人事檔案管理信息化建設(shè)淺談

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摘要：隨著企事業(yè)單位的規(guī)模擴(kuò)大，組織機(jī)構(gòu)比較復(fù)雜，人員較多，為實(shí)現(xiàn)人力資源的有效管理，充分發(fā)揮人力資源作用，需要進(jìn)行人事檔案管理。做好人事檔案管理工作需要單位重視該項(xiàng)工作，各部門相互配合，并投入大量的資金以及人員，以使該工作正常進(jìn)行。隨著信息化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，可以節(jié)約企業(yè)的管理成本，優(yōu)化企業(yè)戰(zhàn)略資源。目前我國的人事檔案管理信息化建設(shè)方面取得了一定的成效，但仍面臨著很多問題制約著檔案管理發(fā)展，因此企事業(yè)單位要采取多種措施，來促進(jìn)信息化檔案建設(shè)工作。本文主要闡述當(dāng)前人事檔案管理中問題，并進(jìn)行分析改進(jìn)措施，以期同行人士參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理信息化；建設(shè)探析

一、人事檔案管理意義

單位員工人數(shù)較多，要對(duì)員工信息進(jìn)行收集，并集中進(jìn)行管理、存儲(chǔ)，因此需要進(jìn)行檔案管理。當(dāng)今隨著經(jīng)濟(jì)以及信息的發(fā)展，通過有效管理人力檔案，使企事業(yè)單位的組織快速成長，成為企業(yè)管理中的重要內(nèi)容。借用先進(jìn)的技術(shù)手段，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，結(jié)合企業(yè)原有的檔案信息，進(jìn)行科學(xué)的人力資源管理。通過信息化建設(shè)極大提升檔案管理的工作效率，通過采取技術(shù)手段，也確保檔案信息的安全、可靠性。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

1.管理方法落后

有些機(jī)構(gòu)龐大的單位，組織結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，進(jìn)行檔案管理難度較大。由于制度不斷改革，人員流動(dòng)性較大，傳統(tǒng)管理方法已明顯不適用。對(duì)于頻繁的人員信息更新以及人員調(diào)動(dòng)，使用電子表格會(huì)帶來更多不便。

2.管理設(shè)備落后

目前很多單位已基本配備了計(jì)算機(jī)及軟件操作系統(tǒng)，但對(duì)于人事檔案管理系統(tǒng)并不重視，很多沒有配備，阻礙了其信息化建設(shè)。由于設(shè)備落后，很多先進(jìn)的操作軟件系統(tǒng)無法得到應(yīng)用。很多在檔案管理中仍采用Excel表或信息化管理單機(jī)版系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了管理工作效率。

三、信息化建設(shè)的探析

1.引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)化

目前的企事業(yè)單位建立人事檔案管理的設(shè)備仍比較陳舊，設(shè)備老化及設(shè)備數(shù)量不足也制約了管理工作的開展。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種新型設(shè)備不斷涌現(xiàn)，企事業(yè)單位要積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，促進(jìn)數(shù)據(jù)信息化建立。通過先進(jìn)設(shè)備的使用有效減少管理中的開支，也有利于管理效率的提升。在進(jìn)行信息化建設(shè)中，一般是以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行管理，將相關(guān)信息錄入到服務(wù)器中，借此建立數(shù)據(jù)庫，再通過軟件系統(tǒng)來進(jìn)行信息化建設(shè)。在檔案管理中還可擴(kuò)大其涵蓋的范圍，并對(duì)部門的管理權(quán)限以及相應(yīng)職能做好規(guī)劃，在檔案管理中，可以分模塊進(jìn)行，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)多層次的信息化管理。

2.提高管理人員水平

在進(jìn)行人事檔案信息化管理中，管理人員的水平直接影響到工作質(zhì)量。作為專業(yè)化的人事管理軟件系統(tǒng)，需要進(jìn)行專業(yè)操作、錄入。因此在上崗前要對(duì)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，合格后上崗操作。要求管理人員實(shí)際操作能力要強(qiáng)，避免違規(guī)操作帶來的信息管理漏洞。由于人事檔案關(guān)系到人員的個(gè)人信息，還要注意做好安全性管理，不可外泄檔案信息，單位要通過設(shè)置操作權(quán)限設(shè)置來保障檔案管理的信息。對(duì)于管理人員要求對(duì)于基本數(shù)據(jù)的處理能力，還要求對(duì)于檔案的理論知識(shí)有所了解。要加強(qiáng)從業(yè)人員的選擇，要擇優(yōu)選擇綜合素質(zhì)強(qiáng)的人員，從而促進(jìn)信息化建設(shè)工作。對(duì)于軟件系統(tǒng)還要定期更新和維護(hù)，以保證系統(tǒng)的正常使用。

3.改變傳統(tǒng)觀念

傳統(tǒng)的管理觀念和方法已無法適應(yīng)新時(shí)代人事檔案管理需要，因此我們要不斷創(chuàng)新工作理念，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，不斷完善，改變?nèi)耸聶n案管理模式，借助先進(jìn)技術(shù)，以促使管理工作朝著數(shù)據(jù)化、創(chuàng)新化發(fā)展。在日常檔案管理中，要堅(jiān)持企業(yè)的合理思想為工作指導(dǎo)，對(duì)于日常的相關(guān)數(shù)據(jù)要按照操作流程嚴(yán)格執(zhí)行。積極面對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，并制定有效解決方法，切實(shí)提升管理水平。企業(yè)要建立明確的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，并保證管理標(biāo)準(zhǔn)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，管理朝著正確方向邁進(jìn)。

4.檔案動(dòng)態(tài)化管理

檔案信息要具體的反映人事信息的綜合及動(dòng)態(tài)變化，因此對(duì)于管理制度要進(jìn)行及時(shí)更新，因此要實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，以適應(yīng)人事檔案日益多變的需要。在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)中，企事業(yè)單位要積極進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理體系，利用信息化平臺(tái)定期進(jìn)行人事檔案的更新。管理人員對(duì)于信息初始資料，并不斷進(jìn)行完善，建立專屬檔案時(shí)要分類進(jìn)行，不斷進(jìn)行更新，提升管理信息化水平。

四、結(jié)語

綜上，我國人事檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已成為未來的發(fā)展趨勢，企事業(yè)單位要適應(yīng)時(shí)展需要，要改變傳統(tǒng)管理模式，投入一定的資金，建立和完善人員檔案信息化管理系統(tǒng)，要注重管理人才的全面培養(yǎng)，建全管理制度，做好檔案信息的安全化管理，以促進(jìn)行業(yè)發(fā)展。

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作者：姚珂 單位：中國電子科技集團(tuán)公司電子科學(xué)研究院