高校機要文件管理工作探思

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【摘要】機要文件管理工作是機要干部的重要工作內(nèi)容之一。文章結(jié)合工作實際和平時積累的文件管理經(jīng)驗對新時期如何加強高校機要文件管理工作進行思考。

【關(guān)鍵詞】高校；機要文件管理；思考機要

文件是高校傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、部署學(xué)校各項工作的重要依據(jù)，如果因管理不慎造成機要文件丟失或涉密信息泄露，將會使國家安全和利益遭受損害。對高校而言，做好機要文件管理工作，確保機要文件安全高效流轉(zhuǎn)，有利于發(fā)揮機要文件的指導(dǎo)作用，提高學(xué)校工作效率，對各項工作的順利開展具有十分重要的意義。在新的歷史條件下，如何進一步加強高校機要文件的管理是值得深入研究、探討、總結(jié)及不斷改進的問題。筆者立足所在的工作崗位，結(jié)合所在高校的實際情況，談一下進一步加強機要文件管理的思路。

一、對黨忠誠、履職盡責(zé)是做好工作的基礎(chǔ)

高校收到的機要文件來自很多個發(fā)文機關(guān)，既有來自黨中央、國務(wù)院的文件，又有省委、省政府的文件，還有省直主管部門文件等。機要干部每天首先要對收到的機要文件規(guī)范有序地登記、編號、分類、整理，然后按照文件密級、傳達(dá)范圍、輕重緩急程度快速流轉(zhuǎn)，對領(lǐng)導(dǎo)批示意見第一時間傳達(dá)到相關(guān)部門，最后傳閱或辦理完成后將文件整理歸檔或清退?？此坪唵危协h(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，容不得絲毫懈怠。對黨忠誠是對機要干部的根本要求，是做好機要文件管理工作的根本出發(fā)點。對機要文件管理工作履職盡責(zé)確保黨和國家秘密的安全，就是對黨絕對忠誠的直接體現(xiàn)。作為一名機要干部，應(yīng)該以機要工作為榮，干一行、愛一行、鉆一行，努力成為機要文件管理的行家里手、黨的保密事業(yè)的忠誠衛(wèi)士。從近幾年的情況看，高校每年接收的機要文件達(dá)幾千份之多，機要干部每天面對大量文件、資料，每一份文件的常規(guī)流轉(zhuǎn)過程都需要經(jīng)過簽收、登記、呈批和傳閱、清退、銷毀或歸檔等多個環(huán)節(jié)，如果沒有強烈的責(zé)任意識，很容易在工作中出現(xiàn)失誤，一個很小的失誤可能影響國家秘密的安全，給相關(guān)保密工作帶來很大的被動。因此，機要干部不僅要有堅定的理想信念，還要時刻保持如履薄冰的警醒意識和高度的責(zé)任意識，要從大局出發(fā)，腳踏實地、精益求精、恪盡職守，把工作做細(xì)做實，在服務(wù)學(xué)校發(fā)展的大局中，當(dāng)一顆讓領(lǐng)導(dǎo)放心的“螺絲釘”。

二、建章立制且重在落實是做好工作的保障

工作制度是行動的準(zhǔn)則，機要文件管理工作的每一個環(huán)節(jié)都需要行之有效的管理制度約束。制度要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，有利于機要文件管理人員遵照制度和程序落實工作要求，避免文件管理過程中出現(xiàn)差錯。新時期，高校需要根據(jù)上級部門的保密要求并結(jié)合工作實際，進一步建立完善的機要文件管理規(guī)章制度。通過建章立制，做到文件傳閱辦理規(guī)范、借閱規(guī)范、存放規(guī)范等，把工作落實到文件處理時涉及的各個環(huán)節(jié)上，使各項工作責(zé)任明確，規(guī)范有序，安全保密。具體來說，要建立健全以下制度：

（一）簽收和登記制度。筆者所在高校的機要文件主要來自以下三種途徑：一是上級部門通過郵局機要方式傳遞來的機要文件；二是機要干部從省委省政府和教育廳（教育工委）領(lǐng)取的機要文件；三是通過政務(wù)專網(wǎng)或其他收文平臺收到的機要文件。文件簽收時應(yīng)該認(rèn)真檢查確認(rèn)密封條完好無損，無啟封痕跡，然后認(rèn)真核對投遞通知單上的文件數(shù)量、機要號碼與實際收到的文件是否相符，確認(rèn)無誤后方能進行簽收。簽收完畢后，在收文登記表中詳細(xì)記錄發(fā)文單位、收文時間、文件標(biāo)題、編號、份數(shù)、密級及緊急程度等相關(guān)信息。

（二）傳閱、辦理制度。文件傳辦要嚴(yán)格按照上級規(guī)定范圍進行，并嚴(yán)格履行登記、簽收手續(xù)，做到準(zhǔn)確無誤。橫傳容易造成文件丟失的情況，所以機要文件在傳閱過程中嚴(yán)禁橫傳。

（三）借閱制度。借閱文件要嚴(yán)格履行文件借閱手續(xù)，對借閱的涉密文件不得私自摘抄或復(fù)印，不允許轉(zhuǎn)借。

（四）復(fù)印制度。特殊情況需要對文件復(fù)印的，要經(jīng)上級保密部門同意，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，復(fù)制的文件要登記并嚴(yán)格控制發(fā)放范圍和份數(shù)，并視同正式文件予以管理。

（五）清退、銷毀以及歸檔制度。機要干部需要定期對文件進行清點、整理，根據(jù)上級部門相關(guān)要求，及時清退；不需要清退的文件，每年定期轉(zhuǎn)交學(xué)校檔案館存檔。對于不需要清退，且無保存價值的內(nèi)部刊物、資料等經(jīng)清點登記后交由保密局銷毀中心進行統(tǒng)一銷毀，并對銷毀記錄長期保存?zhèn)洳?。機要干部要率先垂范，嚴(yán)格執(zhí)行機要文件管理相關(guān)制度，工作中不因事急而盲目打亂辦理程序，不因人情而隨意降低保密標(biāo)準(zhǔn)，通過制度約束事半功倍地促進機要文件管理工作順利開展。

三、嚴(yán)格程序、靈活處理是高效運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵

為了提高文件流轉(zhuǎn)效率，使機要文件中的精神以最快的速度貫徹落實，需要機要干部不斷創(chuàng)新工作方式，積極探索文件處理規(guī)律，按照“嚴(yán)格程序、靈活處理”的原則，做到以下四點：一是合理分類。文件經(jīng)辦公室主任提出擬辦意見后，將供學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)“閱批”和“閱悉”的文件，按輕重緩急程度，分類放入不同顏色的文件夾。對于不是很著急的文件放入藍(lán)色文件夾，對于需急辦的文件一般放入紅色文件夾，標(biāo)注“急辦”標(biāo)識，并放置在所有文件夾的最上面，這樣領(lǐng)導(dǎo)批閱文件時，能第一時間對緊急文件進行閱批。二是按順序傳閱。文件傳閱是文件精神上傳下達(dá)的重要一步，領(lǐng)導(dǎo)批示是領(lǐng)導(dǎo)部署工作、安排任務(wù)、下達(dá)指示的重要載體，是領(lǐng)導(dǎo)意志的集中體現(xiàn)，同領(lǐng)導(dǎo)講話一樣具有較強的政治思想性和業(yè)務(wù)指導(dǎo)性，所以無論需要“閱悉”還是需要“閱批”的文件，一般均應(yīng)按照職務(wù)從高到低，即按照先傳給學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)、再傳給學(xué)校其他領(lǐng)導(dǎo)、最后傳給相關(guān)部門的順序送簽。三是急件急辦、靈活處理。對于緊急的文件要合理安排傳閱者的先后順序，以不耽誤公文的有效性為前提，靈活處理。對一些由機要干部去發(fā)文機關(guān)“特提”的電報或絕密件、機密件，應(yīng)隨到隨傳，當(dāng)面呈給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)閱示。如果需要相關(guān)業(yè)務(wù)部門學(xué)習(xí)或辦理的急件，則需要通知部門負(fù)責(zé)人來機要室閱文，保證機要文件時刻處在掌控之中。對于文件份數(shù)少、傳閱領(lǐng)導(dǎo)多、需多部門協(xié)同辦理且需要閱辦完成后盡快退回發(fā)文機關(guān)的文件，在征求領(lǐng)導(dǎo)同意后可采取先辦理、后傳閱，先主辦、后協(xié)辦的方式處理，以便及時發(fā)揮機要文件的時效性，使文件精神第一時間得到貫徹執(zhí)行。四是及時傳達(dá)和反饋。在文件傳閱過程中，對領(lǐng)導(dǎo)交代的相關(guān)事項要及時傳達(dá)給相關(guān)部門，對需要由機要干部落實的事項要及時辦理并向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理結(jié)果，切實做到“件件有回音，事事有著落”。文件流轉(zhuǎn)過程中，有幾個需要注意的問題：一是要注意經(jīng)常核對閱文登記本，確保準(zhǔn)確掌控文件流轉(zhuǎn)過程；二是收回涉密文件時要仔細(xì)檢查清點，檢查有沒有缺頁漏頁，釘子有沒有被撬開復(fù)印的痕跡；三是及時催閱與催退，既能提高文件流轉(zhuǎn)效率，又能避免發(fā)生文件因長時間放在其他部門而丟失的現(xiàn)象；四是嚴(yán)格按照閱文規(guī)定，控制閱文范圍。

四、強化服務(wù)、精細(xì)管理是做好工作的有力支撐

機要文件管理程序繁瑣，環(huán)節(jié)復(fù)雜，所以在工作過程中培養(yǎng)自我的主動服務(wù)意識，不斷提高服務(wù)水平，顯得非常重要。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)、為基層服務(wù)，要竭盡所能將文件流轉(zhuǎn)過程中的每一個細(xì)節(jié)處理好。“四勤”工作法對機要干部強化主動服務(wù)意識，提升服務(wù)水平非常適用。一是“腦勤”。要熟悉領(lǐng)導(dǎo)每日的工作安排和閱文規(guī)律，合理安排送文和收文時間，一般在領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)辦公室前把文件放在辦公桌上，在領(lǐng)導(dǎo)下班前盡快把文件收回，盡量少打擾領(lǐng)導(dǎo)的工作思路；另外還要時刻牢記各位校領(lǐng)導(dǎo)工作分工、分管部門和所聯(lián)系的院部，便于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對文件進行精準(zhǔn)批轉(zhuǎn)。二是“手勤”。堅持把文件根據(jù)輕重緩急程度分類放置，以便領(lǐng)導(dǎo)在閱文時首先對重要文件進行批示。對文件流轉(zhuǎn)過程中的特殊情況隨時動手記錄，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進工作方法。三是“腿勤”。對文件要堅持做到每日三到四次傳閱，對于緊急文件在傳辦過程中要見縫插針地傳閱，哪個領(lǐng)導(dǎo)有空就先給哪個領(lǐng)導(dǎo)閱示，盡量縮短流轉(zhuǎn)時間。有些看似與學(xué)校工作關(guān)系不大的文件可能恰恰是領(lǐng)導(dǎo)急切關(guān)注的文件，所以不能積壓文件，要根據(jù)辦公室主任批示意見，及時傳閱。四是“嘴勤”。為了協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)更精確地簽署批辦意見，需要牢記文件要求，在領(lǐng)導(dǎo)簽署意見時及時給予提醒。有些需要指定相關(guān)部門落實的文件，由于領(lǐng)導(dǎo)看文件比較倉促，當(dāng)作閱知文件，只簽署閱文時間，未寫批示，要提醒校領(lǐng)導(dǎo)寫出批示，及時傳給相關(guān)部門辦理；在給相關(guān)部門傳文件時，要把文件時限要求明確告知部門領(lǐng)導(dǎo)，以便合理安排辦理時間。機要文件管理工作的每一個細(xì)節(jié)，都體現(xiàn)著服務(wù)水平和質(zhì)量。在信息高速發(fā)展的新形勢下，機要文件管理工作比以前情況更復(fù)雜、要求更細(xì)致。機要干部需要認(rèn)清形勢，解放思想，更新觀念，不斷加強對政策法規(guī)和業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，提升自己的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能，以強烈的責(zé)任意識和精益求精的工作態(tài)度做好機要文件的管理工作，使機要文件管理工作在高校又好又快發(fā)展中發(fā)揮積極作用。

五、結(jié)語

鑒于不同高校之間的差異性和多樣性，機要干部在機要文件管理的具體操作中，需要結(jié)合本校的相關(guān)制度規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，對具體問題進行具體分析，不斷從日常的工作中積累經(jīng)驗，以精益求精的細(xì)節(jié)管理理念不斷改進機要文件管理方式和工作方法，求真務(wù)實地做好機要文件管理工作，提升辦公室的良好形象，促進高校辦公室各項工作協(xié)調(diào)有序開展。

【參考文獻】

[1]吳巍.機要文件管理工作經(jīng)驗談[J].科技資訊,2011(24):250-256.

作者:姚云賓 徐盛 單位:山東交通學(xué)院山東青年政治學(xué)院