高校檔案工作與校園文化建設(shè)

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一、加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，全面?zhèn)鞒行@文化

首先，要做好前端控制。高校各部門是檔案立卷歸檔第一線，需要各部門協(xié)助配合，自覺(jué)積累檔案，主動(dòng)報(bào)送收藏，保證其完整性、連續(xù)性、多樣性；檔案管理部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，督促立卷部門切實(shí)做好各個(gè)門類和載體形態(tài)的文件材料收集歸檔工作，從源頭上確保檔案資源的齊全完整。同時(shí)，還要做好后續(xù)管理，防止出現(xiàn)有資源無(wú)管理局面，導(dǎo)致檔案資源閑置，甚至流失。

其次，加強(qiáng)調(diào)查和研究。向師生、社會(huì)廣泛開展檔案征集活動(dòng)，擴(kuò)大收集范圍，特別是要收集與學(xué)校發(fā)展歷史關(guān)系比較密切的檔案，如老照片、老文件、老信箋等靈活開展檔案征集工作，將流散于社會(huì)和個(gè)人的珍貴檔案收集入館，維護(hù)檔案資源的安全與完整。有條件的高?？梢耘c地方合作，對(duì)富有地方特色的文化古跡、名人手跡等檔案資料進(jìn)行收集收藏，不斷豐富館藏內(nèi)容。

第三，加強(qiáng)檔案資源信息化工作。著重開展對(duì)數(shù)字檔案資源尤其是網(wǎng)絡(luò)檔案資源的采集、整理與保存，實(shí)現(xiàn)實(shí)體館藏與虛擬館藏并存。尤其需要對(duì)破損嚴(yán)重、面臨失傳的珍貴資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化整理和備份，延長(zhǎng)資料生命，還原校史原貌，豐富校園文化。第四，主動(dòng)做好重大活動(dòng)資料留存。檔案管理部門要圍繞學(xué)校開展中心工作、重大活動(dòng)等，積極參與現(xiàn)場(chǎng)采訪、拍照、攝像等，主動(dòng)記錄檔案資源。通過(guò)多種途徑切實(shí)加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，發(fā)揮檔案存史、貫通未來(lái)的重要職責(zé)，從被動(dòng)存史過(guò)渡到主動(dòng)錄史，以檔案特有方式和角度，來(lái)主動(dòng)記錄和見(jiàn)證學(xué)校發(fā)展的方方面面，不斷豐富校園文化的底蘊(yùn)，真正實(shí)現(xiàn)檔案今世賴以知古、后世賴以知今的作用和價(jià)值。

二、加強(qiáng)檔案編研開發(fā)，深入凝練校園文化

一是加強(qiáng)校史研究工作。通過(guò)編寫校史、年鑒、大事記等，回顧學(xué)校的發(fā)展歷程，總結(jié)、凝練學(xué)校獨(dú)有的育人文化和鮮明的辦學(xué)特色。例如，安徽醫(yī)科大學(xué)在建校八十周年之際，從館藏檔案中發(fā)掘出著名教育家蔡元培先生為學(xué)校前身東南醫(yī)學(xué)院師生的題詞“好學(xué)力行，造就良醫(yī)”，經(jīng)過(guò)全校上下反復(fù)討論研究，最終確立為校訓(xùn)。通過(guò)對(duì)校史的梳理和回顧，學(xué)校大力弘揚(yáng)“愛(ài)國(guó)愛(ài)民，獻(xiàn)身人類健康”的光榮傳統(tǒng)，秉承“興國(guó)、奉獻(xiàn)、仁愛(ài)”的育人理念，倡導(dǎo)踐行“求真、求精、求新”的校風(fēng)學(xué)風(fēng)。

二是加強(qiáng)愛(ài)國(guó)愛(ài)校教育。以重大紀(jì)念日、重要節(jié)慶活動(dòng)、重大事件等為契機(jī)，開展實(shí)物展、圖片展、特色講座、專題影片等富有檔案特色的愛(ài)國(guó)愛(ài)校宣傳教育活動(dòng)，把寂靜無(wú)聲的檔案資料開發(fā)成靈活多樣、貼近實(shí)際、富有影響力的育人資源。

三是做好專門檔案的編研。如編輯知名校友錄、教授錄、學(xué)子創(chuàng)業(yè)錄等為學(xué)生樹立榜樣，增強(qiáng)愛(ài)校創(chuàng)業(yè)的責(zé)任感和自豪感。編輯科研論文、成果集、優(yōu)秀教案集，使師生了解掌握學(xué)術(shù)前沿動(dòng)態(tài)和理論，激發(fā)科學(xué)研究的熱情，培養(yǎng)鍛煉科研能力。四是開發(fā)個(gè)性化檔案資料。檔案部門需要緊貼學(xué)校發(fā)展脈絡(luò)，深度提煉學(xué)校特色文化檔案資源，對(duì)其進(jìn)行合理加工，形成二次、三次信息，然后精心組織編排，利用平面和立體媒體等多種形式廣泛宣傳，形成校園文化的深厚積淀和核心競(jìng)爭(zhēng)力。

三、加強(qiáng)館舍基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，形象展示校園文化

高校檔案館不應(yīng)簡(jiǎn)單理解為堆書存檔的地方，而是校園文化建設(shè)不可或缺的重要組成部分，其環(huán)境氛圍在一定程度上影響著校園文化建設(shè)的質(zhì)量狀況，激發(fā)校園文化向高層次、高品位發(fā)展。檔案建筑設(shè)計(jì)是校園文化最物化最直觀的展現(xiàn)渠道，高校的檔案館不僅僅是檔案保管的基地，更是愛(ài)國(guó)愛(ài)校教育的基地，是高校育人的第二課堂。檔案館舍建設(shè)既要考慮檔案保管的特殊需求，更要從文化建設(shè)的高度謀劃館舍功能，體現(xiàn)出開放性、公眾性、安全性、發(fā)展性的特點(diǎn)，把檔案館建設(shè)成為校園文化資源建設(shè)的有機(jī)組成部分。

檔案館舍建設(shè)要體現(xiàn)以下學(xué)校特色：一是與校園建筑的整體風(fēng)格相協(xié)調(diào)。館舍的規(guī)劃選址力求整體協(xié)調(diào)，建筑裝修體現(xiàn)古樸厚重，將高校檔案館建筑的形象與校園的歷史文化背景和周圍環(huán)境相協(xié)調(diào)，體現(xiàn)濃厚的地域文化特點(diǎn)，成為整個(gè)校園建筑文化的有機(jī)組織部分。二是突出檔案館傳承校園文化的功能承載體。高校檔案館的建筑設(shè)備包括現(xiàn)代化設(shè)施配置完善程度，不僅體現(xiàn)著校園的文化底蘊(yùn)，而且也成為校園文化傳承的重要載體。因此，高校檔案館建筑設(shè)計(jì)、內(nèi)部裝修等各方面都要能傳遞校園文化。三是推進(jìn)檔案館、校史館、博物館三位一體建設(shè)?！叭^”建設(shè)力求和諧地融合，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施互聯(lián)互通、檔案資源互為共享，能更好地以圖片、影像、實(shí)物等各種展品，展現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)歷程、辦學(xué)傳統(tǒng)和師生員工勤奮創(chuàng)業(yè)的足跡和精神，傳遞正能量，增強(qiáng)師生員工的主人翁精神和榮譽(yù)感、使命感，激勵(lì)著一代又一代學(xué)子和員工愛(ài)國(guó)愛(ài)校、不斷開拓創(chuàng)新。

四、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，高效共享校園文化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息的傳播更加快捷，QQ、微博、微信等通訊方式隨處可見(jiàn)、觸手可及。高校檔案管理部門必須緊跟時(shí)代步伐，采用現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù)手段，由手工操作方式向自動(dòng)化管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、系統(tǒng)化和智能化，為高校師生和社會(huì)各界提供全方位精確便捷的服務(wù)，更好地服務(wù)校園文化建設(shè)。國(guó)內(nèi)許多高校和地方政府在檔案信息化方面進(jìn)行有益探索，為我們檔案工作創(chuàng)新提供很好范例。北京大學(xué)檔案館利用多媒體技術(shù)和3D技術(shù)，建設(shè)基于因特網(wǎng)的虛擬數(shù)字化檔案館，通過(guò)在網(wǎng)站上設(shè)立“名人檔案”、“燕園師林”和“院士長(zhǎng)廊”等專欄，建立“京師大學(xué)堂”、“西南聯(lián)合大學(xué)”等歷史圖集展覽版塊，讓廣大師生和社會(huì)各界自由瀏覽，更大范圍傳播北大光榮傳統(tǒng)和精神文化。南京大學(xué)充分利用自己研發(fā)的“南大之星”對(duì)檔案進(jìn)行編排歸檔，通過(guò)宣傳展覽、網(wǎng)絡(luò)共享等方式向社會(huì)宣傳南大，提升南大人的自豪感。武漢市檔案館已經(jīng)推出“武漢（手機(jī)）檔案信息及文化推送系統(tǒng)”，市民通過(guò)手機(jī)即可查閱檔案資料，成為全國(guó)首個(gè)“指尖上的檔案館”。面對(duì)微時(shí)代，高校檔案館亟需加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，以技術(shù)手段來(lái)加快檔案文化資源建設(shè)和共享，使利用者更加方便快捷地利用檔案文化資源，隨時(shí)隨地可以進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的查詢、瀏覽與借閱，讓檔案活起來(lái)，讓歷史穿越到新時(shí)代。提高檔案信息建設(shè)水平，應(yīng)該注重做好以下幾方面工作：一是加強(qiáng)硬件投入，為檔案館配備必要的信息化辦公設(shè)備和通訊網(wǎng)絡(luò)，引進(jìn)并開發(fā)檔案管理軟件，推進(jìn)新技術(shù)應(yīng)用進(jìn)程，提高檔案的服務(wù)效率，使檔案成為校園文化重要內(nèi)容；二是加強(qiáng)各種信息庫(kù)建設(shè)，對(duì)教學(xué)管理和教學(xué)研究活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的不同載體形式的檔案材料，經(jīng)過(guò)加工篩選，建成有特色的教學(xué)檔案信息庫(kù)、科研成果信息庫(kù)、學(xué)生就業(yè)檔案信息庫(kù)、教師業(yè)務(wù)檔案信息庫(kù)、名人檔案信息庫(kù)、榮譽(yù)檔案信息庫(kù)等，在激勵(lì)和調(diào)動(dòng)教師教書育人、學(xué)術(shù)研究和學(xué)生發(fā)奮學(xué)習(xí)過(guò)程中發(fā)揮重要積極作用；三是提高信息化服務(wù)水平，運(yùn)用高新技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段，對(duì)一些檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并引進(jìn)現(xiàn)代化查閱手段，適應(yīng)數(shù)字閱讀時(shí)代的要求。

五、提高檔案管理人員素質(zhì)，主動(dòng)傳播校園文化

檔案工作人員是檔案管理行為的具體實(shí)施者，業(yè)務(wù)水平、服務(wù)態(tài)度、創(chuàng)新思維等直接影響到高校檔案與校園文化傳播的連接。如果高校檔案管理人員能對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類、合理編研、嫻熟講解，本身就是一種厚重校園文化，而且會(huì)極大促進(jìn)校園文化廣泛傳播。但不少高校認(rèn)為檔案管理只是一項(xiàng)機(jī)械呆板工作，不需要過(guò)高技術(shù)水平，所以檔案部門工作人員一般年齡結(jié)構(gòu)老化、學(xué)齡層次較低、專業(yè)知識(shí)匱乏，很大程度上影響到檔案?jìng)鞑バ@文化功能。因此，提高高校檔案管理人員的素質(zhì)顯得尤為緊迫，不僅是高水平檔案工作的需要，更是高水平大學(xué)的標(biāo)志，必須引起高度重視。一是注重培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)度。通過(guò)人才引進(jìn)、交流學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育等方式，確保他們?cè)趯W(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、手段的基礎(chǔ)上，積運(yùn)用先進(jìn)的管理方法、經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)，不斷提高檔案工作人員編研開發(fā)、科學(xué)分類、宣傳策劃等專業(yè)素養(yǎng)，讓檔案成為“有形”的校園文化。二是注重提高檔案工作人員的熱愛(ài)度。由于社會(huì)認(rèn)識(shí)偏頗和工作環(huán)境等因素，導(dǎo)致部分工作人員工作激情不高、服務(wù)質(zhì)量不優(yōu)，直接影響檔案工作的社會(huì)形象和參與熱情。這就要求高校把一部分熱愛(ài)檔案、富有激情、肯于鉆研的人員選配在檔案管理工作崗位，為高校檔案工作注入新的活力，讓檔案成為“有為”的校園文化。三是注重提高檔案講解員嫻熟度。檔案管理大多是資料整理和保存借閱，但學(xué)校重大活動(dòng)需要展覽展示，必須要有一批業(yè)務(wù)熟練、儀表端莊的檔案講解人員，對(duì)其進(jìn)行富有感染力地解說(shuō)，使“存在”檔案館的資料“活在”廣大師生心目中，使檔案成為“有聲”的校園文化。四是注重培養(yǎng)檔案工作人員守紀(jì)度。檔案資料中有一部分具有極高的歷史價(jià)值，有的甚至涉及國(guó)家機(jī)密。這就必須注重培養(yǎng)檔案管理人員的法律意識(shí)和底線思維，不能因?yàn)閭€(gè)人原因造成檔案資料重大損失或泄露國(guó)家機(jī)密，讓檔案資料成為“有節(jié)”的校園文化。

作者：張芳 單位：安徽醫(yī)科大學(xué)檔案館