高校人事檔案管理思考(3篇)

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第一篇：新形勢下職業(yè)院校人事檔案管理發(fā)展策略

［摘要］在越來越激烈的人才競爭中，通過計算機(jī)技術(shù)進(jìn)一步地強(qiáng)化職業(yè)院校的人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率，不僅是今后職業(yè)院校人事檔案管理工作的重要發(fā)展態(tài)勢，也是國家建設(shè)信息化社會的需要。

［關(guān)鍵詞］新形勢；職業(yè)院校；人事檔案管理

隨著知識經(jīng)濟(jì)的不斷興起，教育事業(yè)也在不斷發(fā)展，職業(yè)院校承擔(dān)著為社會培養(yǎng)職業(yè)人才的重大責(zé)任。在新形勢下職業(yè)院校的檔案管理工作中，人事檔案管理是十分重要的組成部分，也是管理其他檔案的基礎(chǔ)。本文就當(dāng)前我國職業(yè)院校在人事檔案管理工作中存在的主要問題進(jìn)行闡述，并為此提出具有針對性的建議。

一、職業(yè)院校人事檔案管理中的問題

（一）管理人員對人事檔案不夠重視

人事檔案是個人信息的收集、整理、借閱等多種形式融為一體的檔案管理工作，但是在職業(yè)院校中我們發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作卻不受重視，忽略了檔案管理的技術(shù)性以及專業(yè)性，認(rèn)為人人都可以勝任檔案管理的工作，并沒有任何技術(shù)可言，所以沒有安排專業(yè)的人員去管理，這直接造成了工作人員只是對檔案進(jìn)行了簡單的保管，并沒有施展它應(yīng)有的作用。同時，信息化的檔案管理形式并沒有真正落實到職業(yè)院校中，一般是由手工完成，這種完成方式對于檔案的管理是極其不利的。

（二）人事檔案管理不夠規(guī)范，檔案內(nèi)容不夠完整

隨著人事制度的不斷改革與發(fā)展，很多職業(yè)院校開始引進(jìn)一些高學(xué)歷的人才，但是這類人才一般的檔案資料都是殘缺的，有的缺少學(xué)歷學(xué)位證書，有的缺少專業(yè)職稱材料，有的缺少年度考核資料等等。而部分單位因為人事的調(diào)動比較頻繁，這就直接導(dǎo)致了檔案沒有進(jìn)行及時管理，因此，人事檔案工作殘缺的現(xiàn)象十分嚴(yán)重。在過去的職業(yè)院校的檔案收集純屬是被動的，一般人事部門會把聘用的人才通過郵寄的方式派送檔案到學(xué)校，在派送的過程中就會出現(xiàn)執(zhí)行不嚴(yán)格或是移送不到位的情況，這就使得檔案的內(nèi)容不夠完整。

（三）人事檔案管理與人事管理存在脫節(jié)問題

在職業(yè)院校中，人事檔案管理與人事管理有著十分密切的關(guān)系。但是在當(dāng)今高速發(fā)展的社會中，人才的流動十分頻繁，擅自調(diào)離崗位的人才也越來越多。這些人員并沒有清晰的檔案資源和組織關(guān)系，這就使得轉(zhuǎn)讓工作變得異常煩瑣，在實際情況中，很多人會選擇直接建立新的檔案，這就造成了檔案的混亂。在職業(yè)院校的人事檔案管理中這種情況很多，如果人事檔案不能為師生提供一個良好的服務(wù)，那么檔案管理也就變得沒有任何價值。

二、新形勢下職業(yè)院校人事檔案管理發(fā)展的建議

（一）完善相關(guān)檔案資料整理

在新形勢下開展人事檔案的管理工作需要的是規(guī)范人事檔案的管理制度，將檔案管理更為標(biāo)準(zhǔn)化，這就要求管理人員對人事檔案實施更為簡單、協(xié)調(diào)、有序化的管理，從而提高檔案管理的效益。對于檔案的收集以及整理的相關(guān)行為要明確規(guī)范，務(wù)必保證檔案材料的真實性和有效性，并且要提高管理人員的崗位意識，對于所有的檔案資料都要同等重視。

（二）提高檔案管理者的水平、素質(zhì)

新形勢下的檔案管理工作不斷進(jìn)行變革，要求全面提高管理者的管理水平以及綜合素質(zhì)。要求管理人員要與時俱進(jìn)，改革創(chuàng)新，對于檔案的管理工作重新進(jìn)行全面的認(rèn)識，要充分認(rèn)識到正確管理方法的重要性。在實際的管理過程中，管理人員除了具備基本的專業(yè)知識外，還要具備很強(qiáng)的管理能力與整理資料的能力，并且要對計算機(jī)的使用有一定的能力。在做好最基本的收集與整理工作后，要對各個部門進(jìn)行監(jiān)督，這是職業(yè)院校對檔案真實性的需要。

（三）利用現(xiàn)代信息技術(shù)收集整理檔案

隨著信息化技術(shù)在職業(yè)院校的不斷使用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸退出歷史舞臺。運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行整理更加符合當(dāng)今社會的需要與發(fā)展。使用信息化技術(shù)可以提高工作的效率以及減少失誤，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)，公布一些非保密的檔案信息，這樣就可以提高檔案的利用率。使用信息化技術(shù)收集整理檔案，不僅是社會發(fā)展的需要，也是師生的共同需求。數(shù)字化技術(shù)所代表的是精細(xì)與精準(zhǔn)，能夠提高建設(shè)和完善人事檔案的數(shù)據(jù)庫效率，從而提高管理水平與效率。

（四）建立問題反饋機(jī)制

職業(yè)院校應(yīng)該建立專業(yè)的工作小組來對檔案進(jìn)行整理，通過把管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)的記錄，可以通過討論來提出具有針對性的建議，從而提高管理效率。在長期的管理過程中，要逐步地完善，從而形成一套完整的問題反饋機(jī)制。

綜上所述，隨著職業(yè)教育的不斷深化與發(fā)展，人事檔案越來越重要。加強(qiáng)對職業(yè)院校的人事檔案的管理工作是院校發(fā)展的必然要求，也是社會發(fā)展的需要。所以，我們必須不斷地運(yùn)用新型的技術(shù)對檔案進(jìn)行實時更新，采取最為合理的方式對人事檔案進(jìn)行管理，從而提高職業(yè)院校的人才隊伍建設(shè)，也在一定程度上提升了學(xué)校的教育水平，推動學(xué)校的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

［1］武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑［J］.中國行政管理，2013（6）.

［2］朱莉,張麟.高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑探討［J］.人力資源管理，2014（7）.

［3］李繼紅,于魯霞.加強(qiáng)高校人事檔案管理實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化［J］.蘭臺世界，2011（Z2）.

作者：韋艷 單位：貴州省六盤水職業(yè)技術(shù)學(xué)院

第二篇：高校人事檔案管理創(chuàng)新思路

[摘要]高校人事檔案管理是高校綜合管理的有機(jī)成分。然而，目前高校人事檔案管理存在著管理人員缺乏檔案意識、專業(yè)素養(yǎng)，檔案管理缺乏規(guī)范性、秩序性，管理方式和模式傳統(tǒng)而落后等問題。針對這些存在的問題，本文提出了四條解決問題的創(chuàng)新路徑：人事檔案管理電子信息化；人才培養(yǎng)體系科學(xué)合理化；檔案收集管理規(guī)范有序化；檔案管理模式創(chuàng)新多元化。這些創(chuàng)新路徑的提出對解決高校人事檔案管理存在的問題具有借鑒意義。

[關(guān)鍵詞]高校；人事檔案管理；創(chuàng)新路徑

1高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

高校人事檔案管理是高校管理的重要部分，一般涉及到高等院校的人才隊伍建設(shè)、教學(xué)資源建設(shè)、信息管理與制度建設(shè)等主要任務(wù)，是高校人員管理、調(diào)用、考評、統(tǒng)計的重要依據(jù)，是高校發(fā)展與改革的基礎(chǔ)，對促進(jìn)學(xué)校科學(xué)有序發(fā)展有及其重要的作用。隨著我國政治體制改革和高等人事制度改革的不斷深入，高校人事檔案管理顯得日益重要，改革的需求也迫在眉睫。然而，目前高校人事檔案管理存在著各種各樣的問題，如，從事高校人事檔案管理的工作人員缺乏檔案意識、缺乏專業(yè)素養(yǎng)，高校檔案管理缺乏資金設(shè)備，管理缺乏規(guī)范性、秩序性，管理方式和模式傳統(tǒng)而落后，缺乏靈活性等。高校人事檔案管理的現(xiàn)有模式已經(jīng)很難滿足當(dāng)前的需求了，因此，本文擬從以下幾個方面提出一些高校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑，希望對目前高校人事檔案管理存在問題的改進(jìn)有借鑒意義。

2高校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

2.1人才培養(yǎng)體系科學(xué)合理化

高校人事檔案管理人員素質(zhì)的高低是高效管理的保證。要從根本上解決目前高校人事檔案管理的各項問題，必須培養(yǎng)出素質(zhì)高、能力強(qiáng)、專業(yè)知識過硬的人才和儲備人才。首先，要嚴(yán)格規(guī)范高校人事檔案管理人員的檔案意識、法律意識。從事高校人事檔案管理人員要嚴(yán)格遵守人事檔案相關(guān)的法規(guī)、政策，健全民主法制觀念，不得以非法方式、方法利用高校人事檔案信息，還要注意保護(hù)好個人隱私，不得利用職務(wù)之便隨便透漏個人隱私信息。這是從事高校人事檔案管理的基本素質(zhì)。其次，注意培養(yǎng)高校人事檔案管理人員的信息整理和搜集能力。搜集人事檔案時要注意搜集范圍的廣泛性，檔案材料的連續(xù)性，檔案材料之間的聯(lián)系性；整理檔案材料時要注意材料信息的準(zhǔn)確性、真實性。最后，定期對高校人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提供最新的信息管理知識和技術(shù)、最新的檔案整理方法、最成熟的檔案管理體系供工作人員學(xué)習(xí)、借鑒，從而保證工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的不斷提高，高從而促進(jìn)高校人事檔案管理方法的日益成熟，高校綜合管理的日益完善。

2.2檔案收集管理規(guī)范有序化

目前，高校人事檔案管理存在著檔案收集管理不規(guī)范的問題，如，紙質(zhì)檔案大小不一，信息不全，“人檔不一”情況嚴(yán)重，檔案順序混亂，查詢困難，容易遺失等等。針對以上情況，高校人事檔案管理部門可以通過使檔案收集管理規(guī)范有序化來改善這類問題。首先，科學(xué)分類，編排有序。改革開放以來，我國大部分高校人事檔案管理由干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾砣藛T、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員等三類形式。因此，檔案管理人員應(yīng)以這三類為依據(jù)對人事檔案進(jìn)行編排、整理，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，達(dá)到完整、真實、精煉、實用的要求。其次，規(guī)范檔案收集管理要求，做到統(tǒng)一規(guī)范，科學(xué)管理。具體做到：明確人事檔案紙張大小，明確人事檔案各項順序，明確人事檔案編排規(guī)則，明確人事檔案的更新、修正原則，給定人事檔案規(guī)范樣本等供工作人員學(xué)習(xí)、借鑒。通過這兩個方法，可以有效地將人事檔案的管理引向更加規(guī)范化、有序化的道路，方便高校人事檔案的存儲、檢索和備案。

2.3人事檔案管理電子信息化

隨著信息化時代的來臨，大數(shù)據(jù)成為了時代的潮流和要求，舊有的高校人事檔案管理模式已經(jīng)難以滿足大數(shù)據(jù)時代的要求了。大數(shù)據(jù)時代背景下，信息總量變大，信息更新速度變快，信息傳播速度也快，這就要求高校人事檔案管理部門建立起一套完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。這種電子信息數(shù)據(jù)庫的操作要領(lǐng)在于更好地利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，通過數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對人事檔案信息管理與數(shù)據(jù)共享。該類電子信息數(shù)據(jù)庫對信息管理者、信息被管理者、信息使用者都非常方便。對于信息管理者來說，不用反復(fù)整理紙質(zhì)資料，信息錄入以后隨時可以更改、隨時可以更新、隨時可以檢索，信息儲存在電子信息庫中更減少了紙質(zhì)檔案的磨損、消耗，還可以減少信息傳播的速度，方便了不同部門之間信息的交接，大大提高了工作效率，減少了工作成本。對于被管理者和信息利用者來說，可以通過網(wǎng)上數(shù)據(jù)平臺申請信息更新，檢查信息完整性，查詢相關(guān)信息等，減少了更新信息、檢索信息的時間成本。人事檔案管理電子信息化既是大數(shù)據(jù)時代的客觀要求，也是提高人事檔案管理效率的必經(jīng)之路，更是高校綜合管理模式改革的題中之義。

2.4檔案管理模式創(chuàng)新多元化

高校人事檔案管理模式不斷改革、創(chuàng)新，以適應(yīng)日益變化的信息需求。但是，創(chuàng)新不意味胡亂創(chuàng)新，創(chuàng)新要在高校的管理傳統(tǒng)、管理風(fēng)格、管理需要的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，要制作出既尊重高校已有管理風(fēng)格又能有效提高管理效率的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新。創(chuàng)新，不是為了創(chuàng)新而創(chuàng)新，而是為提高高校人事檔案管理效率而創(chuàng)新。此外，要注意正確對待借鑒其他高校人事檔案管理模式和改善本校人事檔案管理模式之間的問題。借鑒不是照搬，借鑒不是抄襲，而是要結(jié)合自身的優(yōu)勢，用外校管理模式的優(yōu)勢彌補(bǔ)本校管理模式的劣勢，找到適合本校發(fā)展的檔案管理路徑，創(chuàng)造出多元的管理模式。因此，高校人事檔案管理要突破舊有模式、取得重大改革成效，必須具備多元管理模式理念，發(fā)揮創(chuàng)造性思維，尋找到適合本校的人事檔案管理方式。

[參考文獻(xiàn)]

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[3]韓淑華,曹健慧,劉超.對高校人事檔案管理的思考[J].河北科技師范學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版),2006(2).

作者：王文瑜 單位：西安音樂學(xué)院干部人事處

第三篇：高校知識型員工人事檔案管理改革問題分析

摘要：對高校知識型員工人事檔案管理改革出現(xiàn)的若干問題進(jìn)行了一定的思考與分析，以期高校知識型員工的檔案管理工作有一定的提高和發(fā)展，并提出了相應(yīng)的改革意見與建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；高等院校；知識型

隨著我國的社會由計劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟(jì)。人才的流動已經(jīng)成為了當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)市場上的不可改變的事實，當(dāng)前高校知識型員工人事檔案管理工作是高校需要注重的一項工作。為了能夠更好地發(fā)揮知識性員工為高校帶來更好的知識力量，以及創(chuàng)新型的教育工作等。對于高校檔案管理改革中出現(xiàn)的問題，需要對其進(jìn)行及時的解決。

1人事檔案工作存在的問題

我國人事檔案管理工作已經(jīng)發(fā)展很多年了，在這些年的發(fā)展中已經(jīng)總結(jié)了一定的經(jīng)驗。在高校中加強(qiáng)人事檔案管理工作是非常重要的。尤其是對高校的知識型員工，因為知識型員工能夠為高校的發(fā)展帶來很大的幫助。當(dāng)前人事檔案管理存在的問題包括，老套的規(guī)章制度不能夠適應(yīng)當(dāng)下的檔案管理情況、傳統(tǒng)的管理方法的約束、適應(yīng)能力不夠等。對于高校知識型員工認(rèn)識檔案管理出現(xiàn)的問題包括以下幾個方面。

1．1知識型員工人事檔案內(nèi)容質(zhì)量低

人事檔案其實是為了對個人的基本情況的真實記錄，而且檔案中是對知識型員工的介紹非常的全面，通過人事檔案，能夠使高校對知識型員工有更好的了解，通過分析員工的專項特長，對其進(jìn)行一定的任務(wù)分配。但是，現(xiàn)在很多高校處理的認(rèn)識檔案都非常的陳舊，記載知識型員工的都是過去的一些材料，不能及時的反映當(dāng)前員工的個人狀況，而且更新個人檔案的速度異常的慢，所以就造成了對于當(dāng)前知識型員工在檔案上，不能夠?qū)ζ溥M(jìn)行全面、客觀、完整的記錄反映；在知識型員工的個人檔案上最常見的就是材料更多放映員工的個人經(jīng)歷、家庭背景等。反映知識型員工個人的品質(zhì)、專業(yè)能力、創(chuàng)新力、心理素質(zhì)等非常的少見。高校很難從知識型員工的檔案里觀察到知識型員工的能力。

1．2“流動人員”檔案管理混亂，“棄檔”現(xiàn)象增多

眾所周知，我國當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)市場下，人才的流動十分的頻繁，很多高校為了留住知識型人才可謂煞費苦心，有的高校甚至?xí)龀隹垩褐R型員工的檔案這樣一種過分的留人手段，但是這種做法恰恰會使知識型員工產(chǎn)生抵觸情緒，并不能留住他們的心，反而造成了許多棄檔、死檔情況的出現(xiàn)。在市場經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下的中國當(dāng)下，人已經(jīng)從配給制下的計劃供給生活資源的“政治人”變成了現(xiàn)今改革開放政策下，經(jīng)濟(jì)發(fā)展浪潮洶涌的社會條件下的“流動人”。社會的一份子往往更具有獨立趨向，為了自身利益的最大化，追求個人的人生價值，為了實現(xiàn)自由全面的發(fā)展乃至推動整個社會的進(jìn)步，必然需要更廣闊的流動空間。中國現(xiàn)階段下的大跨越式發(fā)展更需要生產(chǎn)要素的不停流動，而人的流動性則是這一發(fā)展過程的必然結(jié)果。現(xiàn)階段關(guān)于“流動人”的人事檔案在管理過程中問題層出不窮，主要表現(xiàn)在兩個方面：①人與檔案脫節(jié)分離的情況普遍存在，原用人單位經(jīng)常扣留跳槽者的檔案，不允許轉(zhuǎn)移，致使出現(xiàn)了知識型員工出現(xiàn)在其他地方工作，而檔案卻依然處在原高校的單位上。②“棄檔”現(xiàn)象的普遍，根據(jù)一些市場服務(wù)中心調(diào)查得知當(dāng)前拋棄個人檔案，并且對其檔案的下落不為所動的人已經(jīng)超過了60多萬。

2高校人事檔案工作改革出現(xiàn)問題的原因

2．1高校領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案意識不強(qiáng)

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)者對檔案意識的淺薄，導(dǎo)致了整個高校重點發(fā)展的工作不在檔案管理改革上，使檔案管理的工作者不在乎這份工作，人事檔案管理出現(xiàn)的問題也就不斷的涌現(xiàn)出來。領(lǐng)導(dǎo)者的不重視為高校帶來的是知識型人事檔案管理的資金投入相應(yīng)的缺乏，使得檔案管理不能夠執(zhí)行的更好，這會嚴(yán)重的影響高校知識型員工檔案管理的改革，使其不能更好地改革下去。

2．2鑒定工作不到位

為了能夠更好地進(jìn)行檔案管理的改革，首先就要做好檔案的鑒定工作，鑒定工作人員一旦缺乏鑒定能力，使得員工的檔案內(nèi)容不具有真實性，導(dǎo)致了人事工作不能很好地進(jìn)行，高校選擇出的知識性員工沒有一定的能力，便不能更好地為高校學(xué)生做好教育方面的工作。當(dāng)前很多高校的檔案管理人員缺乏一定的素質(zhì)，其中之一就是管理人員的鑒定能力比較差，不能做好檔案管理工作。一些檔案管理者在接受檔案材料后，不會對其進(jìn)行認(rèn)真，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋z查與鑒定，當(dāng)檔案在被用到之時，出現(xiàn)一些問題后，才有意識到自身工作的不合格，但這個時候已經(jīng)不能夠解決問題了。高校的檔案管理者在起初接到檔案后就進(jìn)行認(rèn)真的鑒定，假的材料出現(xiàn)的概率會越來越少，還能夠使檔案管理改革做的更加出色。

3結(jié)束語

綜上所述，筆者首先通過了對高校知識型員工人事檔案工作存在的問題進(jìn)行了研究，分析出了高校檔案內(nèi)容的質(zhì)量非常的低，高校很難看出員工有很好的專業(yè)能力以及教育能力，影響了高校對知識型員工的選擇。還有對當(dāng)前的“棄檔”也進(jìn)行了分析，很多高校為了能夠留住員工做出了很過分的舉動，強(qiáng)制扣留知識型員工的檔案，要求員工不能轉(zhuǎn)向其他高校，這些都成為高校知識型員工的人事檔案管理工作的改革造成了一定困擾。最后文章對高校人事檔案工作改革出現(xiàn)問題的原因進(jìn)行了相應(yīng)的探討。包括高校領(lǐng)導(dǎo)和員工檔案意識的淺薄，檔案管理者的鑒定工作不到位等，領(lǐng)導(dǎo)者的不重視導(dǎo)致出現(xiàn)了檔案管理不斷的出現(xiàn)問題，檔案管理者鑒定工作不到位，出現(xiàn)了更多的假的材料混入檔案中。為了能夠使改革更加有效地進(jìn)行，我們需要高校領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對檔案管理的重視，提高檔案管理者鑒定能力，為高校知識型員工檔案管理工作的發(fā)展而努力。

［參考文獻(xiàn)］

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［3］王梨．重大自然災(zāi)害預(yù)警中存在的問題與對策研究［D］．湘潭：湘潭大學(xué)，2011．

作者：沈冰洲 單位：集寧師范學(xué)院