企業(yè)人事檔案管理問題及解決對(duì)策

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一、人事檔案管理相關(guān)概述

（一）含義

人事檔案管理的實(shí)質(zhì)就是人事檔案整理、存儲(chǔ)、應(yīng)用等活動(dòng)人事檔案為人事管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，記錄與反映個(gè)人業(yè)務(wù)能力與經(jīng)歷，基于個(gè)人為主構(gòu)成的文件資料。一般是由人事、勞資、組織等部門在招聘、培養(yǎng)等工作活動(dòng)中產(chǎn)生的，是個(gè)人學(xué)歷、道德素養(yǎng)、工作情況、社會(huì)關(guān)系等方面的初始記錄。在新時(shí)期下，企業(yè)內(nèi)部管理內(nèi)容與需求發(fā)生了變動(dòng)，進(jìn)而人事檔案管理內(nèi)容也隨之發(fā)生了變動(dòng)，需要在新的背景下不斷創(chuàng)新、優(yōu)化。

（二）內(nèi)容

構(gòu)建完善的保管機(jī)制是保管人事檔案的要點(diǎn)，其內(nèi)容主要包含5個(gè)方面，其中有轉(zhuǎn)遞制度、統(tǒng)計(jì)制度、歸檔制度、核對(duì)制度、保密制度。1.歸檔制度。新生成的檔案需要及時(shí)歸檔，歸檔的流程為：第一，鑒別材料，探究其是否滿足歸檔的實(shí)際要求。第二，依據(jù)材料內(nèi)容和屬性，明確其歸檔的位置。第三，在目錄上將材料名稱等內(nèi)容補(bǔ)登上去。第四，把最新材料歸放到檔案中。2.核對(duì)制度。核對(duì)為檢驗(yàn)人事檔案是否安全、系統(tǒng)的主要方法。需要檢查的內(nèi)容有很多，不但要檢查人事檔案本身，如是否有蟲蛀與霉?fàn)€等，還需檢查人事檔案存儲(chǔ)環(huán)境，如庫(kù)房門窗的完整性，有沒有錯(cuò)放等。檢查核對(duì)的工作大都每周一次。但在下述狀況下，也需開展核對(duì)檢查工作：第一，發(fā)生突發(fā)事件，如火災(zāi)與丟失。第二，檔案受損，如發(fā)現(xiàn)蟲蛀和霉?fàn)€的情況等。3.保密制度。具體要求為：第一，對(duì)于大型企業(yè)，通常都會(huì)設(shè)專人管理人事檔案，配備先進(jìn)的存檔設(shè)備。第二，庫(kù)房布設(shè)防潮與防火器材。第三，保證檔案柜的清潔性，不能存放其他物品。4.轉(zhuǎn)遞制度。它是同檔案轉(zhuǎn)移投遞相關(guān)的制度。檔案轉(zhuǎn)移多半是因?yàn)楣ぷ髟蛟斐傻摹?.統(tǒng)計(jì)制度。需要統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容有下述幾方面：第一，人事檔案的數(shù)量。第二，檔案整理的具體情況。第三，檔案存儲(chǔ)情況。

二、新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)人事檔案管理不夠重視

因?yàn)槭軅鹘y(tǒng)理念影響較大，之前企業(yè)人事檔案管理工作相對(duì)較片面，只重視個(gè)人政治面貌、受教育程度、家庭背景以及社會(huì)關(guān)系等基本資料收集，這些已無法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的新需求。目前部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作依舊認(rèn)識(shí)不全，未意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，認(rèn)為檔案管理工作不過是資料收集和歸檔工作，未給予信息化建設(shè)高度重視，上述這些都會(huì)影響我國(guó)人事改革的進(jìn)程，不能滿足新時(shí)期背景下的管理需求。

（二）人事檔案神秘性嚴(yán)重

一直以來，企業(yè)人事檔案管理都秉承封閉式管理原則，過度強(qiáng)調(diào)人事檔案管理的保密性與政治性，未重視人事檔案管理的其他作用，如社會(huì)化作用。另外，企業(yè)檔案管理意識(shí)缺乏，思想保守，沒有積極宣傳檔案管理的服務(wù)性，不能為企業(yè)員工提供有效服務(wù)。在工作中會(huì)發(fā)生檔案查閱難的問題，為此企業(yè)內(nèi)部員工對(duì)人事檔案充滿了敬畏感與神秘感，不能便利地獲取個(gè)人檔案。

（三）信息化建設(shè)力度不足，未實(shí)現(xiàn)信息共享

目前，企業(yè)在信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面缺少資金投入，在實(shí)際建設(shè)中還有數(shù)據(jù)錄入不全、更新不及時(shí)、檢查不到位的問題。此外，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性，部分計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)犯罪還會(huì)影響檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的整體安全。另外，人事檔案數(shù)據(jù)同網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式不一致，導(dǎo)致人事檔案管理的規(guī)范性不強(qiáng)，使人事檔案信息共享受阻，嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)的步伐。

（四）人事檔案管理者的綜合素養(yǎng)有待提高

在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的背景下，人事檔案管理慢慢實(shí)現(xiàn)了信息化處理，這便需要檔案管理者的綜合素養(yǎng)提升到新高度。從整體看，企業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)還相對(duì)低下，管理人員的業(yè)務(wù)能力與道德素養(yǎng)都亟需加強(qiáng)。因?yàn)槿鄙賾?yīng)用型檔案管理人才，加上對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)力度不夠，導(dǎo)致企業(yè)具備計(jì)算機(jī)技能與專業(yè)知識(shí)的人才少之又少，無法滿足新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的需求。

三、解決新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理問題的對(duì)策

（一）創(chuàng)新人事檔案管理理念

基于新時(shí)期背景下，以往以保密為主的管理方法已不能滿足企業(yè)人事檔案管理的需求。為此，人事檔案管理者需要積極轉(zhuǎn)變管理理念，樹立新興的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效性，從單一的收集歸檔變成主動(dòng)開放的應(yīng)用檔案的理念。在人事檔案管理中，需嚴(yán)格遵守以人為本的原則，充分發(fā)揮檔案管理者的積極性，轉(zhuǎn)變以往的檔案管理模式，讓人事檔案管理同企業(yè)人事工作同步，創(chuàng)造新的工作局面。

（二）轉(zhuǎn)變滯后的管理方法

目前，企業(yè)人事檔案管理工作方法相對(duì)滯后，嚴(yán)重阻礙人事檔案管理工作效用發(fā)揮，為此需不斷創(chuàng)新管理模式，促使人事檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。如添加新興的打印設(shè)備與計(jì)算機(jī)設(shè)備增強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建高效且系統(tǒng)的管理系統(tǒng)，讓人事檔案資料可以得到及時(shí)存檔，能夠利用系統(tǒng)及時(shí)輸進(jìn)輸出。此外，需提高人事檔案管理的層次性，從手工管理過渡到智能化管理，重視工作人員對(duì)人事檔案現(xiàn)代化管理手段的掌握，切實(shí)加強(qiáng)管理的實(shí)效性。

（三）提高信息化管理的安全性

若想確保企業(yè)人事檔案信息化管理整體安全，需做好下述三項(xiàng)工作。第一，需構(gòu)建健全的人事檔案管理法規(guī)，對(duì)人事檔案的安全標(biāo)準(zhǔn)與管理機(jī)制進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，不斷優(yōu)化信息安全保證體系。第二，企業(yè)需加大人事檔案管理者培訓(xùn)力度，從思想意識(shí)上加強(qiáng)人事檔案管理者的安全意識(shí)。第三，需加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性，制定健全的管理規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)，并積極優(yōu)化人事檔案信息化管理系統(tǒng)，做好定期維護(hù)與更新工作。

（四）加強(qiáng)檔案管理者的綜合素養(yǎng)

人事檔案管理工作為一項(xiàng)十分繁雜的工作，有較強(qiáng)的技術(shù)性與政策性，是保密性與服務(wù)性的有機(jī)結(jié)合體。為此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需給予人事檔案管理工作足夠重視，講檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)當(dāng)作是重點(diǎn)工作進(jìn)行。需構(gòu)建檔案管理小組，加大對(duì)檔案管理者監(jiān)督力度，從制度的層面約束檔案管理者的工作。另外，還需增強(qiáng)人事檔案管理者培訓(xùn)，提高管理者的專業(yè)技能與道德素養(yǎng)，通過組織一系列活動(dòng)來推動(dòng)檔案管理隊(duì)伍工作水平上升到新高度，用現(xiàn)代思想來武裝管理者金的頭腦，讓其樹立正確的三觀，堅(jiān)守自己的崗位，嚴(yán)格遵守紀(jì)律，全面落實(shí)《檔案法》規(guī)定。不同不斷實(shí)踐來增強(qiáng)檔案管理者的綜合素養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理者的效用與價(jià)值，為提高企業(yè)整體管理效率提供有利條件。綜上所述，對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來講，加強(qiáng)人事檔案管理十分重要，其不但能夠保證人事檔案的實(shí)效性，還能提高企業(yè)整體工作效率。基于此，相關(guān)人員需加大人事檔案管理力度，讓其存在的價(jià)值在企業(yè)日后發(fā)展中發(fā)揮出最大化。

作者： 馬鵬程 單位：航天萬源實(shí)業(yè)有限公司