建設(shè)項目管理中的檔案管理研究
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建設(shè)項目中的檔案資料是工程的重要資料，項目檔案既記錄著工程建設(shè)過程中的史實，又是建設(shè)項目竣工后建設(shè)單位進行維修及改建等工作的重要依據(jù)，對建設(shè)項目的管理有很大的作用。為了能夠保證建設(shè)項目檔案的系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確，促進建設(shè)項目管理中的檔案管理規(guī)范化，提高建設(shè)項目檔案管理水平，我國檔案局制定了《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，大力開展建設(shè)項目檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與執(zhí)法檢查活動。在《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》中，規(guī)定檔案驗收是項目竣工驗收必不可少的一項工作，沒有經(jīng)過項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不能通過整個建設(shè)項目工程的竣工驗收。由于項目檔案驗收對整個建設(shè)項目的竣工驗收有著決定性的作用，充分體現(xiàn)了項目檔案管理在整個建設(shè)項目管理中的重要性。因此，切實做好建設(shè)項目管理中的檔案管理工作，是建設(shè)單位不可忽視的課題。
2現(xiàn)階段建設(shè)項目管理中的檔案管理現(xiàn)狀
2.1建設(shè)項目管理中的檔案管理意識薄弱
現(xiàn)階段，很多建設(shè)項目單位的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認(rèn)識到項目檔案管理工作的重要性。在建設(shè)項目管理中，總是存在一種"重建設(shè)、輕檔案"的思想，建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理層都沒有認(rèn)識到建設(shè)項目檔案是整個建設(shè)項目管理的重要依據(jù)，對建設(shè)項目檔案管理缺乏責(zé)任感。尤其是在建設(shè)項目施工中，因為建設(shè)施工的任務(wù)比較重、項目較多，所以建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層都比較重視工程施工的質(zhì)量與進度等，往往忽視了建設(shè)項目的檔案管理工作，沒有將檔案管理工作落實到位。建設(shè)單位通常在建設(shè)工程快要完工的時候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項目檔案的準(zhǔn)確性與真實性，從而影響到日后建設(shè)單位對建設(shè)檔案的使用，對建設(shè)工程質(zhì)量不能完全保證。
2.2項目檔案管理的機制不健全，運行機制不完善
在重大建設(shè)項目施工建設(shè)中，涉及到的工程參建單位會比較多，比如說建設(shè)項目的法人、施工、設(shè)計等工程參建單位。由于建設(shè)單位的項目檔案管理機制不健全，檔案部門雖然制定了一系列檔案管理規(guī)章制度，但是存在著形同虛設(shè)的現(xiàn)象，在工程建設(shè)中沒有形成有效的管理機制，使得建設(shè)單位對檔案管理制度的執(zhí)行力不夠。再加上建設(shè)總承包公司對建設(shè)項目的檔案管理任務(wù)分配不明確，不能夠很好的協(xié)調(diào)檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對每個職能部門的職責(zé)劃分不明確，部門之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設(shè)項目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對建設(shè)項目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設(shè)工程質(zhì)量。由于建設(shè)項目管理中檔案管理的運行機制不完善，在建設(shè)項目開始建設(shè)時，建設(shè)單位很容易忽視項目檔案的管理工作，從而忽視建設(shè)項目各個環(huán)節(jié)中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過程；還可能導(dǎo)致大部分的資料分散在各個分包單位，在工程竣工時，如果建設(shè)單位沒有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設(shè)的監(jiān)督不足，建設(shè)單位沒有按照國家的檔案管理規(guī)定進行整理，監(jiān)督不力，致使建設(shè)項目施工的檔案資料收集零亂。
2.3建設(shè)項目管理中的檔案管理缺乏保障機制
由于建筑施工單位和監(jiān)理很多時候都是采用比較靈活的用工制度，而項目檔案管理經(jīng)常會被認(rèn)為是一項沒有很高技術(shù)含量的工作，最后致使專職管理項目檔案的人員越來越少。建設(shè)項目工程的檔案資料比較多，而檔案管理人員較少，使得一個檔案管理人員兼職管理檔案較多，人員流動比較頻繁?，F(xiàn)階段，很多建設(shè)單位沒有將比較重要的工程檔案文件的形成、積累以及整理歸檔納入到相關(guān)檔案管理人員的職責(zé)范圍，這樣就很很容易造成檔案資料的流散。由此可見，我國的很多建設(shè)單位在建設(shè)項目管理中的檔案管理缺乏一定的保障機制，建設(shè)單位應(yīng)該對檔案管理工作予以重視。
3加強建設(shè)項目檔案管理的具體措施
3.1完善建設(shè)項目的檔案管理制度
檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)本單位建設(shè)項目的實際情況制定一系列可操作的規(guī)章制度，對建設(shè)項目檔案的收集、移交、整理等管理工作提出具體的要求，從而保證建設(shè)項目的檔案管理有效執(zhí)行。完善建設(shè)項目的檔案管理制度，需要由建設(shè)項目單位帶頭建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從而要求項目的施工單位、設(shè)計單位等配備專職檔案管理人員負(fù)責(zé)項目建設(shè)期間的工程檔案資料的收集、整理及歸檔。建設(shè)單位還應(yīng)配備一個專職項目檔案主管人員來負(fù)責(zé)項目檔案工作，做好整個項目工程檔案管理的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)工作，明確分配檔案管理部門的職責(zé)，將檔案管理工作真正的滲透到項目建設(shè)的每一個建設(shè)環(huán)節(jié)。通過建設(shè)單位的對項目檔案管理進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，整個項目工程的檔案資料將會完全處于受控的狀態(tài)，有利于建設(shè)單位對項目檔案的收集、整理及歸檔，確保了項目檔案資料的完整、準(zhǔn)備。
3.2提高項目檔案管理意識
在這個信息化時代，及時的信息能夠?qū)υ鰪娊ㄔO(shè)項目管理人員的檔案管理意識。建設(shè)單位應(yīng)該充分的利用報刊、電視等媒體，將與項目工程檔案的有關(guān)的重要信息傳播出去，建立一個檔案管理信息化共享平臺，通過法律的手段，對每一個建設(shè)單位的職責(zé)要明確，利用管理人員與系統(tǒng)的有效結(jié)合，從而增強建設(shè)單位檔案管理人員的管理意識?，F(xiàn)代建設(shè)項目工程的檔案管理也需要與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)，建設(shè)單位應(yīng)該加強對項目工程的關(guān)注，及時將有關(guān)信息化的有關(guān)消息反映到建設(shè)單位的管理層，管理層應(yīng)該將這些信息化消息加以提煉，應(yīng)用到建設(shè)項目的檔案管理規(guī)定中，從而提高項目工程檔案管理人員的管理水平。
3.3檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參加建設(shè)項目的竣工驗收
對建設(shè)項目的工程檔案審閱是工程竣工驗收中的法定內(nèi)容，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參加工程的竣工驗收，能夠讓檔案管理部門充分認(rèn)識到檔案管理在整個項目建設(shè)過程中占有的重要位置，從而引起檔案管理部門對今后檔案管理工作的重視。對于建設(shè)項目驗收過程中發(fā)現(xiàn)的有關(guān)于檔案管理問題，建設(shè)單位的檔案管理部門應(yīng)該要及時的解決。檔案管理部門要對檔案管理堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，才能夠在一定程度上保證項目檔案的質(zhì)量。
4結(jié)語
建設(shè)項目管理中的檔案管理是一項比較復(fù)雜、難度比較大的工作，是建設(shè)單位中比較重要的基礎(chǔ)性工作。項目建設(shè)單位應(yīng)該對項目檔案管理加以重視，將每一項檔案管理落實到位，完善項目檔案的管理制度，與施工單位、設(shè)計單位等參建項目單位好好溝通、配合，從而保證工程檔案的質(zhì)量。
作者：張慧 單位：武漢車都建設(shè)投資有限公司
