高校學籍管理工作問題和對策探究

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摘要：學籍管理工作是高校教學管理工作的一項重要內(nèi)容，是維護高校正常教學秩序，形成良好學風、教風和校風的重要保障。本文針對學籍管理中存在的一系列問題，結(jié)合實際工作情況，提出了提高學籍管理的一系列具體措施。

關(guān)鍵詞：高校；學籍管理；問題；措施

高校學生的學籍是學生在校的身份證明，是學生在校學習資格的認可方式［1］，因此，學籍的取得是學生進入高校學習和生活的基礎(chǔ)和前提。高校學籍管理是根據(jù)《普通高等學校學生管理規(guī)定》（教育部令第41號）對學生入學資格、在校學習情況、畢業(yè)與畢業(yè)資格審查等方面進行的管理。學籍管理的主要內(nèi)容包括入學與注冊、考核與成績記載、學籍異動（休學、復(fù)學、退學、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學等）、畢業(yè)資格審查與上報、學歷證書發(fā)放等工作［2］。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，高校學籍管理面臨著越來越多的新問題和新挑戰(zhàn)，如何做好學籍管理工作是當前各高校學籍管理人員面臨的新課題。筆者根據(jù)多年從事教務(wù)學籍管理的經(jīng)驗和思考，對當前高校學籍管理中存在的問題及對策進行了總結(jié)。

一、高校學籍管理中存在的問題

（一）學籍管理制度不夠完善，宣傳力度不到位

根據(jù)普通高校現(xiàn)有辦學規(guī)模和招生擴招情況，原有的學籍管理制度已不足以支撐龐大的學生隊伍管理，它存在一定的空白和盲點，管理細則不夠規(guī)范和詳盡，給學籍管理工作帶來一定的難度［3］。在新的高校教育大背景下，我們需要對學籍管理進行重新定義和思考，賦予它新的生機和活力，在不失法則和準則的前提下，賦予它溫度和溫情，使其能更好地發(fā)揮管理育人作用，成為高校管理環(huán)節(jié)中重要而堅挺的一環(huán)。高校最常見的學籍管理宣傳手段是新生入學手冊，然而，較大比例的學生拿到手冊后并未認真閱讀，根本沒有詳細了解其內(nèi)容，導(dǎo)致宣傳效果大打折扣。只有當遇到涉及自身利益的問題時，才會臨時關(guān)心和了解學籍管理規(guī)定的內(nèi)容。這對學習有問題或者因病需要學籍異動的學生是極其不利的，如果一個學生不了解他畢業(yè)所需學分和績點，可能會在他無意識和重視程度不足的情況下導(dǎo)致留降級或無法按期畢業(yè)，這種結(jié)果對學生學業(yè)來說是不可逆轉(zhuǎn)和毀滅性的。

（二）管理人員素質(zhì)參差不齊

學籍管理人員整體學歷不高，人員素質(zhì)良莠不齊。學籍管理人員來源途徑多種多樣，各色管理人員，文化程度不一，個人修養(yǎng)差距也甚大［4］。他們?nèi)鄙傧到y(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓，大多僅靠經(jīng)驗相傳，缺乏專業(yè)的管理技術(shù)和方法。對教育部相關(guān)政策一知半解，無法更好解讀和決策，給管理工作帶來不便，制度精神傳達的不及時和不準確，可能會給學生利益帶來嚴重損害。

（三）管理手段落后，計算機水平不足

21世紀是計算機和大數(shù)據(jù)時代，新時代對學籍管理提出新的要求。一方面，無紙化管理已成為常態(tài)，但是傳統(tǒng)學籍管理很多還需要提供紙質(zhì)材料，不利于提升學籍管理的便捷性；另一方面，學籍為眾多平臺和機構(gòu)提供數(shù)據(jù)支持，數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作要求高，時間緊，數(shù)據(jù)準。一部分學籍管理人員計算機水平較低，統(tǒng)計數(shù)據(jù)速度慢、錯誤率高，數(shù)據(jù)的不準確和滯后性間接給其他部門工作造成了不利影響［5］。

（四）服務(wù)意識淡薄

服務(wù)代表了一所高校的管理水平，它是學校對外的窗口，是一張名片，對高校的招生宣傳起著重要作用。高校管理人員要秉承本校的校訓、校規(guī)，以學生為本，強化服務(wù)意識，更好地開展學籍管理工作。管理人員的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)能力在一定程度上反映了學校的管理水平，是學校和學生之間的橋梁和紐帶［6］。學籍管理活動中正面接觸學生和家長的機會較多，一部分學籍管理人員沒有擺正位置，不能禮貌和友好地回復(fù)學生及家長的咨詢，更有甚者表現(xiàn)出極度不耐煩的態(tài)度，給他們留下不良印象，有損學校的形象和利益。

二、提高學籍管理水平的對策

（一）完善學籍管理制度，加強學籍管理宣傳力度

高校應(yīng)以教育部最新版的政策法規(guī)為藍本，結(jié)合本校實際情況，經(jīng)過調(diào)研和論證，最終出臺適合本校的學籍管理規(guī)定和制度。學籍管理工作雖然是教務(wù)處的常規(guī)工作，但它涉及每位在校學生的切身利益，工作做得越細、越完善，在管理中出現(xiàn)的問題就越少，由于學籍管理問題對學生造成的影響就越小。因此，高校應(yīng)加強對學籍管理工作的重視程度，而不是僅僅把學籍管理作為一項普通工作。要根據(jù)學校人才培養(yǎng)目標，吸納其他高校的先進管理經(jīng)驗，制定符合本校實際情況的學籍管理制度，制度條目要完善。并且要根據(jù)每年在學籍管理中遇到的新問題進行制度的改進和補充，與時俱進，避免一套制度用十幾年的情況發(fā)生。要讓學生知道學籍管理制度的主要內(nèi)容，尤其是涉及學生切身利益的條款，更應(yīng)著重宣傳。因此，加強學籍制度的宣傳力度，是學籍管理的重要起步工作，起步起得好，學生在校期間出現(xiàn)的問題就會更少，就能使學籍管理工作有條不紊地開展。當前，隨著通信和信息技術(shù)的發(fā)展，可用的宣傳手段不僅僅局限于傳統(tǒng)的發(fā)放新生入學手冊等方式，應(yīng)該充分利用不同手段，推陳出新，通過多種方式全方位宣傳，使學生真正了解相關(guān)內(nèi)容，而不是一知半解甚至完全不知道?？赏ㄟ^不同的時間節(jié)點來宣傳，如學期初和學期末，也可通過微信公眾號、專題講座、宣傳手冊或傳單、展板、學校網(wǎng)頁等途徑來宣傳，使學生更有效、更深入地了解相關(guān)政策法規(guī)，做到心中有數(shù)，合理規(guī)劃大學學習和生活，從而能更好地配合學籍管理工作，為順利完成學業(yè)打下制度基礎(chǔ)。

（二）加強教務(wù)處與相關(guān)部門間的聯(lián)系

高校學籍管理工作雖然管理主體在教務(wù)處等管理部門，但學籍信息并非來源于教務(wù)處，教務(wù)部門只是將來源于學生處、招生就業(yè)處以及各院系的學生學籍信息進行整理和管理。因此，加強學校教務(wù)處與上述部門間的聯(lián)系和溝通非常有必要，這也與每位在校生有著密切關(guān)系?？梢?，協(xié)調(diào)好學校教務(wù)部門與學生處、招就處及各院系之間的關(guān)系，對實現(xiàn)高校學籍管理工作的穩(wěn)定運行和穩(wěn)步發(fā)展具有重要作用。由于在校學生都是分布在各院系內(nèi)，因此，雖然不同部門都設(shè)計學籍管理工作，但想要提高學籍管理工作水平，首先需要各院系教務(wù)人員掌握學生整體特征，可根據(jù)實際情況，分散或集中式開展有針對性的相關(guān)宣傳教育活動，使學生對本校的學籍管理詳細制度有全面了解，從而加強學生對學籍管理工作的認識，從思想上接受學籍管理制度［6］。此外，各院系中的團委書記和學生會等，可在相應(yīng)院系中通過設(shè)置學籍管理工作服務(wù)站等方式，搜集學生在學校學習和學籍管理方面遇到的實際問題，并進行歸納和總結(jié)，及時與學校教務(wù)處進行溝通，制定行之有效的解決辦法，從而提高學籍管理服務(wù)質(zhì)量，改變學生對學籍管理工作枯燥刻板的片面看法，使學生真實感受到學校在學籍管理工作中的真實性和有效性，提高學生對學籍工作的積極性和主動性。

（三）提高學籍管理人員素質(zhì)

學籍管理人員自身學識和素質(zhì)不僅體現(xiàn)本人文化修養(yǎng)和見識，更體現(xiàn)了學校的學籍管理水平。首先，學籍管理工作是教學管理工作的重要工作，各高校人事部門在選擇學籍管理人員時，不可隨意安排，要挑選工作能力強，責任心強，工作踏實認真的人員。其次，從事學籍管理工作的人員，要提高思想認識，增強責任感和使命感，要學會換位思考，以人為本，不能單純把每條學籍信息只看成是一條信息，應(yīng)該把他們當作是每個在校學生。再次，高校從事學籍管理人員需不斷學習，建立終生學習意識，不斷提高自己的專業(yè)技能，要多與兄弟高校的同行進行交流，互相學習先進管理經(jīng)驗，敢于創(chuàng)新，探索提高工作效率的方法和途徑，摒棄落后和過時的低效管理方法。最后，高校學籍管理人員要加強自身的文化修養(yǎng)，充實自己的內(nèi)涵，一方面要深造學習專業(yè)知識，要有“為一切學生服務(wù)”為目標的思想觀念；另一方面要不斷學習國家政策法規(guī)，吃準吃透文件精神，做好服務(wù)和解釋工作，提高工作業(yè)務(wù)水平。

（四）開展業(yè)務(wù)能力培訓，提高現(xiàn)代化辦公水平

高校管理工作信息化程度高低是衡量一所學校管理水平高低的重要指標，因此，學校相關(guān)部門應(yīng)定期組織相關(guān)技能培訓。學籍管理平臺的性能，直接影響到學籍管理工作的安全性和實效性［7］。因此，各高校應(yīng)選擇安全性能高、數(shù)據(jù)存儲快、操作簡便的學籍管理系統(tǒng)。此外，需通過定期培訓等方式，提高學籍管理人員的業(yè)務(wù)水平，尤其是注重相關(guān)人員利用計算機進行信息化辦公能力的提升。一方面組織相關(guān)政策、技能培訓，如學籍注冊、學歷注冊、學籍異動等業(yè)務(wù)操作培訓；一方面開發(fā)智能系統(tǒng)，提高學籍管理效率，如學生基本信息管理、成績管理、檔案管理等，都離不開相關(guān)系統(tǒng)的支持和運營維護；另一方面，加強管理人員計算機技能學習和水平提升，學習辦公軟件，熟練掌握數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總運用等操作。

（五）增強服務(wù)意識，提高管理水平

學籍管理不僅需要管理人員有認真負責、細致嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，還需要有良好的服務(wù)態(tài)度。因此，學籍管理人員需要樹立為學生服務(wù)意識，培養(yǎng)良好的服務(wù)態(tài)度?？赏ㄟ^以下四項措施來改善服務(wù)態(tài)度，一是管理人員要不斷與時俱進，通過不斷創(chuàng)新和實踐，提高管理效率；二是管理人員要不斷思考和勤奮學習，體現(xiàn)以人為本的觀念，通過熱情周到的服務(wù)來充分表達對學生的尊重、關(guān)心和理解，要多為學生考慮；三是嚴格要求自己工作作風，不踩紅線，不為難學生及家長，依章、依法、依規(guī)辦事；四是開設(shè)咨詢服務(wù)窗口，耐心細致解惑答疑。

三、結(jié)語

高校學籍管理是一項持久、深入而又具體細致的工作，它是高校教學管理和學生管理的重要組成部分。高校學籍管理工作水平的提高應(yīng)完善學籍管理制度，加強學籍管理宣傳力度，提高學籍管理人員素質(zhì)，開展業(yè)務(wù)能力培訓，提高現(xiàn)代化辦公水平，加強服務(wù)意識，提高學籍管理水平，充分發(fā)揮學籍管理在高校中的重要作用。

參考文獻

［1］楊紅．高校教學檔案中學籍管理工作存在問題及解決策略［J］．國際公關(guān)，2020（11）：287-288．

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［6］魏云霞．淺談如何提升高校學籍管理工作水平［J］．經(jīng)貿(mào)實踐，2017（22）：229．

［7］莫小慧．新時期高校學籍檔案工作探討［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2018（7）：108，122．

作者:聶孝燕 單位:淮陰師范學院教務(wù)部