真分析原因,采取有效的措施不斷完善我國流動人口檔案管理工作。面對人力資源配置日趨市場化,必須改變?nèi)耸聶n案管理意識淡薄的問題,加強組織和宣傳,增加人事檔案的實用內(nèi)容,創(chuàng)新檔案信息化管理。轉(zhuǎn)變用人觀念,為企業(yè)人事部門選拔人才提供必要的依據(jù),優(yōu)化分配社會資源。規(guī)范人事檔案的管理,適應(yīng)新時期人力資源管理需要,促進人才隊伍的合理流動,推進社會經(jīng)濟建設(shè)的健康發(fā)展。
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作者:馬士君 單位:哈爾濱市企業(yè)流動人員檔案管理服務(wù)中心