高校干部人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

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摘要：高校干部的人事檔案管理工作屬于高校人事檔案管理工作的一部分，對(duì)高校的行政管理工作會(huì)產(chǎn)生廣泛而深刻的影響。高校干部的人事檔案是選拔應(yīng)聘、晉升和考核的依據(jù)，必須加以重視。當(dāng)前，我國(guó)高校干部的人事檔案管理工作存在著一些問(wèn)題，這些問(wèn)題亟待解決和改善。高校必須在各個(gè)層面主動(dòng)進(jìn)行宣傳、嚴(yán)格執(zhí)行考核和獎(jiǎng)懲制度，提升檔案管理的信息化程度，不斷地提升高校的人事檔案管理工作的能力，改變工作模式和開(kāi)拓服務(wù)的新局面。

關(guān)鍵詞：高校；干部人事；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

社會(huì)不斷發(fā)展，信息化時(shí)代逐漸來(lái)臨，目前我國(guó)干部人事檔案改革工作正在不斷進(jìn)行中，在高校各項(xiàng)管理中，干部人事檔案管理屬于非常重要，數(shù)據(jù)量較大的工作。通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)目前高校干部人事檔案管理過(guò)程中，還存在許許多多的問(wèn)題，影響著其整體管理水平?；谶@一問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)高校干部人事檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題及解決方案的研究具有十分積極的意義，可以更好、更科學(xué)的管理人事檔案，這對(duì)于高校建設(shè)也十分必要。

一、高校干部人事檔案管理內(nèi)容和重要性分析

1.內(nèi)容高校干部人事檔案的服務(wù)內(nèi)容主要有三個(gè)方面：第一，干部人事檔案收集服務(wù)。在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候，需要按照一定的規(guī)范要求和規(guī)定好的接收制度，把分散的材料檔案進(jìn)行集中，并且在相關(guān)的檔案館或檔案室進(jìn)行檔案管理工作，收集的目的就是能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、全面地對(duì)高校干部人事檔案進(jìn)行有規(guī)范的收集整理。第二，干部人事檔案保管服務(wù)。保管服務(wù)簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是對(duì)收集的檔案或者檔案材料進(jìn)行妥善安置，并且要保證它的安全性、保密性。另外，在檔案的集中庫(kù)房進(jìn)行保管的時(shí)候，進(jìn)行編號(hào)登記，整個(gè)存放的環(huán)境要求也是非常嚴(yán)格的，要保證它的衛(wèi)生、溫度、濕度達(dá)到相應(yīng)的要求。第三，干部人事檔案查借閱服務(wù)。在進(jìn)行檔案查借閱的時(shí)候，需要有正當(dāng)?shù)睦碛?，然后提出申?qǐng)，檔案管理部門同意之后，給申請(qǐng)個(gè)人或者團(tuán)體提供相應(yīng)的檔案，然后進(jìn)行借閱、拷貝或者復(fù)制。

2.重要性完善高校干部人事檔案管理工作，對(duì)高校和干部而言都具有重大的意義。首先，這項(xiàng)工作為干部查閱和使用檔案提供便利，穩(wěn)定有序的檔案管理工作也使得干部更加放心，增加對(duì)高校行政工作的滿意度和信賴感。更重要的是，這可以使得高校干部處理職業(yè)晉升、工作考核等相關(guān)事務(wù)時(shí)更加高效率，促進(jìn)他們的職業(yè)發(fā)展。其次，對(duì)于高校而言，這既是學(xué)校工作的職責(zé)所在，又是學(xué)校管理水平提高的重要途徑。高校是干部的任職單位，理應(yīng)承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)，管理好自己?jiǎn)T工的人事檔案，提供針對(duì)性的保障措施，從而更好地為學(xué)校的人才提供更好的服務(wù)。高校干部人事檔案管理工作的完善，可以使高校行政處理環(huán)節(jié)更加的流暢，為高校其他活動(dòng)的開(kāi)展和進(jìn)行創(chuàng)造了有利的條件，從而提高學(xué)校的管理水平。

二、高校干部人事檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題

1.對(duì)人事檔案管理重視程度不足目前，很多高校的領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為人事檔案沒(méi)有那么重要，它只是個(gè)人行為的記錄，也很少會(huì)有部門會(huì)檢查檔案的相關(guān)工作。在平時(shí)高校領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有對(duì)人事檔案的管理產(chǎn)生足夠的重視，在資金投入、人員配備和設(shè)備投放方面都存在著不足之處，沒(méi)有及時(shí)地反映和解決相關(guān)的問(wèn)題。隨著高校人才數(shù)目的增長(zhǎng)，人事檔案的管理工作需要更多的投入資金和先進(jìn)的設(shè)備。另外，高校干部因?yàn)闆](méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，不認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案填寫規(guī)范，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)改正檔案的情況。更有甚者，一些為了自己的晉升機(jī)會(huì)，對(duì)自己的檔案弄虛作假，虛假填寫，給高校的檔案管理工作帶來(lái)了諸多麻煩。人事檔案的不真實(shí)，不僅阻礙了相應(yīng)的工作進(jìn)程，也會(huì)破壞其公平與正義。還有一些高校干部在工作之后的一段時(shí)間，還沒(méi)有把自己的人事檔案轉(zhuǎn)移到現(xiàn)單位，人事檔案處于空白的位置。

2.干部人事檔案管理規(guī)范性不足第一，高校的檔案管理在材料的收集過(guò)程中沒(méi)有遵循一定的制度和規(guī)范，日常的工作處于比較隨意和放松的狀態(tài)。高校干部的人事檔案的重要性不言而喻，檔案資料的收集過(guò)程必須確保檔案的真實(shí)和完整，以體現(xiàn)高校行政工作的專業(yè)服務(wù)態(tài)度和工作的嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。但高校未能認(rèn)真依照國(guó)家的檔案管理制度來(lái)收集有關(guān)材料，很多行為存在不規(guī)范之處，這對(duì)人事檔案的管理工作帶來(lái)了不必要的麻煩。另外，很多高校的有關(guān)人員在給干部寫評(píng)語(yǔ)時(shí)，出于各種現(xiàn)實(shí)的因素，說(shuō)出來(lái)的大多都是官方話，缺乏真實(shí)性，沒(méi)有真實(shí)反映高校干部平時(shí)工作的狀況。因此，其他部門和人員也就很難全面地了解到高校干部的真正情況。第二，高校干部人事檔案管理的信息化程度較低。當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，教育部門的行政管理工作也應(yīng)該緊跟時(shí)展的潮流，辦公的方式方法也要有所變動(dòng)。大部分高校干部人事檔案資料的工作環(huán)節(jié)仍然是采用傳統(tǒng)的手工方式，整個(gè)過(guò)程是比較耗費(fèi)時(shí)間的，而且效率非常低。有些學(xué)校根據(jù)信息化的發(fā)展建立了相關(guān)的信息管理系統(tǒng)，但是仍然是應(yīng)用在一些比較簡(jiǎn)單的信息錄入和檢索工作上面，在查閱檔案等方面仍然是采取傳統(tǒng)手工方式，沒(méi)有把電子化閱檔提上工作流程，無(wú)紙化的發(fā)展模式還是一片空白，信息化水平比較低?？偟貋?lái)看，由于高校缺乏對(duì)干部人事檔案管理的關(guān)注，信息化辦公的程度較低，很多人事檔案管理的材料沒(méi)有利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行統(tǒng)一和更新，使得人事檔案管理工作效率較低。

3.干部人事檔案管理人員專業(yè)性不足聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻。各行各業(yè)都需要配備專業(yè)的人才，才能夠促進(jìn)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前很多高校的干部人事檔案工作一般都沒(méi)有配備專業(yè)的檔案管理人員，大多都是由行政管理人員或者輔導(dǎo)員兼任。高校干部的人事檔案管理工作具有特殊性，它有著自己的要求和規(guī)范，需要有這領(lǐng)域知識(shí)的人員參與其中。而行政人員或者輔導(dǎo)員并不是檔案管理的專業(yè)人員，很容易出現(xiàn)操作不規(guī)范、憑借個(gè)人主觀感覺(jué)和創(chuàng)新能力不足的情況，給高校干部的人事檔案管理造成諸多問(wèn)題，造成檔案資料的不真實(shí)和不完整或者有關(guān)材料的丟失現(xiàn)象。普通人員在人事檔案的管理過(guò)程中，由于不清楚相關(guān)操作的規(guī)范和原則和沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，就會(huì)比較隨意和懈怠，按照自己的主觀意志發(fā)揮。不專業(yè)的工作方式使得人事檔案的管理模式變得落后，沒(méi)有發(fā)揮出本身應(yīng)有的價(jià)值。

4.檔案信息更新速度慢高校干部自身的特點(diǎn)是有很多到外深造訪學(xué)的機(jī)會(huì)，那他們的檔案內(nèi)容是非常豐富的，而且每一年的內(nèi)容都在增加，這時(shí)候?qū)λ麄冞M(jìn)行考核的時(shí)候，檔案的作用也越來(lái)越凸顯。干部人事檔案材料收集歸檔的要求是在材料形成的時(shí)候，從那一天開(kāi)始的一個(gè)月之內(nèi)按照相關(guān)的要求送到檔案管理部門進(jìn)行歸檔，但是在實(shí)際操作里，應(yīng)該進(jìn)行歸檔的材料是比較多的，有些材料沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行歸檔，慢慢地被積壓了起來(lái)，導(dǎo)致檔案信息的更新速度比較慢，沒(méi)有跟上后續(xù)的考察考核工作，甚至有時(shí)候還出現(xiàn)缺失和遺失材料的情況。學(xué)校需要對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，但是在對(duì)材料進(jìn)行歸檔的時(shí)候制定的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致一些重要的學(xué)籍材料沒(méi)有及時(shí)的入檔。一些高校在對(duì)學(xué)位的材料進(jìn)行歸檔時(shí)，對(duì)于學(xué)位的具體情況沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和判斷要求，那么也容易出現(xiàn)歸檔不及時(shí)的情況。在歸檔過(guò)程中還容易出現(xiàn)黨員轉(zhuǎn)正材料缺失的問(wèn)題，這是因?yàn)橐恍h支部在黨員轉(zhuǎn)正后沒(méi)有及時(shí)將入黨志愿書等材料上交到檔案管理部門，導(dǎo)致他們的材料遺漏或缺失。

三、加強(qiáng)高校干部人事檔案管理的建議

1.從思想意識(shí)出發(fā)，建立完善的管理制度高校需要加強(qiáng)宣傳，從多個(gè)角度來(lái)深化廣大職工對(duì)于干部人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，破除舊有的根深蒂固的不正確觀念，強(qiáng)化參與人事檔案管理工作的積極性和自覺(jué)性。第一，高?？梢耘e辦各種講座、會(huì)議和開(kāi)展培訓(xùn)，不斷地增強(qiáng)當(dāng)前從事高校干部人事檔案管理工作人員的專業(yè)性和規(guī)范性。同時(shí)保證各辦公室、教職工和各部門在干部人事檔案管理工作的過(guò)程中認(rèn)識(shí)到它的重要意義，并以嚴(yán)謹(jǐn)和認(rèn)真的態(tài)度積極配合；第二，高校要制定相應(yīng)的考核和獎(jiǎng)懲制度。除了在意識(shí)層面加大宣傳力度，還需要建立完善的考核和獎(jiǎng)懲制度。在高校干部人事檔案的管理過(guò)程中，在不同的階段要組織相應(yīng)的考核，根據(jù)考核的情況給予獎(jiǎng)勵(lì)或者實(shí)施懲罰。如果有工作人員不按時(shí)按量完成檔案管理工作或者因?yàn)樽约旱腻e(cuò)誤導(dǎo)致出現(xiàn)失誤，那么就要給予一定的懲罰。如果保質(zhì)保量地完成工作，提高了人事檔案管理的效率，就要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)懲和考核制度的強(qiáng)化，可以增加相關(guān)人員的工作積極性。

2.不斷提高高校干部人事檔案材料質(zhì)量在高校干部人事檔案管理工作深化的進(jìn)程中，提高人事檔案材料的質(zhì)量是非常關(guān)鍵的一環(huán)，會(huì)對(duì)高校和干部產(chǎn)生廣泛和深刻的影響。第一，高校要增加檔案收集的強(qiáng)度與力度。檔案的收集要盡力保證和干部的實(shí)際情況同步。以往都是一個(gè)學(xué)期或者一個(gè)學(xué)年收集和統(tǒng)計(jì)干部的人事檔案信息，這樣不利于實(shí)時(shí)了解高校干部現(xiàn)在的工作情況和綜合素質(zhì)。因此，現(xiàn)在必須更新收集的頻率，改為每周或者每月一次。加大統(tǒng)計(jì)力度，確保檔案收集材料能夠?qū)崟r(shí)反映高校干部的目前狀況，以方便相關(guān)工作的開(kāi)展。第二，改變工作模式。以往人事檔案的管理都需要上級(jí)或者有關(guān)部門通知或者催討了才開(kāi)始準(zhǔn)備，處于一種被動(dòng)工作的狀態(tài)，不僅容易造成工作狀態(tài)的慌亂和緊張，也會(huì)使得人事檔案資料收集的不完整。因此，高校必須自覺(jué)和主動(dòng)地進(jìn)行人事檔案的管理工作，及時(shí)登記和定期核對(duì)。讓人事檔案的收集成為一種常態(tài)化和固定化的工作，形成良好的人事檔案管理的工作習(xí)慣。第三，提升收集材料的精確度。在對(duì)材料進(jìn)行歸檔的時(shí)候，存在有些材料的信息前后記載不一致的、不真實(shí)的情況，如在年齡、學(xué)歷等方面有著弄虛作假。如果檔案管理人員歸檔不嚴(yán)格的話，那么很容易遺漏這樣的問(wèn)題。另外，材料的填寫是有一定的規(guī)范要求的，如干部的履歷表，那么在填寫檔案的時(shí)候，管理人員也要進(jìn)行再次的審核，及時(shí)找到材料中存在的問(wèn)題，把這些存在的問(wèn)題及時(shí)解決，避免在日后造成不可彌補(bǔ)的歷史遺留問(wèn)題。在干部的人事檔案管理工作中最為重要的一點(diǎn)就是確保材料的真實(shí)性，為此必須定期以嚴(yán)格的要求對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，提高收集材料的精確度。

3.加快干部人事檔案信息化管理進(jìn)程信息化時(shí)代的來(lái)臨，為高校的干部人事檔案管理工作提供了便利，高校必須抓住這個(gè)機(jī)會(huì)提升自己的管理水平。首先，高?？梢允褂枚喾N現(xiàn)代化的機(jī)器設(shè)備來(lái)幫助處理干部人事檔案的管理工作。例如，利用掃描儀、打印機(jī)和計(jì)算機(jī)等，提升檔案管理的信息化程度來(lái)加快辦事的效率。通過(guò)這些機(jī)器設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案的電子化程度，在多個(gè)平臺(tái)上都能查閱或者調(diào)閱檔案信息。其次，建立干部人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)。提升人事檔案管理工作的信息化程度，使得高校干部的人事檔案查看、傳遞和借閱工作更加便利。最后，強(qiáng)化人事檔案管理系統(tǒng)的安全性?？萍际且话央p刃劍，一些不法分子可能會(huì)利用信息化的技術(shù)手段破壞人事檔案的完整性和真實(shí)性。高校必須建立更加穩(wěn)定和安全的信息系統(tǒng)，保證干部的人事檔案不被隨意破壞。

4.靈活安排檔案收集方式高校干部人事檔案收集服務(wù)是重要的一項(xiàng)內(nèi)容，在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候，需要按照一定的規(guī)范要求和規(guī)定好的接收制度，把分散的材料檔案進(jìn)行集中，并且在相關(guān)的檔案館或者檔案室進(jìn)行檔案管理工作，收集的目的就是能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、全面地對(duì)高校干部人事檔案進(jìn)行有規(guī)范的收集整理。在進(jìn)行實(shí)際操作的時(shí)候可以采用多種方式進(jìn)行收集，如定時(shí)收集、定向收集等方式，可以靈活地安排收集方式。在收集過(guò)程中及時(shí)查缺補(bǔ)漏是非常重要的，因?yàn)橛行n案存在遺漏的情況，那么就要根據(jù)記錄的情況進(jìn)行及時(shí)跟蹤，再次收集。如果檔案不完整的話，那么很有可能留下不可彌補(bǔ)的歷史遺留問(wèn)題，對(duì)日后的工作生活造成影響。在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候，會(huì)遇到一些小規(guī)模的變動(dòng)，如干部的職稱評(píng)定、晉升等情況，那么可以采取專人對(duì)接的方式進(jìn)行收集，準(zhǔn)確地掌握材料變化的情況。

四、結(jié)語(yǔ)

高校干部的人事檔案管理工作對(duì)于高校的自身工作以及干部都具有非常重要的影響，必須從各個(gè)方面都加以重視。當(dāng)前，我國(guó)高校由于各種現(xiàn)實(shí)的因素，干部的人事檔案管理工作存在著諸多問(wèn)題。例如，缺乏對(duì)于人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)和信息化程度較低。高校需要從多個(gè)層面尋找科學(xué)、合理的解決方法，并不斷提升自己的行政管理水平。高校需要在意識(shí)層面入手，讓廣大教職工認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理工作的重要性，并且還要積極運(yùn)用信息化設(shè)備，不斷提高人事檔案管理的效率。

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作者：呼俊迪 單位：西安醫(yī)學(xué)院