人事檔案管理的問題與改革措施

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摘要：人事檔案管理是企業(yè)、單位、學校等行政管理工作中一項重要而復雜的內容。但是，目前我國的人事檔案管理存在很多問題和管理誤區(qū)。因此，改革、創(chuàng)新現(xiàn)有的人事檔案管理模式十分必要。本文立足于人事檔案管理的現(xiàn)狀，分析了其中存在的管理問題，并提出了相應的解決措施，旨在為人事檔案管理的規(guī)范化、透明化和電子信息化建設提供借鑒。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；改革措施

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題

1.人事檔案管理理念與社會發(fā)展不適應。

檔案當事人無法知曉個人檔案中的內容，對個人檔案沒有知情權。人事檔案管理缺少有效的監(jiān)管機制，部分用人單位可以接觸檔案，在當事人不知情的情況下記錄不實內容，為當事人今后的工作和生活埋下隱患。社會的發(fā)展要求檔案管理要實現(xiàn)透明化，真正做到有檔可查，隨時可查。

2.人事檔案管理制度有待完善。

在國家檔案管理規(guī)定中，只有機關、國有企業(yè)和事業(yè)單位才有人事檔案管理的權利，而外資企業(yè)、合資企業(yè)和民營企業(yè)無法管理人事檔案，只能將人事檔案寄存在人才交流中心。這種管理規(guī)定已經無法適應社會的發(fā)展需要，而人事檔案管理一旦出現(xiàn)疏漏，對企業(yè)和員工都會造成很大的損失。

3.人事檔案管理方式落后。

當前我國的人事檔案管理主要采用手工管理的模式，這極大地制約了檔案管理的發(fā)展。雖然部分管理機構采用了計算機輔助管理，但是管理的方式也大多應用于目錄錄入中，沒有實現(xiàn)真正意義上的檔案管理，檔案管理效率依然較低。目前我國的檔案管理規(guī)定是檔案隨本人流動，而且檔案轉移的流程較為復雜。隨著社會的發(fā)展，人員跨區(qū)域的流動性不斷增強，檔案管理和人員流動之間的矛盾日益突出。部分單位為了防止人才流失，阻撓、干預檔案的轉移。因此，規(guī)范檔案管理制度迫在眉睫。

4.人事檔案管理的監(jiān)管機制缺失。

人事檔案材料的歸檔缺乏明確要求，檔案的歸檔和整理工作也相對粗糙。很多檔案袋中的紙張材質單薄，加之檔案保存時間較長，破損、變黃和蛀蟲的現(xiàn)象比較明顯。檔案材料的紙張大小不一，檔案的真實性和準確性無法得到保證。人事檔案管理過程中缺少必要的檢查和監(jiān)管機制，部分檔案材料凌亂，檔案管理的漏洞明顯，這為不法分子提供了可乘之機。由于缺少有效的檢查和監(jiān)管，檔案當事人材料更新的連續(xù)性無法得到保證，這對當事人的工作和發(fā)展帶來了難以估量的風險和損失，檔案材料的真實性和可信度也因此大打折扣。

二、人事檔案管理的改進措施

1.加強人事檔案管理的法制建設。

政府應推進人事檔案的立法工作，強化執(zhí)法力度。雖然目前我國已經出臺了一系列檔案管理規(guī)定，但是由于檔案涉及面廣，管理情況復雜，要做到真正意義上的有法可循、有法可依，任務仍然非常艱巨。而且，現(xiàn)有的法律法規(guī)要求比較籠統(tǒng)。因此，相關部門必須加強人事檔案管理的法制建設，強化人事檔案行政執(zhí)法的主體建設。

2.建立人事檔案管理監(jiān)督和檢查機制。

人事檔案管理的監(jiān)督和檢查機制尚未建立。當前，人事檔案的管理水平參差不齊，部分管理機構不重視，管理人員不作為，人事檔案更新不及時等現(xiàn)象屢見不鮮。因此，建立健全的人事檔案管理監(jiān)督和檢查機制勢在必行。有管理責任的機構和單位，應建立相應的考核和管理指標，從軟件和硬件上評估，不斷完善檔案管理的方式、方法，使檔案管理的時效性和真實性得到保障，從而在根本上維護檔案所有人的合法權益。關于人事檔案的檢查和監(jiān)管機制，有關人員不僅要從宏觀上把控，還要在微觀上進行管理，即檢查檔案材料的真實性和合法性。無論是當事人自己填寫，還是單位填寫材料，都要做到公開、透明，確保材料信息的真實性和評估的客觀性。

3.加快人事檔案管理的電子化進程。

科技的發(fā)展使人們的生活和辦公更加智能和便捷，其不斷改變著我們的思維方式與學習習慣。人事檔案管理工作因此也迎來了發(fā)展機遇，無紙化、電子信息化將成為其未來發(fā)展的必然趨勢。在西方發(fā)達國家，每個人都擁有屬于自己的電子檔案，當事人和企業(yè)單位可以隨時隨地快捷查詢，這種方法非常值得我們學習、借鑒。應用特殊載體進行電子檔案的存儲和管理，不僅效率高，成本也將大幅度降低。應用現(xiàn)代化管理手段對人事檔案進行管理，是社會發(fā)展的必然要求，其通過數(shù)字化、網絡化的技術手段，建立標準化和統(tǒng)一化的人事檔案管理制度，為企業(yè)和個人提供服務。人事檔案管理在新的社會環(huán)境下面臨著諸多挑戰(zhàn)，創(chuàng)新人事檔案管理方式，提高檔案管理水平，構建檔案管理監(jiān)督和檢查機制，是時代賦予的全新課題?，F(xiàn)代人事檔案管理應該立足于社會需求，應用數(shù)字化信息系統(tǒng)，建立全面、真實、可靠的檔案管理制度。

參考文獻：

[1]王英偉，周艷.人事檔案管理改革若干問題的思考[J].檔案學通訊，2007（1）：12-15.

[2]全平東.人事檔案管理體制改革思考[J].常州工程職業(yè)技術學院學報，2004（4）：77-80.

作者：董蘭峰 單位：淄博市勞動就業(yè)辦公室