人才流動(dòng)人事檔案管理的新問(wèn)題

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摘要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)的激烈度越來(lái)越高，企業(yè)對(duì)于人才重要性的認(rèn)知越來(lái)越清晰，對(duì)人才的渴望度越來(lái)越高。引進(jìn)高素質(zhì)人才是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的共同認(rèn)知。這也加速了市場(chǎng)人才的流動(dòng)，增加了人才檔案管理的難度。本文在認(rèn)知人才高頻率流動(dòng)的現(xiàn)狀基礎(chǔ)之上，分析了檔案管理過(guò)程當(dāng)中面臨的新問(wèn)題，并從檔案管理制度完善以及現(xiàn)代化科技的運(yùn)用等方面提出了解決的措施。

關(guān)鍵詞：人才流動(dòng)；人事檔案管理；應(yīng)對(duì)措施

1人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來(lái)的新問(wèn)題

1.1人才流動(dòng)不規(guī)范致使“重建檔案”

“檔隨人走”是我國(guó)人事管理的重要制度.對(duì)于體制內(nèi)的人員而言，人事管理制度至關(guān)重要。檔案管理的安全性以及完備性對(duì)人才的未來(lái)發(fā)展具有不可估量的影響。然而，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這種管理模式已經(jīng)暴露出了一些弊端。人才是企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程當(dāng)中必爭(zhēng)的資源之一。各地政府及大型企業(yè)為了引進(jìn)高素質(zhì)人才而設(shè)置了綠色通道，這導(dǎo)致檔案的修改或重建現(xiàn)象已經(jīng)司空見(jiàn)慣［1］。該種現(xiàn)象雖然為人才的高效利用起到了一定作用，但是對(duì)檔案的管理卻造成了巨大的負(fù)面影響。尤其是對(duì)人才的科學(xué)管理以及檔案的規(guī)范化管理產(chǎn)生負(fù)面影響較大，可能會(huì)在一定程度上影響市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展，可能會(huì)增加企業(yè)之間爭(zhēng)奪人才的惡性循環(huán)，破壞市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的和諧度［2］。

1.2人檔分離導(dǎo)致“死檔”“棄檔”現(xiàn)象頻發(fā)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，而人才作為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的本質(zhì)所在，受到了各類(lèi)企業(yè)的廣泛關(guān)注，人才爭(zhēng)奪戰(zhàn)也愈演愈烈［3］。同時(shí)，企業(yè)在人才招聘過(guò)程當(dāng)中已經(jīng)轉(zhuǎn)變了以往重視學(xué)歷的招聘模式，轉(zhuǎn)向?qū)θ瞬诺哪芰σ约鞍l(fā)展?jié)撃艿脑u(píng)估。在對(duì)其潛在能力予以評(píng)價(jià)合格后，就可以決定是否錄用，不再要求“人到檔到”。在這種形勢(shì)下，以往對(duì)于人才檔案具有明確規(guī)定或強(qiáng)制性規(guī)定的國(guó)有企業(yè)以及事業(yè)單位也逐漸放松了對(duì)人才檔案的管理力度。如此不僅加劇了高素質(zhì)的人才跳槽的概率而且也加大了人才棄檔現(xiàn)象發(fā)生的概率，產(chǎn)生了越來(lái)越多的“死檔”與“棄檔”，增加了人才管理的難度，容易造成人力資源浪費(fèi)。

1.3檔案存放混亂

由于人才處于不斷的動(dòng)態(tài)變化當(dāng)中，與人才對(duì)應(yīng)的檔案自然也處于動(dòng)態(tài)變化當(dāng)中。在人才檔案頻繁的交換轉(zhuǎn)接過(guò)程中，稍有不慎則有可能導(dǎo)致人才檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象［4］。一方面，部分單位在人才轉(zhuǎn)化過(guò)程當(dāng)中缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人員以及完善的檔案管理制度，另一方面企業(yè)與企業(yè)之間缺乏有序的溝通，缺乏檔案轉(zhuǎn)換交接的傳遞機(jī)制。在傳遞過(guò)程當(dāng)中，檔案的損壞或丟失成為了常見(jiàn)的現(xiàn)象，但此類(lèi)檔案往往是個(gè)人重要經(jīng)歷或身份的證明材料，一旦丟失或缺損，不僅補(bǔ)辦的難度較大，而且部分資料是無(wú)法補(bǔ)辦的。原始性是檔案的重要特征，一定程度上屬于不可再生資源。即使通過(guò)各種渠道進(jìn)行了補(bǔ)辦，但同樣會(huì)喪失其原始性，在效用方面會(huì)存在一定程度上的折扣。對(duì)于體制內(nèi)的相關(guān)人員而言，這種缺失或許會(huì)影響其一生的發(fā)展。

2人才流動(dòng)形勢(shì)下，提升人事檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

2.1規(guī)范人事檔案管理制度，依法管檔

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，檔案和人應(yīng)該是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，重建檔案的前提就是個(gè)人檔案丟失或者損毀［5-6］。一些省市為不能檔隨人走的人才打開(kāi)“綠色通道”，出現(xiàn)一些“重建檔案”的政策，是不符合國(guó)家檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的，其可靠性、真實(shí)性無(wú)法保障，由此導(dǎo)致文憑造假與學(xué)術(shù)造假等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。為最大程度上減少乃至杜絕此類(lèi)現(xiàn)象的發(fā)生，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案法進(jìn)一步的完善管理：其一，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容不僅僅局限于業(yè)務(wù)技能而且要延伸到業(yè)務(wù)的責(zé)任心，幫助檔案管理人員樹(shù)立高度的法制觀念，使之在工作當(dāng)中能夠堅(jiān)持法律底線并恪守職業(yè)道德；其二，加大對(duì)檔案管理人員違法違紀(jì)行為的處罰管理力度，提升檔案管理的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；其三，指導(dǎo)企業(yè)建立人才檔案轉(zhuǎn)換交接溝通機(jī)制，為企業(yè)檔案管理有序進(jìn)行提供指導(dǎo)，減少企業(yè)人才檔案交換管理過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)紕漏的概率。

2.2規(guī)范企業(yè)人力資源管理，合理留人與放人

人才在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中的作用不言而喻，企業(yè)在彼此競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程當(dāng)中，有權(quán)招聘高素質(zhì)和高技能的人才，而人才同樣享有選擇所青睞的企業(yè)的權(quán)利，即企業(yè)與人才之間具有雙向選擇的權(quán)利，這是人才有序流通和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)［7］。對(duì)于企業(yè)而言，獲取人才的目的在于有效提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力；而對(duì)人才而言，選擇跳槽的目的在于獲取更高的收入或職場(chǎng)發(fā)展空間以實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值?；隈R洛斯需求理論可知，個(gè)人在滿足基本的生活要求的基礎(chǔ)之上會(huì)朝著更高層次的需求發(fā)展，以最終實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。每個(gè)人都希望被尊重，實(shí)現(xiàn)自己的人生目標(biāo)，如果無(wú)法和單位實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展，必然會(huì)出現(xiàn)跳槽現(xiàn)象，單位不應(yīng)扣留人員，應(yīng)給予尊重，進(jìn)行人性化的處理，保證留人及放人問(wèn)題的合理解決，為構(gòu)建和諧社會(huì)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3強(qiáng)化人事人員檔案的動(dòng)態(tài)管理，確保完整性

當(dāng)前，社會(huì)各界對(duì)于人才重視度越來(lái)越高，推動(dòng)著人事管理機(jī)制改革與發(fā)展，由原來(lái)嚴(yán)格管理走向靈活化，為人才的流動(dòng)“松綁”了，直接增加了人事人員檔案數(shù)量［8］。為此，要提升人事機(jī)構(gòu)的工作效率與質(zhì)量，用人單位與人事機(jī)構(gòu)之間應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化溝通，并在此基礎(chǔ)之上強(qiáng)化合作，以減少兩者之間的“隔閡”。一方面，用人單位應(yīng)當(dāng)提升對(duì)人事檔案管理的重視度，配置專(zhuān)業(yè)人員或部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行優(yōu)化管理；另一方面，要強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理的監(jiān)督，人事機(jī)構(gòu)在管理的同時(shí)還需建立監(jiān)管機(jī)制，確保檔案的完整性與真實(shí)性。除此之外，有關(guān)主管部門(mén)一定要強(qiáng)化對(duì)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)與監(jiān)督，保證其各項(xiàng)工作的有效落實(shí)，促進(jìn)人事檔案管理工作的全面展開(kāi)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展提供可靠保障。

2.4建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

人才的高頻率流動(dòng)是當(dāng)今市場(chǎng)發(fā)展的主要特征之一，也是難以遏制的發(fā)展趨勢(shì)［9-10］。對(duì)此，不論是政府還是企業(yè)，只能采取引導(dǎo)和規(guī)范的措施而不是阻止措施。運(yùn)用信息化技術(shù)，建立人才檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的動(dòng)態(tài)化、全面化、系統(tǒng)化的管理，避免傳統(tǒng)管理方法和模式弊端，可降低死檔或錯(cuò)檔以及修改檔案現(xiàn)象的發(fā)生概率。在此過(guò)程當(dāng)中，政府或企業(yè)要預(yù)留相應(yīng)的資金用于建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)要強(qiáng)化信息安全管理建設(shè)。人事檔案信息庫(kù)涉及人的隱私，因此應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息庫(kù)的安全管理，避免信息泄漏，拓寬人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用范圍，規(guī)范流動(dòng)人才管理，確保人才的有序流通。

2.5實(shí)現(xiàn)檔案管理的信電子化，提升辦公效率

隨著人才流動(dòng)頻率的越來(lái)越大，傳統(tǒng)的人才檔案管理模式已經(jīng)不足以適應(yīng)當(dāng)今市場(chǎng)發(fā)展的需求，尤其是紙質(zhì)化的檔案管理，不僅增加了檔案管理的成本，而且還是對(duì)森林資源的極大浪費(fèi)。不論是出于提升檔案管理的效率，還是響應(yīng)政府無(wú)紙化辦公的號(hào)召，人才檔案管理都應(yīng)及時(shí)采用現(xiàn)代化的技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)人才檔案管理紙質(zhì)化向電子化管理模式的過(guò)渡。對(duì)于政府管理機(jī)構(gòu)而言，人才檔案的電子化不僅節(jié)省了成本，而且延長(zhǎng)了檔案管理的時(shí)效，在理論上可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存；對(duì)于企業(yè)而言，人才檔案電子化管理模式，可以實(shí)現(xiàn)彼此之間的及時(shí)傳遞，避免發(fā)生丟失或篡改的現(xiàn)象。

3結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，人才是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要推動(dòng)力量，而且也是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力所在。在對(duì)人才重視度越來(lái)越高的大環(huán)境下，人才頻繁流動(dòng)是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。對(duì)此，不論是政府人才檔案管理機(jī)構(gòu)，還是企業(yè)，都必須建立清晰的認(rèn)知，要順應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展的形勢(shì)，完善人才檔案管理制度及檔案管理模式。同時(shí)，要及時(shí)引進(jìn)信息化技術(shù)，建立人才檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而逐步提升人才檔案管理的效率，為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人才的合理流通奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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［2］王丹.談新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作［J］.統(tǒng)計(jì)與管理，2014（10）：130—131.

［3］湯嬌美.關(guān)于人事檔案管理的幾點(diǎn)思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015（23）：109.

作者：江赟 單位：武夷山市人力資源公共服務(wù)中心