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人事制度改革下的高校人事檔案管理思考

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人事制度改革下的高校人事檔案管理思考

摘要:

隨著中國事業(yè)單位人事制度的改革,高校的人事檔案管理面臨著許多新的問題與挑戰(zhàn)。在改革背景下,如何加強(qiáng)人事檔案管理,是現(xiàn)在高校人事工作的重要內(nèi)容。本文從人事制度改革背景出發(fā),進(jìn)一步分析和探討高校人事檔案面臨的新挑戰(zhàn),并為工作創(chuàng)新提出了建議。

關(guān)鍵詞:人事制度 改革背景 檔案管理

一、人事制度改革背景下高校人事檔案管理面臨新問題

1.“人檔”分離現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

21世紀(jì)是人才競爭是激烈的年代,高校的人才也出現(xiàn)較大的變動。以往的人與檔案相互對應(yīng)的規(guī)定已經(jīng)被打破,許多高校出現(xiàn)了“人檔分離”的現(xiàn)象。一方面,是高校在引進(jìn)人才的時候,急于求成,為爭取高素質(zhì)人才制定一些“不調(diào)入個人檔案”的特殊政策,造成了在高校出現(xiàn)“有人無檔案”的現(xiàn)象。另一方面,激烈的人才競爭也導(dǎo)致了高校人才流出現(xiàn)象比較嚴(yán)重,出現(xiàn)一些教師離職了,但是檔案仍然掛在學(xué)校,出現(xiàn)“有檔案無人”的問題。這些現(xiàn)象長期下去會影響高校人事檔案的正常管理。

2.檔案資料不完整。

在現(xiàn)在高校人事檔案管理中,還存在一個重要問題,就是教師的檔案資料不完整。高校在引進(jìn)人才的時候,忽視了檔案的檢查,直接接收后歸檔,出現(xiàn)一些人才檔案材料漏缺,例如職稱資料等。也有部分教師后面進(jìn)修了碩士、博士等學(xué)歷,畢業(yè)后未將最高學(xué)歷或?qū)W位的檔案交到人事部進(jìn)行合檔。檔案資料的不完整,將對高校檔案管理帶來較大的困擾,也給教師帶來新的問題。

3.高校人事檔案管理不規(guī)范。

人事檔案的管理,具有嚴(yán)格的規(guī)定,尤其是在檔案調(diào)入或者調(diào)出等環(huán)節(jié),需要嚴(yán)格把控。但是存在部分檔案管理人員缺乏經(jīng)驗,不夠重視檔案管理的規(guī)范性。例如調(diào)檔函不規(guī)范、隨意接受各種快遞檔案等。在調(diào)出檔案方面,未按照機(jī)要方式或者郵政方式進(jìn)行寄出。制度不完善以及移送不到位等,都容易引起材料的收集不完整。

4.檔案信息化管理程度較低。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,現(xiàn)在各行各業(yè)都開始實行信息化辦公。高校在信息化社會,借用信息技術(shù)手段進(jìn)行教學(xué)管理,但是在人事管理方面暫未實現(xiàn)。例如很多教師查詢自身檔案的時候,需要親自跑到人事檔案管理部門進(jìn)行查閱,效率非常慢。新教師在調(diào)檔期間,需要時刻打電話跟蹤檔案的進(jìn)程。

二、人事制度改革背景下高校人事檔案管理的思考

1.進(jìn)一步完善高校人事檔案管理制度。

要規(guī)范高校的檔案管理,提升工作效率,作為高校首先要完善人事檔案管理制度。進(jìn)一步規(guī)范檔案調(diào)入與調(diào)出的流程,做好檔案查詢的登記工作。完善檔案室辦事的日常規(guī)定,改進(jìn)檔案室工作人員值班制度。

2.整理人事檔案,完善收集分類。

作為高校人事處,要重視人事檔案管理工作,首先要改進(jìn)工作方法,完善收集分類。人事檔案資料,是記錄員工的學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷的重要證明,學(xué)校要本著以人為本理念,對員工的人事進(jìn)行負(fù)責(zé)任,認(rèn)真審查員工的檔案資料,對于漏缺的資料要督促員工及時完善。對高校人事檔案,實行動態(tài)化管理,教師在工作期間的職稱、學(xué)歷、學(xué)位等發(fā)生變化,檔案也有進(jìn)行相應(yīng)的收集歸檔。例如某教師評上了高級經(jīng)濟(jì)師職稱,檔案室工作人員應(yīng)該主動聯(lián)系教師,提醒其將相應(yīng)資料歸檔。

3.轉(zhuǎn)變工作理念,增強(qiáng)服務(wù)意識。

在過去的理念中,高校人事部在教師心中是一個“管理部門”,人事部的工作人員就是大家的“領(lǐng)導(dǎo)”,作為檔案管理部門工作人員,在處理事情的時候,仍然按照傳統(tǒng)理念,整天擺著“冷酷”表情面對員工。這種工作理念已經(jīng)不能適應(yīng)人事制度的改革。作為人事檔案部門要轉(zhuǎn)變理念,實現(xiàn)從“管理者”到“服務(wù)者”的轉(zhuǎn)變。在平時的工作中,要增強(qiáng)自身的服務(wù)意識,對于教師關(guān)于檔案咨詢問題,要耐心解答。同時在學(xué)校網(wǎng)上開通人事檔案管理意見咨詢,歡迎教職員工積極提意見。人事檔案部門,始終要堅持全心全意為教職工服務(wù),以強(qiáng)烈的責(zé)任感與職業(yè)道德強(qiáng)化自身的工作。

4.明確分工,強(qiáng)化崗位意識。

在人事制度改革的推行下,高校人事部門要強(qiáng)化崗位意識,做好工作分工,提升工作效率。例如,在檔案管理方面,盡量避免同一個人負(fù)責(zé)所有檔案??梢詫⒈拘5臋n案工作分成四塊:首先,是檔案的調(diào)出、調(diào)入工作,工作人員要開好調(diào)檔函,對于新進(jìn)的檔案做好登記的工作。其次,檔案的整理、合檔工作,對于高校教職工的檔案出現(xiàn)新材料,要做好歸檔和登記。最后,檔案的咨詢與查詢工作等。

5.實現(xiàn)信息化管理。

在技術(shù)高速發(fā)展的今天,高校的人事檔案實現(xiàn)信息化管理是非常必要的。一方面,完善人事網(wǎng)站關(guān)于檔案咨詢的模塊功能,方便教職工了解自身檔案。另一方面,通過Q群、微信等將教職工檔案出現(xiàn)問題進(jìn)行共享,方便大家查詢并及時協(xié)助解決。在信息化管理下,教職工不僅可以隨時查詢到自己檔案,同時很方便了解更方面的信息??偟膩碚f,在人事制度改革背景下,高校人事檔案管理面臨著新的問題與挑戰(zhàn)。在新時期,人事檔案管理部門要進(jìn)一步完善各種制度,規(guī)范辦事流程,增強(qiáng)服務(wù)意識,強(qiáng)化崗位意識,以高度的責(zé)任感做好高校人事檔案管理工作。

作者:劉海燕 單位:張家口學(xué)院人事處